Приложение N 2. Инструкция по осуществлению предварительного контроля при казначейском исполнении местного бюджета

Приложение N 2

Инструкция
по осуществлению предварительного контроля
при казначейском исполнении местного бюджета
(утв. постановлением главы администрации Балахнинского района
N 58 от 8 сентября 2004 г.)

Основная цель казначейской системы исполнения бюджета - обеспечение эффективного управления бюджетными средствами через контроль за их расходованием. Для этого расчетные счета получателей бюджетных средств в банках закрываются и открываются лицевые счета в отделе казначейского исполнения местного бюджета финансового отдела администрации Балахнинского района. Финансовый отдел осуществляет платежи за счет бюджетных средств от имени и по поручению бюджетных учреждений, с единого счета местного бюджета, открытого в уполномоченном банке, на расчетные счета конечных получателей средств (контрагентов). Финансирование получателей бюджетных средств через лицевые счета производится в строгом соответствии с предусмотренными на год (поквартально) плановыми ассигнованиями, а также с учетом всех изменений бюджетных назначений и в соответствии с выделенными лимитами бюджетных обязательств.

Перечислению средств с лицевого счета получателя бюджетных средств предшествует предварительный контроль расходов местного бюджета: проверка целевого использования средств, то есть соответствия платежных документов утвержденным сметам расходов, бюджетной классификации, наличию подтверждающих документов на оплату товаров и услуг, наличию лимита бюджетных средств по данной статье расходов. Предварительный контроль осуществляется специалистами отдела казначейского исполнения местного бюджета.

В представляемых на оплату заявках должна быть указана полная бюджетная классификация, соответствующая получателю средств и производимым им расходам. При этом бюджетные учреждения вместе с заявками представляют документы, служащие основанием для платежа. На всех документах, где это необходимо должна быть резолюция руководителя бюджетного учреждения "К оплате".

I. Расчет за поставленные товары (за продукцию на сумму менее 2000 минимальных размеров оплаты труда).

При расчете за поставленные товары на сумму менее 2000 минимальных размеров оплаты труда бюджетным учреждениям необходимо представлять следующие документы:

а) если производится предоплата за товары, работы, услуги, то необходимо представить:

1. счет или счет-фактуру с указанием всех реквизитов поставщика, наименования товаров, количество товаров, цены, общей суммы, суммы НДС, с визой руководителя "К оплате".

В заявке необходимо указывать "Предоплата".

Не принимаются заявки на предоплату по счетам со сроком давности более 30 дней. При оплате по счету (полной или частичной) бухгалтер бюджетного учреждения обязательно делает отметку о ранее проведенной оплате с указанием N платежного поручения, даты и суммы на оригинале счета.

б) если товар уже получен, то представляется:

1. счет-фактура с указанием всех реквизитов поставщика, с визой руководителя "К оплате";

2. товарно-транспортная накладная.

В заявке указывается "Товар получен", "Услуги оказаны".

Бюджетные учреждения, осуществляющие закупки товаров, работ и услуг на сумму не более 2000 минимальных размеров оплаты труда за один вид товаров или услуг, ведут реестр закупок, в котором должны быть указаны следующие сведения:

- краткое наименование закупаемых товаров, работ и услуг;

- наименование и местонахождение поставщиков, подрядчиков и исполнителей услуг;

- цена и дата закупки. (Закон "О бюджетном процессе в Нижегородской области" ст. 62)

II. Расчет по муниципальным контрактам (за продукцию на сумму свыше 2000 минимальных размеров оплаты труда).

Все закупки товаров, работ и услуг на сумму свыше 2000 минимальных размеров оплаты труда осуществляются на основе муниципальных контрактов, которые размещаются на конкурсной основе и оформляются протоколом конкурсной комиссии.

Если оплата производится за продукцию, получаемую по муниципальным контрактам, то к заявке необходимо приложить:

1. муниципальный контракт (договор), к договору прилагается заверенная главным бухгалтером и руководителем учреждения расшифровка, указывающая сумму договора в структуре кодов бюджетной классификации Российской Федерации (с указанием главы, раздела, подраздела, целевой статьи, вида расхода и кодов экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации;

2. протокол конкурсной комиссии;

3. счет-фактуру с указанием всех реквизитов поставщика, наименования продукции, количество продукции, цены, общей суммы, суммы НДС, с визой руководителя "К оплате";

4. товарно-транспортную накладную на получение данной продукции.

