Постановление Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386
"Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте"

С изменениями и дополнениями от:

10 ноября 2014 г.

Правительство Республики Мордовия постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о межведомственном электронном документообороте.

2. Правительству Республики Мордовия, руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия, а также руководителям подведомственных им организаций организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящим постановлением.

3. Аппарату Правительства Республики Мордовия совместно с Министерством информатизации и связи Республики Мордовия в срок до 20 октября 2014 г. разработать проекты типовых правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия об организации межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства (далее - типовые правовые акты).

4. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия утвердить соответствующие правовые акты об организации межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства на основе типовых правовых актов.

5. Рекомендовать главам администраций муниципальных районов Республики Мордовия и городского округа Саранск, руководителям организаций, подведомственных органам местного самоуправления, организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящим постановлением.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Председателя Правительства - Министра экономики Республики Мордовия В.Н. Мазова.

7. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением пунктов 18 и 19 Положения о межведомственном электронном документообороте, которые вступают в силу с 1 января 2015 года.

Председатель Правительства Республики Мордовия

В. Сушков

Положение
о межведомственном электронном документообороте
(утв. постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386)

С изменениями и дополнениями от:

10 ноября 2014 г.

1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет организацию межведомственного электронного документооборота с использованием межведомственной системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия.

2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

межведомственная система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия (далее - СЭД) - часть информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Мордовия, созданная в целях обеспечения ведения электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства, межведомственного обмена электронными документами;

оператор СЭД - уполномоченная организация, осуществляющая функции по методическому и программно-техническому обеспечению СЭД;

участники межведомственного электронного документооборота (далее - Участники) - Администрация Главы Республики Мордовия, Аппарат Правительства Республики Мордовия, исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия, органы местного самоуправления Республики Мордовия, а также подведомственные им организации;

пользователи - уполномоченные лица Участников, наделенные в установленном порядке правами доступа для работы в СЭД;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - электронно-цифровая форма, в которую преобразован документ, составленный на бумажном носителе, путем его сканирования;

скоростная информационная магистраль исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Республики Мордовия (далее - СИМ ОГВ) - территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;

защищенная сеть исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия и органов местного самоуправления в Республике Мордовия - программно-аппаратный комплекс для обмена информацией в зашифрованном виде;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - ЭП) - электронная подпись, соответствующая всем признакам, определенным частями 3 и 4 статьи 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

3. Межведомственный электронный документооборот решает следующие задачи:

объединение Участников в единый процесс документационного обеспечения;

соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам (электронным образам документов);

осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения документов;

получение оперативной аналитической и статистической отчетности;

оперативная доставка, обработка и исполнение электронных документов (электронных образов документов).

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Мордовия от 10 ноября 2014 г. N 546 в пункт 4 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

обеспечение технологической возможности использования СЭД переменным числом Участников;

применение Участниками совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

правомерное использование Участниками программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

обеспечение целостности передаваемой информации;

минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия;

обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации;

абзац восьмой утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца восьмого пункта 4

5. В СЭД создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные документы, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) от федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

6. Электронный документ подписывается ЭП должностного лица -автора документа.

7. Учет, контроль и анализ обращений граждан осуществляется в СЭД с учетом требований федерального и республиканского законодательства.

2. Функции, права и обязанности Оператора СЭД

8. Основными функциями Оператора СЭД являются:

обеспечение работоспособности и корректности функционирования аппаратных и программных средств СЭД, размещенных на ресурсах информационно-вычислительного комплекса Технопарка Республики Мордовия, их развитие и модификация;

резервное копирование информации, размещенной в СЭД;

организационное и методическое обеспечение СЭД;

формирование и актуализация справочников СЭД;

регистрация и предоставление прав пользователей для размещения, редактирования, просмотра и удаления информации в СЭД, прекращение их действия;

управление выдачей и отзывом квалифицированных сертификатов для пользователей СЭД в целях обеспечения возможности криптографической защиты и формирования ЭП электронных документов. Смена квалифицированных сертификатов производится ежегодно за 10 дней до истечения установленного срока действия. Участник может получить ЭП в любом удостоверяющем центре. В этом случае Участник передает Оператору СЭД информацию для регистрации данных ЭП в СЭД;

