Приказ Региональной службы по тарифам Нижегородской области от 12 апреля 2010 г. N 45/од "Об утверждении административных регламентов региональной службы по тарифам Нижегородской области"

В соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 22 ноября 2007 года N 430 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Нижегородской области" и в целях оптимизации деятельности региональной службы по тарифам Нижегородской области приказываю:

1. Утвердить:

- Административный регламент региональной службы по тарифам Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение трудовых книжек лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Нижегородской области и должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Нижегородской области, в региональной службе по тарифам Нижегородской области";

- Административный регламент региональной службы по тарифам Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение личных дел лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Нижегородской области в региональной службе по тарифам Нижегородской области".

2. Государственным гражданским служащим сектора административно-правовой работы организационно-правового отдела региональной службы по тарифам Нижегородской области осуществлять исполнение государственных функций в соответствии с административными регламентами.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель службы

О.Ю. Седов

Включен в Реестр нормативных актов

органов исполнительной власти

Нижегородской области

26 апреля 2010 года

N в реестре 02000-516-045/од

Административный регламент
региональной службы по тарифам Нижегородской области
по исполнению государственной функции "Ведение трудовых книжек
лиц, замещающих должности государственной гражданской службы
Нижегородской области и должности, не являющиеся должностями
государственной гражданской службы Нижегородской области,
в региональной службе по тарифам Нижегородской области"
(утв. приказом региональной службы по тарифам Нижегородской области
от 12 апреля 2010 г. N 45/од)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент региональной службы по тарифам Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение трудовых книжек лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Нижегородской области и должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Нижегородской области, в региональной службе по тарифам Нижегородской области" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества ведения и хранения трудовых книжек.

1.2. Исполнение государственной функции "Ведение трудовых книжек лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Нижегородской области и должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Нижегородской области, в региональной службе по тарифам Нижегородской области" (далее - государственная функция) осуществляется в соответствии с:

- Трудовым кодексом Российской Федерации ("Российская газета" от 31 декабря 2001 года N 256);

- Федеральным законом от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" ("Российская газета" от 31 мая 2003 года N 104);

- Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" ("Российская газета" от 31 июля 2004 года N 162);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года N 165);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" ("Российская газета" от 22 апреля 2003 года N 77);

- постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" ("Российская газета" от 19 ноября 2003 года N 235);

- постановлением Правительства Нижегородской области от 15 мая 2006 года N 171 "Об утверждении Положения о региональной службе по тарифам Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 3 июня 2006 года N 99 (3511)).

1.3. Исполнение государственной функции осуществляет региональная служба по тарифам Нижегородской области (далее - Служба).

1.4. Контроль за соблюдением законодательства в сфере исполнения государственной функции осуществляет руководитель Службы.

2. Административные процедуры

2.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:

- оформление трудовых книжек гражданским служащим, впервые поступившим на государственную гражданскую службу Нижегородской области (далее - гражданская служба);

- оформление трудовых книжек работникам, впервые принятым на работу;

- внесение в трудовые книжки лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Нижегородской области (далее - гражданские служащие) и должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Нижегородской области, (далее - работники) записей о приеме, переводе, присвоении классных чинов, награждении, увольнении, а также других записей, предусмотренных постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";

- оформление вкладышей в трудовую книжку в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов;

- ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- оформление дубликата трудовой книжки;

- оформление новых трудовых книжек;

- выдача копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из трудовой книжки;

- учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

2.2. Юридические факты, являющиеся основанием для начала административных действий.

Основанием для оформления трудовой книжки, внесения записей в трудовую книжку является издание соответствующего приказа Службы, распоряжения Губернатора Нижегородской области или Правительства Нижегородской области, а также иного правового акта.

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется с целью учета трудовых книжек и вкладышей в них. Записи в книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся в связи с приемом на работу (гражданскую службу) или увольнением с работы (гражданской службы) гражданского служащего (работника) Службы.

Дубликат трудовой книжки оформляется в случаях, предусмотренных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках".

