Приложение. Регламент администрации городского округа Самара

Приложение
к распоряжению
Главы городского округа Самара
от 2 июля 2007 г. N 229-р

Регламент
администрации городского округа Самара

С изменениями и дополнениями от:

1 июля 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Администрация городского округа Самара (далее - Администрация городского округа) является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления и реализует полномочия по решению вопросов местного значения в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

1.2. Администрация городского округа осуществляет свою деятельность непосредственно, а также через свои отраслевые (функциональные) и территориальные органы.

1.3. Настоящий Регламент, во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, законов Самарской области, Устава городского округа Самара и иных нормативно-правовых актов, устанавливает правила организации деятельности Администрации городского округа по реализации ее полномочий, а также определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности Администрации городского округа.

1.4. Настоящий Регламент определяет порядок:

- организации работы и взаимодействия отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа;

- организации заседаний Коллегии, совещаний и заседаний, совещательных органов Администрации городского округа (комиссий, советов, рабочих групп и т.д.);

подготовки и оформления муниципальных правовых актов и организационно-распорядительной документации Администрации городского округа;

- организации работы с индивидуальными и коллективными обращениями граждан и юридических лиц;

- организации работы по встрече зарубежных делегаций;

- решения иных вопросов организации деятельности Администрации городского округа.

1.5. Организация контроля за исполнением распорядительных документов и поручений Главы городского округа, служебных документов, планов работы, мероприятий, решений, принятых на Коллегии Администрации городского округа, совещаниях и поставленных на контроль, возлагается на заместителя Главы городского округа (по вопросам организационной работы). Должностные лица Администрации городского округа несут персональную ответственность за качество исполнения указанных в настоящем Регламенте документов и поручений, а также за соблюдение установленных сроков исполнения.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 12 октября 2009 г. N 230-р в раздел 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Планирование, организация работы и информационное обеспечение деятельности Администрации городского округа

2.1. Организация деятельности Администрации городского округа осуществляется на основе ежегодного перспективного плана и ежемесячных планов работы Администрации городского округа, разрабатываемых Управлением организационной работы Администрации городского округа в соответствии с поручениями Главы городского округа и предложениями его заместителей, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа.

2.2. Предложения заместителей Главы городского округа, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа для подготовки проекта ежегодного перспективного плана работы представляются в Управление организационной работы Администрации городского округа не позднее 1 декабря текущего года.

2.3. Ежегодный перспективный план работы Администрации городского округа включает:

а) вопросы для обсуждения на заседаниях Думы городского округа Самара;

б) вопросы для обсуждения на заседаниях Коллегии Администрации городского округа;

в) вопросы для обсуждения на оперативном совещании при Главе городского округа;

г) перечень программ городского округа;

д) общегородские мероприятия;

е) мероприятия, проводимые в территориальных органах Администрации городского округа;

ж) перечень и порядок работы консультационных советов при Главе городского округа, комиссий и иных совещательных органов, созданных при Администрации городского округа.

2.4. Предложения в ежемесячный план лиц, указанных в пункте 2.2, представляются в Управление организационной работы Администрации городского округа не позднее 20-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

2.5. Проекты перспективного плана и ежемесячных планов работы Администрации городского округа представляются на утверждение Главы городского округа до 25-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

2.6. Утвержденные в установленном порядке ежегодный перспективный план и ежемесячные планы работы Администрации городского округа направляются в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации городского округа до начала планируемого периода.

2.7. В целях координации деятельности отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа, организации подготовки и проведения наиболее значимых социально-экономических и общественных мероприятий составляется еженедельный план работы Администрации городского округа.

2.8. Формирование еженедельного плана работы Администрации городского округа осуществляется Управлением организационной работы Администрации городского округа на основании сведений, предоставляемых (не позднее чем за 3 дня до планируемого периода) отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации городского округа.

2.9. При планировании мероприятий с участием Главы городского округа руководитель отраслевого (функционального), территориального органа Администрации городского округа, ответственный за организацию мероприятия, дополнительно к сведениям для формирования еженедельного плана представляет в Управление организационной работы Администрации городского округа план проведения планируемого мероприятия.

2.10. Управление информации и аналитики Администрации городского округа осуществляет информационное обеспечение деятельности Администрации городского округа, в том числе подготовку и размещение на официальном сайте Администрации городского округа нормативных правовых актов, аналитических и справочных материалов, информационных сообщений.

2.11. Управление информации и аналитики Администрации городского округа в целях обеспечения доступа к информации о деятельности Администрации городского округа еженедельно осуществляет планирование и формирование информации, координацию информационного обеспечения деятельности отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа в рамках своей компетенции.

