Распоряжение Мэра городского округа Тольятти от 24 сентября 2007 г. N 6408-1/р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти" (утратило силу)

Распоряжение
Мэра городского округа Тольятти
от 24 сентября 2007 г. N 6408-1/р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводствув мэрии
городского округа Тольятти"

ГАРАНТ:

Распоряжением Мэрии городского округа Тольятти от 2 октября 2009 г. N 9304-р/1 настоящее распоряжение признано утратившим силу

Для упорядочения делопроизводства в мэрии городского округа Тольятти, руководствуясь Уставом городского округа Тольятти,

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти.

2. Органам (структурным подразделениям) мэрии принять настоящую Инструкцию за основу работы с документами.

3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на руководителя аппарата мэрии Мелехину Г.И.

И.о. первого заместителя мэра

В.В. Иванов

Инструкция
по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти
(утв. Распоряжением Мэра городского округа Тольятти
от 24 сентября 2007 г. N 6408-1/р)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти (далее именуемая Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в мэрии городского округа Тольятти (далее - мэрия) и ее органах (структурных подразделениях).

1.3. Инструкция разработана в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, а также в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе: "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)" (1988 г.); ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; ГОСТ Р 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению"; "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (2005 г.); "Унифицированные формы первичной учетной документации" (2004 г.); "Правила оказания услуг почтовой связи"; "Правила предоставления услуг телеграфной связи"; нормативные правовые акты Росархива, а также муниципальные правовые акты городского округа Тольятти.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка: имеется в виду Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", а не Унифицированные формы первичной учетной документации.

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка: имеется в виду Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи", а не Правила предоставления услуг телеграфной связи.

1.4. Схема расположения реквизитов документов (формат А4 продольного бланка) дана в приложении N 1.

1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.6. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в мэрии, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.7. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор WORD for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

1.8. В положениях (программах, порядках, правилах, инструкциях и других подобных документах) текст документа подразделяется на структурные элементы: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы могут делиться на пункты или подразделы с соответствующими пунктами. Пункты при необходимости могут делиться на подпункты.

1.8.1. Разделы нумеруются римскими цифрами (без слова "раздел") в пределах всего текста, имеют заголовки, которые печатаются прописными буквами полужирным шрифтом размером 14 и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

1.8.2. Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела, имеют заголовки, которые печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом размером 12 и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой.

1.8.3. При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) был логически завершен.

1.8.4. Пункты нумеруются арабскими цифрами в пределах подраздела (раздела, при отсутствии подраздела) и располагаются с абзацного отступа. Пункты при необходимости могут иметь заголовки, которые выделяются полужирным шрифтом размером 12 и выравниваются по центру. Номер пункта включает номера раздела, подраздела (при наличии) и пункта, разделенные точками (точкой). Если раздел или подраздел текста имеет только один пункт, то он не нумеруется.

1.8.5. Подпункты нумеруются арабскими цифрами в пределах пункта, заголовков не имеют и начинаются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при наличии), пункта и подпункта, разделенные точками.

1.8.6. Количество номеров в нумерации структурных элементов текста документа не должно превышать четырех.

1.8.7. Для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а начинают с абзацного отступа. При указании на абзац первым считается абзац, с которого начинается структурный элемент текста, в составе которого он находится.

1.8.8. При необходимости перечислений в тексте документа их указывают с абзацного отступа, который используют только в первой строке. Перед каждой позицией перечисления ставят дефис. Если в тексте документа необходима ссылка на одно или несколько перечислений, то перед каждой позицией вместо дефиса ставят строчную букву, приводимую в алфавитном порядке, а после нее круглую скобку. Для дальнейшей детализации перечисления используют арабские цифры, после которых ставят скобку, приводя их со смещением вправо на два знака относительно перечислений, обозначенных буквами.

II. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

2.1. Постановление, распоряжение, приказ

2.1.1. Постановление

2.1.1.1. Мэр городского округа (далее - мэр) в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом городского округа, нормативными правовыми актами Думы городского округа, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Самарской области.

2.1.1.2. Постановление мэра - это нормативный правовой акт, изданный по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Самарской области, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитанный на неоднократное применение.

Постановление мэра может быть также индивидуальным (ненормативным) правовым актом, изданным по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, устанавливающим, изменяющим и (или) отменяющим права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитанным на однократное применение.

2.1.1.3. Структура текста:

- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания постановления, ссылки на законы, ранее изданные постановления или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого постановления); завершается словом "постановляю" со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом;

- постановляющая часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);

- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте постановления делается на них ссылка).

2.1.1.4. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - мэр городского округа;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.

2.1.1.5. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте постановления.

2.1.1.6. Особенности:

- постановление мэра вступает в силу с момента его подписания мэром, а постановление, затрагивающее права, свободы и обязанности граждан, - после его официального опубликования; в постановлении может быть установлен иной порядок вступления его в силу;

- согласование проекта постановления осуществляется визированием на отдельном листе согласования, прикладываемом к проекту документа;

- ссылка на приложения к проекту постановления указывается в тексте проекта постановления; если в тексте постановления дается ссылка на приложение, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал дается ссылка на постановление, его дату и номер; при наличии в тексте постановления формулировки "Утвердить" (прилагаемый документ - положение, порядок и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на постановление, его дату и номер; слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа;

- последний пункт постановления - пункт о контроле - содержит поручение о контроле за исполнением постановления в целом с указанием должности и фамилии лица, осуществляющего контроль;

- если вновь принимаемое постановление изменяет, отменяет или признает утратившим силу ранее изданное постановление или отдельные его положения, то один из пунктов постановляющей части постановления должен содержать указание на лицо, издавшее постановление, дату, номер постановления, которое предлагается отменить, изменить или признать утратившим силу, и его наименование (этот пункт является предпоследним перед пунктом о контроле);

- к проекту постановления прилагается список на рассылку.

2.1.1.7. Согласование:

- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте постановления в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы (структурные подразделения) мэрии;

- вторая согласующая инстанция - заместитель мэра, руководитель аппарата мэрии, курирующие соответствующие органы мэрии - исполнителей проектов постановлений;

- Правовой департамент мэрии проводит юридическую экспертизу.

2.1.1.8. Подписание:

- проект постановления подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра.

2.1.1.9. Образец оформления документа "Постановление" приведен в приложении N 2.

2.1.2. Распоряжение

2.1.2.1. Мэр в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом городского округа, муниципальными правовыми актами городского округа, издает распоряжения по вопросам организации работы мэрии.

2.1.2.2. Распоряжение мэра - это индивидуальный (ненормативный) правовой акт, изданный по вопросам организации работы мэрии, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитанный на однократное применение.

2.1.2.3. Распоряжения по организации деятельности мэрии могут регулировать следующие вопросы:

- утверждение штатного расписания мэрии;

- прием, перевод или увольнение работников мэрии;

- назначение ответственных лиц за охрану труда в мэрии;

- и другие.

2.1.2.4. Кадровые документы, в том числе распоряжение мэра по утверждению штатного расписания, распоряжение по приему, переводу и увольнению работников мэрии, оформляются в соответствии с требованиями, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах" и Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

К утвержденным формам относятся форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-3 "Штатное расписание" и т.д.

2.1.2.5. Заместители мэра, в пределах своих полномочий, установленных Уставом городского округа и Постановлением мэра о распределении обязанностей между заместителями мэра, издают распоряжения.

Распоряжение заместителя мэра может быть нормативным правовым актом, изданным по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Самарской области, устанавливающим, изменяющим и (или) отменяющим правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение.

Распоряжение заместителя мэра может быть ненормативным правовым актом, изданным по вопросам организации работы мэрии по курируемому направлению деятельности, устанавливающим, изменяющим и (или) отменяющим права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитанным на однократное применение.

2.1.2.6. Структура текста:

- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания распоряжения, ссылки на законы, ранее изданные распоряжения или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого распоряжения);

- распорядительная часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);

- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте распоряжения делается на них ссылка).

2.1.2.7. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - мэр городского округа или заместитель мэра;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.

2.1.2.8. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте распоряжения.

2.1.2.9. Особенности:

- распоряжение мэра, заместителя мэра вступает в силу с момента его подписания мэром, заместителем мэра; в случае если распоряжение заместителя мэра затрагивает права, свободы и обязанности граждан, то оно вступает в силу с момента официального опубликования; в самом распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу;

- согласование проекта распоряжения осуществляется визированием на отдельном листе согласования, прикладываемом к проекту документа;

- ссылка на приложения к проекту распоряжения указывается в тексте проекта распоряжения. Если в тексте распоряжения дается ссылка на приложение, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал дается ссылка на распоряжение, его дату и номер. При наличии в тексте распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемый документ - положение, порядок и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на распоряжение, его дату и номер. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа;

- последний пункт распоряжения - пункт о контроле - содержит поручение о контроле за исполнением распоряжения в целом с указанием должности и фамилии лица, осуществляющего контроль;

- если вновь принимаемое распоряжение изменяет, отменяет или признает утратившим силу ранее изданное распоряжение или отдельные его положения, то один из пунктов распоряжения должен содержать указание на лицо, издавшее распоряжение, дату и номер распоряжения, которое предлагается отменить, изменить или признать утратившим силу, и его наименование (этот пункт является предпоследним перед пунктом о контроле);

- к проекту распоряжения прилагается список на рассылку.

2.1.2.10. Согласование распоряжений, подписываемых мэром, производится аналогично согласованию постановлений мэра.

Согласование распоряжений, подписываемых заместителями мэра:

- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте распоряжения в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы (структурные подразделения) мэрии;

- Правовой департамент мэрии проводит юридическую экспертизу.

2.1.2.11. Подписание:

- проект распоряжения мэра подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра; проект распоряжения заместителя мэра подписывает заместитель мэра.

2.1.2.12. Образец оформления документа "Распоряжение мэра" представлен в приложении N 3, "Распоряжение заместителя мэра" - в приложении N 4.

