Приложение. Инструкция по работе с документами в администрации Челябинской области

Утверждено

постановлением

Губернатора области

от 23 сентября 1997 г. N 678

Инструкция
по работе с документами в администрации Челябинской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с документами в администрации Челябинской области разработана в соответствии с Регламентом работы главы администрации и Правительства Челябинской области, положениями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в администрации области.

1.2. Работа с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

1.3. Соблюдение требований настоящей инструкции обязательно для всех работников структурных подразделений администрации области и аппарата.

1.4. Обеспечение единой системы делопроизводства в администрации, подготовка методических материалов по вопросам работы с документами, контроль за соблюдением требований настоящей инструкции возлагаются на управление организационно-контрольной и кадровой работы.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей инструкцией правил в подразделениях аппарата администрации возлагается на руководителей подразделений, а в службах помощников Губернатора, председателя Правительства и их заместителей на помощника, определенного руководителем.

1.6. Внесение изменений и дополнений в настоящую инструкцию осуществляется распоряжением Губернатора. В развитие положений инструкции управлением организационно-контрольной и кадровой работы разрабатываются конкретизирующие их нормативные и методические документы.

2. Прием, регистрация и прохождение служебных документов

2.1. Прием, регистрация и доставка входящей корреспонденции.

2.1.1. Входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (за исключением писем с пометкой "лично") канцелярией администрации.

2.1.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов, приложений, повреждений, повреждение документов и другие нарушения, составляется акт.

2.1.3. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю.

2.1.4. Письма граждан и нормативные акты канцелярией принимаются и передаются для регистрации соответственно в отдел по работе с обращениями граждан и государственно-правовое управление.

2.1.5. В канцелярии администрации централизованно регистрируется корреспонденция, адресованная: Губернатору, председателю Правительства и их заместителям. Все служебные документы, поступившие от руководителей вышестоящих организаций, передаются на рассмотрение Губернатору.

На всех документах, поступивших в администрацию, в нижнем правом углу документа проставляется входящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения:

        01 - Сумин П.И.                       07 - Сербинов

        02 - Уткин В.П.                       08 - Косилов А.Н.

        03 - Согрин А.В.                      09 - Петухов Г.И.

        04 - Рязанов Н.М.                     10 - Подтесов Г.Н.

        05 - Буравлев В.И.                    11 - Галимов А.Г.,

        06 - Букрин В.Б.

номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера на момент регистрации.

2.1.6. При получении документа по одному и тому же вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением копии резолюции по первому письму. В первичной регистрации делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.

2.1.7. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении после 17.00 часов - в следующий рабочий день.

Документы с пометкой "срочно" регистрируются незамедлительно.

2.1.8. После регистрации документы, поступившие на имя Губернатора дважды в день в 13 и 17 часов передаются помощнику Губернатора по общим вопросам. Срочные документы передаются немедленно.

2.1.9. Документы, адресованные заместителям Губернатора, направляются в соответствующие службы помощников заместителей Губернатора до 17.00 часов.

2.1.10. Помощники готовят проекты резолюций к документам и не позднее 17 часов передают на рассмотрение руководителю. Срочные документы передаются немедленно.

2.1.11. Резолюции печатаются на соответствующих бланках (приложение 1).

Документы могут иметь несколько резолюций, соответственно этапам рассмотрения: Губернатора, заместителя Губернатора, начальника управления или комитета. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, а лишь конкретизировать порядок исполнения, срок, исполнителя.

2.1.12. Корреспонденция рассматривается Губернатором и его заместителями не более чем в двухдневный срок.

2.1.13. Срок исполнения документа не должен превышать 30 дней со дня поступления (если в резолюции не указан срок исполнения).

2.1.14. После рассмотрения корреспонденции Губернатором и его заместителями документы возвращаются в канцелярию для внесения резолюции в регистрационную карточку в компьютере.

2.1.15. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему направляется оригинал документа с приложениями. По резолюции Губернатора необходимое количество копий для передачи их исполнителям снимает канцелярия, а по резолюции заместителя - его служба помощников.

2.1.16. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления отчета.

2.2. Порядок прохождения исходящей корреспонденции.

