Распоряжение главы местного самоуправления города Нижнего Новгорода от 15 апреля 1998 г. N 1383-р "Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации города Нижнего Новгорода" (отменено)

Распоряжение
главы местного самоуправления города Нижнего Новгорода
от 15 апреля 1998 г. N 1383-р
"Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства
в аппарате администрации города Нижнего Новгорода"

ГАРАНТ:

Распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 19 октября 2011 г. N 478-р настоящее распоряжение отменено

В целях совершенствования организации работы с документами, повышения эффективности работы аппарата администрации и в связи с введением нового ГОСТа Р6-30-97 "Требования к оформлению документов":

1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода" согласно приложению.

2. Директорам департаментов, председателям комитетов, начальникам управлений администрации города Нижнего Новгорода организовать изучение указанной инструкции работниками подразделений и обеспечить контроль за выполнением ее требований.

3. Департаменту организационно-инспекторской работы и управлению делами организовать ведение делопроизводства в аппарате администрации в соответствии с требованиями настоящей инструкции и обеспечить методическую помощь подразделениям администрации по введению инструкции в действие.

4. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации города Нижнего Новгорода от 27.07.1995 г. N 1935-р "Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации города Нижнего Новгорода".

5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Н.Новгорода Меркурьева А.П.

Исполняющий обязанности главы

администрации города

А.К.Мелешкин

Инструкция
о ведении делопроизводства в администрации
города Нижнего Новгорода
(утв. распоряжением главы администрации г.Н.Новгорода
от 15 апреля 1998 г. N 1383-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана с учетом рекомендаций "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации", М, 1993, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, требований ГОСТ 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", "Рекомендации по делопроизводству в органах исполнительной власти, организациях и учреждениях", Н.Н., 1993. "Инструкции о ведении делопроизводства в администрации Нижегородской области".

1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.3. Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации несут руководители этих подразделений.

1.4. Руководители структурных подразделений администрации обязаны:

1.4.1. Рассматривать поступающие документы в день их получения и организовать контроль за их исполнением.

1.4.2. Направлять служебные документы только работникам, имеющим непосредственное отношение к исполнению этих документов.

1.4.3. Обеспечить контроль за качеством подготавливаемых документов, за правильностью их составления, оформления.

1.4.4. Принимать необходимые меры к сокращению служебной переписки, не допускать переписку по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

Переписка между структурными подразделениями допускается только по вопросам, требующим письменного подтверждения, выполняется на бланках структурных подразделений и в виде служебных записок.

1.4.5. Работники структурных подразделений городской администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в Управление делами.

1.4.6. Не допускать опубликования в печати, докладах и публичных выступлениях документов администрации без разрешения руководителей структурных подразделений.

1.5. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на секретарей, делопроизводителей, инспекторов и других специально выделенных для этого работников, назначенных приказом руководителя. Примеры (Инструкция - приложение 1).

1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, переходе на другую работу, при увольнении, в случае болезни все находящиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя подразделения должны быть переданы другому работнику через секретаря (инспектора, делопроизводителя).

1.7. При увольнении или переходе секретаря (делопроизводителя) все документы и дела должны быть сданы по акту вновь назначенному на эту должность работнику.

1.8. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка ведения делопроизводства во всех структурных подразделениях администрации осуществляет канцелярия общего отдела управления делами администрации.

2. Подготовка, составление и оформление служебных документов

2.1. Деятельность городской администрации обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.

Глава администрации (в его отсутствие исполняющий обязанности) принимает постановления (Постановление может приниматься в составе протокола. Постановление принимается по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию городской администрации и общественных организаций) и издает распоряжения.

Решение вопросов, относящихся к деятельности всех или нескольких подчиненных организаций, либо структурных подразделений городской администрации излагается в решениях коллегии городской администрации. Ход и результаты обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Руководители департаментов и комитетов издают приказы, положения, инструкции, правила, указания и т.д.

Руководители департаментов и комитетов могут издавать решения в соответствии с полномочиями, предоставленными Главой администрации.

2.2. Юридическим основанием издания организационно-распорядительной документации являются:

- законы РФ, указы и распоряжения Президента, постановления и распоряжения Правительства, законы Нижегородской области, постановления и распоряжения губернатора Нижегородской области, решения и определения суда;

- задания и предписания вышестоящих органов;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения городской администрацией возложенных на нее задач и в соответствии с ее компетенцией;

- потребность правового регулирования работы городской администрации.

2.3. Городская администрация организует и ведет в пределах своей компетенции переписку с вышестоящими и другими организациями, а также гражданами.

Распоряжениями главы администрации оформляется порядок предварительного рассмотрения писем помощниками главы администрации.

Для передачи текста служебных документов используется телеграф, телефон, телефакс, телетайп (телеграммы, телефонограммы, факсограммы).

2.4. Служебные документы составляются и оформляются на бумаге стандартного размера форматов: А4 (210 х 297мм) и А5 (148 х 210 мм).

Отдельные документы - таблицы, планы, ведомости, графики можно изготовлять на листах бумаги формата А3 (297 х 420 мм).

Устанавливается два вида бланков (формат А4 и А5): бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительной документации.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Бланки документов с воспроизведением герба г.Н.Новгорода являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале (см. Приложение 2А).

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, участвующих в их составлении. Подписи располагаются на одном уровне, с указанием полных наименований должностей. Индексом данных документов являются порядковые регистрационные номера всех учреждений, разделенных косой чертой. При этом первым указывается номер той организации, которая подготовила проект документа. (См. приложение 2).

2.5. ГОСТ 6.30-97 устанавливает следующие размеры полей документов, оформляемых машинописным способом: левое - не менее 20 мм, верхнее - не менее 20 мм, правое и нижнее - не менее 10 мм.

При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего поля не меняются. Размер левого поля должен быть не менее 10 мм, а правого - не менее 20 мм. Допускается печатать документы с использованием оборотной стороны листа.

2.6. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Номера страниц печатаются в интервале 10-15 мм от верхней границы листа.

2.7. Текст документов печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бумаге формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 межстрочных интервала.

Другие реквизиты документов, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

2.8. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", слова "Верно", "Слушали", "Выступили", "Решили", "Постановили", "Приказываю", "Предлагаю";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц, для реквизита "индекс документа";

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.

2.9. Слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами, без кавычек. Наименование должности, а также наименование согласовываемого или утверждаемого документа печатают через 1 межстрочный интервал строчными буквами в именительном падеже.

Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и т.п. печатают прописными буквами отдельной строкой от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками.

Слова Приложение, Основание печатаются строчными буквами от нулевого положения табулятора. Наименование приложения, основания печатают через один межстрочный интервал, столбиком справа, оставляя слова Приложение, Основание открытыми.

2.10. В подписанные или утвержденные документы вносить какие-либо изменения, исправления, добавления без разрешения лица, подписавшего или утвердившего документ, не разрешается.

2.11. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом, и документы, предназначенные для размножения, выполняются только чернилами или пастой темного цвета.

2.12. В документах, оформленных на двух и более страницах, реквизиты "отметка о наличии приложения", "подпись", "гриф согласования", "визы", "печать", "отметка о заверении копий", "отметка о переносе данных на машинный носитель", следует располагать на последней странице документа.

2.13. При составлении определенного документа необходимо учитывать ряд элементов (реквизитов), из которых состоит документ.

Для организационно-распорядительной документации наличие и расположение реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 (Приложение 3).