2.12. При формировании информации о деятельности Администрации городского округа Управление информации и аналитики Администрации городского округа формирует единый план мероприятий, проводимых Администрацией городского округа, предназначенный для освещения в средствах массовой информации, и опубликовывает его еженедельно на сайте Администрации городского округа.

2.13. При подготовке информационных мероприятий, отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации городского округа представляют в Управление информации и аналитики Администрации городского округа заявку на проведение информационного мероприятия, информационный пакет к проведению мероприятия (пресс-релиз и информационная справка), итоговый пресс-релиз.

2.14. Сроки проведения мероприятий и представления материалов, указанных в пунктах 2.12 и 2.13, устанавливаются Порядком прохождения информации в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации городского округа, предназначенной для средств массовой информации.

2.15. Управление информации и аналитики Администрации городского округа в целях обеспечения открытости и доступности информации о деятельности Администрации городского округа ежедневно размещает на сайте Администрации городского округа информационные сообщения, аналитические и справочные материалы.

2.16. С целью обеспечения достоверности информации о деятельности Администрации городского округа с последующим размещением на сайте Администрации городского округа Управление информации и аналитики Администрации городского округа осуществляет координацию деятельности уполномоченных лиц, назначенных руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа.

3. Подготовка и проведение заседаний

Коллегии Администрации городского округа

и других совещательных органов

3.1. В целях осуществления предоставленных полномочий, контроля за исполнением нормативных актов органов местного самоуправления, поручений Главы городского округа в Администрации городского округа проводятся совещания и заседания Коллегии, на которых заслушиваются должностные лица Администрации городского округа. Коллегия Администрации городского округа (далее - Коллегия) - постоянно действующий совещательный орган, созданный для коллективного рассмотрения и выработки решений по вопросам местного значения городского округа, функционирования и развития хозяйства городского округа.

3.2. Коллегия образуется на основании распорядительного акта Главы городского округа, в котором утверждается персональный состав Коллегии.

3.3. В состав Коллегии входят первые заместители Главы городского округа, заместители Главы городского округа, руководитель аппарата Администрации городского округа.

3.4. На заседаниях Коллегии вправе присутствовать прокурор городского округа, руководители предприятий, организаций городского округа.

3.5. Для оперативного решения вопросов, входящих в компетенцию Коллегии, Главой городского округа из членов Коллегии образуется Совет Коллегии.

3.6. Коллегию (Совет Коллегии) возглавляет Глава городского округа - председатель Коллегии (Совета Коллегии). В отсутствие Главы городского округа, по его поручению, заседания Коллегии (Совета Коллегии) проводит исполняющий обязанности Главы городского округа.

3.7. Решения Коллегии (Совета Коллегии) носят рекомендательный характер и при необходимости оформляются соответствующим правовым актом Главы городского округа.

3.8. В своей деятельности Коллегия (Совет Коллегии) руководствуется Конституцией Российской Федерации, нормативными и правовыми актами Российской Федерации, Самарской области, городского округа Самара, решениями Думы городского округа Самара.

3.9. Организационно-технические и процедурные требования к деятельности Коллегии (Совета Коллегии) определяет Положение о Коллегии Администрации городского округа.

3.10. Заседания Коллегии созываются Главой городского округа по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. По решению Главы городского округа могут проводиться внеочередные выездные заседания Коллегии.

3.11. Заседание Коллегии (Совета Коллегии) считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей от установленного численного состава членов Коллегии (Совета Коллегии).

3.12. Члены Коллегии участвуют в ее заседании лично. Делегирование полномочий другим должностным лицам не допускается.

3.13. Для принятия решений Коллегии (Совета Коллегии) применяется процедура голосования. Решения Коллегии (Совета Коллегии) принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов Коллегии (Совета Коллегии). При равенстве голосов голос председателя Коллегии является решающим.

3.14. Повестка заседания Коллегии формируется на основе Перспективного плана работы Администрации городского округа не позднее чем за 15 рабочих дней до заседания Коллегии и утверждается председателем Коллегии.

3.15. На подготовку заседания Коллегии отводится не менее 10 рабочих дней. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа, ответственные за подготовку вопросов, не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания Коллегии представляют в Управление организационной работы Администрации городского округа соответствующие материалы. Члены Коллегии, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа, на которых возложена подготовка вопросов повестки заседания Коллегии, несут ответственность за качество и своевременность предоставления материалов.

3.16. Обязательному рассмотрению на заседаниях Коллегии подлежат вопросы, планируемые к вынесению на рассмотрение Думы городского округа.

3.17. Помимо плановых вопросов, по поручению председателя Коллегии либо по инициативе членов Коллегии могут выноситься для рассмотрения на заседаниях Коллегии и другие принципиально важные вопросы городского округа Самара, требующие широкого и квалифицированного рассмотрения.

