Постановление главы администрации Челябинской области от 23 января 1997 г. N 89 "О Временном регламенте работы администрации Челябинской области" (утратило силу)

Постановление главы администрации Челябинской области
от 23 января 1997 г. N 89
"О Временном регламенте работы администрации Челябинской области"

ГАРАНТ:

Постановлением главы администрации Челябинской области от 10 апреля 1997 г. N 284 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях упорядочения работы аппарата главы администрации области постановляю:

1. Утвердить "Временный регламент работы администрации Челябинской области".

2. Заместителю главы администрации области, руководителю аппарата Рязанову Н.М. довести до сведения руководителей структурных подразделений администрации области требования Регламента и обеспечить их выполнение.

3. Считать утратившими силу постановления главы администрации области от 28.10.94г. N 796 "О порядке вступления в силу постановлений и распоряжений главы администрации области" и от 07.02.96г. N 72 "О порядке подписания и опубликования принятых Челябинской областной Думой законов области".

Глава администрации области

П.И.Сумин

Утвержден

постановлением главы

администрации области

от 23 января 1997 г. N 89

Временный регламент работы администрации Челябинской области

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации администрация Челябинской области является исполнительным органом государственной власти, действующим на основании и во исполнение Законов РФ, нормативных актов Президента РФ и Правительства РФ, Устава (Основной закон) Челябинской области.

1.2. Глава администрации области является высшим должностным лицом в области и руководит органами администрации области.

1.3. Полномочия и порядок деятельности главы администрации области определяются Конституцией РФ и Федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, соглашениями с федеральными органами исполнительной власти, Уставом Челябинской области.

1.4. Глава администрации в пределах предоставленных ему полномочий принимает постановления и издает распоряжения.

1.5. Постановления и распоряжения нормативно-правового характера вступают в силу со дня опубликования, иные постановления и распоряжения, имеющие индивидуальное значение, со дня их подписания, если другое не определено в самом акте.

Нормативные акты главы администрации области, принятые в пределах его компетенции, обязательны для государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан на территории области.

2. Планирование работы администрации области

2.1. Деятельность администрации области осуществляется в соответствии с текущими (квартальными) планами работы, которые разрабатываются на основе решений вышестоящих органов государственной власти, прогноза социально - экономического развития и бюджета области.

2.2. Планы работы разрабатываются управлением организационной и контрольной работы на основании предложений заместителей главы администрации, руководителей комитетов и управлений.

2.3. Порядок подготовки и утверждения плана работы администрации области на квартал:

- предложения заместителей главы, руководителей комитетов и управлений передаются в управление организационной и контрольной работы за 30 дней до начала планируемого периода;

- управление организационной и контрольной работы обобщает поступившие предложения и составляет проект плана, который представляется на согласование заместителям главы администрации не позднее, чем за 25 дней до начала планируемого периода;

- заместители главы администрации передают свои замечания и дополнения по проекту плана в управление организационной и контрольной работы не позднее, чем за 20 дней до начала планируемого периода;

- управление организационной и контрольной работы дорабатывает проект плана, визирует его у заместителей главы администрации и вносит на подпись главе администрации области не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода;

- рассылка плана работы после подписания главой администрации области производится в соответствии со списком рассылки управлением делопроизводства в течение трех дней.

2.4. Контроль за выполнением планов работы администрации осуществляется заместителями главы в соответствии с распределением обязанностей.

Подготовка отчетов о выполнении планов работы администрации возлагается на управление организационной и контрольной работы.

Если мероприятия, предусмотренные планом работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в установленный срок, заместители главы администрации, руководители управлений, комитетов информируют об изменениях и уточнениях плана работы управление организационной и контрольной работы, которое согласует данный вопрос с главой администрации области. После принятия решения главой администрации области по этим предложениям управление организационной и контрольной работы вносит изменения в план работы администрации.

2.5. Комитеты, управления, отделы администрации области разрабатывают планы своей работы на квартал.

Планы работы, подписанные руководителями служб, вносятся на утверждение заместителю главы администрации области, курирующему данное направление.

2.6. Руководители служб администрации ежеквартально представляют отчеты в управление организационной и контрольной работы о выполнении планов в письменном виде.

3. Порядок подготовки постановлений и распоряжений в администрации области

3.1. Общие положения.