2.14. Название вида документа - обязательный реквизит, проставляется на всех документах, кроме письма. Наименование документа обуславливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа.

2.15. Датой документа является дата его подписания или утверждения, дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками в последовательности: число, месяц, год; или год, месяц, день месяца. Например: 01.02.95 (без точки в конце) или 1997.11.14.

Словесно-цифровой способ оформления дат допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, в которых содержатся сведения финансового характера.

2.16. Адресат располагается в верхнем правом углу документа.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному или физическому лицу:

Например:

                                                     Администрация города

                                                     Нижнего    Новгорода

                                                     Управление    делами

                                                     Главному  бухгалтеру

                                                          Низовцевой Т.Н.

Перед фамилией должностного лица никаких букв, знаков не проставляется, должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

                                                    Главам администраций

                                              районов г.Нижнего Новгорода

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Каждый элемент реквизита "адресат" - наименование учреждения, подразделения, должности, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес - печатаются с новой строки от 4 положения табулятора через 1 интервал, составные части отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Документ не должен содержать более четырех адресов. При большем количестве адресов составляют список рассылки документа, слова "копия" перед 2-4 адресатами не указывают.

2.17. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

Утверждаются документы Главой города, руководителями структурных подразделений городской администрации, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.

Утверждению подлежат следующие виды документов:

- положения (об организациях, структурных подразделениях, коллегиальных органах и т.п.);

- уставы организаций и учреждений;

- отчеты и балансы;

- структура и штатные расписания;

- текущие и перспективные планы;

- акты сдачи-приема (дел, приема в эксплуатацию и т.п.);

- отдельные разновидности протоколов;

- инструкции.

Утверждение документа производится после его подписания. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                    Директор департамента

                                                    финансов

                                                    _________ Н.В.Палкина

                                                    личная подпись

                                                    дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается решением, протоколом, приказом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, прописными буквами), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                     Распоряжение   главы

                                                     администрации города

                                                     Нижнего    Новгорода

                                                        от 07.07.95 N 500

2.18. В резолюции руководителя указывается фамилия, инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и сроки его исполнения, подпись руководителя и дата написания резолюции.

Резолюцию пишут в правом верхнем углу по лицевой стороне первого листа документа.

Если резолюция дается нескольким должностным лицам (подразделениям), то ответственным за исполнение документа в целом является должностное лицо (подразделение), указанное в резолюции первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

2.19. Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту независимо от их вида, содержания и назначения. Без заголовка составляются документы на бумаге формата А5, извещения, телеграммы и телефонограммы.

Заголовок должен быть лаконичным, точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Для заголовка рекомендуется использовать конструкции с предлогом "о" ("об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "о чем".

Например:

"Об изменении", "О выделении".

Заголовок формулируется составителем документа, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал.

Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. В конце заголовка точка не ставится.

2.20. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается правовыми актами.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать - см. приложение 4.

Рекомендуется ставить печать на свободном месте ниже элемента "должность".

2.21. При заверении копии документа ниже реквизита подпись проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Например:

Верно

Заместитель начальника

организационного отдела            Личная подпись             Е.И.Комаров

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную надпись удостоверяют печатью.

2.22. При подготовке текстов документов целесообразно использовать следующие рекомендации:

- заменять сложные предложения простыми;

- применять устойчивые слова и словосочетания;

- использовать трафаретные тексты документов;

- избегать личных оценок явлений и мотивировок принимаемых решений;

- использовать только общепринятые сокращения.

В распорядительных документах, составленных на принципе единоначалия, изложение должно идти от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("Постановляет", "Решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

2.23. Отметка о наличии приложения, упоминаемого в тексте или поясняющего содержание документа, оформляется по форме:

     Приложение на _______л. в________экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

                                                             Приложение

                                                   к распоряжению главы

                                                местного самоуправления

                                                от 15.06.97 г. N 3119-р

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо АОЗТ "Партнер" от 14.06.97 г. N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

2.24. Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.

Если документ составлен на бланке городской администрации, в наименовании должности лица, подписавшего документ, название учреждения не повторяется.

При подписании документов членами комиссии указываются не должности, а обязанности в комиссии лиц, подписывающих документ.

Документы коллегиальных органов подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. В данном случае не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты (/) перед наименованием должности.

Необходимо обязательно указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, его инициалы, фамилию (исправление можно внести чернилами).

2.25. Согласование документов проводится с целью определения правильности отражения в документе решений, их соответствия действующему законодательству, учету интересов структурных подразделений или учреждений.

При внешнем согласовании документа ставится "гриф согласования", состоящий из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись", от границы левого поля на последнем листе документа.

Расшифровка подписи в грифе согласования, как и в грифе утверждения, должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписывающего документ.

В документах, составленных не на бланках или на бланках организаций, в которых лицо, утверждающее или согласовывающее документ, не работает, в грифе согласования и грифе утверждения приводится полное наименование должности лица, с указанием организации, в которой данное лицо работает.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор строительной академии

     Личная подпись               А.Г.Грязнь

     23.04.97

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Российской академии

     медицинских наук

     от 30.10.97  N 451

Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя должности визирующего, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату визирования.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе.

Визы руководителей заинтересованных структурных подразделений проставляются, кроме писем, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа.

Как и гриф согласования, визы располагают от нулевого положения табулятора ниже реквизита "подпись".

2.26. Отметка об исполнителе обязательна на исходящих документах (письмах, справках, заключениях и др.). Она состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона. Отметка об исполнителе ставится в левом нижнем углу последнего листа документа на оборотной стороне или, если есть место, слева внизу лицевой стороны последнего листа. Обязательна она и на документах, подлежащих размножению.

Например:

               Иванова

               39-26-80

При рассылке документа в сторонние организации допускается следующее оформление реквизита:

               Иванова Анна Петровна

               39-26-80

3. Подготовка отдельных видов управленческих документов

3.1. Постановлений и распоряжений Главы города

Подготовка проектов постановлений и распоряжений главы администрации города осуществляется в соответствии с "Правилами подготовки и издания актов управления администрации г.Н.Новгорода, его районов и структурных подразделений (Постановление главы администрации от 12.04.1994 г. N 13).

3.2. Приказы

3.2.1.Приказы издаются руководителями департаментов, комитетов и управлений городской администрации на основе и во исполнение действующих законов и решений вышестоящих органов, а также по инициативе руководства структурных подразделений по важнейшим вопросам их деятельности.

3.2.2. Приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей каждого действия, мероприятий, которые необходимы для исполнения приказа и сроков исполнения.

В зависимости от содержания приказы делятся на два вида:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу.

3.2.3. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании документа вышестоящей организации, то указывается название вида этого документа, его номер, заголовок и дата.

Иногда в констатирующей части дается краткая характеристика рассматриваемого вопроса с указанием недостатков и упущений.

Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с отдельной строки от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

При необходимости детализации предписываемых действий текст приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части печатается с красной строки, имеет номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо в дательном падеже), затем срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, организовать, зачислить и т.д.).

В последнем пункте распорядительной части указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Данный пункт приказа излагается следующим образом: "контроль за исполнением настоящего приказа возложить на..."

3.2.4. Приказ должен иметь заголовок, быть тщательно отредактирован и напечатан на бланке с угловым или продольным расположением реквизитов установленной формы (приложение 5).

3.2.5. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование, заголовок, подпись, дату и т. д.

