Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 2 октября 2009 г. N 9304-р/1 "Об утверждении Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 2 октября 2009 г. N 9304-р/1
"Об утверждении Регламента делопроизводства и
документооборота в мэрии городского округа Тольятти"

С изменениями и дополнениями от:

17 мая 2010 г.

В связи с внедрением и развитием единой системы электронного документооборота в мэрии городского округа Тольятти, а также с целью повышения эффективности деятельности органов (структурных подразделений) мэрии, руководствуясь Уставом городского округа Тольятти:

1. Утвердить прилагаемый Регламент делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти (далее - Регламент).

2. Всем органам (структурным подразделениям) мэрии руководствоваться положениями Регламента при подготовке документов.

3. Управлению делами мэрии (Савельева Е.А.), Управлению анализа и перспективного развития информационных ресурсов мэрии (Синявский Н.А.) провести необходимую работу по разъяснению положений утвержденного Регламента и внедрению его в практику работы мэрии.

4. Признать утратившими силу:

- Распоряжение мэра городского округа Тольятти от 24.09.2007 N 6408-1/р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти";

- Распоряжение мэра городского округа Тольятти от 08.04.2008 N 1917-6/р "О внесении изменений в Распоряжение мэра городского округа Тольятти от 24.09.2007 N 6408-1/р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в мэрии городского округа Тольятти".

5. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата мэрии Мелехину Г.И.

Мэр	А.Н. Пушков

Регламент
делопроизводства и документооборота в мэрии
городского округа Тольятти
(Утв. распоряжением мэрии городского округа Тольятти
от 2 октября 2009 г. N 9304-р/1)

С изменениями и дополнениями от:

17 мая 2010 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти (далее - Регламент) разработан в целях совершенствования документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов.

1.2. Регламент определяет порядок работы с документами, в том числе создания и оформления документов, их исполнение, контроль сроков исполнения, учет и хранение документов, а также устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документообороту в мэрии городского округа Тольятти (далее - мэрия).

1.3. Регламент разработан в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, а также в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе: "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)" (1988 г.); ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; ГОСТ Р 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению"; "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (2005 г.); "Унифицированные формы первичной учетной документации" (2004 г.); "Правила оказания услуг почтовой связи"; "Правила предоставления услуг телеграфной связи"; нормативными правовыми актами Росархива, а также муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка в пункте 1.3: имеются в виду Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 222, а не Правила предоставления услуг телеграфной связи.

1.4. Делопроизводство и документооборот в мэрии организованы с использованием единой системы электронного документооборота "Дело", предназначенной для автоматизации документационного обеспечения деятельности мэрии.

1.5. Положения Регламента распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.6. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в мэрии, должны отвечать требованиям настоящего Регламента.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и документооборота, за соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка работы с документами в органах (структурных подразделениях) мэрии возлагается на руководителей органов (структурных подразделений) мэрии (далее - органы мэрии).

Ведение делопроизводства в органах мэрии осуществляется сотрудниками, на которых возлагаются обязанности по документационному обеспечению деятельности органов мэрии (далее - ответственные за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей по документационному обеспечению деятельности органа мэрии, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства в органе, прохождением и исполнением документов в органе мэрии и его подразделениях.

1.8. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.

1.9. Работать с документами (оригиналами) вне служебных помещений запрещается. Исключением является работа в суде, иных юрисдикционных органах, на выездных семинарах, совещаниях, в иных органах государственной власти и органах местного самоуправления с разрешения руководителя органа мэрии.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через ответственного за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя органа мэрии.

1.11. При увольнении или переходе на работу в другой орган сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство.

1.12. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю органа мэрии. По приказу руководителя органа мэрии проводится проверка, о результатах которой информируется вышестоящий руководитель.

1.13. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих с этой информацией.

1.14. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя органа мэрии.

1.15. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. Общие требования к оформлению документов

2.1. При подготовке основных документов рекомендуется применять текстовый редактор WORD for WiNdows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New RomaN Cyr размером N 14 через 1,5 интервала <1>; все приложения к основным документам печатают шрифтом Times New RomaN Cyr размером N 12 через 1 интервал.

_________________________________

1 Допускается уменьшение интервалов между строками при необходимости размещения текста проекта на одной странице.

2.2. В приложениях к правовым актам (положение, программа, порядок, правила, инструкция и другие подобные документы) наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 12 - 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце наименования вида документа не ставится. Текст документа подразделяется на структурные элементы: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы могут делиться на пункты или подразделы с соответствующими пунктами. Пункты при необходимости могут делиться на подпункты.

2.3. Разделы нумеруются римскими цифрами (без слова "раздел") в пределах всего текста, имеют заголовки, которые печатаются прописными буквами полужирным шрифтом размером 12 - 14 и выравниваются по центру. Точка в конце наименования заголовка не ставится.

2.4. Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела, имеют заголовки, которые печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом размером 12 и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (например, 1.2).

2.5. При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) был логически завершен.

2.6. Пункты нумеруются арабскими цифрами в пределах подраздела (раздела, при отсутствии подраздела) и располагаются с абзацного отступа. Пункты при необходимости могут иметь заголовки, которые выделяются полужирным шрифтом размером 12 и выравниваются по центру. Номер пункта включает номера раздела, подраздела (при наличии) и пункта, разделенные точками (точкой) (например, 2.3.1). Если раздел или подраздел текста имеет только один пункт, то он не нумеруется.

2.7. Подпункты нумеруются арабскими цифрами в пределах пункта, заголовков не имеют и начинаются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (например, 1.2.2.1).

2.8. Количество номеров в нумерации структурных элементов текста документа не должно превышать четырех.

2.9. Для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а начинают с абзацного отступа. При указании на абзац первым считается абзац, с которого начинается структурный элемент текста, в составе которого он находится.

2.10. При необходимости перечислений в тексте документа их указывают с абзацного отступа, который используют только в первой строке. Перед каждой позицией перечисления ставят дефис. Если в тексте документа необходима ссылка на одно или несколько перечислений, то перед каждой позицией вместо дефиса ставят строчную букву, приводимую в алфавитном порядке, а после нее круглую скобку. Для дальнейшей детализации перечисления используют арабские цифры, после которых ставят скобку, приводя их со смещением вправо на два знака относительно перечислений, обозначенных буквами.

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

Схема расположения реквизитов документа на продольном бланке формата А4 дана в приложении N 1 к Регламенту.

3.1. Постановление

3.1.1. Мэр городского округа (далее - мэр) в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом городского округа, нормативными правовыми актами Думы городского округа издает постановления мэрии по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Самарской области.

3.1.2. Структура текста:

- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания постановления, ссылки на законы, ранее изданные постановления или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого постановления); завершается словами "мэрия городского округа Тольятти постановляет:";

- постановляющая часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);

- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте постановления делается на них ссылка).

3.1.3. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.

3.1.4. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте постановления.

3.1.5. Особенности:

- ссылка на приложения к проекту постановления указывается в тексте проекта постановления;

- к проекту постановления прилагается список на рассылку;

- виза согласования (24) ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа;

- постановление мэрии вступает в силу с момента его подписания мэром, а постановление нормативного характера - после его официального опубликования; в постановлении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.

3.1.6. Список согласующих инстанций:

- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте постановления в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы мэрии;

- вторая согласующая инстанция - заместители мэра, курирующие соответствующие органы мэрии - исполнителей проектов постановлений;

- Правовой департамент мэрии проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

3.1.7. Подписание:

- проект постановления подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра.

3.1.8. Образец оформления документа "Постановление мэрии" приведен в приложении N 2 к Регламенту.

3.2. Распоряжение

3.2.1. Мэр в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом городского округа, муниципальными правовыми актами городского округа, издает распоряжения по вопросам организации работы мэрии.

3.2.2. Заместители мэра в пределах своих полномочий, установленных Уставом городского округа и постановлением мэрии о распределении обязанностей между заместителями мэра, издают распоряжения.

3.2.3. Структура текста:

- констатирующая часть (причины, цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания распоряжения, ссылки на законы, ранее изданные распоряжения или иные правовые акты, лежащие в основе принятия этого распоряжения);

- распорядительная часть (перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения);

- приложение - схемы, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы (при наличии приложений в тексте распоряжения делается на них ссылка).

3.2.4. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - заместитель мэра;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.

3.2.5. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте распоряжения.

3.2.6. Особенности:

- ссылка на приложения к проекту распоряжения указывается в тексте проекта распоряжения;

- к проекту распоряжения прилагается список на рассылку;

- виза согласования (24) ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа;

- распоряжение мэрии, распоряжение заместителя мэра вступает в силу с момента его подписания мэром, заместителем мэра; в случае, если распоряжение мэрии, заместителя мэра затрагивает права, свободы и обязанности граждан, то оно вступает в силу с момента официального опубликования; в самом распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу;

3.2.7. Список согласующих инстанций при согласовании распоряжения мэрии аналогичен списку, указанному в п. 3.1.6.

Список согласующих инстанций при согласовании распоряжений заместителей мэра:

- первая согласующая инстанция - должностные лица органов мэрии, указанные в проекте распоряжения в качестве исполнителей заданий, поручений; заинтересованные органы мэрии;

- Правовой департамент мэрии проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

3.2.8. Подписание:

- проект распоряжения мэрии подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра; проект распоряжения заместителя мэра подписывает заместитель мэра, при отсутствии заместителя мэра - лицо, назначенное исполняющим обязанности заместителя мэра распоряжением мэрии.

3.2.9. Образцы оформления документов "Распоряжение мэрии", "Распоряжение заместителя мэра" приведены в приложениях N 3, 4 к Регламенту.

3.3. Приказ

3.3.1. Приказ руководителя органа мэрии - документ, издаваемый руководителем органа мэрии по вопросам организации деятельности органа, в целях осуществления полномочий, определенных положением об этом органе.

3.3.2. Структура текста:

- констатирующая часть (цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа); заканчивается словом "приказываю" со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом;

- распорядительная часть (перечисление предписаний (поручений) с указанием исполнителя каждого предписания (поручения) и сроков исполнения).

3.3.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25) - проставляется печать органа мэрии (при наличии).

3.3.4. Контроль:

- указывается по необходимости в последнем пункте приказа.

3.3.5. Особенности:

- ссылка на приложения к проекту приказа указывается в тексте проекта приказа;

- к проекту приказа прилагается список на рассылку.

3.3.6. Согласование:

- исполнители органа мэрии;

- согласование проекта приказа оформляется визой согласования; визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа.

3.3.7. Подписание:

- руководитель органа мэрии.

3.3.8. Образец оформления документа "Приказ" приведен в приложении N 5 к Регламенту.

3.4. Положение

3.4.1. Положение - документ, утверждаемый постановлением или распоряжением мэрии по вопросам местного значения городского округа и вопросам организации деятельности мэрии.

3.4.2. Положение об органе (структурном подразделении) мэрии, совещательном органе при мэрии - определяет состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, цели деятельности, задачи и функции, права и обязанности органа мэрии, совещательного органа при мэрии.

3.4.3. Виды документа:

- положение об органе мэрии;

- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии;

- положение о совещательном органе при мэрии (органе мэрии);

- иные положения, носящие нормативный правовой характер.

3.4.4. Порядок разработки и утверждения положений об органах мэрии изложен в Порядке разработки, согласования и утверждения положений об органах мэрии городского округа Тольятти, утвержденном распоряжением мэрии.

3.4.5. Структура текста документа "Положение об органе (структурном подразделении) мэрии":

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

II. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

IV. СТРУКТУРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

V. РУКОВОДСТВО ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ.

3.4.6. Обязательные реквизиты положения:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

3.4.7. Особенности:

- в положении возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе.

3.4.8. Подписание:

- положение о коллегиальном, совещательном органе или общественном совете (комиссии) при мэрии и иное положение, носящее нормативный правовой характер, не подписывается (конец текста положения оформляется по правилам оформления приложений - горизонтальной чертой);

- положение об органе мэрии подписывает руководитель соответствующего органа мэрии;

- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии, подписывает руководитель соответствующего структурного подразделения.

3.4.9. Согласование:

- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;

- положение об органе (структурном подразделении) мэрии в обязательном порядке согласовывается с управлением муниципальной службы и кадровой политики;

- Правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

3.4.10. Утверждение:

- положение о совещательном органе при мэрии (общественном совете, комиссии), а также положение, носящее нормативный правовой характер, утверждается путем издания соответствующего правового акта мэрии;

- положение об органе мэрии утверждается распоряжением мэрии;

- положение о структурном подразделении, входящем в состав органа мэрии, утверждается приказом руководителя органа мэрии.

3.4.11. Образец оформления документа "Положение" приведен в приложении N 6 к Регламенту.

3.5. Регламент (порядок)

3.5.1. Регламент (порядок) - организационный документ, устанавливающий (описывающий) порядок работы мэрии, органов мэрии (структурных подразделений, входящих в состав органов мэрии), коллегиальных, совещательных или общественных органов при мэрии (комиссии, совета), а также регламентирующий порядок проведения каких-либо мероприятий, рабочих процессов, протекающих в мэрии.

3.5.2. Виды документа:

- Регламент работы мэрии;

- Регламент (порядок) работы органа мэрии, (структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии);

- Регламент (порядок) работы коллегиального, совещательного или общественного органа при мэрии (комиссии, совета).

3.5.3. Регламент (порядок) определяет:

- общие положения;

- порядок планирования, организации и проведения работы;

- порядок подготовки материалов для рассмотрения и принятия решения;

- порядок рассмотрения материалов и принятия решений;

- оформление принятых решений;

- порядок доведения решений до исполнителей и контроля их выполнения.

3.5.4. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27).

3.5.5. Особенности:

- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе.

3.5.6. Согласование:

- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;

- Правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

3.5.7. Подписание:

- личная подпись руководителя органа мэрии (структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии) или председателя рабочей группы (если документ разрабатывался рабочей группой) проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

3.5.8. Утверждение:

- утверждение производится путем издания постановления или распоряжения мэрии, распоряжения заместителя мэра.

3.5.9. Образец оформления документа "Регламент (Порядок)" приведен в приложении N 7 к Регламенту.

3.6. Инструкция

3.6.1. Инструкция - организационный документ, содержащий свод правил, детализирующих порядок и способ осуществления какой-либо деятельности, рабочих процессов, протекающих в мэрии, ее органах.

