Распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 19 октября 2011 г. N 478-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода"

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации":

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Отменить:

3.1. Распоряжение главы администрации города Нижнего Новгорода от 15.04.1998 N 1383-р "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации города Нижнего Новгорода".

3.2. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 11.02.2002 N 125 "О внесении изменений и дополнений в Методические рекомендации по составлению и оформлению документов, утвержденные приказом главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 N 265".

3.3. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 02.07.2002 N 1102 "О внесении дополнений в приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 N 265".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Холкину М.М.

Глава администрации города

О.А. Кондрашов

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода
(утв. распоряжением администрации города
от 19 октября 2011 г. N 478-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города осуществляются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города возлагается на руководителей структурных подразделений.

В каждом структурном подразделении администрации города контроль за ведением делопроизводства в данном подразделении осуществляет служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ): специально созданное подразделение (отдел, сектор) либо сотрудник структурного подразделения, на которого правовым актом руководителя структурного подразделения возложены обязанности по контролю за ведением делопроизводства и подготовке документов для сдачи их в архив.

2. Документация администрации города Нижнего Новгорода

2.1. Состав управленческой документации администрации города Нижнего Новгорода определяется компетенцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, структурных подразделений администрации города, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации города, а также между администрацией города и иными органами местного самоуправления города Нижнего Новгорода, органами власти Нижегородской области, организациями.

2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, образцы бланков документов утверждаются правовым актом администрации города Нижнего Новгорода.

3. Оформление служебных документов

3.1. Общие требования к оформлению документов, бланки документов

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации города в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

Правила оформления правовых актов администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода изложены в разделе 4 настоящей Инструкции.

Порядок подготовки проектов вышеуказанных правовых актов определяется Регламентом администрации города Нижнего Новгорода.

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения.

Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 - 14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее:

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

3.1.2. Бланки документов.

3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

3.1.2.2. В администрации города Нижнего Новгорода применяются следующие бланки:

Вид бланка	Должностное лицо, орган, структурное подразделение администрации города, которые вправе использовать данный вид бланка
общий бланк	администрация города, администрации районов города, отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации города
бланк письма	глава администрации города, заместители главы администрации города, администрации районов города, первые заместители, заместители глав администраций районов города, отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации города
бланк постановления	администрация города
бланк распоряжения	администрация города, главы администраций районов города
бланк приказа	заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации города
бланк поручения	глава администрации города, заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города
бланк резолюции	глава администрации города, заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа.

Продольные бланки используются чаще всего для подготовки правовых актов.

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения". Например, целесообразно использовать угловые бланки для протоколов, договоров, актов, инструкций, требующих утверждения, и писем, где есть реквизит "Адресат".

Вышеперечисленные бланки администрации города, администраций районов города, отраслевых (функциональных) структурных подразделений используются соответственно главой администрации города, главой администрации района города, руководителем отраслевого (функционального) структурного подразделения администрации города либо лицами, исполняющими их обязанности на основании соответствующих правовых актов.

Вышеперечисленные бланки должностных лиц администрации города, администраций районов города вправе использовать те должностные лица, должность которых указана на бланке, либо лица, исполняющие их обязанности на основании соответствующих правовых актов.

Документы совещательных органов, межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках, если использование бланка предусмотрено положением о совещательном органе (межведомственной комиссии/совете). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов).

3.1.2.3. Допускается не применять бланки документов для ведения переписки между заместителями главы администрации города, а также между заместителями главы администрации города и главой администрации города.

В перечисленных случаях переписка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документ, без указания должности.

3.1.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города в сторонние организации.

3.1.2.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации города, утверждаются правовым актом администрации города.

3.1.2.6. Письма за подписью главы администрации города (экземпляр, отправляемый адресату) оформляются на бланках с цветным изображением герба города Нижнего Новгорода. Второй экземпляр письма, остающийся в деле, - на стандартном бланке с контурным черно-белым изображением герба.

Цветные бланки являются бланками строгой отчетности.

3.1.3. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

3.1.3.1. Герб города Нижнего Новгорода.

Герб города Нижнего Новгорода помещают на бланках документов в соответствии с Положением о символах города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением городской Думы города Нижнего Новгорода от 20.12.2006 N 96.

Черно-белое изображение герба города Нижнего Новгорода используется исключительно в контурном варианте. Размещение на документе светокопии либо черно-белой печати с цветного изображения герба города не допускается, так как присутствие на изображении герба различных оттенков серого цвета противоречит его геральдическому описанию.

3.1.3.2. Наименование вида документа.

Для каждого вида документа используется бланк конкретного вида, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие).

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

3.1.3.3. Дата документа.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 01 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты).

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.

На бланке документа дата документа указывается в специально обозначенном месте. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.

3.1.3.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

3.1.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

3.1.3.6. Адресат.

Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения.

При адресовании обращения организации (структурному подразделению) наименование адресата указывается в именительном падеже. При адресовании обращения руководителю организации (структурного подразделения), иному должностному лицу наименование должности и фамилия адресата указываются в дательном падеже, при этом инициалы ставятся перед фамилией адресата, например (здесь и далее примеры наименования организаций, имена их руководителей, справочные данные и др. являются условными):

Директору департамента здравоохранения

И.И. Иванову

Или:

Аппарат Губернатора

Нижегородской области

При адресации документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии, например:

Иванову И.И.,

проживающему по адресу:

ул. Инициативная, д. 5, кв. 12,

г. Нижний Новгород, 603015

Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям отраслевых

(функциональных) структурных

подразделений и территориальных

органов администрации города

Нижнего Новгорода

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки. В этом случае адресатам направляются копии документа.

Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются к отправке:

в случае направления документа в один адрес - в 2 экземплярах;

в случае направления нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов на документе, плюс один.

Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован исполнителем.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания:

наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д. 5/2, Москва, 103012

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам государственной власти Российской Федерации, в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, главе города Нижнего Новгорода, в городскую Думу города Нижнего Новгорода, главе администрации города Нижнего Новгорода, его заместителям, а также при переписке внутри структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата выравниваются по левому краю поля, отведенного для реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности одинарным межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.

3.1.3.7. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Утверждаю Директор департамента _______________ ____________________________________ ____________________ И.О. Фамилия (личная подпись) "_____" __________________ 20___г.

Дата в грифе утверждения не ставится, если утверждаемый документ оформляется на общем бланке, уже содержащем реквизит "дата".

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Утверждено приказом директора департамента _____________________________ от 16 марта 2011 года N 155

3.1.3.8. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этом случае соисполнители направляют информацию основному исполнителю, который отчитывается об исполнении поручения, указанного в резолюции.

На документах, не требующих конкретных поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель (исполнители), подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на бланке формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.1.3.9. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например: Приказ "Об изменении штатного расписания",

"чего?" ("кого?"), например: Должностная инструкция начальника отдела.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

3.1.3.10. Текст документа.

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документа допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

Уважаемый Иван Иванович!

При адресовании документов руководителю организации допускается также обращение с использованием слова "господин", например:

Уважаемый господин Иванов!

или

Господин Иванов!

Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа (например, "Просим Вас...", "Направляем...") либо от третьего лица единственного числа (например, "Управление не возражает..."). От первого лица единственного числа текст излагается в случае оформления письма на должностном бланке (например, "Прошу...", "Направляю ...").

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница", "стр." и знаков препинания.

3.1.3.11. Отметка о наличии приложения.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Копия постановления администрации города Нижнего Новгорода от 03.02.2011 N 331 "О внесении изменений в постановление администрации города Нижнего Новгорода от 08.02.2006 N 252" на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в администрации города Нижнего Новгорода за IV квартал 2010 года на 5 л. в 2 экз.

Если к основному документу прилагается документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: копия письма департамента _____________________________ от 22.02.2011 N 16/19-166/ис и приложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа.

3.1.3.12. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Право подписывать документы имеет руководитель структурного подразделения администрации города либо лицо, исполняющее его обязанности на основании правового акта.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от текста, как правило, тремя одинарными межстрочными интервалами.

Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:

с распорядительного документа - соответствующим распорядительным документом,

с письма, схемы, плана и т.д. - служебным письмом.

Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи должностного лица, уполномоченного подписать документ, допускается только при подготовке поздравительных адресов, открыток, приветственных, поздравительных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.

3.1.3.13. Гриф согласования.

Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями администрации города, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется одним из следующих способов:

грифом согласования,

справкой о согласовании,

листом согласования,

протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входит слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации города Нижнего Новгорода, глава администрации Автозаводского района		И.О. Фамилия
	____________________ подпись
Дата

Грифы согласования располагаются на документе ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда документ необходимо согласовать с руководителями нескольких структурных подразделений администрации города, руководителями нескольких организаций. В этом случае на документе на месте грифа согласования делается соответствующая отметка, например:

Лист согласования (справка, протокол) прилагается.

Допускается оформление листа согласований (приложение N 14) на обороте последней страницы документа, подписанной уполномоченным должностным лицом, если документ необходимо согласовать с 2 - 5 должностными лицами.

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

При подготовке структурным подразделением администрации города проекта документа за подписью главы администрации города либо при направлении документа на согласование главе администрации города необходимо предварительное визирование документа заместителем главы администрации города, в чьем подчинении находится структурное подразделение.

Грифы согласования, визы должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. Грифы согласования, визы правовых актов администрации города и заместителей главы администрации города оформляются в соответствии с требованиями Регламента администрации города Нижнего Новгорода.

Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте.

3.1.3.14. Оттиск печати.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Реестр печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых в администрации города Нижнего Новгорода ведется в департаменте организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

3.1.3.15. Отметка о заверении копии.

Структурные подразделения администрации города могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения руководителя структурного подразделения.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "Подпись" на расстоянии 240 мм от верхнего края листа бумаги и составляется по форме:

Верно Начальник протокольного отдела департамента правового обеспечения администрации города Нижнего Новгорода		И.О. Фамилия
	____________________ подпись
Дата заверения копии

Заверительная надпись удостоверяется печатью.

3.1.3.16. Отметка об исполнителе.

На последней странице исходящего документа, содержащей реквизит "подпись", в левом нижнем углу в две строки указывается информация о непосредственном исполнителе документа: фамилия или фамилия, имя, отчество (полностью) и номер контактного телефона (дефисы в номере телефона не ставятся, цифры разделяются пробелами). Например:

Иванов

412 34 56

или

Иванов Иван Иванович

412 34 56

На исходящих документах, подписанных главой администрации города либо лицом, исполняющим его обязанности, информация об исполнителе и виза исполнителя размещаются на обороте страницы документа, содержащей реквизит "подпись", в левом нижнем углу.

Данный реквизит допускается печатать шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста.

3.1.3.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело.

3.1.3.18. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

3.2. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации

3.2.1. В целях координации международных связей администрации города Нижнего Новгорода, обеспечения протокольных требований к международной переписке все документы, подлежащие отправке за рубеж, готовятся в комитете внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода.

3.2.2. Письма, подписанные главой администрации города Нижнего Новгорода, регистрируются в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Отправка адресату осуществляется через комитет внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода.

4. Особенности оформления отдельных видов документов

4.1. Правовые акты администрации города (постановления, распоряжения)

4.1.1. Проекты правовых актов администрации города оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Проекты правовых актов администрации города направляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути акта, обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия.

Правовой акт имеет следующие реквизиты:

наименование вида акта - постановление, распоряжение администрации города;

дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.07.2005 или 15 июня 2005 года;

номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения администрации города через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.

Дата и номер постановления, распоряжения администрации города располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа.

4.1.2. Заголовок печатается одинарным межстрочным интервалом в границах, предусмотренных бланками правовых актов, на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов "дата" и "номер". Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка, как правило, 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом 14 размера.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (для постановлений) либо распорядительную (для распоряжений) часть.

Преамбула в проекте постановления администрации города завершается словами "администрация города Нижнего Новгорода постановляет:".

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть постановления (распоряжения) администрации города может подразделяться на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации города в тексте на них обязательно делается ссылка, например:

1. Утвердить состав комиссии _ (приложение N 1).

2. Утвердить Порядок работы комиссии _ (приложение N 2).

4.1.3. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности ("Глава администрации города"), личной подписи и ее расшифровки (инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации города). Слова "Глава администрации города" печатаются от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи печатается на уровне слов "Глава администрации города" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

4.1.4. Приложения к правовым актам администрации города печатаются на отдельных листах.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений к правовым актам идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов самих правовых актов.

4.1.5. Многострочные реквизиты "гриф утверждения", "приложение" со ссылкой на номер и дату правового акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек.

Все составные части реквизита форматируются по левому краю самой длинной строки, длина которой не должна превышать 9 см, и ограничиваются правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте правового акта дается ссылка на приложение, то на первой странице приложения после слова "Приложение" дается ссылка на правовой акт администрации города.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

	Приложение к постановлению администрации города от ________________ N _______
или	Приложение N 1 к постановлению администрации города от ________________ N _______

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (например: "Утвердить прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)") на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "утвержден" со ссылкой на правовой акт. Слово "утвержден" печатается прописными буквами.

Например:

УТВЕРЖДЕН постановлением администрации города от _______________ N ______

Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "Утверждено", программа - "Утверждена", мероприятия - "Утверждены", план - "Утвержден".

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку.

Например:

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой: *, **, ***. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Составные части разделов (подразделы, пункты, подпункты) также нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.). Если в тексте документа необходимо сделать ссылку на пункт (подпункт), точка в конце номера пункта (подпункта) не ставится (например: _в соответствии с пунктом 2.3.1 распоряжения_).

Виза руководителя-исполнителя правового акта проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта правового акта в нижней его части.

На приложениях к проектам правовых актов виза руководителя-исполнителя проставляется также на последнем листе каждого приложения.

Визы согласования правового акта оформляются на обороте последней страницы проекта правового акта либо на отдельном листе - листе согласований.

4.1.6. Проекты правовых актов оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается.

Подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной их конвертацией перед распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word.

4.2. Приказ

4.2.1. Приказы в администрации города Нижнего Новгорода вправе издавать заместители главы администрации города и руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города в пределах предоставленных полномочий.

4.2.2. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

4.2.3. Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб города Нижнего Новгорода (черно-белое контурное изображение),

наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - администрация города Нижнего Новгорода,

наименование структурного подразделения администрации города Нижнего Новгорода либо наименование должности должностного лица, уполномоченного издать приказ,

наименование вида документа - приказ,

дата и номер - датой приказа является дата его подписания (оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 01.06.2011 или 01 июня 2011 года), номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (N 21).

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланком, с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал. Заголовок форматируется по левому краю.

4.2.4. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Текст выравнивается одновременно по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами от левой границы текстового поля. Допускается слово "приказываю" печатать полужирным шрифтом.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий. При необходимости указывается исполнитель каждого действия и сроки исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Отменить ..."; "пункт ... исключить"; "пункт ... изложить в следующей редакции: "..."; "дополнить пункт ... абзацем ... следующего содержания: "...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых необходимо довести приказ, указываются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

До подписания проект приказа должен быть завизирован заинтересованными должностными лицами. Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату. При необходимости указывается должность визирующего. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа согласно установленным реквизитам для визы согласования.

Возможно оформление виз на отдельном листе - листе согласований.

4.2.5. Реквизит приказа "подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

При использовании бланка приказа должностного лица наименование должности в реквизите "подпись" не указывается.

В отсутствие уполномоченного издавать приказ должностного лица, приказ подписывает должностное лицо, его замещающее.

Приказ может иметь приложения, которые визируются должностным лицом, издавшим приказ.

Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленным реквизитам для визы согласования.

4.3. Положение, правила, инструкция, регламент

4.3.1. Положения, правила, инструкции, регламенты утверждаются путем издания правового акта (постановления, распоряжения, приказа) об их утверждении.

Исключение составляют должностные инструкции и положения о подразделениях структурных подразделений администрации города, которые оформляются на общем бланке и утверждаются грифом "УТВЕРЖДАЮ".

4.3.2. Порядок подготовки проектов положений, правил, инструкций, регламентов и т.д. соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Исключение составляют административные регламенты предоставления муниципальных услуг, порядок разработки и утверждения которых регулируются Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 24.03.2011 N 1104 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг".

4.3.3. Положение, правила, инструкция, регламент являются приложением к правовому акту об их утверждении и оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты.

Главы должны иметь названия.

Нумерация глав, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.4. Протокол

4.4.1. Протокол совещания (заседания) составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается:

на секретаря коллегиального органа, чье совещание (заседание) протоколируется;

на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственного за подготовку совещания (заседания).

4.4.2. Протоколы оформляются:

на общих бланках должностных лиц администрации города утвержденной формы при проведении совещаний указанными на бланках должностными лицами - совещания, проводимые главой администрации города, заместителями главы администрации города;

на стандартных бланках протоколов при проведении совещаний (заседаний) комиссий, рабочих групп и иных коллегиальных органов.

