Постановление администрации Балахнинского района Нижегородской области от 14 февраля 2007 г. N 16 "О порядке рассмотрения обращений граждан в администрации Балахнинского муниципального района"

В целях реализации Федерального Закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" N 59-ФЗ от 02.05.2006, Уставом Балахнинского муниципального района, Положением об администрации Балахнинского района постановляю:

1. Утвердить прилагаемое положение о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации Балахнинского муниципального района.

2. Считать работу с обращениями граждан приоритетным направлением деятельности администрации и ее структурных подразделений.

3. Руководителям структурных подразделений обеспечить надлежащее исполнение порядка рассмотрения обращений граждан, исключив при этом волокиту, черствость и невнимание к людям.

4. Начальнику орготдела Скотиной Т.В. усилить контроль за ходом рассмотрения обращений граждан, своевременно информировать руководителей администрации о нарушениях порядка и сроков разрешения предложений, заявлений и жалоб граждан.

5. Орготделу довести настоящее постановление до руководителей всех структурных подразделений администрации.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации

А.В. Карцевский

Положение
о порядке рассмотрения обращений граждан
в администрации Балахнинского муниципального района
(утв. постановлением главы администрации Балахнинского района
от 14 февраля 2007 г. N 16)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет единый порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения предложений, заявлений, жалоб граждан, а также организации их личного приема в администрации Балахнинского муниципального района (далее - администрация), ее структурных подразделениях, учреждениях и организациях, подведомственных администрации.

1.2. Рассмотрение обращений граждан, организация и проведение личного приема главой администрации и его заместителями возлагается на организационный отдел (далее - орготдел).

1.3. Рассмотрение обращений граждан является служебной обязанностью руководителей администрации района, начальников структурных подразделений, которые несут персональную ответственность за этот участок работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Нижегородской области и настоящим Положением.

II. Порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения
обращений граждан

2.1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на конкретного работника в каждом структурном подразделении администрации, о чём объявляется в распоряжении главы администрации или приказе соответствующего руководителя отдела, управления.

2.2. Все письменные обращения граждан, адресованные главе администрации района, его заместителей (в т.ч. и поступившие по информационным системам) принимаются в орготделе.

Проверив правильность доставки, письма вскрываются специалистом орготдела, ответственным за данный участок работы, при этом конверты не уничтожаются, а сохраняются до конца рассмотрения вопроса, так как штамп на конверте может стать доказательством даты получения письма. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте.

В случае, если к обращению приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях, они скрепляются вместе с обращением.

2.3. На каждое поступившее письменное обращение в нижнем правом углу проставляется штамп администрации района, в котором стоит дата его получения и регистрационный номер.

Обращения с пометкой "Лично" или "Конфиденциально" не вскрываются, регистрационный штамп проставляется на конверте.

В целях облегчения систематизации, поиска, анализа и сохранности писем, а также по характеру обращения согласно тематике регистрационный номер может состоять из буквенного индекса, порядкового номера обращения и номера тематики. Например, П-10/261 (П - письмо, 10 - номер тематики, 261 - регистрационный номер).

Если в письме ставится ряд вопросов, то первый шифр проставляется по основному вопросу, другие - по усмотрению исполнителя (например: П-10,8,7/261).

В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

2.4. На каждое письмо в день поступления заводится регистрационно-контрольная карточка, в которой указываются анкетные данные заявителя, отмечается его социальный статус, льготный состав автора, место работы, адрес местожительства, составляется аннотация, т.е. кратко излагается суть предложения, заявления или жалобы. Аналогичная регистрационная карточка также заполняется на экране компьютера.

В структурных подразделениях администрации при незначительном количестве обращений населения используется журнальная форма регистрации.

Если заявитель направил несколько писем по различным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная учетная карточка под одним регистрационным номером, но с указанием тематического шифра.

На карточках делаются специальные отметки, свидетельствующие о том, направлено письмо с контролем или без него.

2.5. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения, или обратившиеся не согласны с принятым по их вопросу решением, а также указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

В случае, если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения обращений, глава администрации принимает соответствующие меры в отношении виновных и о результатах рассмотрения обращения сообщает заявителю.

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный номер.

В регистрационной карточке при регистрации повторного обращения указываются номер и дата первого обращения. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается отметка "повторно" . При рассмотрении повторного обращения к нему прилагаются материалы предыдущего разбирательства.

2.6. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в администрацию района, учитываются под одним регистрационным индексом первого полученного письма с добавлением порядкового номера. Например: П-10/120/1, П-10/120/2 и т.д.