3.6.2. В инструкции может излагаться порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.6.3. Виды документа:

- Инструкция по делопроизводству;

- Инструкция по охране труда;

- Должностная инструкция;

- иные инструкции.

3.6.4. Должностная инструкция - документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника и определяющий основные квалификационные требования, задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность работника, необходимые для осуществления им служебной деятельности согласно замещаемой штатной должности.

3.6.5. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций работников мэрии изложен в Порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций работников мэрии городского округа Тольятти, утвержденном распоряжением мэрии.

3.6.6. Структура текста документа "Должностная инструкция":

I. Общие положения

II. Должностные права

III. Должностные обязанности

IV. Ответственность.

3.6.7. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- оттиск печати (25).

3.6.8. Особенности:

- должностные инструкции оформляются шрифтом Times New RomaN Cyr размером N 12 через 1 интервал;

- должностные инструкции могут быть индивидуальными и типовыми;

- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18, 25 на титульном листе инструкции.

3.6.9. Согласование:

- должностная инструкция в обязательном порядке согласовывается с управлением муниципальной службы и кадровой политики;

- заинтересованные органы мэрии - по необходимости;

- должностная инструкция руководителя органа мэрии или руководителя структурного подразделения, входящего в состав органа мэрии, в обязательном порядке проходит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

3.6.10. Подписание:

- инструкция подписывается руководителем органа мэрии - разработчика проекта инструкции или председателем рабочей группы (если документ разрабатывался рабочей группой) в левом нижнем углу каждого листа документа;

- должностную инструкцию руководителя органа мэрии подписывает курирующий заместитель мэра;

- должностную инструкцию работника подписывает непосредственный руководитель работника.

3.6.11. Утверждение:

- инструкцию утверждает мэр, курирующий заместитель мэра изданием соответствующего правого акта, а также руководитель органа мэрии (по вопросам деятельности органа мэрии) изданием приказа;

- должностные инструкции руководителей органов мэрии утверждает мэр (гриф утверждения проставляется на титульном листе инструкции);

- должностные инструкции работников структурных подразделений, входящих в состав органа мэрии, утверждает руководитель органа мэрии (гриф утверждения проставляется на титульном листе инструкции).

3.6.12. Образец оформления документа "Должностная инструкция" приведен в приложении N 8 к Регламенту.

3.7. Штатное расписание

3.7.1. Штатное расписание - организационно-финансовый документ, содержащий перечень органов мэрии, перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности мэрии, размеры должностных окладов и коэффициентов окладов, размеры надбавок, численность штатных единиц, фонд оплаты труда.

3.7.2. Структура текста документа:

- коды и наименования органов (структурных подразделений) мэрии;

- перечень выборных муниципальных должностей, должностей муниципальной службы и должностей по техническому обеспечению деятельности мэрии с указанием категорий и групп;

- количество штатных единиц;

- тарифные ставки (должностные оклады и коэффициенты к окладам);

- надбавки по видам;

- всего в месяц (фонд оплаты труда).

3.7.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22).

3.7.4. Особенности:

- форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма Т-3);

- текст штатного расписания составляется в табличной форме;

- в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание;

- дополнительно указывается количество единиц по штату ниже грифа утверждения;

- личная подпись руководителя управления муниципальной службы и кадровой политики проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.

3.7.5. Согласование:

- бухгалтерия (управление) мэрии - в обязательном порядке;

- Правовой департамент мэрии - проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу.

3.7.6. Подписание:

- руководитель Управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии и главный бухгалтер.

3.7.7. Утверждение:

- утверждение производится изданием правового акта мэрии; гербовая печать ставится на подпись главного бухгалтера.

3.8. Доверенность

3.8.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

3.8.2. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти;

- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - мэр городского округа;

- справочные данные об организации (09);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

3.8.3. Особенности:

- срок действия доверенности - ограниченный;

- на доверенностях, выданных должностному лицу на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей, необходима также подпись главного бухгалтера (управления) мэрии.

3.8.4. Подписание:

- доверенность на совершение каких-либо действий от имени юридического лица (мэрии) подписывает мэр.

3.9. Программа

3.9.1. Программа - документ, содержащий обоснование и основные направления социально-экономического развития городского округа Тольятти, той или иной отрасли городского хозяйства.

3.9.2. Виды документа:

- долгосрочная целевая программа городского округа;

- ведомственная целевая программа городского округа.

3.9.3. Порядок разработки, утверждения долгосрочной целевой программы городского округа Тольятти изложен в Постановлении мэра городского округа Тольятти от 18.06.2008 N 1378-1/п "О разработке и реализации долгосрочных целевых программ городского округа Тольятти".

3.9.4. Порядок разработки, утверждения ведомственной целевой программы городского округа Тольятти изложен в Постановлении мэра от 05.06.2008 N 1252-1/п "Об утверждении Порядка разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ городского округа Тольятти".

3.9.5. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27).

3.9.6. Контроль:

- контроль за выполнением долгосрочной (ведомственной) целевой программы указывается в последнем пункте постановления мэрии;

3.9.7. Особенности:

- нарушение формы и установленных требований к содержанию программы не допускается.

3.9.8. Согласование:

- согласование с заинтересованными органами мэрии, иными органами и организациями оформляют на листе согласования, прилагаемом к программе, в соответствии с требованиями вышеуказанных порядков по разработке и утверждению программ.

3.9.9. Утверждение:

- долгосрочная (ведомственная) целевая программа городского округа утверждается постановлением мэрии городского округа.

3.10. План

3.10.1. План - документ, разрабатываемый для планирования деятельности мэрии, органов мэрии, структурных подразделений, входящих в состав органов мэрии, содержит перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, ответственных исполнителей.

3.10.2. Виды документа:

- план мероприятий, разрабатываемый органами мэрии;

- план работы органа мэрии.

3.10.3. Порядок разработки, утверждения планов мероприятий, разрабатываемых органами мэрии, изложен в Постановлении мэра от 20.11.2008 N 2868-п/1 "Об утверждении порядка формирования и реализации планов мероприятий, разрабатываемых органами (структурными подразделениями) мэрии городского округа Тольятти".

3.10.4. Структура текста документа "План работы органа мэрии" (графы таблицы):

- индекс или номер мероприятия;

- наименование мероприятия;

- срок исполнения;

- контрольные результаты или отметка об исполнении;

- ответственный исполнитель.

3.10.5. Обязательные реквизиты документа "План работы органа мэрии":

- наименование организации (08) - наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27);

- оттиск печати (25) - оттиск печати органа мэрии - при наличии.

3.10.6. Особенности:

- план составляется на какой-либо срок (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.);

- форма представления плана - табличная.

3.10.7. Подписание:

- план мероприятий, разрабатываемый органом мэрии, а также план работы органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии.

3.10.8. Утверждение:

- план мероприятий, разрабатываемый органом мэрии, утверждается постановлением мэрии;

- план работы органа мэрии утверждает мэр, заместитель мэра грифом утверждения.

3.11. Протокол

3.11.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегиальных, совещательных или иных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

3.11.2. Виды документа:

- протокол аппаратного совещания мэра;

- протокол заседания рабочей группы;

- протокол совещания руководителя органа мэрии.

3.11.3. Структура текста полного протокола:

- вводная часть - указывается председатель (председательствующий), секретарь, присутствовавшие, приглашенные, повестка дня;

- основная часть (строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ).

3.11.4. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

3.11.5. Контроль:

- контроль исполнения осуществляется по срокам, указанным в тексте документа.

3.11.6. Особенности:

- в ходе заседания ведется протокол, который оформляется после заседания в течение 2 - 3 дней: редактируется, уточняется, дополняется, выверяется по стенограммам, фонозаписи и материалам, подготовленным к заседанию (тексты докладов и выступлений, справки, проекты решений и др.), и рассылается всем исполнителям;

- текст протокола печатается шрифтом N 12, наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку; выделяется полужирным шрифтом размером N 12 - 14 и выравнивается по центру;

- датой протокола является дата заседания, оформляется цифровым способом;

- регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года;

- заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", содержит указание вида деятельности коллегиального органа (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже, начинается со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и центрируется;

- слово "Присутствовали" пишется от границы левого поля, в конце ставится двоеточие, через отступ указываются фамилии, инициалы, должности присутствующих (должности отделяются от фамилий через тире); на собраниях, заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: "Присутствовали: 43 человека (список прилагается)";

- слово "Приглашенные" пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже списка присутствовавших, записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют;

- вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, записываются с новой строки, начинаются с предлога "О" ("Об") и располагаются в повестке дня по степени значимости; "Повестка дня" пишется с прописной буквы полужирным шрифтом N 14, выравнивается по центру;

- слово "СЛУШАЛИ:" начинает раздел по каждому пункту повестки дня; нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами;

- слова "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:" печатаются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием;

- фамилия и инициалы докладчика оформляются с новой строки абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире, после которого записывается содержание доклада с предлогом "о";

- фамилия и инициалы выступающих оформляются с красной строки в именительном падеже (кто?), ставится тире, после которого записывается содержание выступления с предлогом "о";

- после слова "РЕШИЛИ" с красной строки записывается принятое решение по обсуждаемому вопросу: по пунктам кратко формулируются поручения, даваемые исполнителям. Поручения располагаются по степени их значимости; в случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.

3.11.7. Подписание:

- председатель и секретарь (ответственный секретарь).

Подписи располагаются через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются 2 интервалами.

Инициалы располагаются перед фамилией, после слов "Председатель", "Секретарь" никаких знаков препинания не ставится.

3.11.8. Образец оформления документа "Протокол" приведен в приложении N 9 к Регламенту.

3.12. Докладная записка

3.12.1. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе; может содержать выводы и предложения составителя.

3.12.2. Структура текста документа "Докладная записка" по вопросам деятельности органа мэрии:

- констатирующая (описательная) часть (факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания);

- аналитическая часть (анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из ситуации);

- заключительная часть (выводы и предложения о конкретных действиях).

3.12.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания (14);

- адресат (15);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

3.12.4. Особенности:

- докладная записка руководителя органа мэрии оформляется на бланке органа мэрии.

3.12.5. Подписание:

- докладную записку органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии;

- докладную записку работника подписывает составитель документа.

3.12.6. Образец оформления документа "Докладная записка" приведен в приложении N 10 к Регламенту.

3.12.7. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется "Предложение" аналогично документу "Докладная записка".

3.13. Служебная записка

Служебная записка - документ, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, направляемый одним должностным лицом другому должностному лицу. Составляется "Служебная записка" аналогично документу "Докладная записка".

3.14. Объяснительная записка

3.14.1. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, представляемый вышестоящему должностному лицу.

3.14.2. Структура текста документа "Объяснительная записка" по вопросам деятельности органа мэрии:

- вводная часть (факты, послужившие поводом к ее написанию);

- констатирующая часть (разъяснения; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию).

3.14.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания (14);

- адресат (15);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

3.14.4. Особенности:

- объяснительная записка руководителя органа мэрии оформляется на бланке органа мэрии;

- объяснительная записка работника оформляется на стандартном листе бумаги.

3.14.5. Подписание:

- объяснительную записку подписывает составитель документа.

3.14.6. Образец оформления документа "Объяснительная записка" приведен в приложении N 11 к Регламенту.

3.15. Пояснительная записка

Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа, необходимость принятия документа и другие сведения.

3.16. Заявление

3.16.1. Заявление - документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий просьбу работника.

3.16.2. Виды заявлений:

- о принятии на работу;

- об увольнении;

- о предоставлении отпуска и т.п.

3.16.3. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- адресат (15);

- должность заявителя (указывается работниками мэрии);

- фамилия, инициалы (заявителя);

- резолюция (17);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования (24).

3.16.4. Особенности:

- заявление оформляют в письменном виде от руки; слово "заявление" пишется со строчной буквы, в конце слова "заявление" ставится точка;

- подпись и дата ставится ниже текста заявления с выравниванием к правому краю документа.

3.16.5. Подписание:

- заявление подписывает заявитель.

3.16.6. Образец оформления документа "Заявление" приведен в приложении N 12 к Регламенту.

3.17. Представление

3.17.1. Представление - документ, содержащий предложения о награждении, поощрении, назначении или перемещении по должности.

3.17.2. Виды документа:

- представление к награждению;

- представление по кадровым вопросам.

3.17.3. Представление к награждению - документ, содержащий предложение к награждению за особые заслуги на уровне городского округа.

3.17.4. Структура текста документа "Представление к награждению":

Сведения о представляемом к награждению:

- фамилия, имя, отчество;

- число, месяц, год рождения;

- образование (где, когда, какое образовательное учреждение окончил);

- место работы, занимаемая должность;

- общий стаж работы, стаж работы в данной организации;

- домашний адрес, телефон (рабочий, домашний);

- трудовая деятельность (включая учебу в высших учебных заведениях, военную службу);

- характеристика (конкретные заслуги);

- виды поощрения, принятые ранее;

- дата и номер протокола собрания коллектива организации, возбудившего ходатайство о награждении (указывается в представлении к награждению).

3.17.5. Документ "Представление к награждению" оформляется аналогично документу "Служебное письмо".

3.17.6. Представление по кадровым вопросам - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника органа мэрии, руководителя подведомственного муниципального учреждения (предприятия).

3.17.7. Структура текста документа "Представление по кадровым вопросам":

- фамилия, имя, отчество работника;

- дата рождения;

- образование (где, когда, какое образовательное учреждение окончил);

- занимаемая должность;

- орган мэрии;

- стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);

- оценка служебной деятельности;

- повышение профессионального уровня;

- оценка деловых и моральных качеств;

- участие в общественной работе;

- мотивы назначения (перемещения или поощрения);

- должность, на которую предлагается назначить (переместить) работника и орган мэрии, куда предлагается назначить (переместить) работника.

3.17.8. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- адресат (15);

- резолюция (17);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22).

3.17.9. Особенности:

- представление к награждению оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется мэру, заместителю мэра по правовым и организационным вопросам - руководителю аппарата мэрии;

- представление по кадровым вопросам оформляется на бланке органа мэрии.

