Приложение 2. Положение об организации контроля и проверки исполнения документов в администрации города Нижнего Новгорода

Приложение 2

Положение
об организации контроля и проверки исполнения
документов в администрации города Нижнего Новгорода
(утв. постановлением главы местного самоуправления
от 10 июня 1996 г. N 45)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации и устанавливает систему контроля в администрации города за исполнением правовых актов, плановых заданий, иных документов, поручений и предписаний руководителей администрации, регламентирует обязанности, ответственность и взаимодействие исполнителей и лиц, осуществляющих контроль, с целью обеспечения эффективности управления.

1.2. Система контроля базируется на основе автоматизированного учета и информированности служб администрации, осуществляющих контроль, о ходе выполнения установленных заданий, проверок исполнения на местах, анализа оперативной деятельности подразделений городской и районных администраций, выработки рекомендаций и принятия мер для устранения причин, снижающих эффективность управления.

2. Задачи контроля исполнения

2.1. Контроль исполнения документов является одной из важнейших функций управления администрации города.

2.2. Задачей контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий и поручений, зафиксированных в документах.

2.3. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения:

- законодательные акты Российской Федерации;

- указы, распоряжения и поручения Президента РФ;

- постановления и распоряжения Правительства РФ;

- акты Законодательного Собрания Нижегородской области;

- постановления, распоряжения и поручения губернатора Нижегородской области;

- акты городской Думы Нижнего Новгорода;

- постановления, распоряжения и поручения главы местного самоуправления Нижнего Новгорода;

- служебные документы, письма и заявления граждан с поручениями губернатора и главы местного самоуправления.

2.4. Контроль за исполнением документов в администрации города возлагается на:

- департамент организационно-инспекторской работы;

- управление делами;

- секретариат главы местного самоуправления.

Координация работы служб, осуществляющих контроль за исполнением документов в администрации города, возлагается на департамент организационно-инспекторской работы.

2.5. Службы, осуществляющие контроль в администрации города, имеют право запрашивать и получать любую информацию от исполнителей и приводить любые, не запрещенные законом мероприятия, касающиеся проверки хода выполнения документов.

2.6. Ответственность за организацию и фактическое исполнение документов и поручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля в структурных подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

3. Сроки исполнения документов

3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

3.2. Сроки исполнения указов, постановлений, распоряжений, поручений Президента РФ, губернатора Нижегородской области, главы местного самоуправления Нижнего Новгорода, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты поступления документа исполнителю.

Поручения Президента РФ, губернатора области, главы местного самоуправления города с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней.

3.3. В подразделениях сроки исполнения документов устанавливаются руководителями, исходя из срока, установленного главой местного самоуправления, или из сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения документа указывается в тексте документа или в резолюции главы местного самоуправления.

3.4. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения, руководитель соответствующего подразделения не позднее чем за 7 дней до истечения установленного срока должен представить на имя главы местного самоуправления мотивированную просьбу о продлении срока.

Предложения о продлении срока в вышестоящие инстанции подписываются главой местного самоуправления города.

4. Организация контроля исполнения

4.1. Отдел контроля департамента организационно-инспекторской работы:

4.1.1. Осуществляет контроль за исполнением всех видов документов, поручений и заданий с помощью автоматизированной системы, обеспечивающей оперативность получения информации, ее анализ и обработку, представление главе местного самоуправления города и в вышестоящие инстанции полной информации, характеризующей исполнение.

4.1.2. При наличии в документе конкретных сроков исполнения отдел контроля за 10 дней до наступления контрольного срока направляет исполнителям машинный запрос.

Исполнитель должен представить отчет о выполнении к указанному в документе сроку.

4.1.3. По документам, не имеющим конкретных сроков исполнения, по указанию главы местного самоуправления совместно с исполнителями составляет план контроля или план мероприятий по выполнению, в соответствии с которым осуществляется проверка выполнения и информирование главы местного самоуправления о ходе выполнения.

Совместно с исполнителями по наиболее важным документам (значимость определяется главой местного самоуправления) создает рабочие группы по проверке выполнения на местах, анализу хода выполнения или причин невыполнения, разработке предложений и рекомендаций.