3.18. Контроль за своевременной подготовкой материалов для рассмотрения на заседаниях Коллегии осуществляет Управление организационной работы Администрации городского округа.

3.19. Организационно-техническое обеспечение работы Коллегии осуществляет Управление организационной работы Администрации городского округа.

3.20. Решения Коллегии (Совета Коллегии) оформляются протоколом в трехдневный срок. Оформленный протокол заседания Коллегии (Совета Коллегии) утверждается председателем Коллегии и в трехдневный срок после утверждения рассылается членам Коллегии и иным заинтересованным должностным лицам.

3.21. Официальную информацию средствам массовой информации о повестке заседания Коллегии (Совета Коллегии), о дате и времени проведения заседания представляет Управление информации и аналитики Администрации городского округа по поручению Главы городского округа.

3.22. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение фотосъемок, видео- и звукозаписи на заседаниях Коллегии (Совета Коллегии) организуется Управлением информации и аналитики Администрации городского округа (по поручению Главы городского округа).

3.23. При Администрации городского округа могут создаваться и действовать другие совещательные (коллегиальные, консультативные) органы: комиссии, советы, штабы, рабочие группы.

3.24. Положения о совещательных органах Администрации городского округа и их персональный состав определяются муниципальными правовыми актами, принимаемыми Главой городского округа.

3.25. Решения совещательных органов оформляются протоколом. Если для их реализации требуется издание правового акта, ответственный секретарь Совещательного органа организует работу по подготовке проекта необходимого правового акта.

3.26. Работу Совещательного органа Администрации городского округа организует ответственный секретарь, назначаемый председателем (руководителем) Совещательного органа из числа сотрудников подчиненного подразделения (по направлениям деятельности).

3.27. Подготовка заседания Совещательного органа включает:

- подготовку и представление членам Совещательного органа (не позднее чем за 3 дня до дня заседания) повестки и материалов по вопросам заседания;

- организацию регистрации участников;

- оформление протокола и доведение его до членов Совещательного органа;

- своевременное (не менее чем за 5 дней до дня проведения заседания) представление повестки заседания Совещательного органа в Управление организационной работы Администрации городского округа для включения в еженедельный план работы Администрации городского округа.

4. Подготовка и проведение совещаний

4.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Глава городского округа, первые заместители Главы городского округа, заместители Главы городского округа проводят совещания с руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа, руководителями муниципальных предприятий, учреждений и иными заинтересованными лицами.

Совещания, заседания и другие мероприятия проводятся в соответствии с планами работы Администрации городского округа, поручениями Главы городского округа и планами работы отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа.

4.2. Дата, время, состав участников совещания, заседания, а также перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, определяются должностным лицом, под руководством которого проводится совещание.

4.3. Разработку повестки оперативного совещания при Главе городского округа, оповещение участников совещания, сбор, обобщение и предоставление материалов Главе городского округа и первым заместителям Главы городского округа по вопросам повестки совещания обеспечивает Управление организационной работы Администрации городского округа.

4.4. Повестка оперативного совещания при Главе городского округа формируется на основании указаний и поручений Главы городского округа, Перспективного плана работы Администрации городского округа, предложений первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа.

4.5. Повестка оперативного совещания при Главе городского округа подписывается заместителем Главы городского округа (по вопросам организационной работы) и утверждается Главой городского округа не позднее чем за 4 дня до проведения совещания. Управление организационной работы Администрации городского округа в день подписания доводит повестку до участников оперативного совещания.

4.6. Заместители Главы городского округа, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа, определенные для доклада по вопросам повестки совещания, не позднее 2-х дней до дня проведения оперативного совещания представляют в Управление организационной работы Администрации городского округа соответствующие информационные материалы.

4.7. Заместители Главы городского округа, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа проводят совещания с руководителями подведомственных подразделений согласно типовому плану Администрации городского округа.

4.8. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом. Хранение подлинных экземпляров протоколов совещаний осуществляет подразделение, оформившее протокол.

4.9. Протоколы совещаний при Главе городского округа оформляются Управлением организационной работы Администрации городского округа и в течение суток с момента их утверждения Главой городского округа доводятся до ответственных должностных лиц.

4.10. Контроль за выполнением поручений Главы городского округа в соответствии с протоколами совещаний осуществляет Управление организационной работы Администрации городского округа.

4.11. Организационное обеспечение и оформление протоколов иных совещаний и заседаний, проводимых Главой городского округа, осуществляет Управление организационной работы Администрации городского округа.

4.12. Организационно-техническое обеспечение совещаний, заседаний, проводимых под руководством первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа, осуществляют должностные лица, назначенные ответственными за подготовку и проведение совещаний, заседаний. Копии протоколов направляются лицам, участвовавшим в совещании, заседании.

