2. Раздел. Порядок работы с письменными обращениями граждан

2. Раздел. Порядок работы с письменными обращениями граждан

2.1. Основные положения

2.1.1. К письменным обращениям граждан относят личные письма граждан и письма, содержащие коллективные обращения граждан, а также жалобы и заявления граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации.

2.2. Поступление письменных обращений.

2.2.1. Письменные обращения граждан могут поступать как в общественную приемную, так и в канцелярию мэрии по почте. Кроме того, письменные обращения могут быть переданы специалистам общественной приемной на личном приеме граждан при невозможности безотлагательного решения вопроса.

2.2.2. В канцелярии мэрии письма граждан вскрываются, прочитываются и обращения личного характера передаются в общественную приемную, не проходя регистрацию в канцелярии, в течение одного рабочего дня.

2.3. Регистрация письменных обращений.

2.3.1. Письменные обращения граждан (личные и коллективные) регистрируются в общественной приемной мэрии в день поступления обращения в общественную приемную.

2.3.2. Регистрация письменных обращений граждан производится в электронном виде в соответствующем разделе программного обеспечения "Общественная приемная" путем формирования титульной части регистрационно-контрольной карточки письменного обращения (далее по тексту - карточка письменного обращения) и проставления в ней необходимых данных.

2.3.3. Одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалисты общественной приемной могут запрашивать по обращению заявителя любую дополнительную информацию в различных структурных подразделениях исполнительных органов местного самоуправления, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.

2.3.4. В момент регистрации все письменные обращения автоматически ставятся на контроль общественной приемной со сроком исполнения 30 календарных дней (25 дней дается на проработку вопроса, 5 дней - на оформление окончательного ответа).

2.3.5. Дополнительно процесс регистрации включает в себя проставление штампа, содержащего номер и дату регистрации, в правом нижнем углу первого листа каждого письменного обращения.

2.4. Определение автора резолюции.

2.4.1. Автор резолюции определяется общественной приемной мэрии исходя из тематики вопроса, находящегося в пределах ведения мэра или его заместителей согласно распределенных между заместителями обязанностей.

2.4.2. Если письменное обращение поступило в общественную приемную впервые, то обращение направляется на резолюцию заместителю мэра, курирующему соответствующие вопросы (направления деятельности).

2.4.3. Если письменное обращение поступило в общественную приемную повторно и при предыдущих обращениях к заместителям мэра, в другие органы местного самоуправления (администрации районов, структурные подразделения мэрии и др.) вопрос заявителя не был решен, то письменное обращение направляется на резолюцию мэру.

Мэру также направляются письменные обращения граждан по вопросам, находящимся в непосредственном ведении мэра.

2.4.4. Если для решения вопроса достаточно компетенции заведующего общественной приемной (в типовых или часто повторяющихся вопросах, требующих принятия одних и тех же решений), то автором резолюции может являться заведующий общественной приемной, напрямую направляющий свою резолюцию в службы-исполнители.

2.5. Передача карточки и письменного обращения на резолюцию.

2.5.1. На резолюцию мэру (или его заместителю) карточка письменного обращения, письмо заявителя с подготовленным пакетом документов (архивные документы по предыдущим обращениям, ответы на запросы из структурных подразделений мэрии и администраций районов и др.) передаются в день регистрации обращения в общественной приемной.

2.5.2. Для наложения резолюции автору дается 2 рабочих дня.

2.5.3. Передача карточки письменного обращения на резолюцию фиксируется в соответствующем разделе программного обеспечения "Общественная приемная".

2.6. Наложение резолюции.

2.6.1. Мэр (или его заместитель) в тексте резолюции назначает исполнителя (исполнителей по вопросу), излагает мероприятия и указывает контрольный срок их исполнения.

Если в резолюции мэра (или его заместителя) на обращение фигурирует несколько исполнителей, то окончательный ответ готовит исполнитель, указанный в резолюции первым, и являющийся ответственным исполнителем по вопросу.

