Приложение. Инструкция о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары

Приложение
к распоряжению
Главы Администрации города Самары
от 27 марта 2002 г. N 71-р

Инструкция
о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных
документов в администрации города Самары

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары (далее - Инструкция) принимается с целью упорядочения подготовки, оформления и прохождения правовых актов Главы города и главы администрации города Самары.

1.2. Распорядительными документами администрации города Самары являются: Постановления Главы города, Распоряжения Главы города, распоряжения главы администрации города.

Постановления Главы города и распоряжения главы администрации города, носящие нормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитаны на неоднократное применение.

Распоряжения Главы города и главы администрации города, носящие ненормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют права и обязанности конкретных лиц, и (или) рассчитаны на однократное применение.

2. Порядок подготовки проектов
распорядительных документов

2.1. Проекты распорядительных документов готовятся структурными подразделениями администрации города, администрациями районов в целях решения задач развития и жизнедеятельности города.

Основанием для подготовки проекта распорядительного документа являются планы работы городской администрации, правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления, поручения Главы города и главы администрации города.

2.2. Исполнитель проекта распорядительного документа определяется из числа руководителей структурных подразделений администрации Главой города, главой администрации города.

2.3. К проекту Постановления Главы города, распоряжения главы администрации города, носящему нормативный характер, прилагается пояснительная записка, которая должна содержать:

- обоснование необходимости подготовки данного правового акта и практической значимости ожидаемого результата;

- финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);

- перечень законодательных актов, на основании которых подготовлен проект;

- анализ возможных последствий (финансовых, управленческих, правовых и других);

- сроки исполнения;

- наименование структурного подразделения администрации, которое подготовило проект и дату его подготовки.

К проекту Постановления Главы города, распоряжения главы администрации города прилагаются необходимые справочные материалы.

2.4. Пояснительная записка готовится на имя Главы города, главы администрации на бланке структурного подразделения администрации города и подписывается его руководителем.

3. Требования к составлению проектов
распорядительных документов

3.1. Проекты распорядительных документов оформляются на бланках установленного образца.

3.2. При составлении проекта распорядительного документа необходимо соблюдать следующие требования:

3.2.1. Распорядительный документ должен иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

3.2.2. Текст документа должен иметь поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм. Текст документов готовится с помощью компьютера, с использованием редактора MS Word, шрифта Arial, размер 12, печатается через одинарный межстрочный интервал.

3.2.3. Заголовок печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом, размер 14, выравнивается по центру, не подчеркивается. Объем не должен превышать 5 строк. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы левого и правого полей, избегать переноса слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок не берется в кавычки.

3.2.4. Расстояние между заголовком и текстом - 2-3 интервала, между текстом и подписью - 4-5 интервалов.

3.2.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.2.6. Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа проекта документа в левом нижнем углу, например:

Мельников

21-16-07

3.2.7. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год: 20.01.2002.

3.2.8. Проект распорядительного документа должен содержать пункты:

- об отмене, изменениях или дополнениях правовых актов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

- о приведении в соответствие с вновь принятым правовым актом ранее изданных правовых актов.

3.3. Текст проекта распорядительного документа, носящего нормативный характер состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей (распорядительной). Текст проекта распорядительного документа, носящего ненормативный характер, может не содержать констатирующей части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается по пунктам в повелительной форме ("обязать", "поручить", "выделить"). В случаях, когда исполнителем является организация, не подчиненная городской администрации, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать").

Каждый пункт должен содержать конкретную задачу по решению общего вопроса, название структурного подразделения и срок исполнения.

3.4. Пункты текста нумеруются арабскими цифрами.

3.5. Если проект распорядительного документа имеет приложения, то об этом указывается в тексте проекта. Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера по форме:

Приложение N

к Постановлению (Распоряжению)

Главы города Самары

от _________ N ______

3.6. При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами.

3.7. Приложение к проекту распорядительного документа визируется ответственным исполнителем на оборотной стороне каждого листа и подписывается первым заместителем (заместителем) главы администрации города в компетенции которого находится данный вопрос. В случае, если исполнителем распорядительного документа является структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении Главы города, то приложение визируется его начальником.

3.8. Название всех муниципальных должностей, кроме Главы города, следует писать со строчной буквы. Не допускается сокращение названий должностей.

3.9. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Если в тексте документа часто употребляется длинное название какого-либо учреждения, предприятия, организации и т.п., допускается его сокращение в следующем порядке: после первого употребления этого названия, например: производственный жилищно-ремонтный трест "Универсал", следует сделать пометку: (далее - ПЖРТ "Универсал") и в последующих случаях пользоваться указанным сокращением.