4.13. При проведении закрытых совещаний (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка материалов, допуск, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляются с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности.

4.14. Необходимость присутствия представителей аккредитованных средств массовой информации на совещаниях, заседаниях определяется руководителем, проводящим совещание, заседание.

5. Организация контроля и порядок

исполнения поручений Главы городского округа,

первых заместителей Главы городского округа,

заместителей Главы городского округа и руководителей

отраслевых (функциональных) и территориальных

органов Администрации городского округа

5.1. Поручение - указание Главы городского округа, первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа, выраженное в устной или письменной форме.

Ответственным за своевременное и качественное исполнение поручений Главы городского округа, первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа и руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа является должностное лицо, которому оно адресовано. Должностное лицо несет персональную ответственность за его исполнение.

5.2. В поручении, как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если срок исполнения поручения превышает один месяц, устанавливаются сроки представления докладов о ходе его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода времени имеются указания "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. В других случаях, если срок исполнения поручения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

5.3. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (главный исполнитель) поручения в течение 3-х дней после истечения срока исполнения поручения представляет руководителю, давшему поручение, информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственное должностное лицо представляет руководителю предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

5.4. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то лицо, указанное первым, является главным исполнителем поручения, несет персональную ответственность за его исполнение и организует работу исполнителей, указанных в резолюции после него. Соисполнители представляют главному исполнителю предложения, подписанные соответствующим должностным лицом, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Главный исполнитель определяет порядок подготовки и согласования итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки главный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

5.5. Необходимость контроля за исполнением документов определяется Главой городского округа, первыми заместителями Главы городского округа и заместителями Главы городского округа.

5.6. В случае если Главой городского округа поручение дано непосредственно руководителям отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации городского округа, указанные руководители докладывают об исполнении этих поручений непосредственно Главе городского округа.

5.7. Контроль и анализ выполнения поручений Главы городского округа осуществляет заместитель Главы городского округа (по вопросам организационной работы).

Контроль и анализ выполнения поручений первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа осуществляют назначаемые ими должностные лица.

Контроль за исполнением решений Думы городского округа Самара, правовых актов Главы городского округа, затрагивающих вопросы жизнеобеспечения городского округа, актов прокурорского реагирования, а также материалов ревизий и проверок осуществляет Департамент контроля муниципальной деятельности Администрации городского округа.

Контроль за исполнением муниципальных контрактов осуществляется руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа в соответствии с муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа по вопросам муниципального заказа.

Контроль за исполнением судебных актов осуществляет Правовое управление Администрации городского округа.

Контроль за исполнением муниципальных правовых актов органов местного самоуправления городского округа, за нарушение которых может наступать административная ответственность в соответствии с законодательством Самарской области, осуществляется уполномоченными подразделениями территориальных органов Администрации городского округа.

5.8. Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения и утверждения руководителем, определившим необходимость контроля.

Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа или справки об исполнении.

5.9. Снять документ с контроля может только руководитель, определивший необходимость контроля.

5.10. Организационная работа по контролю за исполнением документов возлагается на заместителей Главы городского округа, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа, указанных в тексте документа или в соответствующих резолюциях.

6. Порядок работы с обращениями граждан

6.1. Организация работы с письменными обращениями граждан

6.1.1. Организацию работы с письменными обращениями граждан осуществляет Управление по работе с населением Администрации городского округа.

6.1.2. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации городского округа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.1.3. Письма граждан, поступившие в приемные Главы городского округа, заместителей Главы городского округа или отдел делопроизводства, приема и регистрации документов Управления организационной работы Администрации городского округа, должны быть переданы в отдел по работе с обращениями граждан Управления по работе с населением Администрации городского округа для их регистрации.

6.1.4. Администрация городского округа в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение индивидуальных и коллективных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов по ним в установленный законодательством срок.

6.1.5. Контроль за исполнением поручений по устным и письменным обращениям граждан осуществляется руководителем Управления по работе с населением Администрации городского округа с участием помощников Главы городского округа, первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа.

На контроль ставятся обращения граждан, направленные из вышестоящих органов, письма, содержащие сведения о нарушении законности, ущемлении прав граждан со стороны должностных лиц, повторные письма.

Обращение, по которому не принято окончательного решения или не выполнено данное обещание, ставится на дополнительный контроль по письменному предложению ответственного за рассмотрение обращения. При этом указывается причина продления срока контроля, и об этом доводится до сведения заявитель.

6.1.6. Обращения, поступившие через интернет-сайт Администрации городского округа, передаются в Управление по работе с населением Администрации городского округа в течение 2-х дней с даты поступления на сайт.

