Распоряжение Правительства Самарской области от 10 декабря 2008 г. N 324-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области"

С изменениями и дополнениями от:

13 ноября 2009 г.

В целях установления единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Самарской области:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области.

Губернатор - председатель Правительства Самарской области

В.В. Артяков

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Самарской области
(утв. распоряжением Правительства Самарской области
от 10 декабря 2008 г. N 324-р)

С изменениями и дополнениями от:

13 ноября 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" ВНИИДАД, Росархив, 2003, в соответствии с Уставом Самарской области и Законом Самарской области от 07.07.2000 N 28-ГД "О нормативных правовых актах Самарской области".

Инструкция устанавливает единый подход к оформлению и движению документов, создаваемых в органах исполнительной власти Самарской области (далее - органы исполнительной власти).

В ней на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов сформулированы современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Инструкция рассчитана на использование в органах исполнительной власти средств компьютерной техники и систем автоматизации документооборота.

Применение Инструкции должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в органах исполнительной власти, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.

Инструкция предназначена для использования в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях. Соблюдение требований Инструкции является обязательным для сотрудников органов исполнительной власти и их подразделений.

Инструкция может быть использована в работе органов местного самоуправления муниципального района, городского округа, а также для разработки собственных правил оформления документов.

В Инструкции изложены основные требования к подготовке и оформлению документов (приложение 1).

Для отдельных видов документов особенности оформления и расположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Инструкции.

1.2. Делопроизводство в органах исполнительной власти организуется с использованием автоматизированной системы, предназначенной для учета и сопровождения документов.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется управлением делопроизводства и документооборота департамента организационной деятельности и внешних связей аппарата Правительства Самарской области (далее - управление делопроизводства и документооборота).

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти.

Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется помощниками руководителей органов исполнительной власти, иными сотрудниками, на которых возлагаются эти обязанности (далее -ответственный за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в органе исполнительной власти и подразделениях.

На ответственного за делопроизводство возлагаются следующие основные функции:

прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных органом исполнительной власти, количеству документов, зарегистрированных в автоматизированной системе, а также правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из органа исполнительной власти документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделениях органа исполнительной власти с использованием автоматизированной системы;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

контроль за вводом исполнителями органа исполнительной власти в автоматизированную систему информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников органа исполнительной власти;

ежегодная проверка наличия в органе исполнительной власти документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

печатание проектов резолюций, служебных писем за подписью руководителя и других документов;

списание в дело исполненных документов;

составление номенклатуры дел органа исполнительной власти;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;

ознакомление сотрудников с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Самарской области (далее - Губернатор области) и Правительства Самарской области (далее - Правительство области), других документов и информационных материалов, поступивших в орган исполнительной власти;

организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе и с использованием автоматизированной системы документооборота.

1.5. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.6. Работать с документами (оригиналами) вне служебных помещений запрещается. Исключением является: суд, иные юрисдикционные органы, выездные семинары, совещания, иные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления и т.п. (с разрешения руководителя органа исполнительной власти).

1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через ответственного за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.8. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство.

1.9. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.

1.10. Переписка между подразделениями запрещается, за исключением случаев, определенных распоряжениями или указаниями руководителя органа исполнительной власти.

1.11. Поступившие на рассмотрение в орган исполнительной власти документы, а также принятые по ним в Правительстве области решения до опубликования документов в установленном законодательством Самарской области порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.12. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя.

1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке подразделением, специально на то уполномоченным, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата Правительства области или его заместителя.

1.14. Инструкция выдается органам исполнительной власти по реестру. Электронную версию Инструкции можно получить, обратившись в управление делопроизводства и документооборота.

1.15. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.16. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями - в соответствии с требованиями Инструкции.

Обработка секретной информации, подготовка секретных документов и изготовление их копий осуществляются только на специальных технических средствах и в специальных помещениях.

1.17. Порядок использования средств компьютерной, копировально- множительной техники и факсимильной связи в подразделениях органов исполнительной власти определяется специальным положением.

1.18. При наличии утвержденных регламентов использования в Правительстве области и органах исполнительной власти электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) осуществляется ведение электронного документооборота без использования бумажных носителей.

1.19. Движение документов информационно-справочного характера только в электронном виде с использованием автоматизированной системы допускается без использования средств ЭЦП.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции в аппарат Правительства области
на имя Губернатора области и вице-губернатора области

2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в аппарат Правительства области корреспонденции производятся в централизованном порядке управлением делопроизводства и документооборота.

Письменные обращения граждан направляются для обработки и регистрации в управление по работе с обращениями граждан контрольного департамента аппарата Правительства области (далее - управление по работе с обращениями граждан).

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов и (или) приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства и документооборота, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в автоматизированной системе и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: материалы информационно-справочного и рекламного характера, присланные для сведения; копии документов; газеты, журналы, иные периодические издания; поздравительные открытки, приглашения и т.п.

2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в управлении делопроизводства и документооборота с вводом информации о них в автоматизированную систему. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в автоматизированной системе не менее 5 лет.

2.4. Поступающая корреспонденция (подлинники) направляются управлением делопроизводства и документооборота в соответствии с установленным порядком Губернатору области, вице-губернатору области и в органы исполнительной власти. Ошибочно поступившая в управление делопроизводства и документооборота секретная корреспонденция передается без регистрации в управление по защите государственной тайны департамента по вопросам общественной безопасности (далее - управление по защите государственной тайны) по акту.

2.5. Письма Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, письма министров и иных руководителей федеральных органов исполнительной власти, письма руководителей высших органов государственной власти государств - участников Содружества Независимых Государств и иных иностранных государств, письма посольств и представительств иностранных государств, адресованные Губернатору области, направляются Губернатору области, адресованные вице-губернатору области - вице-губернатору области.

2.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации), Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума), Самарской Губернской Думы (далее - Губернская Дума), распоряжений Председателя Совета Федерации, Председателя Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы направляются Губернатору области для оформления поручений органам исполнительной власти.

2.7. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания, актов Президента Российской Федерации, постановлений Губернской Думы направляются в органы исполнительной власти в соответствии с утвержденными указателями рассылки.

2.8. Зарегистрированные экземпляры законов Самарской области остаются в управлении делопроизводства и документооборота.

2.9. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям органов исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.

2.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично" раскладываются в управлении делопроизводства и документооборота по ячейкам для органов исполнительной власти. Пакет с корреспонденцией "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти, раскладывается по ячейкам в управлении делопроизводства и документооборота без регистрации.

2.11. Зарегистрированные в управлении делопроизводства и документооборота документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также перерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. При этом документы с отметками "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаются вне очереди.

Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни, вручаются органам исполнительной власти срочно в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Ошибочно поступившая в орган исполнительной власти корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой ответственного за делопроизводство в управление делопроизводства и документооборота.

2.12. Документы с отметкой "Подлежит возврату" возвращаются в управление делопроизводства и документооборота в пятидневный срок.

2.13. Документы, поступившие в управление делопроизводства и документооборота после 17 ч. 30 мин. (в сокращенные рабочие дни после 16 ч. 30 мин.), регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного решения.

2.14. Аналогичным образом производятся прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции в других органах исполнительной власти.

3. Организация работы с документами
в органах исполнительной власти

3.1. Поступившая корреспонденция на имя Губернатора области, вице-губернатора области анализируется ответственными за делопроизводство Губернатора области и вице-губернатора области соответственно и после доклада соответствующих материалов направляется ими в органы исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.

Все документы, рассмотренные Губернатором области, вице-губернатором области, направляются для исполнения в органы исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота.

3.2. Оформление адресования подлинников документов и указаний на их исполнение, осуществляется ответственными за делопроизводство.

Рассмотрение документов ответственными за делопроизводство осуществляется с учетом требований пункта 3.6 Инструкции.

3.3. Передача зарегистрированного документа из одного органа исполнительной власти в другой производится через управление делопроизводства и документооборота в следующем порядке:

переадресация документов с поручениями Губернатора области и вице-губернатора области производится по указанию ответственного за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора области соответственно;

переадресация документов, направленных после регистрации управлением делопроизводства и документооборота в орган исполнительной власти, осуществляется управлением делопроизводства и документооборота.

Оформление переадресации обращений граждан осуществляется в соответствии с пунктом 13.4 Инструкции.

3.4. Зарегистрированные в автоматизированной системе и поступившие в орган исполнительной власти подлинники документов ежедневно сверяются ответственным за делопроизводство с перечнями документов в соответствующих электронных папках.

3.5. О поступивших в орган исполнительной власти документах докладывается руководителю. Ответственным за делопроизводство в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.

3.6. Руководители органов исполнительной власти рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие с 9.00 до 18.00 ч. текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до 17.00 ч.);

документы, поступившие после 18.00 ч. рабочего дня (после 17.00 ч. сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10.00 ч. следующего рабочего дня, с учетом срочности исполнения.

Подлинники резолюций Губернатора области, вице-губернатора, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно" рассматриваются руководителем органа исполнительной власти в течение часа после их поступления.

3.7. Руководитель органа исполнительной власти дает непосредственным исполнителям указания на необходимость исполнения документов, оформляя эти указания на бланке установленной формы. Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов в обязательном порядке вносятся ответственным за делопроизводство в электронные карточки документов. После этого подлинники документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя.

Для электронных документов, не имеющих бумажного носителя, указания на необходимость исполнения документов оформляются в электронной форме.

3.8. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения начиная с даты подписания.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца) считая с даты подписания поручения (решения). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

3.9. Руководитель органа исполнительной власти с учетом важности содержащихся в документах вопросов организует подготовку предложений о их решении и вносит эти предложения на рассмотрение Губернатора области или вице-губернатора области.

3.10. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется ответственным за делопроизводство в автоматизированной системе (в журнале регистрации исходящих документов) с вводом информации о них в автоматизированную систему.

3.11. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за делопроизводство для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.12. Ответственный за делопроизводство не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников, со сведениями, занесенными в автоматизированную систему.

4. Подготовка и оформление проектов постановлений
и распоряжений Губернатора области и
Правительства области,
распоряжений вице-губернатора области.
Особенности согласования проектов соглашений
(контрактов, договоров)

4.1. Постановление Губернатора области - правовой акт нормативного или ненормативного характера, принимаемый Губернатором области по вопросам, входящим в его компетенцию, постановление Правительства области - правовой акт, принятый на заседании Правительства области.

Распоряжениями Губернатора области, Правительства области и вице-губернатора области являются правовые акты ненормативного характера, издаваемые Губернатором области, Правительством области и вице-губернатором области по вопросам, входящим в их компетенцию.

Текст проекта постановления Губернатора области, Правительства области нормативного характера должен содержать указание на опубликование постановления Губернатора области, Правительства области в средствах массовой информации.

4.2. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области разрабатывается органом исполнительной власти (далее - разработчик проекта) по поручению Губернатора - председателя Правительства области (или лица, его замещающего), данному в устной или в письменной форме или по собственной инициативе. К проекту прилагаются подлинники документов, послужившие основанием для его разработки.

4.3. Проекты актов Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области по кадровым вопросам, по вопросам награждения Почетной грамотой Губернатора области, поощрения Благодарностью Губернатора области, направления Благодарственного письма Губернатора области разрабатываются управлением кадровой политики департамента государственного управления аппарата Правительства области.

4.4. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области разрабатывается в соответствии с правилами оформления проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области (приложение 2) и оформляется на оригинале соответствующего бланка (образцы прилагаются).

4.5. Если в проекте акта Губернатора, Правительства области или вице-губернатора области упоминаются ранее принятые акты Губернатора, Правительства области или вице-губернатора области, они или извлечения из них прикладываются к документам, прилагаемым к проекту акта Губернатора области, Правительства области или вице-губернатора области.

Проект, разрабатываемый в целях исполнения федеральных нормативных правовых актов, законов и иных нормативных правовых актов Самарской области, должен содержать ссылку на соответствующие нормы указанных актов.

В проекте используются полные официальные наименования органов и организаций.

4.6. К проекту, оформленному в соответствии с пунктом 4.4 Инструкции, прикладываются следующие документы:

лист согласования (приложение 3);

поручение Губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данное в письменной форме в случаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), данному в письменной форме;

пояснительная записка, подписываемая руководителем разработчика проекта (лицом, его замещающим);

постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, распоряжения вице-губернатора области (извлечения из них) и (или) иные нормативные правовые акты (извлечения из них) в случаях, указанных в пункте 4.5 Инструкции;

судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проекта постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, распоряжения вице-губернатора области в целях их исполнения;

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует материальных затрат);

заключение государственной экологической экспертизы в случае необходимости проведения государственной экологической экспертизы регионального уровня в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Пояснительная записка прикладывается к проекту нормативного характера, а так же в случае разработки проекта по устному поручению Губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего) или по инициативе органа исполнительной власти. В пояснительной записке указываются:

необходимость принятия постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области;

сведения о наличии устного поручения Губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего) в случае, когда разработка проекта осуществляется по устному поручению Губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего);

нормативные правовые акты, регулирующие отношения в сфере разработки и принятия проекта;

сведения о нормативных правовых актах, содержащих нормы о полномочиях Губернатора области, Правительства области или вице-губернатора области по принятию разрабатываемого проекта.

4.7. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области или распоряжение вице-губернатора области, с приложением документов, указанных в пункте 4.6 Инструкции, направляется разработчиком проекта на согласование.

Параллельно проект постановление (распоряжения), лист согласования и приложения к проекту постановления (распоряжения) создаются в автоматизированной системе сотрудником разработчика проекта, непосредственно разработавшим проект. Все документы в обязательном порядке представляются в системе своими электронными образами (копиями).

Согласование осуществляется путем визирования листа согласования (приложение 3) и полистного визирования проекта постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области или вице-губернатора области.

Согласование в автоматизированной системе осуществляется от лица руководителей ответственными за делопроизводство в сроки установленные в пункте 4.10 Инструкции.

4.8. Согласование проекта постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области или вице-губернатора области осуществляется в следующем порядке:

сотрудник разработчика проекта, непосредственно разработавший проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области или вице-губернатора области, но не ниже консультанта - полистно;

руководитель разработчика проекта (лицо, его замещающее) - лист согласования;

руководитель территориального органа федерального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, иного органа, организации (лицо, его замещающее), указанного в тексте проекта постановления (распоряжения) - лист согласования;

руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее) - лист согласования;

руководитель соответствующего структурного подразделения министерства управления финансами Самарской области проекты правовых актов, предусматривающие расходование средств областного бюджета - полистаю;

руководитель заинтересованного структурного подразделения аппарата Правительства Самарской области (лицо, его замещающее) - лист согласования и полистно;

руководитель Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования;

два редактора-корректора - полистно;

руководитель управления делопроизводства и документооборота - лист согласования;

руководитель одного из управлений Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей, если визируется проект постановления Губернатора области, Правительства области, носящий нормативный характер, или правовой акт, не носящий нормативного характера, но затрагивающий бюджетные правоотношения - полистно;

руководитель аппарата Правительства области - лист согласования;

вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства области - лист согласования.

4.9. В случае когда в соответствии с проектом распоряжения Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области предусматривается образование групп, комиссий, советов и т.д., допускается устное согласование указанного проекта с лицами, включенными в состав групп, комиссий, советов и т.д., о чем делается соответствующая запись в листе со гласования исполнителем, должность которого не ниже консультанта.

4.10. Проект распоряжения Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области подлежит рассмотрению в течение трех рабочих дней, следующих за днем поступления проекта распоряжения Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области на согласование. Проект постановления Губернатора области, Правительства области подлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней, следующих за днем поступления проекта постановления Губернатора области, Правительства области на согласование.

По проектам ведомственных целевых программ в Самарской области и областных целевых программ в Самарской области министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области и министерство управления финансами Самарской области в трехнедельный срок со дня получения проекта готовят заключения (пункт 2.6 постановления Правительства Самарской области от 16.01.2008 N 2 "О разработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области" и пункт 4.2 постановления Правительства Самарской области от 12.12.2007 N 253 "О разработке и реализации областных целевых программ в Самарской области").

Срок проведения правовой экспертизы и согласования областных целевых и ведомственных целевых программ Главным правовым управлением аппарата Правительства Самарской области - 10 рабочих дней.

В случае когда проект подлежит государственной экологической экспертизе регионального уровня, срок, указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, определяется в соответствии с федеральным законодательством.

В случае если проект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта.

В случае когда срок, указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце третьем настоящего пункта, разработчик проекта вправе представить проект на утверждение Губернатору - председателю Правительства области (лицу, его замещающему), на рассмотрение заседания Правительства области без соответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, с приложением служебной записки.

4.11. В случае когда у лиц, согласовывающих проект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения) и прилагаются к проекту постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области, распоряжения вице-губернатора области.

При согласовании в автоматизированной системе заключения также прилагаются к проектам нормативных правовых актов.

Замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, согласовываются разработчиком проекта с лицом, их сделавшим. В случае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернатором области или на заседании Правительства области).

4.12. В случае когда в процессе согласования проекта постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области, распоряжения вице-губернатора области в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном в пунктах 4.7-4.10 Инструкции.

4.13. Проект считается согласованным со дня получения разработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний органом исполнительной власти, представившим замечания. При этом статус электронного согласования и последние версии сопроводительных документов в автоматизированной системе должны соответствовать фактическому состоянию проекта. Ответственность за актуальность и достоверность информации о согласовании проекта в автоматизированной системе лежит на разработчике проекта.

Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта, если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.

4.14. В Главное правовое управление аппарата Правительства области проекты правовых актов и иных документов направляются после их согласования всеми заинтересованными органами исполнительной власти. В случае если согласованное мнение заинтересованных органов по проектам правовых актов и иным документам отсутствует, указанные проекты и документы направляются в Главное правовое управление аппарата Правительства области с письменным обоснованием необходимости принятия проекта правового акта или иного документа в представленной на экспертизу редакции.

Проекты правовых актов и иных документов, затрагивающих бюджетные правоотношения, направляются на согласование в министерство управления финансами Самарской области после их согласования всеми заинтересованными органами исполнительной власти.

4.15. Проект, согласованный Главным правовым управлением аппарата Правительства области, представляется разработчиком проекта в управление делопроизводства и документооборота для лингвистической экспертизы и окончательной проверки правильности оформления проекта. Лингвистическая экспертиза - редактирование и корректорская правка текстов (стилистика, орфография, пунктуация) проектов организационно-распорядительной документации за подписью Губернатора области (лица, его замещающего) в соответствии с нормами русского языка и требованиями, предъявляемыми Инструкцией.

По результатам проверки руководитель управления делопроизводства и документооборота ставит визу в листе согласования и передает проект руководителю аппарата Правительства области для визирования.

В случаях когда по результатам проверки выявлены нарушения установленного порядка разработки проекта, руководитель управления делопроизводства и документооборота возвращает проект разработчику проекта на доработку.

Доработка проекта осуществляется в сроки, установленные в абзацах первом и втором пункта 4.10 Инструкции, начиная со дня поступления проекта к разработчику проекта.

Проект, завизированный руководителем аппарата Правительства области, передается руководителю управления делопроизводства и документооборота для организации его визирования вице-губернатором области и подписания Губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим). Согласованные проекты постановлений Правительства области руководителем управления делопроизводства и документооборота вносятся в повестку дня заседания Правительства области.

4.16. Ответственность за качество разработки проекта несет руководитель разработчика проекта.

4.17. Постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области, подписанные Губернатором Самарской области, Губернатором - председателем Правительства области, распоряжения вице-губернатора области, подписанные вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Самарской области, передаются в управление делопроизводства и документооборота для оформления и выпуска. Секретные постановления (распоряжения) передаются для регистрации и хранения в управление по защите государственной тайны.

Постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области, распоряжения вице-губернатора области регистрируются раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р", к порядковому номеру распоряжений вице-губернатора области через дефис - буквы "рв".

Указанные документы в виде электронных образов подлежат регистрации в автоматизированной системе для дальнейшей работы.

4.18. Постановление (распоряжение) Губернатора области, Правительства области, распоряжение вице-губернатора области направляется лицам, указанным в листе рассылки, заполняемом и подписываемом сотрудником разработчика проекта (приложение 4).

Постановление (распоряжение) Губернатора области, Правительства области, распоряжения вице-губернатора области, вносящее изменения и (или) дополнения в нормативные акты, направляются тем лицам, которым ранее направлялись указанные акты Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области.

В случае когда постановление (распоряжение) Губернатора области, Правительства области, распоряжение вице-губернатора области направляется лицам, не указанным в листе рассылки, сотрудник разработчика проекта должен внести в указатель листа рассылки ФИО указанных лиц и их почтовые адреса.

Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, распоряжений вице-губернатора области осуществляется по заявке разработчика проекта (приложение 5) либо по указанию руководителя департамента организационной деятельности и внешних связей аппарата Правительства области, о чем делается отметка в соответствующем указателе листа рассылки.

Рассылка электронных образов указанных документов происходит автоматически в соответствии со сформированным на этапе согласования в автоматизированной системе списком рассылки.

4.19. Подлинники постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, распоряжений вице-губернатора области, пояснительные записки, листы согласования, заключения и листы рассылки остаются в управлении делопроизводства и документооборота с последующей передачей по окончании текущего года в архив.

