Приложение 1. Положение по организации делопроизводства при использовании электронной почты администрации в органах управления Нижегородской области

Приложение 1

к распоряжению администрации области

от 26 ноября 1997 г. N 1788-р

Положение по организации делопроизводства
при использовании электронной почты администрации
в органах управления Нижегородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение уточняет правила ведения делопроизводства, изложенные в "Инструкции о ведении делопроизводства в администрации Нижегородской области", утвержденной постановлением губернатора Нижегородской области от 16.02.94 N 18 (далее в тексте - "Инструкции"), и "Рекомендациях по делопроизводству в органах исполнительной власти, организациях и учреждениях" и определяет порядок обработки документов, передаваемых по электронной почте.

1.2. Не подлежат пересылке по электронной почте (ЭП) любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.

1.3. Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала, а при условии документирования информации в соответствии со ст. 5 Закона РФ от 20.02.95 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - как документы, имеющие юридическую силу.

2. Применяемые термины и понятия

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронное письмо - электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную почтовую информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.

Электронная почта (ЭП) - передача информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Коммуникационная служба включает в себя лицо, ответственное за организацию делопроизводства при использовании электронной почты администрации, и может также включать оператора(ов) рабочего места с электронной почтой администрации.

3. Делопроизводство при использовании ЭП

3.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные вышеназванной Инструкцией по подготовке, оформлению и регистрации документов на бумажном носителе.

3.2. Подразделение - автор (отправитель) документа предоставляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию.

3.3. Коммуникационная служба производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение не более чем 2-х часов с момента его получения от отправителя.

3.4. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется администратором РУТ или коммуникационной службой подразделения администрации в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота п.п.4.5 Инструкции.

3.5. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делается пометка о способе получения (ЭП), электронный адрес отправителя и получателя, даты отправления и получения документа.

3.6. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

3.7. Отправке по ЭП подлежат сообщения, объемом до 100 килобайт с временем актуальности один-два дня. Для снижения расходов районных администраций на междугороднюю телефонную связь, сообщения справочно-информационного характера большого размера (более 100 Кб) с временем актуальности неделя и более должны передаваться в ГУП НТЦИ для последующей рассылки на дисках ZIP, совместно с пополнениями к нормативной базе. Рассылка осуществляется раз в неделю (в среду).

4. Особые случаи при использовании ЭП

4.1. На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП: "срочно" и "с уведомлением о вручении". Постановка указанных грифов на документах, оправляемых по ЭП разрешена только руководителям структурных подразделений администрации области и главам местного самоуправления. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.

4.2. Гриф "срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих первоочередной распечатки и передачи его адресату.

4.3. Г