Подраздел 5. Оформление и отправка подготовленных ответов заявителям (п.п. 61 - 69)

Подраздел 5. Оформление и отправка подготовленных ответов заявителям

61. В архивной справке, архивной копии или архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

62. Архивные справки, архивные копии или архивные выписки составляются на бланке государственного архива с обозначением в левой части листа: названия документа ("Архивная справка", "Архивная копия", "Архивная выписка"), исходящей даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и даты запроса заявителя.

В правой стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес.

На архивной справке, архивной копии, архивной выписке, адресованной организации, указывается наименование организации в именительном падеже, затем почтовый адрес.

63. К архивной копии, архивной выписке исполнитель составляет сопроводительное письмо, в котором указывается объем (количество листов) прилагаемой архивной копии, архивной выписки. Текст сопроводительного письма к архивной копии, архивной выписке излагается точно, четко и грамотно. В тексте сопроводительного письма к архивной копии, архивной выписке полностью указывается наименование архивного фонда, документы которого послужили основанием для составления ответа заявителю. Наименование архивного фонда при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается его сокращенное наименование.

64. В тексте архивной справки, сопроводительного письма к архивной копии, архивной выписке исполнитель не должен излагать собственных выводов, однако в необходимых случаях в архивной справке, сопроводительном письме, направляемом в адрес организации, даются пояснения документам, внушающим сомнения в их достоверности.

65. Архивные справки, архивные копии, архивные выписки, сопроводительные письма к архивным копиям, архивным выпискам; ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, с запросами дополнительных сведений; уведомления о направлении запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, а также об отказе в предоставлении государственной услуги - печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр текста печатается на бланке государственного архива, подписывается директором государственного архива и исполнителем, скрепляется печатью. Второй экземпляр печатается на стандартном листе бумаги формата А 4, подписывается исполнителем и остается в архиве.

66. Если архивная копия (архивная выписка) содержит более одного листа, на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, на месте скрепления заверяются печатью государственного архива и подписью директора.

67. Архивные справки, архивные копии, архивные выписки, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в государственный архив, выдаются:

заявителю - под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, квитанции об оплате (если архивная справка, архивная копия или архивная выписка относится к категории платных);

доверенному лицу - при предъявлении паспорта и доверенности, оформленной в установленном порядке, квитанции об оплате (если архивная справка, архивная копия или архивная выписка относится к категории платных).

Получатель архивной справки, архивной копии, архивной выписки расписывается на обороте второго экземпляра архивной справки, сопроводительного письма к архивной копии, архивной выписке, указывая дату их получения.

68. Для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки (если архивная справка, архивная копия или архивная выписка относится к категории платных) иногородним высылается платежный документ по почте. Отправление архивной справки, архивной копии, архивной выписки заявителю осуществляется после поступления в государственный архив уведомления об оплате.

69. Архивные справки, архивные копии, архивные выписки, сопроводительные письма к архивным копиям (архивным выпискам); ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, с запросами дополнительных сведений; уведомления о направлении запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации, а также об отказе в предоставлении государственной услуги - высылаются по почте простыми письмами.

Срок оформления и отправки подготовленных ответов и уведомлений заявителям - 1 рабочий день.