Протоколы, выписки из протокола оформляются в соответствии с образцами, прилагаемыми к настоящей инструкции (приложения N 1, N 2, N 3).

4.4.3. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

наименование вида документа - протокол (слово "протокол" печатается центрованно прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 кеглей;

дата проведения заседания (совещания) - оформляется словесно-цифровым способом (17 мая 2011 года), если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;

номер протокола - печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола; к номерам протоколов могут прибавляться буквенные, буквенно-цифровые коды в соответствии с номенклатурой дел; протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов;

место проведения заседания (совещания) - выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер";

заголовок - содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, совещание, _ ) и название коллегиального органа в родительном падеже, если протоколировалось заседание (совещание) данного коллегиального органа, либо указывается вопрос, тема совещания, если протоколируется совещание, проводимое должностным лицом; заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру;

текст протокола - состоит из двух частей: вводной и основной;

подписи.

4.4.4. Протокол может быть полным и кратким.

Полный протокол, кроме вопросов и решений, содержит краткую запись выступлений докладчиков и участников. В краткий записывают лишь перечень обсуждаемых вопросов, фамилии и инициалы докладчиков и выступавших, принятые решения.

В стенограммах весь ход заседания записывается дословно.

4.4.5. Во вводной части полного протокола указываются фамилия и инициалы председателя и секретаря заседания (совещания) и их должности; затем, в алфавитном порядке фамилии, инициалы и должности присутствующих на заседании (совещании).

Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после секретаря, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем, 1-2 межстрочными интервалами ниже, через одинарный межстрочный интервал печатаются все присутствовавшие на заседании (совещании). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

"Слушали: _

Выступили: _

Решили: _ ".

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.

Полный протокол подписывается председателем и секретарем.

4.4.6. Во вводной части краткого протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается. В следующей строке в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Краткий протокол подписывается председателем.

4.5. Служебные телеграммы

4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в двух экземплярах.

Телеграммы подписываются главой администрации города, заместителями главы администрации города, руководителями структурных подразделений администрации города.

4.5.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (Куда:, Кому:) - печатается через одинарный межстрочный интервал; если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, наименование организации-адресата печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом, например:

Дзержинск Нижегородской

Администрации г. Дзержинска

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Главе администрации г. Дзержинска

И.О.Фамилия

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый ___________________________!

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

На поздравительных телеграммах допускается воспроизведение факсимильной подписи.

4.6. Служебные письма

4.6.1. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными.

Письма оформляются на специальных утвержденных бланках, печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

В администрации города Нижнего Новгорода используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма.

Служебные письма главы администрации города и его заместителей оформляются на должностных бланках утвержденной формы. Служебные письма, подготовленные структурными подразделениями администрации города, оформляются на бланках соответствующих структурных подразделений.

4.6.2. Исходящее служебное письмо, подготовленное структурным подразделением администрации города Нижнего Новгорода, имеет следующие реквизиты:

герб города Нижнего Новгорода;

наименование органа местного самоуправления - администрация города Нижнего Новгорода;

наименование структурного подразделения администрации города;

справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты);

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

отметка об исполнителе;

визы согласования документа;

идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами.

4.6.3. Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем, с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал центрированно.

4.6.4. Обращение от текста письма отделяется одним дополнительным интервалом.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);

от третьего лица единственного числа (глава администрации города считает возможным; администрация города согласовывает);

от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить).

Форма изложения от первого лица единственного числа рекомендуется в случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу.

Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц.

Текст письма печатается через одинарный либо полуторный межстрочный интервал.

4.6.5. Право подписи служебных писем имеют:

должностные лица, указанные на бланке, если письмо оформляется на должностном бланке;

руководитель структурного подразделения администрации города либо исполняющий его обязанности, если письмо оформляется на бланке структурного подразделения администрации города.

4.7. Поручения

4.7.1. Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы.

4.7.2. Поручениями оформляются задания оперативного характера.

4.7.3. Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты:

наименование должности руководителя, дающего поручение;

наименование вида документа - поручение;

дата - оформляется цифровым способом;

номер поручения - состоит из знака "N" и порядкового номера документа, присвоенного в соответствии с регистрацией поручений согласно номенклатуре дел,

текст поручения,

подпись.

4.7.4. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц.

При адресовании поручения руководителям структурных подразделений указываются только инициалы и фамилия без указания должности.

Если в качестве адресата выступает руководитель муниципальной организации, то наименование организации и должности входит в состав реквизита "адресат".

Если поручение направляется в несколько однородных подразделений, то их руководителей следует указать обобщенно, например:

Главам администраций районов города Нижнего Новгорода

4.7.5. Текст поручения печатается через одинарный либо полуторный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или состоять из одной распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания.

Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название структурного подразделения, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя данного подразделения.

В случае, если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада должностному лицу, давшему данное поручение.

На оборотной стороне бланка указываются фамилия и инициалы исполнителя документа и номер его служебного телефона. При наличии приложений также могут быть перечислены рассылаемые документы с указанием их реквизитов и количества листов.

4.7.6. Подпись должностного лица, давшего поручение, отделяется от текста поручения тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Поручения подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

4.7.7. Поручения главы администрации города, данные им лично или в ходе совещаний, переговоров, иных встреч, оформляются в этот же или на следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места проведения совещания, переговоров, встреч).

Ответственным за оформление поручения главы администрации города на бланке и рассылку исполнителям является подразделение (должностное лицо), ответственное за организацию совещания, переговоров, встречи.

4.7.8. Должностное лицо, которому дано поручение, обязано приступить к его исполнению незамедлительно, не дожидаясь рассылки поручения после его оформления в письменном виде.

4.7.9. Если поручение главы администрации города адресовано непосредственно отраслевому (функциональному) структурному подразделению администрации города, его руководителю, то отчет главе администрации города, необходимую информацию об исполнении поручения необходимо готовить за подписью заместителя главы администрации города, в чьем подчинении находится данное структурное подразделение.

Руководитель отраслевого (функционального) структурного подразделения не вправе направлять какие-либо письменные обращения на имя главы администрации города за своей подписью. Исключение составляют руководители структурных подразделений, подчиненные в соответствии со структурой администрации города непосредственно главе администрации города.

4.7.10. Заместитель главы администрации города вправе давать поручения, в том числе через резолюции на документах, только структурным подразделениям, находящимся в его функциональном подчинении.

Заместитель главы администрации города вправе передавать документ на исполнение по подведомственности структурным подразделениям администрации города, подчиненным непосредственно главе администрации города, через резолюцию на документе.

В период отсутствия заместителя главы администрации города давать поручения, в том числе через резолюции на документах, вправе руководитель структурного подразделения администрации города, назначенный правовым актом администрации города ответственным за координацию деятельности структурных подразделений, находящихся в подчинении отсутствующего заместителя главы администрации города.

4.7.11. Заместитель главы администрации города, у которого документ находится на рассмотрении, при принятии решения о необходимости передачи документа для исполнения в структурное подразделение, ему не подчиненное, своей резолюцией направляет документ профильному заместителю главы администрации города, который в свою очередь дает необходимое поручение структурному подразделению, находящемуся в его подчинении.

4.7.12. Руководитель структурного подразделения администрации города, отвечающего за правовое обеспечение деятельности администрации, вправе давать поручения структурным подразделениям и непосредственно специалистам-юристам структурных подразделений администрации города, связанные с исполнением документов, поступающих из судов, прокуратуры любого уровня, правоохранительных органов, а также иных документов, требующих незамедлительного исполнения.

4.7.13. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях. Течение срока начинается с даты, следующей за датой регистрации поручения.

В исключительных случаях при необходимости продления срока исполнения поручения, должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя должностного лица, давшего поручение, информацию с четко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры, принимаемые для исполнения поручения. Срок продлевается в соответствии с резолюцией должностного лица, давшего поручение.

Повторное продление сроков исполнения поручений не допускается.

4.8. Оформление доверенности

4.8.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

4.8.2. Доверенность оформляется на общем бланке документа установленной формы.

При оформлении доверенности на представление интересов администрации города/администрации района города или совершение каких-либо действий от имени администрации города/администрации района города используется общий бланк администрации города/администрации района города. Доверенность подписывается главой администрации города/главой администрации района города либо лицом, исполняющим его обязанности.

Оформление доверенности на представление интересов или совершение каких-либо действий от имени отраслевого (функционального) структурного подразделения администрации города допускается только в случае, если подразделение имеет статус юридического лица. Доверенность подписывается руководителем данного структурного подразделения либо лицом, исполняющим его обязанности.

