Постановление Правительства Республики Мордовия от 3 октября 2011 г. N 366 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия"

В целях установления единого порядка делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия Правительство Республики Мордовия постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия (далее - Правила).

2. Исполнительным органам государственной власти Республики Мордовия на основе Правил по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.

И. о. Председателя Правительства Республики Мордовия

Н. Петрушкин

Правила
делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия
(утв. постановлением Правительства Республики Мордовия
от 3 октября 2011 г. N 366)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия.

Глава 2. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия, с указанием сроков их хранения;

"официальный документ" - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

Глава 3. Создание документов в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

5. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

7. Каждый лист документа, оформленного как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, являются:

1) Государственный герб Республики Мордовия;

2) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия на русском и национальных языках;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Глава 4. Требования к организации документооборота в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

12. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия выделяются следующие документопотоки:

1) поступающая документация (входящая);

2) отправляемая документация (исходящая);

3) внутренняя документация.

13. В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов республиканского исполнительного органа государственной власти.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия осуществляется через службу делопроизводства.

24. В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Глава 5. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия

26. Исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия:

1) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

2) разрабатывает и утверждает по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

27. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

28. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия:

1) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

2) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

3) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия;

4) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, передачи документов на постоянное хранение, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия определяется Республиканской архивной службой Республики Мордовия.

Глава 6. Особенности работы с электронными документами в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

38. Для подписания электронных документов исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Республики Мордовия

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности