Постановление Правительства Нижегородской области от 8 октября 2003 г. N 298 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области" (утратило силу)

Постановление Правительства Нижегородской области
от 8 октября 2003 г. N 298
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах
государственной власти Нижегородской области, находящихся в
подчинении Губернатора Нижегородской области"

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 16 ноября 2005 г. N 295 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", а также в целях приведения в соответствие основных положений организации и ведения делопроизводства и документооборота в указанных органах действующему порядку в федеральных органах исполнительной власти, Правительство Нижегородской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области.

2. Руководителям органов государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области, обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

Губернатор

Г.М. Ходырев

Инструкция по делопроизводству
в органах государственной власти Нижегородской области,
находящихся в подчинении Губернатора
Нижегородской области
(утв. постановлением Правительства Нижегородской области
от 8 октября 2003 г. N 298)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (далее именуется - Инструкция), разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области (далее - органы государственной власти).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области.

1.3. Органы государственной власти области организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Нижегородской области и настоящей Инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов государственной власти после согласования с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе государственной власти области, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа государственной власти области осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органа государственной власти области.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах государственной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.

II. Документация органа государственной власти области

2.1. Деятельность органа государственной власти области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа государственной власти области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом государственной власти области, другими органами управления и организациями.

2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов, утвержденных руководителем органа государственной власти области.

2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 и N 12 (для оформления табличных материалов), через 1-2 интервала.

III. Требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и правовых актов

       в Законодательное Собрание области                                             

       области                                                                        

       власти                                                                         

3.1. Подготовка и оформление законопроектов, вносимых Губернатором в Законодательное Собрание области

3.1.1. Разработка проектов законов области (законопроектов) осуществляется органами государственной власти области в соответствии с принимаемыми Законодательным Собранием Нижегородской области программами и планами законопроектной деятельности.

3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство области органами государственной власти области - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих материалов:

текст законопроекта;

текст проекта постановления Законодательного Собрания Нижегородской области (в случае, если готовится проект закона области);

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта, а также перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию;

финансово-экономическое обоснование законопроекта;

заключение по результатам юридической экспертизы законопроекта.

Законопроект, подготавливаемый для внесения Губернатором в Законодательное Собрание Нижегородской области, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и представляется с сопроводительным письмом в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области на бумажном и на магнитном носителе (или по электронной почте) в виде файла формата RTF (приложение 1).

3.1.3. Законопроект, представленный в Правительство, должен быть завизирован лицом, возглавляющим орган власти, подготовивший (вносящий) законопроект, или лицом, его замещающим, и согласован с министерством государственно-правового обеспечения Нижегородской области, а также с другими заинтересованными органами (организациями). Согласование оформляется визой лица, возглавляющего орган (организацию), или уполномоченного им заместителя.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. В случае наличия приложений в законопроекте визы проставляются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения в нижней его части.

3.1.4. Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их органам власти.

3.1.5. Министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области в соответствии с поручением Губернатора или первого заместителя Губернатора - члена Правительства обеспечивает в десятидневный срок с момента поступления законопроекта подготовку проекта заключения и представления его Губернатору или первому заместителю Губернатора - члену Правительства.

3.1.6. В целях подготовки заключения министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области имеет право запрашивать информацию у министерств, иных органов государственной власти, находящихся в подчинении Губернатора области, которые незамедлительно, в сроки, указанные в запросе, но не более 3-х рабочих дней с момента получения запроса, обязаны предоставить запрашиваемую информацию в полном объеме.

Проект заключения или официального отзыва на законопроект прорабатывается и оформляется (приложения 2, 3) министерством государственно-правового обеспечения Нижегородской области.

Заключение или официальный отзыв подписывается Губернатором или его первыми заместителями и направляется в Законодательное Собрание области.

3.1.7. Представление законопроектов при обсуждении их в комиссиях и комитетах Законодательного Собрания области, а также на заседании Законодательного Собрания осуществляет разработчик законопроекта - руководитель органа государственной власти области (лицо, его замещающее), либо лицо, уполномоченное Губернатором на представление законопроекта.

3.1.8. Законопроект, принятый Законодательным Собранием области в первом чтении и поступивший в Правительство в соответствии с решением Законодательного Собрания области, направляется Губернатором в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области для его рассмотрения, подготовки и представления проекта согласованных поправок к законопроекту или иных предложений. Срок представления проекта поправок определяется, исходя из необходимых сроков их направления в Законодательное Собрание области.

Поправки к законопроекту, подписанные Губернатором, направляются в Законодательное Собрание области в срок, определенный решением Законодательного Собрания области, но не позднее 10 дней со дня поступления законопроекта в Правительство. По согласованию с Законодательным Собранием области этот срок может быть продлен.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Нижегородской области

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов Правительства производятся в установленном порядке в соответствии с Регламентом Правительства Нижегородской области.

3.2.2. Проекты актов Правительства Нижегородской области направляются в Правительство с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Письмо подписывается руководителем органа, представившего проект, либо лицом, его замещающим.

3.2.3. Если в тексте проекта акта Правительства упоминаются ранее принятые акты, то делается ссылка на номер и дату ранее принятого акта.

Если готовящийся акт Правительства влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства, эти изменения или дополнения представляются в виде отдельных актов одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить готовящимся проектом акта Правительства, в обязательном порядке прилагаются к данному акту.

3.2.4. Проект акта Правительства по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации или акта Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

3.2.5. Проект акта Правительства Нижегородской области печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 или N 12 (для оформления табличных материалов), через полуторный межстрочный интервал (материалы, представленные в табличной форме, допускается печатать через одинарный межстрочный интервал).

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.2.6. Каждый напечатанный лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,0 до 2,5 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 1,5 см.

3.2.7. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Страницы текста приложений нумеруются отдельно.

3.2.8. Проекты актов Правительства оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4, 5).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Проект акта имеет следующие реквизиты:

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним.