4.1.4. Регулярно (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) проводит анализ фактического выполнения всех стоящих на контроле решений и исполнительской дисциплины и результаты представляет главе местного самоуправления.

4.1.5. По поручению главы местного самоуправления организует проверки фактического выполнения документов на местах, проверки системы организации контроля и фактического исполнения в структурных подразделениях администрации.

4.1.6. В случае, когда поручение адресовано одновременно нескольким органам исполнительской власти или должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и представление доклада несет руководитель органа или должностное лицо, указанные первыми. В случае нарушения сроков представления доклада исполнитель должен сообщить о причинах задержки.

4.2. Секретариат главы местного самоуправления:

4.2.1. Осуществляет контроль за выполнением поручений и заданий главы местного самоуправления, не зафиксированных официальными распорядительными документами.

4.2.2. Проводит анализ исполнения поручений и заданий, готовит аналитические материалы для оперативных совещаний.

4.3. Отдел писем и заявлений управления делами:

4.3.1. Осуществляет контроль за исполнением указаний и предписаний главы местного самоуправления по рассмотрению и принятию мер руководителями структурных подразделений по обращениям, жалобам и заявлениям граждан, поступившим в адрес главы местного самоуправления, вице-мэров, заместителей главы администрации.

4.3.2. Письма рассматриваются в подразделениях администрации в срок до 1 месяца со дня их регистрации в отделе писем и заявлений; письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не более 15 дней.

В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен руководителем, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору.

4.3.3. Ведет автоматизированный учет работы по рассмотрению писем и заявлений.

4.3.4. Осуществляет анализ и обобщение поступающей почты, систематически представляет руководству администрации сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных писем и заявлений, устных обращений граждан, сроках и качестве их рассмотрения.

4.4. Канцелярия управления делами:

4.4.1. Обеспечивает контроль за исполнением входящих служебных документов с поручениями главы местного самоуправления.

4.4.2. Осуществляет контроль за исполнением писем главы местного самоуправления, направляемых в различные организации.

4.4.3. Ежемесячно проводит анализ фактического выполнения поручений и резолюций по всем стоящим на контроле письмам и телеграммам.

6. Порядок снятия документов с контроля

6.1. Ответственный за выполнение документа (пункта, поручения, задания) при полном его выполнении, а также в случаях, когда отпала необходимость исполнения документа, в информации на имя главы местного самоуправления города вносит предложение о снятии документа (пункта, поручения, задания) с контроля.

6.2. Снимать с контроля или продлевать сроки исполнения имеют право только организация или лицо, принявшее документ.

6.3. При полном выполнении отдельных поручений или в целом документа Президента или Правительства РФ, Законодательного Собрания области, губернатора области исполнитель обязан представить справку о выполнении с предложениями о снятии с контроля или продлении контрольных сроков.

6.4. Распоряжения и постановления главы местного самоуправления снимаются с контроля его резолюцией.

6.5. В случае принятия нового документа взамен действующего контролируется новый документ, предыдущий автоматически снимается с контроля. Исполнитель должен сообщить в отдел контроля о прекращении действия устаревшего документа или отдельного его пункта.

6.6. Устные и письменные поручения главы местного самоуправления снимаются с контроля как по устному, так и письменному его распоряжению.

6.7. Документы вышестоящих органов власти и управления снимаются с контроля только при наличии соответствующего сообщения от органа, принявшего документ.

Поручения и задания, установленные в документах вышестоящих органов, считаются исполненными, если по ним направлены информации о полном выполнении и соблюдены установленные сроки.

7. Оценка исполнительской дисциплины

7.1. Качество и своевременность исполнения документов, поручений и заданий осуществляется посредством автоматизированного контроля, в ходе инспекторских и специальных проверок.

7.2. По результатам анализа неисполненных документов, заданий и поручений к руководителям структурных подразделений администрации города, главам администраций районов и непосредственным исполнителям могут быть применены меры дисциплинарного воздействия в соответствии с действующим законодательством.