2.2.1. Исходящими документами администрации области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

Исходящие служебные документы направляются Губернатором, его заместителями, начальниками управлений, комитетов и другими лицами в соответствии с их компетенцией и должностными инструкциями.

2.2.2. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

2.2.3. Составление и оформление служебных документов в аппарате администрации должны отвечать требованиям, изложенным в разделе 3 настоящей инструкции.

2.2.4. Подготовка документов осуществляется в следующем порядке:

- печатание;

- согласование:

- передача на подпись;

- регистрация;

- отправка.

2.2.5. Служебные документы администрации области печатаются машбюро и в подразделениях администрации.

Письма в вышестоящие органы должны выполняться на компьютере.

Для печатания машбюро принимаются только служебные материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации.

Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием пасты синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики для печатания не принимаются.

Рукописи должны быть вычитаны исполнителем.

Материалы печатаются в порядке их поступления.

Первоочередному печатанию подлежат документы, связанные с подготовкой заседаний Губернатора и Правительства области, с выполнением поручений Губернатора и его заместителей. Письма печатаются на бланках установленной формы формата А4, для напечатания резолюций используются бланки формата А5.

Напечатанный материал вместе с рукописью передается исполнителю.

2.2.6. Представляемые на подпись документы должны быть согласованы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документа. Согласование оформляется грифом согласования, в состав которого входят: слово "согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная подпись, ее расшифровка и дата.

Гриф согласования на исходящих письмах располагается ниже реквизита "подпись" на втором экземпляре письма. В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа первого экземпляра письма проставляется гриф "исполнитель" включающий фамилию и номер телефона.

2.2.7. Документы, адресованные в вышестоящие органы власти и управления Российской Федерации, подписываются Губернатором.

2.2.8. Подготовленные документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились, передаются помощнику Губернатора по общим вопросам, которым проверяется правильность оформления документа и комплектуется папка исходящей корреспонденции на подпись Губернатору.

2.2.9. Подписанные документы передаются в канцелярию для регистрации и отправки.

2.2.10. Исходящим письмам присваивается самостоятельный номер, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера.

2.2.11. По письмам-ответам в регистрационной карточке (в компьютере) делается отметка об исполнении документа.

2.2.12. В канцелярии обязательно должна быть оставлена копия отправляемого документа.

2.2.13. Документы, принятые канцелярией на отправку, должны быть отработаны и отправлены в этот же день.

2.3. Работа с обращениями граждан.

2.3.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан проводится в соответствии с действующим законодательством, порядком работы с письменными и устными обращениями граждан.

2.3.2. Поступившие письма граждан канцелярией передаются в отдел по работе с обращениями граждан, где они регистрируются, учитываются и обрабатываются.

На обращение граждан, в том числе принятых во время личного приема, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего порядкового номера.

2.3.3. Регистрация и учет обращений граждан ведутся в автоматизированном режиме с использованием ПЭВМ.

Конверты от обращений граждан сохраняются и прикладываются к письмам.

2.3.4. Обращения граждан, касающиеся деятельности администрации области, после регистрации передаются под расписку помощнику Губернатора и помощников заместителей Губернатора.

Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции администрации области, в пятидневный срок направляются отделом по работе с обращениями граждан по принадлежности, с уведомлением об этом заявителей в письменной форме.

2.3.5. Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется Губернатором и его заместителями.

На первой странице документа в правом верхнем углу (или на резолюции) отделом по работе с жалобами ставится штамп "контроль" с указанием срока исполнения.

2.3.6. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а письма не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, о чем сообщается заявителю и делается отметка в ПЭВМ.

2.3.7. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы и по ним приняты меры в соответствии с действующим законодательством.

После окончательного решения письма списываются в дело, о чем на документах делается соответствующая надпись "в дело" и ставится личная подпись руководителя, принявшего это решение.

2.3.8. При повторном поступлении обращения гражданина обязательно подбирается предыдущая переписка.

Повторным считается обращение гражданина по одному и тому же вопросу в течение года после регистрации первого обращения.

2.4. Порядок прохождения нормативных документов вышестоящих органов власти и управления.

