Приложение N 1. Инструкция о порядке разработки, согласования и утверждения положений о структурных подразделениях мэрии городского округа Тольятти

Приложение N 1
к Распоряжению
Мэра городского округа Тольятти
от 4 июля 2008 г. N 4367-1/р

Инструкция
о порядке разработки, согласования и утверждения
положений о структурных подразделениях мэрии
городского округа Тольятти

Инструкция подготовлена в качестве руководства при разработке положений о структурных подразделениях мэрии городского округа Тольятти.

Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", действующим законодательством о муниципальной службе, Уставом городского округа Тольятти и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Самарской области и муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти.

I. Основные понятия и термины

1.1. Органы мэрии городского округа Тольятти осуществляют свою деятельность на основании положений об отраслевых (функциональных) и территориальных органах мэрии, утверждаемых мэром или уполномоченным им должностным лицом мэрии городского округа Тольятти.

1.2. Положение о структурном подразделении мэрии городского округа - это локальный нормативный акт мэрии, определяющий порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре мэрии городского округа Тольятти, основное направление деятельности подразделения, его права и взаимоотношения с другими органами (структурными подразделениями) мэрии, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Положение о структурном подразделении мэрии городского округа Тольятти разрабатывается с целью:

- регулирования отношений между структурными подразделениями и установления механизма реализации функций отдельных структурных подразделений в системе управления;

- определения компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

- регулирования и установления ответственности структурных подразделений и должностных лиц мэрии городского округа Тольятти за действия, не соответствующие правовым установлениям;

- установления и изменения статуса структурного подразделения или прекращения его деятельности.

1.3. Изменение статуса подразделения осуществляется при изменении целей, задач и функций подразделения. Под изменением статуса подразделения понимается преобразование в иной вид, слияние с другим подразделением, присоединение к другому подразделению, выделение структурного подразделения в общей структуре мэрии городского округа Тольятти.

1.4. Под задачей понимается определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели.

1.5. Под функцией понимают постоянно возобновляемую и осуществляемую деятельность подразделения по реализации определенной задачи, т.е. для решения задачи необходимо определить и выполнить некоторую совокупность функций. Одни и те же функции могут быть исполнены для достижения разных задач.

II. Структура документа и требования,
предъявляемые к его оформлению

Положение о структурном подразделении мэрии в обязательном порядке должно содержать следующие разделы:

I. Общие положения;

II. Основные цели и задачи подразделения;

III. Функции подразделения;

IV. Структура подразделения;

V. Руководство подразделением.

Оформление документа осуществляется в соответствии с установленными требованиями по оформлению правовых документов:

- ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст;

- Порядок подготовки и принятия распорядительных документов, подписания договоров и выдачи доверенностей в мэрии г. Тольятти, утвержденный Постановлением мэра городского округа Тольятти от 26.11.2002 N 136-1/п;

- Инструкция по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти, утвержденная Распоряжением мэра городского округа Тольятти от 24.09.2007 N 6408-1/р (с изменениями и дополнениями).

Раздел I "Общие положения"

В этом разделе отражаются следующие сведения:

1.1. Место подразделения в структуре мэрии городского округа Тольятти.

В этом пункте раздела указывается точное и полное наименование органа (структурного подразделения) мэрии в соответствии с утвержденной структурой и действующим штатным расписанием.

Например:

1.1. Наименование органа (структурного подразделения) мэрии: общий отдел Департамента образования (далее - Департамент) мэрии городского округа Тольятти (далее - отдел).

1.2. Порядок создания, изменения статуса и прекращения деятельности подразделения.

В этом пункте раздела указывается наименование правового акта (постановление или распоряжение мэра), на основании которого создано подразделение, и его реквизиты.

Предусматривается описание механизма изменения статуса и прекращения деятельности структурного подразделения.

Изменение статуса подразделения производится на основании распоряжения мэра городского округа по ходатайству курирующего заместителя мэра или решения коллегии мэрии.

Прекращение деятельности органа (структурного подразделения) в общей структуре мэрии осуществляется только на основании решения Думы городского округа Тольятти. Прекращение деятельности структурного подразделения в составе органа мэрии осуществляется на основании распоряжения мэра городского округа Тольятти об организационной схеме функционального подчинения и составе органов мэрии городского округа Тольятти.

1.3. Подчиненность структурного подразделения.

В этом пункте раздела указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет административно-функциональное руководство деятельностью подразделения.

Например:

1.3. Комитет подчиняется заместителю мэра по социальным вопросам.