2.1.3. Приказ

2.1.3.1. Приказ руководителя органа (структурного подразделения) мэрии - это индивидуальный ненормативный правовой акт, издаваемый руководителем органа (структурного подразделения) мэрии по вопросам организации деятельности органа в целях осуществления полномочий, определенных положением об этом органе.

2.1.3.2. Структура текста:

- констатирующая часть (цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа) заканчивается словом "приказываю" со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом.

- распорядительная часть (перечисление предписаний (поручений) с указанием исполнителя каждого предписания (поручения) и сроков исполнения). Допускается фамилию и инициалы исполнителя выделять полужирным шрифтом.

2.1.3.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа (структурного подразделения) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется печать органа (структурного подразделения) мэрии (при наличии).

2.1.3.4. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте приказа.

2.1.3.5. Особенности:

- ссылка на приложения (схемы, таблицы) к проекту приказа указывается в соответствующих пунктах распорядительной части; ссылка на приложения к проекту приказа указывается в тексте проекта приказа; если в тексте приказа дается ссылка на приложение, то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал дается ссылка на приказ, его дату и номер; при наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить" (прилагаемый документ - положение, порядок, план и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на приказ, его дату и номер; слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа;

- последний пункт приказа - пункт о контроле (наименование должности лица, ответственного за исполнение приказа, его фамилия и инициалы);

- если приказ отменяет, изменяет или признает утратившим силу ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части приказа должен содержать указание на лицо, издавшее приказ, дату, номер приказа, который предлагается отменить, изменить или признать утратившим силу, и его наименование (этот пункт является предпоследним пунктом перед пунктом о контроле);

- к проекту приказа прилагается список на рассылку.

2.1.3.6. Согласование:

- исполнители органа (структурного подразделения) мэрии;

- согласование проекта приказа оформляется визой согласования; визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа.

2.1.3.7. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии.

2.1.3.8. Образец оформления документа "Приказ" приведен в приложении N 5.

2.2. Положение, порядок (регламент), инструкция,
штатное расписание, доверенность

2.2.1. Положение

2.2.1.1. Положение - организационный документ, определяющий порядок образования, правовой статус, цели деятельности, задачи и функции, права и обязанности органа (структурного подразделения) мэрии; коллегиального, совещательного или временного органа мэрии.

2.2.1.2. Порядок разработки и утверждения Положений об органах (структурных подразделениях) мэрии изложен в Инструкции о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях исполнительных органов местного самоуправления и Методических рекомендациях к ней.

2.2.1.3. Виды документа:

- положение об органе (структурном подразделении) мэрии;

- положение о коллегиальном или совещательном органе;

- положение о временном или постоянном органе (комиссии, совете);

- иные положения, носящие нормативный правовой характер.

2.2.1.4. Структура текста документа "Положение об органе (структурном подразделении) мэрии":

I. Общие положения;

II. Основные цели деятельности и задачи подразделения;

III. Функции подразделения;

IV. Права подразделения;

V. Структура подразделения;

VI. Руководство подразделением.

2.2.1.5. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

2.2.1.6. Особенности:

- положение утверждается изданием соответствующего правового акта мэра;

- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе.

2.2.1.7. Подписание:

- положение о коллегиальном, совещательном или общественном совете (комиссии) при мэрии подписывает мэр;

- положение об органе (структурном подразделении) мэрии - руководитель соответствующего органа (структурного подразделения) мэрии.

2.2.1.8. Согласование:

- методический отдел мэрии - в обязательном порядке;

- Управление персонала и муниципальной службы мэрии - в обязательном порядке;

- Правовой департамент мэрии - в обязательном порядке;

- заинтересованные органы (структурные подразделения) мэрии - по необходимости.

Гриф согласования с заинтересованными должностными лицами оформляется на последнем листе положения после подписи руководителя органа (структурного подразделения).

2.2.1.9. Утверждение:

- утверждение положения о коллегиальном, совещательном или общественном совете (комиссии) при мэрии производится путем издания соответствующего правового акта мэра, заместителя мэра;

- утверждение положения об органе (структурном подразделении) мэрии производится путем издания соответствующего правового акта мэра.

2.2.1.10. Образец оформления титульного листа документа "Положение" приведен в приложении N 6.

2.2.2. Порядок (регламент)

2.2.2.1. Порядок (регламент) - организационный документ, устанавливающий (описывающий) порядок работы мэрии, органов (структурных подразделений) мэрии, коллегиальных, совещательных или общественных органов мэрии (комиссии, совета), а также регламентирующий порядок проведения каких-либо мероприятий, рабочие процессы, протекающие в мэрии.

2.2.2.2. Виды документа:

- регламент работы мэрии;

- порядок работы органа (структурного подразделения) мэрии;

- порядок работы коллегиального, совещательного или общественного органа при мэрии (комиссии, совета).

2.2.2.3. Порядок (регламент) определяет:

- общие положения;

- порядок планирования, организации и проведения работы;

- порядок подготовки материалов для рассмотрения и принятия решения;

- порядок вынесения материалов на рассмотрение;

- порядок рассмотрения материалов и принятия решений;

- оформление принятых решений;

- порядок доведения решений до исполнителей и контроля их выполнения.

2.2.2.4. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27).

2.2.2.5. Особенности:

- личная подпись руководителя органа (структурного подразделения) проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа;

- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе.

2.2.2.6. Согласование:

- методический отдел мэрии - по необходимости;

- Правовой департамент мэрии - в обязательном порядке;

- заинтересованные органы (структурные подразделения) мэрии - по необходимости.

Согласование с заинтересованными должностными лицами оформляют на отдельном листе согласования, прилагаемом к порядку (регламенту).

2.2.2.7. Подписание:

- порядок (регламент) подписывает руководитель структурного подразделения или председатель рабочей группы (если документ разрабатывался рабочей группой).

2.2.2.8. Утверждение:

- утверждение производится путем издания правового акта мэра, заместителя мэра.

2.2.2.9. Образец оформления титульного листа документа "Порядок (регламент)" приведен в приложении N 7.

2.2.3. Инструкция

2.2.3.1. Инструкция - организационный документ, содержащий свод правил, детализирующих порядок и способ осуществления, выполнения какой-либо деятельности, рабочих процессов, протекающих в мэрии, ее органах (структурных подразделениях).

2.2.3.2. В инструкции может излагаться порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.2.3.3. Виды документа:

- инструкция по делопроизводству;

- инструкция по охране труда;

- должностная инструкция;

- иные инструкции.

2.2.3.4. Должностная инструкция - организационный документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника, определяющий основные квалификационные требования, цель деятельности, должностные права и обязанности, ответственность, критерии эффективности деятельности работника мэрии, необходимые ему для осуществления служебной деятельности согласно занимаемой должности в мэрии городского округа Тольятти.

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций работников мэрии изложен в Положении о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций по штатным должностям в исполнительных органах местного самоуправления и Методических рекомендациях к нему.

2.2.3.5. Структура текста документа "Должностная инструкция":

I. Общие положения;

II. Должностные права;

III. Должностные обязанности;

IV. Ответственность;

V. Критерии эффективности работы.

2.2.3.6. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25);

2.2.3.7. Особенности:

- должностные инструкции могут быть индивидуальными и типовыми;

- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18, 25 на титульном листе.

2.2.3.8. Согласование:

- методический отдел мэрии - в обязательном порядке.

- Управление персонала и муниципальной службы мэрии - в обязательном порядке;

- Правовой департамент мэрии - в обязательном порядке;

Гриф согласования документа с заинтересованными должностными лицами оформляется на последнем листе должностной инструкции после подписи руководителя органа (структурного подразделения) мэрии.

2.2.3.9. Подписание:

- непосредственный руководитель работника.

2.2.3.10. Утверждение:

- мэр утверждает должностные инструкции руководителей органов (структурных подразделений) мэрии;

- заместители мэра, руководитель аппарата утверждают должностные инструкции работников мэрии по курируемому направлению деятельности.

2.2.3.11. Образец оформления титульного листа документа "Должностная инструкция" приведен в приложении N 8.

2.2.4. Штатное расписание

2.2.4.1. Штатное расписание - организационно-финансовый документ, содержащий перечень органов (структурных подразделений) мэрии, перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления, размеры должностных окладов и коэффициентов окладов, размеры надбавок, численность штатных единиц, фонд оплаты труда.

2.2.4.2. Структура текста документа:

- коды и наименования органов (структурных подразделений) мэрии;

- перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления с указанием категорий и групп;

- количество штатных единиц;

- тарифные ставки (должностные оклады и коэффициенты к окладам);

- надбавки по видам;

- всего в месяц (фонд оплаты труда).

2.2.4.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

2.2.4.4. Особенности:

- форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма Т-3);

- текст штатного расписания составляют в табличной форме;

- в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание;

- дополнительно указывается количество единиц по штату ниже грифа утверждения;

- личная подпись руководителя Управления персонала и муниципальной службы проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

2.2.4.5. Согласование:

- бухгалтерия мэрии - в обязательном порядке;

- Управление персонала и муниципальной службы мэрии - в обязательном порядке;

- Правовой департамент мэрии - в обязательном порядке.

2.2.4.6. Подписание:

- руководитель Управления персонала и муниципальной службы мэрии и главный бухгалтер.

2.2.4.7. Утверждение:

- утверждение производится изданием правового акта мэра; гербовая печать ставится на подпись главного бухгалтера.

2.2.5. Доверенность

2.2.5.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

2.2.5.2. Виды документа:

- доверенность должностному лицу на совершение каких-либо действий от имени юридического лица (мэрии);

- доверенность должностному лицу на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей.

2.2.5.3. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - мэр городского округа;

- справочные данные об организации (09);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

2.2.5.4. Особенности:

- срок действия доверенности - ограниченный;

- на доверенностях, выданных должностному лицу на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей, необходима также подпись главного бухгалтера мэрии.

2.2.5.5. Подписание:

- доверенность подписывает мэр.

2.3. Программа, план

2.3.1. Программа

2.3.1.1. Программа - документ, содержащий обоснование и основные направления социально-экономического развития городского округа Тольятти, той или иной отрасли городского хозяйства.