4.20. Контрольный департамент аппарата Правительства области после опубликования Закона Самарской области, постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области вносит информацию о печатном издании и реквизитах номера печатного издания, в котором опубликованы указанные нормативные акты, в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов.

4.21. Согласование проектов соглашений (контрактов, договоров) (приложение 6) осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования экземпляра, остающегося в аппарате Правительства Самарской области.

Лист согласования к проекту соглашений (контрактов, договоров) визируют:

руководитель органа исполнительной власти, разработавшего указанный проект (лицо, его замещающее);

руководители заинтересованных органов исполнительной власти (лица, их замещающие);

руководитель заинтересованного структурного подразделения аппарата Правительства области (лицо, его замещающее);

руководитель Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее);

руководитель управления делопроизводства и документооборота.

Полистное визирование проекта соглашения (контракта, договора) осуществляют:

сотрудник разработчика проекта, но не ниже консультанта;

два редактора-корректора;

руководитель одного из управлений Главного правового управления аппарата Правительства области в соответствии с распределением обязанностей (лицо, его замещающее).

4.22. Проект соглашения (контракта, договора) подлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней, следующих за днем поступления проекта соглашения (контракта, договора).

В случае когда проект соглашения (контракта, договора) требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта соглашения (контракта, договора).

В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце первом настоящего пункта, разработчик проекта соглашения (контракта, договора) вправе представить проект соглашения (контракта, договора) на утверждение Губернатору - председателю Правительства области (лицу, его замещающему) без визы руководителя, не согласовавшего проект соглашения (контракта, договора).

4.23. В случае когда у лиц, согласовывающих проект соглашения (контракта, договора), имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения).

Содержание замечаний и (или) предложений должно строго соответствовать полномочиям и функциям органа исполнительной власти, в который направлен на согласование проект соглашения (контракта, договора).

4.24. В случаях когда в процессе согласования проекта соглашения (контракта, договора) в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта соглашения (контракта, договора), проект соглашения (контракта, договора) подлежит повторному согласованию в порядке, установленном в пункте 4.22 Инструкции.

4.25. Проект соглашения (контракта, договора) считается согласованным со дня получения разработчиком проекта соглашения (контракта, договора) завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний органов исполнительной власти, их представивших.

Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта соглашения (контракта, договора) если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.

4.26. Проект соглашения (контракта, договора), согласованный Главным правовым управлением аппарата Правительства области, представляется разработчиком проекта соглашения (контракта, договора) в управление делопроизводства и документооборота, которое организует лингвистическую экспертизу и окончательную проверку правильности оформления проекта.

На основании результатов проверки руководитель управления делопроизводства и документооборота ставит визу в листе согласования и передает проект соглашения (контракта, договора) руководителю аппарата Правительства области на визирование.

В случаях когда по результатам проверки выявлены нарушения установленного порядка разработки проекта соглашения (контракта, договора), руководитель управления делопроизводства и документооборота возвращает проект соглашения (контракта, договора) разработчику проекта на доработку.

Доработка проекта соглашения (контракта, договора) осуществляется в сроки, установленные в абзаце первом пункта 4.22 Инструкции.

Проект соглашения (контракта, договора) завизированный руководителем аппарата Правительства области, передается руководителю управления делопроизводства и документооборота для организации его визирования вице-губернатором области и подписания Губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим) или для внесения в повестку дня заседания Правительства области.

Ответственность за качество разработки проекта соглашения (контракта, договора) несет руководитель разработчика проекта.

4.27. Соглашения, подписанные Губернатором области (лицом его замещающим), передаются исполнителю для дальнейшего подписания сторонами Соглашения.

4.28. После подписания Соглашения всеми сторонами разработчик проекта один экземпляр с визами возвращает в управление делопроизводства и документооборота для хранения.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Самарской области от 13 ноября 2009 г. N 274-р раздел 5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Порядок подготовки и оформления резолюций
Губернатора области и вице-губернатора области, поручений
Губернатора - председателя Правительства области

5.1. Проекты резолюций Губернатора области и вице-губернатора области по рассмотренным документам, поручений Губернатора - председателя Правительства области (далее - резолюция, поручение) оформляются на листах формата А4, А5, А6 с использованием соответствующих электронных шаблонов по установленной форме (приложение N 7).

5.2. Подготовка проектов резолюций, поручений осуществляется в следующем порядке:

проекты резолюций готовятся ответственными за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора области соответственно, проекты поручений - ответственным должностным лицом;

в проекте резолюции, поручения указываются исполнители резолюции, поручения, дата выполнения и при необходимости - контроль исполнения;

если в проекте резолюции, поручения предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или помечается словом "созыв";

исполнители, указанные в резолюции, поручении после первого лица, направляют ему свои предложения не позднее 5 дней до окончания срока исполнения, указанного в резолюции, поручении, а первое лицо, в свою очередь, подготавливает окончательный документ с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их обращений (служебных записок) по данному вопросу;

если проект резолюции, поручения предусматривает несколько поручений, то резолюция, поручение разбивается на пункты в соответствии с количеством заданий. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.

5.3. Копии оформленных резолюций, поручений в обязательном порядке рассылаются:

в организации или должностным лицам, указанным в резолюции, поручении;

в управление по работе с обращениями граждан, если резолюция, поручение даны по письму гражданина.

В случае необходимости оформленные резолюции, поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в тексте резолюции, поручения.

Если резолюция, поручение направляется более чем в 10 адресов, то к ней прилагается указатель рассылки.

5.4. Подписанная резолюция с документом, по которому она дана, передается в управление делопроизводства и документооборота соответствующими ответственными за делопроизводство с указанием даты передачи для регистрации и последующей рассылки (если срочно, то пишется и время передачи).

Подписанное поручение (вместе с документом, если оно дано по документу) передается в управление делопроизводства и документооборота ответственным должностным лицом с указанием даты передачи для регистрации и последующей рассылки (если срочно, то пишется и время передачи).

Вносить правки, изменения и дополнения в тексты резолюций, поручений после их подписания не допускается.

Каждой резолюции, поручению присваивается соответствующий регистрационный номер, состоящий из индекса органа исполнительной власти, готовившего проект, а также раздела номенклатуры дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года. Указанный регистрационный номер проставляется также на каждом документе, по которому дана резолюция, поручение.

5.5. Подлинник резолюции, поручения, на котором проставлена отметка об отправке ее копий адресатам, вместе с подлинниками документов направляется в соответствующий орган исполнительной власти для исполнения. Оформленная резолюция, поручение регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота.

5.6. Замена разосланных резолюций, данных Губернатором области или вице-губернатором области, производится ответственным за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора области соответственно, а поручений Губернатора - председателя Правительства области - ответственным должностным лицом.

5.7. Переадресовка оформленных резолюций, даваемых Губернатором области или вице-губернатором области, поручений Губернатора - председателя Правительства области осуществляется управлением делопроизводства и документооборота.

5.8. Сведения об оформленных резолюциях, поручениях вводятся в автоматизированную систему управлением делопроизводства и документооборота, а информация о ходе выполнения резолюций, поручений - их исполнителями.

5.9. Аналогичным образом подготавливаются и оформляются резолюции руководителей органов исполнительной власти и их заместителей по рассмотренным документам.

6. Особенности работы с законопроектами,
вносимыми в Губернскую Думу в порядке
законодательной инициативы

6.1. Разработка проектов законов Самарской области (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с утверждаемыми Правительством области планами законопроектной деятельности, программами деятельности Правительства области и иными актами.

План законопроектной деятельности составляется аппаратом Правительства области на полугодие на основании предложений Главного правового управления аппарата Правительства области и органов исполнительной власти Самарской области.

Предложения Главного правового управления аппарата Правительства области и органов исполнительной власти направляются в аппарат Правительства области в срок, указанный в обращении руководителя аппарата Правительства области.

План законопроектной деятельности утверждается Губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим).

В случае когда возникает необходимость разработать проект закона Самарской области, не включенный в план законопроектной деятельности, такой проект закона Самарской области разрабатывается органом исполнительной власти (далее - разработчик законопроекта) по поручению Губернатора области, данному в устной или письменной форме, или по собственной инициативе.

6.2. Координацию деятельности по организации разработки проекта закона Самарской области и его прохождению в Губернской Думе осуществляет ответственное лицо (статс-секретарь) органа исполнительной власти.

6.3. Проект закона Самарской области оформляется в двух экземплярах (приложение 8) как приложение к письму Губернатора области (или Правительства области если законодательная инициатива Правительства области) на имя председателя Губернской Думы (далее - письмо Губернатора области) (приложение 9).

Вместе с законопроектом в 2-х экземплярах закона представляются следующие документы, предусмотренные статьей 8 Закона Самарской области "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области":

проект постановления Губернской Думы о принятии проекта закона Самарской области (приложение 10);

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции предлагаемого законопроекта, подписанная руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект (приложение 11);

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта закона Самарской области, реализация которого потребует материальных затрат), подписанная руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект (приложение 12);

справка о состоянии федерального и областного законодательства в данной сфере правового регулирования (приложение 13);

перечень нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации проекта закона Самарской области, если его реализация требует принятия нормативных правовых актов (приложение 14);

перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области (приложение 15);

проект распоряжения Правительства области (если законодательная инициатива Правительства области) согласовывается вместе с законопроектом в течение семи дней (приложение 16).

А также представляются дискета, содержащая электронные копии вышеуказанных документов.

6.4. Разработчик законопроекта организует согласование проекта закона Самарской области и второго экземпляра письма Губернатора области (Правительства области).

Согласование законопроекта осуществляется путем его полистного визирования и визирования листа согласования к нему в следующем порядке:

руководитель разработчика законопроекта (лицо, его замещающее), руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, его замещающее), руководитель Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее), руководитель управления делопроизводства и документооборота, руководитель аппарата Правительства области (лицо, его замещающее), вице-губернатор области (лицо, его замещающее) - лист согласования;

сотрудник разработчика законопроекта, не ниже консультанта, руководитель управления Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее), два редактора-корректора - полистно (экземпляр, остающийся в Правительстве области).

Законопроект, затрагивающий бюджетные правоотношения, направляется на согласование в министерство управления финансами Самарской области после его согласования со всеми заинтересованными органами исполнительной власти.

Второй экземпляр сопроводительного письма и постановления Губернской Думы визируют:

руководитель разработчика законопроекта (лицо, его замещающее);

руководитель Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее);

два редактора-корректора.

6.5. Законопроект с приложением сопроводительного письма и иных документов подлежит рассмотрению руководителем аппарата Правительства области, руководителем заинтересованного органа исполнительной власти, руководителем Главного правового управления аппарата Правительства области, руководителем управления делопроизводства и документооборота в течение 7 рабочих дней, следующих за днем поступления законопроекта.

В случае когда законопроект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком законопроекта.

В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце втором настоящего пункта, разработчик проекта вправе представить законопроект на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) или на заседание Правительства области без визы руководителя заинтересованного органа исполнительной власти с приложением служебной записки.

В тех случаях, когда у лиц, согласовывающих законопроект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения) и прилагаются к проекту закона Самарской области. Замечания и (или) предложения согласовываются разработчиком проекта закона с лицом, их сделавшим. В случаях когда замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернатором области или на заседании Правительства области.

6.6. Ответственность за качество разработки проекта закона Самарской области несет руководитель разработчика проекта закона.

7. Особенности организации работы с проектами законов
Самарской области, поступившими из Губернской Думы,
и проектами федеральных законов

7.1. Проекты законов Самарской области, поступившие из Губернской Думы, и проекты федеральных законов, поступившие на имя Губернатора области, рассматриваются органами исполнительной власти на основании поручения Губернатора области (лица, его замещающего).

Органом исполнительной власти, ответственным за подготовку заключения на законопроект, является орган исполнительной власти, руководитель которого указан первым в поручении Губернатора области (лица, его замещающего).

Положительное или отрицательное заключение на федеральный законопроект оформляется на бланке Правительства области (приложение 17) и подлежит согласованию с ответственным органом исполнительной власти, руководителем аппарата Правительства области, руководителями других органов исполнительной власти, указанными в поручении Губернатора области (лица, их замещающие), и Главным правовым управлением аппарата Правительства области. Согласование осуществляется путем визирования второго экземпляра проекта заключения.

Органы исполнительной власти, руководители которых указаны в поручении Губернатора области (лица, его замещающего), Главное правовое управление аппарата Правительства области в пределах срока, определенного органом исполнительной власти, направившим законопроект, вправе высказать свои замечания и предложения к законопроекту. Замечания и предложения к законопроекту оформляются на бланке органа исполнительной власти и подписываются его руководителем (лицом, его замещающим).

Проект заключения на законопроект подготавливается к сроку, определенному органом исполнительной власти, направившим законопроект, но не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления законопроекта на заключение Губернатору области, если в поручении Губернатора области (лица, его замещающего) не указан иной срок.

Органы исполнительной власти, руководители которых указаны в поручении Губернатора области (лица, их замещающие), вправе не давать заключение на проект закона Самарской области, внесенный Губернатором области в порядке реализации права законодательной инициативы, принятый Губернской Думой в первом чтении и направленный на заключение Губернатору области. В случае если орган исполнительной власти принял решение не давать заключение на указанный проект закона Самарской области, он информирует об этом инициатора законопроекта.

7.2. Заключение на проект закона Самарской области, поступивший из Губернской Думы, оформляется на бланке Губернатора области за подписью Губернатора области (или лица, его замещающего) (приложение 18) и подготавливается в сроки, указанные Губернской Думой, но не позднее одного месяца со дня поступления проекта закона Самарской области в управление делопроизводства и документооборота.

8. Особенности организации работы с законами
Самарской области, направленными
Губернатору области для обнародования

8.1. Закон Самарской области, направленный Губернской Думой Губернатору области для обнародования, регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота и передается ответственному за делопроизводство Губернатора области для подготовки соответствующего поручения Губернатора области (лица, его замещающего).

Первый экземпляр закона Самарской области с приложением указанного поручения Губернатора области (лица, его замещающего) и копии соответствующего постановления Губернской Думы о его принятии направляются в орган исполнительной власти, к компетенции которого относится исполнение закона Самарской области. Об этом незамедлительно информируется контрольный департамент аппарата Правительства области, на который возложена функция контроля за соблюдением сроков подготовки закона Самарской области к обнародованию Губернатором области.

Второй экземпляр закона Самарской области направляется в Главное правовое управление аппарата Правительства области.

В необходимых случаях копии закона Самарской области направляются в другие органы исполнительной власти.

В течение 10 календарных дней со дня поступления закона Самарской области в управление делопроизводства и документооборота орган исполнительной власти обеспечивает согласование закона Самарской области.

8.2. Согласование закона Самарской области осуществляется путем полистного визирования (оборотной стороны листа) закона Самарской области (экземпляра, остающегося в Правительстве области) исполнителем, руководителем управления Главного правового управления аппарата Правительства области. Руководителем, к компетенции которого относится исполнение закона Самарской области, руководителем Главного правового управления аппарата Правительства области, руководителями других органов исполнительной власти (если копии закона Самарской области были им направлены на согласование) согласование закона осуществляется путем проставления визы на оборотной стороне последнего листа (с расшифровкой фамилии визирующего) или на отдельном листе согласования.

8.3. Согласованный закон Самарской области в 2-х экземплярах направляется ответственным органом исполнительной власти с приложением копии постановления Губернской Думы о его принятии руководителю управления делопроизводства и документооборота аппарата Правительства области для подготовки Губернатору области на подпись.

8.4. Закон Самарской области, подписанный Губернатором области в 2-х экземплярах, передается в управление делопроизводства и документооборота для его регистрации. Один экземпляр закона Самарской области остается в управлении делопроизводства и документооборота, второй - направляется в Губернскую Думу. Управление делопроизводства и документооборота передает 2 экземпляра (ксерокопии) департаменту по информационной политике и взаимодействию с институтами гражданского общества аппарата Правительства области для организации официального опубликования закона Самарской области в средствах массовой информации и 1 экземпляр (ксерокопию) в контрольный департамент аппарата Правительства области для проведения контрольных мероприятий.

8.5. Контрольный департамент аппарата Правительства области после опубликования закона Самарской области вносит информацию о печатном издании и реквизитах номера этого печатного издания, в котором опубликован закон Самарской области, в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов.

8.6. В случае отклонения Губернатором области закона Самарской области, принятого Губернской Думой, проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области разрабатывается ответственным органом исполнительной власти в течение 5 календарных дней со дня поступления по согласованию с Главным правовым управлением аппарата Правительства области.

Проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области разрабатывается по поручению Губернатора области, по инициативе ответственного органа исполнительной власти или Главного правового управления аппарата Правительства области.

Об отклонении Губернатором области закона Самарской области незамедлительно информируется контрольный департамент аппарата Правительства области в целях проведения контрольных мероприятий.

8.7. Проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области оформляется на бланке Губернатора области.

9. Подготовка материалов к заседаниям
Правительства области

9.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства области и оформление принятых на заседаниях постановлений Правительства области осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства.

9.2. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства области, представляются в Правительство области руководителями органов исполнительной власти, на которые возложена их подготовка.

Вопросы, связанные с рассмотрением проектов постановлений Правительства области, решения по которым принимаются исключительно на заседаниях Правительства области, включаются в проект повестки дня очередного заседания Правительства области по мере готовности проектов в соответствии с разделом 4 Инструкции с учетом времени, необходимого для их подготовки к рассмотрению.

9.3. Подготовленные к заседанию Правительства области материалы передаются в управление делопроизводства и документооборота аппарата Правительства области для включения в повестку дня заседания Правительства области не позднее чем за 15 календарных дней до заседания.

9.4. К проекту постановления Правительства области прилагаются следующие документы:

титульный лист, в котором указываются наименование вопроса, докладчик, время рассмотрения вопроса, список приглашенных на рассмотрение и завизировавших проект, перечень поступивших замечаний;

лист согласования;

пояснительная записка, справки, расчеты, обоснования и другие документы, требующиеся для рассмотрения данного вопроса;

список рассылки постановлений.

Явку лиц, приглашенных на заседание Правительства области по обсуждаемым вопросам, обеспечивают исполнители документа совместно с управлением делопроизводства и документооборота.

Орган исполнительной власти, ответственный за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании Правительства области:

осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением в установленном порядке материалов в Правительство области;

проводит согласование с другими заинтересованными государственными органами проектов подготавливаемых документов (проекты актов в обязательном порядке согласовываются с вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства области, руководителем аппарата Правительства области, руководителем Главного правового управления аппарата Правительства области, руководителем управления делопроизводства и документооборота и полистно визируются исполнителем (не ниже консультанта), руководителем управления Главного правового управления аппарата Правительства области, двумя редакторами-корректорами).

9.5. Департамент организационной деятельности и внешних связей аппарата Правительства области готовит проект повестки дня заседания Правительства области для визирования руководителем аппарата Правительства и подписания Губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим).

Одобренный Губернатором - председателем Правительства области проект повестки дня заседания Правительства и соответствующие материалы рассылаются участникам заседания не позднее чем за 5 дней до даты заседания.

9.6. Во время рассмотрения вопросов на заседаниях Правительства области управлением делопроизводства документооборота ведется стенографирование.

Стенограмма оформляется в течение суток после заседания в двух экземплярах (один из них полистно визируется сотрудником, готовившим стенограмму).

Один экземпляр стенограммы с подлинником возвращается исполнителю (если данный проект принят с замечаниями) для доработки.

Решения, принятые на заседании Правительства области, оформляются протоколом (приложение 19). Протокол заседания Правительства области оформляется управлением делопроизводства и документооборота аппарата Правительства области в течение 3 рабочих дней, визируется руководителем аппарата Правительства и представляется на подпись председательствовавшему на заседании.

9.7. Протоколам заседаний Правительства области присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года. Копии протоколов рассылаются членам Правительства области, руководителям иных органов исполнительной власти, другим должностным лицам, поручения которым даны председательствовавшим на заседании.

Контрольный департамент аппарата Правительства области вносит протокол заседания Правительства области, а также поручения, внесенные в протокол, в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов, и обеспечивает контроль за соблюдением сроков исполнения поручений в соответствии с требованиями раздела 14 Инструкции.

9.8. Постановления дорабатываются работниками, подготовившими проект, с учетом замечаний и поручений председательствующего на заседании на основании стенограммы заседания в недельный срок (если председательствующим не установлен другой срок), затем визируются руководителем - исполнителем (на стенограмме в правом углу сверху) "На подпись" и сдаются руководителю управления делопроизводства и документооборота аппарата Правительства области для подписания Губернатором - председателем Правительства Самарской области (лицом, его замещающим).

10. Порядок оформления решений,
принятых на совещаниях, проводимых Губернатором области,
вице-губернатором области

10.1. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней.

Протоколы совещаний Губернатора и вице-губернатора области (образцы прилагаются) составляются ответственными за делопроизводство Губернатора области и вице-губернатора области при участии органов исполнительной власти с учетом рассмотрения на совещании вопросов, относящихся к сферам их ведения.

10.2. Протокол визируется готовившими его сотрудниками. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника.

Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании.

