Приложение. Рекомендации по формированию дел документов, направляемых в Территориальное управление

Приложение
к письму Территориального управления ФА
по управлению государственным имуществом
в Нижегородской области
от 20 декабря 2010 г. N АБ-04/20734

Рекомендации
по формированию дел документов, направляемых в Территориальное управление

Приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 04.03.2008 N 34 установлены правила ведения дел документов, являющихся неотъемлемой частью реестра федерального имущества (далее - реестр).

Дела документов открываются на каждый объект учета.

В дела документов помещаются все документы (копии документов), направляемые для учета федерального имущества.

Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами 1,2,..., "п" в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа. Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами 1,2,..., "п" в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.

На основании изложенного, при направлении в Территориальное управление карт сведений на объекты учета, а также документов, подтверждающих содержащиеся в картах сведений данные, необходимо формировать дело на каждый объект учета. При этом документы на каждый объект учета должны помещаться в отдельную папку (скоросшиватель) в хронологическом порядке и нумероваться согласно установленным правилам.

Так, например, в Территориальное управление направляется карта сведений на административное здание по форме 1.2 (в 2-х экземплярах), а также копии следующих документов: 1) Нотариально заверенная копия договора купли-продажи здания от 01.07.2005 на 3 л.; 2) Нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации права собственности Российской Федерации на здание от 01.02.2007 на 1 л.; 3) Нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления от 01.08.2008 на 1 л.; 4) Копия технического паспорта на административное здание, заверенная организацией, выдавшей подлинник документа, от 2004 г. на 10 л.; 5) Подлинник инвентарной карточки учета основных средств от 01.08.2005 на 1 л.; 6) 11отариально заверенная копия распоряжения о закреплении административного здания на праве оперативного управления от 01.03.2008 на 2 л.; 7) Нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации права собственности Российской Федерации на земельный участок под административным зданием от 01.12.2008 на 1 л.

Данные документы (за исключением карты учета) помещаются в отдельную папку (скоросшиватель) в следующем порядке:

1. Копия технического паспорта на административное здание, заверенная организацией, выдавшей подлинник документа, от 2004 г. (в правом верхнем углу 1-го листа проставляется порядковый номер документа "N 1", нумерация листов проставляется в нижнем правом углу, начиная с последней страницы документа, так, чтобы на страницу титульного листа технического паспорта приходился номер листа "10");

2. Нотариально заверенная копия договора купли-продажи от 01.07.2005 (в правом верхнем углу 1-го листа проставляется порядковый номер документа "N 2", нумерация листов проставляется в нижнем правом углу, начиная с последней страницы документа, так, чтобы на страницу титульного листа приходился номер листа "13");

3. Подлинник инвентарной карточки учета основных средств от 01.08.2005 (в правом верхнем углу 1-го листа проставляется порядковый номер документа "N 3", нумерация листов проставляется в нижнем правом углу "14");

4. Нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации права собственности Российской Федерации на здание от 01.02.2007 (в правом верхнем углу 1-го листа проставляется порядковый номер документа "N 4", нумерация листов проставляется в нижнем правом углу "15");

5. Нотариально заверенная копия распоряжения о закреплении административного здания на праве оперативного управления от 01.03.2008 (в правом верхнем углу 1-го листа проставляется порядковый номер документа "N 5", нумерация листов проставляется в нижнем правом углу, начиная с последней страницы документа, так, чтобы на страницу титульного листа приходился номер листа "17");

6. Нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления от 01.08.2008 (в правом верхнем углу 1-го листа проставляется порядковый номер документа "N 6", нумерация листов проставляется в нижнем правом углу "18");

7. Нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации права собственности Российской Федерации на земельный участок под административным зданием от 01.12.2008 (в правом верхнем углу 1-го листа проставляется порядковый номер документа "N 7", нумерация листов проставляется в нижнем правом углу "19"). Титульный лист дела документов и опись документов составляются сотрудником Территориального управления, проводившим экспертизу поступивших для учета документов.

Согласно п. 17 разъяснений по учету федерального имущества дела документов также ведутся в электронной базе данных ИАС "ЕСУГИ", в связи с чем до направления в Территориальное управление карт сведений с соответствующими документами (копиями документов) необходимо обеспечить внесение в электронную базу данных ИАС "ЕСУГИ" карт сведений (в статусе "направлено") и всех помещаемых в дело документов (прикрепить данные документы к направляемой карте сведений). При этом следует учитывать, что документы прикрепляются согласно своему типу: документ - основание возникновения права собственности РФ, документ, подтверждающий технические характеристики объекта и т.д.)