4.8.3. При оформлении доверенности необходимо указывать следующие реквизиты:

заголовок - "ДОВЕРЕННОСТЬ";

дата выдачи доверенности;

регистрационный номер.

Текст доверенности должен содержать следующую информацию:

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, которому выдается доверенность;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

Через три одинарных межстрочных интервала после текста доверенности указывается наименование должности руководителя, уполномоченного на подписание данной доверенности, ставится его подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Подпись руководителя заверяется гербовой печатью.

5. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними, определяются настоящей Инструкцией, Регламентом администрации города Нижнего Новгорода, иными правовыми актами администрации города.

5.2. Организация доставки и отправки документов

5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

5.2.2. Конверты с документами, поступившие в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации, вскрываются, за исключением конвертов, адресованных в структурные подразделения администрации города.

Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке, передаются в комитет внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода.

5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы в день получения возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

5.2.4. Доставка документов в администрацию города Нижнего Новгорода осуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося сотрудника службы ДОУ).

Документы передаются адресату в день их учета, а имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно" - незамедлительно.

Документы, поступившие из арбитражных судов, судов общей юрисдикции любого уровня, Федеральной антимонопольной службы, незамедлительно передаются непосредственно в департамент правового обеспечения для организации работы.

5.2.5. Отправка исходящих документов производится после регистрации сотрудником службы ДОУ документа с введением в автоматизированную информационную систему (далее - АИС) электронного образа документа, заверенного электронно-цифровой подписью (далее - ЭЦП).

Регистрация исходящего документа в АИС осуществляется:

при наличии на бумажном экземпляре документа отметки с названием электронного файла;

при наличии данного файла, подписанного ЭЦП, в сетевой папке по подведомственности;

при достоверности ЭЦП данного файла (за достоверность ЭЦП отвечает исполнитель).

Служебные документы с резолюциями главы администрации города и его заместителей (за исключением глав администраций районов города) обрабатываются в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Ответственные сотрудники структурных подразделений администрации города обязаны забирать обработанные документы в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации не реже 1 раза в день, а при необходимости - незамедлительно.

5.2.6. Исходящие документы передаются для отправки только полностью оформленными. Ответственным за оформление является непосредственный исполнитель документа.

В случае ненадлежащего оформления документа он возвращается исполнителю на доработку.

5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими на территории России Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Правительством Российской Федерации.

Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи.

5.2.8. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Заказными письмами направляются особо важные и срочные исполнительные документы.

5.2.9. С помощью средств связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм.

5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.

Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации для организации их отправки подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления, в двух экземплярах.

5.2.11. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими на территории России Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Правительством Российской Федерации.

5.2.12. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

5.2.13. Телефонограммы принимаются и регистрируются специалистами приемных руководителей, которым адресована телефонограмма, незамедлительно после их приема докладываются руководителю и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководителя.

5.3. Порядок прохождения документов

5.3.1. Документы, адресованные главе администрации города, вправе рассматривать и давать по ним поручения заместители главы администрации города (за исключением глав администраций районов города) в соответствии с разграничением полномочий.

Все документы, рассмотренные главой администрации города и его заместителями (за исключением глав администраций районов города), направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

5.3.2. Документы, адресованные главе администрации города или его заместителям (за исключением глав администраций районов города), поступившие из сторонних организаций непосредственно в подразделение, должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

5.3.3. В структурных подразделениях учет поступления документов ведется в автоматизированном режиме, в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы.

5.3.4. Глава администрации города, его заместители, руководители структурных подразделений администрации города дают указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке резолюции должностного лица.

5.3.5. Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в АИС "Служебная корреспонденция". Резолюции, поступившие в службу ДОУ после 16 часов, заносятся в АИС на следующий день. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с резолюцией.

5.3.6. В резолюции может быть установлен конкретный срок (календарная дата) исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "срочно", "оперативно", где исполнение осуществляется в установленном Регламентом администрации города порядке и сроках.

Если для исполнения документа устанавливается срок более одного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в 30-дневный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты регистрации документа. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то служба контроля департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации вправе самостоятельно устанавливать срок исполнения документа, который указывается на штампе "Контроль".

5.3.7. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения.

5.3.8. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное в поручении первым.

Ответственный исполнитель и соисполнители организуют свою работу в соответствии с Регламентом администрации города Нижнего Новгорода.

5.3.9. Для подготовки ответов на обращения, запросы, поступившие на имя главы администрации города Нижнего Новгорода, иных документов в администрации города Нижнего Новгорода установлены следующие правила:

5.3.9.1. Исключительно за подписью главы администрации города либо лица, исполняющего его обязанности, направляются документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации;

председателю Правительства Российской Федерации;

председателю Государственной Думы Российской Федерации;

председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

депутатам Государственной Думы Российской Федерации;

Губернатору Нижегородской области;

председателю Законодательного Собрания Нижегородской области;

депутатам Законодательного Собрания Нижегородской области;

главе города Нижнего Новгорода;

депутатам городской Думы города Нижнего Новгорода, если обращение депутата является депутатским запросом;

прокурорам любого уровня, если документ является ответом на протест, представление, требование прокурора.

Также глава администрации города либо лицо, исполняющее его обязанности, непосредственно рассматривает и подписывает ответы на обращения, содержащие жалобы на действия (бездействие) заместителей главы администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города.

5.3.9.2. Заместители главы администрации города за своей подписью вправе направлять документы, адресованные:

заместителям Губернатора Нижегородской области;

министрам Нижегородской области;

первым заместителям, заместителям министров Нижегородской области;

руководителям департаментов, комитетов, управлений органов исполнительной власти Нижегородской области;

иным должностным лицам, не указанным в п.п. 5.3.9.1.

5.3.9.3. Руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города вправе направлять за своей подписью документы, адресованные:

первым заместителям, заместителям министров Нижегородской области;

руководителям департаментов, комитетов, управлений органов исполнительной власти Нижегородской области;

иным должностным лицам, не указанным в п.п. 5.3.9.1, 5.3.9.2.

5.3.10. Руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города не вправе направлять письменные обращения руководителям служб, входящих в структуру иных отраслевых (функциональных) структурных подразделений, территориальных органов администрации города.

Например: департамент образования при необходимости передачи информации управлениям образования, входящим в структуры администраций районов города, готовит обращения на имя глав администраций районов города с просьбой довести необходимую информацию до руководителя возглавляемого управления образования.

5.3.11. Служба ДОУ контролирует прохождение документов, регулярно составляет сводку о ходе исполнения и информирует об этом руководство.

5.3.12. Регистрация исходящих документов ведется службой ДОУ в АИС.

5.3.13. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней.

5.3.14. Списание документа в дело осуществляется руководителем, которому адресовано поручение, либо уполномоченным им сотрудником.

5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи

5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации структурным подразделениям администрации города, а также муниципальным организациям и иным городским службам, имеющим соответствующие программные средства.

При работе с электронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса.

Официальные электронные адреса структурных подразделений администрации города размещены на официальном сайте администрации города admgor.nnov.ru, а также на утвержденных бланках писем.

5.4.2. Электронные сообщения, направленные по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

5.4.3. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

5.4.4. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

5.4.5. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения.

5.4.6. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы передается руководителю структурного подразделения либо его заместителю (в период отсутствия руководителя) для дальнейших указаний по исполнению документа, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

5.4.7. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

5.4.8. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

5.4.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.5. Размножение и учет количества документов

5.5.1. Размножению подлежат документы, правильно оформленные, подписанные или завизированные.

5.5.2. Документы, подлежащие копированию согласно полученным резолюциям главы администрации города и его заместителей (за исключением глав администраций районов города), размножаются и рассылаются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации следующим образом:

весь комплект документов (оригинал) направляется основному (первому) исполнителю;

остальным исполнителям направляются копии документов.

Копии приложений направляются остальным исполнителям только в том случае, если это необходимо для исполнения ими направляемого документа.

5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

5.5.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

5.5.5. Порядок заверения копий документов:

5.5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

5.5.5.2. Структурные подразделения администрации города вправе выдавать копии только тех документов, подлинники которых у них находятся на ответственном хранении, и только в том случае, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним с письменным заявлением юридических и физических лиц.

5.5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

5.5.5.4. Копии документов могут с помощью средств копировально-множительной или компьютерной изготавливаться рукописным или машинописным способом, техники (например, с помощью сканера).

В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия".