В этом случае в заявке в назначении платежа необходимо сделать ссылку на контракт (N контракта, дата). Наименование получаемого товара, его цена и сумма должны быть в полном соответствии с заключенным муниципальным контрактом.

Специалисты отдела казначейского исполнения местного бюджета контролируют условия выполнения муниципального контракта и проверяют обоснованность поступающих платежных документов. Поэтому получатели бюджетных средств обязаны представлять в финансовый орган все муниципальные контракты (копии).

Заключение и оплата бюджетными учреждениями муниципальных договоров, исполнение которых осуществляется за счет средств местного бюджета, производится в пределах сметы расходов и лимитов бюджетных обязательств, определенных бюджетному учреждению, согласно бюджетной росписи. Обязательства по договорам, принятые бюджетными учреждениями, финансируемыми из местного бюджета, не должны превышать утвержденные лимиты бюджетных обязательств с учетом изменений и уточнений.

Специалисты отдела казначейского исполнения местного бюджета имеют право приостанавливать оплату расходов бюджетных учреждений сверх утвержденных лимитов.

Оплата по договорам, не зарегистрированным и не внесенным в реестр договоров, не допускается.

III. Расчет за оказанные услуги.

В данном случае необходимо представлять следующие документы:

1. договор на оказание услуг;

2. счет-фактуру с указанием всех реквизитов, организации оказавшей услуги, наименование услуг, цены, общей суммы, суммы НДС, с визой руководителя "К оплате";

3. акт, подтверждающий оказание услуг.

Для ускорения расчетов, снижения кредиторской задолженности, перехода на полный контроль за целевым расходованием средств местного бюджета, оплата услуг по основным поставщикам (за электроэнергию, воду, газ, тепло, связь) может производиться финансовым отделом централизовано непосредственно с текущего бюджетного счета местного бюджета финансового отдела на счет поставщика услуг. При централизованном финансировании денежные средства зачисляются на лицевые счета бюджетных учреждений на основании реестра, предоставленного распорядителем бюджетных средств, после проверки специалистами отдела казначейского исполнения местного бюджета наличия у бюджетных учреждений плановых ассигнований и лимитов бюджетных средств по данной статье расходов.

Для правильности проведения расчетов, специалистам отдела казначейского исполнения местного бюджета необходимо иметь копии всех договоров, чтобы контролировать их выполнение и сроки оплаты.

IV. Расчет за выполненные работы.

Если производится оплата за текущий или капитальный ремонт, строительные работы, то необходимо представить:

1. смету на выполняемые работы, заверенную лицом, уполномоченным на это распоряжением главы администрации Балахнинского района;

2. договор, заключенный с подрядчиком на выполнение работ;

3. акт выполненных работ;

4. счет-фактуру на оплату работ с указанием всех реквизитов поставщика, с визой руководителя "К оплате";

5. протокол конкурсной комиссии, если сумма договора на выполнение работ превышает 2000 МРОТ;

6. справку из налогового органа, подтверждающую работу подрядчика по упрощенной системе налогообложения, если он работает по этой системе.

Авансирование работ по текущему и капитальному ремонту, строительству осуществляется согласно условиям договора, заключенного с подрядчиком на выполнение данных работ с указанием размера аванса и целевого назначения, при этом не может превышать размер, установленный Решением Земского собрания "О бюджете Балахнинского района на соответствующий год".

Если оплата производится по большому количеству счетов, то допускается представление акта сверки расчетов, заверенного подписями и печатями сторон.

В некоторых случаях, при большом количестве платежных документов, допускается предоставление получателем средств реестра платежных документов, подписанного руководителем и главным бухгалтером получателя бюджетных средств, скрепленного печатью учреждения. Если в финансовом отделе есть специалист, контролирующий сферу деятельности, к которой относится данный получатель средств, то требуется дополнительное заверение реестра платежных документов подписью этого специалиста.

V. Расчет наличными средствами.

Выдача наличных средств из кассы учреждения Банка России представителю получателя бюджетных средств производится по выписанным на его имя денежным чекам с указанием паспортных данных. Получатели бюджетных средств представляют в отдел казначейского исполнения местного бюджета заявку на денежную наличность за 3 дня до получения денежных средств. В заявке на заработную плату следует обязательно в поле "Назначение платежа" указывать: "Задолженности по налогам нет". Со всеми заявками на получение наличных денежных средств необходимо представлять подтверждающие документы, служащие основанием для выдачи денежных средств: авансовые отчеты, товарные чеки, акты выполненных работ и другие нижеприведенные документы с визой руководителя "К оплате".