Наименование вида акта - постановление Правительства Нижегородской области или распоряжение Правительства Нижегородской области.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами.

Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения Правительства через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

Дата и номер постановления и распоряжения Правительства области располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа;

Заголовок - печатается на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области центрируется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Правительства области печатается от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом.

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства области завершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородской области. Слова " Губернатор " печатаются от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Нижегородской области печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Нижегородской области печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал).

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1,5 межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение Правительства. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ N__

                                            к постановлению Правительства

                                                  Нижегородской области

                                                  от ___________ N ____

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                             постановлением Правительства

                                                 Нижегородской области

                                                 от ___________ N ____

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте сносок, ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе каждого приложения.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листе согласований.

3.3. Подготовка и оформление актов Губернатора

3.3.1. В соответствии с Уставом Нижегородской области актами Губернатора являются указы и распоряжения, принимаемые Губернатором в пределах своих полномочий.

3.3.2. Акты, имеющие нормативный характер, принимаются, как правило, в форме Указов. Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений.

3.3.3. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора Нижегородской области производится органом или должностным лицом, ответственным за подготовку проекта акта Губернатора области, в следующем порядке:

проработка вопросов, составляющих основу проекта указа (распоряжения);

составление текста проекта акта Губернатора и, при необходимости, пояснительной записки к нему;

согласование проекта акта Губернатора с заинтересованными органами исполнительной власти, организациями;

направление проекта акта на юридическую экспертизу в министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области на предмет соответствия проекта действующему законодательству.

3.3.4. Ответственность за качество проекта акта Губернатора Нижегородской области возлагается на руководителей органов власти, учреждений и организаций, которые вносят этот проект.

3.3.5. Проекты актов Губернатора печатаются на бланках установленной формы.

3.3.6. Проекты указов Губернатора области оформляются аналогично проектам постановлений Правительства области, проекты распоряжений Губернатора области оформляются аналогично проектам распоряжений Правительства области (см. раздел 3.2. Инструкции) (приложения 6, 7).

3.4. Порядок регистрации и рассылки актов Губернатора и Правительства

3.4.1. Указы и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства регистрируются раздельно в пределах календарного года. Порядковый номер акта присваивается в соответствии с очередностью его принятия - отдельно для каждого вида акта. К порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".

3.4.2. Подлинники актов Губернатора и Правительства, справки подразделений-исполнителей, указатели рассылки и остальные материалы формируются и остаются в министерстве государственно-правового обеспечения Нижегородской области.

3.4.3. Министерство государственно-правового обеспечения Нижегородской области обеспечивает изготовление копий актов Губернатора и Правительства Нижегородской области, рассылку их исполнителям, иным заинтересованным органам и должностным лицам. В указанных копиях соответствие их подлиннику удостоверяется печатью отдела документационного обеспечения министерства государственно-правового обеспечения Нижегородской области.

Рассылка актов Губернатора и Правительства Нижегородской области осуществляется в течение 3 рабочих дней, срочных - незамедлительно.

3.4.4. Акты Губернатора и Правительства направляются адресатам (в виде копий) в соответствии со списком рассылки, подписанным исполнителем, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам.

Если акты Губернатора и Правительства направляются организациям, не входящим в утвержденный список рассылки, то исполнитель должен внести в список рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

Дополнительная рассылка актов Губернатора и Правительства осуществляется по заявке подразделения-исполнителя, о чем делается отметка в списке рассылки.

Замена разосланных актов производится по указанию министра государственно-правового обеспечения Нижегородской области.

3.5. Подготовка и оформление правовых актов органов государственной власти

3.5.1. Правовые акты принимаются в единоличном порядке руководителем органа государственной власти (кроме актов, которые в соответствии с действующим законодательством, принимаются исключительно в коллегиальном порядке в пределах их компетенции). Акты, изданные совместно, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу также совместно, по согласованию.

3.5.2. Руководитель органа государственной власти издает акты в виде приказа (за исключением случаев, когда в соответствии с федеральным законодательством в Положении органа исполнительной власти предусмотрено иное наименование издаваемого акта). В случае, если акт принят решением коллегиального органа исполнительной власти, он издается в виде решения.

Подготовленные министерствами и иными органами исполнительной власти Нижегородской области акты иных наименований (положения, указания, правила и другие) утверждаются приказами (за исключением случаев, когда в соответствии с федеральным законодательством в Положении органа исполнительной власти предусмотрено иное наименование издаваемого акта) или решениями (в случае утверждения их коллегиальным органом исполнительной власти).

Издание актов в виде писем и телеграмм не допускается.

3.5.3. Акт может быть издан совместно несколькими органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

3.5.4. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов органов государственной власти устанавливаются постановлением Правительства Нижегородской области с учетом требований, изложенных в постановлении Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", утвержденных приказом Министерства юстиции РФ от 14.07.1999 N 217.

IV. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

4.1. Приказ

4.1.1. Приказами (распоряжениями, решениями - в случае, когда в соответствии с федеральным законодательством в Положении органа исполнительной власти предусмотрено иное, чем приказ, наименование издаваемого акта) оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа государственной власти.

Проекты приказов (распоряжений, решений) (далее - приказов) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа государственной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем органа государственной власти или по его поручению заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы ДОУ.

4.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также в случае необходимости руководителями других заинтересованных подразделений. Возражения по проекту приказа излагаются в прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию. Порядок визирования (согласования) приказов определяется руководителем органа государственной власти.

4.1.3. Ксерокопии приказов заверяют печатью органа государственной власти и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Официальная копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

4.1.4. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом размером N 14 - N 12. Текст приказа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа государственной власти и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно.

Приказ имеет следующие реквизиты:

Наименование органа государственной власти.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центрованно.

Например:

О командировании работников министерства в ...

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 - N 12 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа в нижней части документа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа государственной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения в нижней части документа.