2.7. При решении о взятии обращения на контроль учитываются:

- цель, которая при этом преследуется;

- значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного);

- необходимость ответа в вышестоящие органы и СМИ.

На контрольном письме ставится штамп "Подлежит возврату". С контрольных писем при необходимости снимаются копии.

На регистрационной карточке в левом верхнем углу проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".

2.8. С рукописной карточки заполняются сопроводительные письма.

Обращения граждан, оформленные сопроводительными письмами, направляются главе администрации или первому заместителю главы.

2.9. После рассмотрения руководителями администрации обращения граждан с сопроводительными письмами не позднее 3-х дней после их поступления в администрацию, направляются исполнителям с обязательным уведомлением заявителей.

Запрещается направлять письма должностным лицам, которых критикует автор письма.

Обращения, в которых поднимаются вопросы, не относящиеся к ведению администрации района, не позднее чем в 3-х дневный срок направляются по принадлежности в другие организации. О чем в 7-дневный срок извещается заявитель.

2.10. Карточки расставляются:

- по письмам, взятым на контроль - в контрольную картотеку;

- по письмам, не взятым на контроль - в картотеку в хронологическом порядке.

Контрольные карточки находятся в контрольной карточке до окончательного рассмотрения, решения или аргументированного ответа о невозможности положительного решения поставленных вопросов. На них делаются отметки о ходе рассмотрения, результатах разрешения, сроки закрытия. После чего карточка переносится в картотеку.

2.11. Обращение гражданина, которое не содержит его фамилии, почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, признается главой администрации или лицом, его замещающим, анонимным, не рассматривается, ответ на него не дается.

В учетной карточке (или журнале) на анонимное письмо делается запись "анонимно" или "без подписи", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штампу.

2.12. В случае, если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение передается главе администрации района, который направляет его в 3-х дневный срок в правоохранительные органы в соответствии с их компетенцией.

2.13. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, по указанию главы администрации возвращается лицу, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.14. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, глава администрации вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нём вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.15. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение главе администрации, о чем орготдел сообщает гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.16. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, глава администрации района или заместители главы администрации принимают решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином при условии, что указанное обращение направлялось в администрацию района. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение, письмом за подписью главы администрации или соответствующего заместителя главы администрации.

2.17. Неоднократные обращения одного и того же лица, либо поступление нескольких депутатских запросов или обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы в интересах одного и того же гражданина, юридического лица, повторяющие первичное и не содержащие новых доводов, считаются дубликатами. Дубликаты приобщаются к ранее поступившим обращениям и учитываются как одно разрешенное обращение в пределах сроков разрешения первичного обращения.

На дубликаты обращений одного и того же лица, поступившие после разрешения первичного обращения, дается краткий ответ на каждый дубликат со ссылкой на ответ по первичному обращению.

На дубликаты депутатских запросов и обращений ответ о результатах их разрешения дается каждому автору.

2.18. При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся на разрешении у сотрудника администрации района или структурного подразделения обращения передаются по указанию его непосредственного начальника другому исполнителю с обязательной отметкой в регистрационно-контрольной карточке или журнале.

2.19. Вся переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации.

Ответы на письма граждан за подписью главы администрации, его заместителей направляются заявителям на бланке администрации, за подписью руководителей структурных подразделений - на бланке соответствующих отделов и управлений.

Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое обращение.

2.20. В случае устного ответа заявителю составляется справка, которая приобщается к материалам рассмотрения обращений. В регистрационно-контрольной карточке (журнале) делается отметка о том, что результаты рассмотрения сообщены заявителю в личной беседе.

2.21. Исполненными считаются письма, если рассмотрены поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры, а заявителям даны соответствующие действующему законодательству исчерпывающие разъяснения.

Решение должно содержать мотивы и факты, которые положены в основу решения, ссылки на конкретные статьи закона или иного нормативного акта, а в необходимых случаях - указание о привлечении должностного лица, принявшего незаконное решение, к ответственности, а также порядок обжалования принятого решения по обращению гражданина либо действия (бездействия) должностного лица.

2.22. Обращения после их рассмотрения и разрешения должны быть возвращены сотрудникам администрации, ведущим делопроизводство по обращениям, для приобщения к делу.

Снять обращение с контроля имеет право только руководитель, взявший его на контроль, или лицо, его замещающее.

На копии ответа по обращению гражданина ставится отметка: "В дело N _____. _________________________."

дата и подпись руководителя

В регистрационной карточке (журнале) делается соответствующая отметка о результатах рассмотрения (какое принято решение, кем, в какие сроки, списано в дело или взято на дополнительный контроль).

III. Сроки рассмотрения и разрешения обращений граждан

3.1. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в администрации района.