В приказах ссылки на приложения указываются в его тексте.

Приложения к приказам содержат в верхнем правом углу первого листа отметку:

                                                  Приложение 2

                                                  к   приказу   директора

                                                  департамента социальной

                                                  защиты

                                                  от  00.00.00  N.....

Если приложение утверждается приказом, то в верхнем правом углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по следующей форме:

                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                         Приказ директора

                                                         департамента

                                                         потребительского

                                                         рынка  и   услуг

                                                         от 00.00.00 N...

3.2.6. Проект приказа до представления на подпись в обязательном порядке должен быть согласован и завизирован на первом экземпляре всеми заинтересованными должностными лицами, затем представлен юрисконсульту для проверки на соответствие действующему законодательству.

3.2.7. Приказы подписывает руководитель департамента, управления, комитета городской администрации или, в случае его отсутствия, первый заместитель.

3.2.8. Приложения к приказам подписываются начальниками отделов (или их заместителями), которые несут ответственность за точность указанных в приложениях данных.

3.2.9. Нумерация приказов ведется отдельно по основной деятельности и по личному составу и начинается ежегодно с первого января с единицы. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире присоединяется буквенный индекс "л".

3.3. Инструкция

3.3.1. Инструкция - правовой акт, создаваемый для изложения правил, регулирующих специальные стороны деятельности организации и отдельных должностных лиц.

3.3.2. В заголовке к тексту инструкции необходимо четко указывать круг вопросов или лиц, на которых распространяются требования той или иной инструкции.

Наименование вида инструкции, как правило, тесно связано с заголовком, который должен раскрывать содержание инструкции.

Например:

                  "Инструкция об учете, хранении и

                   использовании печатей и штампов

                   администрации города

                   Нижнего Новгорода".

                  "Должностная инструкция ведущего

                   специалиста протокольного отдела

                   юридического управления".

3.3.3. Текст инструкции излагается в логической последовательности законченными разделами, имеющими самостоятельные подзаголовки, разделы могут делиться на подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами, например: разделы 1.; 2.; 3.; 4.; подразделы 1.1.; 1.2.; 1.3.; или 2.1.; 2.2.; 2.3.; пункты 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3 и т.д.

3.3.4. Инструкции разрабатываются соответствующими структурными подразделениями, подписываются их руководителями и утверждаются руководителем подразделения.

3.3.5. Инструкции утверждаются, как правило, грифом утверждения на подлиннике.

Например:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                      Глава администрации

                                                      города Н.Новгорода

                                                      подпись И.П.Скляров

                                                      12.01.97

3.3.6. Должностные инструкции определяют организационно-правовое положение должностных лиц и обеспечивают условия для их эффективной работы. Утверждаются должностные инструкции руководителем структурного подразделения.

Структура текста должностной инструкции:

Общие положения;

Функции и должностные обязанности;

Права;

Ответственность.

3.4. Протоколы

3.4.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, конференциях (приложение 6).

3.4.2. Заголовком протокола является название вида коллегиальной работы (совещания, заседания) или коллегиального органа.

3.4.3. Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения), полными (содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступления докладчиков и участников) и стенографическими (весь ход заседания записывается дословно).

Протоколы ведут секретарь или секретариаты, избранные на заседании, либо должностное лицо.

В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается, стенограмма, соответствующим образом оформленная, прилагается к протоколу.

3.4.4. Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

В вводной часта указывается фамилия и инициалы председателя и секретаря, после слова "присутствовали" указываются фамилии и инициалы всех присутствующих (если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а в вводной части указывается только их количество). Вводная часть заканчивается повесткой дня.

3.4.5. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Эти слова печатаются прописными буквами.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, решение (постановление) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протокол после соответствующего протокольного решения.

3.4.6. Протоколы должны подписывать председатель и секретарь.

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5. Докладная записка

3.5.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю структурного подразделения городской администрации, Главе города, заместителю Главы города или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

3.5.2. Докладные записки могут быть внутренними и внешними.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству городской администрации, оформляется на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту. Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени главы администрации или структурного подразделения, то она подписывается руководителем и печатается на общем бланке, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

3.5.3. Текст докладной записки состоит из двух частей.

В первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ.

Во второй - делаются выводы и предложения.

3.6. Акт

3.6.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.

3.6.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

3.6.3. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть строится по схеме:

Основание (указывается распорядительный документ).

Составлен комиссией в составе: указываются председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), их должности, инициалы и фамилии.

Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресаты, которым они направлены.

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствующие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.

3.6.4. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

3.7. Служебные письма

3.7.1. Письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой).

Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претенциозные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения.

3.7.2. Письма следует составлять, как правило, по одному вопросу, так как это значительно облегчает, убыстряет их обработку.

Текст письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически связанных частей, в первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены.

Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, заключения и т.д.

Простые письма содержат только вторую часть.

Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.

3.7.3. Служебные письма пишут, как правило, без обращения к адресату. Изложение ведется в первом и втором лице множественного числа: "Высылаем вам...", "Просим направить нам...".

3.7.4. Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя дату и номер основного документа, на который дается ответ.

3.7.5. Сопроводительные письма составляются в случае отправления адресату документов, требующих дополнительного пояснения по их исполнению. В них указывается, для чего направлен основной документ, что нужно делать и в какие сроки.

3.7.6. Письмо-подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов.

3.7.7. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется учреждению или отдельному лицу.

3.7.8. Письмо-напоминание по содержанию приближается к телеграмме, обычно оно состоит из одного-двух предложений.

3.7.9. Письмо-извещение - документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается, текст извещения начинается со слов: "Сообщаем", "Извещаем", "Доводим до Вашего сведения", "Ставим Вас в известность".

Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения (если оно обращено к конкретному лицу) или просьбы о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации).

3.7.10. Информационное письмо - разновидность извещения. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица о свершении факта.

3.7.11. Служебные письма подписываются:

направляемые в адрес Президента, Председателя Правительства Российской Федерации - Главой города, в адрес вышестоящих органов - Главой города, заместителями Главы города;

направляемые в центральные и другие организации - руководителями структурных подразделений, заместителями в пределах их компетенции.

Докладные записки, справки, документы информационного и аналитического характера могут подписываться начальником отдела, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

3.7.12. Письма, подготовленные для подписи Главой города, заместителем Главы города, должны быть всесторонне обоснованы и тщательно отредактированы.

Копийный экземпляр исходящего документа (отпуск), остающийся в канцелярии администрации, должен содержать визы должностных лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника.

3.8. Телеграмма

3.8.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным служебным вопросам. Телеграммы подписываются Главой города, его заместителями или управляющим делами. Копии телеграмм визируются исполнителями и руководителями подразделений.

3.8.2. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами) на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: тчк - точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, квч - кавычки.

Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами.

3.8.3. Телеграммы составляются по следующей форме: телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя.

Телеграммы одного и того же содержания, адресованные нескольким адресатам (по списку), размножаются в необходимом количестве структурными подразделениями после подписи и регистрации первого экземпляра.

3.8.4. В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.

3.8.5. Телеграммы за подписью Главы города и его заместителей передаются в канцелярию администрации: в один адрес - в двух экземплярах; нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующему числу адресатов, плюс одна.

3.8.6. После регистрации подписанный экземпляр направляется на телеграф, один экземпляр с визами составителей остается в канцелярии.