Протоколы совещаний, проводимых Губернатором области и вице- губернатором, оформляются на листах формата А4 и включают в себя следующие разделы:

резолютивная часть для утверждения протокола Губернатором области;

заголовок протокола совещания, который при необходимости может содержать перечень рассматриваемых в ходе совещания вопросов;

название населенного пункта, в котором проходило совещание (например: г. Самара), и дата проведения совещания;

раздел "Присутствовали:", который включает список присутствовавших на совещании лиц с указанием занимаемой должности, а для лиц, не относящихся к органам исполнительной власти, с указанием адреса местоположения организации или учреждения, а также контактного телефона;

раздел "Поручено:" в который включаются поручения Губернатора области с указанием в каждом исполнителей, даты его выполнения и при необходимости - контроль исполнения поручения.

Если в поручении предусматривается несколько исполнителей, то определяется головной исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом "созыв".

Если поручение дано в адрес лица, не относящегося к органам исполнительной власти, то ответственным исполнителем поручения определяется орган исполнительной власти, в компетенцию которого входит данный вопрос, этот орган исполнительной власти указывается первым, а прочие исполнители - после первого лица.

Если поручение дано в адрес нескольких лиц и его целью является совершение равнозначных действий всеми этими лицами (например: "Всем участникам совещания", "Всем министрам", "Всем кураторам" и пр.), то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым и помечается словом "созыв".

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

10.3. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и ответственным за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора области. После подписания протокол передается в управление делопроизводства и документооборота для регистрации, рассылки и хранения.

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

10.4. Протокол регистрируется в автоматизированной системе управления делопроизводства и документооборота. При этом ему присваивается номер, который состоит из инициалов и фамилии председательствовавшего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию, а также порядкового номера в пределах календарного года.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

10.5. Копии протоколов совещаний, проводимых Губернатором области, передаются управлением делопроизводства и документооборота в контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области, на который возложена функция контроля за соблюдением сроков исполнения поручений, внесенных в протоколы совещаний, проводимых Губернатором области.

Контрольный департамент аппарата Правительства области вносит поручения, внесенные в протокол совещания, в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов, и обеспечивает контроль за соблюдением сроков исполнения поручений в соответствии с требованиями раздела 14 Инструкции.

11. Подготовка и оформление проектов приказов
(распоряжений) органов исполнительной власти,
их должностных лиц

11.1. Проекты приказов (распоряжений) готовятся на основании указаний руководителя органа исполнительной власти.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба органа исполнительной власти на основании соответствующих представлений или поручений.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности.

11.2. Ответственность за подготовку проектов приказов (распоряжений), их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые разрабатывают проекты приказов (распоряжений).

11.3. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, разработавшим проект.

Замечания по проекту приказа (распоряжения) излагаются в прилагаемой к проекту справке.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю органа исполнительной власти, визируются исполнителями.

11.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленной формы (приложение 20) и представляются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое содержание приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

11.5. Подписанные приказы (распоряжения) направляются ответственному за делопроизводство для их оформления и выпуска. Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

Нормативные правовые акты органов исполнительной власти и их руководителей, кроме нормативных правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, подлежат регистрации Главным правовым управлением аппарата Правительства области, согласно постановления Правительства области от 07.12.2005 N 143 "Об утверждении Порядка регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области" (далее - Порядок), которое ведет реестр нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области (далее - реестр).

Регистрация нормативного правового акта включает в себя:

юридическую экспертизу соответствия нормативного правового акта федеральному законодательству и законодательству Самарской области;

принятие решения о необходимости регистрации нормативного правового акта;

занесение нормативного правового акта в реестр с присвоением ему регистрационного номера.

Нормативные правовые акты представляются в Главное правовое управление аппарата Правительства области в трех экземплярах (подлинник и две копии, одна из которых на магнитном носителе) не позднее десяти дней со дня их подписания (утверждения).

К нормативному правовому акту прилагается пояснительная записка, содержащая:

основания издания нормативного правового акта;

сведения обо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правового регулирования;

сведения о согласовании нормативного правового акта с заинтересованными органами исполнительной власти и руководителями других государственных органов, если такое согласование является обязательным.

В случае если нормативный правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти, к пояснительной записке прилагается копия документа, подтверждающего его полномочия.

На обороте каждого листа подлинника нормативного правового акта, представленного на регистрацию, проставляется виза сотрудника разработчика проекта нормативного правового акта, непосредственно разработавшего проект, а также сотрудника, в служебные обязанности которого входит проведение юридической (правовой) экспертизы нормативных правовых актов или проектов нормативных правовых актов.

Пояснительная записка к нормативному правовому акту подписывается исполнителем.

Регистрация нормативного правового акта производится Главным правовым управлением аппарата Правительства области в течение 15 дней с момента его получения.

В случае необходимости срок регистрации нормативного правового акта может быть продлен Главным правовым управлением аппарата Правительства области до месяца.

В регистрации нормативного правового акта может быть отказано, если при проведении юридической экспертизы установлено несоответствие этого акта федеральному законодательству и (или) законодательству Самарской области.

Нормативные правовые акты, в регистрации которых отказано, возвращаются Главным правовым управлением аппарата Правительства области с указанием причин отказа.

В течение десяти дней со дня получения отказа в регистрации орган исполнительной власти или его руководитель издает соответствующий документ об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, и направляет копию такого документа в Главное правовое управление аппарата Правительства области.

Нормативный правовой акт, представленный на регистрацию, может быть возвращен Главным правовым управлением аппарата Правительства области без регистрации по запросу представившего его органа исполнительной власти, или его руководителя.

Нормативный правовой акт, представленный на регистрацию с нарушением требований Порядка, может быть возвращен Главным правовым управлением аппарата Правительства области без регистрации.

В случае возвращения нормативного правового акта без регистрации вследствие несоответствия Порядку регистрации нарушения должны быть устранены, а возвращенный нормативный правовой акт должен быть либо повторно представлен на регистрацию в течение месяца, либо отменен в установленном порядке, а в Главное правовое управление аппарата Правительства области должна быть направлена копия документа об отмене нормативного правового акта.

В течение трех дней после регистрации Главное правовое управление аппарата Правительства области направляет подлинник нормативного правового акта с присвоенным ему регистрационным номером органу исполнительной власти или его руководителю, представившему нормативный правовой акт на регистрацию. Зарегистрированный нормативный правовой акт в течение трех дней после получения направляется министром или руководителем иного органа исполнительной власти Самарской области для официального опубликования в изданиях, указанных в статье 4 Закона Самарской области "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".

В течение трех дней после опубликования нормативного правового акта информация о дате и источнике опубликования направляется органом исполнительной власти или его руководителем в Главное правовое управление аппарата Правительства области для занесения в реестр.

Органы исполнительной власти и их руководители направляют для исполнения нормативные правовые акты только после их регистрации и официального опубликования, при этом официальное опубликование недопустимо без регистрации в Главном правовом управлении аппарата Правительства области.

В случае обнаружения несоответствия федеральному законодательству и (или) законодательству Самарской области действующего нормативного правового акта, не прошедшего регистрацию, Главное правовое управление аппарата Правительства области представляет Губернатору области предложение об отмене действия такого акта и проект соответствующего нормативного правового акта.

Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью органа исполнительной власти и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями.

Копии приказов (распоряжений) в обязательном порядке направляются исполнителю приказа (распоряжения). Приказы нормативного характера направляются в прокуратуру Самарской области, а также в Минюст России и средства массовой информации для официального опубликования.

Замена разосланного приказа (распоряжения) производится по указанию руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, подписавшего приказ (распоряжение).

11.6. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в течение одного года в органе исполнительной власти, а затем передаются на архивное хранение.

12. Организация работы с запросами и
обращениями членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы и Губернской Думы

12.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Губернской Думы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее - запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Самарской области о статусе члена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы и Губернской Думы.

12.2. По запросам готовится резолюция Губернатора области (лица, его замещающего) с необходимыми поручениями органам исполнительной власти.

12.3. В поручениях по запросам устанавливается дата представления органом исполнительной власти ответа на запрос, которая определяется исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее чем через 15 календарных дней со дня поступления его Губернатору области (лицу, его замещающему).

12.4. В поручении по запросам (по решению Губернатора области или лица, его замещающего) даются указания о рассмотрении органом исполнительной власти в соответствии с его компетенцией запроса и направлении ответа члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы или Губернской Думы, а копии ответа - управлению делопроизводства и документооборота.

В случае когда Губернатор области (лицо, его замещающее) определяет необходимость личного ответа на запрос, в поручении органам исполнительной власти даются указания о представлении Губернатору области (лицу, его замещающему) проекта соответствующего ответа. Срок выполнения поручения устанавливается исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее 15 календарных дней со дня поступления его Губернатору области (лицу, его замещающему).

Копии оформленных на соответствующих бланках резолюций, содержащих поручения Губернатора области (лица его замещающего), вместе с копиями запросов направляются для учета и контроля за их исполнением в контрольный департамент аппарата Правительства области.

12.5. Проекты ответов Губернатора области (лица, его замещающего) на запросы обязательно визируются соответствующими органами исполнительной власти, готовившими ответ, руководителем Главного правового управления аппарата Правительства области, двумя редакторами-корректорами.

12.6. Обращения направляются Губернатором области (лицом, его замещающим) в органы исполнительной власти или должностным лицам, к ведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, для рассмотрения и подготовки ответа.

В сопроводительных письмах, подготавливаемых органами исполнительной власти (в соответствии со сферами их ведения), указываются сроки ответов на обращения и необходимость представления копий ответов Губернатору области. Срок представления ответа на обращение не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения Губернатору области.

12.7. При работе с корреспонденцией, получаемой из Губернской Думы, сотрудники органов исполнительной власти должны руководствоваться следующим порядком:

вся корреспонденция, направленная из Губернской Думы в адрес Губернатора области, Правительства области, регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота и направляется на рассмотрение Губернатору области (лицу, его замещающему);

корреспонденция, рассмотренная Губернатором области (лицом, его замещающим), направляется для исполнения в орган исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота;

ответы на поступившую корреспонденцию из органов исполнительной власти в адрес Губернской Думы направляются в сроки, установленные Губернатором области, (лицом, его замещающим), в иных случаях в течение 30 дней со дня поступления корреспонденции. Срок подготовки документов для подписания или отклонения Губернатором области законов Самарской области не должен превышать 10 дней со дня их поступления;

отправляемым через канцелярии органов исполнительной власти письмам в ответ на корреспонденцию, поступившую из Губернской Думы, присваивается исходящий номер, установленный управлением делопроизводства и документооборота при регистрации корреспонденции. Копии писем направляются в управление делопроизводства документооборота для закрытия дел.

13. Порядок работы с обращениями граждан

13.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, а также обращений поступивших по информационным системам общего пользования, осуществляются управлением по организации работы с обращениями граждан контрольного департамента аппарата Правительства Самарской области (далее - управление по организации работы с обращениями граждан).

13.2. Письменные обращения граждан Российской Федерации, а также иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Самарской области, поступившие в адрес Губернатора области и Правительства области, регистрируются в управлении по организации работы с обращениями граждан в течение 3 дней с момента поступления. Информация о них вводится в специализированную информационную систему.

На зарегистрированном письме (телеграмме) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления обращения, в котором указывается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса (первая буква - фамилия гражданина, если коллективное, то "Кол"), цифры 9 (номер управления) и порядкового номера дела (например, И-9/121 или Кол-9/308). В верхнем правом углу письма ставится порядковый номер.

13.3. Зарегистрированные письменные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов в течение 7 дней со дня регистрации направляются с резолюциями или сопроводительными письмами в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или иные организации, к ведению которых относятся поставленные вопросы. Граждане, подавшие обращения, извещаются о принятом решении также в течение 7 дней со дня регистрации письменного обращения.

13.4. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного органа исполнительной власти в другой производится через управление по организации работы с обращениями граждан с учетом требований пункта 3.3 Инструкции.

13.5. Если по письменному обращению гражданина готовится проект резолюции Губернатора области или другого должностного лица, содержащей необходимые поручения, то в нем при необходимости указывается срок исполнения поручения, порядок ответа автору письма и если письмо контрольное - Губернатору области или должностному лицу, направившему поручение, через управление по организации работы с обращениями граждан.

Если письменное обращение гражданина не требует доклада Губернатору области или другому должностному лицу, то оно направляется с сопроводительным письмом за подписью руководителя контрольного департамента аппарата Правительства области или руководителя управления по организации работы с обращениями граждан на рассмотрение в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или иные организации, к ведению которых относится решение поставленных вопросов.

В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма и, если письмо контрольное, - Правительству области.

13.6. Поступившие в органы исполнительной власти письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения, требующего дополнительного изучения и проверки, может быть продлен Губернатором области или другим должностным лицом, но не более чем на 30 дней. При этом исполнитель письменно обращается к Губернатору области или другому должностному лицу, с просьбой о продлении срока.

О принятом решении о продлении срока рассмотрения обращения сообщается автору письма.

13.7. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

13.8. Подготовленные ответы и другие документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан в органах исполнительной власти, направляются в управление по организации работы с обращениями граждан.

13.9. Ответственность за качество и сроки подготовки ответов несут руководители органов исполнительной власти, которым поручено рассмотрение обращения.

13.10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением контрольных письменных обращений граждан осуществляет управление по организации работы с обращениями граждан.

О результатах рассмотрения письменных и устных обращений, по которым было дано поручение Губернатора области или другого должностного лица, докладывается Губернатору области или другому должностному лицу руководителем контрольного департамента аппарата Правительства области или руководителем управления по организации работы с обращениями граждан, который вносит предложение о снятии с контроля или дополнительном рассмотрении обращения.

Письменные обращения, направленные исполнителям руководителем контрольного департамента аппарата Правительства области или управления по организации работы с обращениями граждан, снимаются с контроля руководителем контрольного департамента аппарата Правительства области или руководителем управления по организации работы с обращением граждан.

13.11. Ответ на обращение, поступившее в орган исполнительной власти или должностному лицу по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

13.12. Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет управление по организации работы с обращениями граждан.

14. Контроль исполнения документов и поручений

14.1. Контролю подлежит исполнение:

поручений Губернатора области, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора области, данных во исполнение федеральных законов;

поручений Губернатора области, данных во исполнение актов прокурорского реагирования;

поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области и Правительства области;

поручений Губернатора - председателя Правительства области, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора области или вице-губернатора области;

поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатора области или вице-губернатора области по рассмотренным документам;

приказов (распоряжений) органа исполнительной власти и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях руководителя органа исполнительной власти;

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Самарской области от 13 ноября 2009 г. N 274-р пункт 14.1 раздела 14 настоящей Инструкции дополнен абзацем

поручений Губернатора - председателя Правительства области, оформленных в соответствии с разделом 5.

14.2. Органы исполнительной власти контролируют исполнение перечисленных в пункте 14.1 Инструкции документов и поручений по вопросам, относящимся к сфере их ведения, и незамедлительно вносят в электронную автоматизированную систему текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений.

Контроль за выполнением постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, приказов органов исполнительной власти может не возлагаться, в случае если принятие соответствующего правового акта не влечет необходимости осуществления конкретных действий органами исполнительной власти (должностными лицами органов исполнительной власти), связанных с его исполнением.

Учет поручений и контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляется контрольным департаментом аппарата Правительства области, ответственным за делопроизводство вице-губернатора области и ответственными за делопроизводство органов исполнительной власти в соответствии с распределением функций контроля.

Ответственность за исполнение поручений, а также за предоставление отчета об исполнении поручений в установленный срок несет руководитель органа исполнительной власти, на который возложено исполнение поручения. В случае если исполнение поручения возложено на сотрудника органа исполнительной власти, не являющегося его руководителем, ответственность за исполнение поручения также несет руководитель данного органа исполнительной власти. Если в поручении предусматривается более одного исполнителя, то ответственность за исполнение и предоставление отчета об исполнении несет головной исполнитель, который указан первым или помечен словом "созыв".

14.3. Исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области, поручений председательствующего на заседаниях Правительства области, законов Самарской области, поручений по протоколам совещаний под председательством Губернатора области контролируется органами исполнительной власти, на которые возложен контроль.

Контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляется контрольным департаментом аппарата Правительства области.

14.4. При поступлении в контрольный департамент аппарата Правительства области указанные документы ставятся на контроль. Соответствующие сведения заносятся в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов в Правительстве области.

14.5. Исполнение письменных поручений Губернатора области и вице-губернатора области, а также поручений Губернатора области и вице-губернатора области по итогам их поездок в города (районы) области или на предприятия контролируется соответствующими органами исполнительной власти, которым поручено осуществление исполнения поручения. О чем незамедлительно информируется контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области или ответственный за делопроизводство вице-губернатора области.

Исполнение поручений Губернатора области, вице-губернатора области по итогам проведения "Прямых линий" или аналогичных мероприятий на телевидении, в редакциях газет и других средствах массовой информации осуществляется соответствующими подразделениями аппарата Правительства области и органов исполнительной власти и контролируется департаментом по информационной политике и связям с общественностью аппарата Правительства области с последующим информированием граждан через средства массовой информации и сеть Интернет.

Ответы на вопросы читателей и телезрителей для опубликования в средствах массовой информации и сети Интернет готовит департамент по информационной политике и связям с общественностью аппарата Правительства Самарской области.

14.6. Поручения руководителей органов исполнительной власти, в том числе и содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых ими, берутся на контроль исполнителями, которым даны поручения, а также ответственными за делопроизводство.

14.7. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с требованиями пункта 3.8 Инструкции. Сроки исчисляются в календарных днях начиная с даты подписания документов, содержащих поручения. В случае возложения контроля за исполнением поручений в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области и Правительства области о внесении изменений в нормативные правовые акты, срок исполнения определяется в соответствии с первоначальным документом (нормативным правовым актом, в который вносятся изменения).

14.8. При осуществлении своих функций контрольный департамент аппарата Правительства области получает сведения о ходе исполнения поручений от их исполнителей, руководителей органов исполнительной власти.

14.9. По документам с указаниями, данными Губернатором области или вице-губернатором области в связи с обращениями на их имя, органами исполнительной власти проводится работа в соответствии с требованиями Инструкции, установленными для работы с поручениями Губернатора области, вице-губернатора области.

14.10. Головной исполнитель поручения представляет Губернатору области или вице-губернатору области доклад об исполнении (продлении срока исполнения) с необходимыми материалами за 5 дней до истечения срока, если в поручении Губернатора области или вице-губернатора области не указан иной срок. Представляемый доклад должен быть подписан руководителем органа исполнительной власти, к ведению которого относится соответствующий вопрос.

Головной исполнитель может устанавливать и согласовывать с исполнителями поручения сроки исполнения, но не позднее 5 дней до окончания срока исполнения поручения, если в поручении Губернатора области или вице-губернатора области не указан иной срок.

Исполнители, указанные в поручении после головного исполнителя, передают ему свои отчеты не позднее 5 дней до окончания срока исполнения, если в поручении Губернатора области или вице-губернатора области не указан иной срок, а головной исполнитель передает их вместе со своим отчетом в контрольный департамент аппарата Правительства области или ответственному за делопроизводство вице-губернатора области в соответствии с распределением функций контроля. Головной исполнитель, который помечен словом "созыв", готовит итоговый отчет с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их писем, обращений, служебных записок и пр.) по данному вопросу.

Орган исполнительной власти в начале своего отчета об исполнении документа или поручения делает ссылку на реквизиты документа или протокола (регистрационные номер и дату, наименование), а также указывает поручение, на которое подготовлен данный доклад.

В докладе об исполнении поручения Губернатора области или вице-губернатора области должны быть отражены конкретные результаты и содержаться сведения об информировании автора обращения к Губернатору области или вице-губернатору области. Для более всестороннего ответа по существу к отчету должны быть приложены исходящие письма, которые направлялись в рамках исполнения данного поручения, входящие письма, которые поступали в адрес исполнителя в рамках исполнения данного поручения, справки, таблицы, графики, рисунки, фотографии, схемы, чертежи и прочие документы, относящиеся к данному поручению. К докладу прилагается подлинник поручения (копии доклада и документа с поручением Губернатора области или вице-губернатора области помещаются в дело). Копии документов и протоколов не должны содержать каких-либо служебных или прочих записей.

Если поручение невозможно исполнить в установленный срок, исполнитель представляет доклад с просьбой о продлении сроков исполнения поручения. В докладе необходимо отразить объективные причины, на основании которых невозможно исполнить поручение в установленный срок.

Если исполнитель считает, что им предприняты все меры для полного и всестороннего исполнения поручения, а дальнейшее исполнение поручения находится в компетенции другого органа исполнительной власти, то вопрос о переносе дальнейшего исполнения поручения на другой орган исполнительной власти решается в рабочем порядке в пределах установленного срока. Контроль исполнения поручения переносится на другой орган исполнительной власти, в чью компетенцию входит данный вопрос, после получения резолюции Губернатора области или вице-губернатора области. Графическая копия письма с резолюцией Губернатора области заносится в электронную базу, предназначенную для учета и сопровождения документов, и направляется в контрольный департамент аппарата Правительства области органом исполнительной власти Самарской области, инициировавшим перенос.