Новая трудовая книжка оформляется в случае отсутствия у лица, поступающего на работу (гражданскую службу), трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

Выдача копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из трудовой книжки осуществляется по письменному заявлению гражданского служащего (работника) Службы.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные гражданскими служащими (работниками) Службы при увольнении либо (в случае смерти гражданского служащего (работника) Службы) его ближайшими родственниками, хранятся до востребования в Службе в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках".

2.3. Должностное лицо, ответственное за выполнение действия.

Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими сектора административно-правовой работы организационно-правового отдела Службы (далее - специалисты).

Ответственность за полноту и достоверность внесения записей в трудовые книжки и вкладыши к ним несут специалисты, а также должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции.

Ответственным за исполнение государственной функции является руководитель Службы.

2.4. Максимальный срок выполнения действия.

Все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа Службы, распоряжения Губернатора Нижегородской области или Правительства Нижегородской области, а также иных правовых актов не позднее недельного срока со дня издания такого акта, а при увольнении гражданского служащего (работника) - в день увольнения.

Оформление трудовой книжки гражданину, принятому на работу (гражданскую службу) впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня приема на работу (гражданскую службу).

Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка.

Записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них осуществляются не позднее недельного срока со дня приема на работу (гражданскую службу), а при увольнении - в день увольнения.

Выдача дубликата трудовой книжки осуществляется не позднее 15 дней со дня подачи гражданским служащим (работником) Службы письменного заявления о выдаче дубликата трудовой книжки.

Оформление новой трудовой книжки осуществляется не позднее недельного срока со дня подачи гражданским служащим (работником) Службы письменного заявления о выдаче новой трудовой книжки.

Выдача копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из трудовой книжки осуществляется не позднее трех рабочих дней со дня подачи гражданским служащим (работником) Службы письменного заявления.

2.5. Права и обязанности в процессе исполнения государственной функции.

Руководитель Службы имеет право:

- давать поручения специалистам по выполнению административных действий;

- назначать должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, и ответственное за прием и рассмотрение жалоб, поступивших в процессе исполнения государственной функции.

- проводить проверки надлежащего оформления, ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Специалисты обязаны:

- вносить записи в трудовые книжки в соответствии с приказами Службы, распорядительными актами Губернатора и Правительства Нижегородской области и аппарата Правительства Нижегородской области и иными правовыми актами;

- соблюдать сроки выполнения административных процедур;

- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих (работников) Службы;

- информировать должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.

2.6. Способ фиксации результата выполнения действия.

Все записи в трудовые книжки производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой) световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

2.7. Результат исполнения государственной функции.

Результатом исполнения государственной функции является:

- оформление трудовых книжек гражданским служащим, впервые поступившим на государственную гражданскую службу Нижегородской области;

- оформление трудовых книжек работникам, впервые принятым на работу;

- правильное и своевременное внесение записей в трудовые книжки гражданских служащих (работников) Службы;

- оформление дубликата трудовой книжки;

- оформление новых трудовых книжек;

- выдача копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из трудовой книжки;

- учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках".

3. Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции

3.1. Контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, за полнотой и достоверностью записей, внесенных в трудовые книжки гражданских служащих (работников) Службы, осуществляется начальником организационно-правового отдела Службы.

3.2. Контроль осуществляется в визуальной форме путем сопоставления данных на бумажных носителях и записей, внесенных в трудовые книжки гражданских служащих (работников) Службы.

3.3. Персональная ответственность должностных лиц, исполняющих административные процедуры настоящей государственной функции, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4. Порядок обжалования действий (бездействия)
должностных лиц в ходе исполнения государственной функции

4.1. Гражданские служащие (работники) Службы (далее - заявители) вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц в ходе исполнения государственной функции, решение, принятое по результатам рассмотрения их обращения (предложение, заявление или жалобу) в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в судебном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

4.2. Обращение (жалоба) должно содержать следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, которым подается обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

- наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- суть обращения, в том числе информацию о нарушении прав и законных интересов, принятии противоправного решения, осуществлении действия (бездействии);

- подпись заявителя, которым подается обращение, дату.