Обращения граждан, на которые представляются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.1.7. Ответы заявителям должны содержать следующую информацию: кто из должностных лиц рассматривал обращение, результаты проверки изложенных в обращении фактов, принятые меры по существу обращения, сведения (при необходимости) о привлечении соответствующих должностных лиц к ответственности. В случае отрицательного решения по обращению в обязательном порядке в ответе излагается аргументированное обоснование причин.

6.1.8. В случае если письменное обращение для рассмотрения направляется в подведомственную Администрации городского округа организацию, как правило, направляется его подлинник, а копия остается в Управлении по работе с населением Администрации городского округа.

6.1.9. При рассмотрении обращений граждан запрещается использование и распространение сведений о частной жизни граждан без их согласия. В отдельных случаях по мотивированной просьбе гражданина не подлежат разглашению сведения о его фамилии, имени, отчестве, домашнем адресе.

Рассмотрение обращения гражданина считается законченным, когда представлен письменный ответ заявителю, выполнены принятые по письму мероприятия. Данное обращение снимается с контроля с последующей отметкой в учетно-контрольной карточке и компьютерной базе данных.

Письменный ответ направляется заявителю за подписью Главы городского округа или его заместителя, в компетенции которого находится данный вопрос. Ответ визирует руководитель, которому было поручено рассмотрение данного вопроса, с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и его служебного телефона.

Если к письменным обращениям были приложены подлинные документы (удостоверения, справки и т.п.), они возвращаются заявителю.

Все документы, использованные в ходе рассмотрения обращений, вместе со справками и копиями отчетов формируются и хранятся в соответствии с номенклатурой дел Администрации городского округа.

Граждане имеют право обжаловать отказ в принятии обращения или принятое по нему решение в порядке, установленном действующим законодательством.

6.2. Организация приема и рассмотрения

устных обращений граждан

6.2.1. Прием граждан руководителями Администрации городского округа производится в соответствии с расписанием приема граждан и организаций в отраслевых (функциональных) органах Администрации городского округа.

6.2.2. Управление по работе с населением ведет предварительную запись граждан на прием к руководителям Администрации городского округа. Гражданам при записи на прием к руководителям Администрации городского округа рекомендуется написать заявления по существу обращения.

6.2.3. При подготовке к приему руководитель Управления по работе с населением Администрации городского округа при необходимости подбирает дела граждан, готовит по ним краткую справку о предыдущих обращениях в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации городского округа и заполняет карточку личного приема.

6.2.4. Работа с устными обращениями граждан, требующими дополнительного рассмотрения, осуществляется так же, как и с письменными.

Подробно порядок работы с устными обращениями граждан определяется соответствующими распорядительными актами.

7. Общие требования к подготовке и оформлению документов.

Организация работы с документами

7.1. Порядок подготовки, оформления и прохождения распорядительных документов в Администрации городского округа определяется соответствующим распорядительным документом Главы городского округа.

Распорядительные документы в Администрации городского округа оформляются на бланках установленного образца согласно приложениям N 1, 2, 3, 4.

7.2. Проекты нормативно-правовых актов органов местного самоуправления городского округа разрабатываются отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации городского округа (в соответствии с их компетенцией) на основании поручений Главы городского округа, первых заместителей Главы городского округа и заместителей Главы городского округа в соответствии с их компетенцией. Не допускается подготовка проектов правовых актов работниками сторонних организаций.

7.3. Проект распорядительного документа (далее - проект) визируется лицом, подготовившим проект, и должен отвечать следующим требованиям:

7.3.1. Объем проекта, как правило, не должен превышать трех печатных страниц текста без приложений.

7.3.2. К проекту должна прилагаться пояснительная записка или аналитическая справка объемом до трех печатных страниц.

7.3.3. Проект должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в Администрации городского округа Самара и удовлетворять требованиям действующих государственных стандартов.

7.3.4. Проект должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?") и текст.

7.3.5. Текст проекта, носящего нормативный характер, должен состоять из двух частей: констатирующей и постановляющей (распорядительной). Текст проекта, носящего ненормативный характер, может не содержать констатирующей части.

7.3.6. В констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа.

7.3.7. Постановляющая (распорядительная) часть излагается по пунктам в повелительной форме ("обязать", "поручить", "выделить"). В случаях когда исполнителем является организация, не подчиненная Администрации городского округа, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать").

Постановляющая (распорядительная) часть проекта должна содержать:

- конкретные задания исполнителям с указанием точных сроков их исполнения. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки;

- точное наименование организаций - исполнителей задания. Фамилия руководителя организации указывается только в случаях, если выполнение задач возлагается на него лично;

- поручение о контроле исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль.