2.3.1.2. Виды документа:

- целевая программа городского округа;

- отраслевая целевая программа городского округа.

2.3.1.3. Целевая программа развития городского округа - документ, утвержденный решением Думы городского округа Тольятти, характеризующийся строгой целевой направленностью, содержащий комплексную систему целевых социальных и экономических ориентиров городского округа и систему отобранных на конкурсной основе проектов, представляющих увязанный по ресурсам, исполнителям, срокам реализации комплекс научно-исследовательских, производственных, организационно-хозяйственных, социально-экономических и других мероприятий, направленных на достижение указанных ориентиров.

Порядок разработки, утверждения целевых программ развития городского округа Тольятти изложен в Решении Думы городского округа Тольятти от 24.01.2007 N 620 "О повторном рассмотрении Решения Думы городского округа Тольятти от 20.12.2006 N 609 "О Положении о порядке разработки, утверждения, реализации целевых программ городского округа Тольятти и контроля за ходом их исполнения".

2.3.1.4. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

2.3.1.5. Контроль:

- за выполнением решения Думы указывается в последнем пункте решения Думы городского округа.

2.3.1.6. Особенности:

- нарушение формы и установленных требований к содержанию программы не допускаются.

2.3.1.7. Согласование:

- согласование с заинтересованными органами (структурными подразделениями) мэрии, иными органами и организациями оформляют на листе согласования, прилагаемом к программе.

2.3.1.8. Утверждение:

- целевая программа развития городского округа утверждается решением Думы городского округа.

2.3.1.9. Отраслевая целевая программа городского округа - документ, отражающий комплекс мероприятий (направлений расходования бюджетных средств), направленных на решение конкретной тактической задачи субъекта бюджетного планирования и обеспечивающих эффективное решение ведомственных (отраслевых) целей и задач.

Порядок разработки, оформления и согласования отраслевых целевых программ городского округа Тольятти, инициаторами и исполнителями которых являются органы (структурные подразделения) мэрии, изложен в Постановлении мэра городского округа Тольятти от 07.06.2006 N 4622-1/п "Положение о порядке разработки, утверждения и реализации отраслевых целевых программ городского округа Тольятти".

2.3.1.10. Структура текста документа определена в вышеуказанном Постановлении мэра.

2.3.1.11. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

2.3.1.12. Контроль:

- указывается в последнем пункте постановления мэра городского округа.

2.3.1.13. Особенности:

- нарушение формы и установленных требований к содержанию программы не допускаются.

2.3.1.14. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии - разработчик программы.

2.3.1.15. Согласование:

- согласование с заинтересованными органами (структурными подразделениями) мэрии, иными органами и организациями оформляют на листе согласования, прилагаемом к программе.

2.3.1.16. Утверждение:

- отраслевая целевая программа городского округа утверждается постановлением мэра городского округа.

2.3.2. План

2.3.2.1. План - документ, разрабатываемый для планирования деятельности мэрии, органов (структурных подразделений) мэрии, содержащий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, ответственных исполнителей.

2.3.2.2. Виды документа:

- план по выполнению мероприятий на уровне городского округа;

- план выполнения мероприятий на уровне органа (структурного подразделения) мэрии.

2.3.2.3. Структура текста документа "План" (графы таблицы):

- индекс или номер рабочего мероприятия;

- наименование рабочего мероприятия;

- ответственный исполнитель;

- срок исполнения;

- примечание или отметка об исполнении.

2.3.2.4. Обязательные реквизиты документа "план по выполнению мероприятий на уровне органа (структурного подразделения) мэрии".

- наименование организации (08) - наименование органа (структурного подразделения) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27);

- оттиск печати (25) - оттиск печати органа (структурного подразделения) мэрии - при наличии.

2.3.2.5. Особенности:

- план составляется на какой-либо срок (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.);

- форма представления плана - табличная.

2.3.2.6. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии.

2.3.2.7. Утверждение:

- вышестоящий руководитель.

2.4. Протокол, докладная, объяснительная записка,
заявление, представление

2.4.1. Протокол

2.4.1.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных или иных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

2.4.1.2. Структура текста полного протокола:

- вводная часть - указывается председатель (председательствующий), секретарь, присутствовавшие, приглашенные, повестка дня;

- основная часть (строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

2.4.1.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

2.4.1.4. Контроль:

- контроль исполнения осуществляется по срокам, указанным в тексте документа.

2.4.1.5. Особенности:

- в ходе заседания ведется протокол, который оформляется после заседания: редактируется, уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам, фонозаписи и материалам, подготовленным к заседанию (тексты докладов и выступлений, справки, проекты решений и др.);

- наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами в разрядку; выделяется полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру;

- датой протокола является дата заседания, оформляется цифровым способом;

- регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года;

- заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", содержит указание вида деятельности коллегиального органа (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже, начинается со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и центрируется;

- слово "Присутствовали" пишется от границы левого поля, в конце ставится двоеточие, через отступ указываются фамилии, инициалы, должности присутствующих (должности отделяются от фамилий через тире); на расширенных собраниях, заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: "Присутствовали: 43 человека (список прилагается)";

- слово "Приглашенные" пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже списка присутствовавших, записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют;

- вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, записываются с новой строки, начинаются с предлога "о" ("об") и располагаются в повестке дня по степени значимости; "Повестка дня" пишется с прописной буквы полужирным шрифтом N 12, выравнивается по центру;

- слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня; нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами;

- слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" печатаются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием;

- фамилия и инициалы докладчика оформляются с новой строки абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире, после которого записывается содержание доклада с предлогом "о";

- фамилия и инициалы выступающих оформляются с красной строки в именительном падеже (кто?), ставится тире, после которого записывается содержание выступления с предлогом "о";

- после слова "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" с красной строки записывается принятое решение по обсуждаемому вопросу: по пунктам кратко формулируются поручения, даваемые исполнителям. Поручения располагаются по степени их значимости; в случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.

2.4.1.6. Подписание:

- председатель и секретарь (ответственный секретарь).

Подписи располагаются через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются 2 интервалами.

Инициалы располагаются перед фамилией, после слов "Председатель", "Секретарь" никаких знаков препинания не ставится.

2.4.1.7. Образец оформления документа "Протокол" приведен в приложении N 9.

2.4.2. Докладная записка

2.4.2.1. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе; может содержать выводы и предложения составителя.

2.4.2.2. Структура текста документа "Докладная записка" по вопросам деятельности органа (структурного подразделения):

- констатирующая (описательная) часть (факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания);

- аналитическая часть (анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из ситуации);

- заключительная часть (выводы и предложения о конкретных действиях).

2.4.2.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - наименование органа (структурного подразделения) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания (14);

- адресат (15);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

2.4.2.4. Особенности:

- докладную записку оформляют на стандартном листе бумаги.

2.4.2.5. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии, составитель.

2.4.2.6. Образец оформления документа "Докладная записка" приведен в приложении N 10.

2.4.2.7. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется "Предложение" аналогично документу "Докладная записка".

2.4.2.8. Служебная записка - документ, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, направляемый одним должностным лицом другому должностному лицу. Составляется "Служебная записка" аналогично документу "Докладная записка".

2.4.3. Объяснительная записка

2.4.3.1. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, представляемый вышестоящему должностному лицу.

2.4.3.2. Структура текста документа "Объяснительная записка" по вопросам деятельности органа (структурного подразделения):

- вводная часть (факты, послужившие поводом к ее написанию);

- констатирующая часть (разъяснения; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию).

2.4.3.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - наименование органа (структурного подразделения) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания (14);

- адресат (15);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

2.4.3.4. Особенности:

- объяснительную записку оформляют на стандартном листе бумаги.

2.4.3.5. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии, составитель.

2.4.3.6. Образец оформления документа "Объяснительная записка" приведен в приложении N 11.

2.4.3.7. Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Составляют "Пояснительную записку" аналогично документу "Объяснительная записка".

2.4.4. Заявление

2.4.4.1. Заявление - документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий просьбу работника.

2.4.4.2. Виды заявлений:

- о принятии на работу;

- об увольнении;

- о предоставлении отпуска и т.п.

2.4.4.3. Обязательные реквизиты:

- должность заявителя;

- фамилия, инициалы (автора заявления);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- адресат (15);

- резолюция (17);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования (24).

2.4.4.4. Особенности:

- заявление оформляют в письменном виде от руки; заявление пишется со строчной буквы, в конце слова ставится точка;

- подпись и дата ставятся ниже текста заявления с отступом к правому полю документа.

2.4.4.5. Подписание:

- подписывает заявитель.

2.4.4.6. Образец оформления документа "Заявление" приведен в приложении N 12.

2.4.5. Представление

2.4.5.1. Представление - документ, содержащий предложения о награждении, поощрении, назначении или перемещении по должности.

2.4.5.2. Виды документа:

- представление к награждению;

- представление по кадровым вопросам.

2.4.5.3. Представление к награждению - документ, содержащий предложение к награждению за особые заслуги на уровне городского округа, области.

2.4.5.4. Структура текста документа "Представление к награждению":

- фамилия, имя, отчество;

- число, месяц, год рождения;

- образование (где, когда, какое образовательное учреждение окончил);

- место работы, занимаемая должность;

- общий стаж работы, стаж работы в данной организации;

- домашний адрес, телефон (рабочий, домашний);

- трудовая деятельность (включая учебу в высших учебных заведениях, военную службу);

- характеристика (конкретные заслуги);

- чем поощрялся ранее;

- дата и номер протокола собрания коллектива организации, возбудившего ходатайство о награждении.

2.4.5.5. Документ "Представление к награждению" оформляется аналогично документу "Служебное письмо".

2.4.5.6. Представление по кадровым вопросам - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника органа (структурного подразделения) мэрии.