Образец оформления приказа приведен в приложении 8.

4.1.5. При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей органов государственной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов государственной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как акты, утверждаемые органом государственной власти; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении.

4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А-4 шрифтом N 14 - N 12.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) располагается центрованно по отношению к основному тексту.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении 9.

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа государственной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения), полными (содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников) и стенографическими (весь ход заседания записывается дословно).

4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУ подразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях. Копии протокола или выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

4.3.3. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.

4.3.4. Протокол имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - протокол.

Вид заседания, совещания, например:

П Р О Т О К О Л

заседания рабочей группы Совета по информатизации

при Губернаторе Нижегородской области

или

совещания у (наименование должности) Ф.И.О.

При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:

наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов заседания (совещания) Правительства области, совещаний с участием Губернатора или его первых заместителей.

Печатается через 2 одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой.

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Номера протоколов заседаний (совещаний) состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.

Дата и номер печатаются справа через 2 одинарных межстрочных интервала ниже реквизита Место проведения заседания, совещания полужирным шрифтом и подчеркиваются.

Например:

г. Нижний Новгород

от 10 апреля 2002 года N 12

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части после слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ указываются должность, фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрованно прописными буквами, под ним через 1 одинарный межстрочный интервал прописными буквами - должность председательствовавшего, затем через 1 одинарный межстрочный интервал - также центрованно - инициалы и фамилия прописными буквами.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 одинарный межстрочный интервал после фамилии и инициалов председательствовавшего, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 одинарными межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от левого поля шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициал и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним.

Протокол регистрируется в службе ДОУ, где ему присваивается номер, который состоит из инициалов фамилии, имени и отчества председательствующего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию и порядкового номера протокола, который присваивается службой ДОУ в пределах календарного года.

На протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем, ответственным за подготовку совещания.

Образцы оформления протоколов и выписки из протокола приводятся в приложении 10.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Письма оформляются на бланках установленной формы.

4.4.2. Письмо имеет следующие реквизиты:

Дата - оформляется словесно-цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.

Исходящий номер в письмах за подписью руководителей органов государственной власти должен начинаться с индекса органа государственной власти, присвоенного органу распоряжением Губернатора области от 21.01.2002 N 47-р "Об утверждении классификатора органов государственной власти, подчиненных Губернатору Нижегородской области" и включать в себя порядковый номер по единой нумерации с начала года, установленной в органе государственной власти.

например: 21-924+.. (где 21 - индекс органа государственной власти, а 924 - порядковый номер по единой нумерации, установленной в органе государственной власти).

Письма, подписанные руководителем структурного подразделения, входящего в состав органа государственной власти, печатаются на простом бланке, форма которого утверждается приказом руководителя органа государственной власти. Исходящий номер таких писем проставляется в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в органе государственной власти.

Адресат - адресат печатается в границах, предусмотренных утвержденным бланком писем органов государственной власти. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 одинарным межстрочным интервалом.

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входит наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - фамилия и инициалы лица.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту через отделения почтовой связи, в том числе и частному лицу.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

                                              Российская академия

                                             государственной службы

                                      при Президенте Российской Федерации

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                                             Законодательное Собрание

                                               Нижегородской области

                                           Комитет по социальным вопросам

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

                                                      Председателю

                                               Законодательного Собрания

                                                  Нижегородской области

                                                       И.О.Фамилия

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:

                                       Ректору Московской государственной

                                                медицинской академии

                                                имени И.П.Сеченова

                                              профессору И.О.Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                           Главам местного самоуправления

                                               Нижегородской области

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через одинарный межстрочный интервал, например:

                                                    Фамилия И.О.

                                             пр.Космонавтов, д.8, кв.15,

                                          г.Санкт-Петербург, А-49, 197049

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через одинарный межстрочный интервал.

Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

При наличии в тексте письма ссылки на другие документы указывается их точное наименование и дата издания в следующей последовательности: наименование документа, издатель, дата, номер, заголовок.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3 лица единственного числа (Правительство вносит, министерство представляет и т.д.).

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый _______________________!

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Слово "Приложение" отделяется от текста 2 одинарными межстрочными интервалами.

Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст реквизита "Приложение" печатается через одинарный межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа:

Приложения: 1. Проект областного закона о ... на 7 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту областного закона о ... на 3 л. в 1 экз.

3. Заключение Правительства Нижегородской области по законопроекту о ... на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Нумерация страниц приложений осуществляется отдельно от нумерации страниц письма, начиная со второй страницы каждого приложения.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами.

Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:

Министр

И.О. Фамилия

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

Министр финансов

Нижегородской области

И.О. Фамилия

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным интервалом 1,5, например:

Председатель комитета по                   Председатель комитета по

охране природы и управлению                физкультуре, спорту и туризму

природопользованием

подпись         И.О.Фамилия                подпись       И.О.Фамилия

Письма на гербовых бланках органа государственной власти подписываются руководителем органа государственной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а также заместителями руководителя органа государственной власти по вопросам, входящим в их компетенцию.

Письма на бланках структурных подразделений органа государственной власти могут быть подписаны руководителем структурного подразделения органа государственной власти или лицом, исполняющим его обязанности.

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом меньшим, чем основной текст.

Примечание. При печати проектов писем за подписью Губернатора размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Образцы служебных писем приведены в приложениях 11 и 12.

4.5. Служебные телеграммы

4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.

4.5.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (Куда) (Кому)

Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул.Короленко, 8

или

Санкт-Петербург 15 "Восход"

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой

Заволжье Нижегородской

Клин Московской

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом:

Администрации Агинского Бурятского автономного округа

или

Администрации Вологодской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

"Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия"

или А.И.Иванову

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций городов и районов области

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый ___________________!