Контроль исполнения правового акта или отдельных пунктов возлагается на первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа в соответствии с их компетенцией.

7.3.8. Содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений, быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации.

7.3.9. В проекте должны правильно использоваться официально установленные наименования, общеизвестные термины. Текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.).

7.3.10. Пункты текста нумеруются арабскими цифрами.

7.3.11. Проекты не должны противоречить изданным ранее правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт. Внесение изменений и дополнений в правовой акт, признание его утратившим силу производится правовым актом равной юридической силы. При признании правового акта утратившим силу в правовом акте, его отменяющем, признаются утратившими силу все правовые акты о внесении в него изменений и дополнений в хронологическом порядке с указанием органа, издавшего акт, даты, номера и наименования правового акта. При необходимости могут признаваться утратившими силу отдельные положения (пункты, подпункты) правового акта. Не допускается внесение изменений в правовые акты о внесении изменений и дополнений.

В случае если изменения и дополнения вносились в правовой акт неоднократно, что создает трудности в его правоприменении, необходимо изложение его в новой редакции либо признание его утратившим силу с последующим принятием нового правового акта с прежним предметом правового регулирования.

7.3.12. В случае наличия в проекте пунктов о возложении обязанностей на какое-либо лицо, не являющееся работником Администрации городского округа, должно быть письменное согласие данного лица. В тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "по согласованию".

7.3.13. Если в тексте проекта дается ссылка "согласно приложению", то на странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал дается ссылка на нормативный акт, его дату, номер.

При наличии в тексте проекта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, проект границ, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" (согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, проект границ - УТВЕРЖДЕН) со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

7.3.14. Приложение к проекту должно иметь заголовок, определяющий его содержание.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами. Приложение подписывается первым заместителем (заместителем) Главы городского округа в соответствии с его компетенцией.

7.4. Ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента при подготовке проекта несет руководитель отраслевого (функционального), территориального органа Администрации городского округа, подготовившего проект.

7.5. Проекты правовых актов до их представления на подпись Главе городского округа подлежат обязательному согласованию со всеми должностными лицами и организациями, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование проектов осуществляется через Управление организационной работы Администрации городского округа с контролем промежуточных сроков согласования.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 1 июля 2009 г. N 146-р в пункт 7.6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.6. Подписи согласования (визирования) располагаются на оборотной стороне каждого листа проекта в нижней его части, если иное не предусмотрено распоряжением Администрации городского округа. Визы, а при необходимости - и порядок согласования проекта, определяет заместитель Главы городского округа (по вопросам организационной работы).

7.7. В целях сокращения сроков согласования возможно направление на согласование одновременно в несколько организаций копий проекта, оформленного в соответствии с Инструкцией о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в Администрации городского округа Самара.

7.8. При необходимости (значительные по объему замечания и т.п.) согласование проекта оформляется в виде отдельного письма на бланке организации, о чем делается отметка на оборотной стороне проекта.

7.9. Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", фактической должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

7.10. Срок рассмотрения проекта, представленного на согласование должностному лицу, не должен превышать 2-х дней со дня его получения.

7.11. Правовое управление Администрации городского округа осуществляет юридическую экспертизу проекта на предмет его соответствия законодательству, требованиям юридической техники на заключительном этапе согласования проекта.

7.12. Правовое управление Администрации городского округа готовит заключение, если в результате проведения юридической экспертизы проекта установлены следующие нарушения:

- несоответствие проекта законодательству;

- несоответствие проекта требованиям юридической техники.

7.13. Согласованный проект распорядительного документа направляется в Управление организационной работы Администрации городского округа.

7.14. При соответствии проекта вышеуказанным требованиям в Управлении организационной работы Администрации городского округа печатается проект распорядительного документа на номерном бланке, изготовленном типографским способом, и передается на визирование должностным лицам, определенным Инструкцией о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в Администрации городского округа Самара, и на подпись Главе городского округа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 1 июля 2009 г. N 146-р в пункт 7.15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.15. Подписанный распорядительный документ регистрируется в Управлении организационной работы Администрации городского округа, ему присваивается соответствующий номер и дата. Постановлениям Администрации городского округа и распоряжениям Администрации городского округа, первого заместителя Главы городского округа, заместителя Главы городского округа при регистрации присваиваются номера по единой нумерации, которая ведется с начала года раздельно на каждый вид правового акта.

7.16. В случае возникновения разногласий при согласовании проекта между отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации городского округа или заместителями Главы городского округа, замечания излагаются на отдельном листе. Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта не препятствуют дальнейшему движению проекта. По завершении согласования проект с подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями, передается исполнителю для их устранения.