2.4.5.7. Структура текста документа "Представление по кадровым вопросам":

- фамилия, имя, отчество работника;

- дата рождения;

- образование (где, когда, какое образовательное учреждение окончил);

- занимаемая должность;

- орган (структурное подразделение);

- стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);

- оценка служебной деятельности;

- повышение профессионального уровня;

- оценка деловых и моральных качеств;

- участие в общественной работе;

- мотивы назначения (перемещения или поощрения);

- должность, на которую предлагается назначить (переместить) работника и орган (структурное подразделение), куда предлагается назначить (переместить) работника.

2.4.5.8. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - наименование органа (структурного подразделения) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- адресат (15);

- резолюция (17);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

2.4.5.9. Особенности:

- оформляют на стандартном листе бумаги;

- адресуется мэру, руководителю аппарата.

2.4.5.10. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии.

2.5. Письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное письмо

2.5.1. Служебное письмо

2.5.1.1. Служебное (деловое) письмо - обобщенное наименование различных по содержанию писем, служащих средством общения между органами, организациями и частными лицами.

2.5.1.2. Виды документа:

- служебное письмо;

- гарантийное письмо;

- сопроводительное письмо;

- иные письма.

2.5.1.3. Служебные письма (ответы на запросы и обращения органов государственной власти, иных органов, организаций, предприятий и частных лиц, ответы на запросы и обращения должностных и выборных лиц этих органов и организаций, в т.ч. депутатов, сопроводительные письма к проектам законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, инициативные письма) применяются для решения оперативных вопросов.

2.5.1.4. Структура текста документа:

- основная часть (в ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма);

- заключительная часть (начинающаяся с абзаца, в ней помещаются выводы, предложения, просьбы, решения).

2.5.1.5. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- справочные данные об организации (09);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

- адресат (15);

- резолюция (17) - для входящих писем;

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) - для входящих писем;

- отметка о поступлении документа в организацию (29) - для входящих писем;

- идентификатор электронной копии документа (30).

2.5.1.6. Контроль:

- отметка о контроле (19) - только для входящих писем.

2.5.1.7. Особенности:

- сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции;

- тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя; сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем;

- служебное письмо печатается на бланке письма формата А4 или А5;

- при оформлении писем на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами;

- датой письма является дата его подписания;

- гарантийное письмо - служебное письмо, обеспечивающее исполнение изложенных в нем обязательств; в тексте обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (услуг, места работы и т.д.); гарантийное письмо подписывается мэром или руководителем аппарата, главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью;

- сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части; текст письма начинается словами "Направляем Вам...", "Высылаем запрошенные Вами...", "Прилагаем..." и т.п. и имеет обязательно реквизит "Отметка о наличии приложения".

2.5.1.8. Согласование:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии;

- руководители заинтересованных органов (структурных подразделений) мэрии - при необходимости;

- заместитель мэра, руководитель аппарата, курирующие соответствующие направления деятельности, если письмо будет подписывать мэр.

2.5.1.9. Подписание:

- письма, исходящие из мэрии, подписывает мэр, курирующий заместитель мэра, руководитель аппарата, а также руководитель органа (структурного подразделения) мэрии, которому предоставлено это право соответствующей доверенностью мэра.

2.5.1.10. Образец оформления документа "Служебное письмо" приведен в приложении N 13.

2.5.2. Телеграмма

2.5.2.1. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

2.5.2.2. Структура текста телеграммы:

- передаваемая часть (помещается над горизонтальной чертой) - текст передаваемого сообщения (телеграммы), сокращенное наименование должности и фамилия отправителя без инициалов;

- непередаваемая часть (помещается под горизонтальной чертой) - информация об отправителе (полное наименование организации - мэрия, ее почтовый адрес, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, оттиск гербовой печати на подписи).

2.5.2.3. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- категория телеграммы (правительственная, срочная, внеочередная);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

- адресат (15) - полный телеграфный адрес получателя;

- текст документа (20) - содержание телеграммы;

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

2.5.2.4. Особенности:

- телеграммы оформляются на специальных бланках или чистых листах бумаги;

- телеграмма оформляется в двух экземплярах: первый подписывается и направляется на телеграф, второй - подшивается к делу;

- текст телеграммы "над чертой" составляется прописными буквами особым телеграфным языком: без предлогов, союзов; если в тексте знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки); цифры и специальные символы пишутся словами; исправления не допускаются, слова не переносятся;

- реквизит (13) - ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется числом в начале текста телеграммы;

- реквизит (12) - регистрационный номер документа оформляется на отдельной строке под текстом телеграммы;

- "под чертой" текст телеграммы оформляется по обычным правилам оформления документов (прописные и строчные буквы, знаки препинания и т.п.).

2.5.2.5. Подписание:

- мэр, курирующий заместитель мэра, руководитель аппарата, а также руководитель органа (структурного подразделения) мэрии, которому предоставлено это право соответствующей доверенностью мэра.

2.5.3. Факсограмма

2.5.3.1. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

2.5.3.2. Особенности:

- факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений не более 5 листов.

2.5.4. Телефонограмма

2.5.4.1. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

2.5.4.2. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, об изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п.

2.5.4.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - автор телефонограммы;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11) - дата и время передачи;

- регистрационный номер документа (12);

- адресат (15) - кому передается телефонограмма (наименование организации, должность, фамилия, имя, отчество, номер телефона);

- текст документа (20) - текст телефонограммы;

- подпись (22);

- отметка о поступлении документа в организацию (29).

Кроме того, в телефонограммах обязательно должна быть указана:

- информация о лице, передавшем телефонограмму (наименование должности, имя, отчество, фамилия, номер телефона, дата и время передачи телефонограммы);

- информация о лице, принявшем телефонограмму (наименование должности, имя, отчество, фамилия, номер телефона, дата и время приема телефонограммы).

2.5.4.4. Особенности:

- принимающий записывает текст телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм;

- текст телефонограммы не должен превышать 50 слов;

- во избежание неточностей и ошибок принимающий повторяет записанный текст передающему лицу в конце приема.

2.5.4.5. Подписание:

- мэр, курирующий заместитель мэра, руководитель аппарата, а также руководитель органа (структурного подразделения) мэрии.

2.5.5. Электронное сообщение

Электронное сообщение - документ, передаваемый по системе связи между компьютерами (электронная почта) и получаемый в виде файла, преобразованный с помощью специального программного обеспечения в видеограмму на экране монитора.

При необходимости получения бумажной копии документ распечатывается на принтере.

2.6. Акт, справка, заключение, перечень, список

2.6.1. Акт

2.6.1.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

2.6.1.2. Акты составляются постоянно действующими комиссиями или комиссиями, назначаемыми распоряжением мэра, заместителя мэра, руководителя аппарата.

2.6.1.3. Виды документа:

- акт приема-передачи дел;

- акт списания материальных ценностей;

- акт обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- акт ревизии;

- акт инвентаризации;

- акт расследования аварий, несчастных случаев;

- другие акты.

2.6.1.4. Структура текста документа:

- вводная часть (основание для составления акта; лица, составившие акт; лица, присутствовавшие при составлении акта);

- основная часть (сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, заключения).

2.6.1.5. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

2.6.1.6. Особенности:

- акт составляется коллегиально (не менее двух составителей); в конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, отметка о наличии приложений к акту;

- основанием для составления акта может быть распоряжение мэра, заместителя мэра; слово "Основание" пишется от границы левого поля, после него ставится двоеточие;

- в акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ;

- личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта;

- член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе;

- для актов с постоянно повторяющейся информацией возможно применение бланков с трафаретным текстом.

2.6.1.7. Согласование:

- должностные лица, деятельность которых отражается в акте.

2.6.1.8. Утверждение:

- акт утверждается мэром, заместителем мэра, руководителем аппарата, по поручению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

2.6.1.9. Образец оформления документа "Акт" приведен в приложении N 14.

2.6.2. Справка

2.6.2.1. Справка - документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству, или документ, подтверждающий сведения биографического (служебного) характера.

2.6.2.2. Виды документа:

- внутренний (для представления руководству) - на стандартном листе бумаги формата А4;

- внешний (для представления в другую инстанцию) - на общем бланке.

2.6.2.3. Структура текста документа:

- вводная часть (факты, послужившие основанием или поводом для написания справки);

- констатирующая часть (конкретные сведения, отражающие существо вопроса).

2.6.2.4. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - наименование органа (структурного подразделения) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- адресат (15);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

2.6.2.5. Особенности:

- заголовок может содержать указание на период времени или дату, на которые приходятся данные справки;

- при наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают мэр, главный бухгалтер и заверяют гербовой печатью.

2.6.2.6. Подписание:

- внутреннюю справку подписывает руководитель органа (структурного подразделения) мэрии либо составитель;

- внешнюю справку подписывает мэр, заместитель мэра, руководитель аппарата.

2.6.3. Заключение

2.6.3.1. Заключение - документ, содержащий мнение исполнительно-распорядительного органа городского округа - мэрии, органа (структурного подразделения) мэрии, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Разновидностью документа "Заключение" является "Отзыв".

2.6.3.2. Структура текста документа:

- вводная часть (указывается по какому документу, вопросу выносится заключение);

- основная часть (непосредственное мнение по поставленной проблеме);

- резолютивная часть (может содержать как выводы по поставленной проблеме, так и предложения по ее решению).

2.6.3.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или орган (структурное подразделение) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

2.6.3.4. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии; при направлении заключения в другую организацию документ подписывает мэр.

2.6.4. Перечень

2.6.4.1. Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

2.6.4.2. Особенности оформления:

- текст "Перечня" может оформляться в виде таблицы;

- порядок составления и формы конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

2.6.4.3. Подписание:

- должностное лицо, составившее перечень;

- отдельные разновидности перечней требуют утверждения мэром, заместителем мэра, руководителем аппарата или руководителем органа (структурного подразделения) мэрии.

2.6.5. Список

2.6.5.1. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информирования, регистрации или учета.

2.6.5.2. Особенности оформления:

- текст "Списка" может оформляться в виде таблицы.

2.6.5.3. Подписание:

- должностное лицо, составившее его; при необходимости - мэр, заместитель мэра, руководитель аппарата или руководитель органа (структурного подразделения) мэрии.

