Распоряжение Правительства Челябинской области от 3 мая 2012 г. N 80-рп "Об автоматизированной системе электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области" (документ утратил силу)

Распоряжение Правительства Челябинской области
от 3 мая 2012 г. N 80-рп
"Об автоматизированной системе электронного документооборота Аппарата
Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти
Челябинской области"

В целях обеспечения возможности эффективного управления процессами документационного обеспечения Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области:

1. Утвердить прилагаемое Положение об автоматизированной системе электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

2. Определить Управление делопроизводства Правительства Челябинской области (Пылаев С.В.) оператором автоматизированной системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

3. Определить Министерство информационных технологий и связи Челябинской области (Тарасов Д.А.) администратором автоматизированной системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

4. С 1 июня 2012 года структурным подразделениям Аппарата Правительства Челябинской области, Министерству информационных технологий и связи Челябинской области (Тарасов Д.А.), Министерству культуры Челябинской области (Бетехтин А.В.), Министерству образования и науки Челябинской области (Кузнецов А.И.), Главному экспертному управлению Челябинской области (Лошкин А.А.), Главному контрольному управлению Челябинской области (Климов А.И.) осуществлять ведение документооборота в электронном виде с использованием автоматизированной системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

5. Организацию выполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области Уфимцева А.Г.

Исполняющий обязанности Председателя Правительства Челябинской области

А.Г. Уфимцев

Утверждено

распоряжением Правительства

Челябинской области

от 3 мая 2012 г. N 80-рп

Положение
об автоматизированной системе электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет назначение и порядок функционирования системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области (далее именуется - система документооборота).

2. Система документооборота предназначена для решения следующих задач:

обеспечение комплексной автоматизации документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области;

обеспечение перехода Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области от бумажного документооборота к электронному документообороту, обеспечение хранения документов в электронном виде и персонифицированного доступа к документам;

обеспечение выполнения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;

обеспечение контроля над своевременным исполнением поручений по документам;

обеспечение оперативного получения информации о ходе работ по документу, о месте нахождения подлинника документа;

обеспечение защиты от несанкционированного доступа к информации, хранящейся в системе документооборота.

II. Термины и сокращения

3. В настоящем Положении используются следующие термины и сокращения:

1) пользователь системы документооборота - должностное лицо, получившее право доступа к ресурсам системы документооборота в пределах своих должностных обязанностей;

2) участник системы документооборота - структурное подразделение Аппарата Правительства Челябинской области, орган исполнительной власти Челябинской области, осуществляющие ведение документооборота в электронном виде с использованием системы документооборота: осуществляют действия по созданию, обмену, хранению электронных документов с использованием программного, аппаратного и информационного обеспечения в соответствии с настоящим Положением;

3) роль - именованная совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы документооборота, предоставленная определенным пользователям системы документооборота;

4) маршрут документа - последовательность стадий обработки документа.

III. Порядок функционирования системы документооборота

4. Оператор системы документооборота обеспечивает:

1) общую координацию и методическое руководство процессом функционирования системы документооборота, в том числе процессами подготовки, ввода, обработки, хранения, архивирования информации;

2) формирование и поддержание в актуальном состоянии специализированных справочников системы электронного документооборота.

5. Администратор системы документооборота обеспечивает, в том числе посредством размещения государственных заказов на поставку необходимых товаров, выполнение работ, оказание услуг:

1) работоспособность программно-технических средств серверного оборудования системы документооборота;

2) безопасность информации в системе документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. В целях обеспечения работоспособности программно-технических средств серверного оборудования системы документооборота администратор системы документооборота выполняет следующие функции:

1) осуществляет регистрацию пользователей системы документооборота и настройку прав доступа к ресурсам системы документооборота;

2) осуществляет проведение необходимых регламентных работ (резервное копирование данных, обновление версий программного обеспечения, техническое обслуживание серверного оборудования);

3) осуществляет контроль функционирования программного и технического обеспечения системы документооборота;

4) осуществляет сбор и анализ сообщений об ошибках в системе документооборота;

5) выполняет работы по устранению ошибок в системе документооборота и восстановлению работоспособности системы документооборота в случае сбоев;

6) осуществляет сбор и анализ предложений по внесению изменений в систему документооборота.