3.17.10. Подписание:

- представление к награждению подписывает руководитель органа мэрии или руководитель организации, возбудивший ходатайство о награждении;

- представление по кадровым вопросам в мэрии подписывает руководитель органа мэрии по соответствующему направлению деятельности;

- представление по кадровым вопросам руководителей муниципальных учреждений (предприятий) подписывает руководитель органа мэрии, в ведомственном подчинении которого находится соответствующее муниципальное учреждение (предприятие).

3.18. Служебное письмо

3.18.1. Служебное (деловое) письмо - обобщенное наименование различных по содержанию писем, служащих средством общения между мэрией и сторонними организациями, гражданами, а также между руководителями органов мэрии.

3.18.2. Виды документа:

- служебное письмо;

- гарантийное письмо;

- сопроводительное письмо;

- инициативные письма;

- ответы на запросы и обращения;

- иные письма.

3.18.3. Структура текста документа:

- основная часть (в ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма);

- заключительная часть (начинающаяся с абзаца, в ней помещаются выводы, предложения, просьбы, решения).

3.18.4. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти - (указывается на исходящем письме на бланке мэрии (мэра));

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование органа мэрии (указывается только на бланке органа мэрии);

- справочные данные об организации (09);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

- адресат (15);

- резолюция (17) - для входящих писем;

- заголовок к тексту (18);

- отметка о контроле (19) (указывается на входящих письмах);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24) (проставляются на листе согласования);

- отметка об исполнителе (27);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) - (указывается на входящих письмах);

- отметка о поступлении документа в организацию (29) (указывается на входящих письмах);

- идентификатор электронной копии документа (30).

3.18.5. Контроль:

- отметка о контроле ставится только на входящих письмах.

3.18.6. Особенности:

- сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя (мэра, заместителя мэра, руководителя органа мэрии) на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов, обращений или по решению автора резолюции;

- в служебных письмах (запросах, обращениях), направляемых органами мэрии в Правовой департамент, должно содержаться заключение органа мэрии по данному вопросу с изложением его мнения (позиции) в соответствии со спецификой рассматриваемого вопроса, а также должно быть приложено заключение специалиста, осуществляющего функции правового обеспечения данного органа мэрии (при наличии указанного специалиста в органе мэрии), в соответствии с Регламентом взаимодействия между Правовым департаментом и юридическими службами (специалистами, осуществляющими функции правового обеспечения) органов мэрии по вопросам правового обеспечения деятельности мэрии городского округа Тольятти;

- тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя (мэра, заместителя мэра, руководителя органа мэрии), а также требованиям, установленным нормативными правовыми актами; сроки подготовки инициативных писем определяются мэром, заместителем мэра;

- служебное письмо печатается на бланке письма формата А4 или А5;

- при оформлении писем на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в верхнем поле листа с выравниванием по центру;

- датой письма является дата его подписания;

- гарантийное письмо - служебное письмо, обеспечивающее исполнение изложенных в нем обязательств; в тексте обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (услуг, места работы и т.д.); гарантийное письмо подписывается мэром или заместителем мэра по правовым и организационным вопросам - руководителем аппарата мэрии, главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью;

- сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части; текст письма начинается словами: "Направляю Вам...", "Высылаю запрошенные Вами...", "Прилагаю..." и т.п. и имеет обязательно реквизит "Отметка о наличии приложения".

3.18.7. Визирование:

- руководители заинтересованных органов (структурных подразделений) мэрии - при необходимости;

- заместитель мэра, курирующий соответствующие направления деятельности, если письмо будет подписывать мэр.

3.18.8. Подписание:

- письма, исходящие из органа мэрии, подписывает руководитель органа мэрии;

- письма, исходящие из мэрии, подписывает мэр, курирующий заместитель мэра либо руководитель органа мэрии, которому предоставлено это право соответствующей доверенностью мэра.

3.18.9. Образец оформления исходящего "Служебного письма" приведен в приложении N 13 к Регламенту.

3.19. Телеграмма

3.19.1. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

3.19.2. Структура текста телеграммы:

- передаваемая часть (помещается над горизонтальной чертой) - текст передаваемого сообщения (телеграммы), сокращенное наименование должности и фамилия отправителя без инициалов;

- непередаваемая часть (помещается под горизонтальной чертой) - информация об отправителе (полное наименование организации - мэрия, ее почтовый адрес, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, оттиск гербовой печати на подписи).

3.19.3. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- категория телеграммы (правительственная, срочная);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

- адресат (15) - полный телеграфный адрес, наименование организации, фамилия и инициалы получателя;

- текст документа (20) - содержание телеграммы;

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

3.19.4. Особенности:

- телеграммы оформляются на телеграфном бланке или чистом листе бумаги формата А4;

- телеграмма оформляется в двух экземплярах: первый подписывается и направляется на телеграф, второй - подшивается к делу;

- ссылка на номер входящего документа ставится в начале текста телеграммы и оформляется числом-индексом входящей корреспонденции;

- текст телеграммы над горизонтальной чертой составляется прописными буквами особым телеграфным языком: без предлогов, союзов; если в тексте знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки); цифры и специальные символы пишутся словами; исправления не допускаются, слова не переносятся;

- регистрационный номер документа (12) - исходящий номер телеграммы ставится на отдельной строке под текстом телеграммы;

- телеграмму подписывает мэр (заместитель мэра, руководитель органа мэрии или уполномоченное лицо). Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подпись заверяется печатью организации - мэрии городского округа Тольятти;

- данные, размещаемые под горизонтальной чертой (адрес отправителя, должность, личная подпись, инициалы, фамилия, отправившего телеграмму, дата отправки телеграммы), в текст телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят, оформляются по обычным правилам оформления документов (прописные и строчные буквы, знаки препинания и т.п.);

- телеграмму визирует исполнитель;

- дата печатается на последней строке документа арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами точки не ставятся.

3.19.5. Подписание:

- мэр, курирующий заместитель мэра, а также руководитель органа мэрии, которому предоставлено это право соответствующей доверенностью мэра.

3.19.6. Образец оформления документа "Телеграмма" приведен в приложении N 14 к Регламенту.

3.20. Факсограмма

3.20.1. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

3.20.2. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения их юридической силы.

3.20.3. Особенности:

- факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений объемом не более 5 листов;

- запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования".

3.21. Телефонограмма

3.21.1. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

3.21.2. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, об изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п.

3.21.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - автор телефонограммы;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11) - дата и время передачи;

- дата и исходящий номер автора телефонограммы (13);

- адресат (15) - кому передается телефонограмма (должность, наименование организации (органа мэрии), инициалы, фамилия);

- текст документа (20) - текст телефонограммы;

- подпись (22);

- отметка о поступлении документа в организацию (29).

Кроме того, в телефонограммах обязательно должна быть указана:

- информация о лице, передавшем телефонограмму (наименование должности, инициалы, фамилия, номер телефона, дата и время передачи телефонограммы);

- информация о лице, принявшем телефонограмму (наименование должности, инициалы, фамилия, номер телефона).

3.21.4. Особенности:

- принимающий записывает текст телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм;

- текст телефонограммы не должен превышать 50 слов;

- во избежание неточностей и ошибок принимающий повторяет записанный текст передающему лицу в конце приема.

3.21.5. Подписание:

- исходящие телефонограммы подписывает мэр, курирующий заместитель мэра, а также руководитель органа мэрии.

3.22. Электронное сообщение

Электронное сообщение - сообщение, передаваемое по системе связи между компьютерами (электронная почта) и получаемое в виде файла, преобразованное с помощью специального программного обеспечения в видеограмму на экране монитора.

Текст сообщения оформляется в свободном стиле.

При направлении электронных документов в органы государственный власти, организации и гражданам текст сообщения оформляется в стиле делового письма, к которому прикрепляется пересылаемый документ в электронном виде.

Для получения бумажной копии сообщения, электронного документа они распечатываются на принтере.

3.23. Акт

3.23.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения и фиксирования фактов, событий, действий.

3.23.2. Виды документа:

- акт приема-передачи дел;

- акт списания материальных ценностей;

- акт обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- акт ревизии;

- акт инвентаризации;

- акт расследования аварий, несчастных случаев;

- другие акты.

3.23.3. Структура текста документа:

- вводная часть (основание для составления акта; лица, составившие акт; лица, присутствовавшие при составлении акта);

- основная часть (сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, заключения).

3.23.4. Обязательные реквизиты:

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

3.23.5. Особенности:

- текст акта печатается шрифтом N 12;

- акт составляется коллегиально (не менее двух составителей); в конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, отметка о наличии приложений к акту;

- основанием для составления акта может быть распоряжение мэрии, распоряжение заместителя мэра; слово "Основание" пишется от границы левого поля, после него ставится двоеточие;

- в акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ;

- для актов с постоянно повторяющейся информацией возможно применение бланков с трафаретным текстом.

3.23.6. Подписание:

- личные подписи лиц, составивших акт, проставляются на каждом экземпляре акта;

- в случае если акт составлен комиссией, член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.

3.23.7. Согласование:

- должностные лица, деятельность которых отражается в акте.

3.23.8. Утверждение:

- акт утверждается мэром, заместителем мэра, по поручению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

3.23.9. Образец оформления документа "Акт" приведен в приложении N 15 к Регламенту.

3.24. Справка

3.24.1. Справка - документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству, или документ, подтверждающий сведения биографического (служебного) характера.

3.24.2. Структура текста документа:

- вводная часть (факты, послужившие основанием или поводом для написания справки);

- констатирующая часть (конкретные сведения, отражающие существо вопроса).

3.24.3. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти - (указывается на бланке мэрии (мэра));

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование органа мэрии (указывается только на бланке органа мэрии);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- адресат (15);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- оттиск печати (25).

3.24.4. Особенности:

- заголовок может содержать указание на период времени или дату, на которые приходятся данные, указанные в справке;

- справка о заработной плате работника мэрии оформляется на бланке мэрии.

3.24.5. Подписание:

- справка, выдаваемая органом мэрии в пределах компетенции, оформляется на бланке органа мэрии и подписывается руководителем органа мэрии;

- справка финансового характера подписывается бухгалтером мэрии, мэром (заместителем мэра, иным уполномоченным должностным лицом) и заверяется гербовой печатью.

3.24.6. Образец оформления документа "Справки" приведен в приложении N 16 к Регламенту.

3.25. Заключение

3.25.1. Заключение - документ, содержащий мнение, позицию мэрии, органа мэрии, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

3.25.2. Структура текста документа:

- вводная часть (указывается по какому документу, вопросу выносится заключение);

- основная часть (непосредственное мнение по поставленной проблеме);

- резолютивная часть (может содержать как выводы по поставленной проблеме, так и предложения по ее решению).

3.25.3. Обязательные реквизиты:

- герб городского округа Тольятти - (на бланке мэрии (мэра));

- наименование организации (08) - мэрия городского округа;

- наименование органа мэрии (на бланке органа мэрии);

- справочные данные об организации (органе мэрии) (09);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24) - (на листе согласования);

- отметка об исполнителе (27).

3.25.4. Особенности:

- виза согласования (24) ставится в листе согласования, прикладываемом к проекту документа.

3.25.5. Подписание:

- руководитель органа мэрии; при проведении юридической и антикоррупционной экспертизы заключение подписывает лицо, проводившее юридическую и антикоррупционную экспертизу;

- при направлении заключения в другую организацию документ подписывает мэр или иное уполномоченное должностное лицо.

3.25.6. Образец оформления документа "Заключение" в другую организацию приведен в приложении N 17 к Регламенту.

3.26. Перечень

3.26.1. Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

3.26.2. Особенности оформления:

- текст перечня может оформляться в виде таблицы;

- порядок составления и формы конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

3.26.3. Подписание:

- должностное лицо, составившее перечень.

3.26.4. Утверждение:

- отдельные разновидности перечней утверждает мэр, заместитель мэра или руководитель органа мэрии.

3.27. Список

3.27.1. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информирования, регистрации или учета.

3.27.2. Особенности оформления:

- текст документа "Список" может оформляться в виде таблицы.

3.27.3. Подписание:

- должностное лицо, составившее его; при необходимости - мэр, заместитель мэра или руководитель органа мэрии.

3.28. Отчет

3.28.1. Отчет - документ, предназначенный для накопления сведений о результатах деятельности органа мэрии, отдельного сотрудника мэрии за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц, неделя) с целью сопоставления полученных результатов с показателями, намеченными планом или программой и содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения плана мероприятий, задания, командировки и других мероприятий, предоставляемый вышестоящему должностному лицу.

3.28.2. Виды документа:

- отчет о выполнении мероприятий на уровне городского округа;

- отчет о выполнении мероприятий на уровне органа мэрии;

- другие отчеты.

3.28.3. Обязательные реквизиты документа "Отчет о выполнении мероприятий на уровне органа мэрии":

- наименование организации (08) - наименование органа мэрии;

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- отметка о наличии приложения (21);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27).

3.28.4. Особенности:

- в заголовке указывается, за какой период деятельности составлен отчет (дата начала и дата окончания отчетного периода).

3.28.5. Подписание:

- отчет о выполнении мероприятий на уровне органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии;

- отчет о выполнении мероприятий на уровне городского округа подписывает мэр, заместитель мэра.

3.29. Номенклатура дел

3.29.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в мэрии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

3.29.2. Составление и оформление документа:

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах мэрии, положениями о структурных подразделениях, входящих в состав органов, штатным расписанием мэрии, перспективными и текущими планами и отчетами, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел органа мэрии составляется специалистом, ответственным за делопроизводство в органе мэрии.

Сводная номенклатура дел мэрии составляется канцелярией мэрии; при коренных изменениях структуры и функций мэрии номенклатура составляется и согласовывается заново.

3.29.3. Обязательные реквизиты:

- наименование организации (08) - мэрия городского округа Тольятти (наименование органа мэрии);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления или издания документа (14);

- гриф утверждения документа (16) - для сводной номенклатуры дел мэрии;

- текст документа (20);

- подпись (22);

- гриф согласования документа (23) - для сводной номенклатуры дел мэрии;

- визы согласования документа (24).

3.29.4. Структура текста документа:

Каждому органу мэрии в соответствии с утвержденной структурой присваивается индекс (01, 02...)

- в графе 1 проставляются индексы каждого дела;

- в графе 2 указываются заголовки дел;

- в графе 3 указывается количество дел. Заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 указывается срок хранения дел, номера статей по перечню;

- графа 5 - примечание.