3.9. Телефонограмма

3.9.1. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. В случае, когда она подписывается Главой города или его заместителями, после регистрации в канцелярии она вручается авторам (структурным подразделениям) для передачи адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в канцелярию городской администрации.

3.9.2. Телефонограммы, адресованные Главе города, его заместителям, руководителям структурных подразделений, принимаются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются в канцелярии администрации и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

3.9.3. В телефонограмме должны указываться названия вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимавшего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

3.10. Автоматизация документирования

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии по различным направлениям деятельности.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий (ГОСТ серии 28, ГОСТ серии 19).

Документ, изготовленный с использованием средств электронной вычислительной техники, средств оргтехники, а также полученный средствами электронной почты - оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.

При работе специалиста, выполняющего функции делопроизводителя, в информационной системе администрации используется лицензионный программный комплекс.

Комплекс включает следующие разделы делопроизводства:

служебная корреспонденция;

письма граждан;

решения и распоряжения (акты местного самоуправления и акты высших органов власти).

Более детальные инструкции по каждому разделу даны в отдельных книгах.

3.11. Порядок подготовки, приема и передачи документов по факсимильной связи

3.11.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).

По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом, черным цветом с минимальной величиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее 0,15-0,20 мм.

3.11.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы:

с четким изображением (подлинники или подписанная копия);

на белой бумаге размером не более формата А4 (210х297 мм);

в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

3.11.3. Объем документа, передаваемого за один сеанс связи, не должен превышать 10 листов.

Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре.

3.11.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом: простым грифельным карандашом руководитель подразделения администрации, исполнившего документ, или его заместитель в правом верхнем углу документа делает отметку "ФАКС с досылкой" или "ФАКС без досылки" и ставит свою подпись (досылка документов почтой необходима в том случае, если он подлежит хранению более 1 года, или по юридическим причинам необходим оригинал. Факсимильная копия изготовлена на термобумаге и через год теряет изображение; при хранении на свету или при нагревании срок хранения уменьшается).

3.11.5. После подписания документ регистрируется в канцелярии, делается отметка "Факс", оператор делает отметку "ПЕРЕДАНО".

Адресат, получив факсограмму с отметкой "Факс без досылки", работает с ней как с обычным входящим документом.

При получении факсограммы с отметкой "Факс с досылкой" адресат работает с ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с факсограммы и прикладывает ее к оригиналу.

Факсимильная копия документа имеет юридическую силу при наличии исх. N, записи "передал-принял", оформления на бланке.

3.11.6. Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи, ведется канцелярией в установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе отметки "ФАКС".

Учет передачи и приема непосредственно у факсимильного аппарата производится оператором в журналах установленной формы.

3.11.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ("Не для печати").

3.11.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

3.12. Электронная почта (ЭП)

3.12.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все положения настоящей инструкции.

3.12.2. Подразделение-автор (отправитель) документа предоставляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию. Коммуникационная служба включает в себя лицо, ответственное за делопроизводство, и, в случае необходимости, оператора ЭП.

3.12.3. Коммуникационная служба производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение не более чем 2-х часов с момента его получения от отправителя. При необходимости осуществляется досылка бумажного документа.

3.12.4. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется коммуникационной службой подразделения администрации в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота.

3.12.5. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делается пометка о способе получения (ЭП), электронный адрес отправителя и получателя, даты отправления и получения документа.

3.12.6. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

3.12.7. Отправке по ЭП подлежат сообщения объемом до 100 килобайт с временем актуальности один-два дня.

3.12.8. На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП: "срочно" и "с уведомлением о вручении". Постановка указанных грифов на документах, оправляемых по ЭП, разрешена только руководителям структурных подразделений администрации и Главам местного самоуправления. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.

3.12.9. Гриф "срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих первоочередной распечатки и передачи его адресату.

3.12.10. Гриф "с уведомлением о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, и времени вручения. Полученные данные отправляются коммуникационной службой отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и являются подтверждением о вручении.

Данная операция не связана с возможной автоматической отправкой "подтверждения о доставке", применяемого в системе ЭП.

3.12.11. Официальный документ должен иметь обязательные реквизиты в соответствии с требованиями Инструкции и "Рекомендаций по делопроизводству в органах исполнительной власти, организациях и учреждениях". Документы справочно-информационного характера могут не иметь части обязательных реквизитов.

3.12.12. Характер электронного письма (официальное, информационное или технологическое), а также особые случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в начале заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:

- "О" - официальное;

- "И" - информационное;

- "Т" - технологическое;

- "С" - срочное;

- "У" - с уведомлением о вручении.

Кодовые обозначения или их сочетания отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!". Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке. Например, официальное сообщение с грифом "срочно" и "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке - "ОСУ! Заголовок письма". Информационное сообщение с грифом "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке - "ИУ! Заголовок письма".

При отсутствии кодовых обозначений считается, что это технологическое письмо без грифов.

4. Регистрация и учет документов в делопроизводстве
Построение справочного аппарата

4.1. Правила регистрации документа

4.1.1. Основным принципом регистрации документов является его однократность (каждый документ должен регистрироваться в городской администрации один раз).

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

4.1.2. Регистрация документов осуществляется централизовано:

  - в канцелярии управления       Входящая    документация    в     адрес

  делами                          заместителей  Главы  города, управления

                                  делами.

                                  Внутренняя  документация  (приказы)  за

                                  подписью управляющего делами.

                                  Исходящая   документация,   письма   за

                                  подписью  Главы  города,   заместителей

                                  Главы города, управляющего делами.

  - в протокольном отделе         Входящая документация (распорядительные

  юридического управления         документы)  правительственных  органов,

                                  областной администрации.

                                  Внутренняя документация (постановления,

                                  распоряжения) за подписью Главы города.

  - в приемной по работе          Письма и  заявления  граждан  и  ответы

  с жалобами                      на них.

  - в структурных подразделениях  Входящая документация в адрес  департа-

  городской администрации         ментов, комитетов, управлений, отделов.

                                  Внутренняя  документация  (приказы)  за

                                  подписью директоров департаментов.

                                  Исходящая  документация   (письма)   за

                                  подписью  руководителей  департаментов,

                                  комитетов, управлений, отделов.

4.1.3. Регистрации подлежат все входящие и исходящие внутренние документы, за исключением перечисленных в "перечне нерегистрируемых документов" (приложение 7). Такие документы направляются непосредственно по назначению.

4.1.4. В целях введения единой индексации документов каждому структурному подразделению городской администрации присваивается определенный индекс (приложение 8).

Индекс служебного документа состоит из индекса структурного подразделения, подиндекса отдела (если есть необходимость ведения регистрации документов в каждом отделе департамента, комитета, управления) и порядкового регистрационного номера.

Пример: 03/125 (03 - индекс управления делами, 125 - порядковый номер входящего документа).

4.1.5. Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов протокольным отделом юридического управления или секретарями структурных подразделений.

4.2. Формы регистрации документов и порядок их заполнения

4.2.1. Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка (приложение 9).

4.2.2. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Если поступивший документ, подлежащий исполнению несколькими подразделениями, размножается, то одновременно копируется регистрационная карточка, которая прикладывается к каждому экземпляру документа.

4.2.3. При автоматизированной регистрации документов используется банк регистрационных данных, набор реквизитов включает в себя все пункты регистрационной карточки.