1.4. Какими основополагающими документами подразделение руководствуется в своей деятельности.

В этом пункте раздела необходимо перечислить законодательные и иные нормативные правовые акты, которые регламентируют работу органа мэрии или структурного подразделения, входящего в состав органа и находящегося в непосредственном функциональном подчинении руководителя органа мэрии, в том числе и Положение о структурном подразделении.

Законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность структурного подразделения мэрии городского округа Тольятти:

- Конституция Российской Федерации;

- законодательные и иные нормативные правовые акты РФ и Самарской области;

- муниципальные правовые акты городского округа Тольятти;

- положение об органе (структурном подразделении) мэрии городского округа Тольятти.

Например:

1.4. Департамент и его структурные подразделения осуществляют свою деятельность на основе Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, а также настоящего Положения.

1.5. Кем готовятся предложения по изменению структуры подразделения, по штатному расписанию и оплате труда работников.

Штатное расписание мэрии разрабатывается в соответствии с организационной схемой функционального подчинения и состава органов мэрии городского округа Тольятти.

Положение об органе (структурном подразделении) изменяется и корректируется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав и ответственности, возлагаемых на орган (структурное подразделение).

Например:

1.5. Штатное расписание и условия оплаты труда работников департамента утверждаются мэром городского округа Тольятти. Настоящее Положение изменяется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав и ответственности, возложенных на отдел.

1.6. Кем утверждаются Положения об органах (структурных подразделениях) мэрии городского округа Тольятти.

В этом пункте раздела указываются должностные лица, которые утверждают положения об органах (структурных подразделениях) мэрии.

Проект положения об органе (структурном подразделении) мэрии разрабатывается руководителем органа (структурного подразделения) мэрии в 10-дневный срок со дня принятия решения о создании органа (структурного подразделения) мэрии. При изменении структуры органа (структурного подразделения), а также изменении целей, задач или функций, в 10-дневный срок разрабатывается положение об органе (структурном подразделении) в новой редакции.

Проект положения об органе мэрии разрабатывается и подписывается руководителем органа и утверждается распоряжением мэра городского округа Тольятти. Проект распоряжения мэра об утверждении положения об органе мэрии согласовывается на листе согласования курирующим заместителем мэра, управлением муниципальной службы и кадровой политики, правовым департаментом. Подлинник утвержденного положения об органе мэрии хранится в архиве канцелярии мэрии городского округа Тольятти, копия положения направляется в управление муниципальной службы и кадровой политики мэрии городского округа Тольятти.

Проект положения о структурном подразделении мэрии, входящем в состав органа мэрии, разрабатывается и подписывается руководителем описываемого структурного подразделения и утверждается приказом руководителя органа мэрии. Проект приказа об утверждении положения о структурном подразделении согласовывается на проекте положения с непосредственными вышестоящими руководителями в составе органа мэрии. Оригинал утвержденного положения о данном структурном подразделении хранится в органе (структурном подразделении) мэрии, а копия направляется в управление муниципальной службы и кадровой политики мэрии городского округа Тольятти.

Управление муниципальной службы и кадровой политики мэрии в целях контроля осуществляет выборочный аудит по подготовке, оформлению и утверждению положений о структурных подразделениях мэрии городского округа Тольятти.

Например:

1.6. Положение о департаменте разрабатывается руководителем департамента и утверждается распоряжением мэра городского округа Тольятти.

Положения о входящих в состав департамента структурных подразделениях разрабатываются руководителями подразделений и утверждаются приказом руководителя департамента.

Раздел I "Общие положения" может содержать информацию о наличии печати с обозначением полного наименования органа (структурного подразделения), штампов и бланков установленного вида и др.

Например:

1.7. Департамент имеет бланки и штампы установленного образца.

Раздел II "Основные цели и задачи"

Цели деятельности подразделения.

Этот раздел должен содержать основные цели деятельности и задачи органа (структурного подразделения) мэрии, функции структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии и находящегося в непосредственном функциональном подчинении руководителя органа мэрии.

При разработке положения об органе (структурном подразделении) цель должна формулироваться так, чтобы нельзя было применять различные толкования ее смысла.

Цель должна в сжатом виде отражать все задачи и функции, возложенные на орган мэрии, быть достижимой, определять назначение и конечный результат деятельности органа мэрии в общей структуре мэрии городского округа Тольятти.

У ряда структурных подразделений мэрии (например, управление делами) основной целью деятельности является обеспечение деятельности других структурных подразделений мэрии в определенной функциональной сфере.