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита "подпись" и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа государственной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

V. Правила оформления документов

5.1. Бланки документов

5.1.1. Документы органа государственной власти должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органов государственной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и с распоряжением Губернатора Нижегородской области от 06.02.2002 N 134-р "Об утверждении образцов бланков с изображением Герба Нижегородской области"

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

5.1.2. В органах государственной власти применяются следующие бланки:

гербовые бланки с изображением Герба Нижегородской области с указанием наименования органа государственной власти;

бланки с изображением Герба Нижегородской области с указанием должности руководителя органа государственной власти (могут использоваться как бланки резолюции руководителя при изготовлении на бумаге формата А-6);

бланки с изображением Герба Нижегородской области с наименованием вида правового акта органа государственной власти области;

бланки без изображения Герба Нижегородской области с наименованиями структурных подразделений органа государственной власти, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков без изображения Герба Нижегородской области, применяемых в органе государственной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.

5.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков с изображением Герба Нижегородской области осуществляется на основании распоряжения Губернатора Нижегородской области; без изображения Герба Нижегородской области - после утверждения руководителем органа государственной власти соответствующих образцов бланков.

5.1.5. Бланки с воспроизведением Герба Нижегородской области должны быть изготовлены полиграфическими организациями, имеющими лицензии на право изготовления гербовых бланков.

5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа государственной власти обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

5.2.1. Возможна пометка ограничения доступа к документу.

Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка секретности печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже пометки секретности через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

5.2.2. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "о выделении...", "об изменении..." и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту резолюций руководителей по рассмотренным документам, а также к текстам телеграмм, телефонограмм, извещений, заголовок не составляется.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

5.2.3. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                                  Министерство  культуры

                                                   Российской Федерации

                                                     Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                               Министерство образования

                                                 Российской Федерации

                                                  Управление делами

                                                Ведущему  специалисту

                                                      А.И.Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                                  Генеральному директору

                                                  объединения "Агропром"

                                                         В.Д.Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                                      Калинину И.П.

                                                  ул.Садовая, д.5, кв.12

                                                 Киреевский р-н, г.Липки

                                                  Тульская обл., 301264

5.2.4. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются руководителем подразделения, где готовится проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органа государственной власти, ими должны быть завизированы.

Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за текст, каждый в пределах своей компетенции.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется:

в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа;

на законопроектах - в нижней части лицевой стороны последнего листа;

на втором экземпляре документа, остающегося в органе государственной власти, - на лицевой стороне последнего листа ниже подписи.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

     Начальник юридического отдела

     Личная подпись      А.С.Иванов

     28.10.2000

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения

Нижегородской области

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.09.2002

СОГЛАСОВАНО

Письмо комитета по делам архивов

от 30.09.2002 N ....

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

5.2.5. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению (программы, штатные расписания, изменения в штатные расписания, штатная численность, планы, должностные инструкции, отчеты, акты, графики и т.д.), гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                       приказом Росархива

                                                     от 16.10.2000 N 1505

или:

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                 Руководитель Федеральной

                                                   архивной службы России

                                          ________________  _____________

                                          (личная подпись)  (И.О.Фамилия)

                                                      16.10.2000

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

5.2.6. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

5.2.7. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы законодательной (представительной), исполнительной и судебной власти Нижегородской области, а также в адрес Губернатора Нижегородской области, его первых заместителей и в адрес должностных лиц органов местного самоуправления, подписываются руководителем органа государственной власти или, по его поручению, заместителями в пределах утвержденного распределения обязанностей между ними.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должность лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, член комиссии).

В подписанные документы запрещается вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

5.2.8. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, график, инструкция, положение, отчет, список и т.п.) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).

На документах, оформленных на бланках, дата располагается в зависимости от расположения этого реквизита (угловой или продольный).

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

5.2.9. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста.

При направлении документов в адрес Губернатора или Законодательного Собрания отметка об исполнителе делается на оборотной стороне последнего листа документа.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

98-88-14

или

Максимова

98-88-14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

5.2.10. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

                                                     Приложение N 2

                                                к приказу министерства

                                            здравоохранения Нижегородской

                                                        области

                                                   от ..... N ......

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если приложения направляются не во все, указанные в списке рассылки адреса, то приложения оформляются следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

5.2.11. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

VI. Организация документооборота и исполнения документов

        каналам электронной почты, и документов, поступающих с              

        использованием средств факсимильной связи                           

        пользования"                                                        

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в органах государственной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах государственной власти, регламентируются инструкцией по делопроизводству в органе государственной власти, положениями о структурных подразделениях органа государственной власти и должностными инструкциями их работникам.

6.1.3. При применении в органах государственной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в органы государственной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в органы государственной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в органы государственной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части первого листа основного документа, в котором указываются дата регистрации документа и его входящий номер.

6.3.2. Предварительное рассмотрение документов проводится службой ДОУ с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Документы, адресованные в орган государственной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству для принятия решения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа государственной власти или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где фиксируется содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые органом государственной власти, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа государственной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725.

Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки и зарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров.

Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату.

Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи.

Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе.

Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительные документы органов государственной власти.

Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки документов. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службу ДОУ.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству органа государственной власти, с учетом функционирующих в органе государственной власти технических и программных средств.

6.4.3. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором или первыми заместителями Губернатора. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов государственной власти Нижегородской области.

Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом:

в верхнем правом углу указывается категория телеграммы. Например: "правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма" печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя;

текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами;

на свободном от текста месте проставляется печать органа государственной власти, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес органа государственной власти, дата (день отправления) и регистрационный номер;

копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона;

телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись воспроизводится на пишущей машинке и дополнена заверительной записью и печатью организации.

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

6.4.5. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Она подписывается руководителем органа государственной власти, и после регистрации в службе ДОУ вручается исполнителям для передачи адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ.

6.4.6. Телефонограммы, адресованные руководителю органа государственной власти, принимаются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются в службе ДОУ и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

6.4.7. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.5.1. Все документы, рассмотренные руководителем органа государственной власти и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ.