Особенностью копии, изготовленной рукописным или машинописным способом, является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

В случаях изготовления рукописной или машинописной копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

5.5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" через 3 межстрочных интервала проставляют заверительный штамп или заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; оттиск печати. Например:

Верно Главный специалист управления делами	________________________	И.О. Фамилия
	подпись
Дата заверения	Оттиск печати

5.5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом:

листы копии сшиваются на 3 прокола;

на обороте последнего листа копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов"; указывается должность заверяющего и подпись;

печать проставляется на ярлык, захватывая часть последнего листа копии;

5.5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении о структурном подразделении администрации города и закрепляется в должностной инструкции сотрудника.

5.5.5.8. Копии правовых актов администрации города выдаются и заверяются в порядке, предусмотренном административным регламентом администрации города по оказанию муниципальной услуги "Организация исполнения заявлений о предоставлении копий муниципальных правовых актов".

5.5.5.9. Аналогично копиям заверяются выписки из документов.

5.6. Работа исполнителей с документами

5.6.1. Руководители структурных подразделений администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до непосредственных исполнителей не позднее дня, следующего за днем поступления документа в подразделение, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Документы, требующие срочного исполнения, рассматриваются руководителем структурного подразделения в первую очередь.

5.6.2. Срочные документы с резолюцией главы администрации города и его заместителей (за исключением глав администраций районов города) передаются исполнителям незамедлительно через службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Срочные документы с резолюцией руководителя структурного подразделения администрации города - через сотрудников службы ДОУ данного структурного подразделения.

5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе администрации города, его заместителям, руководителям структурных подразделений администрации города, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке.

5.6.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность всей информации, использованной при подготовке документа.

5.6.5. В случае, если в соответствии с резолюцией (поручением) главы администрации города ответственным исполнителем документа является руководитель структурного подразделения администрации города, документ (информация) на имя главы администрации города готовится за подписью заместителя главы администрации города, в чьем функциональном подчинении находится ответственный исполнитель.

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Законодательного собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода

5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов осуществляются в соответствии с федеральным, региональным законодательством и муниципальными правовыми актами города Нижнего Новгорода.

5.7.2. Письменное обращение депутата Законодательного Собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода считается депутатским запросом, если оно рассмотрено соответственно на заседании Законодательного Собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода и оформлено в виде соответствующего правового акта. Запрос депутата Государственной Думы направляется им самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

5.7.3. Должностные лица администрации города, которым направлен оформленный в установленном порядке депутатский запрос либо обращение депутата, дают ответ на него в письменной форме:

в течение 30 календарных дней со дня поступления запроса депутата Государственной Думы Федерального собрания РФ;

в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатского запроса и в течение 7 календарных дней (а при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 календарных дней) со дня поступления обращения депутата Законодательного собрания Нижегородской области;

в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатского запроса и в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения депутата городской Думы города Нижнего Новгорода.

5.7.4. Депутат-инициатор обращения, запроса вправе принимать непосредственное участие в их рассмотрении.

5.7.5. Ответ на депутатский запрос подписывается должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

Направление ответов на депутатские запросы, адресованные главе администрации города, ответственными за подготовку ответов должностными лицами за своей подписью не допускается.

5.7.6. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.7.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.8. Работа с обращениями граждан

5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и их централизованного учета осуществляется управлением по работе с обращениями граждан департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

5.8.2. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области", административным регламентом администрации города Нижнего Новгорода "Рассмотрение обращений граждан", утвержденным постановлением администрации города от 09.06.2009 N 2635, иными правовыми актами.

5.8.3. Поступившие в администрацию города Нижнего Новгорода письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации обращения.

5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП)

5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к документам ДСП:

правовые акты администрации города, устанавливающие правовой статус муниципальных организаций, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;

положения о структурных подразделениях администрации города Нижнего Новгорода, а также их адреса и контактные телефоны;

порядок рассмотрения заявлений, обращений граждан и организаций, а также решения, принятые по ним;

сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, на основании предложения руководителя структурного подразделения администрации города - ответственного исполнителя.

Должностное лицо, принявшее решение об отнесении документа к категории ДСП, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения и определяет:

порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации;

организацию защиты документов ДСП.

5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя с документом принимает должностное лицо, принявшее решение об отнесении этого документа к категории ДСП.

5.9.4. За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

5.9.5. В случае упразднения структурного подразделения администрации города решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает глава администрации города, либо его заместитель, в чьем подчинении находилось упраздненное структурное подразделение.

5.9.6. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

5.9.7. Документы ДСП:

печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов (при незначительном объеме документов ДСП разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами; к регистрационному номеру документа в этом случае добавляется пометка "ДСП");

передаются работникам структурных подразделений только под роспись;

пересылаются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколько адресатов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, список рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации города;

хранятся в сейфах или металлических шкафах.

5.9.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.9.9. Проверка наличия документов ДСП в структурных подразделениях администрации города проводится не реже 1 раза в год экспертной комиссией с привлечением работников администрации города, ответственных за учет и хранение этих документов.

5.9.10. О фактах утраты документов ДСП ставится в известность руководитель структурного подразделения администрации города и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

5.10. Работа с документами, имеющими гриф "секретно", "совершенно секретно", "особой важности"

5.10.1. Документы, содержащие сведения, отнесенные в соответствии с законодательством Российской Федерации к государственной тайне, имеют гриф "секретно", "совершенно секретно", "особой важности".

5.10.2. Использование грифов "секретно", "совершенно секретно", "особой важности" для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

5.10.3. Отнесение сведений к государственной тайне осуществляется в соответствии с Перечнем сведений, составляющих государственную тайну, определяемым Законом РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (в ред. от 18.07.2011) "О государственной тайне", руководителями органов государственной власти в соответствии с Перечнем должностных лиц, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, утверждаемым Президентом Российской Федерации.

5.10.4. Степень секретности документа соответствует степени тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности государства вследствие распространения указанных сведений.

5.10.5. Соблюдение режима секретности при работе с документами, содержащими сведения, отнесенные в соответствии с законодательством Российской Федерации к государственной тайне, в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях администрации города обеспечивает режимно-секретное подразделение администрации города (далее - РСП), в администрациях районов города - сотрудник администрации соответствующего района города, имеющий необходимый допуск к работе с документами, содержащими государственную тайну, и уполномоченный главой администрации района города на ведение секретного делопроизводства.

Регистрация входящих и исходящих секретных документов осуществляется сотрудниками РСП, уполномоченными сотрудниками администраций районов города.

5.10.6. Запрещается разработка документов, содержащих государственную тайну, на персональных компьютерах, не аттестованных по требованию безопасности информации, отнесенной к государственной тайне.

5.10.7. В конце рабочего дня должностные лица, работающие с секретными документами, обязаны сдать их в РСП, уполномоченному сотруднику администрации района города.

5.10.8. Документы, содержащие сведения, отнесенные к государственной тайне, хранятся в сейфах, металлических шкафах отдельно от несекретных документов.

5.11. Работа с документами, поступающими из судов, и документами исполнительного производства

5.11.1. Единый учет судебных дел, участником которых являются администрация города Нижнего Новгорода, администрации районов города Нижнего Новгорода, муниципальное образование "город Нижний Новгород" осуществляет департамент правового обеспечения администрации города.

5.11.2. Регистрация и учет документов, поступающих из судов, (повестки, запросы, заявления, решения и др.) и документов исполнительного производства осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы.

5.11.3. Поступающие исковые и иные заявления в соответствии с резолюцией директора департамента правового обеспечения направляются непосредственно в структурные подразделения администрации города по подведомственности.

5.11.4. Структурные подразделения администрации города обязаны ежемесячно направлять в департамент правового обеспечения администрации города отчет о результатах рассмотрения судебных дел и исполнительного производства.

5.11.5. Ответственность за обеспечение представительства администрации города, администрации района города, муниципального образования "город Нижний Новгород" в суде по поступившим в структурное подразделение администрации города заявлениям несет руководитель данного структурного подразделения.

6. Поисковая система по документам

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов указан в приложении N 4.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебной документации.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз. При передаче документа, зарегистрированного в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации, из одного подразделения в другое регистрационный номер службы ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации должен сохраняться.

6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя структурного подразделения по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

6.1.5. Службой ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации осуществляется регистрация:

входящих документов, адресованных главе администрации города и его заместителям (за исключением глав администраций районов города);

исходящих документов, подготовленных за подписью главы администрации города и его заместителей (за исключением глав администраций районов города).

Регистрацию документов, адресованных руководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделений и территориальных органов администрации города, осуществляют службы ДОУ данных подразделений самостоятельно.

6.1.6. Регистрация всех документов осуществляется в автоматизированных информационных системах (АИС).

При регистрации создаваемого документа обязательным является корректное заполнение полей в АИС и прикрепление электронного образа данного документа с электронной цифровой подписью ответственного сотрудника.