4.2.4. При традиционной карточной системе регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска. При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

5. Рассмотрение писем и организация приема граждан

5.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Все письма, заявления и жалобы граждан, направленные в адрес администрации города, регистрируются в приемной по жалобам управления делами на специальных карточках и в журнале. На карточках проставляется дата поступления и порядковый номер.

5.3. При поступлении повторных жалоб и заявлений приемная по жалобам регистрирует их под прежним номером, повторяя запись в карточке. В этомслучае руководству администрации повторная жалоба передается вместе с имеющейся перепиской, ответами и справкой.

5.4. После регистрации жалобы и заявления приемная по жалобам в тот же день передает для рассмотрения главе администрации, его заместителям или руководителям департаментов и управлений с учетом закрепленных за этими подразделениями функций.

5.5. В приемных главы администрации и его заместителей их помощники на каждую поступившую жалобу и заявление составляют контрольную карточку в 2 экземплярах, второй экземпляр остается в приемной как контрольная карточка регистрации.

5.6. Рассмотренные руководством администрации жалобы и заявления с письменными указаниями (резолюцией) передаются на исполнение в департаменты и управления администрации.

Подготовка писем по принятым решениям, ответов и запросов возлагается на помощников руководителей администрации, руководителей структурых подразделений или персонально на тех исполнителей, кому адресована резолюция.

5.7. Подготовленные и подписанные письма и вся переписка после отметки в карточках помощниками руководителей в тот же день передаются в приемную по жалобам управления делами для отметок и отправки адресату.

Жалобы и заявления, порученные для исполнения руководителям структурных подразделений администрации, сдаются без препроводительных писем под расписку в карточках.

5.8. Для прохождения жалоб и заявлений в приемных руководителей администрации (рассмотрение, оформление, отсылка) устанавливается срок 10 дней со дня поступления в администрацию.

Разрешение вопросов по жалобам, не требующим дополнительной проверки и изучения, производится незамедлительно, но не позднее 15 дней со дня их поступления, для жалоб и заявлений военнослужащих, инвалидов и социально незащищенных групп населения - не свыше 7 дней, если не установлен более короткий срок. Срок разрешения жалоб и заявлений, требующих дополнительных проверок и рассмотрений, устанавливается до 1 месяца.

6. Подготовка совещаний

6.1. Подготовка совещаний, проводимых Главой города или его заместителями, осуществляется структурными подразделениями городской администрации. Она включает в себя: составление повестки дня или программы проведения, подготовку необходимых материалов, оповещение участников совещания (как правило, не менее чем за 10 дней), регистрацию, выдачу материалов и т.д.

6.2. Управление делами (по предварительной заявке) осущеставляет организационно-техническое обеспечение проводимого совещания (подготовка зала, записи на диктофон, столовой, гардероба и т.д.).

При необходимости управление делами оказывает структурным подразделениям помощь в печатании и размножении материалов.

Для Главы города (заместителей Главы города) структурным подразделением готовится полный комплект материалов к проводимому совещанию.

Первый экземпляр стенограммы совещания, оформленный по установленным правилам, хранится в протокольном отделе юридического управления в течение двух лет, затем сдается на хранение в архив.

Второй экземпляр стенограммы направляется для работы в структурное подразделение, подготовившее совещание.

6.2. Подготовку других заседаний и совещаний, необходимых документов к ним, оформление протоколов, стенограмм обеспечивают соответствующие департаменты, комитеты, управления.

Подлинники стенограмм (протоколов) совещаний хранятся в подразделениях администрации, которые обеспечивали их подготовку, а затем сдаются на хранение в архив.

7. Порядок печатания и размножения документов

7.1. Машинописное бюро юридического управления печатает наиболее важные документы, подготовленные структурными подразделениями за подписью Главы города и его заместителей.

Другие документы печатаются в структурных подразделениях.

7.2. Документы печатаются в порядке поступления рукописей.

Вне очереди печатаются документы протокольного отдела, а также письма, адресованные Президенту Российской Федерации и Правительству РФ.

7.3. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны синими или черными чернилами (пастой), тщательно отредактированы. Рукописи, написанные неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, для печатания не принимаются.

7.4. Передача и получение отпечатанных материалов из машинописного бюро производится через заведующего бюро.

7.5. Изготовление единичных копий документов, как правило, производится в структурных подразделениях. Изготовленная ксерокопия юридической силы не имеет, необходимо ее заверение печатью.

7.6. Документы для размножения в копировально-множительном бюро управления делами сдаются вместе с бланком-заказом (разрешением), подписанным руководителем подразделения. Разрешение на производство работ в копировально-множительном бюро выдает управляющий делами или его заместитель.

7.7. Размножению подлежат только служебные документы. Снятие копий или размножение документов неслужебного характера запрещается.

7.8. Изготовление копий документов производится в очередности их сдачи в копировально-множительное бюро.

Срочное изготовление документов производится с разрешения управляющего делами.

7.9. Изготовление копий документов секретного характера производится в строгом соответствии с инструкциями по работе с секретными документами.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения и надлежащего разрешения вопросов, содержащихся в документах и письмах, поступающих в администрацию города и исходящих из нее.

8.2. Документ должен быть исполнен в течение срока, указанного в резолюции руководства. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются не более чем в месячный срок.

8.3. Если исполнитель не может в установленный срок рассмотреть и подготовить предложение или принять решение по документу, он должен обратиться к руководству с просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки.

В случае, если срок исполнения документа установлен вышестоящими организациями или законодательными государственными органами, просьба об отсрочке направляется в эти организации.

Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший.

Продление должно быть оформлено сразу по получению документа или не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ.

8.4. Контроль за фактическим исполнением документов возлагается на заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации города, глав районных администраций, канцелярию. Автоматизированный контроль за соблюдением сроков исполнения осуществляет департамент организационно-инспекторской работы и персонала муниципальной службы.

8.5. На каждом исполненном документе исполнитель делает отметку о его исполнении, ставит свою подпись и дату. Отметка об исполнении заносится также в регистрационную и контрольную карточку, которые после этого переставляются в раздел картотеки "Исполненные документы".

8.6. Исполненный документ со всеми относящимися к нему материалами (приложениями, резолюциями и т.д.) передается секретарю департамента (управления) или сотруднику, ответственному за делопроизводство, который подшивает их в дело с надписью на первой странице документа "в дело N __" в соответствии с номенклатурой дел, ставит дату и подпись.

8.7. На документах, по которым поставленные вопросы решены в определенном порядке и письменного ответа не требуется, исполнитель на первой странице делает отметки, когда и как решен вопрос, и делает надпись "в дело N __".

8.8. Обязательному контролю подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях и других директивных документах вышестоящих органов законодательной и исполнительной власти;

- постановления и распоряжения губернатора Нижегородской области и главы администрации города Нижнего Новгорода;

- документы, содержащие поручения в адрес администрации города и стоящие на контроле в вышестоящих органах законодательной и исполнительной власти и на которые им нужно дать ответ;

- решения коллегии и постоянно действующего совещания (ПДС) администрации города;

- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях в печати и других средствах массовой информации;

- служебные документы, письма и обращения граждан с поручениями главы администрации города конкретным исполнителям.

8.9. На контроль ставятся документы полностью или их отдельные пункты, в которых даны конкретные поручения и задания. Задания, по которым срок исполнения не указан, выполняются в месячный срок.

8.10. На первой странице документа, взятого на контроль, в левом поле проставляется буква К (в окружности) или штамп "контроль".

