Приложение N 1. Административный регламент предоставления администрацией города Магнитогорска муниципальной услуги по выдаче копий документов из архива управления архитектуры и градостроительства администрации города

Приложение N 1

к постановлению администрации города

от 12 мая 2010 г. N 4766-п

Административный регламент
предоставления администрацией города Магнитогорска муниципальной услуги по выдаче копий документов из архива управления архитектуры и градостроительства администрации города

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления администрацией города Магнитогорска муниципальной услуги по выдаче копий документов из архива управления архитектуры и градостроительства администрации города (далее - регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании муниципальной услуги.

2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

1) Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

2) Уставом города Магнитогорска.

3. Муниципальная услуга по выдаче копий документов из архива управления архитектуры и градостроительства администрации города предоставляется администрацией города Магнитогорска (далее - муниципальная услуга).

В предоставлении муниципальной услуги участвуют органы администрации города Магнитогорска:

1) управление архитектуры и градостроительства (далее - УАиГ) - осуществляет подготовку копий запрашиваемых документов или подготавливает письменный отказ в предоставлении муниципальной услуги;

2) управление по координации деятельности оказания услуг МФЦ (далее - МФЦ) - контролирует процедуру и сроки выдачи конечного результата заявителю.

4. Описание заявителей

Муниципальная услуга предоставляется по заявлению физических и юридических лиц, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

От имени физических лиц заявления и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут подавать:

1) лично заявители;

2) представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности, иных законных основаниях.

От имени юридических лиц заявления и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут подавать лица:

1) действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности;

2) представители в силу полномочий, основанных на доверенности, иных законных основаниях.

При непосредственном обращении заявителя в МФЦ заявитель предоставляет комплект документов, а также предъявляет документ, удостоверяющий личность. При предъявлении заявителем документа, удостоверяющего личность, специалист отдела приема (далее - отдел приема) МФЦ проверяет срок действия документа, наличие записи об органе, выдавшем документ, даты выдачи, подписи должностного лица, оттиска печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, сведениям, указанным в документе, подтверждающем полномочия представителя.

5. Результатом исполнения муниципальной услуги являются копии запрашиваемых документов из архива УАиГ либо письменный отказ в предоставлении копий запрашиваемых документов из архива УАиГ (далее - итоговый документ).

6. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является выдача заявителю итогового документа.

7. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

8. Заявитель вправе отозвать заявление на любой стадии процесса предоставления муниципальной услуги.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги

9. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги может быть предоставлена заявителям:

1) непосредственно в помещениях МФЦ на информационных стендах, в раздаточных информационных материалах (брошюры, буклеты, листовки, памятки), при личном консультировании специалистом МФЦ;

2) с использованием средств телефонной связи;

3) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет;

4) по письменному обращению граждан и юридических лиц в МФЦ;

5) в средствах массовой информации: публикации в газетах, журналах, выступления по радио, телевидению;

6) путем издания печатных информационных материалов (брошюр, буклетов, листовок и т.д.);

7) путем изготовления и размещения баннеров;

8) путем размещения стендов, объявлений в помещениях органов и организаций, обращение в которые необходимо для получения муниципальной услуги, в том в местах массового скопления людей (например, в почтовых отделениях, отделениях кредитных и банковских организаций).

10. На информационных стендах в помещении МФЦ и Интернет-сайте МФЦ размещаются:

1) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

2) текст административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет-сайте и извлечения на информационных стендах);

3) блок-схемы и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;

4) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и требования, предъявляемые к этим документам;

5) образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним;

6) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

7) график работы специалистов МФЦ;

8) таблица сроков предоставления муниципальной услуги в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур, в том числе времени нахождения в очереди ожидания, времени приема документов и т.д.;

9) порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

10) порядок получения консультаций;

11) порядок обжалования решения, действий или бездействий должностных лиц, предоставляющих государственную услугу.

11. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты МФЦ подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Специалист МФЦ, должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности МФЦ ответить на вопрос немедленно, заинтересованному лицу по телефону в течение двух дней сообщают результат рассмотрения вопроса.

Заявители, представившие в МФЦ комплект документов, в обязательном порядке информируются специалистами МФЦ по телефону о возможности получения итогового документа в МФЦ.

12. Заявитель может выбрать два варианта информирования при устном личном обращении:

1) в режиме общей очереди в дни приема специалистов МФЦ;

2) по предварительной записи.

Время ожидания в очереди не должно превышать 30 минут. Прием заявителей ведется либо с помощью электронной системы управления очередью или, в случае отсутствия подобной системы, в порядке живой очереди.