7. Регистрация пользователей системы документооборота осуществляется администратором системы документооборота на основании заявлений на регистрацию, оформленных по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. В заявлении на регистрацию должно быть указано наименование роли (ролей), определенной в системе документооборота согласно приложению 4 к настоящему Положению.

Рассмотрение заявления на регистрацию осуществляется администратором системы документооборота в течение 3 рабочих дней с момента принятия заявления.

По результатам рассмотрения представленного заявления на регистрацию администратор системы документооборота регистрирует пользователей системы документооборота, присваивает логин и первичный пароль доступа к системе документооборота.

Получение информации для авторизации в системе документооборота осуществляется пользователем лично у администратора системы документооборота.

Пользователь системы документооборота обязан изменить первичный пароль доступа к системе документооборота, предоставленный ему администратором системы документооборота при регистрации, после первого входа в систему документооборота и получить сертификат ключа электронной подписи.

Пользователь системы документооборота обязан извещать администратора системы документооборота о возникновении ошибок в системе документооборота и об обстоятельствах их возникновения.

8. Создание ключей подписей и изготовление сертификатов ключей подписей осуществляется удостоверяющим центром органов исполнительной власти Челябинской области в соответствии с регламентом удостоверяющего центра органов исполнительной власти Челябинской области, утвержденным приказом заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя Администрации Губернатора Челябинской области от 06.09.2011 г. N 02-2-6/36.

9. Изменение прав доступа пользователей системы документооборота или предоставление режима замещения осуществляется администратором системы документооборота на основании заявлений на изменение прав доступа, оформленных по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

Рассмотрение заявления на изменение прав доступа осуществляется администратором системы документооборота в течение 3 рабочих дней с момента принятия заявления.

По результатам рассмотрения представленного заявления на изменение прав доступа администратор системы документооборота осуществляет изменение прав доступа пользователей системы документооборота.

10. Удаление учетной записи и прав доступа пользователей системы документооборота осуществляется администратором системы документооборота на основании заявлений на удаление учетной записи и прав доступа, оформленных по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

Рассмотрение заявления на удаление учетной записи и прав доступа осуществляется администратором системы документооборота в течение 3 рабочих дней с момента принятия заявления.

По результатам рассмотрения представленного заявления на удаление учетной записи и прав доступа администратор системы документооборота осуществляет удаление учетной записи и прав доступа пользователей системы документооборота.

11. Все заявления в адрес администратора системы документооборота могут быть представлены лично или посредством системы документооборота.

Приложение 1

к Положению об

автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

                                  Форма

                         заявления на регистрацию

                                        Администратору автоматизированной

                                               системы электронного

                                            документооборота Аппарата

                                      Правительства Челябинской области и

                                          органов исполнительной власти

                                               Челябинской области

                         Заявление на регистрацию

Я,______________________________________________________________________,

                         (фамилия, имя, отчество)

________________________________________________________________________,

       (должность, структурное подразделение Аппарата Правительства

  Челябинской области (органа исполнительной власти Челябинской области)

прошу зарегистрировать меня в  качестве  пользователя  автоматизированной

системы электронного документооборота Аппарата Правительства  Челябинской

области  и  органов  исполнительной  власти  Челябинской  области  (далее

именуется - система документооборота)  и  предоставить  право  доступа  в

соответствии со следующими ролями:

_________________________________________________________________________

                              (указать роли)

С Положением об автоматизированной системе электронного  документооборота

Аппарата  Правительства  Челябинской  области  и  органов  исполнительной

власти Челябинской области ознакомлен:

                               __________________/______________________/

                                   (подпись)              (Ф.И.О.)

Руководитель структурного подразделения

Аппарата Правительства Челябинской

области (органа исполнительной власти

Челябинской области)

_____________________________  __________________/______________________/

        (должность)                 (подпись)             (Ф.И.О.)

Оператор системы документооборота ___________________/_________________/

                                       (подпись)            (Ф.И.О.)

