Постановление главы администрации города Нижнего Новгорода от 12 апреля 2004 г. N 37 "Об утверждении Единого порядка осуществления мероприятий по установлению и развитию внешнеэкономических и международных связей"

В целях активизации и повышения эффективности сотрудничества администрации города Нижнего Новгорода с партнерами из стран ближнего и дальнего зарубежья, в том числе стран - членов СНГ, городами-побратимами, представительствами иностранных государств, международными организациями, на основании постановления Главы города Нижнего Новгорода от 11.02.2004 N 26 "Об утверждении Положения о департаменте по промышленной политике и внешнеэкономическим связям администрации города Нижнего Новгорода":

утвердить прилагаемый Единый порядок осуществления мероприятий по установлению и развитию внешнеэкономических и международных связей.

Глава администрации города

В.Е.Булавинов

Единый порядок
осуществления мероприятий по установлению и развитию
внешнеэкономических и международных связей
(утв. постановлением главы администрации города
от 12 апреля 2004 г. N 37)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 28.08.1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Законом Нижегородской области от 16.04.2001 г. N 181-З "О координации международных и внешнеэкономических связей на территории Нижегородской области" и устанавливает правила осуществления внешнеэкономических и международных связей администрацией города Нижнего Новгорода с целью активизации и повышения эффективности сотрудничества с партнерами из стран ближнего и дальнего зарубежья, в том числе стран - членов СНГ, городами-побратимами, представительствами иностранных государств, международными организациями.

1.2. Под международными и внешнеэкономическими связями, согласно Закону Нижегородской области от 16.04.2001 г. N 181-З "О координации международных и внешнеэкономических связей на территории Нижегородской области", понимается осуществляемая в торгово-экономической, научно-технической, экологической, гуманитарной, культурной и в иных областях деятельность, направленная на установление отношений с иностранными партнерами.

1.3. Координация всех внешнеэкономических и международных контактов администрации города Нижнего Новгорода, муниципальных предприятий и учреждений осуществляется департаментом по промышленной политике и внешнеэкономическим связям.

1.4. Единый порядок осуществления мероприятий по установлению и развитию внешнеэкономических и международных связей является обязательным для выполнения структурными подразделениями администрации города Нижнего Новгорода, муниципальными предприятиями и учреждениями.

2. Основания для приема делегаций

2.1. Прием делегаций иностранных государств во всех сферах внешнеэкономической и международной деятельности проводится на основании:

2.1.1. Официального запроса на прибытие в адрес администрации города Нижнего Новгорода, полученного через факсимильную, телексную и/или почтовую связь с обязательным указанием цели визита, состава делегации, предложений по программе пребывания и сроков пребывания делегации.

2.1.2. Отдельных решений главы администрации города Нижнего Новгорода, первого заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода, вице-мэра, а также директора департамента по промышленной политике и внешнеэкономическим связям.

2.1.3. Ранее заключенных соглашений, договоров и контрактов.

3. Порядок приема делегаций

3.1. Директоры департаментов, руководители иных структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода, муниципальных предприятий и учреждений, именуемые далее "Принимающая сторона", по получении в установленном порядке сообщения о приезде делегации, именуемой далее "Принимаемая сторона", не позднее, чем за 20 дней до намеченного срока прибытия делегации, направляют на имя директора департамента по промышленной политике и внешнеэкономическим связям служебную записку и общий пакет документов о подготовке к визиту делегации, который должен содержать следующую информацию:

3.1.1. Цель приезда делегации.

3.1.2. Состав делегации.

3.1.3. Ожидаемую эффективность переговоров, с указанием состава участников переговоров, предмета переговоров, возможных сложностей при их проведении и ссылкой на уже проведенные переговоры с представителями Принимаемой стороны.

3.1.4. Проект программы визита с указанием организаций/предприятий, которые планирует посетить делегация.

3.1.5. Аналитическая справка о Принимаемой стороне, включая сведения о стране, организации/предприятии, ранее достигнутых договоренностях и ходе их выполнения, возникающих сложностях, с указанием по возможности биографических данных руководителей, их увлечений, привычек, вкусов, уровня компетентности, знания русского языка, отношения к Российской Федерации, политических пристрастий.