Информирование при устном личном обращении заявителя осуществляется не более 15 минут.

Предварительная запись осуществляется как при личном обращении заявителя, так и по телефону. Предварительная запись осуществляется путем внесения информации в книгу записи заявителей для получения консультаций, которая ведется на бумажном или электронном носителе. Заявителю сообщается время и номер окна МФЦ, в которое ему следует обратиться.

В случае если подготовка ответа требует продолжительного времени, специалист МФЦ назначает заявителю удобное для него время для получения окончательного и полного ответа на поставленные вопросы.

13. Информация по телефону, а также при устном личном обращении предоставляется по следующим вопросам:

1) режим работы МФЦ;

2) полный почтовый адрес МФЦ для предоставления комплекта документов по почте;

3) способы заполнения заявления;

4) перечень услуг, которые предоставляются в МФЦ;

5) перечень категорий заявителей, имеющих право на получение услуг, предоставляемых в МФЦ;

6) основания отказа в предоставлении услуг, предоставляемых в МФЦ;

7) порядок обжалования решений, действия (бездействия) уполномоченных органов, их должностных лиц и сотрудников при предоставлении услуг, предоставляемых в МФЦ;

8) требования к комплекту документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

9) последовательности административных процедур при предоставлении услуги;

10) сроки предоставления муниципальной услуги.

14. Письменные обращения и обращения получателей услуг посредством электронной почты по вопросам о порядке, способах и условиях выдачи копий документов из архива УАиГ рассматриваются специалистами отдела контроля и взаимодействия с органами государственной власти и органами местного самоуправления МФЦ (далее - отдел контроля), с учетом времени подготовки ответа заявителю, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента регистрации обращения в МФЦ.

Специалист отдела контроля МФЦ осуществляет подготовку ответа на обращение заявителя в доступной для восприятия получателем услуги форме. Содержание ответа должно максимально полно отражать объем запрашиваемой информации.

В ответе на письменное обращение заявителя специалист МФЦ, ответственный за информирование, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также номер телефона для справок.

15. Сроки предоставления муниципальной услуги

N	Наименование административной процедуры	Срок выполнения
1	Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления услуги	1 рабочий день
2	Рассмотрение заявления и документов, предоставленных для получения услуги	1 рабочий день
3	Подготовка копий документов из архива УАиГ; отказа в представлении копий документов из архива УАиГ	5 рабочих дней
4	Выдача итогового документа заявителю

16. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги

Для получения копий документов из архива УАиГ заявитель должен предоставить специалисту отдела приема МФЦ подлинники (для предъявления) и копии (для приобщения к делу) следующих документов:

N	Документ	Орган (организация), которая выдает документ	Основание
1	Заявление на выдачу копий документов из архива УАиГ (см. Приложение N 2 к постановлению администрации города)	МФЦ Адрес: г. Магнитогорск, пр. К. Маркса, 79- МФЦ N 1 т. 28-82-69; ул. Суворова, 123 - МФЦ N 2 т. 31-38-69; пр. Сиреневый, 16/1 - МФЦ N 3 т. 42-99-31; ул. Маяковского, 19/3 - МФЦ N 4 т.49-05-49
2	Документ, удостоверяющий личность заявителя либо его представителя
3	Доверенность, подтверждающая полномочия лица, предоставившего документы (в случае, если документы подаются доверенным лицом); иные документы, подтверждающие право выступать от имени заявителя		Статья 185 Гражданского кодекса Российской Федерации

17. Отказ в рассмотрении заявления о выдаче копий документов из архива УАиГ допускается в случаях:

1) заявление и документы поданы ненадлежащим лицом;

2) заявление и документы содержат подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные исправления, тексты написаны неразборчиво;

3) заявления и документы исполнены карандашом;

4) заявление и документы имеют серьезные повреждения, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.

III. Административные процедуры

Административная процедура по выдаче копий документов из архива УАиГ включает в себя следующие административные действия:

18. Прием и регистрация заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основаниями для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является обращение гражданина в МФЦ с комплектом документов, необходимых для предоставления копий документов из архива УАиГ по следующим адресам:

1) МФЦ N 1 - г. Магнитогорск, пр. К.Маркса,79;

2) МФЦ N 2 - г. Магнитогорск, ул. Суворова, 123;

3) МФЦ N 3 - г. Магнитогорск, пр. Сиреневый, 16/1;

4). МФЦ N 4 - г. Магнитогорск, ул. Маяковского, 19/3.