7.17. Проект дорабатывается исполнителем с учетом изложенных замечаний и предложений в трехдневный срок и передается через Управление организационной работы Администрации городского округа на повторное согласование с должностными лицами, внесшими свои замечания и предложения.

Если исполнитель проекта не согласен с представленными замечаниями и предложениями, он готовит лист разногласий, к которому прикладывает подлинники замечаний, подписанные соответствующими должностными лицами, и направляет для решения разногласий заместителю Главы городского округа - куратору подразделения, направившего проект на согласование.

По согласованию с заместителем Главы городского округа, в компетенции которого находится данный вопрос, или заместителем Главы городского округа (по вопросам организационной работы) проект может быть внесен на рассмотрение Главы городского округа при наличии замечаний со стороны должностных лиц Администрации городского округа и руководителей организаций-исполнителей, оформленных листом разногласий.

7.18. Подписанные и зарегистрированные правовые акты тиражируются и рассылаются в соответствии с рассылочным листом, подготовленным и подписанным исполнителем, в течение 3-х рабочих дней, а по срочным вопросам - в течение суток с момента подписания.

7.19. Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещается.

7.20. Подлинники правовых актов хранятся в Управлении организационной работы Администрации городского округа в соответствии с установленными требованиями и сроками. По истечении установленного срока правовые акты формируются в дела и сдаются в Архивный отдел Администрации городского округа.

7.21. Подготовка проектов правовых актов по вопросам, регулирующим трудовые отношения в Администрации городского округа, возлагается на Департамент по управлению персоналом и кадровой политике Администрации городского округа, который вместе с проектом представляет необходимые материалы, относящиеся к рассматриваемому вопросу.

После подписания правовые акты по кадровым вопросам регистрируются в Департаменте по управлению персоналом и кадровой политике Администрации городского округа.

7.22. Ответственность за организацию делопроизводства в Администрации городского округа, соблюдение правил и порядка работы с документами в Администрации городского округа возлагается на руководителя аппарата Администрации городского округа, а в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации городского округа - на их руководителей.

Порядок организации делопроизводства, подготовки, регистрации и прохождения корреспонденции в Администрации городского округа определяется Инструкцией по делопроизводству в Администрации городского округа Самара.

Управление организационной работы Администрации городского округа обеспечивает соблюдение установленного порядка подготовки и прохождения документов в Администрации городского округа.

7.23. Ответственность за организацию делопроизводства в приемных Главы городского округа, первых заместителей Главы городского округа и заместителей Главы городского округа возложена на определяемых ими лиц.

Прием, обработку и регистрацию поступающей в Администрацию городского округа корреспонденции осуществляет отдел делопроизводства, приема и регистрации документов Управления организационной работы Администрации городского округа (далее - ОДПРД).

При этом проверяются правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие действующих реквизитов (подпись, печать и т.д.).

Заявления, предложения и жалобы граждан, поступившие в Администрацию городского округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Управления по работе с населением Администрации городского округа.

Специалист ОДПРД, осуществляющий прием корреспонденции, имеет право возвращать неправильно оформленные документы.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты, за исключением конвертов, имеющих пометку "лично", вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить дату и адрес отправителя.

Не подлежат регистрации:

- информационно-справочные материалы, рекламные буклеты;

- газеты, журналы, книги и иные периодичные издания;

- поздравительные открытки, приглашения и т.д.

Регистрацию поступивших документов от юридических лиц производит ОДПРД с вводом информации о них в единую систему электронного документооборота.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.

Принятые документы направляются адресату после проставления в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа регистрационного штампа, в котором указывается дата регистрации документа, его входящий номер.

Срочная документация направляется Главе городского округа, первым заместителям Главы городского округа, заместителям Главы городского округа в течение часа после поступления в ОДПРД, вся остальная - в течение рабочего времени в день поступления.

7.24. Рассмотрение документов (ознакомление с документами, подготовка резолюций) должно производиться ежедневно, но не более 3-х дней с момента их регистрации.

Рассмотренные документы с резолюцией руководителя регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство в приемной, и направляются в ОДПРД для передачи их исполнителям.

Запрещается передавать документы непосредственно исполнителям, минуя ОДПРД.

Исполнители рассматривают документы и готовят ответ в месячный срок, начиная от даты регистрации ОДПРД, в том случае, если руководителем в резолюции не указан иной срок исполнения документа.

Протесты Прокуратуры городского округа Самара подлежат обязательному рассмотрению не позднее чем в 10-дневный срок с момента поступления. По представлениям Прокуратуры городского округа Самара должны быть приняты меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих, в течение месяца со дня внесения представления.