2.7. Отчет

2.7.1.1. Отчет - документ, предназначенный для накопления сведений о результатах деятельности органа (структурного подразделения) мэрии, отдельного сотрудника мэрии за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц, неделя) с целью сопоставления полученных результатов с показателями, намеченными планом или программой, и содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения плана мероприятий, задания, командировки и других мероприятий, представляемый вышестоящему должностному лицу.

2.7.1.2. Виды документа:

- отчет по выполнению мероприятий на уровне городского округа;

- отчет о выполнении мероприятий на уровне органа (структурного подразделения) мэрии;

- другие отчеты.

2.7.1.3. Обязательные реквизиты документа "план по выполнению мероприятий на уровне органа (структурного подразделения) мэрии":

- наименование организации (08) - наименование органа (структурного подразделения) мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27).

2.7.1.4. Особенности:

- указывается, за какой период деятельности составлен отчет (дата начала и дата окончания отчетного периода).

2.7.1.5. Подписание:

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии.

III. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Правовые акты мэра (постановления, распоряжения), а также письма мэрии должны оформляться на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

3.1.2. Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланки документов изготавливаются на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) светлых тонов без фоновых знаков и рисунков.

3.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляют на стандартном листе бумаги без бланка.

3.1.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

35 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.5. Состав видов бланков, применяемых в мэрии, утверждает руководитель аппарата по представлению заведующего канцелярией.

3.1.6. В мэрии применяют следующие бланки:

- бланки с указанием наименования исполнительно-распорядительного органа - мэрия городского округа Тольятти;

- бланки с указанием должности лица: мэр городского округа Тольятти, первый заместитель мэра, заместитель мэра, руководитель аппарата мэрии.

3.1.7. Бланки документов подлежат учету, их используют только по назначению и не передают другим органам, организациям и лицам.

3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) мэра. Такое предложение вносится руководителю аппарата заведующим канцелярией или руководителем соответствующего органа (структурного подразделения) вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.9. Бланки документов изготавливают в типографии. Бланки писем мэра и писем мэрии нумеруются типографским способом. Изготовление бланков осуществляется по заказу мэрии на срок полномочий мэра со дня вступления мэра в должность. Бланки нумеруются порядковой нумерацией, которая ведется до окончания срока полномочий мэра.

3.1.10. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в канцелярии мэрии в соответствующих журналах регистрации бланков.

3.1.11. Бланки выдаются в органы (структурные подразделения) мэрии только по служебной необходимости под подпись лицам, ответственным за ДОУ.

3.1.12. Уничтожение испорченных бланков осуществляется канцелярией мэрии по акту с отметкой в соответствующем журнале регистрации.

3.1.13. Контроль выдачи, хранения и уничтожения бланков возлагается на документоведа протокольного бюро канцелярии мэрии, назначенного заведующим канцелярией.

3.1.14. В органах (структурных подразделениях) мэрии существуют бланки писем органов (структурных подразделений). Бланки писем изготавливаются самостоятельно, учитываются и хранятся в соответствующих органах (структурных подразделениях) мэрии.

3.2. Требования к оформлению реквизитов
в процессе подготовки документов

3.2.1.1. При подготовке документов работники мэрии обязаны соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и требования настоящей Инструкции.

3.2.1.2. Реквизит документа - основной (обязательный) либо дополнительный элемент документа.

3.2.1.3. Каждый документ должен иметь строго определенный набор реквизитов и порядок их расположения.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Реквизиты (01) - (07)

3.3.1.1. Реквизиты: (01) - "Государственный герб Российской Федерации", (02) - "герб субъекта Российской Федерации", (03) - "эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)", (04) - "код организации", (05) - "основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", (06) - "идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)" и (07) - "код формы документа" - на документах мэрии не используются.

3.3.2. Герб городского округа Тольятти

На бланках документов мэрии воспроизводится герб городского округа Тольятти в верхнем поле документа в установленном порядке (с учетом цветовой гаммы).

3.3.3. Реквизит (08) (обязат.) - наименование организации

3.3.3.1. Реквизит указывает наименование исполнительно-распорядительного органа городского округа Тольятти - мэрия городского округа Тольятти, являющегося автором документа. Наименование организации (мэрии) должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе городского округа Тольятти.

3.3.3.2. Наименование организации печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 14 - 16 в верхнем поле документа.

Например:

МЭРИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ

3.3.3.3. В случае если автором документа является должностное лицо, представляющее организацию, то вместо наименования организации (мэрия городского округа Тольятти) указывают должность должностного лица.

Например:

МЭР ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ

3.3.3.4. В случае если автором документа является орган (структурное подразделение) мэрии, то его наименование располагают ниже наименования организации и печатают полужирным шрифтом размером N 12 с прописной буквы.

Например:

МЭРИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ

Департамент образования

3.3.3.5. Если документ подготавливается совместно двумя и более органами, организациями, то он на бланках не составляется, при этом наименования органов, организаций располагаются в соответствии с рангом (наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации). В случае оформления совместных документов органов, организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

3.3.4. Реквизит (09) (дополнит.) -
справочные данные об организации

3.3.4.1. Реквизит содержит справочные данные о мэрии либо об органе (структурном подразделении) мэрии. В состав реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телекса, факса, адрес электронной почты и www-страницы (если они есть). На письмах, относящихся к финансовым вопросам, проставляют счет в банке.

Например:

445011, РФ, Самарская обл., г. Тольятти, площадь Свободы, 4

Контактный телефон: 26-16-95, факс: 22-56-66, tgl@tgl.ru

3.3.5. Реквизит (10) (обязат.) - наиме
нование вида документа

3.3.5.1. Наименование вида документа является обязательным реквизитом для всех видов документов, за исключением писем и факсов. Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом размером N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от реквизита "наименование организации" 2 межстрочными интервалами. Исключение составляет "Протокол", который печатается вразрядку.

Например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

3.3.6. Реквизит (11) (обязат.) - дата документа

3.3.6.1. Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, приказ, письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт, служебная записка и др.); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

3.3.6.2. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2007

3.3.6.3. Дату и номер правового акта (постановления, распоряжения, приказа) вписывают по центру ниже реквизита "наименование вида документа".

Например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

29.04.2007 N 525-1/р

3.3.6.4. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат.

Например:

14 марта 2007 г.

3.3.6.5. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.

3.3.6.6. Дату документа проставляет должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

3.3.6.7. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением, согласованием и исполнением, датируются и подписываются.

3.3.6.8. Документы, изданные совместно двумя или более органами, организациями, должны иметь одну (единую) дату.

3.3.7. Реквизит (12) (обязат.) -
регистрационный номер документа

3.3.7.1. Одновременно с датой проставляется регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Порядковая нумерация документов осуществляется в пределах календарного года (с января по декабрь).

3.3.7.2. Регистрационный номер документа (постановления, распоряжения) дополняется через тире индексом должностного лица, подписавшего документ, и через косую черту - соответствующими буквами: "п" - для постановлений,"р" - для распоряжений по основной деятельности, "р-а" - для распоряжений по личному составу.

Например:

N 523-1/п,

где 523 - номер документа, 1 - индекс должностного лица, подписавшего документ (мэр), "п" - буква, используемая для постановлений;

N 525-1/р,

где 525 - номер документа, 1 - индекс должностного лица, подписавшего документ (мэр), "р" - буква, используемая для распоряжений по основной деятельности;

N 526-1/р-а,

где 526 - номер документа, 1 - индекс должностного лица, подписавшего документ (мэр), "р-а" - буквы, используемые для распоряжения по личному составу.

3.3.7.3. На документе, авторами которого выступают несколько органов, организаций (юридических лиц), номер документа состоит из присвоенных регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке подписания первыми руководителями, через косую черту.

3.3.8. Реквизит (13) (дополнит.) - ссылка
на регистрационный номер и дату документа

3.3.8.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (номер и дату для ссылки переписывают из инициативного письма). Реквизит проставляется только в ответных письмах.

Например:

на N 02-13/36 от 20.08.2007

3.3.9. Реквизит (14) (дополнит.) - место
составления или издания документа

3.3.9.1. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления РФ, реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам: (08) - "наименование организации" и (09) - "справочные данные об организации".

3.3.9.2. В постановлениях, распоряжениях, приказах и организационных документах этот реквизит обязателен, располагается ниже реквизитов (11) - "дата документа", 12 - "регистрационный номер документа" и оформляется центрированным способом.

Например:

29.04.2007 N 525-1/р

г. Тольятти, Самарской области

3.3.10. Реквизит (15) (дополнит.) - адресат

3.3.10.1. Реквизит проставляют на исходящих документах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

3.3.10.2. На внутренних документах реквизит может быть проставлен, если этот документ предназначен для передачи руководству мэрии (заявление, докладные и объяснительные записки) или руководителю органа (структурного подразделения) мэрии.

3.3.10.3. Данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- инициалы, фамилия получателя (в дательном падеже);

- почтовый адрес.

3.3.10.4. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей поля.

Например:

                                 Мэрия городского округа Тольятти

                                      Департамент здравоохранения

                                        Руководителю департамента

                                              (инициалы, фамилия)

                                           ул. Белорусская, д. 33

                                                     г. Тольятти,

                                           Самарская обл., 445011

3.3.10.5. При направлении документа руководителю органа (структурного подразделения) мэрии (руководителю организации) наименование органа (структурного подразделения) мэрии (наименование организации) входит в состав наименования должности адресата.

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией.

Например:

                                                     Руководителю

                                     Департамента здравоохранения

                                 мэрии городского округа Тольятти

                                              (инициалы, фамилия)

3.3.10.6. При направлении документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, через один межстрочный интервал от фамилии указывают почтовый адрес.

Например:

                                              (фамилия, инициалы)

                                        ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                     г. Тольятти,

                                           Самарская обл., 445024

3.3.10.7. При направлении документа в организацию, учреждение указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

3.3.10.8. Порядок расположения элементов реквизита "Адресат" должен соответствовать действующим Правилам оказания услуг почтовой связи. При оформлении документа за рубеж данный реквизит оформляют по международным правилам.