4.3. Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые заявитель считает нужным сообщить.

4.4. В случае необходимости к обращению могут быть приложены материалы и документы (либо их копии), подтверждающие доводы заявителя.

4.5. Поступившее обращение (жалоба) рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы) в Службе. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель Службы либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения направившего обращение.

4.6. В случае если в обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

4.7. Служба при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить такое обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4.8. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.9. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с раннее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель (заместитель руководителя) Службы вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и раннее направляемые обращения направлялись в Службу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

4.10. Ответ на обращение подписывается руководителем Службы и направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.11. Лицом, ответственным за прием обращений является начальник организационно-правового отдела Службы (тел. (831) 411-85-34).

График работ ответственного за прием обращений:

понедельник - четверг: с 9.00 до 18.00;

пятница - с 9.00 до 17.00;

перерыв на обед: с 13.00 до 13.48;

суббота - воскресенье: выходные дни.

Административный регламент
региональной службы по тарифам Нижегородской области
по исполнению государственной функции "Ведение личных дел
лиц, замещающих должности государственной гражданской службы
Нижегородской области в региональной службе по тарифам
Нижегородской области"
(утв. приказом региональной службы по тарифам Нижегородской области
от 12 апреля 2010 г. N 45/од)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент региональной службы по тарифам Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение личных дел лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Нижегородской области в региональной службе по тарифам Нижегородской области" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества ведения личных дел, а также определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по исполнению государственной функции.

1.2. Исполнение государственной функции "Ведение личных дел лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Нижегородской области в региональной службе по тарифам Нижегородской области" (далее - государственная функция) осуществляется в соответствии с:

1) Трудовым кодексом Российской Федерации ("Российская газета" от 31 декабря 2001 года N 256);

2) Федеральным законом от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" ("Российская газета", от 31 мая 2003 года N 104);

3) Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" ("Российская газета", от 31 июля 2004 года N 162);

4) Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 125-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года N 165);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Федерального закона от 27 июля 2006 года "О персональных данных" следует читать как "N 152-ФЗ"

5) Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" ("Собрание законодательства Российской Федерации", от 6 июня 2005 года N 23, ст. 2242);

6) Законом Нижегородской области от 10 мая 2006 года N 40-З "О государственной гражданской службе Нижегородской области" ("Нижегородские новости", от 13 мая 2006 года N 83(3495));

7) постановлением Правительства Нижегородской области от 15 мая 2006 года N 171 "Об утверждении Положения о региональной службе по тарифам Нижегородской области" ("Нижегородские новости", от 3 июня 2006 года N 99 (3511)).

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется региональной службой по тарифам Нижегородской области (далее - Служба).

Контроль за соблюдением законодательства в сфере исполнения государственной функции осуществляет руководитель Службы.

2. Административные процедуры

2.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:

- оформление личных дел лиц, замещающих должности государственной гражданской службы (далее - гражданские служащие) при поступлении их на государственную гражданскую службу Нижегородской области в соответствии с требованиями законодательства о государственной гражданской службе (далее - оформление личных дел);

- приобщение к личным делам гражданских служащих документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные, и иные сведения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением и увольнением; (далее - приобщение документов к личным делам)

- ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и в иных случаях, предусмотренных законодательством; (далее - ознакомление).

- передача надлежаще оформленного личного дела гражданского служащего по новому месту замещения должности государственной гражданской службы в иной государственный орган; (далее - передача личного дела);

- учет и хранение личных дел гражданских служащих в течение срока, установленного действующим законодательством, в архиве Службы, передача их в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области в соответствии с требованиями действующего законодательства.

2.2. Юридические факты, являющиеся основанием для начала административных действий.

Основанием для оформления личного дела гражданского служащего, является приказ Службы о приеме гражданина на государственную гражданскую службу Нижегородской области и назначении его на должность государственной гражданской службы Нижегородской области.

Оформленное личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.