Основные задачи подразделения.

После определения цели деятельности органа мэрии необходимо определить перечень задач, возлагаемых на орган (структурное подразделение) мэрии.

Как правило, для достижения поставленной перед органом (структурным подразделением) мэрии цели необходимо решение нескольких задач. В этом случае приводится их полный ранжированный перечень.

Цели и задачи подразделения излагаются в форме существительного.

Например:

II. Основные цели и задачи Департамента (экономического развития).

Основной целью деятельности департамента является формирование и реализация социально-экономической, тарифной, инновационной и инвестиционной политики муниципалитета, определение основных направлений устойчивого развития экономики городского округа и разработка методов ее эффективного регулирования.

Для достижения поставленной цели департаменту необходимо решение следующих основных задач:

1. Анализ экономического положения городского округа Тольятти и формирование приоритетных направлений социальной и экономической политики; определение принципов и методов регулирования в социально-экономической сфере.

2. Организация по планированию, формированию, обеспечению размещения и контролю за исполнением муниципального заказа городского округа Тольятти на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд.

3. Разработка принципов, механизмов и форм реализации структурной, промышленной, инновационной политики городского округа Тольятти.

И т.д.

Раздел III "Основные функции"

Этот раздел должен содержать перечень основных функций органа (структурного подразделения) мэрии, обеспечивающих решение задач и достижение в конечном итоге его цели.

Функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на вопрос "что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу" и излагаться в глагольной форме.

Функции должны быть разбиты по блокам и сгруппированы в соответствии с основными задачами подразделения.

Основные требования к описанию функций подразделения:

1. Функции должны быть изложены так, чтобы определить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед органом (структурным подразделением) мэрии.

2. Функции не должны дублироваться.

3. Функции органа (структурного подразделения) мэрии должны быть увязаны с функциями тех органов (структурных подразделений), с которыми у органа мэрии существуют функциональные связи.

4. Функции мэрии городского округа Тольятти должны быть разделены на функции отдельных органов (структурных подразделений) мэрии и вменены им в виде функциональных обязанностей. В свою очередь, функции органов (структурных подразделений) мэрии должны быть разделены на функции отдельных специалистов и вменены им в виде должностных обязанностей.

5. Формулировка и предлагаемый набор функций должны обеспечить достижение обозначенной цели, решение задач подразделения с наименьшими затратами, а также возможность оценки достигаемого результата работы подразделения.

6. Функции не должны выходить за рамки целей деятельности и задач, решаемых как мэрией в целом, так и органом (структурным подразделением) мэрии в частности.

Например:

III. Функции департамента.

3.1. Для решения задачи N 1 "Анализ экономического положения городского округа Тольятти и формирование приоритетных направлений социальной и экономической политики; определение принципов и методов регулирования в социально-экономической сфере" департамент выполняет следующие функции:

3.1.1. Определяет исходные параметры и сценарные условия для составления городских, отраслевых прогнозов, согласовывает показатели прогнозов с финансовыми возможностями их реализации;

3.1.2. Организует работу по формированию прогнозов социально-экономического развития городского округа Тольятти на очередной год, среднесрочный период и долгосрочную перспективу;

3.1.3. Проводит экономический анализ и оценку итогов развития экономики городского округа Тольятти.

3.2.

3.2.1.

3.2.2.

3.2.3.......

Аналогично задаче 1 перечисляются функции для всех остальных задач департамента.

Раздел IV "Структура подразделения"

4.1. Наименование подразделений, входящих в состав органа (структурного подразделения мэрии).

Этот пункт раздела должен содержать перечень структурных подразделений, входящих в состав описываемого органа (структурного подразделения) мэрии и находящихся в непосредственном подчинении руководителя органа мэрии, в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием.

Например:

4.1. Структура Управления:

- Управление делами;

- канцелярия (отдел);

- транспортный отдел;

- бюро обеспечения охраны труда;

- отдел хозяйственного обеспечения;

- бюро дежурных;

- бюро хозяйственного и технического обеспечения;

- бюро муниципальных закупок для нужд мэрии.

4.2. Механизм приема, увольнения специалистов мэрии.

В этом пункте раздела указывается механизм приема и увольнения специалистов.

Специалисты структурных подразделений назначаются на должность на условиях трудового договора и освобождаются от должности распоряжением заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата мэрии по согласованию с руководителем структурного подразделения, вышестоящим руководителем, курирующим заместителем мэра в соответствии с действующим законодательством.

