Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 3 июня 2009 г. N 4805-р/1 "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов мэрии городского округа Тольятти"

В целях организации дальнейшей деятельности управления по делам архивов мэрии, руководствуясь постановлением мэра г. Тольятти от 16.12.2003 г. N 3146-1/р "О внесении изменений в постановление мэра г. Тольятти от 15.07.2003 N 97-1/п "Об утверждении штатного расписания мэрии г. Тольятти на 2003 год", Уставом городского округа Тольятти,

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении по делам архивов мэрии городского округа Тольятти.

2. Руководителю управления по делам архивов мэрии Виноград М.Р. организовать работу управления в соответствии с утвержденным Положением.

3. Признать утратившим силу распоряжение мэра г. Тольятти от 17.05.2002 г. N 2130-1/р "Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов мэрии г. Тольятти".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра Мелехину Г.И.

Мэр	А.Н. Пушков

Положение
об управлении по делам архивов
мэрии городского округа Тольятти
(утв. Распоряжением Мэрии городского округа Тольятти
от 3 июня 2009 г. N 4805-р/1)

1. Общие положения

1.1. Наименование органа (структурного подразделения) Мэрии: Управление по делам архивов (далее - Управление) Мэрии городского округа Тольятти (далее - Мэрия).

1.2. Управление образовано Постановлением мэра г. Тольятти от 14.05.2001 г. N 1830-1/05-01 "О внесении изменений в постановление мэра N 250-1/01-01 от 25.01.2001 "Об утверждении штатного расписания мэрии г. Тольятти на 2001 год".

Изменение статуса Управления производится на основании распоряжения Мэрии городского округа Тольятти по ходатайству заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата или решения коллегии мэрии.

Прекращение деятельности Управления в общей структуре мэрии осуществляется только на основании решения Думы городского округа Тольятти.

1.3. Управление непосредственно подчиняется заместителю мэра по правовым и организационным вопросам - руководителю аппарата Мэрии городского округа Тольятти.

1.4. Управление и его отделы осуществляют свою деятельность на основе Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, а также настоящего Положения.

1.5. Штатное расписание и условия оплаты труда работников Управления утверждаются мэром городского округа Тольятти.

1.6. Положение об Управлении разрабатывается руководителем Управления и утверждается распоряжением Мэрии городского округа Тольятти. Положения о входящих в состав Управления отделах разрабатываются начальниками отделов и утверждаются приказом руководителя Управления.

Настоящее Положение изменяется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав и ответственности, возложенных на Управление.

1.7. Управление имеет бланки, печать и штампы установленного образца.

2. Основные цели и задачи

Основной целью деятельности Управления является:

Формирование, сохранность, учет и всестороннее использование документов Архивного Фонда Российской Федерации на территории городского округа Тольятти.

Для достижения поставленной цели управлению необходимо выполнение следующих задач:

1.Обеспечение сохранности и учет документов Архивного Фонда РФ, на любых видах носителей, постоянного и долговременного сроков хранения:

- государственных учреждений, организаций и предприятий, действовавших на территории городского округа Тольятти (г.Ставрополя), г. Жигулевска и Ставропольского района;

- учреждений, религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

- органов государственной власти, суда, прокуратуры; государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории городского округа Тольятти, г. Жигулевска и Ставропольского района;

- органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и муниципальных предприятий;

- общественных объединений, организаций, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов;

- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т.д.) учреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;

- документов личного происхождения;

- фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов, страхового фонда копий особо ценных документов по истории г. Тольятти (Ставрополя) и Ставропольского района;

- документов, подтверждающих стаж и заработную плату работников ликвидированных организаций;

- учетных документов, архивных справочников, информационных баз данных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание архивных фондов управления.

2. Комплектование архивных фондов Управления документами Архивного Фонда РФ.

3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений городского округа Тольятти, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

4. Контроль за соблюдением законодательства РФ, законодательных или иных правовых актов Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти в области архивного дела держателями документов Архивного Фонда РФ.

5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, краеведения и археографии, использование и публикация документов; создание информационно-поисковых систем и банков данных о документах архивных фондов Управления.

6. Исполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц.

Оценка деятельности Управления осуществляется на основании показателей эффективности и (или) результативности его деятельности, утверждаемых распоряжением заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителем аппарата Мэрии.

3. Основные функции

3.1. Для решения задачи N 1: "Обеспечение сохранности и государственный учет документов АФ РФ" Управление выполняет следующие функции:

3.1.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов Архивного Фонда РФ.

3.1.2. Разрабатывает мероприятия и принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их сохранности в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

3.1.3. Предоставляет в Управление государственной архивной службы Самарской области сведения для государственного учета Архивного Фонда РФ.

3.1.4. Осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, готовит проекты договоров на проведение реставрации, консервации, страхового копирования документов в соответствии с инструкциями Росархива.

3.1.5. Ведет выявление и учет особо ценных документов.

3.2. Для решения задачи N 2: "Комплектование архивных фондов Управления документами АФ РФ" Управление выполняет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и по согласованию с Управлением государственной архивной службы Самарской области представляет на утверждение заместителю мэра по правовым и организационным вопросам - руководителю аппарата Мэрии городского округа Тольятти списки учреждений, документы которых подлежат передаче на государственное хранение в Управление; ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

3.2.2. Организует отбор, экспертизу ценности и прием документов на постоянное хранение.