2.4.1. Федеральные законы, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания РФ, Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, законы и постановления Законодательного собрания области передаются канцелярией для регистрации в государственно-правовое управление.

2.4.2 Нормативные акты федерального значения регистрируются в государственно-правовом управлении в день поступления и копируются в типографии администрации области не позднее следующего дня.

2.4.3. В день получения из типографии копий нормативных актов государственно-правовое управление открывает регистрационную карточку на каждый подлинный его экземпляр. В регистрационной карточке указывается название, дата и номер нормативного акта, дата поступления его в администрацию и делается отметка о передаче подлинного акта и его копии в сектор контроля управления организационно-контрольной и кадровой работы.

(передача акта производится под роспись)

2.4.4. Согласно регистрационной карточке государственно-правовое управление контролирует возврат подлинного нормативного акта сектором контроля.

До возврата подлинного нормативного акта государственно-правовое управление руководствуется его копией.

2.4.5. Сектор контроля в день получения подлинного нормативного акта и экземпляра его копии заводит на каждый подлинный нормативный акт контрольную карточку. В карточке необходимо указать обязательные для контроля реквизиты: дата, номер, название документа.

2.4.6. Нормативный акт с проектом резолюции передается для рассмотрения Губернатору.

2.4.7. Получив документ с резолюцией Губернатора, сектор контроля делает соответствующую отметку в контрольной карточке: срок исполнения, ответственный исполнитель и соисполнители.

2.4.8. Согласно резолюции Губернатора сектор контроля производит ознакомление с нормативными актами всех лиц, указанных в ней, и контролирует выполнение.

2.4.9. В первую очередь нормативный акт направляется непосредственному исполнителю. Руководитель, которому адресован нормативный акт, должен расписаться на контрольном листе с указанием даты получения, ознакомиться с ним в течение трех суток, вернуть нормативный акт через своего помощника в управление организационно-контрольной и кадровой работы. При необходимости дальнейшей работы с нормативным актом помощник снимает с него копию. Если документ требует незамедлительного ответа, то сектор контроля делает копии каждому исполнителю.

2.4.10. На основании резолюции Губернатора его заместители дают поручение руководителям соответствующих структурных подразделений, исполнение которого организуют помощники заместителя Губернатора.

2.4.11. После ознакомления с нормативным актом всех лиц, указанных в резолюции, сектор контроля передает подлинный нормативный акт в государственно-правовое управление под роспись ответственного работника для систематизации и кодификации законодательства, а копия остается в секторе контроля для отслеживания хода исполнения документа.

2.4.12. Каждый понедельник управление организационно-контрольной и кадровой работы представляет Губернатору сведения о нарушении сроков прохождения нормативных актов.

2.4.13. С целью оперативного информирования структурных подразделений администрации о принятых нормативных актах государственно-правовое управление готовит их перечень за неделю и передает его каждую пятницу в сектор учета, регистрации и хранения.

2.5. Порядок прохождения Законов области.

2.5.1. Принятые Законодательным собранием Законы области вступают в законную силу после подписания их Губернатором области и официального опубликования (если самими Законами области не оговорен другой порядок вступления в силу).

2.5.2. Областной Закон вместе с постановлением Законодательного собрания о порядке введения его в действие, подписанным председателем Законодательного собрания в двух экземплярах поступает через канцелярию в сектор по работе с представительными органами власти для организации подписания.

2.5.3. Подписанный Губернатором Закон области (оба экземпляра - подлинника) регистрируются в отдельном журнале. Нумерация ведется с начала и до конца года. После порядкового номера областного Закона через тире добавляются буквы - ЗО (Закон области).

Дата принятия Закона области и N Закона проставляются с левой стороны листа ниже подписи Губернатора.

Дата подписания Закона области Губернатора проставляется с правой стороны листа ниже подписи Губернатора. Например:

17 апреля 1997г.

N 11-ЗО                                                      21.04.1997г.

2.5.4. Один из подписанных экземпляров Закона области в тот же день направляется в Секретариат Законодательного собрания. Второй подписанный экземпляр Закона области хранится в секторе по работе с представительными органами власти.

