Подраздел 3. Подготовка представленных документов к согласованию, согласование (п.п. 37 - 46)

Подраздел 3. Подготовка представленных документов к согласованию, согласование

37. В соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК:

совместно с ответственным исполнителем Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. Срок проверки представленных документов - не более 5 дней. При выявлении в ходе проверки документов оснований для отказа в приеме документов, указанных в пункте 22 настоящего административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом организацию, представившую документы на рассмотрение ЭПК. В случае если по истечении 10 рабочих дней организация не представит в адрес Архивной службы Республики Мордовия необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК и не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения 10-дневного срока ожидания) направляет в организацию по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации;

регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. Срок регистрации документов - 1 день;

включает рассмотрение вопроса о согласовании представленных документов в план работы ЭПК. Срок включения вопроса в план работы ЭПК - 1 день;

передает документы ответственному исполнителю Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия". Срок передачи документов - 1 день.

38. Ответственным исполнителем Архивной службы Республики Мордовия, ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия" готовится заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения - не более 3 дней.

39. Представленные документы вместе с заключением ответственного исполнителя передаются для рассмотрения и подготовки заключения членам, экспертам ЭПК. Срок подготовки заключения членами, экспертами ЭПК - не более 5 рабочих дней.

40. Ответственный исполнитель с учетом замечаний членов, экспертов ЭПК готовит сводное заключение на представленные документы и проект решения ЭПК. Срок подготовки - не более 3 дней.

41. Проект решения ЭПК, при необходимости, согласовывается с заинтересованными лицами и организациями. Имеющиеся разногласия до вынесения проекта решения на заседание ЭПК могут быть рассмотрены председателем ЭПК с участием соответствующих заинтересованных лиц и экспертов.

42. При необходимости, эксперты совместно с представителями организации готовят проекты совместных решений ЭПК Архивной службы Республики Мордовия и Экспертной комиссии организации. Исполнитель согласовывает проект решения с заинтересованными организациями.

43. Ответственный исполнитель передает секретарю ЭПК сводное заключение и проект решения ЭПК вместе с представленными организацией документами для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

44. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются секретарем ЭПК председателю ЭПК, членам ЭПК, экспертам не позднее, чем за 5 дней до заседания.

45. Согласование документов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки к проведению заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК. На представленных документах оформляется гриф согласования ЭПК Архивной службы Республики Мордовия с указанием номера и даты протокола ЭПК.

46. Решение ЭПК о согласовании документов, после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Архивной службы Республики Мордовия, подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, заверяется печатью Архивной службы Республики Мордовия и направляется в адрес организации, представившей документы, в срок - не более 7 дней. Решение ЭПК может оформляться в виде выписки из протокола заседания ЭПК.