Запрошенные Уполномоченным по правам человека в Самарской области материалы, документы, объяснения и иная информация должны быть направлены ему не позднее 15 дней с момента получения запроса. При необходимости указанный срок может быть продлен по согласованию с Уполномоченным.

Подготовка ответа осуществляется в следующем порядке:

- резолюция "Для ответа" налагается Главой городского округа либо, по его поручению, помощником Главы городского округа и указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям заместителями Главы городского округа в соответствии с их компетенцией;

- резолюция "Для подготовки проекта ответа" налагается Главой городского округа или его заместителями и определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес Главы городского округа или его заместителя, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.

Все исходящие документы Администрации городского округа оформляются на бланках установленного образца (приложение N 5).

Проекты ответов Главы городского округа, а также иные исходящие документы Главы городского округа оформляются на бланках, определенных приложением N 6.

Документы Главы городского округа, направляемые в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации городского округа, оформляются на бланках, определенных приложением N 7.

Все проекты ответов представляются Главе городского округа в двух экземплярах. Второй экземпляр - с визами должностных лиц, ответственных за подготовку ответа.

Отправка исходящей корреспонденции Администрации городского округа осуществляется ОДПРД в день поступления документа. Документы, подлежащие отправке, должны быть оформлены с указанием почтового адреса, исходящего номера и даты.

7.25. В целях оперативного обмена информацией прием и отправка корреспонденции может осуществляться в электронном виде.

Документ, полученный или отправленный в электронном виде, не порождает юридических последствий без подтверждения переданной информации на бумажном носителе (представления подлинника документа, подписанного уполномоченным должностным лицом и зарегистрированного в установленном порядке).

Документ в электронном виде, полученный на официальный адрес электронной почты Администрации городского округа, выводится на бумажный носитель и регистрируется в ОДПРД с указанием способа получения документа.

Дальнейшее прохождение указанного документа осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

8. Порядок работы с договорами (соглашениями)

Администрации городского округа

8.1. Договоры (соглашения) от имени Главы городского округа Самара заключаются Главой городского округа Самара либо иными лицами, уполномоченными на заключение договоров (соглашений) в установленном порядке.

8.2. Проекты договоров (соглашений), заключаемые Администрацией городского округа, подлежат обязательному согласованию:

- с первым заместителем Главы городского округа Самара, курирующим данное направление;

- с отраслевым (функциональным), территориальным органом Администрации городского округа, ответственным за исполнение данного договора (соглашения);

- с Правовым управлением Администрации городского округа.

8.3. Проекты договоров (соглашений), требующие финансирования за счет средств бюджета городского округа, также согласовываются с Департаментом финансов Администрации городского округа, Департаментом экономического развития Администрации городского округа.

8.4. Подлинные экземпляры договоров (соглашений) хранятся в отделе подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов Управления организационной работы Администрации городского округа. Первичные учетные документы хранятся в Бухгалтерии аппарата Администрации городского округа.

9. Организация работы по встрече зарубежных делегаций

9.1. Протокольные мероприятия Администрации городского округа по вопросам встречи российских и зарубежных делегаций организует и проводит Департамент международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа.

9.2. Департамент международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа организует встречи Главы городского округа, первых заместителей Главы городского округа, заместителей Главы городского округа с зарубежными делегациями, делегациями из регионов Российской Федерации, организаций городского округа.

9.3. Департамент международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа оказывает содействие организациям городского округа в приеме зарубежных делегаций и делегаций из регионов Российской Федерации.

9.4. Департамент международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа готовит протокольные документы для встречи с зарубежными делегациями и делегациями из регионов Российской Федерации.

9.5. Организация встречи и пребывания делегаций осуществляется в соответствии с программой, разработанной Департаментом международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа и утвержденной Главой городского округа или его первым заместителем.

9.6. Департамент международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа оказывает содействие в проведении на территории городского округа Самара международных выставок, торгово-экономических миссий, конференций, семинаров с участием представителей предприятий и организаций городов-партнеров.

9.7. Участие представителей средств массовой информации во встречах с зарубежными делегациями и делегациями из регионов Российской Федерации согласовывается с Управлением информации и аналитики Администрации городского округа и Департаментом международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа.

9.8. Материально-техническое обеспечение встреч и приемов зарубежных делегаций, делегаций из регионов Российской Федерации осуществляется Департаментом международного и межрегионального сотрудничества Администрации городского округа совместно с Хозяйственным отделом Администрации городского округа, Отделом муниципальных информационных ресурсов и систем Администрации городского округа.

10. Ответственность за нарушение Регламента

Лица, виновные в нарушении настоящего Регламента, могут быть привлечены к ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", иными федеральными законами.

Заместитель Главы городского округа Самара

А.С. Кузнецов