а) При получении наличных денег на горюче-смазочные материалы представляется:

1. расчет, в котором указывается: период, на который получаются денежные средства, марки автомобилей, количество и виды ГСМ, расход, цена, сумма. Расчет подписывается руководителем и главным бухгалтером получателя средств, заверяется печатью (приложение 1).

Если учреждение имеет автомобили разных марок, то расчет делается по каждому виду автомобиля отдельно, а в конце расчета добавляется строка "Общая потребность", в которой указывается итоговая сумма необходимая на планируемый период.

б) При получении наличных денег для расчетов за поставленную продукцию прилагаются следующие документы:

1. договор на поставку продукции;

2. счет на оплату или счет-фактура с указанием всех реквизитов поставщика, с визой руководителя "К оплате";

3. товарно-транспортная накладная;

4. при необходимости предоставляется:

- заключение госсанэпиднадзора,

- лицензия.

При закупке продуктов у населения предоставляется:

1. акт на закупку товаров, с визой руководителя "К оплате";

2. справка от ветеринарного врача;

3. справка из администрации района о наличии подворья и земельных угодий.

в) При получении наличных денег на заработную плату необходимо представлять вместе с заявкой следующие документы:

1. Если заявка на заработную плату за первую половину месяца (аванс), то

- справку на получение заработной платы за первую половину месяца.

2. Если заявка на заработную плату за вторую половину месяца, то

- справку о начисленной заработной плате (приложение N 2),

- заверенную копию мемориального ордера N 5,

- в обязательном порядке все заявки на перечисления налогов на заработную плату в бюджет и внебюджетные фонды.

г) При получении наличных средств на стипендии, пособия, компенсации на методическую литературу в обязательном порядке прилагаются:

1. ведомости на получение или расходные ордера.

д) При получении наличных средств на выплату отпускных или материальной помощи к заявке прикладываются:

1. заверенные копии распоряжений (приказов).

е) При получении наличных денег на выплату заработной платы внештатным сотрудникам к заявке прилагаются:

1. договор на выполнение работ;

2. акт выполненных работ, с визой руководителя "К оплате".

ж) При получении наличных денег на выплату командировочных расходов к заявке прилагаются:

1. заверенные копии распоряжений (приказов) о командировании;

2. командировочные удостоверения, авансовые отчеты;

3. расчет (составляется, если деньги нужны для выдачи в подотчет).

з) При получении наличных денег на приобретение товаров или оплату за оказанные услуги к заявке прилагаются:

1. товарный чек с визой руководителя "К оплате";

2. кассовый чек;

3. расчет (составляется, если деньги нужны для выдачи в подотчет).

Исправлений в заявках и всех представляемых на оплату документах не допускается. Все документы, служащие основанием для получения наличных денег, обязательно должны подписываться руководителем и главным бухгалтером, заверяться гербовой печатью учреждения.

В случае оформления получателем бюджетных средств заявок на оплату расходов не по установленной форме, с ошибочной классификацией расходов, с заполнением не всех полей заявки, обнаружения иных несоответствий, документы возвращаются получателю бюджетных средств.

Платежные документы, не исполненные банком по причине неправильно указанных получателем бюджетных средств реквизитов получателя, возвращаются и считаются не проведенными документами. Информация об отклонении платежа доводится до сведения получателя бюджетных средств. Такие документы могут отправляться повторно после исправления реквизитов.

Наличные денежные средства, которые по каким-либо причинам сдаются на лицевой счет, принимаются так же по конкретной статье бюджетной классификации. Используются эти средства только по указанной статье расходов.

Финансирование получателей прямых расходов бюджета производится на основании реестров, предоставляемых уполномоченными специалистами финансового отдела, курирующими определенные сферы деятельности. Такие реестры должны быть составлены в соответствии с утвержденной бюджетной росписью в разрезе статей бюджетной классификации и планируемым графиком финансирования и поступления доходов. Реестр должен содержать наименование получателя прямых расходов бюджета, сумму платежа, дату платежа, очередность платежа и статью расхода. Реестр подписывается составителем и утверждается начальником финансового отдела.

Начальник финансового отдела

А.В. Глумов