3.29.5. Особенности:

- в действие вводится с 1 января календарного года;

- в течение года добавляется новыми делами. Для вновь заводимых дел оставляются резервные номера.

3.29.6. Согласование:

- номенклатуру дел органов мэрии согласовывает работник канцелярии мэрии, ответственный за архив в мэрии;

- сводную номенклатуру дел мэрии согласовывает центральная экспертная комиссия мэрии; экспертно-проверочная комиссия управления государственной архивной службы Самарской области (не реже одного раза в 5 лет).

3.29.7. Подписание:

- номенклатуру дел органа мэрии подписывает лицо, ответственное за делопроизводство в соответствующем органе мэрии;

- сводную номенклатуру дел мэрии подписывает начальник канцелярии (отдел) мэрии.

3.29.8. Утверждение:

- номенклатуру дел органа мэрии утверждает руководитель органа мэрии;

- сводная номенклатура дел мэрии утверждается в четырех экземплярах заместителем мэра по правовым и организационным вопросам - руководителем аппарата мэрии и заверяется гербовой печатью.

3.29.9. Первый утвержденный вариант сводной номенклатуры дел мэрии является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел канцелярии; второй (оригинал) - используется в канцелярии мэрии в качестве рабочего экземпляра, третий (оригинал) - в архиве мэрии; четвертый (оригинал) - в Управлении по делам архивов мэрии.

IV. Правила оформления реквизитов документа

4.1. Бланки документов

4.1.1. Правовые акты мэрии (постановления, распоряжения), а также письма мэрии должны оформляться на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

4.1.2. Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланки документов изготавливаются на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) светлых тонов без фоновых знаков и рисунков.

4.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляют на стандартном листе бумаги без бланка.

4.1.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.1.5. Состав видов бланков, применяемых в мэрии, утверждает заместитель мэра по правовым и организационным вопросам - руководитель аппарата мэрии по представлению начальника канцелярии.

4.1.6. В мэрии применяют следующие бланки:

- бланки с указанием наименования исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - мэрия городского округа Тольятти;

- бланки с указанием должности лица: мэр городского округа Тольятти, первый заместитель мэра, заместитель мэра.

4.1.7. Бланки документов подлежат учету, их используют только по назначению и не передают другим органам, организациям и лицам.

4.1.8. Бланки документов изготавливают в типографии. Бланки писем мэра и писем мэрии нумеруются типографским способом. Изготовление бланков осуществляется по заказу мэрии на срок полномочий мэра со дня вступления мэра в должность. Бланки нумеруются порядковой нумерацией, которая ведется до окончания срока полномочий мэра.

4.1.9. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в канцелярии мэрии в соответствующих журналах регистрации бланков.

4.1.10. Бланки выдаются в органы мэрии только по служебной необходимости под подпись лицам, ответственным за делопроизводство.

4.1.11. Уничтожение испорченных бланков осуществляется канцелярией мэрии по акту с отметкой в соответствующем журнале регистрации.

4.1.12. Контроль выдачи, хранения и уничтожения бланков возлагается на документоведа I категории канцелярии мэрии, назначенного начальником канцелярии.

4.1.13. В органах мэрии существуют бланки писем органов мэрии, которые изготавливаются органами самостоятельно, учитываются и хранятся в органах мэрии.

4.2. Требования к оформлению реквизитов в процессе

подготовки документов

4.2.1. При подготовке документов работники мэрии обязаны соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и требования настоящего Регламента.

4.2.2. Реквизит документа - основной (обязательный) либо дополнительный элемент документа.

4.2.3. Каждый документ должен иметь строго определенный набор реквизитов и порядок их расположения.

4.3. Оформление реквизитов документов

4.3.1. Реквизиты (01) - (07)

4.3.1.1. Реквизиты (01) - "Государственный герб Российской Федерации", (02) - "герб субъекта Российской Федерации", (03) - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), (04) - "код организации", (05) - "основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", (06) - "идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)" и (07) - "код формы документа" - на документах мэрии не используются.

4.3.2. Герб городского округа Тольятти

На бланках документов мэрии воспроизводится герб городского округа Тольятти в верхнем поле документа в установленном порядке (с учетом цветовой гаммы).

4.3.3. Реквизит (08) (обязат.) - наименование организации

4.3.3.1. Реквизит указывает наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городского округа Тольятти - мэрия городского округа Тольятти. Наименование организации (мэрии) должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе городского округа Тольятти.

4.3.3.2. Наименование организации печатается прописными буквами размером N 14 - 16 полужирным шрифтом в верхнем поле документа.

Например:

МЭРИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ

4.3.3.3. В случае если документ исходит от должностного лица, представляющего мэрию, то в реквизите документа "наименование организации" указывают должность должностного лица.

Например:

МЭР ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ

4.3.3.4. В случае если документ исходит из органа мэрии, то наименование органа мэрии располагают ниже реквизита документа "наименование организации" и печатают полужирным шрифтом размером N 12 с прописной буквы.

Например:

МЭРИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ

Департамент образования

4.3.3.5. Если документ подготавливается совместно двумя и более органами, организациями, то он на бланках не составляется, при этом наименования органов, организаций располагаются в соответствии с рангом (наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации). В случае оформления совместных документов органов, организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

4.3.4. Реквизит (09) (дополнит.) - справочные

данные об организации

4.3.4.1. Реквизит содержит справочные данные о мэрии либо об органе мэрии. В состав реквизита входит почтовый адрес, индекс предприятия связи, номера телефонов, факса, адрес электронной почты и www-страницы (если они есть). На письмах, относящихся к финансовым вопросам, проставляют счет в банке.

Например:

Площадь Свободы, г. Тольятти, Самарская обл., РФ, 445011

Телефон: 26-16-95, Факс: 22-56-66, tgl@tgl.ru

4.3.5. Реквизит (10) (обязат.) - наименование вида документа

4.3.5.1. Наименование вида документа является обязательным реквизитом для всех видов документов, за исключением писем и факсов. Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом размером N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от реквизита "наименование организации" 2 межстрочными интервалами. Исключение составляет "Протокол", который печатается вразрядку.

Например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

4.3.6. Реквизит (11) (обязат.) - дата документа

4.3.6.1. Датой документа (постановление, распоряжение, приказ, письмо) является дата его подписания или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт, служебная записка и др.); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. При подписании документа в нерабочий день ставится дата рабочего дня, следующего за ним. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2009

4.3.6.2. Дату и номер правового акта (постановления, распоряжения, приказа) вписывают по центру ниже реквизита "наименование вида документа".

Например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

29.04.2009 N 525-р/1

4.3.6.3. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат.

Например:

14 марта 2009 г.

4.3.6.4. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.

4.3.6.5. Дату документа проставляет должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

4.3.6.6. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением, согласованием и исполнением, датируются и подписываются.

4.3.6.7. Документы, изданные совместно двумя или более органами, организациями должны иметь одну (единую) дату.

4.3.7. Реквизит (12) (обязат.) - регистрационный

номер документа

4.3.7.1. Одновременно с датой проставляется регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Порядковая нумерация документов осуществляется в пределах календарного года (с января по декабрь).

4.3.7.2. Регистрационный номер постановления, распоряжения дополняется через тире соответствующими буквами: "п" - для постановлений, "р" - для распоряжений по основной деятельности, "р-а" - для распоряжений по личному составу и через косую черту - индексом должностного лица, подписавшего документ.

4.3.7.3. Правила оформления регистрационных номеров документов приведены в приложении N 20.

4.3.7.4. На документе, авторами которого выступают несколько органов, организаций (юридических лиц), номер документа состоит из присвоенных регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке подписания первыми руководителями, через косую черту.

4.3.8. Реквизит (13) (дополнит.) - ссылка на регистрационный

номер и дату документа

4.3.8.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (номер и дату для ссылки переписывают из инициативного письма). Реквизит проставляется только в ответных письмах.

Например:

на N 02-13/36 от 20.08.2009

4.3.9. Реквизит (14) (дополнит.) - место составления или

издания документа

4.3.9.1. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления РФ, реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам (08) - "наименование организации" и (09) - "справочные данные об организации".

4.3.9.2. В постановлениях, распоряжениях, приказах и организационных документах этот реквизит обязателен, располагается ниже реквизитов (11) - "дата документа", 12 - "регистрационный номер документа" и оформляется центрированным способом.

Например:

29.04.2009 N 525-р/1

г. Тольятти, Самарской области

4.3.10. Реквизит (15) (дополнит.) - адресат

4.3.10.1. Реквизит проставляют на исходящих документах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

4.3.10.2. На внутренних документах реквизит может быть проставлен, если этот документ предназначен для передачи руководству мэрии (заявление, докладные и объяснительные записки) или руководителю органа мэрии.

4.3.10.3. Данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- инициалы, фамилия получателя (в дательном падеже);

- почтовый адрес.

4.3.10.4. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей поля.

Например:

                                               ул. Белорусская, д. 33,

                                                          г. Тольятти,

                                                Самарская обл., 445011

                                      Мэрия городского округа Тольятти

                                           Департамент здравоохранения

                                             Руководителю департамента

                                                   (инициалы, фамилия)

4.3.10.5. При направлении документа руководителю органа мэрии, руководителю организации, наименование органа мэрии, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией.

Например:

                                                           Руководителю

                                           Департамента здравоохранения

                                       мэрии городского округа Тольятти

                                                    (инициалы, фамилия)

4.3.10.6. При направлении документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, через один межстрочный интервал от фамилии указывают почтовый адрес.

Например:

                                                    (фамилия, инициалы)

                                             ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                                           г. Тольятти,

                                                 Самарская обл., 445024

4.3.10.7. При направлении документа в организацию, учреждение указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

4.3.10.8. Порядок расположения элементов реквизита "Адресат" должен соответствовать действующим Правилам оказания услуг почтовой связи. При оформлении документа за рубеж данный реквизит оформляют по международным правилам.

4.3.11. Реквизит (16) (дополнит.) - гриф

утверждения документа

4.3.11.1. Документ утверждается специально издаваемым документом (постановление, распоряжение, решение, приказ) или должностным лицом (должностными лицами).

4.3.11.2. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа и состоит он из слова "УТВЕРЖДАЮ" или "УТВЕРЖДЕНО" (пишется прописными буквами без кавычек, без двоеточия). Примерный перечень документов с грифом утверждения дается в приложении N 18.

4.3.11.3. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

                                                            УТВЕРЖДАЮ

                                       Мэр городского округа Тольятти

                                 (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                           20.01.2009

4.3.11.4. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

4.3.11.5. При утверждении документа специально издаваемым документом (постановлением, распоряжением, решением, приказом) в тексте утверждающего документа указывается формулировка "Утвердить" (прилагаемый документ - положение, порядок и т.д.). На самом утверждаемом документе (приложении) в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, состоящий из слова "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слова "УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

                                                            УТВЕРЖДЕНО

                                                  Постановлением мэрии

                                            городского округа Тольятти

                                               от 23.05.2009 N 256-п/1

4.3.12. Реквизит (17) (дополнит.) - резолюция

4.3.12.1. Резолюция - указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает: имя, отчество, фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, контрольный срок исполнения, подпись автора резолюции, дату резолюции.

Например:

                                                  (фамилия, инициалы)

                                                   Подготовить проект

                                              контракта к 28.08.2009.

                                    (личная подпись автора резолюции)

                                                           20.08.2009

4.3.12.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, если нет таких указаний, - лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. В случае когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Ответственный исполнитель и исполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

4.3.12.3. Резолюцию пишут от руки над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторую и последующие проставляют на свободном месте лицевой стороны документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.3.13. Реквизит (18) (обязат.) - заголовок к тексту

4.3.13.1. Реквизит является обязательным для всех видов документов, за исключением кратких (сопроводительных) писем, оформленных на бумаге формата А5, телеграмм, телефонограмм, извещений.

4.3.13.2. Заголовок к тексту должен быть максимально кратким, состоять из одной фразы, точно передавать содержание документа, согласован с наименованием вида документа и не должен занимать более 4 - 5 строк.

4.3.13.3. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?") и начинаться с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается без кавычек. Начало и конец каждой строки заголовка выравниваются по центру.

Например:

                  О графике работы в праздничные дни

4.3.14. Реквизит (19) (дополнит.) - отметка о контроле

4.3.14.1. Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения для обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

4.3.14.2. Реквизит проставляют на документах, подлежащих контролю за исполнением. Отметку о контроле проставляют в виде буквы "К" или штампом "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа.

4.3.15. Реквизит (20) (обязат.) - текст документа

4.3.15.1. Текст документа составляют на русском языке и оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

4.3.15.2. Текст печатается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка, как минимум, 1,5 - 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервалов шрифтом Times New RomaN Cyr размером N 12 - 14. В тексте не допускается выделение слов или отдельных фрагментов текста никаким способом (жирный шрифт, курсив, подчеркивание и т.д.).

4.3.15.3. При оформлении текста в виде связного текста в тексте содержится, как правило, две части. В первой части указывают причину, цели, основания составления документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать только одну заключительную часть (например, распоряжение и приказ - распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление - просьбу без пояснения; справка, докладная записка - оценку фактов, выводы).

4.3.15.4. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

4.3.15.5. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

4.3.15.6. Текст постановления, распоряжения, приказа состоит из двух частей:

- констатирующей части (преамбулы);

- постановляющей части в постановлениях (распорядительной - в распоряжениях).

4.3.15.7. Констатирующая часть может начинаться словами: "В целях...", "В связи..." и включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания документа; может содержать ссылку на закон или другой документ, лежащий в основе принятия этого решения. Констатирующая часть постановлений мэрии заканчивается словами "мэрия городского округа Тольятти ПОСТАНОВЛЯЕТ:", констатирующая часть приказов - словом "приказываю:".

4.3.15.8. Постановляющая (распорядительная) часть излагается от первого лица единственного числа и состоит из пунктов. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты группируют по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).

4.3.15.9. В документах коллегиального органа текст излагают от третьего лица множественного числа (РЕШИЛИ:).

4.3.15.10. В совместном документе текст излагают от первого лица множественного числа (решили).

4.3.15.11. Текст документа "Протокол" излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, решили).