3.3.11. Реквизит (16) (дополнит.) - гриф утверждения документа

3.3.11.1. Документ утверждается специально издаваемым документом (постановление, распоряжение, решение, приказ) или должностным лицом (должностными лицами).

3.3.11.2. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа и состоит он из слова УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (пишется прописными буквами без кавычек). Примерный перечень документов с грифом утверждения дается в приложении N 15.

3.3.11.3. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                   Мэр городского округа Тольятти

                             (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                       20.01.2007

3.3.11.4. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

3.3.11.5. При утверждении документа специально издаваемым документом (постановлением, распоряжением, решением, приказом) в тексте утверждающего документа указывается формулировка "Утвердить" (прилагаемый документ - положение, порядок и т.д.). На самом утверждаемом документе (приложении) в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

                                                       УТВЕРЖДЕНО

                                              Постановлением мэра

                                       городского округа Тольятти

                                          от 23.05.2007 N 256-1/п

3.3.12. Реквизит (17) (дополнит.) - резолюция

3.3.12.1. Резолюция - указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает: имя, отчество, фамилию, исполнителя (исполнителей), содержание поручения, контрольный срок исполнения, подпись автора резолюции, дату резолюции.

Например:

                                              (фамилия, инициалы)

                                               Подготовить проект

                                          контракта к 28.08.2007.

                                (личная подпись автора резолюции)

                                                       20.08.2007

3.3.12.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, если нет таких указаний, лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Ответственный исполнитель и исполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

3.3.12.3. Резолюцию пишут от руки над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторую и последующие проставляют на свободном месте лицевой стороны документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.3.13. Реквизит (18) (обязат.) - заголовок к тексту

3.3.13.1. Реквизит является обязательным для всех видов документов, за исключением кратких (сопроводительных писем), оформленных на бумаге формата А5, телеграмм, телефонограмм, извещений.

3.3.13.2. Заголовок к тексту состоит из одной фразы, должен быть максимально кратким, не должен занимать более 4 - 5 строк, должен точно передавать содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

3.3.13.3. Заголовок должен отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?"), начинаться с прописной буквы и может выделяться жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается без кавычек. Начало и конец каждой строки заголовка выравниваются по центру.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

3.3.14. Реквизит (19) (дополнит.) - отметка о контроле

3.3.14.1. Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения для обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

3.3.14.2. Реквизит проставляют на документах, подлежащих контролю за исполнением документа. Отметку о контроле проставляют в виде буквы "К" (контроль) или штампом "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа.

3.3.15. Реквизит (20) (обязат.) - текст документа

3.3.15.1. Текст документа составляют на русском языке и оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

3.3.15.2. Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка как минимум 1,5 - 2 межстрочными интервалами и печатается через один 1 межстрочный интервал шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12.

3.3.15.3. При оформлении текста в виде связного текста в тексте содержится, как правило, две части. В первой части указывают причину, цели, основания составления документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать только одну заключительную часть (например, распоряжение и приказ - распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление - просьбу без пояснения; справка, докладная записка - оценку фактов, выводы).

3.3.15.4. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

3.3.15.5. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

3.3.15.6. Текст постановления, распоряжения, приказа состоит из двух частей:

- констатирующей части (преамбулы);

- постановляющей части в постановлениях (распорядительной - в распоряжениях).

3.3.15.7. Констатирующая часть может начинаться словами "В целях...", "В связи..." и включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания документа; может содержать ссылку на закон или другой документ, лежащий в основе принятия этого решения. Констатирующая часть постановлений заканчивается словами "постановляю:" (для постановлений), "приказываю:" (для приказов).

3.3.15.8. Постановляющая (распорядительная) часть излагается от первого лица единственного числа и состоит из пунктов. Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты группируют по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).

3.3.15.9. В документах коллегиального органа текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

3.3.15.10. В совместном документе текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

3.3.15.11. Текст документа "Протокол" излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, постановили).

3.3.15.12. В документе, устанавливающем права и обязанности мэрии, как исполнительно-распорядительного органа городского округа, органов (структурных подразделений) мэрии (положение, инструкция), а также содержащем описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав управления входят, комиссия установила).

3.3.15.13. В письмах допускается использовать следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Департамент не возражает").

3.3.15.14. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "находились" и т.д.).

3.3.15.15. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера этих граф. Графы и строки таблицы разграничиваются одинарными линиями. Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользоваться таблицей.

3.3.16. Реквизит (21) (дополнит.) - отметка о наличии приложения

3.3.16.1. Документ может содержать приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

3.3.16.2. Если в документе одно приложение, то его не нумеруют; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

3.3.16.3. Приложения к проектам постановлений, распоряжений, приказов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений и приказов.

3.3.16.4. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

3.3.16.5. В постановлениях (распоряжениях, приказах) сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Например:

1. Разработать план... по форме, указанной в приложении.

3.3.16.6. В приложении к распорядительному документу (постановление, распоряжение, приказ) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

                                                       Приложение

                                             к постановлению мэра

                                       городского округа Тольятти

                                          от 09.11.2007 N 525-1/п

3.3.16.7. Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

                                                       ПРИЛОЖЕНИЕ

                                             к постановлению мэра

                                       городского округа Тольятти

                                          от 09.11.2007 N 525-1/п

3.3.16.8. Каждый лист приложения визируется руководителем органа (структурного подразделения) мэрии - исполнителем проекта документа и специалистом Правового департамента, проводившим юридическую экспертизу.

3.3.16.9. Сведения о наличии приложений к письму, справке, плану, отчету и т.д. оформляют в следующем порядке.

3.3.16.10. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенно и располагается ниже реквизита (20) - "текст документа" через 1 межстрочный интервал.

Например:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

3.3.16.11. Если приложения не названы в тексте документа, то их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

    Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

3.3.16.12. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

3.3.17. Реквизит (22) (обязат.) - подпись

3.3.17.1. Подпись является обязательным реквизитом документа. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

3.3.17.2. Документ, направляемый в органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ, судебные органы, представительный орган муниципального образования, подписывает мэр, в его отсутствие (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра.

3.3.17.3. Документ, направляемый в муниципальные и иные организации, гражданам городского округа, подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра, а также заместители мэра, руководитель аппарата или руководители органов (структурных подразделений) мэрии в соответствии с их компетенцией.

3.3.17.4. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывают), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Подпись отделяется от текста или от отметки о наличии приложений 2 межстрочными интервалами *1. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

--------------------------------

*1 В постановлениях (распоряжениях, приказах) подпись располагается по нижней границе текстового поля и выделяется полужирным шрифтом.

3.3.17.5. Если должность лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то расшифровку подписи располагают относительно последней строки должности. Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Руководитель департамента

здравоохранения            (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

3.3.17.6. Если документ подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя, или заместитель руководителя, то указывается фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И.о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

И.о. руководителя департамента

здравоохранения            (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

3.3.17.7. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Председатель комиссии    (личная подпись)    (инициалы, фамилия)

Члены комиссии           (личная подпись)    (инициалы, фамилия)

                         (личная подпись)    (инициалы, фамилия)

                         (личная подпись)    (инициалы, фамилия)

3.3.17.8. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, организации, подписи располагают на одном уровне.

3.3.18. Реквизит (23) (дополнит.) - гриф согласования документа

3.3.18.1. Согласование - это предварительное рассмотрение должностными лицами вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

3.3.18.2. Внешнее согласование - согласование с внешними организациями, оформляется грифом согласования; внутреннее согласование - согласование внутри исполнительно-распорядительного органа городского округа (мэрии), оформляется визой согласования (см. реквизит (24)).

Внешнее согласование может быть:

- должностным лицом;

- коллегиальным органом.

3.3.18.3. Гриф согласования должностным лицом состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ЗАО "Экология"

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

20.08.2007

3.3.18.4. Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания коллегиального органа и др., гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования документа, подтверждающего согласование, даты согласования и номера документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома мэрии

от 20.08.2007 N 15

3.3.18.5. Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа или на отдельном "Листе согласования", прилагаемом к проекту документа. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.3.19. Реквизит (24) (обязат.) - визы согласования документа

3.3.19.1. Внутреннее согласование называется визой - это согласование внутри исполнительно-распорядительного органа городского округа (мэрии), может осуществляться визированием на отдельном листе согласования, прикладываемом к проекту документа.

3.3.19.2. Виза включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

Главный бухгалтер

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

24.04.2007

3.3.19.3. Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет принципиальные замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, замечания оформляются на отдельном листе с указанием в листе согласования "Замечания прилагаются". Принципиальные замечания доводятся до сведения руководителя, подписывающего документ.

3.3.20. Реквизит (25) (дополнит.) - оттиск печати

3.3.20.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

3.3.20.2. Оттиск печати должен быть хорошо читаем и захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Различают гербовую печать и печати органов (структурных подразделений) мэрии.

3.3.20.3. Гербовая печать ставится на наиболее важные документы: на подпись мэра; при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - на подпись первого заместителя мэра или подпись лица, исполняющего обязанности первого заместителя мэра, а также на подписи заместителей мэра, руководителя аппарата, руководителя финансового органа мэрии. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба городского округа, по окружности указывается полное наименование исполнительно-распорядительного органа городского округа (мэрии). Гербовая печать проставляется на документах согласно "Примерному перечню документов, на которых ставится гербовая печать" (приложение N 16), в том числе на гарантийном письме.

3.3.20.4. Письмо, выполненное на бланке мэрии или мэра (заместителя мэра), не требует удостоверения печатью, а в случае письма на нескольких листах - на последнем листе ставится печать на подпись.

3.3.21. (26) (дополнит.) - отметка о заверении копии

3.3.21.1. Заверение соответствия копии документа подлиннику производится для придания копии юридической силы.

3.3.21.2. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи "Копия верна", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения ниже реквизита "Подпись". Допускается копию документа заверять печатью.

Например:

Копия верна

Инспектор отдела кадров (личная подпись) (инициалы, фамилия)

01.08.2007

3.3.21.3. На копии исходящего документа, остающегося в деле, допускается не указывать отметку о заверении копии.