Доклады, представляемые в контрольный департамент аппарата Правительства области, оформляются в соответствии с приложением 21 и следующими требованиями:

письмо на бланке органа исполнительной власти, на который возложен контроль, представляется на имя Губернатора области или вице-губернатора области;

в письме должна содержаться информация, на основании которой можно сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении (снятии с контроля, продлении срока исполнения, переносе на другого исполнителя).

В заключительной части письма исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о дальнейшем исполнении данного документа (например: "прошу снять данное поручение с контроля", "прошу перенести срок исполнения данного поручения"). В случае переноса срока исполнения необходимо указать конкретную дату следующего предоставления доклада.

В одном отчете по нескольким документам и поручениям не должно содержаться одновременно информация о снятии с контроля и продлении срока исполнения.

К письму необходимо приложить копию документа, об исполнении которого пишется доклад. В случае предоставления доклада об исполнении поручения в протоколе совещания при Губернаторе области (вице-губернаторе области) или протоколе заседания Правительства области необходимо приложить первую страницу протокола и страницу с поручением. Указанное поручение необходимо выделить. Письмо должно быть подписано руководителем органа исполнительной власти либо должностным лицом, исполняющим его обязанности. Контрольный департамент аппарата Правительства области не несет ответственности за содержание, а также наличие в докладе стилистических, речевых и других ошибок.

Графическую копию доклада с подписью руководителя органа исполнительной власти Самарской области необходимо зарегистрировать в автоматизированной системе, предназначенной для учета и сопровождения документов в Правительстве области, на вкладке "отчет исполнителя".

Доклад об исполнении поручения предоставляется в контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области в 2-х экземплярах, на которых ставится дата поступления. Один экземпляр с отметкой о получении возвращается исполнителю.

В случае несоответствия установленным требованиям оформления доклады об исполнении поручений подлежат возврату исполнителем на доработку. При этом срок контроля не приостанавливается, поручения считаются неисполненными.

Поручения подлежат снятию с контроля без предоставления доклада об исполнении в следующих случаях:

если исполнение поручения завершилось принятием постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, то для снятия его с контроля в контрольный департамент аппарата Правительства области представляется за подписью ответственного за исполнение поручения руководителя органа исполнительной власти письмо о выполнении поручения с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта;

акты прокурорского реагирования подлежат снятию с контроля после направления ответа в органы прокуратуры за подписью Губернатора Самарской области. В данном случае графическая копия ответа заносится в электронную базу, предназначенную для учета и сопровождения документов, и направляется в контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области должностными лицами, ответственными за исполнение данного документа;

поручения в резолюциях Губернатора области на письма и обращения считаются исполненными, если в контрольный департамент аппарата Правительства области представлена копия отчета, направляемого Губернатору области, либо сведения о докладе Губернатору области по обозначенному вопросу.

После проведения соответствующих мероприятий доклад направляется Губернатору области для принятия решения.

После наложения соответствующей резолюции Губернатором области доклад об исполнении поручения передается в контрольный департамент аппарата Правительства области.

Контрольный департамент аппарата Правительства области в соответствии с резолюцией Губернатора области проводит мероприятия по снятию с контроля либо продлению сроков исполнения поручения, а также вносит информацию в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов в Правительстве области.

В случае, когда исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о снятии с контроля соответствующего поручения, а Губернатор области принял решение о продлении срока контроля исполнения поручения, контрольный департамент аппарата Правительства области направляет в адрес исполнителя копию доклада с резолюцией Губернатора области путем занесения графической копии документа в автоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождения документов.

Контрольный департамент аппарата Правительства области не позднее чем за 5 дней до окончания срока исполнения направляет в адрес исполнителя (головного исполнителя) напоминание с сопроводительным письмом об окончании срока исполнения поручения. Отсутствие данной информации не является основанием для неисполнения поручения в установленный срок.

Контрольный департамент аппарата Правительства Самарской области по требованию заместителя председателя Правительства Самарской области - руководителя аппарата Правительства Самарской области предоставляет информацию о контроле соблюдения исполнительской дисциплины органами исполнительной власти.

15. Оформление писем и телеграмм,
отправка исходящих документов

15.1. Проекты писем и телеграмм оформляются и печатаются на бланках установленной формы (приложение 22).

Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором области или лицом, его замещающим.

Письма на бланках "Вице-губернатор Самарской области" подписывает вице-губернатор области.

Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываются заместителями председателя Правительства области.

Письма на бланках органов исполнительной власти подписываются руководителями органов исполнительной власти или их заместителями.

Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываются Губернатором области или вице-губернатором области.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются заместителями председателя Правительства области.

15.2. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированные исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, двумя редакторами-корректорами, в случае подписания письма или телеграммы Губернатором области (лицом, его замещающим) или вице-губернатором области на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

15.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в управлении делопроизводства и документооборота.

15.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий, на которых должны быть проставлены почтовые адреса.

15.5. Подготовленный проект письма или телеграммы представляется исполнителем ответственному за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора области.

15.6. Подписанные Губернатором области (лицом, его замещающим), вице-губернатором области письма и телеграммы, передаются в управление делопроизводства и документооборота для регистрации, оформления и отправки.

Письма, подписанные руководителем органа исполнительной власти, регистрируются ответственным за регистрацию и передаются исполнителем в управление делопроизводства и документооборота для отправки.

Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 9 до 18 ч. (до 17 ч. в сокращенные предпраздничные дни).

Примечание. В рабочие дни после 18 ч., в предпраздничные дни после 17 ч., а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются сотрудниками приемной Губернатора области.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

15.7. Второй экземпляр исходящего документа, завизированного исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело.

15.8. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, а также с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются незамедлительно.

15.9. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.

Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписанная Губернатором области и вице-губернатором области, адресованная в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу, Совет Федерации, министерства Российской Федерации. Отправление фельдъегерской связью иной корреспонденции осуществляется с разрешения руководителя аппарата Правительства области или его заместителя.

Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связью осуществляется управлением делопроизводства и документооборота до 11.00 ч. каждого рабочего дня. Обработка корреспонденции с последующей передачей ее офицеру фельдъегерской связи осуществляется с 11.00 до 13.00 ч.

Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства и документооборота после 11.00 ч., отправляется на следующий день в 13.00 ч.

15.10. Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" оформляются вне очереди и вручаются приглашенному в управление делопроизводства и документооборота сотруднику органа исполнительной власти, ответственному за делопроизводство, для передачи адресату.

Документы без отметок оформляются по мере поступления в управление делопроизводства и документооборота и передаются офицеру фельдъегерской связи или почтовое отделение.

Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, ответственными за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора области или руководителем органа исполнительной власти (его заместителем), подготовившим документ, и оформляется в соответствии с приложением 23.

15.11. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовые отделения связи.

16. Особенности работы с документами,
содержащими служебную информацию
ограниченного распространения

16.1. К служебной информации ограниченного распространения в органах исполнительной власти Самарской области относится несекретная информация, определенная перечнем сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения в органах исполнительной власти Самарской области.

Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями и др.)

16.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в органах исполнительной власти в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

16.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя.

16.4. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

16.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями органов исполнительной власти), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется управлением делопроизводства и документооборота. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

16.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения.

16.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:

печатаются с указанием на обороте в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты печатания документа;

передаются сотрудникам органов исполнительной власти под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

16.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

16.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в органах исполнительной власти по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

16.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства и документооборота, осуществляется с согласия руководителя аппарата Правительства области или его заместителя либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

16.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области с пометкой "Для служебного пользования" органам исполнительной власти или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя аппарата Правительства области или его заместителя либо по заявкам руководителей органов исполнительной власти, их готовивших.

16.12. В органах исполнительной власти не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем органа исполнительной власти. Результаты проверки оформляются актом.

В управлении делопроизводства и документооборота проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.

16.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти информирует об этом руководителя аппарата Правительства области (или его заместителя) и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю аппарата Правительства области (или его заместителю). На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаются для архивного хранения.

16.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

16.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники органов исполнительной власти могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной областным и федеральным законодательством ответственности.

17. Формирование дел, передача их в архив
Составление номенклатуры дел

17.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

17.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

17.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 24) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 25).

17.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и подписывается руководителем подразделения.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее ответственному за делопроизводство органа исполнительной власти.

17.5. Сводная номенклатура дел составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти.

17.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления государственной архивной службы Самарской области и утверждается не позднее конца текущего года руководителем органа исполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с управлением государственной архивной службы Самарской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти.

17.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

17.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй используется ответственным за делопроизводство в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый в управлении государственной архивной службы Самарской области, с которым согласовалась номенклатура дел.

17.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

17.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.

17.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

17.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

17.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название органа

исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией управления архивной службы Самарской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

17.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

17.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Формирование дел

17.16. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела в структурных подразделениях органов исполнительной власти формируются децентрализованно.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в дело включается один экземпляр каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.);

6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.;

7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам);

8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;

10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;

11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА";

12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка "в дело N ...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе.

Группировка отдельных категорий документов

17.17. При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела;

3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно;

4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания;

5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Правительства Самарской области, протоколы совещаний и т.д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;

6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию независимо от времени составления, например: отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, подшивается в дело 2007 года, а не 2008 года; план на 2008 год, составленный в 2007 году, - в дело 2008 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке;

8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке;

9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям;

10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям сторон;

11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности:

опись документов, имеющихся в личном деле;

письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Самарской области (далее - должность гражданской службы);

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Самарской области;

копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Самарской области (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Самарской области.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления;

12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела;

13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета;

14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.

Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке.

Подготовка документов
к последующему хранению и использованию

17.18. Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях органов исполнительной власти несут руководители служб, осуществляющих хранение документов.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органов исполнительной власти.

Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения органа исполнительной власти.

Экспертиза ценности документов

17.19. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях органов исполнительной власти.

Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях органов исполнительной власти членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений органов исполнительной власти для установления научной, исторической и практической значимости документов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;

отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органов исполнительной власти;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").

В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 02.04.2008" или "Передано на хранение в по описи 04.02.2008" и т.п.

Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.

Оформление дела

17.20. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений органов исполнительной власти на архивное хранение подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивка или переплет дела;

составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 26 к Инструкции;

нумерация листов дела;

составление листа-заверителя дела согласно приложению 27 к Инструкции;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: "1а", "16".

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (приложение 19).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе "Количество документов". К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак "+". Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.

Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

Оформление обложки дела

17.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 28 к Инструкции. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

название органа исполнительной власти;

название структурного подразделения, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

заголовок дела;

дата дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела.

Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела органа исполнительной власти будут приняты на государственное хранение.

При изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого органа исполнительной власти, а прежнее наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: "Распоряжения Губернатора Самарской области N 1-100, т. 1.". В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год, например: "19 мая 2008 года".

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты, например: "09.04.2008".

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты заседаний (даты принятия решений).

Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например: [не ранее 2006 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1997 г.]; [не ранее 25] июня 2007 г.; 15 [января] 2007 г.; 16 августа [2006 г.]; [22 сентября 2005 г.?]

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно").

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание листа с реквизитами обложки дела, оформленного машинописным способом, на форзац переплетенного дела, в случае если оно имеет темную обложку.

Составление и оформление описей и актов

17.22. Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного срока хранения;

дела временного (свыше десяти лет) срока хранения;

дела по личному составу.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.

При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:

1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется);

4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело N...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу;

5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);

6) графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.

Опись дел постоянного хранения

17.23. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 29 к Инструкции.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела N ...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.

Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Самарской области органа исполнительной власти (далее - ЭПК).

После утверждения годового раздела ЭПК опись утверждается руководителем органа исполнительной власти, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив, а остальные экземпляры остаются в органе исполнительной власти.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области.

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 30 к Инструкции.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела органа исполнительной власти.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения

17.24. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях органа исполнительной власти.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению 31 к Инструкции.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах.

Опись дел по личному составу

17.25. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 32 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Вышеперечисленные документы больших объемов могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в управление государственной архивной службы Самарской области.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПК, а затем утверждается руководителем органа исполнительной власти.

Акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

17.26. Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях органов исполнительной власти до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению 33 к Инструкции.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2011 года.

Порядок передачи документов
при реорганизации или ликвидации

17.27. Порядок передачи и дальнейшего использования документов органов исполнительной власти при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти.

17.28. Передача документов ликвидируемых органов исполнительной власти осуществляется ликвидационной комиссией.

В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель управления государственной архивной службы Самарской области.

17.29. При ликвидации органа исполнительной власти:

документы постоянного срока хранения должны быть переданы в соответствующий государственный архив;

документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение Самарской области "Самарский областной государственный архив документов по личному составу" (ГУСО "СОГАДЛС");

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации органа исполнительной власти, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

17.30. При реорганизации органов исполнительной власти документы передаются вновь возникшим органам исполнительной власти в соответствии с их компетенцией.

17.31. Перед передачей документов органов исполнительной власти в случае ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно- технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении органа исполнительной власти.

Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый орган исполнительной власти организуют устранение указанных нарушений.

Подготовка и передача документов в архив

17.32. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами передаются в архив органа исполнительной власти после их завершения в делопроизводстве.

Прием каждого дела производится ответственным за архив органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения по описям. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема передачи дел, а также подписи ответственного за архив органа исполнительной власти и сотрудника, передавшего дела.

Документы постоянного хранения органа исполнительной власти по истечении сроков их временного хранения передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные архивы Самарской области.

18. Машинописные и копировально-множительные работы

Машинописные работы

18.1. Материалы служебного характера: постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, распоряжения вице-губернатора области, (приказы) органов исполнительной власти, письма Губернатора области, вице-губернатора области, органов исполнительной власти области, материалы к заседаниям Правительства области, совещаниям Губернатора области, вице-губернатора и т.д. печатаются непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники. Бланки постановлений, распоряжений, писем Губернатора области и Правительства области, распоряжений и писем вице-губернатора области выдаются ответственным за делопроизводство органов исполнительной власти в управлении делопроизводства и документооборота под роспись.

18.2. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.

18.3. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.

Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.

Копировально-множительные работы

18.4. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в участке компьютерной верстки и копирования государственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений", а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.

18.5. В участке компьютерной верстки и копирования государственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений" копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников аппарата Правительства области. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

18.6. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги не более формата A3.

19. Выполнение стенографических работ

19.1. Управление делопроизводства и документооборота обеспечивает стенографирование заседаний Правительства области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области.

Стенографирование указанных мероприятий осуществляется по заявкам, представляемым в управление делопроизводства и документооборота.

19.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется в специальных тетрадях, параллельно ведется запись на магнитных носителях.

19.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, на следующий день после проведения заседания или совещания. Текст визируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, на оборотной стороне листа.

19.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседания Правительства области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего уничтожаются путем размагничивания.

Тетради после их заполнения хранятся в течение года в управлении делопроизводства и документооборота, а затем уничтожаются.

19.5. Один экземпляр расшифрованных стенографических записей совещаний у Губернатора области передается ответственному за делопроизводство Губернатора области, а второй хранится в управлении делопроизводства и документооборота.

19.6. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области выдаются органам исполнительной власти, ответственным за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях, и лицам, получившим поручения председательствующего на заседании Правительства области. По миновании надобности они уничтожаются.

19.7. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

20. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи и
электронной почты

20.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций) и устанавливаются в кабинетах ответственных за делопроизводство или приемных руководителей.

20.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

20.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

20.4. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем.

20.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Подлинник принятой факсограммы докладывается руководителю (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем на лиц, привлекаемых к дежурству.

20.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 34) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

20.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

20.8. Средства электронной почты предназначаются для оперативной передачи и приема электронных копий документов и служебных материалов.

20.9. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по электронной почте секретных документов.

Запрещается посылать или пересылать далее электронные сообщения, не отвечающие нормам морали и этики.

20.10. Не разрешается рассылать рекламные сообщения или пересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, если это не связано с выполнением должностных обязанностей.

20.11. Запрещается посылать электронные сообщения со служебных почтовых ящиков, пользуясь чужим почтовым именем (удостоверением).

Не разрешается скрывать свои идентификаторы при посылке электронной почты.

20.12. Запрещается раскрывать приложения к электронным сообщениям без проверки их антивирусными программами. При наличии вирусов сообщение удаляется и не считается доставленным.

20.13. При написании электронных сообщений необходимо использовать структурированный, короткий и содержательный стиль. Если сообщение содержит несколько вопросов или тем, то их необходимо нумеровать.

Начинать сообщение рекомендуется с обращения "Здравствуйте," и имени адресата. Заканчивать сообщение рекомендуется фразой "С уважением" и указанием имени отправителя.

Если в письме есть просьбы или поручения, требуется четко сформулировать и пронумеровать действия, которые должен совершить получатель.

20.14. Каждое сообщение подписывается отправителем. Подпись под сообщением должна содержать имя и должность отправителя, наименование подразделения, контактную информацию. При наличии у отправителя средств электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП), он должен использовать их для подписи всех исходящих служебных электронных писем.

20.15. Поле электронного письма "Заголовок" ("Subject") должно быть заполнено.

При отправке электронных сообщений используются следующие правила формирования заголовка письма:

префикс, обозначающий структурное подразделение;

через тире - заголовок письма.

20.16. При использовании электронной почты для оперативной отправки документов, оригиналы которых доставляются традиционным способом, отправитель письма указывает в заголовке письма специальный маркер "Соответствует оригиналу".

20.17. Электронные вложения больше чем 200 Кб упаковываются перед отправкой. Электронные письма и вложения не должны содержать компьютерных вирусов и т.п.

20.18. При отправке письма сразу более чем в пять электронных адресов или в списке адресатов указан получатель, не являющийся структурным подразделением органа исполнительной власти, используется следующее правило: в качестве получателя указывается адрес отправителя, остальные адреса указываются в поле "Скрытая копия" (Ьсс:).

20.19. Все служебные электронные сообщения посылаются с уведомлением о прочтении. Об отправке важного сообщения отправитель письма должен сообщить адресату по телефону. Отправитель несет ответственность за гарантированное получение адресатом важного электронного сообщения.

20.20. При получении электронного сообщения требуется уведомить отправителя сообщения о получении письма и сроках его рассмотрения в течение четырех рабочих часов с момента получения.

20.21. Подготовленная для передачи бумажная копия важного служебного письма визируется исполнителем и руководителем.

20.22. Передачу и прием электронной почты от подразделения, а также ее учет осуществляет сотрудник, назначенный ответственным за ее использование.

По получении или после отправки служебного электронного письма, которое требуется приобщить к делу, письмо распечатывается с указанием даты и времени отправки, адреса получателя и отправителя (при наличии ЭЦП - ее сертификат), текста сообщения и всех приложений. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Бумажная копия полученного важного электронного сообщения докладывается руководителю (его заместителю) и (или) передается с указаниями исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

20.23. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются в журналах установленной формы без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством бумажные копии электронных сообщений сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) электронных сообщений, имеющие срок хранения один год.

20.24. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела электронных сообщений возлагается на лиц, ответственных за использование средств электронной почты.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

При получении важных сообщений, не подписанных средствами электронно-цифровой подписи с действующим сертификатом, получатель должен незамедлительно удостовериться по телефону о подлинности сообщения.

При получении письма, подписанного средствами ЭПЦ, получатель сообщения должен проверить, что сертификат подписи действителен на момент получения письма.

20.25. Электронные обращения граждан принимаются к рассмотрению в установленном порядке, если они подписаны средствами ЭЦП, сертификат которых действителен в момент получения письма, или по решению сотрудника управления по работе с обращениями граждан, ответственного за обработку электронных сообщений.

20.26. Электронные сообщения, подписанные средствами ЭЦП, сертификат которых действителен в момент получения письма, обрабатываются аналогично бумажным письмам или телеграммам.

20.27. Список электронных адресов сотрудников органов исполнительной власти, поддерживается в актуальном состоянии и публикуется в установленном порядке ответственным за делопроизводство.

21. Изготовление и использование печатей и штампов

21.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов исполнительной власти области, производится по разрешению руководителя органа исполнительной власти.

21.2. Заявки подразделений органов исполнительной власти области на изготовление печатей и штампов направляются ответственным за делопроизводство для размещения и исполнения заказов.

21.3. Изготовленные печати и штампы учитываются с регистрацией оттисков ответственным за делопроизводство в специальном журнале. Печати и штампы выдаются под расписку руководителю (заместителю) подразделений органа исполнительной власти области.

21.4. В подразделениях органа исполнительной власти области печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в металлических шкафах или сейфах.

На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

21.5. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области (лицом, его замещающим) (Гербовая печать Губернатора Самарской области) и Губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства области, заместителем председателя Правительства области (Гербовая печать Правительства Самарской области), требующих особого удостоверения их подлинности.

Гербовая печать Правительства Самарской области ставится также на командировочных удостоверениях и служебных удостоверениях министров и руководителей иных органов области.

Гербовые печати органов исполнительной власти области проставляются на командировочных удостоверениях и служебных удостоверениях работников органов исполнительной власти области и подписи руководителя органа исполнительной власти области, требующей особого удостоверения ее подлинности.