Постановление - акт государственного управления, издаваемый главой администрации на основе и во исполнение законов, Указов Президента и постановлений Правительства РФ; акт нормативного значения, устанавливающий права и обязанности, а также правила определенного поведения; издается по наиболее важным вопросам, входящим в компетенцию главы администрации.

Постановления издаются также по вопросам:

- назначения на должность и освобождения руководителей структурных подразделений;

- возложения исполнения обязанностей главы на период отсутствия главы администрации и т.п.

Распоряжение - акт государственного управления, имеющий индивидуальное значение, предназначенный для решения конкретного вопроса. Издается по вопросам текущего оперативного руководства.

Распоряжения издаются по вопросам:

- награждения Почетной грамотой администрации области;

- выделения средств из областного бюджета;

- во исполнение постановления главы администрации области;

- создания рабочих групп и комиссий;

- командирования государственных служащих;

- предоставления отпусков;

- выплаты премий;

- оказания материальной помощи;

- выделения и передачи транспорта;

- проведения взаимозачетов и т.п.

3.2. Проекты постановлений и распоряжений главы администрации области должны отвечать следующим требованиям:

3.2.1. Печататься на бланке установленного образца, изготовленного типографским способом.

3.2.2. Каждый документ (постановление, распоряжение) должен иметь заголовок, кратко отражающий содержание документа (о чем).

3.2.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи принятия документа, делается ссылка на нормативные акты, на основе и во исполнение которых он принимается.

3.2.4. В резолютивной части обязательно указываются:

- органы, предприятия, организации и учреждения и их руководители, которым поручается выполнение конкретных действий;

- сроки выполнения как отдельных пунктов, так и документа в целом;

- органы и должностные лица, на которых возлагается контроль;

- необходимость публикации или других форм доведения содержания документа до населения.

3.3. Объем проекта документа не должен превышать четырех машинописных листов.

3.4. Документ должен иметь четкое изложение. Исправления и зачеркивания в тексте не допускаются.

3.5. Бланк "Глава администрации" используется в том случае, если документ будет представлен на подпись главе администрации или лицу, на которого возложено исполнение обязанностей главы на период его отсутствия.

3.6. Распоряжения, принимаемые заместителями главы администрации в пределах их компетенции, печатаются на бланках "Администрация области".

3.7. Содержание проектов документов и вытекающие из них поручения должны быть согласованы с руководителями всех указанных в нем управленческих структур, предприятий, объединений, учреждений, организаций.

Согласование подтверждается визированием проектов документов на оборотной стороне последнего листа.

При несогласии - кратко указываются причины.

3.8. Обязательно визирование постановлений и распоряжений следующими должностными лицами:

- заместителем главы администрации, курирующим вопрос (визирует последним);

- руководителем управления, комитета, отдела, представляющим документ на подпись;

- руководителями всех других заинтересованных организаций, отмеченных в документе;

- начальником государственно - правового управления (визирует перед заместителем главы).

При этом указывается должность лица, визирующего документ, расшифровка его фамилии, инициалы и дата визирования.

3.9. Исполнитель документа проставляет свою должность, Ф.И.О. и номер рабочего телефона в левом нижнем углу той же страницы с пометкой "исполнитель".

3.10. При наличии приложений к документу они подписываются заместителем главы, курирующим данное направление.

3.11. К документу должен быть приложен перечень организаций, которым следует послать документ.

3.12. Готовый к подписи документ сдается начальнику управления делопроизводства, который проверяет его соответствие всем требованиям и представляет главе администрации.

3.13. В случае доработки проекта документа в соответствии с принципиальными замечаниями главы администрации согласование и визирование производится вновь.

Если не было внесено принципиальных изменений, ранее полученные визы прилагаются к окончательному варианту проекта.

3.14. Подписанные главой администрации документы вновь возвращаются к начальнику управления делопроизводства, затем передаются в сектор регистрации и контроля, где им присваивается соответствующий номер и дата (день подписания документа).

3.15. Зарегистрированные документы сдаются сектором регистрации и контроля в типографию для тиражирования. Затем все экземпляры документа заверяются печатью управления делопроизводства и в соответствии с указанной рассылкой передаются в канцелярию для отправки исполнителям.

