Постановление Правительства Республики Мордовия от 23 января 2012 г. N 11 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия"

В целях приведения постановления Правительства Республики Мордовия от 3 октября 2011 г. N 366 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия" в соответствие с федеральным законодательством Правительство Республики Мордовия постановляет:

1. Внести в Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия, утвержденные постановлением Правительства Республики Мордовия от 3 октября 2011 г. N 366 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия", следующие изменения:

1) пункт 4 дополнить абзацами следующего содержания:

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.";

2) пункт 6 дополнить частью следующего содержания:

"При подготовке документов в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия используются электронные шаблоны бланков документов.";

3) пункт 8 изложить в следующей редакции:

"8. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти.";

4) в пункте 9:

подпункт 3 изложить в следующей редакции:

"3) должность лица - автора документа;";

подпункт 11 изложить в следующей редакции:

"11) наименование либо аннотация документа;";

дополнить подпунктом 25 следующего содержания:

"25) отметка о поступлении документа.";

5) в пункте 16 слова "осуществляется, как правило, в день поступления" заменить словами "осуществляется в день поступления";

6) пункт 17 после слов "исполнительного органа государственной власти" дополнить словами "в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия";

7) главу 6 изложить в следующей редакции:

"Глава 6. Особенности работы с электронными документами в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

37. В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Мордовия.

38. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

39. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

40. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия на основе рекомендаций Республиканской архивной службы Республики Мордовия и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия.

41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Система электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

42. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

44. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

45. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

46. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

47. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.";

8) пункт 10 приложения к Правилам изложить в следующей редакции:

"10. Наименование либо аннотация документа".

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель Правительства Республики Мордовия

В. Волков