4.3.15.12. В документе, устанавливающем права и обязанности мэрии как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городского округа, органов мэрии (Положение, Инструкция), а также содержащем описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав управления входят, комиссия установила).

4.3.15.13. В письмах допускается использовать следующие формы изложения:

- от первого лица единственного числа ("Мэрия просит направить", "Мэрия направляет на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("полагаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Департамент не возражает").

4.3.15.14. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "находились" и т.д.).

4.3.15.15. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера этих граф. Графы и строки таблицы разграничиваются одинарными линиями. Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользоваться таблицей.

4.3.16. Реквизит (21) (дополнит.) - отметка

о наличии приложения

4.3.16.1. Документ может содержать приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

4.3.16.2. Если в документе одно приложение, то его не нумеруют; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

4.3.16.3. Приложения к проектам постановлений, распоряжений, приказов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений и приказов, а текст печатается через один межстрочный интервал шрифтом Times New RomaN Cyr размером N 12.

4.3.16.4. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

4.3.16.5. В постановлениях (распоряжениях, приказах) сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Например:

1. Разработать план... по форме, указанной в Приложении.

4.3.16.6. В приложении к распорядительному документу (постановление, распоряжение, приказ) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

                                             Приложение (ПРИЛОЖЕНИЕ)

                                               к Постановлению мэрии

                                          городского округа Тольятти

                                             от 09.11.2009 N 525-п/1

4.3.16.7. Каждый лист приложения в нижней части подписывается разработчиком проекта документа и специалистом Правового департамента, проводившим юридическую и антикоррупционную экспертизу.

4.3.16.8. Сведения о наличии приложений к письму, справке, плану, отчету и т.д. оформляют в следующем порядке.

4.3.16.9. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенно и располагается ниже реквизита (20) - "текст документа" через 1 межстрочный интервал.

Например:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

4.3.16.10. Если приложения не названы в тексте документа, то их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

Приложение:                          1. Справка о. на 3 л. в 2 экз.

                                         2. Проект на 8 л. в 3 экз.

4.3.16.11. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

4.3.17. Реквизит (22) (обязат.) - подпись

4.3.17.1. Подпись является обязательным реквизитом документа. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

4.3.17.2. Документ, направляемый в органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ, судебные органы, представительный орган муниципального образования, подписывает мэр, в его отсутствие (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра, либо лицо, уполномоченное доверенностью.

4.3.17.3. Документ, направляемый в муниципальные и иные организации, гражданам городского округа, подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра, а также заместители мэра или руководители органов мэрии в соответствии с их компетенцией.

4.3.17.4. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Подпись отделяется от текста или от отметки о наличии приложений 2 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

4.3.17.5. Если должность лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то расшифровку подписи располагают относительно последней строки должности. Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Руководитель Департамента

          здравоохранения    (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

4.3.17.6. Если документ подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя, или заместитель руководителя, то указывается фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И.о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

И.о. руководителя

Департамента здравоохранения

                             (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

4.3.17.7. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности однозначны, то фамилии перечисляются по алфавиту.

Например:

Председатель комиссии        (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

Члены комиссии               (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

                             (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

                             (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

4.3.17.8. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, организации, подписи располагают на одном уровне.

4.3.18. Реквизит (23) (дополнит.) - гриф

согласования документа

4.3.18.1. Согласование - это предварительное рассмотрение должностными лицами вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

4.3.18.2. Внешнее согласование - согласование с внешними организациями, оформляется грифом согласования; внутреннее согласование - согласование внутри мэрии, оформляется визой согласования (см. реквизит (24)).

Внешнее согласование может быть проведено:

- должностным лицом;

- коллегиальным органом.

4.3.18.3. Гриф согласования документа должностным лицом состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ЗАО "Экология"

                             (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                       20.08.2009

4.3.18.4. Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания коллегиального органа и др., гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования документа, подтверждающего согласование, даты согласования и номера документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома мэрии

от 20.08.2009 N 15

4.3.18.5. Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа или на отдельном "Листе согласования", прилагаемом к проекту документа. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

4.3.19. Реквизит (24) (обязат.) - визы

согласования документа

4.3.19.1. Внутреннее согласование называется визой - это согласование внутри мэрии, может осуществляться визированием на отдельном листе согласования, прикладываемом к проекту документа.

4.3.19.2. Виза включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

Главный бухгалтер

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

24.04.2009

4.3.20. Реквизит (25) (дополнит.) - оттиск печати

4.3.20.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

4.3.20.2. Оттиск печати должен быть хорошо читаем и захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Различают гербовую печать и печати органов мэрии.

4.3.20.3. Гербовая печать ставится на наиболее важные документы на подпись мэра, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - на подпись первого заместителя мэра или подпись лица, исполняющего обязанности первого заместителя мэра, а также на подписи заместителей мэра, руководителя финансового органа мэрии. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба городского округа, по окружности указывается полное наименование исполнительно-распорядительного органа городского округа (мэрии). Гербовая печать проставляется на документах согласно "Примерному перечню документов, на которых ставится гербовая печать" (приложение N 19), в том числе на гарантийном письме.

4.3.20.4. Письмо, выполненное на бланке мэрии или мэра (заместителя мэра), не требует удостоверения печатью, а в случае письма на нескольких листах - на последнем листе ставится печать на подпись.

4.3.21. (26) (дополнит.) - отметка о заверении копии

4.3.21.1. Заверение соответствия копии документа подлиннику производится для придания копии юридической силы.

4.3.21.2. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи "Копия верна", печати "Канцелярия", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения ниже реквизита "Подпись".

Копии документов, направляющиеся в судебные органы, заверяются аналогичным способом, за исключением печати "Канцелярия" (вместо нее ставится гербовая печать).

Копии постановлений, распоряжений мэрии и иных документов, подписанных мэром, заместителями мэра, оригиналы и копии которых хранятся в канцелярии мэрии, заверяются начальником канцелярии. Копии документов, оригиналы которых хранятся в органах мэрии, заверяются ответственными за делопроизводство в соответствующих органах мэрии.

Например:

Копия верна

Главный специалист отдела кадров (личная подпись) (инициалы, фамилия)

01.08.2009

4.3.21.3. На копии исходящего документа, остающегося в деле, допускается не указывать отметку о заверении копии.

4.3.22. Реквизит (27) (дополнит.) - отметка об исполнителе

4.3.22.1. Реквизит необходим для оперативной связи с составителем документа для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

4.3.22.2. Отметку об исполнителе документа проставляют в левом нижнем углу лицевой стороны или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

4.3.22.3. Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона, без тире, через пробелы с использованием шрифта N 10 - 12.

Например:

(фамилия 28 88 14)

4.3.22.4. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывают фамилию основного исполнителя.

4.3.23. Реквизит (28) (обязат.) - отметка об исполнении

документа и направлении его в дело

4.3.23.1. Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих оформлению в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

4.3.23.2. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело проставляют на первой странице документа. Реквизит включает в себя:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

- слово "В дело" и номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

- личную подпись, расшифровку подписи исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

Отправлен ответ 12.05.2009 N 1745/1

В дело 12 - 25 за 2009

(инициалы, фамилия)

24.05.2009

4.3.23.3. Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело" должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем органа мэрии, в котором исполнен документ.

4.3.24. Реквизит (29) (обязат.) - отметка о поступлении

документа в организацию

4.3.24.1. Отметку ставят на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа (нижний правый угол).

4.3.24.2. Отметка о поступлении документа включает в себя:

- наименование получающего органа, организации;

- порядковый номер документа, взятый из журнала регистрации, через тире условное обозначение вида документа и через косую черту индекс должностного лица;

- дату поступления документа;

- время поступления (при необходимости).

Например:

Мэрия городского округа Тольятти

Канцелярия

Вх. N 1550-вх/1

28.08.2009

4.3.25. Реквизит (30) (дополнит.) - идентификатор

электронной копии документа

4.3.25.1. Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, а также другие поисковые данные. Проставляется в левом нижнем углу последней страницы документа.

Например: C:\Мои документы\служебные письма\письмо35.doc

V. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

5.1. Прием, предварительное рассмотрение входящих документов

5.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение входящей в мэрию корреспонденции производятся в централизованном порядке в канцелярии (отделе) мэрии (далее - канцелярия мэрии) либо в органах мэрии в соответствии с их функциональным назначением. Регистрации в канцелярии мэрии подлежит корреспонденция, направленная на имя мэра и заместителей мэра. Корреспонденция, адресованная непосредственно в органы мэрии, регистрируется в органах мэрии ответственными за делопроизводство в этих органах. Письма юридических лиц независимо от формы собственности принимаются, заверенные подписью руководителя или уполномоченного лица организации и печатью организации.

5.1.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно в органы мэрии, раскладывается по папкам в канцелярии мэрии без регистрации. Ошибочно поступившая в органы мэрии корреспонденция незамедлительно возвращается в канцелярию мэрии с соответствующей пометкой ответственного за делопроизводство в соответствующем органе.

5.1.3. Все входящие документы принимаются в канцелярии мэрии ежедневно (кроме выходных) с 9 до 16 час. (в сокращенные дни до 15 час.). Документы, поступившие в канцелярию мэрии после 16 час. (в сокращенные дни после 15 час.), регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного решения.

Вся корреспонденция проходит первичную обработку и сортировку. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается адресату. Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность их доставки, целостность упаковки. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. Корреспонденция с пометкой "Вручить лично" не вскрывается в канцелярии мэрии, передается лично адресату или уполномоченному сотруднику. Документы с пометкой "Срочно" обрабатываются и вручаются вне очереди.

5.1.4. После предварительного ознакомления с каждым документом документы сортируются исходя из содержания и тематики документа и регистрируются. Регистрации не подлежат документы информационно-справочного и рекламного характера.

5.2. Регистрация входящих документов и постановка на контроль

5.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и учета. Регистрация входящих документов в мэрию производится в канцелярии мэрии; регистрация документов, направленных напрямую в органы мэрии, производится в органах мэрии.

5.2.2. Регистрация входящих документов осуществляется однократно либо в канцелярии мэрии, либо в органе мэрии.

5.2.3. При направлении документа на согласование или исполнение (из канцелярии мэрии в орган, а также между органами) повторная регистрация документов в органах мэрии не осуществляется.

5.2.4. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, ведущегося в пределах календарного года, через дефис - кода вида или группы документа (приложение N 20), через косую черту - индекса должностного лица, подписавшего документ (приложение N 21), или индекса органа мэрии, зарегистрировавшего документ (приложение N 22). Перечень примеров формирования регистрационных номеров документов приведен в приложении N 23.

5.2.5. Дополнительно процесс регистрации включает в себя проставление в правом нижнем углу первого листа документа штампа, содержащего входящий номер и дату регистрации документа.

5.2.6. Регистрация документов, поступающих по информационным системам общего пользования (в том числе по электронной почте) и каналам факсимильной связи, производится также с вводом информации о них в автоматизированную систему.

5.2.7. Телеграммы, телефонограммы срочного характера принимаются под личную подпись с проставлением даты и времени приема и сразу передаются на рассмотрение адресату. Телеграммы и телефонограммы, не требующие срочного исполнения, проходят все этапы обработки и подлежат рассмотрению, как и остальные документы.

5.3. Наложение резолюции

5.3.1. Зарегистрированные документы в соответствии с тематикой вопросов направляются помощнику мэра, консультантам заместителей мэра, курирующих соответствующие отрасли, анализируются ими для доклада своему руководителю. В резолюции руководитель (мэр, заместитель мэра) назначает ответственного исполнителя (исполнителей) по вопросу, при необходимости - контрольный срок и мероприятия по исполнению вопроса.

5.3.2. В типовых (имеющих стандартное решение) и часто повторяющихся вопросах (два и более раза) начальник канцелярии мэрии напрямую направляет в органы мэрии документы на исполнение, назначая ответственного исполнителя (исполнителей) по вопросу и контрольный срок исполнения.

5.3.3. С резолюцией мэра, заместителя мэра документы возвращаются в канцелярию мэрии, где ставятся на контроль в соответствии со сроком исполнения, указанным в тексте документа или в резолюции руководителя. При отсутствии в тексте документа или в резолюции руководителя указания на срок исполнения проставляются следующие контрольные сроки:

а) безотлагательно - для обращений депутатов Самарской Губернской Думы (в случае проведения дополнительного изучения или проверки - 30 дней);

б) 3 дня - с визой "срочно";

в) 7 дней - для исполнения запросов редакций средств массовой информации;

г) 10 дней - для протестов прокурора;

д) 15 дней - для парламентских запросов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы РФ;

е) 15 дней - для обращений депутатов Думы городского округа (в случае проведения дополнительного изучения или проверки - 30 дней);

ж) 30 дней - для всех остальных документов.

5.4. Передача документов на исполнение

5.4.1. Передача документов в органы мэрии исполнителям с резолюцией мэра, заместителя мэра производится в день регистрации (или на следующий день).

5.4.2. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии. При передаче документов в органы мэрии специалист, ответственный за делопроизводство в органе мэрии, проставляет личную подпись и дату получения документов в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК), которая остается в канцелярии мэрии.

5.4.3. Передача документов очередному исполнителю и возвращение документов от исполнителя фиксируется специалистами канцелярии в РКК с отметкой очередного исполнителя.

5.5. Работа исполнителей с документами

5.5.1. При наличии в резолюции мэра, заместителя мэра нескольких исполнителей ответственным исполнителем за исполнение документа в целом и подготовку ответа является лицо, указанное в списке исполнителей первым.

5.5.2. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа и подготовку ответа в установленный срок, ему предоставляется право созыва всех остальных исполнителей по документу. Исполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений, указанных в резолюции мэра, заместителя мэра, и обязаны представить всю необходимую информацию и материалы по требованию ответственного исполнителя в установленные им сроки.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за исполнение документа в целом, за соблюдение контрольных сроков исполнения документа, а также персональную ответственность - за достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В случае если при исполнении документа потребовалось согласование органа мэрии, не являющегося исполнителем по документу, он должен быть направлен в орган мэрии за два дня до истечения контрольного срока исполнения документа.

5.5.3. Исполнение документа предусматривает следующие этапы работы:

- изучение вопроса, сбор и обработка необходимой информации;

- подготовка проекта документа (ответа);

- оформление проекта документа;

- подписание проекта документа;

- согласование проекта документа руководителями органов мэрии;

- регистрация исходящего проекта документа в органе мэрии;

- направление проекта документа мэру, заместителю мэра на подпись (через канцелярию мэрии).