21.6. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения на соответствие подлинникам. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

     Например:

     Верно

     Консультант

     управления кадров   ________________  _______________________________

                         (Личная подпись)           (И.О.Фамилия)

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа исполнительной власти. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ.

Заявки на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или вице-губернатора области подписывается Губернатором области или вице-губернатором области соответственно.

21.7. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, вице-губернатора, руководителя органа исполнительной власти области разрешаются при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

21.8. Ответственными за хранение и использование печатей и штампов устанавливаются:

мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (основной) - управление делопроизводства и документооборота;

мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (вспомогательной) - управление кадровой политики;

мастичной гербовой печати органа исполнительной власти области - сотрудники, на которых возлагается эта обязанность руководителем органа исполнительной власти;

остальных металлических, мастичных печатей и штампов - соответствующие подразделения органов исполнительной власти области.

21.9. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях органов исполнительной власти области осуществляет ответственный за делопроизводство. В случае утери печати, штампа ответственный за делопроизводство незамедлительно ставится в известность.

21.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату ответственному лицу за делопроизводство для уничтожения по акту.

21.11. Контроль использования печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений.

Руководитель подразделения органа исполнительной власти области, которому были выданы печать или штампы, при оставлении должности обязан сдать их ответственному за делопроизводство.

22. Особенности работы с документами, содержащими
сведения конфиденциального характера, обрабатываемыми
с использованием средств вычислительной техники

22.1. Сведения конфиденциального характера определены перечнем, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 N 1111.

22.2. Ответственность за организацию обеспечения защиты сведений конфиденциального характера при их обработке с использованием средств вычислительной техники возлагается на руководителя органа исполнительной власти.

22.3. При использовании средств вычислительной техники для обработки сведений конфиденциального характера необходимо выполнить мероприятия, предусмотренные разделом 5 "Требования и рекомендации по защите конфиденциальной информации, обрабатываемой в автоматизированных системах" специальных требований и рекомендаций по технической защите конфиденциальной информации (далее - СТР-К), утвержденных приказом Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 N 282.

22.4. Основными мероприятиями по обеспечению защиты сведений конфиденциального характера, обрабатываемых с использованием средств вычислительной техники, являются:

определение перечня сведений конфиденциального характера, подлежащего обработке в органе исполнительной власти;

определение состава технических средств и носителей информации, с помощью которых производится обработка сведений конфиденциального характера;

определение круга пользователей и режима обработки сведений конфиденциального характера;

разработка системы разграничения доступа к средствам вычислительной техники и в помещения, в которых они установлены, а также к сведениям конфиденциального характера в средствах вычислительной техники;

применение средств защиты сведений конфиденциального характера;

назначение сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности сведений конфиденциального характера.

22.5. Все устанавливаемые на средства вычислительной техники средства защиты информации должны быть сертифицированы.

22.6. Обработка сведений конфиденциального характера с использованием средств вычислительной техники осуществляется с разрешения руководителя органа исполнительной власти, эксплуатирующего эти средства, после проведения в установленном порядке их аттестации на соответствие обязательным требованиям.

22.7. Ответственность за обеспечение защиты сведений конфиденциального характера в процессе эксплуатации средств вычислительной техники, предназначенных для их обработки, возлагается на работников, производящих их обработку.

22.8. Обработка сведений конфиденциального характера с использованием средств вычислительной техники, имеющих выход во внешние телекоммуникационные сети, допускается при условии выполнения требований, изложенных в пункте 5.2.5 и разделе 6 СТР-К.

22.9. При проведении технического обслуживания и ремонта средств вычислительной техники запрещается передавать ремонтным организациям узлы и блоки с элементами накопления и хранения сведений конфиденциального характера без предварительного гарантированного уничтожения этой информации.

22.10. По фактам и попыткам несанкционированного доступа к сведениям конфиденциального характера, а также случаям утечки и разрушения обрабатываемой с использованием средств вычислительной техники сведений конфиденциального характера проводятся служебные расследования.

22.11. Машинные носители, содержащие сведения конфиденциального характера, подлежат регистрации в установленном порядке.

22.12. Хранение машинных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера, осуществляется в условиях, исключающих несанкционированное копирование сведений конфиденциального характера, их хищение или уничтожение.

22.13. Перед уничтожением машинных носителей информация конфиденциального характера, содержащаяся на них, стирается.

22.14. В органах исполнительной власти разрабатываются внутренние инструкции по обеспечению режима при обработке сведений конфиденциального характера с использованием средств вычислительной техники, которые согласуются с руководителем департамента по вопросам общественной безопасности Самарской области и утверждаются руководителем органа исполнительной власти Самарской области.

Приложение N 1

Общие требования к оформлению документов*
(Правила оформления конкретных видов документов
устанавливают требования, которые могут выходить
за рамки общих требований.)

1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, печатаются с использованием текстового редактора WinWord или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 13-15 с межстрочным интервалом (12-24 пт**) (Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала. Например, 1 межстрочный интервал - 12 пт, 1,5 межстрочных интервала - 18 пт и т.д.).

1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" и "стр." и знаков препинания.

1.4. Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и 210 x 210 мм.

Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

При переписке между подразделениями внутри органа исполнительной власти бланки не используются.

1.5. В текстах законов Самарской области, постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области рекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительной власти, организаций.

1.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к нему.

Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм и извещений.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт).

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст - основной элемент любого документа, размещается под заголовком к тексту по ширине. Одно из главных требований к тексту - краткость, которая достигается заменой сложных предложений простыми, исключением повторов и излишних подробностей. Формулировки в служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом. Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным и доброжелательным. В письмах, факсах рекомендуется избегать категоричных выражений.

Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяют существительными (не возражает, направляет и т.д.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишут объяснительные и докладные записки, заявления.

Текст строят в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем соединения этих форм. В анкетном тексте наименования признаков (постоянная информация) выражают именами существительными в именительном падеже.

В табличном тексте графы и строки (постоянная информация) должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Таблица должна иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Его помещают над таблицей посередине и пишут с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Связный текст составляют произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Тексты сложных, больших по объему документов разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высокого деления. Все они разделяются точками и в конце номера ставится точка (1.1., 3.2.7., 5.3.2.4. и т.д.).

Широко распространено в служебных документах применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие информации (то есть - т.е.; минута - мин.; рубль, рублей - руб.; и другие - и др.; и так далее - и т.д.). Их написание ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта, правилами русской орфографии и словарем сокращений русского языка.

Подпись

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись обязательна для служебных документов. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в органах, действующих на правах единоначалия, подписывает одно должностное лицо. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставят две подписи (например, в протоколе).

Две подписи и более ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель органа и главный бухгалтер, договоры и контракты - представители договаривающихся сторон, документы, составляемые комиссией (например, акты) - все ее члены.

Подпись состоит:

из наименования должности лица, подписавшего документ;

личной подписи;

расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, (например, в пояснительной записке):

      Министр

образования и науки

 Самарской области                                            И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должность подписывающего указывается сокращенно:

Министр                                                        И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами составные части подписи располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью подписывающих, например:

Министр                                                        И.О.Фамилия

Главный бухгалтер                                              И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

     Министр                                               Министр

образования и науки                                имущественных отношений

 Самарской области                                    Самарской области

   И.О.Фамилия                                           И.О.Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, их подписывающих, а обязанности в составе комиссии:

Председатель комиссии                                          И.О.Фамилия

Члены комиссии                                                 И.О.Фамилия

                                                               И.О.Фамилия

                                                               И.О.Фамилия

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать лицо, исполняющее его обязанности. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" - грубая ошибка.

Дата

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов (24-36 пт) от предыдущего реквизита.

Дата документа - дата его подписания или утверждения, для протокола - принятия решения, для акта - события. Документы, издаваемые совместно двумя или более организациями, должны иметь единую дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц записывают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, 5 июня 2008 года - 05.06.2008).

В нормативных документах и документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 31 декабря 2007 года, 1 января 2008 года и т.д.

Индекс (номер) документа

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

Регистрационный индекс документа, как правило, складывается из индекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлен и где будет храниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Он может также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей и т.д. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую линию в порядке расположения авторов документа.

Гриф утверждения, гриф согласования

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита 1 межстрочным интервалом (12 пт) (остальные строки реквизита печатаются также через 1 интервал).

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу планов, отчетов, инструкций, правил, актов, трудовых соглашений и др.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                              Губернатор Самарской области

                                                       И.О.Фамилия

                                                 от _____________ N ___

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера:

                                                         УТВЕРЖДЕН

                                                 распоряжением Губернатора

                                                     Самарской области

                                                        И.О.Фамилия

                                                   от ____________ N ___

     или

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                    приказом министерства

                                                   имущественных отношений

                                                      Самарской области

                                                   от ______________ N ___

Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения размещается под текстом документа и пишется с заглавной буквы начиная от левого поля - Приложение, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие:

если приложение упомянуто в тексте документа - указывается число листов и экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием числа листов и экземпляров в каждом, например:

     Приложение: 1. Проект договора (между кем о чем) на 5 л. в 1 экз.;

                 2. Список (кого, чего) на 2 л. в 2 экз.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не по всем адресатам, в отметке о его наличии указывается, в какой адрес его посылают (Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес). Если приложение сброшюровано, то число листов не указывают.

При приложении к документу другого документа, также имеющего приложение, отметку о их наличии оформляют следующим образом:

Приложение: письмо министерства управления финансами Самарской области от 12.08.2008 N 108 и приложение к нему, всего на 4 л.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера.

Реквизит "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатается прописными буквами, а также центрируется с наименованием документа, его датой и регистрационным номером относительно самой длинной строки, например:

                                                          ПРИЛОЖЕНИЕ

                                                   к приказу министерства

                                                   имущественных отношений

                                                      Самарской области

                                                   от ______________ N ___

Визы

Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.

Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа последнего экземпляра документа в нижней его части (письмо) или в отдельном листе согласования (нормативные правовые акты, соглашения, договоры, контракты) (приложение 3).

Полистное визирование оформляется визой на оборотной стороне каждого листа в нижней его части.

Полистно визируются: законопроект, проект постановления Губернской Думы - экземпляр, который хранится в архиве; соглашения, договоры, контракты - все экземпляры; письма - на экземплярах, остающихся в управлении делопроизводства и документооборота.

Резолюция

Указания на исполнение документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Иванов 3332210

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа - это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на последней странице документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые органом исполнительной власти.

Приложение N 2

Правила оформления
проектов постановлений и распоряжений
Губернатора области, Правительства области,
вице-губернатора области

2.1. Проект постановления или распоряжения Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

2.2. Постановление и распоряжение Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области имеют следующие реквизиты.

Герб Самарской области (Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии) (в цветном изображении).

Наименование вида акта (Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии) - постановление Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области или распоряжение Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, вице-губернатора Самарской области.

Дата (Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии) акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами (24 пт), оформляется цифровым способом.

Номер (Реквизит входит в состав бланка и печатается при его изготовлении в типографии) печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 20.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например N 42-р (к порядковому номеру распоряжения вице-губернатора области - "рв", например N 51-рв).

Заголовок - печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов (24-36 пт) от предыдущего реквизита с одинарным межстрочным интервалом.

Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами, в проектах постановлений Правительства области завершается словами "Правительство Самарской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", последнее слово печатается прописными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов "Губернатор Самарской области" (постановления, распоряжения Губернатора области), "Губернатор - председатель Правительства Самарской области" (постановления, распоряжения Правительства Самарской области), инициалов и фамилии Губернатора - председателя Правительства области. Слова "Губернатор" и "Самарской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слово "Губернатор" центрируется по отношению слов "Самарской области". Слова "Губернатор - председатель Правительства Самарской области" печатаются в три строки, через 1 межстрочный интервал. Слова "председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Губернатор" и "Самарской области" центрируются относительно второй строки реквизита. Подпись "Вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Самарской области" (распоряжение вице-губернатора Самарской области) состоит из должности, инициалов и фамилии вице-губернатора области. Слова "Вице-губернатор-", "первый заместитель", "председателя Правительства" и "Самарской области" печатаются в четыре строки через 1 межстрочный интервал, слова "председателя Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Вице-губернатор -", "первый заместитель" и "Самарской области" центрируются относительно третьей строки реквизита. Инициалы и фамилия Губернатора области (вице-губернатора области) печатаются у правой границы текстового поля.

Ниже подписи, через три межстрочных интервала (36 пт), от левой границы текстового поля печатается в одну строку фамилия исполнителя и его телефон, при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Внизу на последней странице проставляется имя файла. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, вице-губернатора Самарской области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

       ПРИЛОЖЕНИЕ 1                                  ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к постановлению Губернатора                  к постановлению Правительства

    Самарской области                              Самарской области

от __________________ N ___                   от __________________ N ___

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

        УТВЕРЖДЕНО                                     УТВЕРЖДЕНО

постановлением Губернатора                    постановлением Правительства

    Самарской области                               Самарской области

от _________________ N ___                     от _________________ N ___

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 60 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал.

Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал, шрифтом размером N 10, в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области арабскими цифрами. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне каждого листа приложения.

2.3. Требования по оформлению пояснительной записки к проектам постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области.

Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами отделяется от верхней границы текстового поля 2 межстрочными интервалами 24 пт и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (18 пт).

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами 36 пт.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Пояснительная записка подписывается руководителем органа исполнительной власти, готовившим проект.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.4. Требования по оформлению заключения органа исполнительной власти по проекту постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, вице-губернатора области.

Заключение по проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами, отделяется от верхней границы текстового поля межстрочным интервалом 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, шрифтом N 14 и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), по которому подготовлено заключение.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается шрифтом размером N 14 через интервал 18 пт.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт. Заключение подписывается руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим).

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего заключение, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.5. Требования по оформлению обложки к документу, представляемому на заседание Правительства области.

Обложка оформляется на листе картона формата A3, сложенном пополам, изготовленном в типографии департамента управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области.

На лицевой стороне обложки указываются следующие реквизиты.

Наименование проекта документа и его заголовок отделяется от границы верхнего поля межстрочным интервалом 36 пт.

Кем внесен проект документа - печатаются слова "Проект внесен:", под ними - название органа, внесшего проект документа.

Образец прилагается.

"Образец"

                                                                   Образец

                                ГУБЕРНАТОР

                            САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                          от _____________ N ___

                                    |

                                 2-3 инт.

                                    |

                Об учреждении и порядке присуждения премий

  |       Губернатора Самарской области за выдающиеся результаты

1 инт.         в решении технических, медико-биологических,

  |           социально-экономических и гуманитарных проблем

                                    |

                                 2-3 инт.

                                    |

   |     1,25 см

1,5 инт. ----- В  целях  совершенствования  системы  премирования

   |     работников организаций, расположенных в Самарской области,

         ПОСТАНОВЛЯЮ:

                 1. Учредить с 1 января 2008 года четыре ежегодных

-------  премии  Губернатора  Самарской  области   за   выдающиеся-------

левое    результаты в решении  технических,  медико-биологических,  правое

поле     социально-экономических и гуманитарных проблем  (далее  -  поле

2,5 см   премии Губернатора) в размере 350,0 (трехсот  пятидесяти)  2,5 см

         тысяч рублей каждая.

     2. Утвердить  прилагаемое  Положение  о  порядке  присуждения  премий

Губернатора.

     |

   3 инт.

     |

   Губернатор

Самарской области                                              И.О.Фамилия

     |

   3 инт.

     \

Петров 3322333

номер файла

                                    |

                        нижнее поле не менее 2 см

                                                                   Образец

                                                        УТВЕРЖДЕНО

                                                постановлением Губернатора

                                                     Самарской области

                                                   от _____________ N ___

                /-----------\

                |5 одинарных|       |

                |межстрочных|------ |

                |интервалов |       |

                \-----------/       |

                                ПОЛОЖЕНИЕ

                 о порядке присуждения премий Губернатора

                Самарской области за выдающиеся результаты

               в решении технических, медико-биологических,

              социально-экономических и гуманитарных проблем

                                    |

                                  2 инт.

                                    |

                            1. Общие положения

     1.1. Премия Губернатора Самарской области за выдающиеся результаты  в

решении   технических,   медико-биологических,  социально-экономических  и

гуманитарных проблем (далее - премия  Губернатора)  присуждается  в  целях

стимулирования  научной  деятельности  на  территории  Самарской области и

создания благоприятных условий для новых научных открытий.

     1.2. Премия  Губернатора  присуждается  работникам  организаций любых

организационно-правовых   форм   и   форм    собственности,    выполняющих

научно-исследовательские,  опытно-конструкторские работы и расположенных в

Самарской области, за выдающиеся работы, открытия и достижения, результаты

которых  существенно  обогатили отечественную науку и оказали значительное

влияние на социально-экономическое развитие Самарской области.

     1.3. Премия Губернатора присуждается Губернатором Самарской области.

     Премия Губернатора носит персональный характер и присуждается  одному

соискателю.   При   наличии   новых   особо  значимых  результатов  премия

Губернатора может быть присуждена повторно,  но не ранее  чем  через  пять

лет.

                       (Далее текст не приводится)

                       ___________________________

"Образец"

                                                                   Образец

                             ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР

                            САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                       от ______________ N _______

                                    |

                                 2-3 инт.

                                    |

               О присвоении классных чинов государственной

             гражданской службы Самарской области гражданским

                служащим министерства образования и науки

                            Самарской области

                                    |

                                 2-3 инт.

                                    |

         1,25 см

   |     ----- В  соответствии  со  статьями  7,  10, 20 Закона

1,5 инт. Самарской области "О государственной гражданской  службе

        Самарской области":

                 Присвоить  с  5  июня  2008  года  классные чины

------- государственной  гражданской  службы  Самарской  области -------

левое    гражданским  служащим  министерства  образования и науки   правое

поле     Самарской области (далее - министерство):                  поле

2,5 см           Дроздовой  Галине   Валентиновне,   руководителю   2,5 см

         управления    организационно-правового    и    кадрового

         обеспечения      министерства     -       действительный

         государственный советник Самарской области 2 класса;

                       (далее текст не приводится)

                                    |

                                  3 инт.

    Вице-губернатор -

    первый заместитель

председателя Правительства

    Самарской области                                          И.О.Фамилия

Петров 3321107

                                    |

                        нижнее поле не менее 2 см

                                                                   Образец

                          ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

                  к проекту постановления Правительства

                 Самарской области "О внесении изменений

               в Положение о министерстве по вопросам семьи

              и демографического развития Самарской области,

                утвержденное постановлением Правительства

                  Самарской области от 12.12.2007 N 258"

     В соответствии со статьей 1 Федерального закона от 16.04.2001 N 44-ФЗ

"О   государственном  банке  данных  о  детях,  оставшихся  без  попечения

родителей"  региональным оператором государственного банка данных о  детях

определен  орган  исполнительной  власти  субъекта  Российской  Федерации,

который в случаях,  установленных статьей 122 Семейного кодекса Российской

Федерации,   организует   устройство   детей,   оставшихся  без  попечения

родителей, на воспитание в семьи.

     В действующем   Положении   о   министерстве   по  вопросам  семьи  и

демографического развития Самарской области,  утвержденном  постановлением

Правительства  Самарской  области  от  12.12.2007  N  258,  к  полномочиям

министерства относится организация устройства детей на воспитание в  семьи

граждан,  специализированные учреждения всех типов.  Однако в Положении не

прописано,  что министерство по вопросам семьи и демографического развития

Самарской  области является региональным оператором государственного банка

данных   о   детях,   оставшихся   без   попечения   родителей.   Учитывая

вышеизложенное,   предлагается   дополнить  пункт  2.2  Положения  абзацем

следующего содержания:

     "министерство по вопросам семьи и демографического развития Самарской

области  осуществляет  функции  регионального  оператора  государственного

банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей".

     В соответствии с постановлением Правительства  Самарской  области  от

30.07.2008  N  301  "О  назначении  и  выплате единовременного пособия при

передаче ребенка на воспитание в семью"  министерство по вопросам семьи  и

демографического развития  Самарской  области определено уполномоченным на

назначение и выплату  единовременного  пособия  при  передаче  ребенка  на

воспитание  в  семью.  В  связи  с  этим  вносится  дополнение в пункт 2.2

Положения следующего содержания:

     "министерство по вопросам семьи и демографического развития Самарской

области осуществляет назначение  и  выплату  единовременного  пособия  при

передаче ребенка на воспитание в семью".

 Министр по вопросам семьи

и демографического развития

    Самарской области                                          И.О.Фамилия

                                                                   Образец

                                ЗАКЛЮЧЕНИЕ

                   по проекту распоряжения Губернатора

                  Самарской области "О выделении средств

                  из резервного фонда для финансирования

                непредвиденных расходов областного бюджета

                   администрации муниципального района

                     Красноярский Самарской области"

     Министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской

области,  рассмотрев  совместно  с  министерством   управления   финансами

Самарской  области  вопрос  о выделении администрации Красноярского района

средств на разработку градостроительной документации, сообщает следующее.

     На территории   населенных   пунктов   п.  Новосемейкино,  п.  Нижняя

Солнцовка,  п.Угловой,  п.Городцовка,  с.Молгачи Красноярского  района  на

земельных  участках  площадью 598 тыс.га в рамках реализации национального

проекта "Доступное и комфортное  жилье  -  гражданам  России"  планируется

реализовать проекты малоэтажного жилищного строительства. Картографические

материалы по рассматриваемым участкам прилагаются.

