Приказ департамента здравоохранения администрации города Нижнего Новгорода от 31 августа 2009 г. N 546 "Об утверждении административного регламента"

В соответствии со статьей 41 Устава города Нижнего Новгорода в целях повышения качества работы с документами, поступающими в департамент здравоохранения администрации города Нижнего Новгорода приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент департамента здравоохранения администрации города Нижнего Новгорода по исполнению муниципальной функции "Организация работы с документами".

2. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Директор

В.Н. Лазарев

Административный регламент
департамента здравоохранения администрации города Нижнего Новгорода
по исполнению муниципальной функции
"Организация работы с документами"
(утв. приказом директора департамента здравоохранения
от 31 августа 2009 г. N 546)

I. Общие положения

1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Организация работы с документами" (далее - регламент) разработан в целях повышения качества организации, обработки и прохождения документов, поступающих на имя главы города, главы администрации города, заместителей главы администрации города, вице-мэров, руководителей отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города, глав администраций районов города (далее - документы, корреспонденция) и исходящих документов за подписью директора департамента здравоохранения администрации города (далее - исходящие документы). Регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при проведении работы с документами.

Действие настоящего регламента не распространяется на:

поступающие из всех инстанций судов общей юрисдикции и арбитражных судов приказы, решения, определения, постановления, судебные извещения и вызовы;

обращения физических лиц.

2. Исполнение муниципальной функции "Организация работы со служебными документами" осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 17.11.1992 N 1100 "О порядке приема и передачи служебной информации по каналам факсимильной связи";

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД);

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

"Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными положениями. Общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения" (одобрено решением коллегии Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33);

Методическими рекомендациями по составлению и оформлению документов, утвержденными приказом главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 N 265;

Распоряжением главы администрации города Нижнего Новгорода от 14.02.2006 N 107-р "Об утверждении Регламента администрации города Нижнего Новгорода".

ГАРАНТ:

См. также положение о департаменте здравоохранения администрации города Нижнего Новгорода, утвержденное постановлением главы администрации города от 6 февраля 2008 г. N 410

3. Регистрации и учету в единой автоматизированной информационной системе администрации города "Документационное обеспечение управления" (АИС "ДОУ") подлежат документы, поступившие в адрес департамента здравоохранения администрации города.

4. Централизованный учет, регистрация, контроль исполнения, анализ работы со служебной корреспонденцией в департаменте здравоохранения администрации города Нижнего Новгорода осуществляется сотрудниками приемной департамента (отдела организационно-методического и правового обеспечения).

5. Почтовый адрес для направления документов директору департамента: ул. Пискунова, д. 5, г. Нижний Новгорода, 603005, e-mail: depmed@admgor.nnov.ru.

факс - (831) 439 23 04.

Телефон приемной - (831) 439 23 07.

II. Административные процедуры

1. Последовательность действий при осуществлении муниципальной функции "Организация работы с документами"

Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1.1. Прием и первичная обработка поступившей корреспонденции.

1.2. Регистрация, аннотирование поступивших документов в электронной базе данных.

1.3. Направление документов на рассмотрение.

1.4. Контроль прохождения и исполнения служебных документов.

1.5. Предоставление информации о ходе рассмотрения документов.

1.6. Прохождение исходящих служебных документов.

2. Прием и первичная обработка поступившей служебной корреспонденции

2.1. Прием документов осуществляется следующими способами:

через почтовое отделение;

через экспедицию администрации города Нижнего Новгорода;

фельдъегерскую службу;

с использованием факсимильной связи;

с использованием электронной почты;

с использованием телеграфной связи;

доставлено непосредственно представителем организации.

2.2. Сотрудник приемной, ответственный за прием служебных документов:

проверяет правильность адресования и целостность упаковки корреспонденции, возвращает невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) пакеты с документами;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), в случае отсутствия в письме адресата, даты к тексту письма прилагается конверт;

при приеме документов от представителя организации при наличии копии документа по просьбе представителя на ней ставится штамп о принятии документа с указанием даты его поступления, при необходимости - времени поступления;

при получении пакета нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющий странный запах, цвет, при прощупывании в конверте вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), (далее - опасный пакет), не вскрывая конверт, сообщает об этом директору департамента здравоохранения.

