Приложение N 9. Положение о бюро документооборота Правового департамента мэрии городского округа Тольятти

Приложение N 9
к распоряжению
Мэра городского округа Тольятти
от 11 июля 2007 г. N 4715-1/р

Положение
о бюро документооборота Правового департамента мэрии
городского округа Тольятти

1. Общие положения

1.1. Бюро документооборота (далее - Бюро) правового департамента (далее - Департамент) мэрии городского округа Тольятти.

1.2. Бюро образовано распоряжением мэра городского округа Тольятти от 08.06.2006 г. N 167-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов мэрии городского округа Тольятти". Изменение структуры бюро и упразднение бюро осуществляется распоряжением мэра городского округа Тольятти.

1.3. Бюро непосредственно руководит заведующий бюро, который непосредственно подчиняется руководителю Департамента.

1.4. Бюро осуществляет свою деятельность на основе Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, в том числе: Устава городского округа Тольятти, Положения о муниципальной службе в городском округе Тольятти, Положения о Департаменте, настоящего Положения, а также правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативными правовыми актами по вопросам документационного обеспечения.

1.5. Штатное расписание и условия оплаты труда работников Бюро утверждаются мэром городского округа. В настоящее Положение вносятся изменения в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав, ответственности, возложенных на бюро.

1.6. Местонахождение бюро: 445011, Российская Федерация, Самарская область, г. Тольятти, пл. Свободы, 4.

2. Основные цели и задачи бюро

Основной целью деятельности бюро является: организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения Департамента), организация единого порядка работы с документами в Департаменте, осуществление контроля за документационным обеспечением Департамента.

Для достижения поставленной цели бюро решает следующие задачи:

1. Осуществление работы с входящими в Департамент документами;

2. Осуществление работы с исходящими из Департамента документами;

3. Осуществление мониторинга работы Департамента с органами государственной власти и судебными органами, органами местного самоуправления;

4. Осуществление работы с факсами, телеграммами, телефонограммами, поступающими в Департамент и исходящими из Департамента;

5. Осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями Департамента сроков исполнения документов;

6. Решение иных организационных вопросов.

3. Основные функции бюро

3.1. Для решения задачи N 1 "Осуществление работы с входящими в Департамент документами" бюро осуществляет следующие функции:

3.1.1. Осуществляет прием документов в Департаменте от органов государственной власти, организаций и граждан по вопросам компетенции Департамента, в том числе документов об исполнительном производстве, судебных повесток, исковых заявлений, определений (постановлений) и решений судов;

3.1.2. Проводит проверку правильности оформления поступивших документов в соответствии с правилами и требованиями делопроизводства;

3.1.3. Регистрирует документ, проставляет штамп, содержащий номер и дату регистрации;

3.1.4. Направляет документ руководителю департамента для наложения резолюции;

3.1.5. Документы с резолюцией руководителя Департамента направляет в соответствующее структурное подразделение Департамента на исполнение;

3.1.6. Каждый факт передачи документа исполнителю и возвращения от исполнителя фиксирует в журнале регистрации (в электронном варианте), указывая сведения об исполнении;

3.1.7. Снимает исполненные документы с контроля;

3.1.8. Передает пакеты исполненных документов в канцелярию (отдел) мэрии в установленном порядке.

3.2. Для решения задачи N 2 "Осуществление работы с исходящими из Департамента документами" бюро осуществляет следующие функции:

3.2.1. Осуществляет проверку документов, предназначенных для отправки адресатам, на полноту и правильность оформления в соответствии с требованиями ГОСТов, инструкций, правил и требований делопроизводства;

3.2.2. Регистрирует документы, подписанные руководителем Департамента (его заместителем), либо иным уполномоченным лицом;

3.2.3. Отправляет документы адресату (в том числе направляет документы об исполнительном производстве, судебные повестки, исковые заявления, определения (постановления) и решения судов органам мэрии, принимавшим участие в данных делах);

3.2.4. Ведет архив исходящих из Департамента документов.

3.3. Для решения задачи N 3 "Осуществление мониторинга работы Департамента с прокуратурой, органами государственной власти и судебными органами, органами местного самоуправления" бюро осуществляет следующие функции:

3.3.1. Ведет реестр судебных дел, в которых принимает участие мэрия, ее органы (структурные подразделения), организации, уполномоченные выступать от имени мэрии городского округа;

3.3.2. Ведет архив судебных дел, законченных производством;

3.3.3. Ведет реестр актов прокурорского реагирования (представлений и протестов);

3.3.4. Ведет учет изданных муниципальных правовых актов (постановлений и распоряжений мэра, распоряжений заместителей мэра).