Основаниями для приобщения документов к личным делам являются издание приказов Службы, распоряжений Губернатора Нижегородской области и Правительства Нижегородской области, а также представление гражданскими служащими документов (копий документов, заверенных надлежащим образом), содержащих их персональные данные.

Специалисты обязаны приобщать к личным делам документы в объеме, предусмотренном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области.

Документы, приобщенные к личным делам, брошюруются, нумеруются, вносятся в описи документов личных дел.

Основанием для ознакомления с личным делом является обращение гражданского служащего, а также иные основания, предусмотренные действующим законодательством.

Основанием для передачи личного дела гражданского служащего при переводе на должность государственной гражданской службы или поступлении на государственную гражданскую службу в иной государственный орган является запрос этого органа о передаче личного дела.

Передача личного дела осуществляется путем направления заказного письма в другой государственный орган с уведомлением о вручении или иным способом.

В журнале учета личных дел делается соответствующая отметка о передаче личного дела в другой государственный орган.

Основанием для передачи личного дела гражданского служащего, в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области, является истечение срока хранения - 10 лет со дня увольнения.

В журнале учета личных дел делается соответствующая отметка о передаче личного дела в архив.

2.3. Должностное лицо, ответственное за выполнение действия

Ответственность за оформление личного дела, приобщение документов к личным делам, ознакомление, передачу личных дел, передачу в архив личных дел несут специалисты, а также должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции.

Ответственным за исполнение государственной функции является руководитель Службы.

2.4. Максимальный срок выполнения действия.

Максимальный срок оформления личного дела - 10 рабочих дней с даты приема гражданина на государственную гражданскую службу Нижегородской области и назначения его на должность государственной гражданской службы в региональной службе по тарифам Нижегородской области.

Максимальный срок приобщения документов к личным делам - 10 рабочих дней с даты поступления документов в сектор административно-правовой работы организационно-правового отдела Службы.

Ознакомление осуществляется не реже одного раза в год.

При переводе гражданского служащего в другой государственный орган, личное дело передается в этот государственный орган в течение 15 рабочих дней со дня поступления запроса о передаче личного дела.

Передача в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области личного дела производится по истечении срока его хранения в секторе административно-правовой работы организационно-правового отдела Службы, который составляет 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы.

2.5. Права и обязанности в процессе исполнения государственной функции.

Руководитель Службы имеет право:

- возлагать на специалистов структурного подразделения обязанности по выполнению и осуществлению административных действий;

- назначать лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, и ответственное за прием и рассмотрение жалоб, поступивших в процессе исполнения государственной функции;

- проводить проверки надлежащего оформления, ведения, хранения и передачи личных дел гражданских служащих.

Специалисты имеют право:

- запрашивать необходимые документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные, от гражданских служащих Службы.

Специалисты обязаны:

- соблюдать сроки выполнения административных действий;

- своевременно оформлять личные дела;

- приобщать установленные документы или копии документов, заверенных надлежащим образом, к личным делам;

- знакомить гражданских служащих с их личными делами не реже одного раза в год, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством;

- обеспечивать сохранность личных дел;

- обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах;

- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих, работников министерства и руководителей государственных учреждений;

2.6. Результатом исполнения государственной функции является:

- правильное и своевременное оформление личных дел гражданских служащих Службы;

- приобщение к личным делам документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные, а также иных документов;

- ознакомление гражданских служащих Службы с их личными делами;

- учет и хранение личных дел гражданских служащих Службы.

- передача личных дел гражданских служащих в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области;

3. Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции

3.1. Контроль за полнотой и своевременностью оформления личных дел, приобщения документов к личным делам, соблюдением срока ознакомления и за своевременностью передачи личных дел архив и по запросам других государственных органов осуществляется начальником организационно-правового отдела Службы.

3.2. Контроль осуществляется в визуальной форме путем осмотра помещений и запираемых металлических (несгораемых) шкафов, в которых хранятся личные дела, пересчета общего количества личных дел, проверки приложенных документов в личные дела гражданских служащих Службы в соответствии с действующим законодательством.

3.3. Персональная ответственность должностных лиц, исполняющих государственную функцию, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства РФ.