Приложение 1. Положение по организации делопроизводства при использовании электронной почты администрации в органах управления Нижегородской области

Приложение 1

к распоряжению администрации области

от 26 ноября 1997 г. N 1788-р

Положение по организации делопроизводства
при использовании электронной почты администрации
в органах управления Нижегородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение уточняет правила ведения делопроизводства, изложенные в "Инструкции о ведении делопроизводства в администрации Нижегородской области", утвержденной постановлением губернатора Нижегородской области от 16.02.94 N 18 (далее в тексте - "Инструкции"), и "Рекомендациях по делопроизводству в органах исполнительной власти, организациях и учреждениях" и определяет порядок обработки документов, передаваемых по электронной почте.

1.2. Не подлежат пересылке по электронной почте (ЭП) любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.

1.3. Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала, а при условии документирования информации в соответствии со ст. 5 Закона РФ от 20.02.95 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - как документы, имеющие юридическую силу.

2. Применяемые термины и понятия

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронное письмо - электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную почтовую информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.

Электронная почта (ЭП) - передача информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Коммуникационная служба включает в себя лицо, ответственное за организацию делопроизводства при использовании электронной почты администрации, и может также включать оператора(ов) рабочего места с электронной почтой администрации.

3. Делопроизводство при использовании ЭП

3.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные вышеназванной Инструкцией по подготовке, оформлению и регистрации документов на бумажном носителе.

3.2. Подразделение - автор (отправитель) документа предоставляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию.

3.3. Коммуникационная служба производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение не более чем 2-х часов с момента его получения от отправителя.

3.4. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется администратором РУТ или коммуникационной службой подразделения администрации в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота п.п.4.5 Инструкции.

3.5. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делается пометка о способе получения (ЭП), электронный адрес отправителя и получателя, даты отправления и получения документа.

3.6. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

3.7. Отправке по ЭП подлежат сообщения, объемом до 100 килобайт с временем актуальности один-два дня. Для снижения расходов районных администраций на междугороднюю телефонную связь, сообщения справочно-информационного характера большого размера (более 100 Кб) с временем актуальности неделя и более должны передаваться в ГУП НТЦИ для последующей рассылки на дисках ZIP, совместно с пополнениями к нормативной базе. Рассылка осуществляется раз в неделю (в среду).

4. Особые случаи при использовании ЭП

4.1. На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП: "срочно" и "с уведомлением о вручении". Постановка указанных грифов на документах, оправляемых по ЭП разрешена только руководителям структурных подразделений администрации области и главам местного самоуправления. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.

4.2. Гриф "срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих первоочередной распечатки и передачи его адресату.

4.3. Гриф "с уведомлением о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, и времени вручения. Полученные данные отправляются коммуникационной службой отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и являются подтверждением о вручении. Данная операция не связана с возможной автоматической отправкой "подтверждения о доставке", применяемого в системе ЭП.

5. Обязательные реквизиты и кодовые обозначения

5.1. Официальный документ должен иметь обязательные реквизиты в соответствии с требованиями Инструкции и "Рекомендаций по делопроизводству в органах исполнительной власти, организациях и учреждениях". Документы справочно-информационного характера могут не иметь части обязательных реквизитов.

5.2. Характер электронного письма (официальное, информационное или технологическое), а также особые случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в начале заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:

- "О" - официальное;

- "И" - информационное;

- "Т" - технологическое;

- "С" - срочное;

- "У" - с уведомлением о вручении.

Кодовые обозначения или их сочетания отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!". Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке. Например, официальное сообщение с грифом "срочно" и "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке - "ОСУ! Заголовок письма". Информационное сообщение с грифом "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке - "ИУ! Заголовок письма".

При отсутствии кодовых обозначений считается, что это технологическое письмо без грифов.

6. Технологические рекомендации

Для упрощения передачи информации в сторону районных администраций рассылка производится через списки почтовой рассылки, создаваемые по заявкам подразделений органов управления. Для рассылки информации по всем районам, определенным группам районов или по подразделениям районного звена, администратору подразделения необходимо послать запрос по адресу: support@inforis.nnov.ru на включение его в соответствующий список рассылки в качестве разрешенного отправителя.