Специалист отдела приема МФЦ:

1) устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяет личность заявителя, полномочия представителя;

2) проводит первичную проверку предоставленных документов на предмет соответствия их установленным законодательством требованиям, удостоверяясь, что:

- копии документов соответствуют оригиналам, выполняет на них надпись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Подлинность удостоверяется также подписью заявителя;

- отсутствуют основания, перечисленные в п.17 настоящего регламента.

При предоставлении неполного пакета документов, а также при наличии оснований, указанных в п.17 настоящего регламента, специалист отдела приема МФЦ принимает заявление и прилагаемые к нему документы. В этом случае заявитель предупреждается о возможном отказе в рассмотрении заявления, о чем делается отметка на заявлении;

3) регистрирует поступившее заявление, выдает заявителю расписку о принятии заявления, содержащую перечень приложенных документов;

4) формирует дело заявителя;

Общий максимальный срок приема документов от одного заявителя не должен превышать 20 минут.

5) передает дела через курьера на исполнение в отдел контроля МФЦ в день регистрации;

6) распечатывает информацию о принятых заявлениях из электронного журнала в двух экземплярах. Один - с указанием фамилии, имени, отчества и подписи специалиста отдела приема МФЦ передается курьеру, второй с указанием фамилии, имени, отчества и подписи курьера - остается у специалиста отдела приема МФЦ.

19. Рассмотрение заявления и документов, предоставленных для получения муниципальной услуги

Основанием для начала административной процедуры является передача курьером дела, сформированного специалистом отдела приема МФЦ, в отдел контроля МФЦ.

Специалист отдела контроля МФЦ:

1) принимает от курьера дела, проверяет их на комплектность, а также на соответствие заявления и документов формальным требованиям, установленным в п.17 настоящего регламента;

В случае если в ходе проверки документов выявлены нарушения требований, указанных в п.17 настоящего регламента, специалист отдела контроля МФЦ изготавливает уведомление об отказе в рассмотрении заявления. После подписания начальником МФЦ данного уведомления в течение трех рабочих дней специалист отдела контроля МФЦ направляет его заявителю по почте по адресу, указанному в заявлении.

Уведомление об отказе в рассмотрении документов должно содержать причины отказа в рассмотрении заявления.

2) фиксирует в электронной карточке документа факт принятия дела, фамилию, имя, отчество, должность ответственного специалиста, которому будет передано дело, а также время и дату принятия/передачи дела;

3) заводит контрольный лист, фиксирующий процесс исполнения и сроки предоставления муниципальной услуги;

4) при необходимости оказывает содействие в истребовании недостающих документов.

20. Подготовка копий документов из архива УАиГ; подготовка письменного отказа в предоставлении муниципальной услуги

Специалист отдела контроля МФЦ передает дело, и контрольный лист секретарю руководителя УАиГ.

Секретарь руководителя УАиГ фиксирует в контрольном листе, а также в электронной карточке документа время принятия дела, а также свои фамилию, имя, отчество, в течение одного часа, поле чего передает дело исполнителю.

Исполнитель осуществляет проверку представленных заявителем документов, подготавливает копии документов из архива УАиГ за подписью руководителя УАиГ в течение пяти рабочих дней.

При невозможности предоставления копий документов из архива УАиГ исполнитель подготавливает проект письменного отказа в предоставлении копий документов из архива УАиГ за подписью руководителя УАиГ в течение 3 рабочих дней.

Специалист УАиГ фиксирует в контрольном листе и электронной карточке дату и время передачи итогового документа, после чего передает итоговый документ специалисту отдела контроля МФЦ для направления его в МФЦ и вручения заявителю.

21. Выдача заявителю итогового документа

Специалист отдела приема МФЦ:

1) принимает от курьера итоговый документ, о чем делается пометка в электронной карточке документа;

2) своевременно информирует заявителя о необходимости получения итогового документа;

3) выдает итоговый документ заявителю при предъявлении последним документа, удостоверяющего личность, а также документа, подтверждающего полномочия лица;

4) вносит в книгу учета исходящих документов реквизиты итогового документа, а также данные о его получателе. Соответствующая пометка делается в электронной карточке документа.

В случаях неполучения заявителем итогового документа, по истечении 30 дней со дня его принятия, специалист отдела приема МФЦ направляет его в архив УАиГ на хранение.

22. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

Текущий контроль за сроками исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником МФЦ.