5.6. Контроль исполнения документов

5.6.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документов на контроль в правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль".

5.6.2. Сроки исполнения документов определяются мэром, заместителем мэра исходя из срока, установленного лицом, направившим документ, или сроков, установленных законодательством.

5.6.3. Все рассмотренные мэром, заместителем мэра документы направляются канцелярией мэрии в органы мэрии на исполнение. Подлинник документа (его копия) передается лицу, ответственному за делопроизводство в органе мэрии, под его личную подпись.

5.6.4. Контроль сроков исполнения осуществляется постоянно на всех этапах работы с документами. Ответственные за делопроизводство в органах мэрии своевременно производят напоминание исполнителям об истечении контрольного срока.

5.6.5. При необходимости продления контрольного срока исполнения документа (кроме документов с пометкой "срочно") ответственный исполнитель направляет на имя лица, установившего контрольный срок исполнения документа (мэра, заместителя мэра), служебное письмо с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения документа не позднее 3-х дней до истечения контрольного срока.

Обо всех случаях изменения контрольного срока исполнения документов ответственный исполнитель обязан своевременно информировать канцелярию для внесения соответствующих изменений в РКК.

5.7. Закрытие документа (снятие с контроля)

5.7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех поручений мэра, заместителя мэра, изложенных в резолюции, и документированного подтверждения выполнения поручений.

5.7.2. Закрытие и снятие документа с контроля осуществляется специалистами канцелярии на основании отметки об исполнении "В дело", указанной мэром, заместителем мэра, начальником канцелярии. Ответ направляется адресату, копия ответа со всем пакетом документов и РКК оформляются в дело согласно номенклатуре дел мэрии.

5.8. Отправка документов

5.8.1. Документы (ответы), подписанные мэром, заместителем мэра либо лицом, уполномоченным доверенностью, предназначенные для отправки адресату, проходят регистрацию в канцелярии.

5.8.2. Исходящие документы подписываются в порядке, предусмотренном в разделе III, в соответствии с конкретным видом документа.

5.8.3. Доставка документов по территории городского округа осуществляется курьерской службой, иногородних отправлений - средствами почтовой связи либо по каналам телефонной, факсимильной связи (телеграммы, телефонограммы, факсы), а также по информационным системам общего пользования (электронные сообщения).

5.8.4. Документы, подлежащие отправке, принимаются в канцелярии мэрии полностью оформленные к отправке, подписанные, а также с указанием почтового адреса или заполненного реестра на рассылку. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

5.8.5. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в журнале исходящей документации и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника канцелярии мэрии.

5.8.6. При сдаче документа на отправление исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел должен быть помещен документ.

5.8.7. Документы, отправляемые непосредственно из органов мэрии, регистрируются в органах мэрии.

VI. Организация работы с документами в органах мэрии

6.1. Зарегистрированные документы с резолюцией мэра, заместителя мэра передаются из одного органа мэрии в другой только через канцелярию мэрии.

Документы, поступившие и адресованные в органы мэрии, передаются из одного органа мэрии в другой напрямую через лиц, ответственных за делопроизводство в органах мэрии.

6.2. Лица, ответственные за делопроизводство, осуществляют прием, первоначальную обработку и регистрацию поступивших в орган мэрии документов, докладывают руководителю этого органа о поступивших документах.

6.3. Руководитель органа мэрии с учетом важности содержащихся в документах вопросов дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов и подготовке ответа в установленный срок. Все поручения, указания по исполнению документов и подготовке ответов сотрудникам органов могут быть даны только через непосредственного руководителя или напрямую - мэром. Исполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений руководителя. Руководитель органа мэрии несет персональную ответственность за исполнение документа и подготовку ответа в целом, а также персональную ответственность - за достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.4. При необходимости согласования документа с иными органами мэрии передача документа из одной согласующей инстанции в другую производится в соответствии с п. 6.1 настоящего раздела.

6.5. При необходимости продления контрольного срока исполнения документов по объективным причинам (кроме документов с пометкой "срочно") контрольный срок может быть увеличен по согласованию с лицом, его установившим (служебным письмом с мотивированным обоснованием причин продления срока), но не позднее 3-х дней до истечения контрольного срока.

6.6. В случае, когда срок исполнения документа истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в п. 6.5 настоящего раздела, должностное лицо, допустившее нарушение, обязано предоставить на имя руководителя, установившего контрольный срок исполнения документа, служебное письмо с мотивированным обоснованием причин нарушения.

6.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений руководителя, изложенных в резолюции, и документированного подтверждения выполнения поручений.

6.8. В случае, когда документ содержал резолюцию мэра, заместителя мэра, ответ отправляется адресату за подписью мэра, заместителя мэра только через канцелярию мэрии. Подготовленный проект ответа - исходящего документа передается в канцелярию мэрии, где проверяется правильность его оформления. Документы, подлежащие отправке, принимаются в канцелярии мэрии полностью оформленные к отправке, подписанные, а также с указанием почтового адреса или заполненного реестра на рассылку. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Проект документа переносится на соответствующий бланк письма и направляется мэру, заместителю мэра на подпись. После подписания оригинал документа отправляется адресату: по территории городского округа - почтовым отправлением или курьером (в соответствии с листом рассылки); иногороднему адресату - почтовым отправлением. Копия документа оформляется в дело. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется исполнителем.

6.9. В случае, когда документ поступил и был адресован в органы мэрии напрямую, ответ направляется адресату за подписью руководителя органа мэрии.

VII. Формирование и оформление дел

7.1. Формирование дел

7.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.1.2. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в канцелярию мэрии либо лицам, ответственным за делопроизводство в органах мэрии, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен подшиваться документ, определяет руководитель органа либо исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль правильности оформления дел осуществляет канцелярия мэрии.

7.1.3. Общие правила формирования дел:

- в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре со всеми приложениями;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группируются документы постоянного и временного срока хранения;

- ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях;

- в дела не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д;

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

7.1.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дел (дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу) предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- внутреннюю опись документов (в необходимых случаях);

- подшивку и переплет дела (твердая обложка);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

- дела постоянного хранения имеют надпись "Хранить постоянно".

7.1.5. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы в деле не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2. Организация оперативного хранения документов

7.2.1. Документы временного срока хранения (до 10 лет) с момента заведения дел и до истечения срока хранения хранятся по месту их формирования. Руководители органов мэрии и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

7.2.2. Дела располагают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре.

7.2.3. Для временного хранения документов внутри органов, организаций могут создаться архивы. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем передаются в архив мэрии.

7.2.4. Выдача дел в другие органы мэрии производится с разрешения заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата мэрии. На выданное дело заводится карта-заместитель, содержащая следующую информацию: наименование органа мэрии; индекс дела; заголовок и дату дела; дату выдачи дела; Ф.И.О. лица, кому выдано дело, подпись; дату возвращения дела, подпись.

7.2.5. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с резолюцией заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата мэрии на выдачу дела или мотивированным отказом выдачи дела.

7.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив

7.3.1. Документы постоянного срока хранения мэрии являются муниципальной собственностью и в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России, после истечения срока ведомственного хранения (5 лет) подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Управление по делам архивов как часть Архивного фонда Российской Федерации. Документы временного срока хранения (свыше 10 лет) хранятся в архиве мэрии до истечения срока хранения.

7.3.2. Подготовка документов к передаче в архив включает работу канцелярии мэрии и лиц, ответственных за делопроизводство в органах мэрии, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.4. Экспертиза ценности документов

7.4.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

7.4.2. Экспертиза ценности документов в мэрии на стадии делопроизводства производится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив.

7.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в мэрии создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее - ЭК) в органах мэрии.

7.4.4. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются Положениями об этих комиссиях, которые утверждаются мэром (для ЦЭК) и руководителем органа мэрии (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭК управления по делам архивов мэрии.

7.4.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) осуществляется ежегодно в органах мэрии лицами, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работников архива мэрии и контролем со стороны Управления по делам архивов.

7.4.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- отбор на постоянное хранение документов, имеющих научно-историческое значение, с временными сроками хранения и пометкой "ЭПК";

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах мэрии;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

7.4.7. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК мэрии.

7.4.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.4.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.4.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.4.11. В каждом органе мэрии описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника архива мэрии. По этим описям документы сдаются в архив мэрии.

7.4.12. Описи дел постоянного срока хранения, подготовленные органами мэрии, служат основой для подготовки работниками архива мэрии сводных описей дел и передачи документов на муниципальное хранение.

7.4.13. Описи дел органов мэрии составляются по установленной форме и представляются в архив мэрии через два года после завершения дел в делопроизводстве.

7.4.14. Описательная статья описи дел органа мэрии имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дату дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

7.4.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.4.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.4.17. Опись дел органа мэрии подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником канцелярии мэрии и утверждается руководителем органа мэрии.

При наличии в органе мэрии ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

7.4.18. Опись дел органа мэрии составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в органе мэрии.

7.4.19. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению в органах мэрии производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи рассматриваются на заседании ЦЭК, ЭК. Согласованные описи утверждаются курирующим заместителем мэра, руководителем органа только после их утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления государственной архивной службы Самарской области.

7.4.20. Акты о выделении документов к уничтожению составляются в каждом органе мэрии отдельно, согласуются с ЭК органа, ЭК Управления по делам архивов, и после утверждения ЭПК описи за соответствующий период орган мэрии имеет право уничтожить документы, включенные в акты в соответствии с установленным порядком.

7.5. Передача документов в архив

7.5.1. В архив мэрии передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и завершения в делопроизводстве в органе мэрии.

7.5.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в органе мэрии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.5.4. Передача дел в архив мэрии осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями органов мэрии и утвержденному начальником канцелярии мэрии.

7.5.5. В период подготовки дел органами мэрии к передаче в архив мэрии работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

7.5.6. Прием каждого дела производится работниками архива в присутствии работника органа мэрии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

7.5.7. В случае упразднения или преобразования органа мэрии лицо, ответственное за делопроизводство в данном органе мэрии, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив мэрии независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и по номенклатуре дел.

VIII. Порядок подготовки и принятия муниципальных правовых
актов, издания приказов руководителей органов мэрии;
подготовка и подписание договоров в мэрии

8.1. По вопросам своей компетенции мэр, заместители мэра издают муниципальные правовые акты: мэр издает постановления и распоряжения мэрии, заместители мэра - распоряжения. Правовые акты могут быть:

а) нормативные - правовые акты, устанавливающие, изменяющие и (или) отменяющие правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение;

б) ненормативные (индивидуальные) - правовые акты, устанавливающие, изменяющие и (или) отменяющие права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитанные на однократное применение.

8.2. Мэр в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Самарской области, Уставом городского округа, нормативными правовыми актами Думы городского округа издает постановления мэрии по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, и распоряжения мэрии по вопросам организации работы мэрии.

8.3. Заместители мэра в пределах своих полномочий, установленных Уставом городского округа и постановлением мэрии о распределении обязанностей между заместителями мэра, издают распоряжения ненормативного характера.

8.4. Руководители органов мэрии в целях осуществления полномочий, определенных положениями об этих органах, издают приказы по вопросам организации деятельности этих органов.

8.5. Основанием для подготовки и принятия постановлений (распоряжений) является:

а) исполнение федеральных законов, федеральных нормативных правовых актов, законов и иных нормативных правовых актов Самарской области, предписаний органов государственной власти - в этом случае разрабатываемый проект постановления (распоряжения) должен содержать отсылочное положение к соответствующим нормам указанных актов;

б) осуществление собственной исполнительно-распорядительной деятельности на основе:

- квартальных планов нормотворческой деятельности;

- поручений мэра (заместителей мэра), данных в устной или письменной форме;

- инициативы руководителей органов мэрии или руководителей подведомственных предприятий (учреждений);

- исполнения ранее принятых муниципальных правовых актов городского округа - в этом случае ранее принятые муниципальные правовые акты или извлечения из них прикладываются к проекту вновь разрабатываемого постановления (распоряжения).

8.6. Подготовку проектов постановлений (распоряжений) осуществляют сотрудники органов мэрии в соответствии с тематикой вопроса и функциональным назначением органов. Разработчик проекта правового акта назначается руководителем органа мэрии из числа сотрудников этого органа или председателем рабочей группы из числа членов рабочей группы.

8.7. Проект постановления (распоряжения) разрабатывается в соответствии с Правилами оформления проектов постановлений (распоряжений) (приложение N 24) и оформляется в соответствии с образцом (образцы прилагаются).

8.8. Если вновь принимаемое постановление (распоряжение) изменяет, отменяет или признает утратившим силу ранее изданное постановление (распоряжение) или отдельные его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части постановления (распоряжения) должен содержать указание на лицо, издавшее постановление (распоряжение), дату, номер и наименование постановления (распоряжения), которое предлагается отменить, изменить или признать утратившим силу.

8.9. При наличии приложений к проекту постановления (распоряжения) в тексте проекта на них делается ссылка. Приложения к проекту постановления (распоряжения) оформляются в соответствии с Правилами оформления приложений к постановлениям (распоряжениям) (приложение N 25). Проект постановления (распоряжения) и приложения к нему должны быть в обязательном порядке подписаны разработчиком проекта, подготовившим проект правового акта (личная подпись проставляется на каждом листе приложения), кроме приложений, содержащих тексты типовых уставов, положений, примерных договоров, составов комиссий и других совещательных органов. Если приложение определяет размер, сроки и порядок финансирования, а также формирования доходной части бюджета по налоговым и неналоговым доходам, то оно должно быть обязательно завизировано руководителем финансового органа мэрии (руководителем Департамента финансов и (или) руководителем бухгалтерии).