2.5.5. С подлинника Закона области, подписанного Губернатором снимается три копии и в тот же день направляются:

- в главное управление информации и общественных связей для опубликования в газете "Южноуральская панорама";

- в государственно-правовое управление администрации области;

- заместителю Губернатора - руководителю аппарата.

2.5.6. В секторе ведется специальная картотека по прохождению, учету и опубликованию Законов области.

3. Подготовка и оформление документов

3.1. Общие требования.

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм) установленной формы. Макеты бланков документов разрабатываются в управлении организационно-контрольной и кадровой работы и утверждаются заместителем Губернатора - руководителем аппарата.

В администрации области используются следующие утвержденные бланки:

- Губернатор Челябинской области (приложение N 2)

- председатель Правительства Челябинской области (приложение N 3)

- администрация Челябинской области (приложение N 4)

- Правительство Челябинской области (приложение N 5)

- бланки постановлений и распоряжений (приложение N 6, 7, 8, 9, 10),

а также бланки структурных подразделений администрации области.

Использование ксерокопий бланков запрещается. Тиражирование бланков осуществляется по заявке заместителя начальника (по делопроизводству) управления организационно-контрольной и кадровой работы.

Внутреннюю переписку информационного обеспечения допускается вести на стандартных листах бумаги без использования указанных бланков.

3.1.2. Документы на бланках Губернатора и председателя Правительства области подписываются соответственно только этими должностными лицами.

Документы на бланках администрации и Правительства области подписываются заместителями Губернатора и заместителями председателя Правительства.

Документы на бланках подразделений аппарата администрации подписываются руководителями подразделений, заместители руководителя подписывают документ в случае замещения руководителя.

3.1.3. Подписание документа предусматривает: указания полного наименования должности (кроме должностных бланков Губернатора и председателя Правительства), собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами. Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны, проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не разрешается.

3.1.4. Представленные на подпись документы должны быть согласованы.

Согласование оформляется грифом согласования, в состав которого входят: слово "согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная подпись, ее расшифровка и дата.

Гриф согласования располагается на распорядительных документах на оборотной стороне первого листа документа, на письмах - ниже реквизита "подпись" на втором экземпляре письма.

3.1.5. Фамилия, инициалы исполнителя документа и номер его телефона проставляются - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа первого экземпляра; на распорядительных документах - в левом нижнем углу оборотной стороны первого листа.

3.1.6. Документы, подготовленные на бланках формата А4 должны иметь заголовок.

Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде отчета на вопрос "о чем?".

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа.

3.1.7. Текст отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Не рекомендуется выделение части текста путем подчеркивания или шрифтом другой насыщенности.

3.1.8. На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата принятия - для документов, принимаемых коллегиально. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.

Дата проставляется цифровым способом, то есть тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 15.06.97), либо словесно-цифровым (например: 15 июня 1997 года).

3.1.9. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения, например:

                                                     Утверждаю

                                               заместитель Губернатора -

                                               руководитель аппарата

                                               администрации области

                                               _____________ Н.М.Рязанов

                                                 подпись

                                                           дата

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН и т.д.), согласованное в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, название распорядительного документа, его дату и номер, например:

                                                     Утверждены

                                               постановлением Губернатора

                                               области

                                               от _________ 1997г. N ____

3.1.10. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы, с цифры "2" арабскими цифрами в центре верхнего поля документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

3.1.11. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:

Приложение: на 2 листах в трех экземплярах. Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием названий.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется, например:

Приложение: брошюра в 2 экземплярах.

3.1.12. Знак "N" после слова "Приложение" не ставится, например:

                                                      Приложение 1

                                              к постановлению Губернатора

                                              от ______________ N _______

3.1.13. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующий размер полей:

        левое  - от 2,75 до 3,5 см        верхнее - не менее 2,5 см

        правое - от 1.25 до 2.25 см       нижнее  - не менее 2 см

3.2. Распорядительные документы администрации области.

3.2.1. Распорядительными документами администрации области являются:

- постановления, распоряжения, поручения Губернатора области;

- постановление Правительства области;

- распоряжения председателя Правительства;

- распоряжения, приказы руководителя аппарата администрации области.

