Приложение 1. Порядок ведения реестра, книг учета выдачи и замены свидетельств о выделении субсидии на приобретение жилья и книги учета документов

Приложение 1

к постановлению главы администрации города

от 16 марта 2006 г. N 630

Порядок
ведения реестра, книг учета выдачи и замены свидетельств
о выделении субсидии на приобретение жилья и книги учета документов

С изменениями и дополнениями от:

1 июля 2008 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила ведения реестра, книг учета выдачи и замены свидетельств о выделении субсидии на приобретение жилья и книги учета документов.

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации города Нижнего Новгорода от 1 июля 2008 г. N 3020 в пункт 1.2 приложения 1 к настоящему постановлению внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Департамент строительства и инвестиций администрации города Нижнего Новгорода (далее - департамент) в целях организации работы для реализации положений постановления городской Думы города Нижнего Новгорода от 21.09.2005 N 53 "Об утверждении Положения о порядке и условиях выдачи работникам городской бюджетной сферы субсидии на приобретение жилья за счет средств городского бюджета" ведет следующие формы учета документов:

книги учета выдачи и замены свидетельств о выделении субсидии на приобретение жилья (приложение 1 к настоящему Порядку);

книги учета документов (приложение 2 к настоящему Порядку);

реестр (приложение 3 к настоящему Порядку).

2. Ведение книг учета выдачи и замены свидетельств о выделении
субсидии на приобретение жилья

2.1. Все выданные свидетельства о выделении субсидии на приобретение жилья регистрируются в книге учета выдачи и замены свидетельств о выделении субсидии на приобретение жилья (далее - книга)

2.2. Книга ведется департаментом на бумажных и электронных носителях по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

2.3. В книге указываются следующие сведения:

2.3.1. Порядковый номер записи.

2.3.2. Номер свидетельства о выделении субсидии на приобретение жилья.

2.3.3. Фамилии, имена, отчества граждан, которым и на которых выдается субсидия на приобретение жилья из бюджета города Нижнего Новгорода согласно постановлению городской Думы города Нижнего Новгорода от 21.09.2005 N 53 (далее - участников программы).

2.3.4. Серия, номер и дата выдачи паспорта (Свидетельства о рождении).

2.3.5. Адрес местожительства участника программы.

2.3.6. Дата выдачи свидетельства о выделении субсидии на приобретение жилья.

2.3.7. Подпись участника программы о получении свидетельства на выделении субсидии для приобретение жилья.

2.4. На титульном листе книги указываются следующие данные:

порядковый номер книги, год, в котором осуществляется ведение книги учета;

наименование книги "Книга учета выдачи и замены свидетельств о выделении субсидии на приобретение жилья";

даты начала и окончания работы с книгой.

2.5. Книга содержит (в виде записей) сведения о гражданах - участниках программы, получивших свидетельства о выделении субсидии на приобретение жилья.

2.6. По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.

2.7. В начале года заводится новая книга. С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг, начинается с единицы.

2.8. Книги, ведение которых осуществляется на бумажных носителях, до внесения в них записей прошиваются, на оборотной стороне последнего листа книги проставляются печать и подпись руководителя департамента, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода, а также указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги.

2.9. При закрытии книги учета документов на оборотной стороне последнего листа книги дополнительно указываются последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Данные записи также удостоверяются подписью руководителя департамента, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода.

3. Формирование и ведение книги учета документов

3.1. Книга учета документов (далее - книга учета) ведется департаментом на бумажных и электронных носителях по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.

3.2. В книге учета регистрируются в порядке поступления следующие документы, представленные для перерасчета и (или) для погашения денежных средств, полученных по субсидии на приобретение жилья:

нотариально заверенные копии свидетельств о рождении ребенка;

справки из образовательного учреждения;

справки о составе семьи;

ежегодные справки с места работы;

иные документы, которые могут быть затребованы структурными подразделениями администрации города Нижнего Новгорода для исполнения положений постановления городской Думы города Нижнего Новгорода от 21.09.2005 N 53 "Об утверждении Положения о порядке и условиях выдачи работникам городской бюджетной сферы субсидии на приобретение жилья за счет средств городского бюджета".

3.3. В книге учета указываются следующие сведения:

3.3.1. Порядковый номер записи.

3.3.2. Номер свидетельства о выделении субсидии на приобретение жилья.

3.3.3. Фамилии, имена, отчества граждан, которым и на которых выдается субсидия на приобретение жилья из бюджета города Нижнего Новгорода согласно постановлению городской Думы города Нижнего Новгорода от 21.09.2005 N 53.

3.3.4. Серия, номер и дата выдачи паспорта (Свидетельства о рождении).

3.3.5. Адрес местожительства участника программы.

3.3.6. Дата выдачи свидетельства о выделении субсидии на приобретение жилья.

3.3.7. Наименование и реквизиты документа, представленного для перерасчета и (или) погашения денежных средств.

3.4. На титульном листе книги указываются следующие данные:

порядковый номер книги учета, год, в котором осуществляется ведение книги учета;

наименование книги "Книга учета документов", даты начала и окончания работы с книгой учета документов.

3.5. Книга учета содержит (в виде записей) сведения о документах, на основании которых осуществляется списание сумм предоставленных субсидий на приобретение жилья.

3.6. Должностные лица, ответственные за внесение записей в книгу учета, назначаются приказом руководителя департамента.

3.7. По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.

3.8. В начале года заводится новая книга. С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы.

3.9. Книги, ведение которых осуществляется на бумажных носителях, до внесения в них записей прошиваются, на оборотной стороне последнего листа книги проставляются печать и подпись руководителя департамента, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода, а также указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги.

3.10. При закрытии книги учета документов на оборотной стороне последнего листа книги дополнительно указываются последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Данные записи также удостоверяются подписью руководителя департамента, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода.

4. Формирование и ведение реестра

4.1. Реестр ведется департаментом на бумажных и электронных носителях по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

4.2. Реестр содержит (в виде записей) сведения об участниках, а также о документах, в соответствии с которыми в реестр вносятся записи о суммах выданной субсидий и о списании денежных средств

4.3. Департамент ведет реестр на основании информации, представляемой участниками программы и регистрируемой в книгах учета

4.4. Включение участников программы - получателей субсидии в реестр или исключение их из реестра, а также изменение сведений об участниках производится путем внесения соответствующей записи в реестр.

Должностные лица, ответственные за внесение записей в реестр, назначаются приказом руководителя департамента.

4.5. При включении в реестр каждому участнику присваивается регистрационный номер.

4.6. В случае замены участниками программы паспорта гражданина Российской Федерации или выявлении несоответствия сведений, содержащихся в реестре или иных документах, в реестр вносятся изменения.

5. Исключение из реестра и внесение изменений в реестр

Основанием для исключения участника программы - получателя субсидии из реестра является погашение или выплата субсидии.

6. Хранение реестра и книг учета

6.1. Реестры и книги учета документов подлежат постоянному хранению.

6.2. Их уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускается.

6.3. Порядок и сроки хранения департаментом реестра, дел, документов, книг учета документов, а также порядок их передачи на постоянное хранение в муниципальные (государственные) архивы определяется экспертной комиссией на основе законодательства Российской Федерации.