В случае получения документа через АИС до получения оригинала документа на бумажном носителе при корректности заполнения отправителем всех необходимых полей и положительного результата проверки электронной цифровой подписи отправителя такой документ регистрируется в тот же день. Распечатанная копия такого документа с пометкой ответственного сотрудника "Подписано ЭЦП. Число. Подпись" используется в работе наряду с оригиналом документа на бумажном носителе. В таком случае повторной регистрации оригинала документа на бумажном носителе не требуется - на нем проставляется номер уже зарегистрированного электронного документа.

Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в АИС и проставления на документе даты и регистрационного номера. На документе проставляется номер, в точности совпадающий с номером, присвоенным документу АИС. Не допускается изменять в номере документа какие-либо символы (например, проставлять вместо дефиса косую черту и др.).

Документы, поступившие в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации до 12-00, регистрируются и направляются на исполнение в тот же рабочий день; документы, поступившие после 12-00, регистрируются и направляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме срочных документов.

6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения по классификатору структурных подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей структурного подразделения, может дополняться индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или знаком дефиса.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания АИС устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации города Нижнего Новгорода внедрена автоматизированная система электронного документооборота, порядок работы в которой определяется локальными нормативными актами.

Обработка документов в автоматизированном режиме осуществляется на автоматизированном рабочем месте - персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации электронного документооборота.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в АИС, которая может включать в себя:

картотеки;

классификационные справочники;

подсистему поиска.

6.2.3. В АИС поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию, резолюциям и др. полям). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов.

6.2.4. АИС должны обеспечивать поиск информации о деятельности администрации города Нижнего Новгорода, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

7. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архивный отдел управления делами администрации города Нижнего Новгорода (далее - архивный отдел) в соответствии с установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности дел, составление описей дел постоянного, временного сроков хранения и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, а также для учета дел временного (10 лет и менее) хранения и составления и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

7.1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучения видов образующихся в деятельности документов, их состава и содержания. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурном подразделении администрации города и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, административными регламентами предоставления муниципальных услуг, номенклатурами дел за предшествующие годы.

7.1.3. При составлении заголовков дел и установлении сроков хранения дел/документов следует руководствоваться типовыми перечнями. В настоящее время действуют следующие типовые перечни:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). Перечень состоит из 12 разделов по видам документов: в первый вошли распорядительно-организационные, второй-четвертый - отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, восьмой - о работе с кадрами и т.д.;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182). Перечень включает 13 разделов. В разделах 1 - 5 сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности, в разделах 6 - 12 - типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности, в разделе 13 - типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.

Информацию о действующих типовых и ведомственных перечнях документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатурах дел следует получить в архивном отделе.

7.1.4. В каждом структурном подразделении администрации города составляется номенклатура дел данного подразделения, состоящая из разделов, являющихся номенклатурами дел внутренних подразделений структурного подразделения администрации города (приложение N 5).

7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения администрации города составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении и сдачу документов на хранение в архив.

7.1.6. Архивный отдел управления делами администрации города (далее - архив, архивный отдел) и отдел делопроизводства и документационного обеспечения департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации оказывают структурным подразделениям администрации города методическую помощь и согласовывают номенклатуру дел.

Номенклатура дел структурного подразделения утверждается руководителем данного подразделения и предоставляется в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

7.1.7. Вновь созданное структурное подразделение администрации города обязано в 6-месячный срок разработать свою номенклатуру дел и направить ее в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

7.1.8. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения администрации города является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ структурного подразделения администрации города.

Второй используется в службе ДОУ структурного подразделения в качестве рабочего.

Третий направляется в службу ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

Четвертый - в архивный отдел управления делами администрации города.

7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается с архивным отделом не реже 1 раза в 5 лет.

В случае утверждения новой структуры структурного подразделения администрации города номенклатура дел составляется и согласовывается заново в предусмотренном настоящей инструкцией порядке.

7.1.11. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) структурного подразделения администрации города. Номенклатура дел структурного подразделения администрации города состоит из разделов, названия которых соответствуют названиям подразделений внутри структурного подразделения администрации города.

7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения администрации города.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:

7.1.13.1.В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из номера структурного подразделения администрации города, номера, установленного в самом структурном подразделении администрации города для цифрового обозначения его структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 23-07-05, где 23 - номер, присвоенный структурному подразделению администрации города - управлению делами администрации города, 03 - обозначение его структурного подразделения - архивного отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

7.1.13.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка со структурными подразделениями администрации города Нижнего Новгорода по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с управлением государственной и муниципальной службы по вопросам повышения квалификации сотрудников.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций районов города Нижнего Новгорода о социальной защите населения.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, обязательно указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты структурных подразделений администрации города, подчиненных заместителю главы администрации города Нижнего Новгорода М.М. Холкиной.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При составлении заголовка каждого конкретного дела следует учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным (свыше 10 лет) и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки должны быть расположены в определенной последовательности одинаковой для всех разделов номенклатуры дел. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел, с организационной документацией, относящейся к деятельности структурного подразделения в целом (положения, регламенты, уставы). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого структурного подразделения (распоряжения, приказы, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы (годовые, за ними квартальные и месячные), затем переписка и журналы регистрации различных видов документов.

Если в деле формируются копии документов, то в заголовке этот факт необходимо отразить, а в графе примечание указать в каком деле, либо в каком структурном подразделении администрации города формируются подлинники документов.

Например:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню	Примечание
	Правовые акты губернатора Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода, администрации города Нижнего Новгорода. Копии.		ДМН ст. 1 б (1)	(1) Относящиеся к деятельности структурного подразделения - постоянно
	Распоряжения главы администрации Автозаводского района города. Копии.		ДМН ст. 1 б (1)	Подлинники в деле 29-01/01-02

Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

7.1.13.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

7.1.13.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому перечню. При включении в номенклатуру дел заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок их хранения устанавливается постоянно действующей экспертной комиссией управления делами (по представлению ЭК структурного подразделения) с использованием ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур дел. Постоянный срок хранения согласовывается так же с комитетом по делам архивов Нижегородской области.

7.1.13.5. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

7.1.14. Если в течение года в структурных подразделениях администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел структурного подразделения в обязательном порядке сообщаются в архивный отдел, о чем в номенклатуре дел делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровкой его подписи.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности помещенных в одну обложку.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в администрации города децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Методическую помощь в вопросах формирования дел оказывает архивный отдел.

7.2.5. При формировании дел в структурных подразделениях администрации города необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий (комиссий, рабочих групп, _) группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии (комиссии, рабочей группы, _);

документы к заседаниям коллегии (комиссии, рабочей группы, _).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (очередные отпуска, командировкам и т.д.).

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы администрации города, ее структурного подразделения или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.6. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

7.2.7. В каждом структурном подразделении администрации города приказом руководителя назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство и архив). Руководители подразделений и указанные сотрудники обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

7.2.8. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

7.2.9. Через год после завершения дел в делопроизводстве постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения они подлежат полному оформлению и описанию (см. п.п. 8.2, 8.3).

7.2.10. Завершенные дела постоянного срока хранения, включенные в опись, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архивный отдел.

7.2.11. Завершенные дела временного срока хранения со дня их заведения до передачи на уничтожение хранятся по месту их формирования.

7.2.12. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ по созданию оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел:

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

7.2.12.1. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, затем, по индексу дела - соответствующую папку на полке.

7.2.12.2. Дела администрации города и ее структурных подразделений, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архивный отдел, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения администрации города или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

7.2.12.3. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения администрации города или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения администрации города и с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.2.13. Дела структурных подразделений администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи архивного отдела.

8. Порядок передачи документов на хранение в архив и выделения к уничтожению

Документы администрации города Нижнего Новгорода, ее структурных подразделений являются их собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела, подлежат передаче на постоянное хранение в архивный отдел как часть Архивного фонда РФ.

Документы временного срока хранения после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела, подлежат выделению к уничтожению.

Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел включает работу службы ДОУ структурного подразделения, лиц, ответственных за ведение делопроизводства, и лиц, ответственных за проведение экспертизы ценности документов.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

описание документов (составление описей дел по результатам экспертизы ценности);

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденной номенклатуры дел структурного подразделения администрации города Нижнего Новгорода;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и комитета по делам архивов Нижегородской области в области архивного дела.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации города на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел (см. п.п. 7.2.5) и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел управления делами администрации города.

8.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в структурных подразделениях администрации города создаются экспертные комиссии (далее - ЭК).