8.10. К проекту постановления (распоряжения) прикладываются следующие документы:

а) лист согласования (приложение N 26);

б) лист рассылки (приложение N 27);

в) поручение мэра (заместителя мэра), данное в письменной форме, в случаях, когда проект разрабатывается по поручению мэра (заместителя мэра);

г) пояснительная записка, подписываемая руководителем органа, разработавшего проект, - прикладывается к проекту постановления нормативного правового характера;

д) судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проекта постановления (распоряжения) в целях их исполнения.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии городского округа Тольятти от 17 мая 2010 г. N 1269-п/1 настоящий Регламент дополнен пунктом 8.10.1

8.10.1. В пояснительной записке к проекту нормативного правового акта должны быть указаны:

- основание для разработки проекта (поручение мэра городского округа Тольятти, протест прокуратуры, необходимость приведения в соответствии с законодательством, включение в план нормотворческой деятельности и др.);

- перечень правовых актов, подлежащих принятию, изменению или отмене в случае принятия проекта;

- информация о состоянии законодательства и действующих муниципальных правовых актов в данной сфере правового регулирования;

- сведения, поясняющие содержание документа, необходимость его принятия.

8.11. Подготовленный проект постановления (распоряжения) с приложениями направляется разработчиком проекта на согласование.

8.12. Согласование осуществляется путем визирования листа согласования, прикладываемого к проекту постановления (распоряжения), и полистного визирования проекта постановления (распоряжения) (в соответствии с подпунктом г) пункта 8.16). Виза проставляется в листе согласования руководителем органа мэрии (согласующей инстанции), а в отсутствие руководителя - лицом, его замещающим. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта, если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка в пункте 8.12: в пункте 8.16 подпункт г) отсутствует, имеется в виду подпункт г) пункта 8.15 .

8.13. Лист согласования заполняет разработчик проекта постановления (распоряжения), присваивая проекту регистрационный номер и дату его регистрации в органе мэрии. Перечень согласующих инстанций и должностных лиц, входящих в лист согласования, а также перечень органов мэрии и должностных лиц, входящих в лист рассылки к нему, определяет руководитель органа, разработавшего проект. Разработчик проекта, непосредственно разработавший проект постановления (распоряжения), подписывает каждый лист проекта и приложений к нему; руководитель органа, разработавшего проект постановления (распоряжения), подписывает лист согласования и лист рассылки к проекту.

8.14. Передача проекта постановления (распоряжения) с листом согласования из одной согласующей инстанции в другую осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в органах мэрии с обязательным уведомлением разработчика проекта. В листе согласования (напротив наименования органа мэрии) проставляется дата поступления проекта на согласование в орган и подпись лица, ответственного за делопроизводство в органе.

8.15. Согласование проекта постановления (распоряжения) мэрии осуществляется в следующем порядке:

а) руководители органов мэрии, иные должностные лица, указанные в тексте проекта постановления (распоряжения) мэрии в качестве исполнителей заданий, поручений, проставляют визу в листе согласования;

б) руководители заинтересованных органов мэрии, в компетенцию которых входят вопросы, являющиеся предметом регулирования постановления (распоряжения) мэрии, проставляют визу в листе согласования;

в) заместитель мэра, курирующий соответствующую отрасль, проставляет визу в листе согласования;

г) лицо, проводившее юридическую и антикоррупционную экспертизу, визирует полистно проект с приложениями и лист согласования, а также определяет необходимость официального опубликования постановления (распоряжения), необходимость направления сведений о муниципальном нормативном правовом акте городского округа Тольятти (постановление) в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области, размещения постановления (распоряжения) в информационных правовых системах, проставляя запись "да" или "нет" в соответствующей графе листа согласования;

д) руководитель Правового департамента мэрии проставляет визу в листе согласования;

В случаях, установленных приказом руководителя Правового департамента, сектора правового сопровождения по Автозаводскому (Центральному, Комсомольскому) районам могут проводить юридическую и антикоррупционную экспертизу правовых актов (постановлений, распоряжений) ненормативного характера без проставления визы руководителя Правового департамента на листе согласования.

е) начальник канцелярии мэрии проставляет визу в листе согласования.

Проект распоряжения заместителя мэра проходит согласование в порядке, определенном для проектов постановлений (распоряжений) мэрии, за исключением подпункта "в" указанного порядка.

В отдельных случаях, предусмотренных муниципальными правовыми актами, возможен иной порядок согласования постановлений, распоряжений.

8.16. Мэр, заместитель мэра, курирующий соответствующую отрасль, руководитель органа мэрии, подготовившего проект постановления (распоряжения), а также руководитель Правового департамента при необходимости могут включить в лист согласования к правовому акту дополнительные согласующие инстанции.

8.17. Сроки согласования проектов постановлений (распоряжений) с момента поступления проекта правового акта в согласующую инстанцию не должны превышать:

- для распоряжений - 3 рабочих дня; для проведения юридической и антикоррупционной экспертизы - 5 рабочих дней;

- для постановлений - 5 рабочих дней; для проведения юридической и антикоррупционной экспертизы - 7 рабочих дней.

В отдельных случаях по поручению мэра, заместителя мэра могут быть установлены иные сроки согласования постановлений (распоряжений).

При необходимости может быть применена веерная рассылка проекта правового акта во все органы мэрии, исключая Правовой департамент мэрии. В Правовой департамент мэрии правовой акт поступает на юридическую и антикоррупционную экспертизу после прохождения согласования со всеми согласующими инстанциями.

8.18. При проведении повторного согласования согласующей инстанцией, а также при необходимости доработки проекта правового акта и устранения замечаний согласующей инстанции разработчиком проекта согласование и доработка проекта осуществляются в сроки, установленные в п. 8.17 настоящего раздела.

8.19. При необходимости продления срока согласования постановления (распоряжения) по объективным причинам, в т.ч. когда проект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок согласования может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта и на основании служебного письма с мотивированным обоснованием причин продления срока, направленного на имя мэра, заместителя мэра.

В случае, когда проект правового акта разрабатывается по прямому указанию мэра (письменному или устному), продление срока согласования проекта осуществляется по согласованию с мэром; во всех остальных случаях продление срока согласования проекта осуществляется по согласованию с курирующим заместителем мэра.

8.20. В случае, когда срок согласования согласующей инстанцией проекта постановления (распоряжения) истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в п. 8.19 настоящего раздела, должностное лицо, допустившее нарушение, обязано предоставить на имя мэра, курирующего заместителя мэра служебное письмо с мотивированным обоснованием причин нарушения. В этом случае разработчик проекта вправе забрать проект постановления (распоряжения) из согласующей инстанции и представить его на утверждение мэру, заместителю мэра без соответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, с приложением служебной записки.

8.21. В случае, когда у лиц, согласовывающих проект постановления (распоряжения), нет замечаний к проекту, на лицевой стороне листа согласования проставляется запись "Нет" в соответствующую графу.

8.22. В случае, когда у лиц, согласовывающих проект постановления (распоряжения), имеются замечания и (или) предложения - они излагаются в письменной форме в виде отдельного документа "Замечания к проекту" (приложение N 28) и прилагаются к проекту постановления (распоряжения), а на оборотной стороне листа согласования проставляется запись "С замечаниями" в соответствующую графу (на лицевой стороне листа согласования ничего не проставляется).

Замечания и (или) предложения согласовываются разработчиком проекта с лицом, внесшим эти замечания. Замечания к проекту являются документами внутреннего пользования и передача их сторонним физическим и юридическим лицам запрещена.

При необходимости многократного согласования визы согласований проставляются на оборотной стороне листа согласования (с указанием наименования согласующей инстанции, даты согласования, подписи согласующего лица, результата согласования).

Виза окончательного согласования (после снятия всех замечаний и уточнений) проставляется на лицевой стороне листа согласования с указанием в соответствующей графе записи "Нет".

8.23. В случае, когда замечания и (или) предложения не учтены разработчиком проекта (не сняты) и являются принципиальными, руководитель органа мэрии, разработавшего проект, созывает совещание с участием мэра и руководителей (специалистов) заинтересованных органов мэрии. На совещании озвучиваются принципиальные замечания и позиции сторон; решение по результатам обсуждения принимает мэр.

8.24. В случае, когда в процессе согласования проекта постановления (распоряжения) в него вносятся существенные изменения и (или) дополнения, связанные с изменением концепции проекта, проект подлежит повторному согласованию.

8.25. Если проект правового акта или замечания к нему требуют коллегиального обсуждения, то по инициативе мэра, заместителя мэра могут созываться совещания с участием руководителя (специалистов) органа, разработавшего проект правового акта, а также всех согласующих инстанций. Совещание проводится под председательством инициатора созыва совещания либо по его поручению - руководителем органа мэрии, разработавшего проект правового акта.

Проект правового акта рассылается всем участникам совещания не позднее чем за 3 дня до даты его проведения.

По итогам совещания составляется протокол. Ответственность за ведение протокола возлагается на руководителя органа мэрии, разработавшего проект правового акта.

Протокол должен содержать:

а) дату, время проведения совещания;

б) список присутствующих на совещании;

в) повестку дня (указание наименования проекта правового акта, вынесенного на обсуждение);

г) принятое решение.

По результатам обсуждения проекта правового акта или замечаний к нему все принятые изменения фиксируются в протоколе совещания и вносятся в проект правового акта работниками органа, разработавшего проект правового акта. В случае несогласия с принятым решением в протокол совещания вносится особое мнение представителя согласующей инстанции, а также руководителя органа, разработавшего проект правового акта.

Протокол совещания подписывается представителями органа, разработавшего проект правового акта, согласующих инстанций, принимавших участие в совещании.

Проект правового акта с листом согласования, протоколом совещания направляется на подпись мэру.

8.26. По окончании согласования проект постановления (распоряжения), согласованный всеми заинтересованными органами, завизированный заместителем мэра, курирующим соответствующее направление деятельности, с заполненным листом согласования и замечаниями и (или) предложениями передается ответственным за делопроизводство в Правовой департамент мэрии для проведения юридической и антикоррупционной экспертизы.

В случае если согласованное мнение заинтересованных органов по проекту постановления (распоряжения) и иным документам отсутствует, указанный проект и документы к нему направляются в Правовой департамент мэрии с письменным обоснованием необходимости принятия проекта постановления (распоряжения) в представленной на экспертизу редакции.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии городского округа Тольятти от 17 мая 2010 г. N 1269-п/1 настоящий Регламент дополнен пунктом 8.26.1

8.26.1. По результатам проведения правовым департаментом мэрии юридической и антикоррупционной экспертизы проекта постановления (распоряжения) при наличии замечаний оформляется заключение правового департамента, которое подписывается руководителем правового департамента.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии городского округа Тольятти от 17 мая 2010 г. N 1269-п/1 настоящий Регламент дополнен пунктом 8.26.2

8.26.2. Если в ходе проведения юридической и антикоррупционной экспертизы между правовым департаментом мэрии и органом мэрии, разработавшим проект правового акта, возникли разногласия, то руководитель правового департамента мэрии проводит согласительное совещание в целях выработки согласованной позиции.

При наличии неурегулированных разногласий руководитель правового департамента мэрии докладывает о них мэру с приложением копии проекта правового акта, заключения правового департамента и сведений о разногласиях.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии городского округа Тольятти от 17 мая 2010 г. N 1269-п/1 настоящий Регламент дополнен пунктом 8.26.3

8.26.3. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов мэрии правовой департамент не позднее рабочего дня, следующего за днем согласования правовым департаментом проекта нормативного правового акта мэрии, направляет указанный проект для размещения на официальном сайте мэрии городского округа Тольятти в сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы. Срок проведения независимой экспертизы проектов нормативных правовых актов мэрии составляет 7 (семь) рабочих дней.

8.27. Проект постановления (распоряжения) и приложения к нему (при наличии), согласованные Правовым департаментом мэрии, передаются ответственным за делопроизводство органа, разработавшего проект правового акта, начальнику канцелярии мэрии для окончательной проверки правильности оформления проекта правового акта в соответствии с требованиями и правилами делопроизводства. Одновременно в канцелярию мэрии ответственный за делопроизводство пересылает на электронный адрес канцелярии мэрии (caNc@tgl.ru) электронный аналог согласованного проекта правового акта. Имя файла электронного проекта правового акта должно содержать номер проекта и соответствовать имени файла, указанному в листе согласования к проекту правового акта.

В случае, когда по результатам проверки выявлены нарушения установленных требований к оформлению проекта, начальник канцелярии мэрии возвращает проект правового акта с приложением (при наличии) разработчику проекта на доработку. Доработка проекта осуществляется в течение двух рабочих дней начиная со дня поступления проекта к разработчику проекта.

8.28. Завизированный начальником канцелярии мэрии проект постановления (распоряжения) передается сотрудникам канцелярии мэрии для перенесения текста (либо распечатывания с электронного аналога) проекта правового акта на бланк установленного образца и передачи его на подпись мэру, заместителю мэра. К бланку проекта постановления (распоряжения) прилагаются приложения (при наличии).

8.29. Подготовка и исполнение приказов руководителей органов мэрии осуществляется согласно приложению N 29.

8.30. Подписывается первый экземпляр постановления (распоряжения), изготовленный на бланке. При наличии в постановлении (распоряжении) пункта о финансировании правовой акт подписывается в 2-х экземплярах на бланках. Один экземпляр постановления (распоряжения) остается в канцелярии мэрии, другой - направляется в финансовый орган мэрии - Департамент финансов мэрии или бухгалтерию.

8.31. Датой принятия постановления (распоряжения) является дата его подписания мэром, заместителем мэра.

8.32. Правовые акты (постановления и распоряжения) после их подписания мэром, заместителем мэра передаются в канцелярию мэрии, где они регистрируются в тот же день. При подписании правового акта мэром, заместителем мэра в нерабочий день срок регистрации продлевается до первого рабочего дня, следующего за ним. В процессе регистрации правовые акты нумеруются порядковой нумерацией, ведущейся в пределах календарного года. Регистрационный номер постановления (распоряжения) присваивается канцелярией мэрии.

8.33. Внесение исправлений в подписанные и зарегистрированные правовые акты запрещено, за исключением орфографических, синтаксических, пунктуационных и технических (опечатки, помарки) ошибок. Подписанные правовые акты (постановления и распоряжения) тиражируются и рассылаются в соответствии с листом рассылки, составленным разработчиком проекта и приложенным к листу согласования. В листе рассылки указываются органы мэрии (разработчик проекта правового акта, Правовой департамент мэрии, органы мэрии, указанные в правовом акте в качестве исполнителей, должностное лицо, на которое возложен контроль по правовому акту в целом, и иные органы мэрии, в компетенцию которых входят вопросы, являющиеся предметом регулирования правового акта) и иные организации, указанные в правовом акте.