3.16. Еженедельно постановления и распоряжения, принятые за истекшую неделю, переплетаются и отправляются в Администрацию Президента РФ и Законодательное собрание области.

3.17. В случае утраты кем-либо (администрацией, комитетом, управлением) высланного документа дубликат его выдается сектором регистрации и контроля с разрешения начальника управления делопроизводства, о чем на подлинном документе делается отметка.

3.18. Подлинники постановлений и распоряжений за текущий год хранятся в секторе регистрации и контроля. Работники сектора несут ответственность за их сохранность.

3.19. По истечении года подлинники документов переплетаются и передаются на длительное хранение в сектор технической обработки документов. Копии в данном случае выдаются с разрешения начальника управления делопроизводства.

4. Порядок осуществления контроля исполнения документов

4.1. Управление организационной и контрольной работы контролирует исполнение следующих документов:

- Федеральных Законов, Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, постановлений Государственной Думы;

- постановлений и распоряжений главы администрации;

- решений Законодательного собрания Челябинской области;

4.2. Государственно-правовое управление контролирует:

- протесты и представления прокуратуры;

- протесты Законодательного собрания Челябинской области.

4.3. Управление делопроизводства контролирует:

- поручения главы администрации по служебным письмам;

- поручения с аппаратных совещаний у главы администрации;

- обращения граждан.

4.4. Референтуры заместителей главы контролируют:

- поручения заместителей главы администрации;

- поручения с совещаний, проводимых главой администрации по направлению деятельности заместителя главы и совещаний, проводимых заместителями.

4.5. Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется главой администрации и его заместителями.

На бланке резолюции управлением делопроизводства ставится штамп "контроль" с указанием срока исполнения.

4.6. При исполнении документа, резолюции несколькими заместителями, работа по обобщению материалов и составление итоговой записки координируется тем заместителем главы администрации, фамилия которого в резолюции стоит первой.

4.7. Документы строго исполняются в период, указанный в тексте документа или резолюции руководства администрации.

4.8. В тех случаях, когда документы требуют дополнительной проработки и согласования, от имени заместителя главы администрации готовится служебная записка главе администрации с просьбой о продлении сроков исполнения.

4.9. Ответственные за контроль должны отчитаться об исполнении документа или поручения за день до указанного в резолюции руководителя срока.

4.10. Управление организационной и контрольной работы, управление делопроизводства, государственно-правовое управление по истечении каждого месяца представляют руководителю аппарата информацию о ходе выполнения документов, находящихся на контроле.

4.11. По каждому постановлению, распоряжению, поставленному на контроль, референт ведет контрольную папку, где накапливается материал, в т.ч. итоговая справка о выполнении постановления, распоряжения.

4.12. Документ или поручение считаются исполненными, если подготовлен и подписан главой администрации или его заместителями ответ (служебная записка) и об этом извещены все заинтересованные органы и должностные лица.

Информация об исполнении поручения может быть представлена в виде копии письма - ответа заявителю, если в нем дается ответ на все поставленные вопросы, или отдельная короткая информация.

5. Подготовка и проведение совещаний, семинаров, пресс-конференций

5.1. Совещания, семинары, пресс - конференции в администрации области проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений.

5.2. Каждый второй понедельник месяца главой администрации проводятся совещания с заместителями главы, руководителями комитетов и управлений, на которых рассматриваются вопросы, связанные с осуществлением администрацией полномочий, определенных законодательством.

5.3. Аппаратные совещания проводятся согласно плану, который составляется руководителем аппарата на основе предложений заместителей главы администрации области на квартал и утверждается главой администрации области.

Состав участников аппаратного совещания утверждается главой администрации области.

Явку, регистрацию, ведение протокола, контроль за выполнением поручений главы с аппаратного совещания осуществляет управление делопроизводства.

5.4. Еженедельно, по понедельникам, глава администрации проводит рабочие совещания с заместителями главы администрации по обсуждению хода реализации принятых постановлений и определению задач по текущим вопросам.

5.5. В комитетах, управлениях, отделах администрации области еженедельно проводятся совещания, на которых рассматривается ход выполнения плана работы, определяются задачи работников подразделений по основным направлениям деятельности.

5.6. Конкретную повестку дня каждого совещания, семинара, пресс - конференции, список приглашенных участников, обеспечение их явки и регистрации обеспечивает подразделение администрации, проводящее данное мероприятие.