3.3.22. Реквизит (27) (дополнит.) - отметка об исполнителе

3.3.22.1. Реквизит необходим для оперативной связи с составителем документа для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

3.3.22.2. Отметку об исполнителе документа проставляют в левом нижнем углу лицевой стороны или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

3.3.22.3. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, без тире, через пробелы.

Например:

(инициалы, фамилия)

28 88 14

3.3.22.4. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывают фамилию основного исполнителя.

3.3.23. Реквизит (28) (обязат.) - отметка об исполнении документа и направлении
его в дело

3.3.23.1. Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих оформлению в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

3.3.23.2. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело проставляют на первой странице документа. Реквизит включает в себя:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

- слово "В дело" и номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

- личную подпись, расшифровку подписи исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

Отправлен ответ 12.05.2007 N 145/12-252

В дело 12 - 25 за 2007

(инициалы, фамилия)

24.05.2007

3.3.23.3. Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело" должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем органа (структурного подразделения) мэрии, в котором исполнен документ.

3.3.24. Реквизит (29) (обязат.) - отметка
о поступлении документа в организацию

3.3.24.1. Отметку ставят на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа (нижний правый угол).

3.3.24.2. Отметка о поступлении документа включает в себя:

- наименование получающего органа, организации;

- дату поступления документа;

- входящий номер (номер вопроса из кодификатора (от 1 до 35) *2, индекс должностного лица, порядковый номер документа);

--------------------------------

*2 -Кодификация вопросов - для документов, проходящих регистрацию в канцелярии мэрии.

- время поступления (при необходимости).

Например:

Мэрия городского округа Тольятти

28.08.2007

Вх. N 14-1/245

3.3.25. Реквизит (30) (дополнит.) - идентификатор электронной
копии документа

3.3.25.1. Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, а также другие поисковые данные. Проставляется в левом нижнем углу последней страницы документа.

Например:

C:\Мои документы\служебные письма\письмо35.doc

IV. Организация документооборота и исполнения документов

Делопроизводство (документационное обеспечение управления - ДОУ) - это документирование деятельности мэрии, охватывающее весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Служебные документы поступают в мэрию централизованно через канцелярию мэрии. Служебные документы делятся на входящие, исходящие и внутренние, следовательно, документооборот в мэрии можно разделить на следующие этапы:

1. Порядок работы с входящими документами.

2. Порядок работы с внутренними документами.

3. Порядок работы с исходящими документами.

4.1. Порядок работы с входящими документами

4.1.1. Общие положения

4.1.1.1. К входящим документам мэрии относятся: служебные письма органов государственной власти и организаций, должностных лиц указанных органов и организаций, обращения и запросы депутатов, протесты прокурора, представления прокурора, письма юридических лиц, заказные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения Самарской Губернской Думы, Правительства Самарской области.

4.1.1.2. Обращения и запросы депутатов Думы городского округа Тольятти, направленные в мэрию, принимаются в виде письма, оформленного на бланке депутата с исходящим номером, датой и подписью депутата. Письма юридических лиц, независимо от формы собственности, принимаются на бланках организации, заверенные подписью руководителя и печатью организации, с исходящим номером и датой регистрации.

4.1.2. Прием, предварительное рассмотрение
и сортировка входящих документов

4.1.2.1. Все входящие документы принимаются в канцелярии мэрии ежедневно (кроме выходных), проходят первичную обработку и сортировку. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается адресату. Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность их доставки, целостность упаковки документов. Корреспонденция с пометкой "Лично" не вскрывается, незамедлительно передается адресату или уполномоченному сотруднику.

4.1.2.2. После предварительного ознакомления с каждым документом, документы сортируются исходя из содержания и тематики документа и регистрируются в день поступления. Регистрации не подлежат документы информационно-справочного характера, не требующие исполнения и учета. Документы, адресованные непосредственно в органы (структурные подразделения) мэрии, направляются в соответствующие органы мэрии, а предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в мэрию средствами почтовой связи, направляются в общественную приемную мэрии в течение одного рабочего дня.

4.1.3. Регистрация входящих документов
и постановка на контроль

4.1.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и учета.

4.1.3.2. Регистрация входящих документов производится в электронном журнале регистрации входящей документации путем формирования регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) на каждый документ. Дополнительно процесс регистрации включает в себя проставление в правом нижнем углу первого листа документа штампа, содержащего номер и дату регистрации. Регистрация телеграмм, телефонограмм и документов, поступающих по информационным системам общего пользования (в том числе по электронной почте) и каналам факсимильной связи, производится в журнале регистрации телеграмм, телефонограмм, факсограмм и электронных сообщений. Телеграммы, телефонограммы срочного характера принимаются под личную подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, и сразу передаются на рассмотрение адресату. Телеграммы и телефонограммы, не требующие срочного исполнения, проходят все этапы обработки и подлежат рассмотрению, как и остальные документы. В процессе регистрации документы нумеруются порядковой нумерацией, ведущейся в пределах календарного года.

4.1.3.3. Все зарегистрированные документы, требующие дальнейшего исполнения, ставятся на контроль канцелярией в соответствии со сроком исполнения, указанным в тексте документа или в визе руководителя. При отсутствии в тексте документа указания на срок исполнения проставляются следующие контрольные сроки:

- 10 дней - для протестов прокурора;

- 15 дней - для парламентских запросов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы РФ;

- безотлагательно - для обращений депутатов Самарской Губернской Думы (в случае проведения дополнительного изучения или проверки - 30 дней);

- 15 дней - для обращений депутатов Думы городского округа Тольятти (в случае проведения дополнительного изучения или проверки - 30 дней);

- 3 дня - с визой "срочно";

- 30 дней - для всех остальных документов.

4.1.4. Наложение резолюции

4.1.4.1. В соответствии с тематикой вопроса, изложенного в документе, документы в день регистрации направляются мэру (заместителю мэра), руководителю аппарата мэрии для принятия решения и наложения резолюции. Для принятия решения и наложения резолюции мэру (заместителю мэра), руководителю аппарата дается 2 дня. В резолюции мэр (заместитель мэра), руководитель аппарата назначает исполнителя (исполнителей) по вопросу, излагает мероприятия и указывает дату контрольного срока их исполнения.

4.1.4.2. С резолюцией мэра (заместителя мэра), руководителя аппарата документы возвращаются в канцелярию, где в РКК переносится содержание резолюции (поручений), фамилия, имя, отчество исполнителя (исполнителей) и контрольный срок исполнения. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем, ответственным за исполнение документа в целом и подготовку ответа является лицо, указанное в списке исполнителей первым.

4.1.5. Передача документов на исполнение

4.1.5.1. Передача документов в органы мэрии исполнителям с резолюцией мэра (заместителя мэра), руководителя аппарата производится в день регистрации (или на следующий день).

4.1.5.2. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии. При передаче документов в органы мэрии специалист, ответственный за ДОУ в органе мэрии, проставляет личную подпись и дату получения документов в РКК, которая остается в канцелярии мэрии.

4.1.5.3. Передача документов очередному исполнителю и возвращение документов от исполнителя фиксируется специалистами канцелярии в РКК с отметкой очередного исполнителя.

4.1.6. Работа исполнителей с документами

4.1.6.1. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа и подготовку ответа в установленный срок, ему предоставляется право созыва всех остальных исполнителей по документу. Исполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений, указанных в резолюции мэра (заместителя мэра), руководителя аппарата, и обязаны предоставить всю необходимую информацию и материалы по требованию ответственного исполнителя в установленные им сроки. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за исполнение документа в целом, а также персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.1.6.2. Исполнение документа предусматривает следующие этапы работы:

- изучение вопроса, сбор и обработка необходимой информации;

- подготовка проекта документа (ответа);

- оформление проекта документа;

- подписание проекта документа (собственное визирование);

- согласование проекта документа руководителями органов мэрии;

- регистрация исходящего проекта документа в органе мэрии;

- направление проекта документа мэру (заместителю мэра), руководителю аппарата на подпись (через канцелярию мэрии).

4.1.7. Контроль исполнения документов

4.1.7.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документов на контроль в правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль".

4.1.7.2. Сроки исполнения документов определяются мэром (заместителем мэра), руководителем аппарата, исходя из срока, установленного лицом, направившим документ, или сроков, установленных законодательством *3. Контроль сроков исполнения осуществляется постоянно на всех этапах работы с документами. Канцелярия производит напоминание исполнителям об истечении контрольного срока 2 раза в месяц на 1-е и 15-е число.

--------------------------------

*3 Сроки исполнения документов указаны в п. 4.1.3.3 настоящей Инструкции.

4.1.7.3. При необходимости изменения контрольного срока исполнения документа ответственный исполнитель направляет на имя мэра (заместителя мэра), руководителя аппарата служебное письмо с мотивированной просьбой о продлении сроков исполнения не позднее 3-х дней до истечения контрольного срока. Обо всех случаях изменения контрольного срока исполнения документов ответственный исполнитель обязан своевременно информировать канцелярию для внесения соответствующих изменений в РКК.

4.1.8. Закрытие документа (снятие с контроля)

4.1.8.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений мэра (заместителя мэра), руководителя аппарата, изложенных в резолюции, и документированного подтверждения выполнения поручений.

4.1.8.2. Закрытие и снятие документа с контроля осуществляется на основании резолюции мэра (заместителя мэра), руководителя аппарата и проставления отметки "В дело". Ответ направляется адресату, копия ответа со всем пакетом документов и РКК оформляются в дело согласно номенклатуре дел мэрии.

4.1.9. Обработка для отправки и отправка документов

4.1.9.1. Документы (ответы), предназначенные для отправки адресату, проходят регистрацию в канцелярии.

4.1.9.2. Доставка документов по территории городского округа осуществляется курьерской службой, иногородних отправлений - средствами почтовой связи либо по каналам телефонной, факсимильной связи (телеграммы, телефонограммы, факсы), а также по информационным системам общего пользования (электронные сообщения).