2.3. Руководитель департамента здравоохранения администрации города после получения сообщения о поступлении опасного пакета обязан незамедлительно принять меры для помещения пакета в любое изолированное помещение (при условии минимальной транспортировки) и сообщить о случившемся в правоохранительные органы.

3. Регистрация, аннотирование поступивших служебных документов в электронной базе данных

3.1. Поступившие документы в день их поступления регистрируются в единой электронной системе регистрации корреспонденции АИС "ДОУ".

3.2. Документы, поступившие до 12.00, регистрируются в день поступления, после 12.00 регистрируются на следующий рабочий день, срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.

3.3. Документ проверяется на повторность. Повторным считается документ, поступивший от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени поступления первого истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

3.4. При регистрации сотрудник заполняет электронную регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) и выводит ее на бумажном носителе в двух экземплярах, один из которых прилагается к документу, второй остается в картотеке;

3.5. РКК содержит информационный раздел.

В информационном разделе:

документу присваивается входящий регистрационный номер, оформляется дата его поступления;

указывается наименование организации, фамилия и инициалы автора документа;

указывается исходящий регистрационный номер заявителя и дата документа.

4. Направление документов на рассмотрение

4.1. Сотрудники приемной после регистрации документа передают его на рассмотрение.

4.2. После рассмотрения директором департамента здравоохранения документы возвращаются в приемную с резолюцией.

Резолюция должна содержать фамилию, имя, отчество исполнителя (исполнителей), текст поручения, подпись руководителя, дату резолюции. Текст поручения может отсутствовать в случаях, когда по документу и срокам исполнения не требуется дополнительных указаний.

4.3. Если в резолюции поручение дается нескольким должностным лицам, то ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, остальные должностные лица являются соисполнителями.

Соисполнители обязаны предоставлять информацию ответственному исполнителю по вопросам своего ведения не позднее, чем за 7 дней до окончания срока. Ответственный исполнитель имеет право привлекать соисполнителей к подготовке обобщенного материала и к обсуждению поставленных задач.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с источником

4.5. Сотрудник приемной заносит резолюцию в электронную регистрационную карточку рассматриваемого служебного документа, после чего направляет документ на исполнение ответственному исполнителю или соисполнителям.

5. Контроль прохождения и исполнения служебных документов

5.1. Исполнение поручений в соответствии с резолюцией на документе контролируется сотрудниками приемной.

В контроль включается постановка документа на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя.

5.2. Документы, поступающие из администрации города с резолюцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, вице-мэров подразделяются на контрольные и контролируемые.

К категории контрольных относятся документы с резолюцией главы администрации города, других уполномоченных лиц, имеющие конкретное поручение, требующие его исполнения в установленные сроки и доклада.

К категории контролируемых относятся документы с резолюцией главы администрации города, других уполномоченных лиц, предполагающие самостоятельное разрешение вопросов, поставленных в обращении, ответ на него и контроль исполнения в полном объеме.

5.3. Снятие с контроля поручения или документа в целом производится:

при направлении сотрудниками департамента запрашиваемой информации в установленные сроки главой города, главой администрации города, заместителями главы администрации города, вице-мэрами, директором департамента организационно-кадровой работы, начальником отдела ДОУ и К, если документы адресованы главе города, главе администрации города, заместителям главы администрации города, вице-мэрам, директору департамента организационно-кадровой работы соответственно и поставлены на контроль.

Сотрудниками приемной директора департамента здравоохранения, если документы адресованы непосредственно директору департамента здравоохранения либо отнесенные# к категории контролируемых.

5.4. Решения по документам, не требующим дополнительного изучения и проверки, принимаются и ответы даются безотлагательно, но не позднее 14 календарных дней со дня их регистрации в департаменте здравоохранения. Иные документы рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их первичной регистрации департаментом, если другой срок не указан в резолюции или в документе.

