Подраздел 2. Прием и регистрация запросов заявителей (п.п. 43 - 49)

Подраздел 2. Прием и регистрация запросов заявителей

43. Основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги является запрос заявителя, поступивший в государственный архив Республики Мордовия:

при личном обращении,

в виде письменного запроса, присланного по почте,

в виде письменного запроса, присланного по электронной почте,

при обращении через Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций),

при обращении в МФЦ.

44. Прием заявителей и запросов, поступающих по почте и по электронной почте осуществляется специалистом отдела государственного архива; в отдельных случаях прием заявителей и запросов проводит начальник отдела государственного архива.

45. При приеме запросов о предоставлении государственной услуги проверяется правильность и четкость изложения следующих сведений:

фамилия (если она изменялась, указывается прежняя фамилия заявителя за запрашиваемый период), имя, отчество, год рождения заявителя;

фамилия, имя и отчество заявителя, запрашивающего справку о другом лице;

правильность документов, удостоверяющих его права на получение запрашиваемого документа;

точное наименование организации, обратившейся с запросом;

сведения для осуществления связи с заявителем (контактные телефоны, факс, почтовый адрес и адрес электронной почты) и адрес, по которому необходимо отправить архивную справку, архивную копию или архивную выписку;

содержание запроса;

личная подпись заявителя и дата заполнения запроса (обращения).

При поступлении запросов по почте одновременно со вскрытием конвертов проверяется правильность и полнота вложения, а также целостность присланных документов.

46. При наличии оснований для отказа в приеме и регистрации документов, необходимых для предоставления государственной услуги, заявителю, обратившемуся лично, начальник отдела государственного архива разъясняет причину отказа и сообщает ему перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

47. Письменные запросы, имеющие основания для отказа в предоставлении государственной услуги, при поступлении по почте, электронной почте, через Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций), из МФЦ подлежат регистрации на общих основаниях.

48. Запросы о предоставлении государственной услуги регистрируются в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время - сотрудником, ответственным за прием и регистрацию корреспонденции.

Максимальный срок регистрации запросов - в течение 1 рабочего дня.

49. Запросы о предоставлении государственной услуги фиксируются в Журнале регистрации запросов заявителей (приложение 4). Каждому запросу присваивается регистрационный индекс. Регистрационный индекс переносится в отметку о поступлении документа - на регистрационный штамп, который проставляется на всех поступающих запросах в правой нижней части первого листа документа и включает в себя: сокращенное наименование государственного архива, дату поступления документа, регистрационный индекс поступившего документа.

Дата поступления запроса является началом отсчета срока исполнения поступившего документа.

Ответственным за четкую организацию регистрации запросов заявителей является начальник отдела государственного архива.