ЭК создается правовым актом руководителя структурного подразделения из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за подготовку документов для сдачи в архив. Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя структурного подразделения администрации города, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Для осуществления и организации методического руководства работ по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, по разработке и согласованию номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в управлении делами администрации города создается постоянно действующая ЭК.

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем структурного подразделения администрации города.

Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным отделом.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством ответственного за архив и архивного отдела.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного хранения для передачи в архивный отдел;

отбор документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (см. п.п. 7.1.3) и утвержденной номенклатуры дел структурного подразделения администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов постоянного срока хранения принимает ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области при утверждении описей.

8.2. Оформление дел

8.2.1.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

8.2.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

8.2.3. Дела временного (10 лет и менее) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.2.4. Полное оформление дел предусматривает:

систематизацию либо пересистематизацию документов в деле;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление заверительной надписи (листа-заверителя);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

оформление обложки дела.

8.2.4.1. Документы внутри дела должны располагаться сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Если дело формировалось не так, документы следует пересистематизировать. Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

8.2.4.2. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела - внутренняя опись документов дела.

8.2.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов, (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их службой ДОУ структурного подразделения к передаче на архивное хранение допускается по согласованию с архивным отделом употребление литерных номеров листов.

8.2.4.4. Заверительная надпись оформляется на листе-заверителе, подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение N 6), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

8.2.4.5. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись документов дела составляется на:

приказы руководителей структурных подразделений по основной деятельности;

лицевые счета по начислению заработной платы;

личные дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 7), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

8.2.4.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение N 8).

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование структурного подразделения администрации города (фондообразователя) и его структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование структурного подразделения - указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой; записывается в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, структурное подразделение было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или его правопреемника, а прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указывается и номер очередного тома;

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, утвержденной в установленном порядке. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами (например: 01 января 2011 года). Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ____ год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на архивное хранение, применяется бескислотный картон.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

8.3. Составление описей дел

8.3.1. Описи дел и документов составляются в делопроизводстве структурных подразделений администрации города при проведении экспертизы ценности документов. Основой для составления описей дел является номенклатура дел.

8.3.2. Опись дел - справочник, содержащий систематизированный перечень дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения в 4 экземплярах; дела временного (свыше 10 лет) хранения в 2 экземплярах; дела по личному составу в 3 экземплярах.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.3.4. В каждом структурном подразделении администрации города сводные описи на дела постоянного хранения, составляются ежегодно службой ДОУ под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются в архивный отдел.

8.3.5. Сводная опись дел постоянного срока хранения структурного подразделения администрации города должна включать в себя завершенные в делопроизводстве документы и дела постоянного срока хранения всех подразделений, входящих в его структуру.

8.3.6. Основой для подготовки сводных описей дел структурного подразделения администрации служат описи дел, представленные подразделениями, входящими в его структуру. Указанные описи составляются в 2-х экземплярах, один из которых передается в службу ДОУ структурного подразделения администрации города для составления сводной номенклатуры дел, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

8.3.7. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений администрации города согласовывается с архивным отделом;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе приложение к делу, сформированное в отдельный том, вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

8.3.8. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ структурного подразделения, затем опись подлежит рассмотрению ЭК структурного подразделения администрации города, затем, в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

Согласованные ЭК структурного подразделения описи дел постоянного срока хранения направляются на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области. Описи дел временного срока хранения и по личному составу направляются в архивный отдел в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение архивного отдела, но не позднее чем через 2 года, после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 экземпляра описи дел постоянного срока хранения и 2 экз. описей дел временного (свыше 10 лет) и 3 экз. описей дел по личному составу.

Только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области описи утверждаются руководителем структурного подразделения администрации города. Затем первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в архивный отдел, остальные остаются в структурном подразделении до момента передачи дел на архивное хранение.

8.3.9. Описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу и описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются по установленной форме (приложение N 9) и представляются в архивный отдел через один год после завершения дел в делопроизводстве.

8.3.10. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи и справочного аппарата к описи.

8.3.10.1. Описательная статья описи дел постоянного срока хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечания.

Описательная статья описи дел временного (свыше 10 лет) хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части); срок хранения дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечания. В графе срок хранения указывается так же номер статьи из перечня.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

8.3.10.2. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись (приложение N 10), в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.3.10.3. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в опись под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией.

8.3.10.4. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

8.3.10.4.1. На титульном листе описи помещаются: полное название архива, в который будут передаваться документы, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия структурного подразделения-фондообразователя. При изменении названия фондообразователя или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала его последнее название, а затем все изменения в его названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования каждого названия фондообразователя под данным названием.

8.3.10.4.2. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

8.3.10.4.3. Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в описи дел постоянного срока хранения.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре подразделения администрации города (со ссылкой на нормативные документы, которыми утверждалась структура, положение или штатное расписание) за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие и состав справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории подразделения-фондобразователя и истории фонда помещаются в предисловии к описи дел постоянного срока хранения.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим службой ДОУ структурного подразделения (лицом, ответственным за архив).

8.3.10.4.4. Опись может иметь список сокращений. В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, сокращенные названия организаций и учреждений, предприятий, дается расшифровка названий различных учетных, отчетных и прочих форм. В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире дается их полное обозначение. Список сокращенных слов помещается после предисловия к описи.

8.3.10.4.5. Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. их перешифровке. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых номеров единиц хранения по форме: N ед. хр. по старой описи, N ед. хр. по новой описи, примечания.

8.3.10.4.6. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета.

8.3.11. Согласованные ЭК структурного подразделения описи дел постоянного хранения передаются на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области через архивный отдел.

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.4.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится при проведении экспертизы ценности документов одновременно с составлением описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу за этот же период.

8.4.2. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11). Основой для составления указанных актов является утвержденная номенклатура дел.

8.4.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2005 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 г.).

8.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего структурного подразделения (при этом дела каждого его подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.5. Основой для составления сводных актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на дела всего структурного подразделения администрации города являются акты, представленные подразделениями, входящими в его структуру. Указанные акты составляются в 2-х экземплярах, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и архив и руководителем подразделения, представляющего документы к уничтожению. Один экземпляр акта передается в сектор ДОК структурного подразделения администрации города для составления сводного акта, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

8.4.6. Составленные акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подлежат согласованию ЭК структурного подразделения администрации (в конце акта ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором она был рассмотрена) и предоставляются в архивный отдел на согласование одновременно с описями дел за тот же период.

Согласованные акты утверждаются руководителем структурного подразделения только после утверждения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области описей дел постоянного хранения за этот же период времени.

8.4.7. Сводный акт дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный в установленном порядке экземпляр акта является документом постоянного срока хранения и остается в службе ДОУ структурного подразделения администрации. Второй и третий - представляются в архивный отдел, которым согласовывался акт. Остальные раздаются по подразделениям для использования в работе.

8.4.8. Если сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в структурном подразделении администрации не составляется, то каждый акт, составляемый в его подразделениях так же должен пройти все этапы согласования, предусмотренные для сводных актов.

8.4.9. После утверждения руководителем структурного подразделения сводного акта о выделении документов к уничтожению, либо актов, представленных отдельными подразделениями, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено, см. акт от ______________ N ___" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. В архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения и по личному составу.

8.5.2. Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в архивный отдел после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Правовые акты администрации города передаются на хранение в архивный отдел не позднее 30 июня года, следующего за годом их принятия.

8.5.3. Дела передаются на архивное хранение в архивный отдел в упорядоченном состоянии. Передача дел производится по утвержденным описям дел. Вместе с делами передаются и описи дел.

8.5.4. Дела временного (10 лет и менее, а также свыше 10 лет) хранения и по личному составу администраций районов города передаче в архивный отдел не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.5.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и руководителями служб ДОУ.

8.5.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архивный отдел сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

8.5.7. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом во всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера не принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника архивного отдела или его заместителя и лица, передавшего дела.

8.5.8. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архивный отдел сотрудниками структурных подразделений администрации с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архивный отдел.

8.5.9. В случае упразднения структурного подразделения администрации города необходимо оперативно, совместно со службой ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации и архивным отделом решить вопросы о преемственности в обеспечении сохранности документов и месте их дальнейшего хранения.

Лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и в упорядоченном состоянии передает их структурному подразделению, являющемуся правопреемником упраздненного подразделения. Прием-передача документов оформляется соответствующими актами. Копии актов приема-передачи дел направляются в архивный отдел.

В случае отсутствия правопреемника документы подлежат экспертизе ценности, на основании которой документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а так же документы, сроки временного хранения которых не истекли, подлежат передаче в упорядоченном состоянии в архивный отдел.