Постановление - акт государственного управления, издаваемый на основе и во исполнение Законов, Указов Президента РФ и Постановлений Правительства РФ; акт нормативного значения, устанавливающий права и обязанности, а также правила определенного поведения; издается по наиболее важным вопросам, входящим в компетенцию администрации области.

Распоряжение - акт государственного управления, имеющий индивидуальное значение, предназначенный для решения конкретного вопроса. Издается по вопросам текущего оперативного руководства.

3.2.2. Оформляются распорядительные документы на специальных бланках.

Каждый документ должен иметь заголовок, кратко отражающий содержание и начинаться с предлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение, приказ, поручение).

В констатирующей части излагаются цели и задачи принятия документа, делается ссылка на нормативные акты, на основании и во исполнение которых документ подготовлен. В резолютивной части указываются органы, организации, комитеты, управления и их руководители, которым поручается выполнение конкретных действий, срок выполнения документа или его пунктов. Указывается орган и должностные лица, на которые возлагается контроль.

3.2.3. Документ должен иметь четкое изложение, исключающее возможность двоякого толкования. Исправления и зачеркивания в тексте не допускаются.

3.2.4. В подготовке проектов постановлений, распоряжений наряду с заинтересованными органами, предприятиями, учреждениями и организациями должны участвовать структуры администрации области, заинтересованные в этом вопросе.

3.2.5. Содержание проектов документов должно быть согласовано с руководителями всех указанных в них управленческих структур.

Гриф согласования оформляется согласно пункту 3.1.4 настоящей инструкции (приложение N 11). Ниже графа согласования указываются структурные подразделения, которым рассылаются подписанные документы.

Рассылка может быть оформлена отдельным списком.

В левом нижнем углу проставляется гриф "исполнитель", выполненный согласно пункту 3.1.5 инструкции.

3.2.6. Обязательно согласование постановлений и распоряжений следующими должностными лицами:

- заместителем Губернатора, курирующим вопрос;

- руководителем управления, комитета, представляющим документ на подпись;

- начальником государственно-правового управления.

Согласование постановлений Губернатора обязательно руководителем аппарата администрации.

3.2.7. Подготовленные проекты документов передаются заместителю начальника (по делопроизводству) управления организационно-контрольной и кадровой работы для проверки правильности оформления, проверки прохождения всех согласований и передачи документов на подпись.

3.2.8. Регистрация, учет, рассылка постановлений, распоряжений Губернатора области и распоряжений председателя Правительства осуществляются сектором учета, регистрации и хранения.

Регистрация, учет, рассылка постановлений правительства области осуществляются протокольным сектором.

3.2.9. Постановления, распоряжение регистрируются в день подписания.

Постановлениям Губернатора области присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, например: постановление Губернатора от 1.07.97 N 496.

Распоряжениям Губернатора области присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года с добавлением буквы "Р", например: распоряжение Губернатора от 1.07.97 N 500-р.

Постановлениям Правительства области присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года с добавлением буквы "П", например: постановление Правительства от 26.06.97 N 35-п.

Распоряжениям председателя Правительства области присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года с добавлением букв "РП", например: распоряжение председателя Правительства от 5.07.97 N 120-рп.

Распоряжениям руководителя аппарата администрации области присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года с добавлением букв "НР", например: распоряжение руководителя аппарата от 1.09.97 N 47-нр.

3.2.10. Зарегистрированные постановления и распоряжения в соответствии со списком рассылки передаются в типографию для тиражирования.

Все экземпляры заверяются соответствующей печатью и в течение 2-х дней с момента подписания должны быть переданы в канцелярию для рассылки.

3.2.11. Еженедельно постановления и распоряжения, принятые за истекшую неделю отправляются в администрацию президента.

3.2.12. Копия каждого документа в обязательном порядке направляется:

- управлению организационно-контрольной и кадровой работы

- управлению информации

- государственно-правовому управлению

- пресс-секретарю Губернатора

3.3. Документы заседаний и совещаний.

3.3.1. Протоколы аппаратных совещаний Губернатора, протоколы заседаний Правительства, перечень поручений Губернатора, данных на аппаратном совещании, стенограммы аппаратных совещаний оформляются протокольным сектором совместно с машинописным бюро.