4.1.9.3. Документы, подлежащие отправке, принимаются в канцелярии мэрии полностью оформленными к отправке, подписанными, а также с указанием почтового адреса или заполненным реестром на рассылку. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

4.1.9.4. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в журнале исходящей документации и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заведующего канцелярией.

4.1.9.5. При сдаче документа на отправление исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел должен быть помещен документ.

4.2. Составление номенклатуры дел

4.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в мэрии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

4.2.2. Составление и оформление документа "Номенклатура дел":

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах (структурных подразделениях) мэрии, штатным расписанием мэрии, перспективными и текущими планами и отчетами, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

4.2.2.1. Обязательные реквизиты документа "Номенклатура дел":

- наименование организации (08);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16) - для сводной номенклатуры дел;

- текст документа (20);

- подпись (22);

- гриф согласования документа (23) - для сводной номенклатуры дел;

- визы согласования документа (24).

4.2.2.2. Структура текста документа "Номенклатура дел":

Каждому органу (структурному подразделению) мэрии в соответствии с утвержденной структурой присваивается индекс (01, 02...)

- в графе 1 проставляются индексы каждого дела;

- в графе 2 указываются заголовки дел;

- в графе 3 указывается количество дел. Заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 указывается срок хранения дел, номера статей по перечню.

- графа 5 - примечание.

4.2.2.3. Особенности оформления документа "Номенклатура дел":

- согласовывается на реже одного раза в 5 лет;

- в действие вводится с 1 января следующего календарного года;

- в течение года добавляется новыми делами. Для вновь заводимых дел оставляются резервные номера.

4.2.2.4. Согласование документа "Номенклатура дел":

- работник канцелярии, ответственный за архив в мэрии;

- экспертная комиссия исполнительно-распорядительного органа городского округа Тольятти (для сводной номенклатуры дел);

- экспертно-проверочная комиссия Управления государственной архивной службы Самарской области (для сводной номенклатуры дел).

4.2.2.5. Подписание документа "Номенклатура дел":

- руководитель органа (структурного подразделения) мэрии;

- лицо, ответственное за ДОУ в соответствующем органе (структурном подразделении) мэрии.

4.2.2.6. Утверждение документа "Номенклатура дел":

- руководитель аппарата мэрии и заверяется гербовой печатью.

4.2.3. Номенклатура дел органа (структурного подразделения) составляется руководителем органа либо специалистом, ответственным за ДОУ в структурном подразделении.

4.2.4. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел канцелярии; второй - используется в канцелярии мэрии в качестве рабочего экземпляра; третий - используется в архиве мэрии; четвертый - в Управлении по делам архивов мэрии.

4.2.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений структуры и функций мэрии.

4.3. Формирование и оформление дел

4.3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

4.3.2. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в канцелярию мэрии либо лицам, ответственным за ДОУ в органах (структурных подразделениях) мэрии, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен подшиваться документ, определяет руководитель органа (структурного подразделения) либо исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль правильности оформления дел осуществляет канцелярия мэрии.

4.3.3. Общие правила формирования дел:

- в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группируются документы постоянного и временного срока хранения;

- ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях;

- в дела не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

4.3.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дел (дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу) предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерация листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- внутренняя опись документов (в необходимых случаях);

- подшивка и переплет дела (твердая обложка);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

- дела постоянного хранения имеют надпись "Хранить постоянно".

4.3.5. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы в деле не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.4. Организация оперативного хранения документов

4.4.1. Документы временного срока хранения (до 10 лет) с момента заведения дел и до истечения срока хранения хранятся по месту их формирования. Руководители органов (структурных подразделений) мэрии и сотрудники, отвечающие за ДОУ, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

4.4.2. Дела располагают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре.

4.4.3. Для временного хранения документов внутри органов, организаций создаются ведомственные архивы. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем передаются в архив мэрии.

4.4.4. Выдача дел в другие органы (структурные подразделения) мэрии производится с разрешения руководителя аппарата мэрии. На выданное дело заводится карта-заместитель, содержащая следующую информацию: наименование органа (структурного подразделения) мэрии; индекс дела; дата выдачи дела; Ф.И.О. лица, кому выдано дело, подпись; дата возвращения дела, подпись.

4.4.5. Дела выдаются на временное пользование на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата мэрии.

4.5. Подготовка документов на хранение в архив

4.5.1. Документы постоянного срока хранения мэрии являются муниципальной собственностью и в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России, после истечения срока ведомственного хранения (5 лет), подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Управление по делам архивов как часть архивного фонда Российской Федерации. Документы временного срока хранения (до 10 лет и свыше) хранятся в ведомственных архивах до истечения срока хранения.

4.5.2. Подготовка документов к передаче в ведомственные архивы включает работу канцелярии мэрии и лиц, ответственных за ДОУ в органах (структурных подразделениях) мэрии, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

4.6. Экспертиза ценности документов

4.6.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

4.6.2. Экспертиза ценности документов в мэрии на стадии делопроизводства производится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в ведомственные архивы.

4.6.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в мэрии создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее - ЭК) в органах (структурных подразделениях) мэрии.

4.6.4. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются Положениями об этих комиссиях, которые утверждаются мэром (для ЦЭК) и руководителем органа (структурного подразделения) мэрии (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭК Управления по делам архивов мэрии.

4.6.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах (структурных подразделениях) мэрии лицами, ответственными за ДОУ, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работников архива мэрии и контролем со стороны Управления по делам архивов.

4.6.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственные архивы;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах (структурных подразделениях);

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

4.6.7. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК мэрии.

4.6.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

4.6.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

4.6.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

4.6.11. В каждом органе (структурном подразделении) мэрии описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника ведомственного архива мэрии. По этим описям документы сдаются в ведомственные архивы исполнительных органов.

4.6.12. Описи дел постоянного срока хранения, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки работниками ведомственных архивов сводных описей дел исполнительных ОМС и передачи документов на муниципальное хранение.

4.6.13. Описи дел органов (структурных подразделений) мэрии составляются по установленной форме и представляются в ведомственные архивы через два года после завершения дел в делопроизводстве.

4.6.14. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

4.6.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

4.6.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи (литерные номера и пропущенные номера).

4.6.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с заведующим канцелярией мэрии и утверждается руководителем органа (структурного подразделения) мэрии.

При наличии в структурном подразделении мэрии ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

4.6.18. Опись дел органа (структурного подразделения) мэрии составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в органе (структурном подразделении) мэрии. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

4.6.19. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению в органах (структурных подразделениях) мэрии производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи рассматриваются на заседании ЦЭК, ЭК. Согласованные описи утверждаются руководителем органа только после их утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления Государственной архивной службы Самарской области.

4.6.20. Акты о выделении документов к уничтожению составляются в каждом органе (структурном подразделении) мэрии отдельно, согласуются с ЭК органа (структурного подразделения), и после утверждения ЭПК описи за соответствующий период орган (структурное подразделение) мэрии имеет право уничтожить документы, включенные в акты, в соответствии с установленным порядком.

4.7. Передача документов в архив

4.7.1. В ведомственные архивы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

4.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственные архивы после истечения двухлетнего срока их хранения и завершения в делопроизводстве в органе (структурном подразделении) мэрии.

4.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственные архивы не подлежат. Они хранятся в органе (структурном подразделении) мэрии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.7.4. Передача дел в ведомственные архивы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями органов (структурных подразделений) мэрии и утвержденному заведующим канцелярией.

4.7.5. В период подготовки дел органами (структурными подразделениями) мэрии к передаче в ведомственный архив работником ведомственного архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

4.7.6. Прием каждого дела производится работниками ведомственных архивов в присутствии работника органа (структурного подразделения) мэрии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

4.7.7. В случае упразднения или преобразования органа (структурного подразделения) мэрии лицо, ответственное за ДОУ в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и по номенклатуре дел.

4.8. Порядок работы с внутренними документами

4.8.1. Деловые письма, служебные и докладные записки, поступающие из органов мэрии на имя мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата, подписываются руководителем соответствующего органа мэрии и регистрируются в канцелярии мэрии.

4.8.2. Регистрация производится в электронном журнале регистрации внутренних документов мэрии. Дополнительно процесс регистрации включает в себя проставление штампа, содержащего номер и дату регистрации, в правом нижнем углу первого листа документа. В процессе регистрации документы нумеруются порядковой нумерацией, ведущейся в пределах календарного года.

4.8.3. Зарегистрированные письма, служебные и докладные записки передаются адресату для рассмотрения и наложения резолюции. После рассмотрения документы возвращаются в канцелярию, где в электронный журнал регистрации внутренних документов переносится содержание резолюции. В соответствии с резолюцией документы передаются в органы мэрии для исполнения, а по исполнению - оформляются в дело.

4.8.4. Деловая и служебная переписка между органами мэрии осуществляется напрямую через секретарей либо лиц, ответственных за делопроизводство в органах мэрии, и подлежит регистрации в соответствующих органах мэрии.

4.9. Порядок работы с исходящими документами мэрии

4.9.1. Все исходящие документы, подписанные мэром, заместителями мэра или руководителем аппарата, отправляются через канцелярию мэрии.

4.9.2. Подготовленный проект исходящего документа передается в канцелярию мэрии, где проверяется правильность его оформления. Проект документа переносится на соответствующий бланк письма и направляется мэру (заместителю мэра, руководителю аппарата) на подпись.

4.9.3. После подписания документы возвращаются в канцелярию, где регистрируются в тот же день в электронном журнале регистрации исходящих документов, при подписании документа мэром, заместителями мэра или руководителем аппарата в нерабочий день, срок регистрации продлевается до первого следующего за ним рабочего дня. В процессе регистрации документы нумеруются порядковой нумерацией, ведущейся в пределах календарного года.

4.9.4. Оригинал документа отправляется адресату: по территории городского округа - курьером (в соответствии с реестром рассылки); иногороднему адресату - почтовым отправлением. Копия документа оформляется в дело.

Начальник методического отдела

Е.А. Тупикова

Заведующий канцелярией (отделом)

Н.А. Степанова