Приложение. Порядок ведения личных дел муниципальных служащих администрации города и его районов

Приложение

к постановлению главы

администрации города

от 28 мая 1999 г. N 67

Порядок
ведения личных дел муниципальных служащих
администрации города и его районов

1. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы.

Личное дело оформляется после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу и пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности муниципального служащего.

2. В личном деле муниципального служащего содержатся:

внутренняя опись документов (приложение 1);

анкета установленного образца, заполненная собственноручно (для работников, принятых ранее, личный листок по учету кадров) (приложение 2);

фотография размером 4х6 см;

автобиография;

копии документов об образовании;

личные заявления о приеме на муниципальную службу, об увольнении с муниципальной службы;

копии приказов (распоряжений) о приеме на муниципальную службу, переводе, поощрениях, наказаниях, увольнении со службы, контракт (трудовой);

расписка муниципального служащего с обязательством соблюдения ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы (приложение 3);

заключение по результатам испытательного срока;

аттестационные листы;

служебная характеристика (отзыв).

При необходимости к личному делу могут приобщаться другие документы, относящиеся к деятельности муниципального служащего.

3. Оформление документов:

3.1. Документы, находящиеся в личном деле, нумеруются и вносятся в опись. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела.

При передаче личного дела по новому месту службы (работы) опись документов, находящихся в личном деле, заверяется работниками кадровой службы структурного подразделения.

3.2. Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на службу. На все вопросы должны быть даны полные ответы, без сокращений, прочерков и исправлений. Полнота заполнения и правильность сведений проверяется кадровой службой в соответствии с предъявленными документами (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании), о чем и делается соответствующая запись с указанием даты и подписи работника кадровой службы.

3.3. Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности гражданина. Составление автобиографии позволяет муниципальному служащему отразить вопросы, которые не нашли детального отражения в анкете.

3.4. Заявление о приеме на муниципальную службу и увольнении заполняется от руки лично заявителем и содержит следующие реквизиты:

адресат (кому);

автор (ф.и.о. полностью);

адрес места проживания (при приеме);

наименование вида документа (заявление);

текст заявления;

личная подпись автора;

дата составления;

визы руководителей подразделения.

4. Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в них не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о предоставлении ежегодных отпусков и другие.

5. Документы личного дела помещаются в папку-скоросшиватель установленного образца с титульным листом соответствующей администрации (приложение 4). Личному делу присваивается порядковый номер, под которым оно регистрируется в журнале учета личных дел (приложение 5).

6. При переводе муниципального служащего на новое место муниципальной или государственной службы личное дело передается (высылается) по запросу кадровой службы с нового места работы.

Ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего не допускается.

Муниципальный служащий имеет право на ознакомление в любое время со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности, другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений.

7. После отставки (ухода на пенсию, увольнения) муниципального служащего его личное дело полностью оформляется и сдается на хранение в архивный отдел.

8. Личные дела главы администрации города, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города, глав районных администраций и их заместителей хранятся в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров департамента организационноправовой работы администрации города.

9. Личные дела муниципальных служащих являются документами строгой отчетности. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на руководителя кадровой службы или специально назначенного работника приказом руководителя структурного подразделения, главой администрации района.

10. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем.

11. С целью предотвращения утраты личных дел и контроля за их своевременным возвратом используется контрольная карточка, заполняемая на каждое выданное личное дело (приложение 6).

12. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они заведены.

13. При извлечении каких-либо документов из личного дела муниципального служащего (только с указания руководителя) работник кадровой службы обязан сделать соответствующую запись во внутренней описи.

14. Запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вводить новые записи, заменять имеющиеся документы, требовать от муниципального служащего переписать ранее оформленные документы.

15. Ежегодно кадровые службы обязаны проводить проверку наличия и состояния личных дел. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя структурного подразделения администрации города Нижнего Новгорода.