6.5.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ.

6.5.3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ.

6.5.4. В подразделениях органа государственной власти учет поступления документов ведется в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы и в автоматизированном режиме.

6.5.5. Руководитель органа государственной власти дает указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке должностного лица.

Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в регистрационные журналы и в автоматизированную систему. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя органа государственной власти.

6.5.6. В резолюции, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) исполнения документа.

В тексте резолюции могут быть указания "срочно", которые предусматривают соответственно 3-дневный (в рабочих днях) срок исполнения, считая от даты подписания.

Если для исполнения документа устанавливается срок более одного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания резолюции. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.5.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителя органа государственной власти области.

6.5.8. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа государственной власти области ведется службой ДОУ в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журнале регистрации исходящих документов, а также в автоматизированном режиме.

6.5.9. Служба ДОУ регулярно, один раз в месяц, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органа государственной власти области о состоянии работы с документами.

6.5.10. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней, индивидуальной Инструкцией по делопроизводству органа государственной власти области.

6.5.11. При составлении и оформлении документов сотрудники органа государственной власти области руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней, а также индивидуальной Инструкцией органа государственной власти области.

Подробно порядок прохождения внутренних документов должен быть определен в индивидуальных Инструкциях по делопроизводству органа государственной власти области.

6.6. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи

6.6.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри органов исполнительной власти области и организациям (организациями), имеющим соответствующие программные средства.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

6.6.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания, размещения Правительства области, и устанавливаются в службах делопроизводства подразделений или приемных руководителей.

6.6.5. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

6.6.6. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темносинем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

6.6.7. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

6.6.8. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.

6.6.9. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 13) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

6.6.10. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

6.6.11. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

6.7. Печатание, размножение и учет количества документов

6.7.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, подготовивших соответствующий проект документа.

6.7.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные. Материалы размножаются с первого экземпляра подлинника.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения и подписанный руководителем службы ДОУ.

6.7.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится службой ДОУ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

6.7.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов может проводиться по органу государственной власти в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. Руководители структурных подразделений органа государственной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством федерального органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.9.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания области, а также на обращения комитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляются в соответствии с законодательством области.

Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством области и правовыми актами органов местного самоуправления.

6.9.2 Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа государственной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

6.9.3. В структурных подразделениях органа государственной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях - проекты поручений соответствующим организациям.

6.9.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.10. Работа с обращениями граждан

6.10.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и их централизованного учета осуществляется отделом по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора области.

Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора области и его первых заместителей, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.

6.10.2. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами отдела в соответствующие органы исполнительной власти области, в ведении которых находятся поставленные вопросы.

6.10.3. Поступившие в органы исполнительной власти области письменные обращения граждан регистрируются службами делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами, и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

6.10.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.11. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования"

6.11.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

6.11.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

6.11.3. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами делопроизводства, при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

6.11.4. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти области осуществляется под расписку.

6.11.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".

VII. Поисковая система по документам

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы руководителя органа государственной власти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов службой ДОУ.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

7.1.6. Документы регистрируются в журналах, а также могут регистрироваться с помощью автоматизированных (компьютерных) систем.

7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индекса органа государственной власти по классификатору органов государственной власти, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа государственной власти, может дополняться индексом структурного подразделения органа государственной власти, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или знаком дефиса.

7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.2. Организация поисковой системы по документам

7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах государственной власти создаются поисковые системы по документам.

7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая может включать в себя:

- картотеки;

- классификационные справочники;

- автоматизированные поисковые системы.

7.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие картотеки:

справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

7.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности органа государственной власти;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

7.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

7.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа государственной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органа государственной власти, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.

7.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган государственной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

7.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения

8.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и анализ хода исполнения, регулирование сроков исполнения документов, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей о ходе исполнения и результатах исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие задания и сроки исполнения заданий. Перечень таких документов утверждается руководителем органа государственной власти.

8.1.3. Подразделения органа государственной власти, либо лица, назначенные ответственными за контроль исполнения документов в органе государственной власти (далее служба контроля), контролируют исполнение документов и поручений по вопросам, относящимся к их сфере ведения.

При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

8.1.4. Контроль исполнения документов по существу вопроса, учет контролируемых документов, а также анализ хода исполнения их исполнения осуществляют руководители структурных подразделений органа государственной власти, ответственных за исполнение документа.

8.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (видам актов).

8.1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и сторонних организаций - с даты их поступления в организацию; внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по обращениям граждан, поступившим в орган государственной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации в органе государственной власти, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (РКФ).

8.1.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя органа государственной власти, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Губернатор представляет Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения поручения Губернатора, Правительства области ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения первоначального срока исполнения представляет на имя Губернатора или первого заместителя Губернатора - члена Правительства мотивированную просьбу об изменении срока исполнения поручения.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган государственной власти (организация) - автор документа.

8.1.8. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями органа государственной власти ответственным является исполнитель, указанный в списке первым; документ в таком случае направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

8.1.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать по акту другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

8.1.10. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию последняя обязана информировать службу контроля органа государственной власти, направившего документ, о ходе и результатах исполнения документа.

8.1.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

документы с дальними сроками исполнения (задания последующих лет) - два раза в год;

документы со сроками исполнения в текущем году - один раз в месяц (квартал);

документы со сроками исполнения в текущем месяце - в соответствии с конкретной датой исполнения (предварительный контроль осуществляется не менее чем за 20 дней до даты исполнения документа, включая дополнительное напоминание за 3 дня до истечения срока исполнения документа).

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

8.1.12. Подразделение органа государственной власти или уполномоченное лицо, осуществляющие контроль за исполнением документов в соответствии с п. 8.1.4 настоящей Инструкции, взаимодействуют со всеми заинтересованными лицами и организациями. При необходимости подготавливают план контроля за исполнением документа, в котором указываются подразделения - исполнители документа, а также подразделения, осуществляющие контроль за исполнением конкретных поручений.