3.1.6. Копию официального запроса на прибытие ведомства, организации/предприятия Принимаемой стороны с переводом на русский язык.

3.2. Не позднее, чем за 5 дней до прибытия делегации Принимающая сторона совместно с департаментом по промышленной политике и внешнеэкономическим связям разрабатывает окончательный вариант программы с переводом на английский язык/язык Принимаемой стороны, готовит смету расходов на прием делегации.

3.3. По утверждении программы Принимающая сторона направляет ответственному представителю Принимаемой стороны по факсимильной или почтовой связи подтверждение на прием делегации и переведенный вариант программы.

3.4. При составлении программы пребывания делегации должны учитываться следующие пункты:

3.4.1. Проведение переговоров.

3.4.2. Посещение ведомств, организаций/предприятий.

3.4.3. Культурная программа (экскурсии, посещение музеев, выставок, театров).

3.4.4. Буфетное обслуживание делегации.

3.4.5. Проведение пресс-конференций.

3.5. Принимающая сторона разрабатывает и согласует с департаментом по промышленной политике и внешнеэкономическим связям две программы: внешнюю - с указанием только мероприятий, даты и времени их проведения, и внутреннюю - с указанием всех организационных моментов, включая состав делегации, полные имена и должности членов делегации, цели визита, отнесение расходов на счет Принимающей или Принимаемой стороны, место проведения мероприятий, ответственных лиц от Принимающей стороны, транспорт. Внутренняя программа утверждается директором департамента по промышленной политике и внешнеэкономическим связям.

3.6. В целях координации действий Принимающая сторона назначает ответственного за выполнение программы.

3.7. Копии всей иностранной корреспонденции, касающейся визитов зарубежных делегаций, а также всей деловой переписки с иностранными партнерами должны представляться в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям с приложением сопроводительного письма Принимающей стороны.

3.8. Прием и сопровождение делегаций, прибывающих по линии администрации города Нижнего Новгорода, осуществляется в строгом соответствии с установленными протокольными нормами.

3.9. Переговоры структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода проводятся обязательно с участием сотрудников департамента по промышленной политике и внешнеэкономическим связям для протоколирования беседы, оказания Принимающей стороне помощи в подготовке помещения и соблюдении норм государственного протокола при содействии управления делами администрации города Нижнего Новгорода.

3.10. При посещении города Нижнего Новгорода иностранной делегацией в состав которой входят руководители, занимающие высшие государственные должности, а также высокопоставленные дипломатические работники иностранного государства, прием осуществляется с участием Представителя МИД России в Нижнем Новгороде.

3.11. При необходимости оказания визовой поддержки прибывающим делегациям структурные подразделения администрации города Нижнего Новгорода представляют в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям или управление делами администрации города Нижнего Новгорода документацию для оформления Представительством МИД России в Нижнем Новгороде приглашения установленного образца:

3.11.1. Копию официального запроса Принимаемой стороны на прибытие в Нижний Новгород.

3.11.2. Официальный запрос Принимающей стороны, подписанный руководителем структурного подразделения администрации города Нижнего Новгорода, на имя директора департамента по промышленной политике и внешнеэкономическим связям с указанием полных имен членов прибывающей делегации, паспортных данных (серия и номер паспорта, дата рождения, гражданство, дата выдачи и срок истечения действия паспорта), наименования и юридического адреса организации/предприятия, места получения визы, цели визита.

3.11.3. Копии паспортов членов делегации.

3.11.4. Квитанции об оплате консульских сборов и пошлин.

3.12. При необходимости заказа автотранспорта Принимающая сторона представляет в управление делами администрации города Нижнего Новгорода заявку на его предоставление с указанием количества единиц и вида автотранспорта, даты и времени работы автотранспорта (количество часов), необходимости сопровождения ГИБДД.

3.13. При необходимости заказа VIP-зала аэропорта, сувениров, памятных подарков и цветов Принимающая сторона представляет в управление делами администрации города Нижнего Новгорода официальный запрос с указанием даты и времени заказа VIP-зала, вида и количества сувениров согласно утвержденной смете.