3.4. Для решения задачи N 4 "Осуществление работы с факсами, телеграммами, телефонограммами, поступающими в Департамент и исходящими из Департамента" бюро осуществляет следующие функции:

3.4.1. Осуществляет прием факсов, телеграмм, телефонограмм, направляет их руководителю Департамента для наложения резолюции;

3.4.2. Передает факсы, телеграммы, телефонограммы на исполнение согласно резолюции руководителя департамента, а также осуществляет передачу подобных сообщений органам и организациям;

3.4.3. Формирует архив входящих и исходящих факсов, телеграмм, телефонограмм.

3.5. Для решения задачи N 5 "Осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями Департамента сроков исполнения документов" бюро осуществляет следующие функции:

3.5.1. Осуществляет контроль исполнения документов структурными подразделениями департамента на всех этапах работы с документами;

3.5.2. Фиксирует контрольные сроки на все зарегистрированные документы, требующие исполнения;

3.5.3. Направляет напоминания исполнителям (структурным подразделениям департамента) до истечения контрольного срока;

3.5.4. Предоставляет отчет руководителю департамента по неисполненным в установленный срок документам.

3.6. Для решения задачи N 6 "Решение иных организационных вопросов" бюро осуществляет следующие функции:

3.6.1. Доводит информацию о проведении совещаний, заседаний, иных организационных мероприятий до сведения руководителей структурных подразделений Департамента;

3.6.2. Решает вопросы транспортного обслуживания сотрудников Департамента.

4. Права бюро

4.1. Мероприятия по организации работы Бюро планируются и выполняются по заданиям руководителя Департамента. Планы мероприятий Бюро разрабатываются заведующим Бюро поквартально и помесячно, утверждаются руководителем Департамента. Контроль за выполнением планов мероприятий Бюро осуществляет руководитель Департамента.

4.2. Бюро имеет право:

- запрашивать от структурных подразделений Департамента сведения, необходимые для осуществления задач и функций бюро;

- возвращать исполнителям (работникам Департамента) на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований документооборота;

- вносить предложения руководителю Департамента о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников Департамента, нарушающих установленные правила работы с документами;

- участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами в Департаменте, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

- пользоваться информационными банками данных, имеющимися в мэрии городского округа.

5. Структура бюро

5.1. Инспекторы бюро назначаются на должность на условиях трудового договора и освобождаются от должности на основании распоряжения мэра городского округа Тольятти по согласованию с заведующим Бюро, руководителем Департамента в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Бюро в своей работе взаимодействует со всеми структурными подразделениями Департамента, иными органами (структурными подразделениями) мэрии, физическими и юридическими лицами в пределах своей компетенции.

6. Руководство бюро

6.1. Бюро руководит заведующий бюро.

6.2. Заведующий бюро назначается на должность на условиях трудового договора и освобождается от должности распоряжением мэра городского округа Тольятти по согласованию с руководителем Департамента в соответствии с действующим законодательством.

6.3. Положение о бюро разрабатывается заведующим бюро и утверждается распоряжением мэра городского округа. Должностную инструкцию заведующего бюро, должностные инструкции инспекторов бюро утверждает мэр городского округа.

6.4. Заведующий бюро имеет право:

- запрашивать и получать в установленном порядке информацию по вопросам своей компетенции;

- принимать решения или участвовать в их подготовке в соответствии с должностными обязанностями;

- требовать от инспекторов бюро неукоснительного соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, установленного в мэрии городского округа Тольятти, порядка работы со служебной информацией;

- вносить руководителю Департамента предложения по вопросам, относящимся к своей компетенции;

- подготавливать и вносить руководителю Департамента предложения по совершенствованию деятельности бюро, по выдвижению кандидатур на вакантные должности инспекторов в бюро, обеспечению бюро необходимыми документами, техническими средствами, о поощрении или применении дисциплинарных взысканий к инспекторам бюро;

- по поручению руководителя Департамента принимать участие в совещаниях, семинарах, иных мероприятиях при рассмотрении на них вопросов, входящих в компетенцию бюро;

- подписывать отчеты, письма, докладные и служебные записки, исходящие из бюро;

- участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности;

- повышать квалификацию и продвигаться по службе.

6.5. Заведующий бюро обязан:

- соблюдать и исполнять требования Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти;

- исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих руководителей, изданных в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;

- исполнять требования, отраженные в должностной инструкции заведующего бюро, разрабатывать должностные инструкции на своих подчиненных;

- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленного в мэрии городского округа Тольятти;

- соблюдать нормы служебной этики;

- поддерживать необходимый для должности уровень квалификации.

- обеспечивать соблюдение законности в деятельности бюро.

6.6. В соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти заведующий бюро несет ответственность за:

- выполнение бюро возложенных на бюро задач и функций в соответствии с настоящим Положением;

- своевременное и качественное выполнение планов работы бюро;

- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;

- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностной инструкции заведующего бюро.

Заведующий бюро

документооборота

Л.А. Кириллова

Согласовано

Руководитель

правового департамента

С.Н. Исаев

Начальник

методического отдела

Е.А. Тупикова

Руководитель

управления персонала и

муниципальной службы

С.И. Горшков