8.1.13. Ответственный исполнитель несет ответственность за организацию исполнения, качество и соблюдение сроков исполнения документа, имеет право в целях организации исполнения документа требовать и получать от заинтересованных лиц и организаций необходимую информацию, осуществлять действия, не противоречащие действующему законодательству.

8.1.14. Соисполнители документов обязаны представлять ответственному исполнителю необходимую информацию, связанную с исполнением документа, и осуществлять по его требованию все необходимые для исполнения документа действия в рамках действующего законодательства.

8.1.15. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа, принявшего документ, или его заместители в соответствии с распределением обязанностей, или, в соответствии с возложенными полномочиями и по согласованию с руководителем, служба контроля соответствующего органа.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8.1.16. Документ, поставленный на контроль, считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, представления справки о результатах исполнения, заверенной ответственным исполнителем, лицу, осуществлявшему контроль, и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

8.1.17. Служба контроля на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в органе государственной власти и подведомственной сети.

IX. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов государственной власти Нижегородской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах государственной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе государственной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа государственной власти, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В органах государственной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) и сводная номенклатура дел органа государственной власти (приложение 15).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа государственной власти.

9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа государственной власти и лиц, ответственных за хранение документов в органе государственной власти.

9.1.6. Сводная номенклатура дел органа государственной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) архива органа государственной власти, в который документы передаются на временное хранение, согласовывается с экспертно-проверочной и методической комиссией управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области (далее именуется - ЭПМК) и утверждается руководителем органа государственной власти.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа государственной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа государственной власти. Четвертый - в управлении по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры органа государственной власти.

9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа государственной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа государственной власти.

9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа государственной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера по кодификатору областных органов государственной власти, номера, установленного в органе государственной власти цифрового обозначения структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 08-12-05, где 08 - номер по кодификатору областных органов государственной власти, 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа государственной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г.Самара) об использовании архивных документов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2001 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

9.1.14. Если в течение года в органе государственной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются в органе государственной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с правовыми актами Нижегородской области.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.7. Дела органа государственной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа государственной власти.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование государственного архива; наименование органа государственной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа государственной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа государственной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа государственной власти, согласованной с ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа государственной власти, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе государственной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа государственной власти дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа государственной власти.

9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа государственной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа государственной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы органа государственной власти после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архив Нижегородской области.

Управленческая документация - в государственное учреждение Центральный архив Нижегородской области.

Научно-техническая документация - в государственное учреждение Государственный архив специальной документации Нижегородской области.

Аудиовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - в государственное учреждение Архив аудиовизуальной документации Нижегородской области.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Нижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц, ответственных за ведение делопроизводства, и лиц, ответственных за проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел в органах государственной власти.

10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения проводится на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в органе государственной власти на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа государственной власти.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе государственной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуются - ЭК) в структурных подразделениях.

10.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа государственной власти и руководителем структурного подразделения для ЭК. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с управлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области.

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа государственной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа государственной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. В органе государственной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа государственной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа государственной власти.

Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел органа государственной власти, которую готовит архив органа государственной власти (в случае отсутствия архива в органе государственной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органа государственной власти) и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующие государственные архивы Нижегородской области.

10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 19) и представляются в архив органа государственной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении органа государственной власти ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

10.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа государственной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК (ЭК) органа государственной власти одновременно. Согласованные ЭПК (ЭК) органа государственной власти акты утверждаются руководителем органа государственной власти только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа государственной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.2. Подготовка и передача документов в архив

10.2.1. В архив органа государственной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа государственной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа государственной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.4. Передача дел в архив органа государственной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа государственной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

10.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом органа государственной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа государственной власти и лица, передавшего дела.

10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа государственной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа государственной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

10.2.8. В случае ликвидации или реорганизации органа государственной власти служба ДОУ органа государственной власти в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Нижегородской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XI. Изготовление, использование, хранение и уничтожение
простых печатей и штампов

11.1. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов государственной власти, производится органом государственной власти самостоятельно.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора или его первых заместителей определяется Губернатором. Губернатором и его первыми заместителями назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

11.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ органа исполнительной власти и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

11.3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность служба ДОУ.

11.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту.

11.5. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя органа государственной власти на руководителей подразделений.

11.6. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение 21).

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Приложение 1

Оформление проектов областных законов

1. Проект закона (далее именуется - законопроект), вносится в Законодательное Собрание области Губернатором в порядке законодательной инициативы.

Законопроект печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "ПРОЕКТ" шрифтом N 14, выравнивается по правой границе текстового поля.

Через 1 одинарный межстрочный интервал от слова "ПРОЕКТ" проставляется пометка "Вносится Губернатором Нижегородской области". Пометка печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по правой границе текстового поля.

2. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование субъекта Федерации - НИЖЕГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ - печатается прописными буквами шрифтом N 14 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 1 одинарным межстрочным интервалом (шрифт N 14) и печатается прописными буквами вразбивку размером шрифта N 18 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами (шрифт N 14) и печатается через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос, о чем издан закон. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Через 1 одинарный межстрочный интервал после заголовка печатается наименование органа, принявшего законопроект, и реквизит даты принятия.

Текст отделяется от наименования органа, принявшего законопроект, 2 одинарными межстрочными интервалами (шрифт N 14) и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, отделяются от предыдущего заголовка или текста 1 одинарным межстрочным интервалом, выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов проставляются римскими цифрами, номера глав - арабскими.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "Статья" печатается с красной строки с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, а текст статьи печатается в строку.

Например:

Статья 6. Правовое проведение подготовки и проведения выборов осуществляется ....

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора. Слово "Губернатор" выравнивается по левой границе текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора - по правой границе текстового поля и печатаются на одной строке.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта. Все приложения к законопроекту также визируются.