4. Порядок проведения мероприятий администрации города Нижнего
Новгорода за пределами Российской Федерации

4.1. При планировании мероприятий за пределами Российской Федерации, таких как форумы, Дни экономики, культуры, инвестиционные конференции и т.д., руководители структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода не позднее, чем за три месяца до запланированного мероприятия направляют на имя директора департамента по промышленной политике и внешнеэкономическим связям служебную записку и общий пакет документов, который должен содержать следующую информацию:

4.1.1. Цель мероприятия.

4.1.2. Состав делегации.

4.1.3. Ожидаемая эффективность мероприятия (подписание соглашений, протоколов о намерениях и т.д.).

4.1.4. Проекты документов, запланированных к подписанию.

4.1.5. Проект программы визита с указанием ведомств, организаций/предприятий, которые планирует посетить российская делегация.

4.1.6. Аналитическую справку о развитии отношений со страной посещения, включая сведения о стране, ранее достигнутых договоренностях, ходе их выполнения, имеющихся сложностях.

4.2. При необходимости оформления заграничных паспортов и виз для членов российской делегации структурные подразделения администрации города Нижнего Новгорода не позднее, чем за два месяца до начала мероприятия за пределами Российской Федерации представляют в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям или управление делами администрации города Нижнего Новгорода официальный запрос, подписанный руководителем структурного подразделения, комплект документов по форме, установленной Представительством МИД России в Нижнем Новгороде, и квитанции об уплате соответствующих сборов и пошлин.

4.3. Не позднее, чем за 30 дней до начала мероприятия за пределами Российской Федерации структурные подразделения администрации города Нижнего Новгорода представляют в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям официальный запрос на бронирование железнодорожных и авиабилетов, подписанный руководителем подразделения.

4.4. Департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям на основании поступившего официального запроса представляет в управление делами администрации города Нижнего Новгорода заявку на бронирование железнодорожных и авиабилетов для организации бронирования.

4.5. В течение 7 дней после окончания мероприятия за пределами Российской Федерации в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям представляется отчет о результатах визита, проведенных переговорах и достигнутых договоренностях.

4.6. Структурные подразделения администрации города Нижнего Новгорода ежемесячно информируют департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям о своих планах по:

4.6.1. Участию в программах международного сотрудничества, включая получение международных грантов или грантов, финансируемых международными организациями.

4.6.2. Командированию за рубеж своих сотрудников.

4.7. Отчет о результатах служебной командировки представляется в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям в течение 7 дней после окончания командировки.

4.8. Финансовый отчет представляется в бухгалтерию управления делами администрации города Нижнего Новгорода в течение 3 дней после окончания служебной командировки.

5. Организация и техника ведения деловых переговоров
с иностранными делегациями, подготовка к проведению переговоров

5.1. Переговоры могут быть плановыми и незапланированными, однако любые переговоры требуют тщательной подготовки.

5.2. В срок не позднее, чем за 7 дней до прибытия делегации, в ходе работы которой планируется проведение ответственных и сложных переговоров, департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям согласует с Принимающей стороной дату и время проведения совещания по подготовке к переговорам, в ходе которого на основе имеющихся сведений о Принимаемой стороне, в т.ч. деловой переписки, заключенных соглашений, протоколов о намерениях и др. (пункт 3.1 настоящего Порядка), вырабатывается стратегия и тактика ведения переговоров, формулируются цели, задачи и позиции Принимающей стороны, готовятся предложения и аргументация в пользу этих предложений, обсуждаются проекты документов, планируемых к подписанию.

5.3. Переговоры проводятся руководителем Принимающей стороны или по его поручению уполномоченным сотрудником. Должностной уровень участников переговоров определяется руководством Принимающей стороны в зависимости от ранга и должности участников Принимаемой стороны. В случае необходимости он советуется с другими участниками и предоставляет им возможность высказать свое мнение. Состав участников Принимающей стороны формируется только из тех сотрудников, без которых невозможно решение вопросов, являющихся предметом переговоров.

5.4. При ведении переговоров с иностранной делегацией используется переводчик, так как это дает сторонам время на обдумывание и подготовку ответа.