6. Порядок работы с документами в аппарате администрации

6.1. Обработка и рассмотрение поступающей (входящей) корреспонденции.

6.1.1. Вся корреспонденция, адресованная администрации области, поступает в канцелярию, сортируется, вскрывается (за исключением писем с пометкой "лично"), проверяется наличие указанных приложений, затем готовится к рассмотрению руководством в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями.

6.1.2. Письма регистрируются в компьютере, справочно-информационный материал и телеграммы - в отдельных журналах.

Нормативные акты, письма граждан принимаются канцелярией и передаются для регистрации:

- нормативные акты - в государственно-правовое управление, письма - в сектор по работе с обращениями граждан.

6.1.3. На всех документах в день их поступления проставляется штамп администрации с указанием входящего номера и даты.

6.2. Порядок прохождения входящей корреспонденции.

6.2.1. Федеральные Законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ фиксируются канцелярией и передаются для регистрации и обработки в государственно - правовое управление, затем передаются в управление организационной и контрольной работы для подготовки резолюций. После чего нормативные акты вносятся на рассмотрение главе администрации области. Ознакомление с нормативными актами и контроль за их выполнением осуществляет управление организационной и контрольной работы. Срок ознакомления с документами не более двух дней. После ознакомления документы возвращаются в управление организационной и контрольной работы.

6.2.2. Постановления Законодательного собрания области регистрируются канцелярией и передаются в управление организационной и контрольной работы для подготовки резолюций, после этого направляются главе администрации, а затем исполнителям согласно резолюции.

6.2.3. Закрытые документы вышестоящих органов государственной власти регистрируются, докладываются руководству и контролируются заведующим первым отделом администрации области.

6.3. Зарегистрированные канцелярией письма, информации и т.п. в день поступления передаются помощникам главы и его заместителей для подготовки резолюций. Срочные документы передаются немедленно.

6.4. Резолюции печатаются на соответствующих бланках, их содержание должно быть кратким и лаконичным.

6.5. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляется оригинал документа с приложениями (подлинник).

Соисполнители по согласованию с ответственным исполнителем в назначенный им срок предоставляют все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

6.6. После рассмотрения руководством документы возвращаются в канцелярию для внесения резолюции в регистрационную карточку в компьютере и рассылки.

6.7. Требования к исходящим письмам.

6.7.1. Подготовка и прохождение исходящих писем осуществляется в следующем порядке:

- печатание;

- согласование (визирование);

- передача на подпись;

- регистрация;

- отправка.

6.7.2. При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие адресата, необходимых виз и приложений.

6.7.3. Документы, адресованные в вышестоящие органы государственной власти и управления Российской Федерации, должны подписываться главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности, остальные документы - главой или заместителями главы в соответствии с распределением обязанностей.

6.7.4. Подготовленный документ представляется начальнику управления делопроизводства вместе с материалами, на основании которых он готовился.

6.7.5. Начальник управления делопроизводства проверяет соответствие документа предъявляемым требованиям и вносит на подпись главе администрации.

6.7.6. Подписанные документы передаются в канцелярию для регистрации и отправки.

Копия отправляемого документа обязательно остается в канцелярии.

6.7.7. Документы, переданные на отправку в канцелярию, должны быть отработаны и направлены адресату в этот день.

6.8. Учет, обработка и хранение документов.

6.8.1. Документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений администрации области, формируются в дела согласно разработанной и утвержденной номенклатуре дел.

6.8.2. Ежегодно проводится экспертиза ценности документов, после чего завершенные дела, подлежащие длительному хранению, сдаются в сектор технической обработки документации.

6.8.3. Сектор технической обработки документации обеспечивает соответствующую обработку, учет, сохранность документов и доступность для ознакомления.

6.8.4. Дела, копии документов из архива, необходимые для текущей работы, выдаются под расписку с разрешения начальника управления делопроизводства и подлежат своевременной сдаче.

7. Порядок подписания и опубликования принятых Законодательным собранием законов области

7.1. Принятые Законодательным собранием законы области вступают в законную силу после подписания их главой администрации области и официального опубликования (если самими законами области не оговорен другой порядок вступления в силу).