3.2. Началом срока рассмотрения обращения считается день их регистрации.

Окончанием сроки рассмотрения считается дата направления письменного ответа или устного сообщения автору с изложением принятого по обращению решения.

3.3. В исключительных случаях, а также в случае направления в установленном порядке запроса глава администрации района вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней.

Продление срока рассмотрения обращения производится главой администрации по мотивированному докладу исполнителя.

О продлении срока рассмотрения обращения уведомляется гражданин, направивший обращение.

IV. Рассмотрение и разрешение депутатских запросов, обращений
депутатов и обращений особого контроля

4.1. Обращения, поступающие из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, других федеральных органов исполнительной власти, Законодательного Собрания Нижегородской области, Администрации Губернатора, структурных подразделений администрации области, Земского собрания района, городской прокуратуры являются обращениями особого контроля.

4.2. Депутатским запросом является запрос члена Совета Федерации, депутата ГосДумы, Законодательного собрания Нижегородской области, Земского собрания района.

Обращением депутата является обращение члена Совет Федерации, депутата Госдумы, Законодательного собрания области и Земского собрания района к соответствующему должностному лицу с требованием принять меры по немедленному пресечению обнаружившегося нарушения прав граждан.

4.3. Сроки рассмотрения и разрешения обращений особого контроля, депутатских запросов, обращений депутатов исчисляются со дня их поступления в администрацию района.

4.4. Глава администрации района или первый заместитель главы безотлагательно приступают к рассмотрению обращений особого контроля, депутатских запросов, обращений депутатов.

Работа с ними организуется таким образом, чтобы они на следующий день после поступления доходили до исполнителя.

4.5. Ответ о результатах рассмотрения направляется:

- на обращение особого контроля - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или иного срока, установленного в обращении особого контроля, за подписью главы администрации или его первого заместителя;

- на депутатский запрос - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок, за подписью должностного лица, которому он адресован, или должностного лица, временно исполняющего его обязанности.

V. Организация приема граждан

5.1. Прием граждан проводится в администрации района главой администрации, его заместителями, начальниками структурных подразделений лично и по их поручению другими ответственными работниками администрации в соответствии с компетенцией отдела или управления.

Место, дни и часы приема граждан устанавливаются распоряжением главы администрации района.

5.2. Для приема граждан в администрации района создана общественная приемная главы администрации района, которая оборудована необходимым имуществом и оснащена средствами связи.

В общественной приемной главы администрации прием проводится ежедневно, кроме выходных и праздничных дней. Прием в приемной осуществляют глава администрации, первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации по социальным вопросам, руководитель общественной приемной. Остальные заместители главы администрации и начальники структурных подразделений проводят прием граждан в служебных кабинетах.

5.3. Главой администрации района могут быть организованы выездные приемы граждан на места приема населения (например: в поселковые, сельские администрации, предприятия и т.п.)

5.4. Утвержденный главой администрации района график приема граждан вывешивается на видном месте в администрации, при входе в здание, публикуется в средствах массовой информации.

5.5. Отмена личного приема граждан без уважительных причин не допускается. При изменении сроков приема по уважительным причинам своевременно ставятся в известность граждане, изъявившие желание попасть на прием.

В общественной приемной главы администрации ведется предварительная запись на прием к главе администрации, первому заместителю и заместителю по социальным вопросам с выяснением цели приема.

5.6. Прием граждан проводится в порядке очередности. Граждане, прибывшие из отдаленных населенных пунктов района, инвалиды и участники войны, принимаются в первую очередь.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

5.7. Лицо, осуществляющее прием, для обеспечения квалификационного решения поставленных посетителем вопросов может привлекать к их рассмотрению начальников структурных подразделений, представителей других служб.

5.8. На каждого посетителя, впервые обратившегося с просьбой о приеме, заводится карточка, в которой указываются данные о заявителе, краткое содержание его обращения, фамилия лица, ведущего прием. Руководители отделов и управлений записи по личному приему граждан ведут в соответствующих журналах. Копии карточек направляются исполнителям с отметкой "Личный прием". Подлинники карточек всегда находятся в основной картотекёе в хронологическом порядке.

При повторном обращении гражданину назначается время, а специалист, ведущий запись, делает запрос обо всех имеющихся материалах по данному обращению - карточка приема, учетная карточка письма, а также архивный материал, т.е. составляется дело и заводится новая карточка.

5.9. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности, разрешаются в ходе приема.

Лицо, осуществляющее прием, руководствуется действующим законодательством, в пределах своей компетенции вправе принять одной из следующих решений:

удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения решения;

отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок рассмотрения.