9. Изготовление, использование, хранение и уничтожение простых печатей и штампов

9.1. Простая печать (без изображения государственной символики) воспроизводит наименование структурного подразделения. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.

Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

В администрации города используются следующие виды штампов:

регистрационные штампы;

заверительные штампы;

штампы отдельных реквизитов и др.

Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы.

9.2. Изготовление простых печатей и штампов производится структурными подразделениями самостоятельно. Эскиз печати (штампа) согласовывается с департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

9.3. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города или его заместителей определяется главой администрации города.

Главой администрации города и его заместителями назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

9.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в департаменте организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации в специальном журнале (приложение N 12).

Печати и штампы выдают под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность заверять документы печатями (штампами).

9.5. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах.

9.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность департамент организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

9.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в департамент организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации, где они уничтожаются по акту.

В акте должны быть указаны:

время и место уничтожения;

состав комиссии;

основание уничтожения печатей и штампов;

наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

способ уничтожения.

9.8. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 13).

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Герб
города Нижнего Новгорода

Протокол (полный) совещания
_______________________________________ (наименование вопроса)

г. Нижний Новгород

__________________ (дата)

N __________________

Председатель: И.О. Фамилия, должность

Секретарь: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:

Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих в алфавитном порядке

Повестка дня:

1. Наименование вопроса

2. Наименование вопроса

1. Слушали:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).

Изложение содержания доклада (в предложном падеже).

Выступили:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).

Изложение содержания выступления (в предложном падеже).

Постановили (решили):

1.1. Одобрить проект .....

1.2. Поручить муниципальному предприятию ..... (Фамилия И.О. директора) совместно c профильным структурным подразделением администрации города доработать ...

2. Слушали:

Выступили:

Постановили (решили):

Председатель	(подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь	(подпись)	И.О. Фамилия

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Герб
города Нижнего Новгорода

Протокол (краткий) совещания
_______________________________________ (наименование вопроса)

г. Нижний Новгород

__________________ (дата)

N __________________

Председатель: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:

Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих в алфавитном порядке

1. О реализации Федерального закона .....

_________________________________________________________________

(под чертой фамилии и инициалы выступивших при обсуждении вопроса в именительным падеже)

1.1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса

1.2. _

2. О благоустройстве .....

________________________________________________________________

(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

2.1. Поручить муниципальному предприятию _ (Фамилия И.О. директора) совместно с департаментом _ (Фамилия И.О. директора) произвести ремонт _ .

Срок - до _ .

2.2. Директору департамента _(Фамилия И.О. директора) подготовить информацию о _ .

Срок - оперативно.

Председатель

(подпись)

И.О. Фамилия

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Герб
города Нижнего Новгорода

Администрация города Нижнего Новгорода

Выписка из протокола
совещания _______________________________________ (наименование вопроса)

г. Нижний Новгород

__________________ (дата)

N __________________

Председатель: И.О. Фамилия, должность

Секретарь: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:

Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих в алфавитном порядке

Повестка дня:

1. Наименование вопроса

1. Слушали:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).

Краткое изложение содержания доклада (в предложном падеже).

Выступили:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).

Краткое изложение содержания выступления (в предложном падеже).

Постановили (решили):

1.1. Одобрить проект .....

1.2. Поручить муниципальному предприятию ..... (Фамилия И.О. директора) совместно c профильным структурным подразделением администрации города доработать ...

Председатель	(подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь	(подпись)	И.О. Фамилия

Верно*

Должность

(подпись)

И.О. Фамилия

Дата

Примечание:

* Выписка заверяется службой ДОУ структурного подразделения администрации города, осуществляющего рассылку.

Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Перечень
нерегистрируемых документов

Копии документов организаций и учреждений

Пакеты с пометкой "Лично"

Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры

Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки

Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и тому подобное

Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним

Документы на иностранных языках без перевода

Документы без подписей

Рекламные извещения, плакаты

Прейскуранты и прайс-листы

Учебные планы и программы

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

Формы статистической отчетности

Бухгалтерские документы

Нормы расхода материалов

Графики, наряды, разнарядки

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Герб города Нижнего Новгорода Администрация города Нижнего Новгорода Наименование структурного подразделения администрации города Номенклатура дел _______________ N_______________ на __________ год

Утверждаю руководитель структурного подразделения администрации города _______________ И.О. Фамилия (подпись)

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения

Примечания

Приемная структурного подразделения

Отдел организационной работы

Сектор _

Должность лица, составившего номенклатуру

(подпись)

И.О. Фамилия

Дата

Согласовано Начальник службы ДОУ структурного подразделения

_______________ (подпись)

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Лист-заверитель дела N ______

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные номера листов ___________________

пропущенные номера листов __________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	NN листов
1	2

_______________________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Внутренняя опись
документов дела N ________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

(подпись)

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству

в администрации города Нижнего Новгорода

Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

	код структурного подразделения администрации города ____
______________________________	Ф. N ___________________
______________________________	Оп. N __________________
______________________________	Д. N ___________________

Архивный отдел управления делами администрации города

(наименование архива)

____________________________________________________________________ __

____________________________________________________________________ __

____________________________________________________________________ __

(наименование структурного подразделения администрации города)

Дело N________ Том N______

____________________________________________________________________ __

____________________________________________________________________ __

____________________________________________________________________ __

____________________________________________________________________ __

____________________________________________________________________ __

(заголовок дела)

____________________________________________________________________ __

(дата)

На _______ листах

Хранить _________

Ф. N ____________
Оп. N ___________
Д. N ____________

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Форма описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

стр. 1:

Герб города Нижнего Новгорода Администрация города Нижнего Новгорода Наименование структурного подразделения администрации города Опись дел _______________ N_______________

Утверждаю руководитель структурного подразделения администрации города _______________ И.О. Фамилия (подпись)

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6 *	7
Название раздела

В данную опись внесено _________________ дел с N __________________

(цифрами и прописью)

по N _______________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности составителя описи

подпись

И.О. Фамилия

Дата

________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

стр. 2:

СОГЛАСОВАНО				СОГЛАСОВАНО
Наименование должности руководителя службы ДОУ структурного подразделения				Протокол ЭПК
Подпись	Расшифровка подписи			от________ N ________
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам **
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника структурного подразделения		Подпись			И. О. Фамилия Дата
Принял ___________________________ дел и (цифрами и прописью)
_____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива		Подпись			И. О. Фамилия
					Дата
_______________ ** Передаются вместе с делами канцелярии

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного		3
Временного (свыше 10 лет)
Временного (10 лет и менее)
Итого

Должность руководителя службы ДОУ структурного подразделения

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Должность лица, передавшего сведения

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Герб города Нижнего Новгорода Администрация города Нижнего Новгорода Наименование структурного подразделения администрации города АКТ _______________ N_______________ О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Утверждаю руководитель структурного подразделения администрации города _______________ И.О. Фамилия (подпись)

На основании ___________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N __________________________________________________

(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________________ дел за ___________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК ____________________________________________________

(протокол от ________________ N _________________________)

Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Документы в количестве ______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

весом _____ кг сданы в ________________________ (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ____________

Должность работника структурного подразделения, сдавшего документы

подпись

И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Журнал
учета простых печатей и штампов

п/п N

Дата регистрации

От кого получены штампы и печати

Оттиск печати и штампа

Ф.И.О. получившего штамп, печать, наименование структурного подразделения

Расписка в получении, дата

Отметка о возврате или уничтожении

Примечание

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Примерный перечень
документов, на которые ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; экспертизы и т.д.)

Архивные справки

Архивные копии

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.)

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.)

Заключения и отзывы

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)

Исполнительные листы

Командировочные удостоверения

Нормы расхода

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.)

Положения об организациях

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.)

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.)

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.)

Соглашения

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)

Спецификации (изделий, продукции и т.д.)

Титульные списки

Удостоверения

Уставы организаций

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

Лист согласования проекта
________________________________

Наименование должности	Подпись, дата	Расшифровка подписи
Ответственный исполнитель *: директор департамента ______________ __________________________________		И.О. Фамилия
Заместитель главы администрации города **		И.О. Фамилия
Директор департамента ______________ __________________________________		И.О. Фамилия
Председатель комитета ______________ __________________________________		И.О. Фамилия
Начальник управления _______________ __________________________________		И.О. Фамилия

* - руководитель структурного подразделения администрации города, подготовившего проект документа, на проектах правовых актов виза ответственного исполнителя ставится на лицевой стороне последней страницы проекта правового акта около реквизита "исполнитель";

** - заместитель главы администрации города, в чьем подчинении находится структурное подразделение, подготовившее проект документа.