В тех случаях, когда для рассмотрения документа необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены главой города, главой администрации города, его заместителем или другим уполномоченным лицом, наложившим резолюцию, но не более чем на 30 календарных дней, с уведомлением о продлении срока автора документа.

Если окончание срока рассмотрения служебного документа приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший за ним рабочий день.

5.5. Поступивший в департамент здравоохранения протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению в течение 10 календарных дней с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.

Представления прокурора, поступившие в департамент здравоохранения, должны быть рассмотрены и по ним приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих, в течение месяца со дня внесения представления. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

5.6. Обращение или запрос депутата Государственной Думы Федерального собрания РФ подлежат должны быть рассмотрены и на них дан ответ в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня их получения.

Обращение депутата Городской Думы города Нижнего Новгорода должно быть рассмотрено в течение 30 календарных дней со дня поступления.

Обращение депутата Городской Думы города Нижнего Новгорода, признанное депутатским запросом, должно быть рассмотрено в течение 15 календарных дней со дня поступления.

5.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные вопросы, по ним приняты решения, автору документа дан исчерпывающий ответ.

5.8. Данные о снятии документа или поручения с контроля вносятся в единую электронную систему регистрации документов. Документ оформляется на хранение в архив департамента здравоохранения согласно номенклатуре дел.

6. Информация о ходе рассмотрения документов

6.1. С момента регистрации документа автор документа имеет право получать информацию по вопросам рассмотрения своего обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других юридических и физических лиц и если в указанных материалах и документах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.

6.2. Информирование о ходе рассмотрения документов, адресованных директору департамента здравоохранения осуществляют специалисты приемной департамента.

6.3. Информация предоставляется при личном обращении автора документа непосредственно в приемную по телефонам, указанным в п. 5 раздела I настоящего регламента.

6.4. Информация предоставляется по следующим вопросам:

о получении документа и направлении его на рассмотрение;

о продлении срока рассмотрения документа;

о результатах рассмотрения документа.

6.5. При получении запроса по телефону сотрудник приемной департамента:

называет наименование органа, в который поступил звонок;

представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

предлагает абоненту представиться;

уточняет реквизиты документа, которым интересуется абонент;

вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся перезвонить исполнителю документа.

7. Прием, прохождение исходящих служебных документов

7.1. Проект документа, подготовленного на подпись:

главе администрации города, заместителям главы администрации города, вице-мэрам - при наличии сопровождающего письма, директору департамента сдается исполнителем документа в приемную департамента.

Проект документа сдается на подпись в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один.

7.2. Сотрудник приемной проверяет качество подготовки проекта документа: бланк, адресат, при необходимости, ссылки на номер и дату, приложение, оформление реквизита "подпись", "исполнитель", "визы" (оформленные на одном экземпляре), наличие документов, на основании которых готовился проект документа.

7.3. В случае если исходящий документ является ответом на обращение, в котором обжаловались действия (бездействие) или решение должностного лица администрации города, не допускается направлять ответ автору документа за подписью того должностного лица, чьи действия (бездействие) или решение обжаловались.

7.4. Подписанный документ поступает в приемную, регистрируется и передается на отправку в соответствии с утвержденным директором департамента приказом от 21.07.2009 N 462 "Об ответственном лице за доставку корреспонденции". Один экземпляр подписанного документа или его светокопия направляется в дело.

7.5. Сотрудник, ответственный за отправку документа, проверяет поступивший документ: правильность написания адреса, наличие приложения, правильность их оформления, наличие подписей, регистрации.

7.6. В случае обнаружения недостатков в оформлении документа, документ возвращается исполнителю.

7.7. После проверки исходящего документа сотрудник, ответственный за отправку документа, оформляет адресат на конверте, вкладывает документ с приложениями в конверт, заклеивает конверт и отправляет его.

8. Порядок обжалования действий (бездействия), осуществляемых в ходе исполнения муниципальной функции "Организация работы с документами"

Автор документа вправе обжаловать действия по исполнению муниципальной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения директору департамента здравоохранения по телефону 419-23-07, e-mail: depmed@admgor.nnov.ru или в суд в порядке, предусмотренным законодательством Российской Федерации.