8.11. Контроль за исполнением ведется по контрольным экземплярам регистрационных карточек. При автоматизированном контроле он производится по списку документов и мероприятий, введенных в базу данных АСКИД (автоматизированной системы контроля исполнения документов).

8.12. Необходимость контроля за исполнением документа в целом или отдельных его пунктов определяется в самом документе или в резолюции руководителя.

8.13. По усмотрению руководства администрации для проверки фактического исполнения наиболее важных решений, постановлений и распоряжений могут создаваться специальные комиссии.

8.14. Работники, непосредственно осуществляющие контроль за исполнением документа или поручения, обязаны своевременно докладывать руководству обо всех фактах задержки исполнения.

8.15. Управление делами и департамент организационно-инспекторской работы регулярно (не реже одного раза в месяц) представляют для доклада руководству администрации списки просроченных поручений, документов, обращений и жалоб граждан.

8.16. Соисполнители работ по требованию ответственного исполнителя представляют необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременное выполнение задания.

8.17. Подготовку информации для контроля документов с грифом "К" и поручений, взятых на автоматизированный контроль, осуществляет группа контроля департамента организационно-инспекторской работы, формирующая информационный массив по задачам автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД).

8.18. Ежемесячно 5 и 20 числа группа контроля выдает талоны-напоминания через канцелярию непосредственно структурным подразделениям администрации города и районным администрациям.

Руководители подразделений и главы районных администраций каждый месяц до 10 и 25 числа возвращают в группу контроля напоминания с информацией о фактическом выполнении задания или объяснения причин срыва срока исполнения.

После анализа полученной информации и корректировки информационного массива группа контроля делает распечатку неисполненных документов и поручений для подготовки сводных данных руководству администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и районных администрациях.

9. Составление номенклатур и формирование дел

9.1. В целях правильного формирования, быстрого поиска и учета документов составляется номенклатура дел (приложение 10).

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве администрации города в течение года, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о департаментах и комитетах, их отделах, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнем документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения администрации города утверждается его руководителем после согласования с архивным отделом.

9.2. После утверждения номенклатуры дел подразделения департаментов и комитетов получают выписки из соответствующих ее разделов для исполнения в работе.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивной службой не реже, чем раз в 5 лет. В случае изменений функций или структуры департамента, комитета она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

9.3. В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности структурных подразделений администрации города, различные картотеки, дела и документы с грифом "для служебного пользования".

Разделами номенклатуры дел служат названия отделов и подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

9.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс.

Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 03-05, где 03 - обозначение структурного подразделения (управление делами), 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

9.5. Заголовки дел, включаемых в номенклатуру дел, должны четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящая корреспонденция" и т.д.), а также вводных слов и формулировок.

9.6. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные порядковые номера.

Номенклатура дел как учетный документ ведется в течение всего делопроизводственного года. По мере заведения каждого дела в графе номенклатуры "Количество дел" проставляется отметка о его заведении.

9.7. По окончании делопроизводственного года работник службы документации составляет итоговую запись о категории и количестве заведенных за истекший год дел.

9.8. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело подразделяется на тома.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или начальника отдела.

9.9. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

9.10. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита, по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

10. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

10.1. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах.

10.2. Ответственность за сохранность, учет и использование документов, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на службы документации или лица, ответственные за ведение делопроизводства.

Запрещается делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.

10.3. В архивный отдел администрации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются структурными подразделениями через год после завершения их в делопроизводстве.

10.4. Подготовка документов к сдаче на государственное хранение включает проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов.

10.5. Для проведения и организации экспертизы ценности документов в структурных подразделениях создается экспертная комиссия (ЭК), которая организует свою работу в соответствии с положением.

Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителем структурного подразделения администрации.

10.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", М., 1989, и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшим сроком хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.

10.7. Документы, находящиеся на хранении в архивном отделе, предоставляются во временное пользование сотрудникам подразделений для работы в соответствии с правилами, установленными положением об архивном отделе администрации Н.Новгорода.

11. Подготовка дел к передаче в архив

11.1. По окончании делопроизводственного года структурными подразделениями проводится работа по подготовке дел к передаче в архив. Вместе с делами в архивный отдел передаются регистрационные карточки на документы.

11.2. При подготовке дел к передаче в архивный отдел проводится комплекс работ по уточнению сведений на обложке дела, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 11).

11.3. Дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

11.4. Листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитным карандашом или нумератором. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

11.5. В оформление обложек дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся следующие уточнения:

- в заголовки дел с приказами, протоколами вносятся их номера;

- дата начала и окончания дела;

- если дело состоит из нескольких томов, то для каждого тома указывается дата (число, месяц, год) его начала и окончания;

- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле (приложение 12).

11.6. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 13).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

Опись составляется через год после завершения дел в делопроизводстве в двух-трех (при наличии структурных подразделений) экземплярах.

11.7. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 14).

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертной комиссией.

Оглавление приложений к Инструкции

Приложение 1 к п.1.5

Типовая должностная инструкция
сотрудника, специалиста, ответственного за постановку
делопроизводства в департаменте, управлении, комитете
администрации города Нижнего Новгорода

1. Общие положения

1.1. Сотрудник, специалист, инспектор, ответственный за постановку делопроизводства (в дальнейшем именуемый "старший инспектор") в департаменте, управлении, комитете администрации города (в дальнейшем именуемом "подразделение администрации") состоит в штате подразделения, подчиняется начальнику подразделения.

1.2. Старший инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности приказом начальника подразделения.

1.3. Основной задачей старшего инспектора является организация делопроизводственного обслуживания работников подразделения администрации, качественное и оперативное выполнение возложенных на него обязанностей, указаний и поручений руководителя подразделения, осуществление документационного обеспечения его работы.

1.4. Старшему инспектору установлен ненормированный рабочий день.

2. Квалификационные требования

2.1. На должность старшего инспектора назначается лицо, имеющее среднее специальное или общее среднее образование и стаж работы по ведению делопроизводства не менее 3 лет.

2.2. Старший инспектор должен знать:

2.2.1. Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

2.2.2. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации (ГОСТ 6.30-97).

2.2.3. Основы машинописи и методы секретарской работы.

2.2.4. Структуру и функции подразделения, в котором работает.

2.2.5. Правила и указания Росархива по постановке документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений.

2.2.6. Инструкцию по ведению несекретного делопроизводства в администрации города Н. Новгорода.

2.2.7. Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения (ДСП).

2.2.8. Директивные и организационно-методические указания Управления делами по организации делопроизводства в подразделениях администрации города Н.Новгорода.

2.2.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

2.2.10. Настоящую должностную инструкцию.

3. Обязанности

Старший инспектор обязан:

3.1. Принимать от канцелярии общего отдела Управления делами всю корреспонденцию, поступающую в адрес подразделения, проводить ее своевременную регистрацию в учетном журнале и учетно-контрольных карточках с помощью программного комплекса в день поступления, передавать ее на рассмотрение начальнику подразделения.

3.2. После рассмотрения входящей корреспонденции руководителем подразделения производить в соответствии с резолюцией необходимые записи в учетном журнале или на учетно-контрольной карточке о нахождении документа.

3.3. Вести повседневный контроль за исполнением документов, поручений руководства администрации, а также предложений, заявлений и жалоб граждан, составлять сводку о неисполненных в установленные сроки указанных документах и один раз в неделю представлять ее руководителю подразделения для рассмотрения и принятия мер.