7.2. Глава администрации области в течение десяти дней с момента получения закона подписывает закон или отклоняет и направляет на новое рассмотрение в Законодательное собрание Челябинской области.

7.3. Если повторно текст закона области будет принят Законодательным собранием в ранее принятой редакции не менее, чем двумя третями голосов от установленного числа депутатов, то он подлежит подписанию главой администрации области, а в его отсутствие исполняющим обязанности главы в течение трех дней с момента получения закона.

7.4. Порядок рассмотрения законов в администрации области.

7.4.1. Государственно-правовое управление совместно с управлением делопроизводства в день поступления законов в администрацию области для подписания обеспечивают:

- согласование соответствующих комитетов и управлений, в которых закон должен пройти рассмотрение;

- оформление поручения главы администрации области о даче заключений комитетами и управлениями и срока представления обобщенного заключения главе администрации области.

7.4.2. Управление делопроизводства в день подписания главой администрации области поручения обеспечивает доведение его до сведения начальников комитетов и управлений.

7.4.3. Обобщенное заключение для главы администрации области готовится начальником государственно-правового управления.

7.4.4. Начальники комитетов и управлений представляют заключения по закону области начальнику государственно-правового управления не позднее, чем за три дня до установленного главой администрации области срока при десятидневном сроке рассмотрения закона, или не позднее, чем за один день при трехдневном сроке рассмотрения.

7.4.5. Начальник государственно-правового управления в установленный главой администрации срок представляет ему или докладную записку с обоснованием необходимости подписания закона или проект письма в Законодательное собрание области с замечаниями и предложениями по закону области.

7.5. Управление делопроизводства обеспечивает опубликование подписанного закона области в государственных средствах массовой информации.

8. Порядок согласования представлений к награждению государственными наградами и присвоению почетных званий Российской Федерации

8.1. Наградные листы, установленные законодательством (форма N 1), оформляются предприятиями, организациями и учреждениями, независимо от форм собственности и ведомственной подчиненности, надлежащим образом.

8.2. Оформленные наградные листы с сопроводительным письмом - ходатайством направляются на согласование главе администрации города, района, на территории которого находится предприятие, организация или учреждение.

8.3. После рассмотрения ходатайства о награждении главой администрации города, района наградные листы вместе с сопроводительным письмом, в котором указывается мнение руководства администрации, передаются в областную администрацию в референтуру заместителя главы администрации области, курирующего данное направление деятельности.

8.4. Вопросы, возникающие при согласовании кандидатур, представленных к награждению, и наградных документов, разрешаются через референтуру заместителя главы администрации области, курирующего то или иное направление деятельности, и сектор наград.

8.5. Глава администрации области или его заместители подписывают наградные листы, подпись заверяется печатью и наградные листы вместе с сопроводительным письмом администрации области направляются в Министерство отрасли структурными подразделениями администрации области (комитетом, управлением).

8.6. Сопроводительные письма и ходатайства, направляемые на имя Президента РФ, подписываются только главой администрации области или исполняющим обязанности главы.

9. Порядок рассмотрения писем и организации приема граждан

9.1. Поступившие в канцелярию письма и телеграммы от граждан передаются в сектор по работе с обращениями граждан для регистрации.

9.2. Зарегистрированные в секторе обращения в зависимости от их содержания направляются главе администрации и его заместителям для рассмотрения и поручений.

9.3. Рассмотренные обращения возвращаются в сектор для внесения в учетные карточки содержания поручений и направление писем для работы в подразделения и ведомства.

Если поручение по письму дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым.

Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя сектор.

В отдельных случаях на исполнение направляются копии писем или требуется возврат подлинников вместе с ответом о результатах рассмотрения в сектор по работе с обращениями.

Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

9.4. Письма рассматриваются подразделениями администрации области в срок до одного месяца со дня их регистрации в секторе, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается автору.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

9.5. Прием посетителей организуется заведующей сектором по работе с обращениями граждан ежедневно. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы и на ПЭВМ.

Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в установленном порядке.

9.6. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к руководству областной администрации производится работниками сектора в соответствии с компетенцией должностного лица и установленным графиком.

9.7. Поручения руководителей администрации, данные во время личного приема граждан, ставятся на контроль.

9.8. Сектор по работе с обращениями граждан ведет анализ и обобщение поступающей почты. Ежемесячно представляет руководству областной администрации сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.