     Освоение этих   территорий   позволит   построить  порядка  1,5  тыс.

малоэтажных жилых домов коттежного типа общей площадью 162,2  тыс.кв.м.  В

настоящее    время   данные   земельные   участки   относятся   к   землям

сельскохозяйственного назначения.

     Согласно Земельному   кодексу   Российской   Федерации  использование

рассматриваемых  земель  в  целях  жилищного  строительства  возможно  при

условии  перевода  их  из  земель сельскохозяйственного назначения в земли

поселений.  В соответствии с Федеральным законом "О  переводе  земель  или

земельных  участков  из  одной  категории в другую"  орган государственной

власти  субъекта  Российской  Федерации,  установив  или  изменив  границы

поселения,  принимает  решение  о  переводе  земель  сельскохозяйственного

назначения  в  земли  поселений.  В  Самарской   области   соответствующие

полномочия закреплены    за   министерством   строительства   и   жилищно-

коммунального хозяйства Самарской области. Обязательным условием изменения

границ поселения является внесение изменений в генеральный план поселения.

     Запрашиваемые муниципальным районом денежные средства позволят в срок

до   1  июня  2008  года  разработать  всю  необходимую  градостроительную

документацию.  После изменения границ населенных пунктов начиная с октября

2008  года планируется начать строительно-монтажные работы по обустройству

вышеуказанных земельных участков коммунальной инфраструктурой.

     Исходя из  вышеизложенного  предлагается  средства  в сумме _________

млн.руб.  на разработку градостроительной документации населенных  пунктов

Красноярского   района   выделить  за  счет  средств  областного  бюджета,

предусмотренных   по   строке   "Резервный   фонд    для    финансирования

непредвиденных   расходов".   По   состоянию   на  21  декабря  2007  года

нераспределенный  остаток  средств  резервного  фонда  для  финансирования

непредвиденных  расходов областного бюджета с учетом проектов распоряжений

Губернатора области,  находящихся на  согласовании,  составляет  _________

млн. рублей.

    Заместитель председателя

Правительства Самарской области -

министр экономического развития,

     инвестиций и торговли

       Самарской области                                       И.О.Фамилия

Наумова 2420098

Абаимова 3323902

Приложение N 3

                                                                   Образец

                            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

                  к проекту постановления (распоряжения)

                     Правительства Самарской области

                          (наименование вопроса)

Занимаемая должность	Дата поступления проекта на согласование и роспись ответственного за делопроизводство	Роспись, дата согласования	Инициалы, фамилия
Вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Самарской области Заместитель председателя Правительства Самарской области - руководитель аппарата Правительства Самарской области			И.О.Фамилия И.О.Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области			И.О.Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области			И.О.Фамилия
Министр имущественных отношений Самарской области			И.О.Фамилия
Руководитель Главного правового управления аппарата Правительства Самарской области			И.О.Фамилия
Руководитель управления делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Самарской области			И.О.Фамилия

     Примечание: Инструкция  по  делопроизводству (п.4.10) предусматривает

время согласования распоряжений (соглашений, договоров, контрактов) каждым

лицом до 3-х дней, постановлений до 5 дней, законов до 7 дней.

                                                                   Образец

                            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

                      к постановлению (распоряжению)

                      Губернатора Самарской области

                          (наименование вопроса)

Занимаемая должность	Дата поступления проекта на согласование и роспись ответственного за делопроизводство	Роспись, дата согласования	Инициалы, фамилия
Вице-губернатор Самарской области			И.О.Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - руководитель аппарата Самарской области			И.О.Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области			И.О.Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области			И.О.Фамилия
Министр образования и науки Самарской области			И.О.Фамилия
Руководитель Главного правового управления аппарата Правительства Самарской области			И.О.Фамилия
Руководитель управления делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Самарской области			И.О.Фамилия

     Примечание: Инструкция по делопроизводству  (п.4.10)  предусматривает

время согласования распоряжений каждым лицом до 3-х дней,  а постановлений

до 5 дней.

                                                                   Образец

                            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

                     к распоряжению вице-губернатора

                            Самарской области

                          (наименование вопроса)

Занимаемая должность	Дата поступления проекта на согласование и роспись ответственного за делопроизводство	Роспись, дата согласования	Инициалы, фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - руководитель аппарата Самарской области			И.О.Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области			И.О.Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр здравоохранения и социального развития Самарской области			И.О.Фамилия
Министр строительства и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области			И.О.Фамилия
Руководитель Главного правового управления аппарата Правительства Самарской области			И.О.Фамилия
Руководитель управления делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Самарской области			И.О.Фамилия

     Примечание: Инструкция по делопроизводству  (п.4.10)  предусматривает

время согласования распоряжений каждым лицом до 3-х дней.

                                                                   Образец

                              ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

                       к распоряжению Правительства

                            Самарской области

                  "О внесении на рассмотрение Самарской

             Губернской Думы проекта закона Самарской области

                  "Об утверждении комплексной программы

               "Развитие работ в сфере гидрометеорологии и

               мониторинга окружающей среды для обеспечения

           гидрометеорологической и экологической безопасности

                 населения и экономики Самарской области"

                            на 2007-2009 годы"

     Докладчики Ефимов  Александр  Иванович  -  руководитель  Приволжского

межрегио  нального  территориального  управления  по  гидрометеорологии  и

мониторингу окружающей среды

__________________________________________________________________________

                   (фамилия, имя, отчество, должность)

     Содокладчики ________________________________________________________

__________________________________________________________________________

     Время для обсуждения вопроса 25 минут________________________________

     Список приглашенных  Довбыш  Владимир   Николаевич   -   руководитель

управления  Федеральной  службы  по  надзору в сфере природопользования по

Самарской области

__________________________________________________________________________

                   (фамилия, имя, отчество, должность)

Пермяков              - заместитель     руководителя       Нижне-Волжского

Евгений Владимирович    бассейнового    водного    управления,   начальник

                        территориального отдела   водных    ресурсов    по

                        Самарской области

Габричидзе            - начальник   Главного  управления  МЧС  России   по

Тамази Георгиевич       Самарской области

Рубаков               - руководитель   департамента   лесного    хозяйства

Сергей Владимирович     Самарской области

Бигильдеева           - начальник   центра   по   мониторингу  загрязнения

Наталья Рифатовна       окружающей среды

     Согласовано Нефедов  А.П.  -  вице-губернатор  -  первый  заместитель

председателя Правительства Самарской области

__________________________________________________________________________

                   (фамилия, имя, отчество, должность)

Бендусов А.И.   - заместитель председателя Правительства Самарской области

                  - руководитель аппарата Правительства Самарской области

Хасаев Г.Р.     - заместитель председателя Правительства Самарской области

                  - министр экономического развития, инвестиций и торговли

                  Самарской области

Иванов П.А.     - заместитель председателя Правительства Самарской области

                  - министр управления финансами Самарской области

                                                                   Образец

                           Замечания к проекту

Фамилия и инициалы; занимаемая должность	Содержание замечания	Заключение

Министр, руководитель департамента (управления) __________________________

                                                     (роспись, дата)

Помощник министра,

руководителя департамента (управления)          __________________________

                                                     (роспись, дата)

                                                                   Образец

                              ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

                  к проекту постановления Правительства

                            Самарской области

                  "О внесении изменений в постановление

            Правительства Самарской области от 27.12.2004 N 91

           "Об утверждении Порядка осуществления заимствований

          унитарными государственными (казенными) предприятиями

                            Самарской области"

     Докладчики Мальцев Николай Иванович - министр имущественных отношений

Самарской области

__________________________________________________________________________

                   (фамилия, имя, отчество, должность)

__________________________________________________________________________

     Содокладчики ________________________________________________________

__________________________________________________________________________

     Время для обсуждения вопроса 5 минут_________________________________

     Список приглашенных _________________________________________________

                                (фамилия, имя, отчество, должность)

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

     Согласовано Нефедов  А.П.  -  вице-губернатор  -  первый  заместитель

председателя Правительства Самарской области

__________________________________________________________________________

                   (фамилия, имя, отчество, должность)

Бендусов А.И.   - заместитель председателя Правительства Самарской области

                  - руководитель аппарата Правительства Самарской области

Хасаев Г.Р.     - заместитель председателя Правительства Самарской области

                  - министр экономического развития, инвестиций и торговли

                  Самарской области

Иванов П.А.     - заместитель председателя Правительства Самарской области

                  - министр управления финансами Самарской области

                                                                   Образец

                                                                    Проект

                              Постановление

                     Правительства Самарской области

                   Об утверждении Положения об аппарате

                     Правительства Самарской области

Проект внесен:  аппаратом Правительства Самарской области

Приложение N 4

                                                                   Образец

                              Лист рассылки

                       постановления (распоряжения)

               N __________ от "__" ______________ 2008 г.

     1. Руководителям министерств ________________________________________

__________________________________________________________________________

     2. Руководителям департаментов ______________________________________

__________________________________________________________________________

     3. Руководителям Главных управлений (управлений) ____________________

__________________________________________________________________________

     4. Бендусову А.И. ___________________________________________________

     5. Головатому А.И. __________________________________________________

     6. Главное правовое управление аппарата Правительства области _______

     7. Облпрокуратуре (2 экз.) (постановление) __________________________

     8. Минюст РФ (постановление) ________________________________________

     9. Парламентской библиотеке РФ (2 экз.) (постановление) _____________

     10. Королеву П.П. ___________________________________________________

     11. Бамбурову С.П. __________________________________________________

     12. Тырину А.Н. _____________________________________________________

     13. Зюзюкину А.И. ___________________________________________________

     14. Контрольный департамент _________________________________________

     15. Гарант, Консультант плюс, Скрыльнику И.А. _______________________

     16. РИАЦ ____________________________________________________________

     17. Для опубликования _______________________________________________

     18. Рожковой Л.А. ___________________________________________________

     19. Рылатко М.А. ____________________________________________________

     20. Бажуткину Г.Н. __________________________________________________

     21. Александровой Л.С. ______________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

___________________________________    ___________________________________

           (должность)                            (подпись, дата)

     Примечание: органам   и  должностным  лицам,  обозначенным  в  списке

полужирным шрифтом рассылается в  обязательном  порядке  (список  рассылки

может меняться).

Приложение N 5

                                                                   Образец

                                           Управление делопроизводства и

                                           документооборота аппарата

                                           Правительства Самарской области

     Прошу направить в ___________________________________________________

                             (наименование министерства, управления,

__________________________________________________________________________

                        организации, департамента)

копию постановления  (распоряжения)  Губернатора  Самарской  области   или

постановления   (распоряжения)   Правительства  области,  вице-губернатора

области

от "__" ____________ г. N __________________ в __________ экз.

        Руководитель

органа исполнительной власти

     Самарской области                    подпись              И.О.Фамилия

  "__"_________________ г.

Исполнитель (должность)                   подпись              И.О.Фамилия

Приложение N 6

                                                                   Образец

                                СОГЛАШЕНИЕ

                 между Правительством Самарской области и

               Правительством Российской Федерации (о чем?)

     Правительство Самарской области в лице ..., действующего на основании

..,  и  Правительство  Российской  Федерации  в лице ...,  действующего на

основании ..., далее именуемые Сторонами,

     в целях ...

     согласились о нижеследующем:

                                 Статья 1

                       (Далее текст не приводится)

                       ___________________________

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Самарской области от 13 ноября 2009 г. N 274-р настоящее Приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 7

Правила оформления проектов резолюций,
поручений по рассмотренным документам

5.1. Проекты резолюций, поручений оформляются с использованием соответствующих электронных шаблонов по установленной форме на листах формата А4, А5, А6.

5.2. Бланк резолюции, поручения имеет следующие реквизиты.

Наименование должности лица, давшего резолюцию, поручение.

Ф.И.О. исполнителя (исполнителей).

При направлении резолюции, поручения органам исполнительной власти указываются фамилии и инициалы их руководителей.

При наличии нескольких исполнителей заданий, содержащихся в резолюции, поручении, фамилии и инициалы должностных лиц печатаются одна под другой через один межстрочный интервал.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочными интервалами (12 - 24 пт) и печатается через один межстрочный интервал.

Текст резолюции, поручения состоит из отношения к содержащимся в документах предложениям (согласия или несогласия) или заданий и даты представления доклада об их исполнении.

При заполнении резолюции, поручения используется шрифт Times New Roman размера N 14 на листах формата А4, А5, размера N 12 - на листах формата А6.

Подпись состоит из личной подписи, инициалов и фамилии руководителя, давшего резолюцию, поручение. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля и отделяются от текста 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт).

Дата подписания резолюции, поручения оформляется словесно-цифровым способом (17 января 2008 г.) и печатается ниже реквизита "Подпись".

Образцы прилагаются.

Приложение N 8

Правила оформления
проектов законов Самарской области

6.1. Оформление проектов законов Самарской области осуществляется в соответствии с требованиями "Методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов" 2003 года, на основании Закона Самарской области "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области" и настоящих Правил.

6.2. Законопроект, подготавливаемый для внесения Губернатором области либо Правительством области в Самарскую Губернскую Думу в порядке законодательной инициативы, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Проект внесен Губернатором Самарской области" либо "Проект внесен Правительством Самарской области". Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по правой границе.

6.3. Законопроект имеет следующие реквизиты.

Герб Самарской области (Реквизиты входят в состав бланка и печатаются при его изготовлении в типографии) (в цветном изображении).

Наименование вида акта (Реквизиты входят в состав бланка и печатаются при его изготовлении в типографии) - ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ.

Наименование законопроекта отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалам 36 пт и печатается через 1 интервал шрифтом размером N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?". Если заголовок состоит из 3-х или более строк, то он печатается строчными полужирными буквами через 1 интервал.

Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок не берется в кавычки.

В наименовании законопроекта о внесении изменений в законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

     Например:

                           О внесении изменений

      в Закон Самарской области "Об административных правонарушениях

           на территории Самарской области" в связи с принятием

                    Закона Самарской области "О земле"

                                   или

                     О внесении изменений в статью 9

                    Закона Самарской области "О земле"

Текст отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление разделов на подразделы, глав на параграфы.

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатается одно под другим, прописными буквами, полужирным шрифтом по центру страницы.

Например:

                                 РАЗДЕЛ I

                ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка.

Например:

              Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Например:

         Глава 5. Права, обязанности и ответственность в области

                          пожарной безопасности

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

                §1. Хозяйственные товарищества и общества

Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, имеет наименование, но в исключительных случаях может его не иметь.

Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.

Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.

Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой.

Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:

     Статья 33. Сертификация

     1. ... .           (часть 1)

     2. ... ;           (часть 2)

     1) ... ;           (пункт 1 части 2)

     2) ... :           (пункт 2 части 2)

     а) ... ;           (подпункт "а" пункта 2 части 2)

     б) ... .           (подпункт "б" пункта 2 части 2)

     или

     Статья 33

     1. ... .           (часть 1)

     2. ... :           (часть 2)

     1) ... ;           (пункт 1 части 2)

     2) ... :           (пункт 2 части 2)

     а) ... ;           (подпункт "а" пункта 2 части 2)

     б) ... .           (подпункт "б" пункта 2 части 2)

В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (но не более 5).

Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Самарской области". Слова "Губернатор" и "Самарской области" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Самарской области" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Губернатор" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы и фамилия Губернатора Самарской области печатаются по второй строке и выравниваются по правой границе текстового поля.

Визы проставляются на оборотной стороне законопроекта (полистное визирование) и на отдельном листе согласования.

Образец законопроекта прилагается.

6.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумага формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

                    к проекту закона Самарской области

                     "О внесении изменений в статью 3

                         Закона Самарской области

         "Об транспортном налоге на территории Самарской области"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе законодательства, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия.

Подпись отделяется о текста межстрочным интервалом 36 пт.

Пояснительная записка подписывается руководителем - исполнителем, готовившим законопроект.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Образцы прилагаются

                                                            /-----\

                                                        | --|25 мм|

                                                            \-----/

       /----------------------------------------------------------\

       |   Образец оформления проекта закона Самарской области    |

       |----------------------------------------------------------|

       |                                                    Проект|

       |          /-----------\     |          внесен Губернатором|

       |          |5 одинарных|     |            Самарской области|

       |          |межстрочных|---- |                             |

       |          |интервалов |     |                       |     |

       |          \-----------/     |     /----------------------\|

       |/-------------------\       |     |Times New Roman Cyr 14||

       ||Times New Roman Cyr|       |     \----------------------/|

       ||16, Ж              |       |                             |

       |\-------------------/       |                             |

       |                                                          |

 ----- |                 ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ                  | -----

       |                                                /--------\|

/-----\|                                   | -----------|2 строки||/-----\

|25 мм||                                   |            |1 инт   |||25 мм|

\-----/|                                                \--------/|\-----/

       |       О местном самоуправлении в Самарской области       |

       |                                                /--------\|

       |/---------\                        | -----------|2 строки||

       ||Times New|                        |            |1 инт   ||

       ||Roman Cyr|                                     \--------/|

       ||14, Ж    |      ГЛАВА I. Общие положения                 |

       |\---------/                                               |

       |                            | ----------------------\     |

       |                                                /--------\|

       |           Статья 1. Основные понятия и термины |1 строка||

       |                                                |1,5 инт ||

       |                            |                   \--------/|

       |                              ----------------------/     |

       |      1. В настоящем Законе понятия и термины используются|

       |в следующих значениях:            /-----------\           |

       |      и т.д. по тексту.  ---------|Times New  |           |

       |                                  |Roman Cyr  |           |

       |                         ---------|14, 1,5 инт|           |

       |                                  \-----------/           |

       |                                                          |

       |    Губернатор                                            |

       |Самарской области                              И.О.Фамилия|

       |                                                          |

       |"__"__________2008 г.                                     |

       |                                                          |

       |N ________                                                |

       |                                                          |

       \----------------------------------------------------------/

                                        /-----\

                                    | --|25 мм|

                                        \-----/

                                                            /-----\

                                                        | --|25 мм|

                                                            \-----/

       /----------------------------------------------------------\

       |   Образец оформления проекта закона Самарской области    |

       |----------------------------------------------------------|

       |                                                    Проект|

       |          /-----------\     |        внесен Правительством|

       |          |5 одинарных|     |            Самарской области|

       |          |межстрочных|---- |                             |

       |          |интервалов |     |                       |     |

       |          \-----------/     |     /----------------------\|

       |/-------------------\       |     |Times New Roman Cyr 14||

       ||Times New Roman Cyr|       |     \----------------------/|

       ||16, Ж              |       |                             |

       |\-------------------/       |                             |

       |                                                          |

 ----- |                 ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ                  | -----

       |                                                /--------\|

/-----\|                                   | -----------|2 строки||/-----\

|25 мм||                                   |            |1 инт   |||25 мм|

\-----/|                                                \--------/|\-----/

       |       О порядке решения вопросов местного значения       |

       |        поселении на территории Самарской области         |

       |                       в 2008 году                        |

       |/-------------------------\                     /--------\|

       ||Times New Roman Cyr 14, Ж|        | -----------|2 строки||

       |\-------------------------/        |            |1 инт   ||

       |                                                \--------/|

       |      Статья 1. Вопросы местного значения поселений,      |

       |       решение которых осуществляют органы местного       |

       |           самоуправления муниципальных районов           |

       |                                                /--------\|

       |                                   | -----------|2 строки||

       |                                   |            |1,5 инт ||

       |                                                \--------/|

       |      1. Органы  местного   самоуправления   муниципальных|

       |районов Самарской области в 2008 году осуществляют решение|

       |следующих    вопросов   местного    значения    поселений,|

       |расположенных  в  границах  соответствующих  муниципальных|

       |районов:                          /-----------\           |

       |      и т.д. по тексту.  ---------|Times New  |           |

       |                                  |Roman Cyr  |           |

       |                         ---------|14, 1,5 инт|           |

       |                                  \-----------/           |

       |                                                          |

       |    Губернатор                                            |

       |Самарской области                              И.О.Фамилия|

       |                                                          |

       |"__"__________2008 г.                                     |

       |                                                          |

       |N ________                                                |

       |                                                          |

       \----------------------------------------------------------/

                                        /-----\

                                    | --|25 мм|

                                        \-----/

"Образец"

                                                                   Образец

                                                                    Проект

                                                     внесен Правительством

                                                         Самарской области

                         ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

               О порядке решения вопросов местного значения

                поселений на территории Самарской области

                               в 2008 году

              Статья 1. Вопросы местного значения поселений,

               решение которых осуществляют органы местного

                   самоуправления муниципальных районов

                         _______________________

                           Текст не приводится

   Губернатор

Самарской области                                              И.О.Фамилия

"__"___________ 2008 г.

N ___

Приложение N 9

"Образец"

                                                                   Образец

           ПРАВИТЕЛЬСТВО

         САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ                      Председателю

                                          Самарской Губернской Думы

        443006, г. Самара,

    ул. Молодогвардейская, 210                 В.Ф. Сазонову

       Телефон: 332-22-15

  _______________ N ______________

  На N __________ от _____________

                       Уважаемый Виктор Федорович!