3.4. Ежедекадно проводить самопроверку наличия документов и своевременно производить записи в учетном журнале или учетно-регистрационных карточках о снятии документа с контроля, а также возвращать в общий отдел Управления делами документы, подлежащие возврату.

3.5. Давать устные справки по документам в пределах служебной необходимости.

3.6. Качественно и своевременно выполнять оперативные поручения руководителя подразделения.

3.7. Печатать служебные письма и отдельные материалы по поручению руководителя подразделения.

3.8. Принимать и своевременно докладывать телефонограммы, поступившие на имя руководителя подразделения, и по его указанию передавать телефонограммы.

3.9. По указанию руководителя подразделения осуществлять оперативную связь с подразделениями администрации и городской Думы, учреждениями, организациями и предприятиями города, подразделениями администрации области, Законодательного собрания, другими вышестоящими органами. Организовывать для работников подразделения междугородние телефонные переговоры по служебным вопросам.

3.10. Готовить исходящую документацию за подписью руководителя подразделения. Осуществлять контроль за правильностью оформления документа и приложений к нему.

3.11. Составлять в конце каждого года сводную номенклатуру дел для подразделения, согласовывать ее с общим отделом Управления делами и представлять на утверждение руководителю подразделения.

3.12. Формировать дела и обеспечивать сохранность документов в текущем делопроизводстве.

3.13. Осуществлять подготовку документов, законченных делопроизводством, и организовывать в установленном порядке их передачу в общий отдел Управления делами для сдачи в архив.

3.14. Организовывать в установленные дни прием руководителем подразделения граждан по личным вопросам, вести учет их устных предложений, заявлений и жалоб в журнале регистрации личного приема.

3.15. По указанию руководителя подразделения планировать, оформлять, регистрировать и выдавать командировочные удостоверения работникам подразделения.

3.16. Организовывать и регулировать прием посетителей руководителем подразделения по служебным вопросам.

3.17. Осуществлять контроль за своевременным выходом на работу сотрудников подразделения и ежедневно сообщать эти данные руководителю подразделения или его заместителю. Готовить и в установленный срок представлять табель для начисления заработной платы работникам подразделения в бухгалтерию Управления делами.

3.18. Содержать в порядке свое рабочее место и после окончания работы убирать все служебные документы в сейф или запирающийся шкаф.

3.19. В случае отсутствия руководителя подразделения обеспечивать порядок в его рабочем кабинете. При проведении в кабинете руководителя ремонтных работ вся документация должна быть убрана со стола и храниться в сейфе.

3.20. Своевременно оформлять получение необходимых для работы канцелярских принадлежностей, бланков, обеспечивать рабочее место руководителя всем необходимым для нормальной трудовой деятельности.

3.21. Систематически повышать свою деловую квалификацию и совершенствовать стиль и методы работы.

3.22. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и пожарной безопасности.

4. Права

Старший инспектор имеет право:

4.1. Передавать по телефону работникам подразделения оперативные указания и поручения руководителя подразделения и контролировать их выполнение.

4.2. Требовать от работников подразделения соблюдения установленных правил работы с документами.

4.3. Возвращать исполнителям документы, неправильно и небрежно оформленные, не имеющие соответствующих виз.

4.4. Получать от работников подразделения сведения о ходе исполнения поручений по контрольным документам.

4.5. Передавать службам общего отдела Управления делами заявки подразделения о размещении в гостиницах города лиц, прибывших к руководителю подразделения из других регионов.

4.6. Выдавать в строгом соответствии с производственной необходимостью сотрудникам бланки подразделения, средства малой оргтехники, канцелярские принадлежности для выполнения возложенных на подразделение функций.

4.7. Вносить предложения руководству подразделения по вопросам улучшения организации делопроизводства и исполнения в подразделении.

5. Связи по должности

5.1. Старший инспектор в своей трудовой деятельности поддерживает служебные взаимоотношения непосредственно с руководством и специалистами подразделения, с работниками Управления делами, инспекторами других подразделений.

5.2. Взаимоотношения старшего инспектора с указанными должностными лицами и работниками подразделений администрации города и городской Думы регламентируются приказами и распоряжениями руководства администрации и подразделений, действующими положениями, инструкциями по ведению делопроизводства, настоящей инструкцией.

6. Ответственность

Старший инспектор несет ответственность за:

6.1. Невыполнение и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей должностной инструкцией.

6.2. Утрату и порчу документов.

6.3. Правильное и своевременное выполнение указаний и поручений руководителя подразделения, а также предписаний работников общего отдела Управления делами, курирующих вопросы делопроизводства.

6.4. Содержание в надлежащем порядке приемной и кабинета руководителя и находящегося в них имущества, оргтехники и аппаратуры.

6.5. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, пожарной безопасности.

Приложение 2 к п.2.4

Администрация города                            Обкомпрофсоюза работников

Нижнего Новгорода                              государственных учреждений

   Коллегия                                              Президиум

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

01.02.95                                                          N 25/30

                             Нижний Новгород

Глава администрации                             Председатель OK профсоюза

г.Н.Новгорода                                   работников  госучреждений

Приложение 2а к п.2.4

Учет гербовых бланков ведется в журнале по следующим реквизитам:

А. При поступлении бланков:

- наименованию вида гербового бланка;

- дате поступления;

- номеру сопроводительного документа;

- наименованию организации-поставщика бланков;

- количеству экземпляров;

- серии и номерам гербовых бланков.

Б. При выдаче бланков:

- наименованию вида гербового бланка;

- количеству экземпляров;

- серии и номерам гербовых бланков;

- наименованию структурного подразделения, фамилии и инициалам должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписки в получении;

- примечанию (отметке об уничтожении и т.д.).

Приложение 3 к п.2.13

Состав реквизитов документов

1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

Схемы расположения реквизитов документов

                          (рисунки А1 и А2)

Приложение 4 к п.2.20

Примерный перечень документов, на которых ставится
гербовая печать

1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов; оборудования, списания, экспертизы).

2. Архивная справка.

3. Бюджетные поручения.

4. Банковские поручения.

5. Гарантийные письма.

6. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денег, на ведение дел в арбитраже и т.д.).

7. Договоры (о материальной ответственности, о поставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

8. Заявки (на оборудование, на изобретение и т.д.).

9. Задания (на проектирование объектов, на капстроительство технических сооружений и т.д.).

10. Заключения, отзывы на диссертации и авторефераты, направляемые в Высшую аттестационную комиссию.

11. Исполнительные листы.

12. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений Госбанка.

13. Командировочные удостоверения.

14. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

15. Платежные поручения (сводные в банк, Госбанк).

16. Платежные требования.

17. Расчетные чеки.

18. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в Госбанк).

19. Сметы расходов на содержание аппарата управления.

20. Титульные списки на объекты строек.

21. Трудовые книжки.

22. Удостоверения.

23. Чековые книжки.

24. Штатные расписания.

Приложение 5 к п.3.2.4

Наименование организации

    ПРИКАЗ

_____ N _______

О внесении изменений в

должностную инструкцию

______________________

категории работников

     В связи с __________________________________________________________

                                  (основание)

_________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

     Внести в должностную инструкцию ____________________________________

                                      (наименование категории работников)

следующие изменения:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Руководитель учреждения            подпись            расшифровка подписи

Визы

Приложение 6 к п.3.4.1

Наименование организации

    ПРОТОКОЛ

_____ N _______

Заседания комиссии...