2.6.2. Если в резолюции автора не проставлен контрольный срок исполнения по обращению заявителя, то контрольным сроком считается 30 календарных дней со дня регистрации обращения в общественной приемной (25 дней дается на проработку вопроса, 5 дней - на оформление окончательного ответа).

2.6.3. Резолюция мэра (его заместителя) фиксируется в соответствующем разделе программного обеспечения "Общественная приемная".

2.7. Передача карточки и письменного обращения на исполнение.

2.7.1. Передача карточки и письменного обращения в службу исполнителя производится через общественную приемную мэрии.

2.7.2. В службу исполнителя передаются карточка с резолюцией мэра (заместителя мэра) или заведующего общественной приемной, письменное обращение заявителя и пакет прилагаемых документов ответственному за документооборот специалисту под роспись, которую он проставляет в ксерокопии оригинала карточки. Карточка письменного обращения и пакет прилагаемых документов могут передаваться неоднократно по списку исполнителей до истечения контрольного срока, указанного автором в резолюции.

2.7.3. Каждый акт передачи карточки письменного обращения и пакета прилагаемых документов очередному исполнителю и возращения от него фиксируется в соответствующем разделе программного обеспечения "Общественная приемная". На передачу карточки письменного обращения и пакета прилагаемых документов через общественную приемную дается не более 1 дня.

2.8. Контроль за исполнением резолюции мэра (его заместителя), заведующего общественной приемной.

2.8.1. Общественная приемная осуществляет контроль за исполнением резолюции мэра (его заместителя), заведующего общественной приемной на всех этапах работы по письменному обращению заявителя. Контроль производится на полноту, точность и своевременность выполнения резолюции автора.

2.8.2. При каждой передаче карточки письменного обращения и пакета документов через общественную приемную заведующий общественной приемной проверяет ответ исполнителя на полноту, точность и своевременность выполнения резолюции автора. Если поручение автора резолюции выполнено не полностью и (или) неточно, карточка приема с пакетом документов возвращается исполнителю на доработку.

2.8.3. Контроль сроков исполнения по обращению заявителя осуществляется ежедневно.

По контрольным срокам, проставленным мэром или его заместителем, общественная приемная производит устное напоминание исполнителю заблаговременно до истечения контрольного срока.

По контрольным срокам, проставленным заведующим общественной приемной (30дней), производится письменное напоминание исполнителю за 5 дней до истечения контрольного срока.

2.8.4. При необходимости продления контрольных сроков исполнитель готовит служебную записку на автора резолюции с обоснованием необходимости продления контрольных сроков по обращению заявителя. Мэр, его заместитель, заведующий общественной приемной либо закрывает вопрос, либо его продлевает, ставя новый контрольный срок исполнения; при этом общественная приемная обязана уведомить заявителя о продлении контрольных сроков по его обращению.

2.8.5. Автор резолюции может продлить контрольный срок исполнения по обращению заявителя не более, чем на 1 месяц.

2.9. Закрытие вопроса по письменному обращению.

2.9.1. Если при проверке заведующим общественной приемной ответ исполнителя полностью соответствует резолюции автора, то карточка письменного обращения со всем пакетом документов направляется автору резолюции на закрытие. Автор резолюции может отправить вопрос на доработку с указанием нового контрольного срока или закрыть его.

Резолюция "на закрытие" может быть в трех вариантах ответа:

- вопрос решен положительно;

- вопрос решен отрицательно;

- заявителю даны разъяснения.

2.9.2. При любом варианте заявителю направляется ответ, подготовленный службой-исполнителем либо общественной приемной мэрии, за подписью руководителя службы-исполнителя, заведующего общественной приемной или мэра (его заместителя). Ответы в вышестоящие инстанции отправляются только за подписью мэра (его заместителя).

2.10. Оформление дела в архив.

2.10.1. При закрытии вопроса карточка письменного обращения со всем пакетом документов и копией ответа заявителю оформляется в дело согласно номенклатуре дел и перечню нормативных архивных документов.

2.10.2. Завершенные дела остаются в текущем архиве дел общественной приемной для работы в течение 5 лет, а затем передаются в ведомственный архив согласно Экспертизе ценности документов.