Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан"

Приложение
к постановлению
мэра городского округа Жигулевск
Самарской области
от 12 апреля 2010 г. N 700

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан" (далее - Административный регламент и муниципальная функция соответственно) разработан в целях совершенствования форм и методов работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления; определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) структурных подразделений администрации городского округа Жигулевск, а также порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами и порядок взаимодействия администрации городского округа Жигулевск с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и иными организациями при осуществлении полномочии по рассмотрению обращений граждан и организации личного приема граждан.

1.2. Наименование отраслевого (функционального) органа. Муниципальная услуга предоставляется администрацией и осуществляется через бюро по обращениям граждан управления делопроизводства администрации.

1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. N 237);

- Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете" от 8 октября 2003 г. N 202, в "Парламентской газете" от 8 октября 2003 г. N 186, в Собрании законодательства Российской Федерации от 6 октября 2003 г. N 40 ст. 3822);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (далее - Закон об обращениях граждан) (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете", N 95, 05.05.2006; "Собрании законодательства РФ", 08.05.2006, N 19, ст. 2060; "Парламентской газете", N 70-71,11.05.2006);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете", N 165, 29.07.2006; "Собрании законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451; "Парламентской газете", N 126-127, 03.08.2006;

- Уставом городского округа Жигулевск, утвержденным решением Думы городского округа Жигулевск от 30 октября 2008 года N 322 (текст Устава опубликован в "Жигулевском рабочем" N 143(8827), 16.12.2008);

- Регламентом администрации городского округа Жигулевск, утвержденным постановлением мэра городского округа Жигулевск от 11.12.2008 N 2255;

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Самарской области и муниципальными правовыми актами городского округа Жигулевск.

1.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:

направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения, или сообщения об отказе в рассмотрении обращения, а также с согласия гражданина устный ответ на обращение в ходе личного приема граждан;

- направление обращения по принадлежности в другие государственные органы, органы местного самоуправления, организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с обязательным уведомлением об этом заявителя;

- обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны письменные ответы.

1.5. Получателем муниципальной услуги являются заявители, частные лица или лица, уполномоченные представлять их интересы, обратившиеся в администрацию мэра городского округа Жигулевск.

1.6. Основные термины, используемые в настоящем административном регламенте:

1) обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

2) должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной услуги:

2.1.1. Основными требованиями к порядку информирования граждан о предоставлении муниципальной услуги являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования.

2.1.2. Информирование об исполнении муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в бюро по обращениям граждан управления делопроизводства аппарата администрации городского округа Жигулевск;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством публикации настоящего административного регламента в средствах массовой информации;

- в письменном виде через управление делопроизводства аппарата администрации;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск).

Информирование об исполнении муниципальной функции осуществляется в устной или письменной форме. Письменное информирование осуществляется путем направления ответа по почтовому адресу гражданина либо с помощью электронной почты. Публичное информирование осуществляется путем размещения информации о почтовых адресах, справочных телефонах, факсах, адресах сайтов в сети Интернет, адресах электронной почты, режиме работы администрации городского округа Жигулевск, бюро по обращениям граждан, телефона бюро по обращениям граждан, а также графиков личного приема граждан:

- на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет (http://www.gosuslugi.samara.ru/kiosk/; www.zhigulevsk.org);

- в газете "Жигулевский рабочий".

2.1.3. Граждане представляют свои обращения для рассмотрения:

- лично в бюро по обращениям граждан с 8.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00 по адресу: 445350, Самарская обл., г.о. Жигулевск, ул. Пушкина, 17, каб. 101;

- почтовым отправлением в адрес администрации городского округа Жигулевск: 445350, Самарская обл., г.о. Жигулевск, ул. Пушкина, 17;

- в ходе личного приема граждан согласно утвержденного графика: 445350, Самарская обл., г.о. Жигулевск, ул. Пушкина, 17, каб. 101 (приложение Ш 9);

- по телефону бюро по обращениям граждан (2-26-98);

- по каналам факсимильной связи (2-16-89);

- на официальный сайт администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: http://www.gosuslugi.samara.ru/kiosk/; www.zhigulevsk.org.

2.1.4. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут предоставляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном контакте;

- по телефону.

2.1.5. Обязанности специалистов при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения заявителей.

Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистом бюро по обращениям граждан при обращении заявителя за информацией по телефону.

При информировании о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону специалист бюро по обращениям граждан, сняв трубку, должен назвать наименование своего структурного подразделения, фамилию, имя и отчество.

Специалист бюро по обращениям граждан, осуществляющий устное информирование по телефону, должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов. Индивидуальное устное информирование специалист бюро по обращениям граждан осуществляет не более 15 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист бюро по обращениям граждан, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо согласовать другое время для устного информирования.

При устном обращении заявителя лично специалист бюро по обращениям граждан, осуществляющий прием и информирование, дает ответ самостоятельно.

Специалист бюро по обращениям граждан, осуществляющий прием и консультирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.

Ответ на запрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или но электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заявителей).

2.1.6. На информационных стендах размещается следующая информация о порядке исполнения муниципальной функции:

- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной функции;

- образцы оформления документов, необходимых для исполнения муниципальной функции, и требования к ним;

- почтовые реквизиты и телефоны органов муниципальной власти и должностных лиц.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги:

2.2.1. Максимальный срок рассмотрения обращения - не более 30 календарных дней со дня регистрации в бюро по обращениям граждан. В исключительных случаях сроки рассмотрения обращений могут продлеваться, если то или иное обращение требует специального изучения и дополнительных проверок, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю. Рассмотрение обращений граждан, содержащих информацию о возможных авариях и иных чрезвычайных ситуациях, производится безотлагательно.

Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации городского округа Жигулевск или должностного лица, которому они адресованы, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, за исключением случаев, когда текст письменного обращения не поддается прочтению.

2.2.2. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные действия (приложение N 1):

- прием и первичная обработка обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в администрации городского округа Жигулевск;

- организация личного приема граждан;

- постановка обращений на контроль;

- продление сроков рассмотрения обращении;

- оформление ответов на обращения;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

- порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции;

- подготовка отчетности по работе с обращениями граждан в администрации городского округа Жигулевск.

2.2.3. Предварительная запись заявителя при подаче заявления не требуется.

Прием граждан у мэра городского округа Жигулевск и его заместителей осуществляется в порядке очереди и по предварительной записи.

2.2.4. Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная функция не исполняется, если:

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- в обращении обжалуется судебный акт;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- в период рассмотрения обращения поступило сообщение о смерти гражданина, права и интересы которого затрагиваются в обращении;

- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.

Муниципальная функция по решению должностных лиц администрации городского округа Жигулевск не исполняется, если:

- в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее рассмотренные обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается гражданину, если имеется почтовый адрес.

2.3. Требования к местам предоставления муниципальной услуги:

Для удобства получения муниципальной услуги пользователи муниципальной услуги обеспечиваются:

- местами для оформления заявления и местами ожидания (стол, стулья);

- сведениями о часах приема.

2.4. Информация о перечне необходимых для предоставления муниципальной услуги документов:

2.4.1. Письменное обращение граждан в обязательном порядке должно содержать либо наименование органа местного самоуправления, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы, либо их копии.

2.4.2. Обращение, направленное по информационным системам общего пользования, должно содержать наименование органа местного самоуправления или должностного лица, которым оно адресовано, изложение сути обращения, фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.

2.4.3. Граждане на стадии рассмотрения их обращений имеют право: представлять дополнительные документы и материалы по

- рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- в случае необходимости участвовать в рассмотрении обращения;

получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

- обжаловать действия (бездействия) должностных лиц в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке.

2.4.4. При рассмотрении повторных обращений тщательно выясняются причины их поступления. В случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

2.5. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

3. Административные процедуры:

3.1. Прием, первичная обработка и регистрация поступившего заявления

3.1.1. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является обращение гражданина в администрацию городского округа Жигулевск либо поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

3.1.2. Обращение может поступить по почте, телефону бюро по обращениям граждан, доставлено непосредственно гражданином, передано по факсу, информационным системам общего пользования.

3.1.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится муниципальными служащими бюро по обращениям. Не принимаются обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес для ответа. По просьбе гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение N 2) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.1.4. Прием и рассмотрение обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

3.1.5. Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются, распечатываются на бумажном носителе и передаются на регистрацию.