     На основании статей 77 и 86 Устава  Самарской  области  Правительство

Самарской  области  в  порядке реализации права законодательной инициативы

вносит на рассмотрение Самарской Губернской Думы проект  закона  Самарской

области  "О  порядке  решения  вопросов  местного  значения  поселений  на

территории Самарской области в 2008 году".

     С докладом  выступит  Зябкина Елена Николаевна - заместитель министра

управления финансами Самарской области.

     Приложение:

     1. Проект постановления Самарской Губернской Думы.

     2. Текст законопроекта на 3 листах.

     3. Пояснительная записка к законопроекту.

     4. Справка  о  состоянии  законодательства  в  данной сфере правового

регулирования.

     5. Финансово-экономическое обоснование законопроекта.

     6. Перечень  нормативных  правовых   актов,   отмены,   изменения   и

дополнения которых потребует принятие законопроекта. Всего 14 листов.

       Губернатор -

председатель Правительства

    Самарской области                                         В.В. Артяков

Александров 2425092

N файла

                                    |

                        нижнее поле не менее 2 см

Приложение N 10

"Образец"

                                                                   Образец

                                                                    Проект

                                                     внесен Правительством

                                                         Самарской области

                        САМАРСКАЯ ГУБЕРНСКАЯ ДУМА

                            ЧЕТВЕРТОГО СОЗЫВА

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                        О Законе Самарской области

         "О порядке решения вопросов местного значения поселений

               на территории Самарской области в 2008 году"

     Рассмотрев внесенный  Правительством  Самарской области проект закона

Самарской области "О порядке решения вопросов местного значения  поселений

на территории Самарской области в 2008 году", Самарская Губернская Дума

     ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     1. Принять  Закон  Самарской  области  "О  порядке  решения  вопросов

местного значения поселений на территории Самарской области в 2008 году".

     2. Направить   данный   Закон   Губернатору   Самарской  области  для

обнародования.

Председатель Думы                                             В.Ф. Сазонов

Приложение N 11

                          ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

                    к проекту закона Самарской области

                "О пособиях на семью в Самарской области"

     Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается

шрифтом  размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии не менее 20 мм от

левой границы текстового поля.

     Текст должен    содержать    обоснование    необходимости    принятия

законопроекта,  включающее развернутую характеристику  законопроекта,  его

целей,  основных положений, места в системе действующего законодательства,

а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

     Пояснительная записка      подписывается     руководителем     органа

исполнительной власти, готовившего законопроект.

Должность                                                        (подпись)

                                                                 (дата)

Приложение N 12

                   ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ

                     проекта закона Самарской области

                 "О внесении изменений в отдельные законы

                Самарской области в части государственной

                  поддержки инвестиционной деятельности

                           в Самарской области"

     По данным территориального органа федеральной службы  государственной

статистики   по   Самарской   области   на   01.01.2008   30  предприятий-

производителей  строительных  материалов  относится  к  виду  деятельности

"производство прочих неметаллических минеральных продуктов" (ОКВЭД26).

     Из них прибыльными являются 15 предприятий,  то есть только  половина

производителей строительных материалов.

     Прибыли прибыльных предприятий данного вида деятельности за 2005  год

оценочно составила 249,4 млн. рублей.

     Прибыль, зачисляемая  в   областной   бюджет   (при   ставке   17,5%)

составляет: 249,4 х 0,175 = 43,6

     Итого 43,6 млн. рублей.

     При установлении пониженной ставки по налогу на прибыль, зачисляемого

в областной бюджет,  в  размере  13,5%  выпадение  по  налогу  на  прибыль

составит 43,6 - (249,4 х 0,135) = 9,9, т.е. ориентировочно 10 млн. рублей.

     Предоставление субсидий   на   возмещение   затрат,    связанных    с

сертификацией и (или) патентованием продукции,  оформлением и защитой прав

интеллектуальной собственности предполагается в  порядке,  предусмотренном

Законом Самарской  области  "Об  инвестициях  и  государственной поддержке

инвестиционной деятельности в Самарской области",  по строке "Субсидии  на

реализацию  инвестиционных  проектов"  приложения  4  к  Закону  Самарской

области "Об областном бюджете на 2008 год",  объем  которой  на  2008  год

составляет 60 млн. рублей.

     Реализация Закона Самарской области "О внесении изменений в отдельные

законы  Самарской области в части государственной поддержки инвестиционной

деятельности в Самарской области"  не  потребует  дополнительных  расходов

областного бюджета".

Подписывается руководителем    министерства,   департамента,   управления,

готовившего обоснование.

Должность                                                        (подпись)

                                                                 (дата)

Приложение N 13

Образец справки о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования

                                 СПРАВКА

               о состоянии законодательства в данной сфере

                         правового регулирования

     Основные положения ... в настоящее время регулируются:

     1) Конституцией Российской Федерации;

     2) федеральными законами "...";

     3) указами Президента Российской Федерации;

     4) постановлениями Правительства Российской Федерации;

     5) законами Самарской области "...";

     6) постановлениями  Губернатора  Самарской   области,   Правительства

Самарской области.

Приложение N 14

                                 ПЕРЕЧЕНЬ

              нормативных, правовых актов, принятие которых

                 необходимо для реализации проекта закона

                  Самарской области, если его реализация

               требует принятия нормативных правовых актов

     В случае  принятия  проекта закона Самарской области "..." необходимо

принять:

     1) закон Самарской области "...";

     2) постановление Правительства Самарской области "...".

Приложение N 15

Образец перечня законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих отмене, изменению и дополнению в случае принятия Закона Самарской области "..."

                                 ПЕРЕЧЕНЬ

                    законов и иных нормативных актов,

                подлежащих отмене, изменению и дополнению

              в случае принятия Закона Самарской области...

     В случае  принятия Закона Самарской области "..."  подлежат признанию

утратившими силу:

     1) Закон Самарской области ... (далее в скобках указываются источники

официального  опубликования  акта   (год   издания,   N,   статья)   и   в

хронологическом порядке все изменения к указанному акту);

     2) статьи ... Закона ...;

     3) постановление ...;

     4) ...;

     5) принятые   на   их   основе   нормативные  правовые  акты  органов

исполнительной власти.

     В случае принятия Закона Самарской области "..."  до вступления его в

силу необходимо внести изменения в:

     1) статьи ...;

     2) ...;

     3) принятые   на   их   основе   нормативные  правовые  акты  органов

исполнительной власти.

Приложение N 16

"Образец"

                                                                   Образец

                     ПРАВИТЕЛЬСТВО САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                        от ____________ N ________

           О внесении на рассмотрение Самарской Губернской Думы

                     проекта закона Самарской области

              "О порядке решения вопросов местного значения

          поселений на территории Самарской области в 2008 году"

                                    |

                                 2-3 инт

                                    |

         1,25 см

   |     |-----|В соответствии  со  статьями  77  и   86   Устава

1,5 инт. Самарской   области   в   порядке    реализации    права

   |     законодательной инициативы:

                1. Внести  на  рассмотрение  Самарской Губернской

-------| Думы  проект закона Самарской области "О порядке решения |-------

левое    вопросов   местного  значения  поселений  на  территории   правое

поле     Самарской области в 2008 году".                            поле

2,5 см          2. Назначить   Зябкину    Елену    Николаевну   -   2,5 см

         заместителя   министра  управления  финансами  Самарской

         области    официальным    представителем   Правительства

         Самарской  области при рассмотрении Самарской Губернской

         Думой   проекта  закона  Самарской  области  "О  порядке

         решения  вопросов   местного   значения   поселений   на

         территории Самарской области в 2008 году".

                                    |

                                  3 инт.

                                    |

       Губернатор -

председатель Правительства

    Самарской области                                          И.О.Фамилия

Александров 2425092

номер файла

                                    |

                        нижнее поле не менее 2 см

Приложение N 17

                            ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТЗЫВ

                       на федеральный проект закона

                   (наименование, стадия рассмотрения)

     (Дается общая оценка и излагаются конкретные замечания и  предложения

по   законопроекту,   степень  учета  положений  заключения  Правительства

области, официальных отзывов и поправок).

       Губернатор -

председатель Правительства

    Самарской области                                          И.О.Фамилия

Приложение N 18

                                                 Самарская Губернская Дума

                                ЗАКЛЮЧЕНИЕ

                    на проект закона Самарской области

                              (наименование)

     (Дается оценка финансово-экономических положений законопроекта  и  их

обоснований, излагается мнение о возможности финансирования предполагаемых

расходов,  связанных с реализацией данного законопроекта,  и  определяется

позиция   Губернатора   Самарской  области  относительно  целесообразности

принятия законопроект)

   Губернатор

Самарской области                                              И.О.Фамилия

Приложение N 19

Правила оформления протоколов заседаний, совещаний

Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.

Протокол имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - протокол.

Вид заседания, совещания, например:

                заседания Правительства Самарской области

                                   или

                совещания у Губернатора Самарской области

                               И.О.ФАМИЛИЯ

При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:

наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола заседания Правительства области печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Номер протокола совещания у Губернатора области, вице-губернатора области состоит из знака "N" инициала имени и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например N ВА-8-21.

Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются.

     Например:                                   от 23 января 2008 г. N 2

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами (24 пт) - должность председательствовавшего, ниже через 1,5 интервала (18 пт) - также центровано - его инициалы и фамилия прописными буквами.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем 1-2 межстрочными интервалами (12-24 пт) ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно (Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке), например:

руководители министерств, департаментов, управлений.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к грифу.

Образцы прилагаются.

                                 ПРОТОКОЛ

                                ЗАСЕДАНИЯ

                     ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

--------------------------------------------------------------------------

                                                от "20" марта 200.8 г. N 7

                           ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

                               ГУБЕРНАТОР -

                        ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА

                            САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

                               И.О.ФАМИЛИЯ

     Присутствовали:

     Вице-губернатор - первый заместитель  председателя

     Правительства Самарской области                           И.О.Фамилия

     Заместители председателя Правительства Самарской

     области                                                 - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

     Члены Правительства Самарской области                   - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

                                                             - И.О.Фамилия

     Главный федеральный инспектор по Самарской области

     аппарата полномочного представителя Президента

     Российской Федерации в Приволжском федеральном округе   - И.О.Фамилия

     Заместитель министра здравоохранения и социального

     развития Самарской области                              - И.О.Фамилия

     Заместитель министра строительства и жилищно-

     коммунального хозяйства Самарской области               - И.О.Фамилия

     Заместитель руководителя департамента ценового

     регулирования министерства экономического развития,

     инвестиций и торговли Самарской области                 - И.О.Фамилия

     Заместитель директора ООО "Самарарегионгаз"             - И.О.Фамилия

     Начальник отдела по надзору за соблюдением федерального

     законодательства прокуратуры Самарской области          - И.О.Фамилия

     Заместитель министра нефтехимической и газовой

     промышленности Самарской области                        - И.О.Фамилия

     Заместитель генерального директора ООО "Средневолжская

     газовая компания"                                       - И.О.Фамилия

     Заместитель генерального директора по экономике ООО

     "Самарарегионгаз"                                       - И.О.Фамилия

     Ответственные работники аппарата Правительства Самарской области

     Представители средств массовой информации

--------------------------------------------------------------------------

     I. Об   утверждении  розничных  цен  на  газ  природный,  реализуемый

населению

                       (Канадина, Нефедов, Артяков)

     1. Проект принять.

Голосовали единогласно.

       Губернатор -

председатель Правительства

    Самарской области                                          И.О.Фамилия

                                                                   Образец

                                                Для служебного пользования

                                                                Экз. N ___

                                 ПРОТОКОЛ

                совещания у Губернатора Самарской области

                               И.О.Фамилия

                                                 от ________________ N ___

Присутствовали:

Министры Самарской области                          - инициалы и фамилии в

                                                      алфавитном порядке

Начальник Главного управления Центрального банка    - инициалы и фамилия

Российской Федерации по Самарской области

Руководители органов муниципальных образований      - инициалы и фамилии в

области                                               алфавитном порядке

Депутаты Самарской Губернской Думы                  - инициалы и фамилии в

                                                      алфавитном порядке

Управляющий отделением Пенсионного фонда Российской - инициалы и фамилия

Федерации по Самарской области

Ответственные работники аппарата Правительства      - инициалы и фамилии в

области                                               алфавитном порядке

Представители средств массовой информации

--------------------------------------------------------------------------

               I. Об основных направлениях агропромышленной

               политики Самарской области на 2008-2010 годы

               ____________________________________________

                       (Фамилия, Фамилия, Фамилия)

     1. Одобрить проект основных направлений агропромышленной политики  на

2008-2010 годы.

     2. Министерству  сельского  хозяйства  и   продовольствия   Самарской

области  (Демченко)  совместно  с  министерством  экономического развития,

инвестиций  и  торговли  Самарской   области   (Хасаевым),   министерством

управления     финансами    Самарской    области    (Ивановым),    другими

заинтересованными   органами   исполнительной   власти   и   организациями

доработать  указанный проект с учетом высказанных предложений и замечаний,

предусмотрев при этом:

     создание резервного   фонда  зерна  и  регулирование  рынка  зерна  в

области.

                       (Далее текст не приводится)

       Губернатор -

председатель Правительства

    Самарской области                                          И.О.Фамилия

                                                                   Образец

                                 ПРОТОКОЛ

                       совещания у вице-губернатора

                            Самарской области

                               И.О.Фамилия

                                                   от ______________ N ___

Присутствовали:

Заместитель председателя Правительства Самарской

области - министр здравоохранения и социального

развития Самарской области                          - инициалы и фамилия

Министр промышленности и энергетики Самарской       - инициалы и фамилия

области

Заместитель министра управления финансами Самарской

области                                             - инициалы и фамилия

Руководитель департамента физической культуры и     - инициалы и фамилия

спорта Самарской области

Ответственные работники аппарата Правительства      - инициалы и фамилия в

Самарской области                                     алфавитном порядке

     I. О  проекте  закона  Самарской  области "О возмещении материального

ущерба в связи......."

__________________________________________________________________________

          (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

                                 (Текст)

     II. О мерах по обеспечению .......

__________________________________________________________________________

                       (Фамилия, Фамилия, Фамилия)

                                 (Текст)

 Вице-губернатор

Самарской области                                              И.О.Фамилия

                                                                   Образец

                                                      Гриф секретности или

                                                   ограничительная пометка

                                                                Экз. N ___

                                 ПРОТОКОЛ

                            заседания комиссии

                              (наименование)

                                                   от ______________ N ___

                           ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

                         заместитель председателя

                     Правительства Самарской области

                               И.О.Фамилия

Присутствовали:

Заместитель председателя Комиссии                   - инициалы и фамилия

Секретарь Комиссии                                  - инициалы и фамилия

Члены комиссии                                      - инициалы и фамилия в

                                                      алфавитном порядке

Руководители органов исполнительной власти          - инициалы и фамилия в

Самарской области                                     алфавитном порядке

Ответственные работники аппарата Правительства Самарской области.

Представители средств массовой информации.

--------------------------------------------------------------------------

     О мерах по усилению межведомственной координации и контроля за .....

__________________________________________________________________________

                       (Фамилия, фамилия, фамилия)

                                 (Текст)

    Заместитель председателя

Правительства Самарской области                                И.О.Фамилия

Приложение N 20

Правила оформления проектов приказов (распоряжений)
органов исполнительной власти, их должностных лиц

1. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

2. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты.

Наименование органа.

Название вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются централизованным способом. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N", буквы "п" для приказа и буквы "р" для распоряжения и порядкового номера приказа (распоряжения), например: от 11 декабря 2008 года N 321-п (приказ), от 15 января 2008 года N 17-р (распоряжение).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок в распоряжениях оформляется при необходимости. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

               О порядке подготовки и оформления документов

                в аппарате Правительства Самарской области

                                   или

            О командировании работников министерства сельского

               хозяйства и продовольствия Самарской области

                           в Шенталинский район

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается через интервал 18 пт от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проекте приказа завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения). Приказ нормативного характера должен содержать пункт об опубликовании приказа в средствах массовой информации.

Приложения к приказам (распоряжениям) оформляются аналогично приложениям к постановлениям (распоряжениям) Правительства области.

Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату.

Место расположения виз аналогично их расположению на проектах постановлений (распоряжений) Правительства области.

Подпись состоит из слов "Министр (наименование министерства)", инициала имени и фамилии министра.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки реквизита. Инициалы и фамилия министра печатаются от правой границы текстового поля.

Образец прилагается.

                                                                   Образец

               Министерство культуры и молодежной политики

                            Самарской области

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

от "__"____________ г.                                               N 5-р

              О порядке использования средств компьютерной,

             копировально-множительной техники и факсимильной

             связи в структурных подразделениях министерства

             культуры и молодежной политики Самарской области

     В целях    упорядочения    использования    средств     компьютерной,

копировально-множительной  техники  и  факсимильной  связи  в  структурных

подразделениях  министерства  культуры  и  молодежной  политики  Самарской

области:

     1. Утвердить прилагаемое Положение о  порядке  использования  средств

компьютерной,  копировально-множительной  техники  и  факси мильной связи,

установленных в подразделениях министерства культуры и молодежной политики

Самарской области.

     2. Руководителям структурных подразделений  министерства  культуры  и

молодежной   политики  Самарской  области  обеспечить  строгое  выполнение

требований Положения.

     3. Контроль  за  выполнением  настоящего  распоряжения  возложить  на

ответственного за делопроизводство (помощника  руководителя)  министерства

культуры и молодежной политики Самарской области.

           Министр

культуры и молодежной политики

      Самарской области                                        И.О.Фамилия

                                                                   Образец

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                распоряжением министра

                                            культуры и молодежной политики

                                                   Самарской области

                                            от "__"______________ г. N ___

                                ПОЛОЖЕНИЕ

                  о порядке использования компьютерной,

                   копировально-множительной техники и

                    факсимильной связи, установленных

                 в подразделениях министерства культуры и

                  молодежной политики Самарской области

                            I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Настоящее   Положение   определяет   организацию    и    правила

использования  средств  компьютерной,  копировально-множительной техники и

факсимильной связи в подразделениях  министерства  культуры  и  молодежной

политики Самарской области (далее - подразделения).

                       (Далее текст не приводится)

                       ___________________________

                                                                   Образец

       Министерство экономического развития, инвестиций и торговли

                            Самарской области

                                  ПРИКАЗ

от 28 апреля 2008 г.                                                  N 37

       О порядке составления, утверждения и ведения бюджетных смет

       министерства экономического развития, инвестиций и торговли

            Самарской области и подведомственных министерству

              экономического развития, инвестиций и торговли

                  Самарской области бюджетных учреждений

     В соответствии со статьей 221 Бюджетного кодекса Российской Федерации

и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 20.11.2007 N 112н

"Об  общих  требованиях  к  Порядку  составления,  утверждения  и  ведения

бюджетных смет бюджетных учреждений" ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Утвердить прилагаемый порядок составления,  утверждения и  ведения

бюджетных смет министерства экономического развития, инвестиций и торговли

Самарской области и подведомственных министерству экономического развития,

инвестиций и торговли Самарской области бюджетных учреждений.

     2. Контроль за выполнением  настоящего  приказа  возложить  на  отдел

финансово-экономического учета (Корчеву).

     3. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.

     4. Настоящий   приказ   вступает  в  силу  со  дня  его  официального

опубликования.

        Министр

экономического развития,

 инвестиций и торговли

   Самарской области                                           Г.Р. Хасаев

                                                         УТВЕРЖДЕН

                                                  приказом министерства

                                                 экономического развития,

                                                  инвестиций и торговли

                                                    Самарской области

                                               от 28 апреля 2008 года N 37

                                 ПОРЯДОК

            составления, утверждения и ведения бюджетных смет

            министерства экономического развития, инвестиций и

              торговли Самарской области и подведомственных

            министерству экономического развития, инвестиций и

             торговли Самарской области бюджетных учреждений

                       (Далее текст не приводится)

                       ___________________________

Приложение N 21

                               /-------------------------\

                               |Письмо на имя Губернатора|-------\

                               |   Самарской области     |

    /-----------------------\  \-------------------------/  Губернатору

    |Письмо на бланке органа|                            Самарской области

    | исполнительной власти |

    |   Самарской области   |                               И.О.Фамилия

    \-----------------------/

                                      /----------------------\

О снятии с контроля                   |- о снятии с контроля,|

(продлении срока исполнения)          |о продлении сроков    |

постановления Правительства   --------|исполнения (указанного|

Самарской области                     |документа либо        |

от 01.10.2008 N 121                   |поручения)            |

                                      \----------------------/

                     Уважаемый Владимир Владимирович!