5.5. В соответствии с требованиями международного протокола Принимаемая сторона размещается за столом переговоров лицом к окнам. Исключено размещение принимаемой делегации лицом к двери.

5.6. После рассадки производится официальное представление и обмен визитными карточками. Необходимо учитывать, что обмен визитными карточками производится не во время приветствия или знакомства, а за столом переговоров. Визитные карточки выкладываются на стол переговоров так, чтобы они служили ориентиром и помогали правильно называть имена партнеров.

5.7. Визитные карточки изготавливаются по единому образцу, установленному для администрации города Нижнего Новгорода.

5.8. Ведение магнитофонной записи во время переговоров не принято, одному из участников с той и другой стороны поручается протоколировать переговоры для последующего составления отчета о результатах встречи.

5.9. Необходимо учитывать, что члены иностранной делегации, ведущие переговоры на своем языке, могут владеть русским языком и понимать содержание фраз, которыми обмениваются представители Принимающей стороны.

5.10. Участникам переговоров Принимающей стороны категорически запрещается вступать в споры друг с другом в присутствии Принимаемой стороны.

5.11. В связи с прохождением большого объема информации по каналам факсимильной, телексной и электронной связи все входящие и исходящие сообщения должны строго фиксироваться и учитываться.

6. Подписание итогового документа

6.1. Все проекты итоговых документов представляются в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям в комплекте документации (пункт 3.1 настоящего Порядка) для ознакомления и внесения предложений.

6.2. Не позднее, чем через 7 дней с момента подписания итогового документа Принимающая сторона представляет в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям копию подписанного итогового документа.

6.3. Участникам переговоров необходимо принять к сведению, что сторона, которая готовит проект итогового документа, имеет преимущества, так как получает возможность сформулировать текст документа в наиболее выгодной для себя форме. В дальнейшем при обсуждении этого документа партнер может внести поправки, однако при этом ему необходимо доказать их обоснованность.

6.4. При ведении переговоров за пределами Российской Федерации целесообразно подписание документа руководителем структурного подразделения администрации города Нижнего Новгорода, имеющим полномочия принимать самостоятельные решения и несущим за это полную ответственность.

7. Освещение внешнеэкономической и международной
деятельности в СМИ

7.1. В целях объективного освещения внешнеэкономической и международной деятельности администрации города Нижнего Новгорода в СМИ, в том числе на официальном сайте администрации города Нижнего Новгорода, департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям накапливает, систематизирует и анализирует информацию о внешнеэкономической и международной деятельности всех структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода.

7.2. Вся информация о внешнеэкономической и международной деятельности структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода, предназначенная для распространения в СМИ, не позднее, чем за 4 дня до опубликования представляется в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям вместе со служебной запиской руководителя структурного подразделения для анализа, проверки и подготовки рекомендаций.

7.3. По итогам визитов делегаций иностранных государств и мероприятий администрации города Нижнего Новгорода за пределами Российской Федерации департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям готовит информацию о результатах визитов/мероприятий, проведенных переговорах, достигнутых договоренностях и доводит ее до СМИ на брифингах и пресс-конференциях.

8. Учет и отчетность

8.1. Департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям осуществляет оперативный учет, систематизацию и анализ результатов внешнеэкономической и международной деятельности администрации города Нижнего Новгорода, обеспечивает ведение протоколов переговоров, составление итоговых отчетов о визитах делегаций иностранных государств, мероприятиях администрации города Нижнего Новгорода за пределами Российской Федерации, зарубежных командировках, готовит данные о планируемых событиях внешнеэкономического и международного характера с участием администрации города Нижнего Новгорода.

8.2. Структурные подразделения администрации города Нижнего Новгорода ежемесячно или по отдельному запросу предоставляют в департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям отчет об осуществляемой ими внешнеэкономической и международной деятельности.

8.3. На основании накопленной и систематизированной информации департамент по промышленной политике и внешнеэкономическим связям ежеквартально составляет аналитическую справку о развитии внешнеэкономических и международных связей администрации города Нижнего Новгорода.