Подраздел 4. Исполнение запросов заявителей (п.п. 53 - 60)

Подраздел 4. Исполнение запросов заявителей

53. Начальник отдела передает запросы с резолюциями директора на исполнение сотрудникам, ответственным за исполнение запросов (далее - исполнители), которые осуществляют:

определение правомочности получения заявителем запрашиваемой информации;

анализ сложности поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков, имеющегося в государственном архиве научно-справочного аппарата и информационных материалов;

определение степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

определение возможного места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

54. Исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные. В случае неполноты состава фонда или отсутствии в нем запрашиваемых сведений, необходимо просмотреть дела фондов вышестоящего учреждения и учреждения-преемника. Выявленные для наведения справки по запросу дела просматриваются полистно.

55. Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в архивных документах, со сведениями в запросе, не должно служить препятствием для включения их в ответ заявителю при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает никаких сомнений в тождественности лица или факта, о которых говорится в документах и сообщается в запросе. Несовпадения отдельных данных включаются в ответ заявителю так, как они значатся в документах, и оговариваются в тексте ответа словами "так в документе", "указано не полностью", "в тексте неразборчиво" и др. Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них - "имя, отчество не указаны", "инициалы не расшифрованы".

56. В ответ заявителю не включаются сведения, не относящиеся к запросу.

Срок исполнения запроса заявителя - 30 календарных дней (при оплате за срочность исполнения - 5 календарных дней).

57. При отсутствии в фондах государственного архива документов по теме запроса, исполнитель составляет ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

Срок исполнения запроса при отсутствии запрашиваемых сведений - 4 календарных дня.

58. При отсутствии в фондах государственного архива документов по теме запроса, но наличии информации о местонахождении нужных заявителю документов, исполнитель либо составляет рекомендацию о дальнейших путях поиска необходимой информации, либо направляет запрос заявителя с сопроводительным письмом по принадлежности в другие органы и организации.

Срок исполнения запроса с условием составления рекомендации о дальнейших путях поиска информации - 4 календарных дня.

Срок исполнения запроса, требующего направления по принадлежности в другие органы и организации - 4 календарных дня.

59. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, исполнитель направляет заявителю письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в папку исполненных запросов. После получения дополнительных сведений исполнение запроса осуществляется на общих основаниях с учетом сведений первичного обращения. Письму заявителя с дополнительными сведениями присваивается новый регистрационный индекс с указанием первичной регистрации. Срок исполнения запроса, по которому запрашивались дополнительные сведения, отсчитывается от даты поступления дополнительных сведений.

Срок исполнения запроса, по которому требуются дополнительные сведения - 4 календарных дня.

60. При поступлении по почте, электронной почте, через Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций), через МФЦ запросов, имеющих основания для отказа в предоставлении государственной услуги, заявителям готовятся уведомления с разъяснением причины отказа и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Срок исполнения запроса с уведомлением заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги - 4 календарных дня.