Председатель - Смирнов С.С.

Секретарь - Антонова М.И.

Присутствовали: 30 чел. (список прилагается)

     ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О разработке и принципах...

        Доклад заведующего...

     2. О...

1. СЛУШАЛИ:

     Соколову А.И. - текст доклада прилагается.

     ВЫСТУПИЛИ:

     Иванов М.И. - краткая запись выступления

     Петров Н.И. -

     ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1. Одобрить...

2. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель                 подпись                         С.С.Смирнов

Секретарь                    подпись                         М.А.Антонова

Приложение 7 к п.4.1.3

Перечень документов,
не подлежащих регистрации в канцелярии
городской администрации

1. Документы, адресованные департаментам, комитетам, управлениям городской администрации.

2. Письма, присланные в копии для сведения.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.

4. Сводки и информации, присланные для сведения.

5. Учебные планы, программы, их копии.

6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

7. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

8. Формы статистической отчетности.

9. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

10. Бухгалтерские документы.

11. Факсы и письма на иностранных языках.

12. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Примечание: документы, перечисленные в пп. 5, 7, 8, 9, 10, 12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях.

Приложение 8 к п.4.1.4

Индексы, присвоенные структурным подразделениям

01 - Глава города;

02 - первый заместитель Главы города;

03 - Управление делами;

04 - Департамент экономики и планирования;

05 - Департамент жилья и инженерной инфраструктуры;

06 - Департамент по социальным вопросам;

07 - Главное управление строительства;

08 - Департамент потребительского рынка и услуг;

09 - Департамент финансов;

10 - Департамент транспорта и связи;

11 - Департамент организационно-инспекторской работы;

12 - Управление здравоохранения;

13 - Управление образования;

14 - Управление по труду и социальной защите населения;

15 - Комитет по управлению городским имуществом;

16 - Управление культуры;

17 - Юридическое управление;

18 - Управление по международным связям;

19 - Пресс-центр;

20 - Комитет по земельным ресурсам и землеустройству;

21 - Комитет по физкультуре и спорту;

22 - ГлавУАГ;

23 - Управление по организации работы городской Думы и органов местного самоуправления;

24 - Управление рынка жилья;

25 - Городское жилищное управление;

26 - Инспекция по защите прав потребителей;

27 - Управление информационного обеспечения;

28 - Комитет по охране окружающей среды и природных ресурсов;

29 - Комитет по делам военнослужащих и военно-мобилизационной работе;

30 - ГАСН;

31 - Главное управление благоустройства.

Приложение 9 к п.4.2.1

Карточка учета документов,
поступающих в городскую администрацию

Лицевая сторона карточки:

     Корреспондент__________________________________________________

     _______________________________________________________________

    /--------------------------------------------------------------\

    |   Дата и N входящего документа  |    Входящий N и дата       |

    |                                 |    получения документа     |

    |---------------------------------+----------------------------|

    |                                 |                            |

    \--------------------------------------------------------------/

     По вопросу ____________________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     Резолюция руководства: ________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________

     Оборотная сторона карточки: 

                         Передано для исполнения

    /--------------------------------------------------------------\

    |   Дата   |      Фамилия исполнителя    |   Что поручено      |

    |----------+-----------------------------+---------------------|

    |----------+-----------------------------+---------------------|

    |----------+-----------------------------+---------------------|

    |----------+-----------------------------+---------------------|

    \--------------------------------------------------------------/

     Отметка об исполнении

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     Ответ корреспонденту                      N дела структурного

                                                  подразделения

     "____" 199 г.                           (где хранится переписка)

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

Приложение 10 к п.9.1

Наименование организации:

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                УТВЕРЖДАЮ

______N_______                                     Наименование должности

                                                 руководителя организации

________________________

(место составления)                              подпись      расшифровка

на___________год                                                подписи

_________________________________________________________________________

     Название раздела

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, частей) и N статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя         подпись           расшифровка

службы делопроизводства организации                               подписи

Дата

Виза зав.ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Название архивного                          подпись           расшифровка

учреждения                                                        подписи

Дата

     Итоговая запись о категориях дел, заведенных в ___году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включ.)
Итого:

Наименование должности руководителя         подпись           расшифровка

службы делопроизводства организации                               подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности                      подпись           расшифровка

передавшего сведения                                              подписи

Дата

Приложение 11 к п.11.2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ________________________________

                                              (цифрами и прописью)

листа (ов), в том числе:

литерные листы __________________________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

 /---------------------------------------------------------------------\

 |   Особенности физического   |            Номера листов              |

 |состояния и формирования дела|                                       |

 |-----------------------------+---------------------------------------|

 |              1              |                   2                   |

 |-----------------------------+---------------------------------------|

 |                             |                                       |

 |-----------------------------+---------------------------------------|

 |                             |                                       |

 \---------------------------------------------------------------------/

Наименование должности лица,                подпись           расшифровка

составившего заверительную надпись                                подписи

Дата

Приложение 12 к п.11.5

_________________________________________________________________________

_____________________________________

_____________________________________

_________________________________________________________________________

                                               Ф. N______________________

                                               Оп.N______________________

                                               Д. N______________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

          (наименование учреждения и структурного подразделения)

                     ДЕЛО N _______ том N ___________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                  (дата)

                                                           на ______ лист

                                                           Хранить ______

    Ф. N______________________

    Оп.N______________________

    Д. N______________________

_________________________________________________________________________

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 13 к п.11.6

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование   должности

                                                 руководителя организации

                                                 Подпись      расшифровка

                                                                подписи

                                                              (инициалы,

                                                               фамилия)

                                                 Дата

Ф. N _________________

Опись N ______________

дел постоянного хранения

за __________________год

_________________________________________________________________________

     Название раздела структурного подразделения организации

N N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Приме- чание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено _________________________________  дел

                                        (цифрами и прописью)

с N ___________ по  N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности                 подпись                  Инициалы,

составителя описи                                                фамилия

Заведующий архивом                     подпись                  Инициалы,

(лицо, ответственное за архив)                                   фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

архивного отдела

от ______ N ____                                   Формат А4 (21Ох297 мм)

     Форма годового разлада сводной описи дел постоянного хранения

                                                   Приложение 14 к п.11.7

Наименование организации                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование   должности

        АКТ                                      руководителя организации

 ________N________

 _________________                               Подпись      расшифровка

(место составления)                                             подписи

                                                              (инициалы,

                                                               фамилия)

                                                 Дата

 О выделении к уничтожению

 документов, не подлежащих

 хранению

     На основании _______________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                         с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению, как не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N N|Заголовок|Дата дела|Номера |Индекс дела |Кол-во |Сроки хра-|Приме п/п|дела или |или крайние|описей |(тома,части)| дел |нения дела|чание |групповой|даты дел |(номен-|по номенкла-|(томов,|(тома,час-| |заголовок| |клатур)|туре или N|частей)|ти) и но-| | дела | |за год |дела по | |мера ста-| | | |(годы) | описи | |тей по пе-| | | | | | | речню | ---+---------+-----------+-------+------------+-------+----------+-----

  Итого ____________________ дел ________________________ за годы

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____  годы утверждены,  а  по  личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                               (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N __________ )

Наименование должности лица,                подпись           Расшифровка

проводившего экспертизу                                         подписи

ценности документов

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

от ____ N _____