3.3.2. В протоколах указываются следующие данные: наименование заседания, дата проведения, повестка дня, число и состав присутствовавших, фамилии выступавших, темы выступлений, их тексты или краткое изложение содержания, принятые решения.

3.3.3. Каждый из включенных в повестку дня вопросов излагается в протоколе по следующей схеме: слушали, выступили, решили.

3.3.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании.

3.3.5. Ход заседания записывается на магнитную ленту, запись сохраняется до подписания протокола заседания.

3.3.6. Перечень поручений Губернатора, данных на аппаратном совещании, подготовленный протокольным сектором в течение одного дня, после подписания Губернатором, передается в организационный отдел для направления исполнителям и организации контроля за выполнением поручений.

3.3.7. Документы заседаний подшиваются в папки и хранятся в протокольном секторе до передачи в архив.

3.3.8. Протоколы и другие документы заседаний заместителей Губернатора и председателя правительства оформляются их помощниками, на которых возлагается контроль за выполнением поручений, данных на заседаниях.

3.4. Договоры и Соглашения.

3.4.1. Договоры и Соглашения регистрируются в секторе учета, регистрации и хранения документов.

3.4.2. Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера с указанием даты регистрации. Датой документа, является дата его подписания.

3.4.3. Количество подписываемых экземпляров Договоров (Соглашений) определяется числом участников Договора (Соглашения).

3.4.4. Подлинный экземпляр администрации Челябинской области Договора (Соглашения) хранится в секторе учета, регистрации и хранения документов. Другие подлинные экземпляры передаются или высылаются участникам Договора (Соглашения).

3.4.5. Обязанность за представление на регистрацию Договоров (Соглашений) лежит на исполнителе документа (определенном Губернатором) и руководителе аппарата.

3.4.6. Копии Договоров и Соглашений представляются по согласованию с руководителем аппарата и заместителем начальника (по делопроизводству) управления организационно-контрольной и кадровой работы.

4. Контроль за исполнением документов и поручений

4.1. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах федерального и областного значения ведется сектором контроля.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в резолюциях Губернатора и председателя правительства сектором учета, регистрации и хранения.

Контроль за исполнением поручений Губернатора и председателя Правительства ведется их помощниками.

Контроль за исполнением поручений аппаратного совещания Губернатора ведется организационным отделом.

Контроль за исполнением поручений по кадровым вопросам, данных руководителем аппарата администрации области ведется отделом кадров.

Контроль за исполнением условий Договоров (Соглашений) определяет Губернатор.

4.2. Документы исполняются в срок, указанный в поручении. Поручения с пометкой "срочно" исполняются не более чем в трехдневный срок.

Срок исполнения поручений и документов исчисляется, начиная с даты подписания документа или даты подписанного поручения.

4.3. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции руководителя и в поставленные сроки. За 5 дней до истечения контрольного срока делается напоминание ответственному исполнителю.

При необходимости продлить срок исполнения поручения исполнитель обязан заблаговременно обратиться с аргументированной просьбой к руководителю, давшему поручение.

Решение о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения принимается руководителем, давшим поручение.

По указанию руководителя эти полномочия в отдельных случаях могут быть возложены на начальника управления организационно-контрольной и кадровой работы.

4.4. Начальник управления организационно-контрольной и кадровой работы ежемесячно представляет информацию губернатору о выполнении поручений.

Помощники заместителей Губернатора и заместителей Председателя правительства информируют своих руководителей о выполнении их поручений еженедельно.

5. Машинописные и копировально-множительные работы

5.1. Машинописные работы производятся в соответствии с пунктом 2.2.5 настоящей инструкции.

5.2. Тиражирование служебных документов и материалов осуществляется типографией в соответствии с закреплением копировально-множительных аппаратов Ю-БИКС-3143 МПБ, утвержденным начальником управления организационно-контрольной и кадровой работы.

5.3. Для тиражирования принимаются документы и материалы только служебного характера.

5.4. На каждый документ или материал, сдаваемый на размножение, должен быть оформлен бланк заказа (приложение), который подписывается ответственным лицом структурного подразделения.

5.5. В первоочередном порядке тиражируются документы и материалы, связанные с подготовкой аппаратного совещания Губернатора, очередного заседания Правительства.