3.2.3. Принимает в установленном порядке меры к пополнению архивных фондов Управления документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан.

3.2.4. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивохранилищах Управления.

3.2.5. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.3. Для решения задачи N 3: "Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений городского округа Тольятти, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов" Управление выполняет следующие функции:

3.3.1. Организует методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также учет документов Архивного Фонда РФ, хранящихся в архивах организаций, музеях и библиотеках.

3.3.2. Информирует органы местного самоуправления и учреждения городского округа Тольятти о составе и содержании документов архивных фондов управления по актуальной тематике, выполняет их запросы;

3.3.3. Использует документы Архивного Фонда на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы учреждениям и гражданам, исполняет социально-правовые запросы граждан;

3.3.4. Осуществляет контроль за уставной деятельностью муниципальных предприятий, муниципальных учреждений и муниципальных автономных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении Управления (далее - МП, МУ и МАУ), в т.ч. за процедурами их учреждения (создания), изменения типа, реорганизации и ликвидации.

Вносит предложения заместителю мэра по правовым и организационным вопросам - руководителю аппарата по вопросам учреждения (создания, в т.ч. изменения существенного типа), реорганизации, ликвидации МП, МУ и МАУ, с обоснованием и заключением об отсутствии негативных социально-экономических последствий в случае реализации указанных предложений.

3.3.5. Создает базы данных; разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.3.6. Проводит стажировки, совещания и семинары для работников архивов и делопроизводственных подразделений, канцелярий, секретариата и т.д.

3.3.7. Выносит на рассмотрение Мэра предложения по обеспечению сохранности документов, находящихся в архивохранилищах Управления, совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве учреждений.

3.4. Для решения задачи N 4: "Контроль за соблюдением законодательства РФ, законодательных или иных правовых актов Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти в области архивного дела держателями документов Архивного Фонда РФ" Управление выполняет следующие функции:

3.4.1. Проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов Самарской области и муниципальных правовых актов городского округа Тольятти в области архивного дела и делопроизводства.

3.4.2. Информирует заместителя мэра по правовым и организационным вопросам - руководителя аппарата Мэрии городского округа Тольятти, Управление государственной архивной службы Самарской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном Фонде и архивах.

3.4.3. Рассматривает и согласовывает положения об архивах организаций и экспертных комиссиях.

3.4.4. Рассматривает и предоставляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления государственной архивной службы Самарской области, поступившие от учреждений описи дел постоянного и долговременного хранения, а также описи аудиовизуальных документов.

3.5. Для решения задачи N 5: "Информационное обеспечение органов местного самоуправления, ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, краеведения и археографии, использование и публикация документов; создание информационно-поисковых систем и банков данных о документах архивных фондов Управления" Управление выполняет следующие функции:

3.5.1. Внедряет в практику работы Управления и архивов организаций города прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.

3.5.2. Выявляет документы для сборников и организует выставки, радио - и телепередачи, сообщения, издания именных и тематических указателей, путеводителей и др. изданий, осуществляет связь с научной общественностью.

3.5.3. Предоставляет для работы исследователей читальный зал и информацию для посетителей Управления по составу и содержанию фондов, розыску документов и порядку пользования научно-справочным аппаратом.

3.5.4. Осуществляет экспертизу и научный анализ ценности документов, подлежащих хранению.

3.6. Для решения задачи N 6: "Исполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц" Управление выполняет следующие функции:

3.6.1. Осуществляет прием юридических и физических лиц, принимает от них письма и заявления.

3.6.2. Разрабатывает и ведет базы данных, составляет научно-справочный аппарат для поиска документов.

3.6.3. Исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц по хранящимся документам.

3.6.4. Дает рекомендации, консультирует о местонахождении или отправляет запросы по месту хранения запрашиваемых документов, при отсутствии их в Управлении.

4. Структура управления

4.1. Структура Управления:

- отдел учета, публикаций и использования документов Архивного Фонда РФ;

- отдел комплектования Архивного Фонда РФ, ведомственных архивов и делопроизводства;

- отдел социально-правовых запросов.

5. Руководство управлением

5.1. Управление возглавляет руководитель Управления.

5.2. Руководитель Управления:

- от имени Управления осуществляет права Управления;

- организует работу Управления, утверждает плановые показатели работы Управления, осуществляет общее методическое руководство работой Управления, контролирует и анализирует ее состояние;

- проводит разграничение компетенции и распределяет задания между структурными подразделениями, входящими в состав Управления;

- визирует проекты нормативных правовых актов, подписывает документы в пределах своей компетенции;

- вносит на рассмотрение курирующего заместителя мэра предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

- осуществляет взаимодействие с вышестоящими руководителями, а также с другими структурными подразделениями Мэрии, государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями и организациями городского округа в пределах компетенции Управления.

5.3. В соответствии с действующим законодательством, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти руководитель Управления несет ответственность за:

- принятие решений, а также разработку и (или) визирование проектов документов, противоречащих действующему законодательству и муниципальным правовым актам городского округа Тольятти;

- своевременность и качество выполнения плана работ Управления;

- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди работников Управления.

Руководитель Управления

М.Р. Виноград