Постановление Правительства Нижегородской области от 3 апреля 2008 г. N 110 "Об утверждении административного регламента аппарата Правительства Нижегородской области по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Правительства Нижегородской области"

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 24 декабря 2009 г. N 965 в настоящее постановление внесены изменения, вступающие в силу в течение 10 дней со дня официального опубликования названного постановления

См. текст постановления в предыдущей редакции

Постановление Правительства Нижегородской области
от 3 апреля 2008 г. N 110
"Об утверждении административного регламента аппарата Правительства Нижегородской области по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Правительства Нижегородской области"

С изменениями и дополнениями от:

24 декабря 2009 г.

Во исполнение Указа Губернатора Нижегородской области от 5 июля 2006 года N 43 "О мерах по проведению административной реформы органов исполнительной власти на 2006-2008 годы", постановления Правительства Нижегородской области от 22 ноября 2007 года N 430 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Нижегородской области" Правительство Нижегородской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент аппарата Правительства Нижегородской области по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - регламент).

2. Аппарату Правительства Нижегородской области обеспечить исполнение регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на министра Правительства Нижегородской области - руководителя аппарата Правительства Нижегородской области А.И. Силаева.

Губернатор

В.П. Шанцев

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 24 декабря 2009 г. N 965 в настоящий Регламент внесены изменения, вступающие в силу в течение 10 дней со дня официального опубликования названного постановления

См. текст Регламента в предыдущей редакции

Административный регламент
аппарата Правительства Нижегородской области
по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования
документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Правительства Нижегородской области"
(утв. постановлением Правительства Нижегородской области
от 3 апреля 2008 г. N 110)

С изменениями и дополнениями от:

24 декабря 2009 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент аппарата Правительства Нижегородской области (далее - Аппарат) по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Правительства Нижегородской области" (далее - государственная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями (заявителями) государственной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в Аппарате.

Пользователями (заявителями) государственной услуги являются органы государственной власти Нижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской области, иные органы и организации, физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

Информационное обеспечение заявителей предусматривает выявление запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление им соответствующих информационных документов в плановом или оперативном порядке на основе запросов.

1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25.12.1993 N 237);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" от 05.05.2006 N 95);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" от 27.10.2004 N 237);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165);

- Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 20.09.2007 N 174 (3826);

- Законом Нижегородской области от 22.12.2005 N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 11.01.2006 N 2 (3414);

- постановлением Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 года N 155 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях" (газета "Нижегородские новости" от 07.05.2009 N 81 (4213);

- постановлением Правительства Нижегородской области от 11 декабря 2009 года N 920 "Об утверждении Регламента Правительства Нижегородской области;

- постановлением Правительства Нижегородской области от 08.11.2005 N 290 "Об утверждении Положения об аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области";

- постановлением Правительства Нижегородской области от 26.09.2005 N 243 "Об утверждении Положения о контрольно-аналитическом управлении аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области";

- приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от 02.08.2007 N 65-од "Об утверждении положений об управлении, структурных подразделениях управления и должностных регламентов государственных гражданских служащих управления по работе с документами аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области";

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

1.3. Предоставление государственной услуги осуществляет Аппарат.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге

2.1.1. Конечным результатом предоставления государственной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.

2.1.2. Информация о порядке оказания государственной услуги, местонахождении и графике работы структурных подразделений Аппарата, предоставляющих государственную услугу, представляется в помещениях Аппарата, по телефону, а также посредством ее размещения на сайте Правительства Нижегородской области.

2.1.3. Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, предоставляет департамент организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области Аппарата (далее - Департамент).

Местонахождение и почтовый адрес Аппарата: Кремль, корпус 1, г. Нижний Новгород, 603082.

Режим работы:

понедельник - четверг	- 9.00-18.00
пятница	- 9.00-17.00
суббота, воскресенье	- выходные дни.

2.1.4. Телефон/факс Департамента: (831)439-10-59, справочные телефоны: 439-10-60, 419-75-48, адрес электронной почты: deporg@agp.kreml.nnov.ru.

Официальный Интернет-сайт Правительства Нижегородской области: http//www.government.nnov.ru.

2.1.5. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги оказывают сотрудники отдела организации документооборота и протокольного отдела управления документационного обеспечения и контроля Департамента.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- наличие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике;

- срок исполнения запроса.

2.1.6. При ответах на телефонные звонки по вопросу получения государственной услуги сотрудники Аппарата обязаны:

- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления государственной услуги;

- объяснить причины возможного отказа в предоставлении государственной услуги.

2.1.7. Место ожидания заявителей располагается в фойе 1 этажа и оборудовано стульями и столами для возможного оформления заявления, информационным стендом.

На стенде размещается следующая информация:

- текст настоящего административного регламента;

- образцы заполнения запросов;

- адреса (простой почты, электронной почты, Интернет-сайта Правительства Нижегородской области), телефоны и режим работы Аппарата.

- наименования структурных подразделений Аппарата, предоставляющих государственную услугу.

Текст настоящего административного регламента доступен на официальном Интернет-сайте Правительства Нижегородской области.

2.1.8. Для получения копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, заявителям необходимо оформить запрос в произвольной форме с отражением в запросе названия организации (для физических лиц - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, контактного телефона, темы документа (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации и с наличием рукописной подписи.