Например:

4.2. Специалисты отдела назначаются на должность на условиях трудового договора и освобождаются от должности распоряжением заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата мэрии по согласованию с начальником отдела, руководителем Управления, руководителем Департамента, заместителем мэра по социальным вопросам в соответствии с действующим законодательством.

Раздел V "Руководство подразделением"

5.1. Кем возглавляется подразделение.

В этом пункте раздела указывается должность руководителя структурного подразделения в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием.

Например:

5.1. Комитет возглавляет руководитель комитета.

5.2. Порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя органа (структурного подразделения) мэрии.

В этом пункте раздела указывается, кто назначает и отстраняет от должности руководителя органа (структурного подразделения) мэрии и как происходит эта процедура.

С какими категориями работников мэрии осуществляет трудовые отношения мэр, а с какими категориями - уполномоченное им лицо, определяется Постановлением мэра "О распределении обязанностей между мэром, первым заместителем мэра и заместителями мэра городского округа Тольятти".

Назначение на должность руководителей органов (структурных подразделений) мэрии и освобождение их от должности происходит по согласованию с курирующим заместителем мэра на условиях трудового договора.

Например:

5.2. Руководитель департамента назначается на должность на условиях трудового договора и освобождается от должности распоряжением мэра по согласованию с курирующим заместителем мэра в соответствии с действующим законодательством.

Или:

5.2. Начальник отдела назначается на должность на условиях трудового договора и освобождается от должности распоряжением заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата мэрии по согласованию с руководителем департамента, заместителем мэра по социальным вопросам в соответствии с действующим законодательством.

5.3. Основные права и обязанности руководителей органа (структурного подразделения) мэрии.

Руководитель - лицо, на которое официально возложены функции управления коллективом структурного подразделения и организации его деятельности. Руководитель несет ответственность за функционирование структурного подразделения и располагает строго определенными правами и обязанностями.

Этот пункт раздела содержит перечень основных прав, полномочий и обязанностей, предоставляемых руководителям органа (структурного подразделения), для выполнения возложенных на орган (структурное подразделение) функций.

Например:

5.3. Руководитель департамента:

- от имени департамента осуществляет права департамента;

- организует работу департамента, утверждает плановые показатели работы департамента, осуществляет общее методическое руководство работой департамента, проверяет и анализирует ее состояние;

- проводит разграничение компетенции и распределяет задания между управлениями и отделами;

- визирует проекты нормативных правовых актов, подписывает документы в пределах своей компетенции;

- вносит на рассмотрение заместителя мэра по экономике и финансам предложения по вопросам, входящим в компетенцию департамента;

- и т.д.

5.3.1. Заместитель руководителя департамента:

- непосредственно курирует деятельность управления муниципальных торгов и отдела по регулированию цен и тарифов;

- координирует работу департамента;

- анализирует деятельность департамента и подготавливает предложения по совершенствованию его деятельности;

и т.д.

5.3.2. Руководители управления департамента:

- организуют работу управлений, их структурных подразделений и распределяют задания, полученные от руководителя департамента (заместителя руководителя департамента) между подразделениями, контролируют деятельность руководителей этих подразделений;

- визируют в установленном порядке проекты нормативных правовых актов и иные документы в пределах своей компетенции;

- и т.д.

5.3.3. Начальники отделов (не входящие в состав управлений департамента):

- организуют работу отделов, их структурных подразделений и распределяют задания, полученные от руководителя департамента, заместителя руководителя департамента, между работниками отдела.

- и т.д.

5.4. Ответственность руководителей органа (структурного подразделения) мэрии.

В этом пункте раздела необходимо указать, какую персональную ответственность несут руководители органа (структурного подразделения) за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на подразделение задач и функций, а также за действия, не соответствующие правовым установлениям.

Ответственность должностных лиц (руководителей) перед законом возникает в случае принятия должностными лицами решений, правовых актов, противоречащих Конституции РФ, федеральному законодательству, законам субъектов Российской Федерации, Уставу муниципального образования.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение руководителем возложенных на него должностных обязанностей, изложенных в его должностной инструкции, к руководителю применяются дисциплинарные и иные взыскания, предусмотренные законодательными актами и муниципальными правовыми актами.

Например:

5.4. В соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти руководитель департамента, заместитель руководителя департамента, руководители управлений и начальники отделов, не входящих в состав управлений департамента, несут ответственность за:

- несоответствие законодательству актов, разработанных, подписанных или завизированных руководителями департаментов (управлений, отделов);

- своевременное и качественное выполнение планов работ;

- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;

- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностных инструкциях.