Обращения, направленные гражданами по сети Интернет, принимаются и регистрируются бюро по обращениям граждан.

Дальнейшая работа с обращениями граждан, поступившими по информационным системам общего пользования, осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

3.1.6. Прием обращений граждан по телефону осуществляется бюро по обращениям граждан. Режим работы: ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.00 до 12.00, с 12.00 до 17.00. По пятницам и в предпраздничные дни с 8.00 до 12.00 и с 12.00 до 16.00.

Муниципальный служащий, принимающий обращение по телефону выясняет:

фамилию, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес;

телефон (в случае наличия);

социальное положение;

льготный статус (в случае наличия);

суть предложения, заявления или жалобы.

3.1.7. Результатом выполнения административного действия является передача поступивших обращений на регистрацию.

3.2. Регистрация поступивших обращений:

3.2.1. Муниципальными служащими бюро по обращениям граждан поступившие письменные обращения регистрируются в базе данных автоматизированной системы электронного документооборота Lotus Notes в течение трех дней с даты их поступления.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

3.2.2. Муниципальный служащий, ответственный за регистрацию обращений:

- на лицевой стороне первого листа письма в правом нижнем свободном углу проставляет регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера, состоящего из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и номера, соответствующего очередности поступления обращения от данного заявителя по одному и тому же вопросу. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла письма;

- в регистрационной карточке базы данных. Lotus Notes указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

- указывает социальное положение и льготную категорию (в случае наличия) заявителя;

- отмечает тип обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.), в случае необходимости указывает, откуда поступило письмо, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- кратко формулирует суть предложения, заявления или жалобы;

- проставляет шифр темы обращения согласно действующему классификатору тем обращений;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку;

3.2.3. Дубликаты обращений, повторные обращения, а также обращения, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившие обращения.

3.2.4. Регистрация обращений граждан, поступивших по телефону, производится бюро по обращениям граждан в течение 2-х дней.

3.2.5. Результатом выполнения административного действия является регистрация обращения в базе данных Lotus Notes и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.

3.3. Направление обращений на рассмотрение

3.3.1. Обращения после регистрации и подбора переписки вместе с поручением, оформленным в виде сопроводительного письма, передаются из бюро по обращениям граждан помощнику мэра городского округа Жигулевск в соответствии с распределением обязанностей для определения структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю.

3.3.2.. Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке личного приема граждан должностными лицами.

3.3.3. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органов местного самоуправления и структурных подразделений администрации городского округа Жигулевск, направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.3.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется, в связи с чем жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

3.3.5. Обращение, поступившее из государственных органов или организаций по вопросам, не входящим в компетенцию администрации городского округа Жигулевск, направляется на рассмотрение по компетенции.

Максимальный срок выполнения действия составляет 7 дней с момента поступления обращения.

3.3.6. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированных обращений в структурные подразделения администрации городского округа Жигулевск, а также направление обращений на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам в соответствии с их компетенцией.

3.3.7. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 7 дней со дня регистрации обращения.

3.4. Рассмотрение обращений граждан структурными подразделениями администрации городского округа Жигулевск:

3.4.1. Поступившие должностным лицам администрации городского округа Жигулевск обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращений.

3.4.2. Рассмотрение обращения может быть поручено должностным лицом муниципального образования городского округа Жигулевск и администрации городского округа Жигулевск структурному подразделению или конкретному должностному лицу. В этом случае специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, к поступившему обращению готовится проект поручения.

3.4.3. Должностное лицо, получившее поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения.

3.4.4. Поручение должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.4.5. В тексте поручения могут быть указания "Срочно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения от даты его подписания.

3.4.6. В случае если поручение о рассмотрении и ответе заявителю дается должностному лицу территориальных управлений администрации города по районам, руководителям муниципальных учреждений и иных организаций, бюро по обращениям граждан уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение.

3.4.7. Зарегистрированные обращения с поручениями и сопроводительными письмами передаются в бюро по обращениям граждан для отметки в базе данных.

3.4.8. В случае если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько исполнителей, подлинник обращения направляется ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются соисполнителям поручения.

Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в государственные органы либо должностным лицам) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.4.9. Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения, в пределах их полномочий вправе:

- приглашать обратившихся граждан для личной беседы;

- в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у граждан и юридических лиц;

- создавать комиссию для проверки фактов, изложенных в обращениях, в том числе с выездом на место;

- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан.