2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги

Срок исполнения тематических запросов составляет не более 30 дней с момента их регистрации.

Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, согласованные с заявителем.

Запрос, по которому в Аппарате отсутствуют документы (непрофильный), направляется Аппаратом по принадлежности не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

В тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений.

Продолжительность приема заявителя у должностного лица составляет не более 30 минут.

Подготовленные по тематическому запросу копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, выдаются заявителям без очереди.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- отсутствие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике;

- плохое физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;

- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию;

- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- в случае, если текст запроса не поддается прочтению.

2.4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги, установленные федеральным законодательством и законодательством Нижегородской области

Запросы органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц исполняются бесплатно.

Органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации имеют право на получение от Аппарата информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этого органа, организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с Аппаратом при осуществлении этим органом, организацией своей уставной деятельности.

Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от Аппарата информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий при предоставлении государственной услуги

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка запросов;

- регистрация запросов и подготовка к ним резолюций;

- исполнение запросов по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате;

- контроль исполнения запросов.

3.2. Прием и первичная обработка запросов

Основанием для начала предоставления государственной услуги является запрос органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц в адрес руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области или направленный в Аппарат запрос для рассмотрения по подведомственности.

Доставка в Аппарат запросов осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой;

- через почтовое отделение;

- нарочными;

- лично гражданами;

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием электронной почты;

- с использованием телексной и телеграфной связи;

- в виде телефонограмм.

При получении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу, электронной почте и др.), обязательным является направление заявителем оригинала запроса, соответствующего требованиям пункта 2.1.8 настоящего административного регламента.

Прием корреспонденции в Аппарате производится централизованно Департаментом, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты, которые могут производиться децентрализованно.

При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставится штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.

3.3. Регистрация запросов и подготовка к ним резолюций

Поступившие в Аппарат запросы регистрируются в единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" (далее - ЕСЭДД) в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Сотрудники отдела по обеспечению деятельности руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области готовят проекты резолюций на все зарегистрированные запросы и передают их на подпись руководителю Аппарата - министру Правительства Нижегородской области в день получения запроса.

3.4. Исполнение запросов

Запрос с резолюцией руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области поступает на исполнение в соответствующее структурное подразделение Аппарата.

Исполнение запроса осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции.

Подготовленные проекты копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, поступают на проверку начальнику отдела организации документооборота или начальнику протокольного отдела управления документационного обеспечения и контроля Департамента и, в случае обнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю. Доработанные документы подписываются заместителем руководителя Аппарата, директором Департамента, заместителем директора Департамента, начальником управления документационного обеспечения и контроля.

Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, заверяются в соответствии с установленными требованиями.

Если в Аппарате отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, Аппаратом производится пересылка запроса в соответствующий орган, организацию.

Должностное лицо, определенное исполнителем запроса, готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в Аппарате и пересылке запроса на исполнение в другой орган, организацию. С запроса снимается копия, которая остается в Аппарате, а сам запрос вместе с сопроводительным письмом пересылается в орган, организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.

Если в Аппарате отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется уведомление о возможном местонахождении документов.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенное дело (папку). После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым запросом.

Начальник отдела организации документооборота управления документационного обеспечения и контроля Департамента еженедельно просматривает данные запросы и в том случае, когда срок ожидания сведений превышает 3 месяца, запросы подлежат аннулированию, о чем информируется заявитель.

Исходящие запросы подписываются заместителем руководителя Аппарата, директором Департамента, заместителем директора Департамента, начальником управления документационного обеспечения и контроля Департамента.

Персональная ответственность за исполнение запросов возлагается на руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области.

3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

Справочную работу по предоставлению государственной услуги ведут специалисты Департамента.

Справки предоставляются при личном обращении заявителя или по справочному телефону.

Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении запроса и направлении его на рассмотрение;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

3.6. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате

После исполнения запроса заявителю простым письмом по почте направляются копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате.

По желанию заявителя копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, могут быть переданы ему лично.

3.7. Контроль исполнения запросов

Исполнение резолюции руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области подлежит контролю в Аппарате.

Контроль исполнения запросов и контроль исполнения поручений руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области, зафиксированных в резолюциях по исполнению запросов, осуществляет отдел по обеспечению деятельности руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области.

Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным и своевременным исполнением запросов.

Исполненными считаются запросы, по которым рассмотрены все поставленные в запросе вопросы и заявителю даны исчерпывающие ответы.

3.8. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента

Органы государственной власти Нижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской области, иные органы и организации, физические лица вправе обжаловать действия (бездействие), решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством.

Информацию о нарушении должностными лицами положений настоящего административного регламента можно сообщать по телефону 439-17-55 или направлять письменно в произвольной форме простой или электронной почтой в адрес директора департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области Аппарата.

электронный адрес: deporg@agp.kreml.nnov.ru;

почтовый адрес: Кремль, корпус 1, г.Н.Новгород, 603082.

Письменное обращение, поступившее в Аппарат, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель Аппарата, либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения, направившего обращение.

По результатам рассмотрения обращения должностным лицом Департамента, ответственным за рассмотрение обращения, принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении.

Мотивированный письменный ответ по поставленным в обращении вопросам, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.