3.10. К проекту распорядительного документа, имеющему ссылки на ранее принятые документы, необходимо прилагать их копии.

3.11. Проекты распорядительных документов, в случае необходимости, должны содержать пункт о контроле за их выполнением.

Контроль возлагается на одного или нескольких заместителей главы администрации города, в соответствии с разграничением полномочий.

4. Порядок прохождения и согласования проектов
распорядительных документов

4.1. Прохождение и согласование распорядительных документов осуществляется в порядке, установленном настоящей инструкцией, если иное не предусмотрено Регламентом, распоряжением главы администрации города о порядке прохождения и согласования отдельных видов распорядительных документов.

4.2. Проект распорядительного документа направляется в Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов для его регистрации до визирования (согласования) должностными лицами администрации города.

4.3. Работники Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов обязаны:

- проверить соответствие представленных документов требованиям Регламента и соответствующих инструкций;

- возвратить исполнителям для доработки проекты распорядительных документов, оформленные с нарушением установленного порядка.

4.4. Обязанность согласования проектов распорядительных документов возлагается на Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов.

4.5. Согласование проектов Постановлений и распоряжений оформляется визами, которые включают: должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.

4.6. Срок рассмотрения проекта распорядительного документа, представленного на согласование должностному лицу, не должен превышать трех дней с момента его получения.

4.7. Визы согласования на номерном бланке располагают на оборотной стороне каждого листа проекта распорядительного документа в нижней его части.

4.8. Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", фактической должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

4.9. Подписи согласования (визирования) располагаются на оборотной стороне последнего листа проекта распорядительного документа в нижней его части в следующей последовательности:

- первый заместитель главы администрации, в компетенции которого находится данный вопрос;

- заместитель главы администрации, в компетенции которого находится данный вопрос;

- начальник (первый заместитель начальника) Правового управления администрации города;

- глава администрации района;

- руководитель структурного подразделения администрации города, указанный в качестве исполнителя;

- заявитель.

Обязательными в проекте распорядительного документа должны быть визы:

- первого заместителя (заместителя) главы администрации города, в компетенции которого находится данный вопрос;

- начальника (первого заместителя начальника) Правового управления администрации города.

4.10. Согласованный (завизированный) распорядительный документ печатается на отдельном пронумерованном бланке Постановления или распоряжения и визируется (каждый лист) в следующем порядке:

- глава администрации города;

- первый заместитель (заместитель) главы администрации, в компетенции которого находится данный вопрос;

- начальник (первый заместитель начальника) Правового управления.

4.11. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.

4.12. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.

4.13. Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта не препятствуют дальнейшему движению проекта. Замечания, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (лист разногласий).

5. Окончательное оформление распорядительных документов

5.1. Подписанный проект регистрируется в Отделе подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города, ему присваивается соответствующий номер и дата.

5.2. Проекты распорядительных документов должны иметь листы рассылки, подготовленные и подписанные исполнителем. В лист рассылки исполнителем включаются структурные подразделения администрации города, организации, предприятия, учреждения города, администрации районов, которые указаны в проекте распорядительного документа как исполнители, должностные лица администрации города, заявители.

5.3. Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещается.

5.4. Отправку распорядительных документов осуществляет канцелярия по рассылочному листу в 3-дневный срок, а по срочным вопросам - в течение суток с момента подписания.

6. Печати

6.1. Гербовая печать администрации города ставится начальником Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города на документах при заверении подлинности подписей Главы города, главы администрации города.

Гербовая печать ставится также на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом. Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств, материальных ценностей, а также на уставах (положениях) учреждений, организаций, предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Оттиск печати должен захватывать начало наименования должности лица, подписавшего документ.

6.2. Печать Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов ставится на копиях распорядительных документов и документах, выданных и заверенных архивом, направляемых в другие учреждения, организации при рассылке и выдаче.

6.3. Обеспечивает хранение гербовой печати и печати Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города начальник отдела.

7. Ответственность за подготовку проектов
распорядительных документов

7.1. Ответственность за содержание и качество подготовки проектов распорядительных документов, а также соответствие внесенным в проект изменениям и дополнениям возлагается на исполнителя, представившего проект распорядительного документа.

7.2. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на начальника Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города.

8. Формирование дел, архивное хранение

8.1. По завершении календарного года распорядительные документы переплетаются и сдаются в архив.

8.2. Формирование распорядительных документов в дело осуществляется в соответствии с номенклатурой дел в Отделе подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города.

8.3. Контроль и практическую помощь в формировании дел в соответствии с установленными требованиями осуществляет начальник Архивного отдела администрации города.

8.4. Оформление дел, составление их описей и передачу дел на архивное хранение обеспечивает начальник Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города.

Начальник Правового управления

О.А. Богорадникова