3.4.10. Должностные лица при рассмотрении обращений граждан обязаны:

- обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан;

- принимать обоснованные решения по существу поставленных в обращениях вопросов, обеспечивать выполнение этих решений;

- принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- своевременно сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, в случае их отклонения указывать мотивы, а также разъяснять порядок обжалования принятых решений;

- систематически анализировать и обобщать поступающие обращения, принимать управленческие решения по устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан.

3.4.11. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель вместе с мотивированной служебной запиской в двухдневный срок возвращает это обращение для принятия решения об изменении исполнителя должностным лицом, давшим поручение.

3.4.12. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, благодарности и т. д.), ответы не даются.

3.4.13. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.4.14. Обращение, в котором обжалуется судебный акт, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного акта (приложение N 3).

3.4.15. Должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом (приложение N 4).

3.4.16. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не направляется на рассмотрение, и ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес не поддаются прочтению (приложение N 5).

3.4.17. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо администрации городского округа Жигулевск вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (приложение N 6).

3.4.18. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (приложение N 7).

3.4.19. При повторном обращении дополнительное рассмотрение проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса.

3.4.20. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в орган местного самоуправления или должностному лицу. Такое обращение рассматривается в установленном порядке.

3.4.21. Результатом выполнения административной процедуры является разрешение поставленных в обращениях вопросов и подготовка ответов заявителям. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

3.5. Оформление ответов на обращения:

3.5.1. Ответы на обращения граждан в адрес администрации городского округа Жигулевск или на имя мэра городского округа Жигулевск подготавливаются службами и подписываются мэром городского округа Жигулевск и его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами администрации городского округа Жигулевск.

3.5.2. Текст ответа на обращение должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

3.5.3. ответе в администрацию городского округа Жигулевск, государственные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

3.5.4. На коллективное обращение ответ направляется в адрес заявителя, стоящего по списку первым, если в обращении не указано кому направить ответ. На коллективное обращение работников организаций ответ направляется их руководителю (за исключением случаев обжалования действий руководителя) с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся работникам, если не указан адрес для ответа. Ответы на резолюции митингов, собраний и других массовых мероприятий направляются руководителю инициативной группы, если не указан адрес для ответа.

3.5.5. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в обращении не содержится просьба об их возврате.

3.5.6. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Правилами оформления документов в администрации городского округа Жигулевск. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.5.7. Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.5.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок или необходимые условия окончательного разрешения вопроса.

3.5.9. После завершения рассмотрения обращения, подлинник обращения, учетно-контрольная карта, подлинник поручения, рассылка и все материалы, относящиеся к рассмотрению, с ответом передаются в бюро по обращениям граждан, где проверяется правильность оформления документов (полнота ответа, наличие подписи руководителя, дата, номер, фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя и т. д.).

В автоматизированной системе Lotus Notes делается отметка о связи исходящего номера ответа заявителю и регистрационного номера обращения. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

3.5.10. После регистрации ответ отправляется адресату. Отправление ответов без регистрации не допускается.

3.5.11. Списание документов по обращению "В дело" производит должностное лицо, давшее поручение по обращению. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Правил оформления документов в администрации городского округа Жигулевск.

3.5.12. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация и направление ответа на обращение заявителю и списание документов "В дело". Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 3 дней с момента подписания ответа на обращение.

3.6. Условия и сроки личного приема граждан

3.6.1. Личный прием граждан ведут мэр городского округа Жигулевск, его заместители, руководители структурных подразделений. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

3.6.2. Личный прием граждан осуществляется в бюро по обращениям граждан в соответствии с графиками приема граждан (приложение N 9).

При личном приеме граждане предъявляют документ, удостоверяющий их личность.

Организацию личного приема граждан осуществляет бюро по обращениям граждан.

3.6.3. График приема граждан размещается на информационных стендах, официальном сайте администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет.

3.6.4. Должностные лица осуществляют выездные приемы граждан в соответствии с утвержденными графиками приема.

Организацию выездного приема граждан должностными лицами осуществляют помощники и специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан, в соответствующих подразделениях.