В других случаях срочность выполнения копировально-множительных работ определяется по согласованию с управлением организационно-контрольной и кадровой работы.

5.6. На размножение передаются документы и материалы качественно напечатанные, как правило, первые экземпляры. Материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан и присланных документов) на размножение не принимаются.

5.7. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

6. Формирование дел и хранение документов

6.1. Составление номенклатуры.

6.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел администрации области (приложение N 12).

6.1.2. Номенклатура дел администрации области утверждается руководителем аппарата и вводится в действие с 1 января следующего года.

6.1.3. Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года. Ответственность за ее окончательную подготовку возлагается на управление организационно-контрольной и кадровой работы.

6.1.4. Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и порядкового номера в пределах конкретного подразделения.

6.1.5. Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.

6.1.6. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.

6.2. Формирование дел.

6.2.1. Формирование дел в подразделениях администрации области осуществляется в соответствии с номенклатурами дел каждого структурного подразделения и служб заместителей Губернатора и председателя Правительства.

6.2.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании в дело. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

6.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;

- раздельно группируются в дело документы постоянного и временного сроков хранения;

- подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

- в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

- объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

6.2.4. Законы, указы, постановления и другие акты высших органов государственной власти Российской Федерации группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

6.2.5. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.

Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений.

6.2.6. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

6.2.7. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях администрации, по месту их заведения, документы постоянного срока хранения передаются в областной архив.

6.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут их руководители.

6.3. Экспертиза ценности документов.

6.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности администрации области, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения.

6.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов администрации области создается постоянной действующая экспертная комиссия. Состав которой утверждается распоряжением Губернатора.

6.3.3. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в архив и подлежащих дальнейшему хранению в подразделении, в том числе со сроком хранения "До минования надобности", выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.

6.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного срока хранения и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.

6.4. Составление и оформление описи дел.

6.4.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.

6.4.2. Опись дела составляется по установленной форме (в двух экземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личному составу.

6.4.3. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе его деятельности. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.

В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

7. Использование печатей и штампов

7.1. Гербовые и другие печати в администрации области используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.

Порядок использования и хранения печатей устанавливается руководителем аппарата администрации области.

7.2. Гербовая печать с надписью "Губернатор Челябинской области" проставляется для удостоверения подписи Губернатора.

Гербовая печать с надписью "Председатель Правительства Челябинской области" проставляется для удостоверения подписи председателя Правительства области.

Гербовые печати с надписью "Администрация Челябинской области" и "Правительство Челябинской области" проставляются для удостоверения подписи соответственно заместителей Губернатора и заместителей председателя Правительства.

Гербовые печати проставляются на договорах, грамотах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, на протоколах вручения государственных наград, на наградных листах, на командировочных удостоверениях.

7.3. На рассылаемых копиях постановлений, распоряжений Губернатора, копиях распоряжений председателя Правительства, копиях постановлений Правительства области проставляется круглая негербовая печать с надписью "Администрация Челябинской области. Отдел делопроизводства".

7.4. На документах по личному составу аппарата администрации проставляется печать с надписью "Администрация Челябинской области. Аппарат администрации. Отдел кадров".

7.5. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

7.6. Контроль за использованием печатей и штампов осуществляет служба по защите государственной тайны.

8. Справочная работа

8.1. В администрации области представляются следующие справки:

о поступлении и отправке служебных документов

- канцелярией администрации

          тел.33-31-11

о поступивших письмах граждан

- отделом по работе с обращениями граждан

          тел.33-31-04

              36-25-04

о поступивших на подпись Губернатору областных законопроектов, о подписании законов

- сектором по работе с представительными органами власти

          тел.33-98-45

              33-99-12

о распоряжениях, постановлениях Губернатора, распоряжениях председателя Правительства

- сектором регистрации, учета и хранения

          тел.33-42-84

о постановлениях Правительства

- протокольным сектором

          тел.33-11-43

              36-77-46

о действующем законодательстве Российской Федерации

- государственно-правовым управлением

          тел.33-73-25,    33-25-00

              65-35-42,    33-54-33

о времени и повестке заседания правительства

- протокольным сектором

          тел.36-77-48

              33-11-43.