8.34. Постановление мэрии вступает в силу с момента его подписания мэром. Муниципальные нормативные правовые акты городского округа Тольятти, а также муниципальные правовые акты, обязательность опубликования которых установлена действующим законодательством, вступают в силу после их официального опубликования. В постановлении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.

Распоряжение мэрии, распоряжение заместителя мэра вступает в силу с момента его подписания мэром, заместителем мэра; в самом распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.

8.35. Муниципальные нормативные правовые акты городского округа Тольятти должны быть в обязательном порядке направлены в уполномоченный орган исполнительной власти Самарской области для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области в соответствии с Регламентом взаимодействия органов мэрии по представлению муниципальных нормативных правовых актов городского округа Тольятти для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области.

8.36. Первые экземпляры подписанных правовых актов (постановлений и распоряжений), пояснительные записки, листы согласования, заключения и листы рассылки формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел, хранятся в канцелярии мэрии и по истечении срока оперативного хранения передаются в архив мэрии.

8.37. Правовые акты (постановления и распоряжения), содержащие поручения, передаются на исполнение в соответствующие органы мэрии или конкретным должностным лицам в день регистрации правового акта в канцелярии мэрии или на следующий день. Передача правовых актов (постановлений и распоряжений) в органы мэрии производится через сотрудников, ответственных за делопроизводство в этих органах, которые при получении правовых актов проставляют в листе рассылки свою фамилию, имя, отчество, служебный телефон, подпись и дату получения правового акта.

8.38. Руководитель органа мэрии организует исполнение правового акта, назначает непосредственного исполнителя (исполнителей) правового акта и срок представления отчета об исполнении (не позднее контрольного срока исполнения, указанного в правовом акте).

8.39. Правовой акт, содержащий поручения, считается исполненным после фактического исполнения всех указанных в нем поручений и представления отчета об исполнении руководителю органа мэрии и должностному лицу, на которое возложен контроль за исполнением правового акта в целом.

8.40. На всех этапах работы с правовыми актами ответственность несут должностные лица, принимающие участие в их подготовке, оформлении, регистрации, согласовании, контроле и исполнении.

8.41. Разработчик проекта правового акта несет персональную ответственность за содержательную часть проекта, правильность оформления проекта правового акта, листа согласования и листа рассылки к нему согласно требованиям и правилам делопроизводства, за соблюдение сроков подготовки проекта, сроков и порядка его согласования.

8.42. Ответственный за делопроизводство в органе несет ответственность за регистрацию проектов правовых актов в органе, передачу проектов правовых актов на согласование между согласующими инстанциями, контроль сроков согласования и напоминание согласующим инстанциям об истечении контрольных сроков согласования проектов, а также передачу проекта правового акта в электронном виде в канцелярию мэрии.

8.43. Руководитель органа мэрии (председатель рабочей группы) несет ответственность за подготовку и согласование проекта правового акта в целом, за правильность и полноту определения перечня согласующих инстанций и должностных лиц, внесенных в лист рассылки к нему, за достоверность информации, использованной при подготовке проекта правового акта, а также за исполнение правового акта и представление отчета об исполнении (не позднее контрольного срока исполнения, указанного в правовом акте).

8.44. Согласование проектов договоров, контрактов и соглашений осуществляется аналогично порядку согласования проектов постановлений (распоряжений), указанному в п. 8.15 настоящего Регламента. В отдельных случаях, предусмотренных муниципальными правовыми актами, возможен иной порядок согласования договоров. Лист согласования к проекту договора дается в приложении N 30.

IX. Порядок организации работы с протестами,
представлениями прокурора

9.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающих в мэрию протестов, представлений прокурора производятся в централизованном порядке в канцелярии мэрии.

9.2. Зарегистрированные протесты, представления прокурора направляются помощнику мэра для анализа и доклада. На основании доклада помощника мэр определяет перечень органов мэрии, которым канцелярия мэрии направляет копии протестов, представлений прокурора для подготовки предложений по существу протеста, представления. Оригинал протеста, представления прокурора направляется в Правовой департамент мэрии.

9.3. По существу полученных протестов, представлений орган мэрии, ответственный за исполнение, готовит проект ответа, визирует их у заместителя мэра, курирующего соответствующее направление деятельности, и в срок не позднее 2-х дней до истечения срока ответа на протест, представление направляет их в Правовой департамент мэрии. На запросы прокурора, носящие информационный характер, органы мэрии готовят ответы самостоятельно.

9.4. Правовой департамент мэрии осуществляет юридическую экспертизу проекта ответа мэра на протест, представление прокурора в случае наличия замечаний по существу ответа готовит альтернативный вариант ответа и со служебной запиской направляет мэру или заместителю мэра для рассмотрения по существу.

9.5. Подписанный мэром, заместителем мэра ответ на протест, представление прокурора регистрируется в канцелярии мэрии и направляется в прокуратуру.

X. Порядок подготовки и выдачи доверенностей в мэрии

10.1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность на осуществление отдельных полномочий либо на совершение каких-либо действий от имени мэрии (как юридического лица) может быть выдана за подписью мэра любому указанному в ней лицу.

10.2. Все этапы работы с проектами распоряжений о выдаче доверенностей и проектами самих доверенностей производятся через канцелярию мэрии в соответствии с требованиями, указанными в разделе VIII настоящего Регламента, и аналогичны этапам работы с постановлениями (распоряжениями) в мэрии.

10.3. Подготовку проекта распоряжения о выдаче доверенности и подготовку проекта доверенности осуществляет Правовой департамент на основании поручения мэра. Подготовленные Правовым департаментом проект распоряжения о выдаче доверенности и проект доверенности направляются на подпись мэру.

В тех случаях, когда проект доверенности предусматривает предоставление лицу полномочия на осуществление операций по исполнению расходов бюджета на лицевом счете (осуществление финансовой деятельности и о праве подписания финансовых, расчетных и денежных документов), проект распоряжения и доверенности согласовывается с Департаментом финансов мэрии.

10.4. После подписания мэром доверенность регистрируется в журнале исходящих документов в канцелярии мэрии, имеет свой регистрационный номер и дату выдачи.

10.5. По окончании срока действия доверенности лицо, на которое была выдана доверенность, обязано сдать ее в архив канцелярии мэрии.

10.6. Правила настоящего раздела не распространяются на подготовку и выдачу доверенностей на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей.

XI. Порядок создания и деятельности рабочих групп
по подготовке постановлений (распоряжений)

11.1. Рабочие группы по подготовке проектов правовых актов - постановлений (распоряжений) (далее по тексту - рабочие группы) создаются для подготовки проектов правовых актов, требующих коллегиального обсуждения, привлечения руководителей и (или) специалистов иных органов местного самоуправления, органов государственной власти, организаций, руководителей и (или) специалистов органов мэрии, а также для выработки единого согласованного решения по разрабатываемому проекту правового акта.

11.2. Правовым основанием создания и деятельности рабочих групп является правовой акт мэрии (постановление или распоряжение) о создании рабочей группы. Подготовку проекта правового акта о создании рабочей группы осуществляет орган мэрии, являющийся инициатором создания рабочей группы, либо орган мэрии, указанный в плане нормотворческой деятельности мэрии в качестве ответственного исполнителя за разработку проекта правового акта.

Проект правового акта о создании рабочей группы должен содержать цель создания рабочей группы, вид правового акта, для разработки которого она создается, срок разработки и представления проекта правового акта на согласование, персональный состав рабочей группы с указанием ее председателя. Отдельным пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта о создании рабочей группы.

11.3. Рабочие группы создаются численностью не менее трех человек в составе председателя и членов рабочей группы. При численности рабочей группы более 3 человек, в случае необходимости, состав рабочей группы может включать заместителя председателя рабочей группы и секретаря.

11.4. Основной формой деятельности рабочей группы является заседание, которое созывается председателем рабочей группы по мере необходимости. Время и место заседания сообщаются председателем рабочей группы (заместителем председателя, секретарем) каждому члену рабочей группы заранее. В случае невозможности участия в очередном заседании рабочей группы член рабочей группы обязан сообщить об этом председателю рабочей группы. Документы и материалы, подлежащие рассмотрению рабочей группой, должны быть представлены ее членам не позднее чем за три дня до начала заседания. По решению председателя рабочей группы на заседание могут приглашаться специалисты, не являющиеся ее членами.

11.5. В случае, когда у членов рабочей группы имеются противоположные мнения по проекту разрабатываемого правового акта, решение принимается большинством голосов. Член рабочей группы, предложение которого не получило поддержки рабочей группы, вправе приложить к проекту правового акта особое мнение в письменной форме.

11.6. По окончании разработки проект правового акта направляется на согласование в соответствующие органы мэрии, иные органы местного самоуправления и органы государственной власти, организации, руководители и (или) специалисты которых принимали участие в разработке указанного проекта. При необходимости может быть применена веерная рассылка проекта правового акта во все органы мэрии, исключая Правовой департамент мэрии. В Правовой департамент мэрии правовой акт поступает на юридическую и антикоррупционную экспертизу после прохождения согласования со всеми согласующими инстанциями.

11.7. Сроки согласования проекта правового акта не должны превышать сроков, установленных в п. 8.17 раздела VIII настоящего Регламента. При необходимости сроки согласования могут быть сокращены (сокращенный срок согласования устанавливается председателем рабочей группы).

11.8. В случае если в процессе согласования проекта правового акта возникли принципиальные замечания согласующих инстанций, председатель рабочей группы созывает совещание руководителей органов мэрии, иных органов и организаций, принимавших участие в подготовке проекта. На совещание, при необходимости, могут быть приглашены члены рабочей группы. По итогам совещания составляется протокол совещания, в который вносятся принципиальные замечания (предложения с мотивированными обоснованиями) присутствовавших на совещании, в том числе замечания и обоснования специалистов Правового департамента. Из протокола совещаний принципиальные замечания переносятся в таблицу разногласий, которая подписывается всеми заинтересованными сторонами. Проект правового акта с таблицей разногласий к нему направляется на подпись мэру.

11.9. Полномочия рабочей группы прекращаются принятием (утверждением) правового акта, для разработки которого она была создана, либо специальным правовым актом мэрии.

XII. Порядок планирования нормотворческой
деятельности в мэрии

12.1. Настоящий раздел Регламента регулирует порядок планирования в мэрии подготовки и принятия проектов нормативных правовых актов - постановлений мэрии или решений Думы городского округа. Подготовка проектов нормативных правовых актов в мэрии осуществляется на плановой основе и предусматривается квартальным планом нормотворческой деятельности.

12.2. За 30 дней до начала нового квартала Правовой департамент мэрии направляет во все органы мэрии уведомления о составлении проекта плана нормотворческой деятельности на очередной квартал. Органы мэрии (инициаторы) обязаны представить в Правовой департамент мэрии информацию - предложения о планируемых к разработке конкретных нормативных правовых актах для включения их в проект квартального плана нормотворческой деятельности.

12.3. Предложение о разработке проекта нормативного правового акта должно содержать:

а) предполагаемый вид нормативного правового акта (постановление мэрии или решение Думы);

б) наименование проекта нормативного правового акта;

в) социально-экономическое обоснование проекта нормативного правового акта (указывается необходимость разработки нормативного правового акта с точки зрения улучшения социально-экономической сферы жизнедеятельности городского округа с приложением справок, расчетов, пояснительных записок и пр.);

г) правовое обоснование проекта нормативного правового акта (указываются пробелы в регулировании данного вопроса федеральным, областным законодательством, а также необходимость дополнительного правового регулирования путем издания нормативного правового акта на уровне органов местного самоуправления);

д) состояние законодательства в данной сфере правового регулирования (указываются ранее принятые законодательные и иные нормативные правовые акты РФ и Самарской области, муниципальные правовые акты городского округа, предшествующие правовые акты по данному и аналогичным вопросам);

е) контрольные сроки разработки проекта нормативного правового акта, при длительных сроках разработки указываются промежуточные контрольные сроки;

ж) разработчик проекта нормативного правового акта - указывается наименование органа мэрии - инициатора разработки проекта (если проект будет разрабатываться инициатором) либо необходимость создания рабочей группы для разработки проекта.

12.4. По результатам рассмотрения предложений органов мэрии Правовой департамент вправе:

а) не вносить проект нормативного правового акта в проект квартального плана нормотворческой деятельности в случаях, если:

- инициатор представил предложение, не соответствующее требованиям п. 12.3 настоящего раздела. В этом случае Правовой департамент направляет уведомление инициатору об отклонении предложения с мотивированным обоснованием причин отклонения;

- данные правоотношения урегулированы федеральным или областным законодательством и не требуют дополнительного правового урегулирования нормативными правовыми актами на уровне органов местного самоуправления;

- принятие данного нормативного правового акта не входит в компетенцию органов местного самоуправления или противоречит действующему законодательству;

б) вносить предложения инициатору (или мэру) об изменении вида нормативного правового акта либо изменении наименования компетентного органа, издающего указанный нормативный правовой акт;

в) вносить предложения инициатору (или мэру) о необходимости создания рабочей группы для разработки проекта нормативного правового акта, а также предложения о ее составе;

г) контролировать сроки и условия разработки проекта нормативного правового акта.

12.5. На основании предложений органов мэрии и предложений, поступивших из Думы (в соответствии с планом заседаний Думы на предстоящий квартал, а также решениями Думы, в которых даны предложения мэрии о разработке нормативных правовых актов), Правовой департамент составляет проект квартального плана нормотворческой деятельности и направляет его мэру для утверждения.

12.6. К проекту плана нормотворческой деятельности прилагаются:

а) предложения (ответы) органов мэрии (инициаторов);

б) пояснительная записка, содержащая перечень отклоненных Правовым департаментом мэрии проектов нормативных правовых актов с обоснованием причин отклонения.

При необходимости внесения изменений в квартальный план нормотворческой деятельности по срокам, видам, иным условиям разработки проектов нормативных правовых актов руководитель органа мэрии, председатель рабочей группы направляет в Правовой департамент мэрии соответствующие предложения. Внесение изменений в квартальный план нормотворческой деятельности производится в порядке, аналогичном порядку его утверждения.

12.7. Не позднее 10 дней после окончания соответствующего квартала Правовой департамент направляет мэру отчет о выполнении плана нормотворческой деятельности мэрии за истекший квартал. Отчет о выполнении плана должен быть составлен по форме, которая применялась при утверждении плана.