Образец оформления законопроекта прилагается.

3. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланке) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 одинарными межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок печатается через 2 одинарных межстрочных интервала от предыдущего реквизита, строчными буквами через одинарный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

К проекту закона Нижегородской области "О внесении изменений в статью 4 Закона Нижегородской области "О едином налоге на вмененный доход"

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается полуторным межстрочным интервалом.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия.

Реквизита подпись пояснительная записка не содержит.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки. Визы включают личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, при необходимости его должность.

Образец проекта закона

ПРОЕКТ

Вносится Губернатором

Нижегородской области

НИЖЕГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ

З А К О Н

О выборах __________________________

Принят Законодательным Собранием

"__"___________200_ г.

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ГЛАВА I. ОТНОШЕНИЯ, ОПРЕДЕЛЯЕМЫЕ НАСТОЯЩИМ ЗАКОНОМ

Статья 1. Предмет регулирования и область действия...

Настоящий Закон устанавливает порядок назначения, подготовки и проведения выборов

Губернатор

И.О.Фамилия

Приложение 2

Герб

Нижегородской

области

ГУБЕРНАТОР НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Кремль, корп.1, г. Нижний Новгород, 603082

______________N___________                       Законодательное Собрание

на N_________от___________                          Нижегородской области

З А К Л Ю Ч Е Н И Е
По проекту закона (наименование),
вносимому в Законодательное Собрание

В соответствии со статьей 35 Закона Нижегородской области "О Правительстве Нижегородской области" в Правительстве Нижегородской области рассмотрен проект областного закона с учетом представленного финансово-экономического обоснования.

(Далее дается оценка финансово-экономических положений законопроекта и их обоснований, излагается мнение о возможности финансирования предполагаемых расходов, связанных с реализацией данного законопроекта, и определяется позиция Правительства Нижегородской области относительно целесообразности принятия законопроекта.

Губернатор

И.О.Фамилия

Приложение 3

Герб

Нижегородской области

ГУБЕРНАТОР НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Кремль, корп.1, г. Нижний Новгород, 603082

______________N___________                       Законодательное Собрание

на N_________от___________                          Нижегородской области

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТЗЫВ
на проект закона (наименование)

(Дается общая оценка и излагаются конкретные замечания и предложения к законопроекту, степень учета положений заключения Правительства, официальных отзывов и поправок Правительства, а также мнение Правительства Нижегородской области относительно целесообразности принятия либо отклонения законопроекта).

Губернатор

И.О.Фамилия

Приложение 4

Герб

Нижегородской

области

ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

       __________________                      N__________________

Приложение 5

Герб

Нижегородской

области

ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

       __________________                   N__________________

Приложение 6

Герб

Нижегородской

области

У К А З

ГУБЕРНАТОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

        __________________                    N__________________

Приложение 7

Герб

Нижегородской

области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

          __________________                    N__________________

Приложение 8

Герб

Нижегородской

области

Министерство государственно-правового обеспечения
Нижегородской области

П Р И К А З

         __________________                    N__________________

О порядке использования средств
компьютерной техники в министерстве

В целях упорядочения использования средств компьютерной техники в структурных подразделениях министерства п р и к а з ы в а ю :

     1. Утвердить прилагаемое Положение___________________

     2.    Руководителям    структурных    подразделений     министерства

обеспечить______________________

     3. Контроль за исполнением____________________

Министр

И.О.Фамилия

Приложение 9

Образец

Положения

                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                             приказом Министерства

                                     государственно-правового обеспечения

                                             Нижегородской области

                                       от "__"__________200_ г. N_______

ПОЛОЖЕНИЕ
О_______________________________________ ____________________________

     1. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (Далее текст не приводится)

                        --------------------------

Приложение 10

Образец

полного протокола

П Р О Т О К О Л

ЗАСЕДАНИЯ

_________________________________________________________________________

                        (полное наименование органа)

-------------------------------------------------------------------------

место проведения

____________N______

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

ДОЛЖНОСТЬ

И.О.ФАМИЛИЯ

Присутствовали:

Наименование должности                    Инициалы и фамилии в алфавитном

                                          порядке

Приглашенные:

Наименование должности                    Инициалы и фамилии в алфавитном

                                          порядке

_________________________________________________________________________

1. Наименование вопроса _________________________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия)

I. СЛУШАЛИ:

Должность и ФИО докладчика

Краткое изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Должность и ФИО выступавшего

Краткое изложение содержания выступления

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить проект ___________________________

1.2. Министерству агропромышленного комплекса (А.А.Сорокину) совместно с министерством экономики (С.С.Ивановым), другими заинтересованными органами исполнительной власти и организациями доработать ____________________________

                       (Далее текст не приводится)

 Первый заместитель Губернатора -

член Правительства Нижегородской

             области                                      И.О. Фамилия

Образец

краткого протокола

П Р О Т О К О Л

ЗАСЕДАНИЯ

_________________________________________________________________________

                        (полное наименование органа)

_________________________________________________________________________

место проведения

____________N______

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

ДОЛЖНОСТЬ

И.О.ФАМИЛИЯ

Присутствовали:

Наименование должности                    Инициалы и фамилии в алфавитном

                                          порядке

Приглашенные:

Наименование должности                    Инициалы и фамилии в алфавитном

                                          порядке

_________________________________________________________________________

I. Наименование вопроса

_________________________________________________________________________

                (Фамилия,  Фамилия,  Фамилия)

1.1. Одобрить проект ___________________________

1.2. Министерству агропромышленного комплекса (А.А.Сорокину) совместно с министерством экономики (С.С.Ивановым), другими заинтересованными органами исполнительной власти и организациями доработать _______________ _________________________________________________________________________

II. Наименование вопроса

_________________________________________________________________________

                (Фамилия,  Фамилия,  Фамилия)

2.1. Утвердить проект ___________________________

2.2. Министерству государственно-правового обеспечения (В.И. Хворостухину) провести экспертизу _________________________________