Приложение 2

к Положению об

автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

                                  Форма

                   заявления на изменение прав доступа

                                        Администратору автоматизированной

                                                системы электронного

                                             документооборота Аппарата

                                      Правительства Челябинской области и

                                          органов исполнительной власти

                                                Челябинской области

                   Заявление на изменение прав доступа

Я,______________________________________________________________________,

                         (фамилия, имя, отчество)

________________________________________________________________________,

       (должность, структурное подразделение Аппарата Правительства

  Челябинской области (органа исполнительной власти Челябинской области)

прошу предоставить (отменить) право доступа к автоматизированной системе

     (в случае отмены  режима  замещения)

электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской  области

и органов исполнительной власти Челябинской области  (далее  именуется -

система документооборота) в соответствии со следующими ролями:

________________________________________________________________________.

     (указать роли, Ф.И.О. и должность замещаемого лица - для режима

                                замещения)

                                __________________/_____________________/

                                    (подпись)           (Ф.И.О.)

Руководитель структурного подразделения

Аппарата Правительства Челябинской

области (органа исполнительной власти

Челябинской области)

____________________________   __________________/_____________________/

        (должность)                 (подпись)           (Ф.И.О.)

Оператор системы документооборота _______________/____________________/

                                    (подпись)           (Ф.И.О.)

Приложение 3

к Положению об

автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

                                  Форма

                   заявления на удаление учетной записи

                                        Администратору автоматизированной

                                                системы электронного

                                             документооборота Аппарата

                                      Правительства Челябинской области и

                                          органов исполнительной власти

                                                Челябинской области

                   Заявление на удаление учетной записи

                       и прав доступа пользователя

Я ,_____________________________________________________________________,

                         (фамилия, имя, отчество)

________________________________________________________________________,

       (должность, структурное подразделение Аппарата Правительства

  Челябинской области (органа исполнительной власти Челябинской области)

прошу удалить учетную запись ___________________________________________,

                                      (фамилия, имя, отчество)

________________________________________________________________________

                  (должность, структурное подразделение)

в качестве пользователя системы  электронного  документооборота  Аппарата

Правительства  Челябинской  области  и  органов   исполнительной   власти

Челябинской области (далее именуется - система документооборота) и  права

доступа к системе документооборота.

                                  __________________/___________________/

                                      (подпись)            (Ф.И.О.)

Руководитель структурного подразделения

Аппарата Правительства Челябинской

области (органа исполнительной власти

Челябинской области)

______________________________   ___________________/___________________/

         (должность)                  (подпись)            (Ф.И.О.)

Оператор системы документооборота __________________/__________________/

                                      (подпись)            (Ф.И.О.)

Приложение 4

к Положению об

автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

Перечень
ролей, определенных в автоматизированной системе электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области

Наименование роли	Описание роли (перечень функций)
Руководитель - начальник структурного подразделения Аппарата Правительства Челябинской области или органа исполнительной власти Челябинской области, являющийся пользователем системы документооборота	1) поиск и просмотр документа; 2) подготовка документа; 3) согласование документа; 4) утверждение документа; 5) подписание документа; 6) рассмотрение документа; 7) исполнение поручения по документу; 8) контроль работ по документу
Делопроизводитель - сотрудник участника системы документооборота, ответственный за ведение делопроизводства, являющийся пользователем системы документооборота	1) поиск и просмотр документа; 2) подготовка документа; 3) регистрация документа; 4) отправка документа; 5) архивация документа; 6) работа с отчетами
Исполнитель - сотрудник участника системы документооборота, не являющийся руководителем подразделения или ответственным за ведение делопроизводства, являющийся пользователем системы документооборота	1) поиск и просмотр документа; 2) подготовка документа; 3) исполнение поручения по документу; 4) контроль работ по документу; 5) согласование документа
Пользователь системы документооборота, выполняющий работу по администрированию специализированных справочников системы документооборота, настройке типовых маршрутов обработки документов, настройке правил формирования регистрационных номеров документов и поручений, настройке правил формирования автоматических уведомлений	1) администрирование специализированных справочников системы документооборота; 2) настройка типовых маршрутов обработки документов; 3) настройка формирования автоматических уведомлений
Администратор - сотрудник администратора системы документооборота, осуществляющий централизованное администрирование системы документооборота	1) управление учетными записями пользователей; 2) настройка прав доступа; 3) настройка типовых маршрутов обработки документов; 4) настройка правил формирования регистрационных номеров документов и поручений; 5) настройка правил формирования автоматических уведомлений