3.6.5. Мэр городского округа Жигулевск, его заместители вправе проводить прием граждан в своих служебных кабинетах.

Организацию такого приема осуществляют помощники и специалисты, отвечающие за работу с обращениями граждан, в соответствующих подразделениях.

3.6.6. Запись на прием к мэру или его заместителям осуществляется в журнале регистрации личных приемов. На каждое обращение на личный прием к мэру городского округа Жигулевск, заместителю мэра специалист общественной приемной оформляет регистрационно-контрольную карточку, где указывает необходимую информацию о гражданина, в том числе фамилию, имя, отчество гражданина, место его жительства (почтовый адрес), суть обращения, дату подачи обращения. Муниципальный служащий бюро по обращениям граждан подготавливает и направляет мэру городского округа Жигулевск, заместителю мэра для предварительного ознакомления список граждан на прием с кратким описанием сути обращений, а также подборку документов по обращениям граждан по заявленным вопросам.

Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предварительной записи с предварительной проработкой вопроса ответственными исполнителями,

3.6.7. Предварительную беседу с гражданином перед личным приемом осуществляют: муниципальный служащий бюро по обращениям граждан, помощник мэра городского округа Жигулевск и специалисты администрации городского округа Жигулевск, ответственные за работу с обращениями граждан в соответствующем подразделении.

3.6.8. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Данные материалы представляются мэру городского округа Жигулевск или его заместителям, ведущему личный прием.

3.6.9. Во время личного приема мэра городского округа Жигулевск или его заместителей гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно, либо в письменной форме.

3.6.10. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина (приложение N 8). В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина, подтвержденная подписью заявителя:

"Ответ получен. Подпись________. Дата___________". В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

3.6.11. Письменное обращение, принятое в ходе личного

3.6.12. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации городского округа Жигулевск, в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.6.13. По окончании приема мэр городского округа Жигулевск или его заместитель доводит до сведения заявителя принятое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

3.6.14. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

3.6.15. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

3.6.16. Результатом выполнения административной процедуры является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие мэром городского округа Жигулевск или его заместителем решения по поставленному вопросу, либо направление поручения для рассмотрения обращения гражданина в уполномоченный орган в соответствии с компетенцией.

4. Порядок и форма контроля за предоставлением муниципальной услуги:

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.1.1. Ответственность за обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан возлагается на руководителей структурных подразделений администрации городского округа Жигулевск. Сотрудники администрации городского округа Жигулевск несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего регламента.

4.1.2. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

4.1.3. На обращениях, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль".

4.1.4. В случае если в ответе, полученном из государственного органа, от должностного лица, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль.

4.1.5. Обращение может быть возвращено должностному лицу для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

4.1.6. Обращения граждан снимаются с контроля после направления должностными лицами-исполнителями ответов на обращения или после предоставления копий ответов на обращения граждан, направленных им на рассмотрение. Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления ответов гражданам.

4.1.7. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан и качеством ответов заявителям по поручениям осуществляет бюро по обращениям граждан управления делопроизводства.

4.1.8. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, учреждение, предприятие или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за 3 дня до окончания срока рассмотрения обращения. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается должностным лицом, давшим поручение. В этом случае заявителю направляется уведомление с указанием причин продления срока рассмотрения его обращения.

5. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при предоставлении муниципальной услуги.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.1.1. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействия) должностных лиц в ходе исполнения муниципальной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу и (или) в судебном порядке.

5.1.2. Гражданин может обжаловать действия (бездействия) или решение должностных лиц администрации городского округа Жигулевск - мэру городского округа Жигулевск.

5.1.3. Гражданину направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

5.1.4. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

5.1.5. В случае если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

5.1.6. Лица, виновные в нарушении настоящего регламента, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации:

- за необоснованный отказ от рассмотрения жалобы (заявления, обращения) и отказ от ее (их) удовлетворения в случае, если решения следующих инстанций подтверждают правоту заявителя, в том числе если это происходит неоднократно или систематически;

- в части судебного обжалования указываются сроки обжалования и юрисдикция суда, в который подается соответствующее заявление, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.1.7. Устанавливается персональная ответственность должностных лиц за соблюдение требований настоящего регламента по каждой административной процедуре или административному действию при исполнении муниципальной функции (предоставлении муниципальной услуги).