Если посетитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить свою просьбу, лицо, ведущее прием, обязано оказать ему в этом необходимую помощь.

5.10. Все материалы, полученные в ходе приема, регистрируются и в соответствии с решением лица, осуществляющего прием, ставятся на контроль и направляются на исполнение.

5.11. Если решение вопросов, с которыми обратился посетитель не входит в компетенцию администрации района, ее структурных подразделений, то ведущий прием разъясняет ему, в какой орган (учреждение, организацию) ему следует обратиться и, по возможности, оказывает необходимое содействие в этом.

VI. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению
обращений граждан, анализ и обобщение практики работы с ними

6.1. Глава администрации района осуществляет постоянный контроль за соблюдением установленного законодательством и настоящим Положением порядка рассмотрения обращений граждан, организацией их приема как лично, так и через своих заместителей и лиц, ответственных за делопроизводство (по обращениям).

6.2. Контроль за сроками рассмотрения и исполнения письменных и устных обращений граждан в администрацию района осуществляется специалистами орготдела, в структурных подразделениях - работниками, назначенными приказами руководителей.

6.3. Контроль за рассмотрением обращений должен преследовать следующие цели:

устранение недостатков в работе органов местного самоуправления;

оказание помощи автору письма с удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав;

получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и справок;

выяснение принимавшихся ранее мер по обращению гражданина или получение справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.

6.4. На особый контроль берутся письма, направленные из вышестоящих органов, депутатов всех уровней, редакций средств массовой информации. Карточки таких писем в контрольной картотеке выделяются особо.

Берутся на контроль коллективные и повторные обращения по актуальным проблемам, волнующим население района.

6.5. Учет и контроль обращений граждан в администрации района, ее структурных подразделениях может проводиться как в традиционной форме (регистрационно-контрольная карточка, журнал), так и с использованием компьютерных технологий.

6.6. При осуществлении контроля обращается внимание на сроки исполнения поручения по обращениям граждан, полноту рассмотрения поставленных вопросов, объективность проверки фактов, изложенных в обращениях, законность и обоснованность принятых по ним решений, своевременность их исполнения и направления ответов заявителям.

6.7. Контроль за рассмотрением обращений граждан прекращается только после полного их разрешения. Промежуточные ответы не могут быть основанием для снятия письма с контроля.

6.8. Состояние работы по разрешению заявлений, жалоб, организации приема граждан в подчиненных подразделениях проверяется комиссионно по решению главы администрации не реже 1 раза в квартал.

В ходе проверок наряду с выявлением недостатков в организации этой работы должна оказываться практическая помощь в их устранении. Результаты проверок отражаются в справке и обсуждаются на совещании в проверенном подразделении, а по решению главы администрации - на совещании при нем или заседании коллегии.

6.9. При выявлении нарушений порядка и сроков разрешения заявлений, фактов формально-бюрократического отношения к запросам граждан и других нарушений проводится служебное расследование, по результатам которого к виновным лицам должны быть приняты меры воздействия в соответствии с действующим законодательством.

6.10. Содержащаяся в обращениях граждан информация систематически изучается, анализируется и обобщается руководителями структурных подразделений и используется при разработке предложений и рекомендаций по совершенствованию служебной деятельности администрации района.

При этом особое мнение должно быть обращено на устранение причин, вызывающих повторные и коллективные обращения, а также обращения граждан в Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, областные органы, редакции средств массовой информации, Земское собрание района по вопросам, разрешение которых входит в компетенцию администрации района.

6.11. Для анализа и обобщения вопросов, содержащихся в обращениях граждан, а также работы, проводимой по рассмотрению обращений и организации приема граждан, отдел оргрботы ежегодно, до 25 января, представляет в Администрацию Нижегородской области отчет "О работе с письмами и обращениями граждан, поступившими в администрацию Балахнинского района".

VII. Хранение документов по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан

7.1. Администрация района, ее структурные подразделения осуществляют хранение и использование в справочных и других целях предложений, заявлений и жалоб граждан.

7.2. Материалы, связанные с рассмотрением обращений граждан, оформляются в дела в хронологическом порядке. Каждое письмо и вся документация, относящаяся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного письма или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе. При формировании дел проверяется и правильность направления документов в дело, их полнота.

7.3. Дела по предложениям, заявлениям и жалобам хранятся в течение 5-ти лет.

В необходимых случаях решением экспертной комиссии администрации района срок хранения обращений граждан может быть продлен или определен на постоянное хранение. Решение комиссии утверждается главой администрации.

7.4. Документы и переписка по письмам граждан учитываются и хранятся отдельно от других документов.

7.5. По истечении установленных сроков хранения дела по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.