Ежедневно, специалист отдела контроля осуществляет проверку исполнения сроков выдачи итогового документа. В случае пропуска срока, установленного настоящим регламентом, но не более чем на один день, специалист отдела контроля отправляет запрос на имя начальника УАиГ с целью выяснения причин пропуска установленного срока. В случае непринятия мер, по устранению выявленного нарушения установленного срока, начальником МФЦ составляется служебная записка на имя заместителя главы города по правовым и имущественным отношениям администрации города.

Ежемесячно, до 5 числа месяца, руководители отделов МФЦ представляют начальнику МФЦ информацию о количестве обращений, поступивших за предшествующий месяц, количестве выданных документов, а также не выданных в установленный срок документов с указанием причин задержки и принятых мерах по их устранению.

Ответственность за организацию работы МФЦ возлагается на начальника МФЦ.

23. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

Заинтересованные лица (далее - заявители) могут обжаловать отказ в рассмотрении заявления, а также отказ в предоставлении муниципальной услуги в досудебном и судебном порядке.

Досудебный порядок обжалования решения, действия (бездействия) органа местного самоуправления, должностного лица, муниципального служащего предусматривает подачу обращения заявителя в орган местного самоуправления.

Обращение может быть подано заявителем, права которого нарушены, а также по просьбе заявителя его представителем, чьи полномочия удостоверены в установленном законом порядке.

Обращения могут быть поданы в устной или письменной форме.

Обращение подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления.

Для рассмотрения обращений заявителей и урегулирования споров органами, участвующими в процедуре предоставления муниципальной услуги, постановлением администрации города создается Межведомственная комиссия по досудебному разрешению споров (далее - Комиссия). В состав Комиссии включаются должностные лица, ответственные или уполномоченные работники органов, участвующих в процедуре предоставления муниципальной услуги, а также другие лица, обладающие необходимыми знаниями, опытом и квалификацией, позволяющими участвовать в рассмотрении обращений и урегулировании споров. Председателем Комиссии является заместитель главы города по имуществу и правовым вопросам.

Бланки стандартной формы письменных обращений в Комиссию должны находиться в МФЦ. При этом на специально оборудованных стендах размещаются образцы заполнения обращений и указываются все необходимые для направления обращения реквизиты должностных лиц, ответственных за работу с обращениями граждан и юридических лиц.

Обращение заявителя должно содержать следующую информацию:

1) фамилия, имя, отчество гражданина, наименование юридического лица;

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

3) наименование органа местного самоуправления, фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица, нарушившего права и законные интересы заявителя;

4) суть обращения;

5) личная подпись и дата.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

1) в письменном обращении не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ;

2) в письменном обращении обжалуется судебное решение;

3) в письменном обращении содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

4) текст письменного обращения не поддается прочтению;

5) в письменном обращении содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

6) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну

Личный прием граждан осуществляется главой города Магнитогорска. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема заявителя. Карточка личного приема заявителя направляется в Комиссию и подлежит регистрации в течение трех рабочих дней с момента поступления.

При урегулировании споров и рассмотрении обращений, члены Комиссии осуществляют проверку законности и обоснованности принятия решений, действий или бездействия должностных лиц, ответственных или уполномоченных работников органов, участвующих в процедуре предоставления муниципальной услуги, запрашивают объяснительные (служебные) записки и иные необходимые документы.

Заявитель, выразивший претензии, может лично присутствовать на заседаниях Комиссии или направить своего законного представителя.

Специалист отдела приема МФЦ не позднее, чем за пять календарных дней до проведения заседания Комиссии информирует заявителей, их законных представителей о сроке и месте проведения заседания Комиссии по вопросу разрешения спора или рассмотрения обращения.

В случае отказа заявителя лично участвовать в заседаниях Комиссии, необходимые материалы и проект решения Комиссии по результатам разрешения спора или рассмотрения обращения направляются заявителю по почте.

Споры считаются разрешенными, если между заявителем и Комиссией по взаимному согласию достигнута договоренность.

Результаты договоренности фиксируются в протоколе, который подписывается заявителем и председателем Комиссии.

По результатам разрешения спора или рассмотрения обращения на основании протокола оформляется решение Комиссии, в котором могут быть указаны сроки принятия мер по устранению выявленных нарушений, восстановлению нарушенных прав и законных интересов заявителя, причины и основания невозможности удовлетворения обращения заявителя, разрешения спора в пользу заявителя.

Решение Комиссии является обязательным для его исполнения должностными лицами.

Продолжительность рассмотрения обращений или урегулирования споров не должна превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

Председатель Комиссии вправе продлить указанный срок, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока заявителя.

Заявитель вправе оспорить в суде решение, действие (бездействие) органа местного самоуправления, должностного лица, муниципального служащего в порядке, предусмотренном Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.