                       (Далее текст не приводится)

 Первый заместитель Губернатора -

член Правительства Нижегородской

             области                                      И.О. Фамилия

Образец

выписки из протокола

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

ЗАСЕДАНИЯ

___________________________________________________________ (полное наименование органа)

_________________________________________________________________________

место проведения

____________N______

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

ДОЛЖНОСТЬ

И.О.ФАМИЛИЯ

Присутствовали:

Наименование должности                    Инициалы и фамилии в алфавитном

                                          порядке

Приглашенные:

Наименование должности                    Инициалы и фамилии в алфавитном

                                          порядке

_________________________________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

I. Наименование вопроса

II. Наименование вопроса

III. Наименование вопроса

_________________________________________________________________________

                     (Фамилия,  Фамилия,  Фамилия)

Решили:

3.1. Одобрить проект ___________________________

3.2. Министерству агропромышленного комплекса (А.А.Сорокину) совместно с министерством экономики (С.С.Ивановым), другими заинтересованными органами исполнительной власти и организациями доработать ____________________________

 Первый заместитель Губернатора -

член Правительства Нижегородской

             области                                      И.О. Фамилия

"Выписка верна"

Секретарь                                                  И.О. Фамилия

Примечание:

Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.

Выписка может заверяться службой ДОУ органа, осуществляющего рассылку.

Приложение 11

Герб Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Кремль, корп.1, г. Нижний Новгород, 603082

______________N___________

на N_________от___________

Приложение 12

Герб Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Кремль, корп.1, г. Нижний Новгород,

603082

______________N___________

на N_________от___________

Приложение 13

Журнал
учета принятых и отправленных факсограмм

N п/п

Дата и время поступления (отправки) факсограммы

Корреспондент отправки (получения)

Количество листов факсограммы

Краткое содержание факсограммы

Ф.И.О. принявшего (отправившего) факсограмму

Фамилия исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму

Отметка о подшивке факсограммы в дело

Приложение 14

Наименование органа государственной власти

Наименование подразделения

Номенклатура дел

00.00.0000 N__________

на ________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения	Примечания
1	2	3	4	5

Название раздела

Начальник Управления...

И.О. Фамилия

      дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник службы ДОУ

И.О. Фамилия

      дата

Приложение 15

Герб Нижегородской области

Наименование органа государственной власти

СОГЛАСОВАНО

                                                        Руководитель

                                                  органа  государственной

                                                          власти

                                                 Подпись    И.О. Фамилия

                                                 Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N_______

на ________ год

____________________________________________________________________ _____ ___________________ Наименование раздела

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения	Примечания
1	2	3	4	5

Начальник службы ДОУ

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК                                  Протокол ЭПМК

органа государственной власти                 управления по делам архивов

от ______________ N ___                       Администрации Губернатора

                                              Нижегородской области

                                              от ______________ N ___

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел,
заведенных в ________ году в органе государственной власти

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности

руководителя службы ДОУ                Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности,

передавшего сведения                   Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Приложение 16

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения

                                            код органа

                                            государственной власти _____

 ____________________________               Ф. N _______________________

 ____________________________               Оп. N ______________________

 ____________________________               Д. N _______________________

Государственное учреждение Центральный архив Нижегородской

области______________________________________________

                 (наименование архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

       (наименование органа государственной власти и структурного

                             подразделения)

                        ДЕЛО N________ ТОМ N______

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                  (дата)

                                                     На ______ листах

                                                     Хранить_________

Ф. N ________________

Оп.N ________________

Д. N ________________

Приложение 17

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N ______

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)

                                      (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _____________ пропущенные  номера ____________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	NN листов
1	2

_________________________________________________________________________

             (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение 18

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________________

N пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего

внутреннюю опись документов             Подпись       Расшифровка подписи

дела

Дата

Приложение 19

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения

_________________________________________________________________________

               (наименование органа государственной власти)

_________________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Наименование должности руководителя

                                       структурного подразделения

                                       Подпись         Расшифровка подписи

                                       Дата

ОПИСЬ N

____________________________________________________________________

N пп	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечания
1	2	3	4	5	6 1)	7
Название раздела

В данную опись внесено _______________________ дел с N __________________

                         (цифрами и прописью)

по N _______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

Протокол ЭПК

руководителя службы ДОУ

Подпись     Расшифровка                             от________ N ________

            подписи

Дата

________________

1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Передал _____________________________________________________________ дел

                            (цифрами и прописью)

и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам 2)

 (цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника структурного                  Подпись      Расшифровка подписи

подразделения

Дата

Принял ___________________________ дел и ________________________________

           (цифрами и прописью)               (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности

работника архива                         Подпись      Расшифровка подписи

Дата

________________

2) Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение 20

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Наименование органа государственной власти

                                                       УТВЕРЖДАЮ

         АКТ                                  Наименование должности

                                                  руководителя органа

                                                государственной власти

_________ N ________                               Подпись    Расшифровка

                                                                подписи

______________________

 (место составления)                               Дата

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

На основании_____________________________________________________________

             (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                     (название фонда)

N пп	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________ дел за ________________________ годы

           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы  утверждены, а  по личному

составу согласованы с ЭПМК _______________________________________________

                            (протокол от _______________ N ______________)

Наименование должности

лица, проводившего

экспертизу ценности                    Подпись        Расшифровка подписи

документов

Дата

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                       (цифрами и прописью)

весом __________________________ кг сданы в _____________________________

                                             (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________

N _____________________

Наименование должности

работника органа

государственной власти,

сдавшего документы                     Подпись        Расшифровка подписи

Изменения в учетные

документы внесены

Наименование должности

работника архива

(службы ДОУ), внесшего

изменения в учетные

документы                              Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение 21

Примерный перечень документов,
на которые ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций.

Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.).

Положения об организациях.

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на поручение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.