                     /------------------------------\

_____________________|Информация об исполнении либо |_____________________

                     |объективные причины продления |

_____________________| срока исполнения с указанием |_____________________

                     |конкретной даты предоставления|

_____________________|      следующего отчета       |_____________________

                     \------------------------------/

__________________________________________________________________________

     В связи с  этим  прошу  Вас  снять  с  контроля  указанное  поручение

(документ)  либо  перенести  срок контроля исполнения указанного документа

(поручения) до 01.10.2009.  ---------------------------------------------\

                                        | В случае продления исполнения  |

                                        |документа (поручения) необходимо|

                                        |    указать конкретную дату     |

                                        |предоставления следующего отчета|

                                        \--------------------------------/

     Приложение: постановление    Правительства   Самарской   области   от

01.10.2008 N121.  ----------------------------------------\

                                           /-----------------------------\

                                           |   Наименование документа,   |

                                           | по которому предоставляется |

                                           |отчет с приложением его копии|

                                           \-----------------------------/

     Министр                                           подпись

                      /----------------------------\      |

                      |Подпись руководителя органа |      |

                      |исполнительной власти, либо |------/

                      |исполняющего его обязанности|

                      \----------------------------/

Приложение N 22

Порядок оформления проектов служебных писем и телеграмм

Письма оформляются на бланках установленной формы.

Письмо имеет следующие реквизиты:

Дата - оформляется словесно-цифровым способом.

Исходящий номер в письмах за подписью Губернатора области и вице-губернатора области состоит из индекса должностного лица, индекса вопроса и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например: 1-43/23 (6-43/51).

В письмах, подписанных руководителем аппарата Правительства, исходящий номер состоит из индекса должностного лица и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например 8/22.

Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами (36 пт) ниже границы верхнего поля страницы. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование органа исполнительной власти, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал (18 пт).

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита "Адресат" входит наименование организации, органа исполнительной власти, наименование должности, инициалы и фамилия адресата. Если служебное письмо направляется частному лицу -инициалы и фамилия данного лица.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

                                Российская академия государственной службы

                                   при Президенте Российской Федерации

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                                               Самарская Губернская Дума

                                            Комитет по сельскому хозяйству

                                                    и продовольствию

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

                                                        Председателю

                                                 Самарской Губернской Думы

                                                        И.О.Фамилия

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:

                                                    Ректору Самарского

                                                медицинского университета,

                                                        профессору

                                                       И.О.Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                     Руководителям органов

                                                     исполнительной власти

                                                       Самарской области

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:

                                                       Фамилия И.О.

                                                ул. Ленинская, д.8, кв.15,

                                                    г. Самара, 443010

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

При необходимости рассылки копий письма органам исполнительной власти наименования органов исполнительной власти приводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму, независимо от количества адресатов.

Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающий основное содержание письма, его тему. Заголовок является частью поискового образа документа и при регистрации письма и постановке его на контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных.

Не составляется заголовок к письмам, изготовленным на бланках формата А5, с текстом небольшого объема (менее 8-9 строк). Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок располагается под реквизитами бланка, место для него обычно отмечается уголками при типографском изготовлении бланков.

Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

Текст письма отделяется от заголовка текста 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала (18 пт).

Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Правительство области вносит, департамент представляет и т.д.).

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

                   Уважаемый ....................... !

Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5-2 межстрочными интервалами (18-24 пт).

Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа и оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

Приложение:

1. Текст законопроекта о ... на 7 л.

2. Пояснительная записка к проекту закона о...

3. Заключение Правительства области по ... законопроекту.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт).

В подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

      Министр

образования и науки

 Самарской области                                             И.О.Фамилия

Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица (министра и. т.д.), наименование должности в подписи не указывается, например:

Министр                                                        И.О.Фамилия

Если письмо оформляется на бланке Губернатора области, вице-губернатора области то наименование должности в подписи указывается.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным межстрочным интервалом 1,5 (18 пт), например:

      Министр                                                Министр

 здравоохранения и                                     образования и науки

социального развития                                    Самарской области

 Самарской области

    И.О.Фамилия                                            И.О.Фамилия

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Образцы прилагаются.

"Образец"

                                                                   Образец

             ГУБЕРНАТОР

         САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ                      Председателю

                                          Самарской Губернской Думы

        443006, г. Самара,

    ул. Молодогвардейская, 210                 В.Ф. Сазонову

       Телефон: 332-22-68

  _______________ N ______________

  На N __________ от _____________

                       Уважаемый Виктор Федорович!

     На основании статьи 95 Устава Самарской области вношу на рассмотрение

Самарской  Губернской  Думы  в  порядке  реализации  права законодательной

инициативы проект закона Самарской области "О внесении изменений  в  Закон

Самарской области "Об областном бюджете на 2008 год".

     С докладом  выступит  Иванов  Павел   Александрович   -   заместитель

председателя   Правительства   Самарской   области  -  министр  управления

финансами Самарской области.

     Приложение:

     1. Проект постановления Самарской Губернской Думы.

     2. Текст законопроекта на 95 листах.

     3. Пояснительная записка.

     4. Справка  о  состоянии  законодательства  в  данной сфере правового

регулирования.

     5. Перечень   нормативных   правовых  актов,  отмены,  изменения  или

дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области  "О

внесении изменений в Закон Самарской области "Об областном бюджете на 2008

год".

     6. Финансово-экономическое обоснование принятия законопроекта.

     Всего 104 листа.

   Губернатор

Самарской области                                             В.В. Артяков

Иванов 3321586

N файла

                                    |

                        нижнее поле не менее 2 см

Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами.

Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках.

Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должны соответствовать указанным выше.

Переписка Губернатора области и вице-губернатора области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ V

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

При оформлении писем других должностных лиц зарубежным адресатам:

Адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более шести, а количество знаков в строке - не более тридцати. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

                                      American  National  Social Institute

                                      15 Noth 32nd Street

                                      NEW YORK, N.Y. 12148

                                      USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, потом почтовый адрес. Например:

                                                    Mr.A.Widmar, Chairman,

                                                    D.Coke and Son Ltd

                                                    LONDON SWK 48C

                                                    ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

                                                Mr. Luis Serrano Correcher

                                                34 Calle Alcala 6a pl.

                                                (servicio de prenca)

                                                MADRID 28071

                                                ESPANA

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

Варианты оформления этого реквизита приводятся в разделе "Порядок оформления проектов служебных писем и телеграмм".

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Идентификатор электронной копии письма (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на каждой странице документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.

Образцы прилагаются.

                                                                   Образец

                     Уважаемый господин Председатель,

     Имею честь сообщить, что ____________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

     С уважением,

Наименование должности                                         И.О.Фамилия

___________________________________

     (наименование должности)

господину _________________________

          (инициалы имени, фамилия)

___________________________________

         (город, страна)

                                                   Ms. Kimma Avagimova

                                                   8024 Castorav Apt # A-2

                                                   PHILADELPHIA PA 19152

                                                   USA

                       Уважаемая госпожа Авагимова,

     В связи с Вашим обращением сообщаем, что

                       (Далее текст не приводится)

Наименование должности                                         И.О.Фамилия

     Оформление проектов служебных телеграмм.

     Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.

     Телеграммы имеют следующие реквизиты:

     Адрес

     (Куда)

     (Кому)

     Текст адресата печатается через 1 межстрочный интервал.

     В состав  адресата  входит  полный  или  условный  телеграфный  адрес

организации:

     Москва, ул. Короленко, д. 8

               или

     Санкт-Петербург, д. 15

     Если телеграмма направляется в организацию,  расположенную  в  городе

областного   или   краевого  подчинения,  в  адресе  необходимо  указывать

наименование соответствующей области или края, например:

     Елец Липецкой области

     или

     Ханты-Мансийск Тюменской области

     или

     Анадырь Магаданской области

     Наименование организации печатается в дательном падеже  и  отделяется

от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала (18 пт):

     Администрации Агинского Бурятского автономного округа

     или

     Администрации Вологодской области

     При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и

фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

     Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа

     инициалы, фамилия

     или

     А.И. ИВАНОВУ

     Если телеграмма направляется в несколько однородных  организаций,  то

их наименование следует указывать обобщенно, например:

     Руководителям органов исполнительной власти Самарской области

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. На каждом экземпляре должен быть почтовый адрес.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

                  Уважаемый .......................... !

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и включает наименование должности лица, личную подпись, инициал имении, отчества и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита "подпись" 2 межстрочными интервалами (24 пт) и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала года, индекса подразделения и даты регистрации, например: HP 35-8 от 24 июля 2006 г.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа (аппарат Правительства Самарской области), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя органа исполнительной власти, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Образец прилагается.

22.4.3. При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности:

наименование адресата (в именительном падеже);

наименование организации или местожительство адресата (улица, номер дома);

наименование пункта назначения (город, страна).

                                                                   Образец

                                г. Москва,

                    Правительство Российской Федерации

                               И.О.Фамилия

                       ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

                  Уважаемый ......................... !

                                 (ТЕКСТ)

   Губернатор

Самарской области                                              И.О.Фамилия

--------------------------------------------------------------------------

443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210

Правительство Самарской области

Приложение N 23

Образцы оформления
отметок о срочности доставки документов

СРОЧНО ______________________ (индекс подразделения) ________________________________________________________________________ (подпись) ________________________________________________________________________ (Фамилия И.О.) Дата ________________ Время _______________ ч. ___________ м. __________ к N ___________________________________________________________________*

ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО ______________________ (индекс подразделения) ________________________________________________________________________ (подпись) ________________________________________________________________________ (Фамилия И.О.) Дата ________________ Время _______________ ч. ___________ м. __________ к N ___________________________________________________________________*

* В графе "к N" проставляется учетный номер документа или его краткое наименование, например: "к N 1-43/23 с поручением" или "к письму А.П.Нефедова от 20.02.2008".

Приложение N 24

                                                                   Образец

                             Форма описи дел

             постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

             и по личному составу структурного подразделения

____________________________________________________

    (наименование органа исполнительной власти)

____________________________________________________

     (наименование структурного подразделения)

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                         ______________________________

                                            (наименование должности

                                           руководителя структурного

                                                подразделения)

                                         ___________ _____________________

                                          (подпись)  (расшифровка подписи)

                                         Дата ____________________________

                                 ОПИСЬ N

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено ____________________ дел с N ________

                       (цифрами и прописью)

по N ______________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

_______________________________ ____________________ _____________________

    (наименование должности           (подпись)      (расшифровка подписи)

       составителя описи)

     * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Дата ___________________

                                                      СОГЛАСОВАНО**

                                              протокол экспертной комиссии

                                              органа исполнительной власти

                                              от "__"_______________ N ___

Передал ______________________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

и ____________________________________ регистрационно-контрольных карточек

         (цифрами и прописью)

к документам***

________________________________ ___________________ _____________________

    (наименование должности           (подпись)      (расшифровка подписи)

    сотрудника структурного

        подразделения)

Дата ___________________

Принял __________________________ дел и ___________________________

          (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

_________________________________ __________________ _____________________

     (наименование должности           (подпись)     (расшифровка подписи)

   архива органа исполнительной

             власти)

Дата ___________________

     ** При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение N 25

                                                                   Образец

 Наименование органа

исполнительной власти

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                                                    УТВЕРЖДАЮ

00.00.0000                    N____

___________________________________   ____________________________________

        (место составления)                  (наименование должности

                                               руководителя органа

На ____________________________ год          исполнительной власти)

                                      ______________ _____________________

                                        (подпись)    (расшифровка подписи)

                                      Дата _______________________________

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	ПРИМЕЧАНИЕ
1	2	3	4	5
Название раздела

____________________________________ _______________ _____________________

(ответственный за делопроизводство      (подпись)    (расшифровка подписи)

   органа исполнительной власти)

Дата ____________________

Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

            СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

        Протокол экспертной                   протокол экспертно-

          комиссии органа                    проверочной комиссии

       исполнительной власти              управления государственной

                                                архивной службы

     от "__"_____________ N ___                Самарской области

                                          от "__"_____________ N ___

                                          Председатель

                                          комиссии             И.О.Фамилия

     Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____________

году в органе исполнительной власти

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

____________________________________ _______________ _____________________

 (ответственный за делопроизводство     (подпись)    (расшифровка подписи)

    органа исполнительной власти)

Дата _______________________________

Итоговые сведения переданы в архив

____________________________________ _______________ _____________________

      (наименование должности           (подпись)    (расшифровка подписи)

       передавшего сведения)

Дата _______________________________

Приложение N 26

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                 документов ед. хр. N ___________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Количество документов	Номера листов ед. хр	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ______________________________________  документов

              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________

                                             (цифрами и прописью)

________________________________ ___________________ _____________________

 (наименование должности лица,        (подпись)      (расшифровка подписи)

 составившего внутреннюю опись

       документов дела

Дата ___________________________

Приложение N 27

                                                                   Образец

                        ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___

     В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов,

                                         (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

____________________________________ _______________ _____________________

 (наименование должности работника)     (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата _______________________________

Приложение N 28

                                                                   Образец

               Форма обложки дела постоянного и временного

                         (свыше 10 лет) хранения

                                        Код государственного архива ______

                                        Код органа

                                        исполнительной власти ______

                                        /--------------------------------\

________________________________________|                                |

                                        |Ф.  N _________________________ |

________________________________________|                                |

                                        |Оп. N _________________________ |

________________________________________|                                |

                                        |Д.  N _________________________ |

________________________________________|                                |

 (наименование государственного архива) \--------------------------------/

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

 (наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)

                      ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

__________________________________________________________________________

                                  (дата)

                                                           На _______ лист

                                                           Хранить _______

Ф. N _________________________ Оп. N _________________________ Д. N _________________________

Приложение N 29

Наименование органа исполнительной власти                 Гриф утверждения

ФОНД N __________

ОПИСЬ N __________

дел постоянного хранения

за _________ год

Название раздела (структурного подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N ________ по N _________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

__________________________________ _________________ _____________________

     (наименование должности           (подпись)     (расшифровка подписи)

       составителя описи)

__________________________________ _________________ _____________________

      (наименование должности          (подпись)     (расшифровка подписи)

    руководителя архива или лица,

     ответственного за хранение

        архивных документов)

Дата _____________________________

             УТВЕРЖДЕНО                          СОГЛАСОВАНО

            Протокол ЭПК                         Протокол ЭК

     управления государственной          органа исполнительной власти

          архивной службы

         Самарской области

    от _______________ N _______        от "__"________________ N ____

Приложение N 30

________________________________________________________

(наименование государственного архива Самарской области)

_______________________________________________

наименование органа исполнительной власти)

                         ФОНД N _________________

                         ОПИСЬ N ________________

__________________________________________________________________________

                             (название описи)

                                              Крайние даты _______________

Приложение N 31

Наименование органа исполнительной власти                 Гриф утверждения

ФОНД N __________

ОПИСЬ N __________

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за _________ год

Название раздела (структурного подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр.,

с N ________ по N _________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

__________________________________ _________________ _____________________

     (наименование должности           (подпись)     (расшифровка подписи)

       составителя описи)

Дата _____________________________

__________________________________ _________________ _____________________

  (наименование должности лица,        (подпись)     (расшифровка подписи)

   ответственного за хранение

      архивных документов)

Дата _____________________________

          СОГЛАСОВАНО

       Протокол ЭК органа

     исполнительной власти

от "__"________________ N ____

Приложение N 32

Наименование органа исполнительной власти                 Гриф утверждения

ФОНД N __________

ОПИСЬ N __________

дел по личному составу

за _________ год

Название раздела (структурного подразделения)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N ________ по N _________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

__________________________________ _________________ _____________________

     (наименование должности           (подпись)     (расшифровка подписи)

       составителя описи)

__________________________________ _________________ _____________________

      (наименование должности          (подпись)     (расшифровка подписи)

      работника службы кадров)

Дата _____________________________

             СОГЛАСОВАНО                        СОГЛАСОВАНО

          Протокол ЭК органа                    Протокол ЭПК

        исполнительной власти              государственного архива

                                             Самарской области

    от _______________ N _______        от "__"________________ N ____

Приложение N 33

Наименование органа исполнительной власти                 Гриф утверждения

АКТ N _____

_______________________

  (место составления)

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                  сроков их хранения)

отобраны к уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N _______________________

                                                       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество ед. хр	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание

Итого ____________________________________ ед. хр. за _______________ годы

              (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного  хранения  за  ___________  годы  утверждены,  а  по

личному составу   согласованы  с  ЭПК  государственного  архива  Самарской

области (протокол N ______________ от ______________)

_______________________________ ____________________ _____________________

 (наименование должности лица,       (подпись)       (расшифровка подписи)

    проводившего экспертизу

     ценности документов)

Дата __________________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

органа исполнительной власти

Самарской области

от _________________ N _____

Документы в количестве _______________________ ед. хр., весом _________ кг

                        (цифрами и прописью)

сданы в ______________________________ на переработку по приемно-сдаточной

накладной от __________________ N _____

__________________________________ _________________ _____________________

  (наименование должности лица,        (подпись)     (расшифровка подписи)

       сдавшего документы)

Дата _____________________________

Изменения в учетные документы внесены.

__________________________________ _________________ _____________________

   (наименование должности лица,       (подпись)     (расшифровка подписи)

    внесшего изменения в учетные

             документы)

Дата _____________________________

Приложение N 34

Журнал
учета принятых и отправленных факсограмм

N п/п

Дата и время поступления (отправки) факсограммы

Корреспондент отправки (получения)

Количество листов факсограммы

Краткое содержание факсограммы

Ф.И.О., принявшего (отправив шего) факсограмму

Фамилия исполнителя и руководителя, под писавшего (получившего) факсограмму

Отметка о подшивке факсограммы в дело

Приложение N 35

Правила оформления актов

Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14 и имеет следующие реквизиты:

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочными интервалами (18 пт).

Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

Номер печатается арабскими цифрами после слова "АКТ" на той же строке.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

               О выделении к уничтожению документов и дел,

                    не подлежащих дальнейшему хранению

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через 1,5 межстрочный интервал (18 пт).

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей (При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт).

Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:", после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:

Основание: распоряжение руководителя аппарата Правительства области от 25.12.2007 N 57 "О проведении инвентаризации вычислительной и организационной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата Правительства области".

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово "Составлен", ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:

     Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

     или

     Составлен:

     Председатель      Фамилия И.О.

     Члены комиссии:   Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

     Присутствовали:   Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

     Например:

     Составлен в двух экземплярах:

     1-й экземпляр - управление делопроизводства и документооборота,

     2-й экземпляр - управление кадровой политики.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт).

Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:

     Председатель комиссии           подпись          И.О. Фамилия

     Члены комиссии                  подпись          И.О. Фамилия

                                     подпись          И.О. Фамилия

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Образец прилагается.

Приложение N 36

Правила работы с централизованной автоматизированной
информационной системой документооборота и делопроизводства

Централизованная автоматизированная информационная система документооборота и делопроизводства Правительства Самарской области (далее - АИС ДД) обеспечивает переход на электронный документооборот и предназначена для:

создания единого информационного пространства и упрощения взаимодействия сотрудников внутри организации;

сокращения сроков рассмотрения и согласования документов;

сокращения длительности и упрощения процедуры передачи документов внутри организации;

обеспечения возможности получения четкой информации о состоянии запроса и местонахождении документа;

обеспечение прозрачности схемы движения документов (постановлений, распоряжений, писем и т.д.);

исключения возможности утери информации о местонахождении документов;

снижения издержек на инфраструктуру хранения и движения документов на бумажных носителях.

В подразделениях органов исполнительной власти с использованием АИС ДД ведется учет и регистрация документов, контроль исполнения постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, электронное согласование и визирование документов, ввод резолюций.

Для внесения необходимой информации в каждом подразделении органа исполнительной власти назначается сотрудник, ответственный за делопроизводство с использованием АС ДД и оперативный ввод информации в нее.

Ответственный сотрудник обязан в течение одного рабочего дня выполнять с использованием централизованной АИС ДД ввод следующих данных:

реквизиты полученных или отправляемых документов;

электронный образ (копия) документа и приложений к нему;

резолюции руководителя;

визы на листах согласований и комментарии к ним;

информации об исполнении документов.

Создание учетной карточки документа ведется непосредственным исполнителем документа. Учетная карточка создается для любого документа, который проходит дальнейшую регистрацию ответственным за делопроизводство. К учетной карточке в обязательном порядке прикрепляется электронный образ (копия) документа.

Регистрация документов ведется в АИС ДД с использованием единой системы нумерации.

Стандартная нумерация ведется по следующим правилам:

     ХХХХ-К-П-П-П/N

     где

     ХХХХ -  краткое буквенное обозначение органа исполнительной власти от

1  до  4  символов  из  утвержденной  номенклатуры   обозначений   органов

исполнительной власти (обязательное поле);

     К - цифровой код государственного  органа  исполнительной  власти  из

нумерации индексов (приложение 2) (обязательное поле);

     П - цифровой или буквенный внутренний код(ы) подразделения(ий) органа

исполнительной  власти  по  иерархии (устанавливается руководителем органа

исполнительной власти);

     N - порядковый номер документа в потоке (обязательное поле).

Для учета используются три потока документов - входящие, исходящие и внутренние. К внутренним документам относится вся переписка между органами исполнительной власти и их подразделениями.

Для документов, допускающих только электронное обращение, в электронной карточке документа указывается специальный маркер "ЭД" (электронный документ).

Документы, содержащие секретные сведения или имеющие гриф ДСП, в АИС ДД не учитываются и не регистрируются.

Ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в АИС ДД.

Развитие автоматизированных систем электронного документооборота в органах исполнительной власти Самарской области должно производиться с обеспечением совместимости с централизованной АИС ДД. Совместимость определяется на уровне общих реквизитов документа, определения и визуализации маршрута движения документа и общих справочников сотрудников, подразделений органов исполнительной власти и корреспондентов.