организация защиты информации, размещаемой в СЭД на ресурсах информационно-вычислительного комплекса Технопарка Республики Мордовия, от неправомерного доступа;

мониторинг состояния и управления работой СЭД;

исполнение иных функций, связанных с методическим и программно-техническим обеспечением СЭД.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Мордовия от 10 ноября 2014 г. N 546 в пункт 9 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9. Оператор СЭД обязан:

обеспечивать функционирование СЭД в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Республики Мордовия;

регистрировать в СЭД сотрудников Участника путем предоставления простой электронной подписи пользователя при предоставлении заявки Участника на подключение по форме, установленной Оператором СЭД;

обеспечивать выполнение Участником технических требований к оборудованию автоматизированного рабочего места пользователя, установленных Оператором СЭД;

предоставлять ЭП и квалифицированные сертификаты сотрудникам Участников согласно предоставляемой заявке на изготовление квалифицированного сертификата по форме, установленной Оператором СЭД;

обеспечивать координацию деятельности Участников при создании, обработке, управлении и хранении электронных документов и организации доступа к ним с использованием СЭД;

обеспечивать соблюдение прав доступа к электронным документам Участников;

обеспечивать целостность и неизменность электронных документов, передаваемых между Участниками с использованием СЭД;

обеспечивать предоставление информационной и методической поддержки Участнику по вопросам использования СЭД;

проводить технические мероприятия по обслуживанию СЭД, требующие прекращения доступа к СЭД, в нерабочее время и оповещать участников не менее чем за 1 рабочий день до даты проведения технических мероприятий;

обеспечивать информационную безопасность в СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Мордовия от 10 ноября 2014 г. N 546 в пункт 10 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10. Оператор СЭД вправе:

осуществлять контроль соблюдения Участниками настоящего Положения, принимать необходимые меры по предотвращению и устранению выявленных нарушений, проводить мониторинг и анализ использования Участниками СЭД;

определять требования к работе в СЭД, в том числе в части обеспечения информационной безопасности;

осуществлять уничтожение электронных документов в соответствии с порядком, определенным в разделе 9 настоящего Положения;

совершать иные действия в рамках организации межведомственного электронного документооборота, не противоречащие законодательству Российской Федерации и Республики Мордовия.

11. Оператор СЭД не несет ответственности за аварии, сбои или перебои в обслуживании СЭД, связанные с нарушениями в работе оборудования, систем подачи электроэнергии и/или линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и/или обслуживаются сторонними лицами.

3. Права, обязанности и ответственность Участников

12. Участник обязан:

определить должностное лицо, ответственное за организацию работы пользователей с СЭД, и направить Оператору СЭД копию соответствующего документа;

представить Оператору СЭД информацию, необходимую для информационного сопровождения СЭД, в составе:

заявки на подключение к СЭД своих сотрудников по форме, установленной Оператором СЭД;

заявки на изготовление квалифицированного сертификата, в случаях и по форме, установленной Оператором СЭД;

оперативных сведений о сотрудниках Участника с целью поддержания в актуальном состоянии справочников СЭД по форме, установленной Оператором СЭД;

иной информации, необходимой для функционирования СЭД, запрашиваемой Оператором СЭД;

обеспечивать достоверность информации, передаваемой по СЭД. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет Участник СЭД в лице владельца ключа ЭП;

обеспечивать работоспособность и безопасность своих программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования СЭД, а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов ЭП в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и настоящего Положения;

принимать к исполнению электронные документы, зарегистрированные в СЭД и заверенные ЭП или созданные в виде электронного образа документа, при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати;

обеспечивать строгое соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка ограниченного доступа к отдельным видам информации и не допускать ее размещения в СЭД;

при передаче электронных документов между Участниками использовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты;

предоставлять, при необходимости, доступ к рабочим станциям пользователей специалистам Оператора СЭД, обеспечивающим техническое сопровождение СЭД;

ознакомить пользователей с обязанностями, установленными разделом 3 настоящего Положения;

использовать лицензионное программное обеспечение, в том числе обязательное наличие антивирусной защиты автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД с регулярным обновлением антивирусных баз;

обеспечить работу пользователей в СЭД по выделенным и защищенным с использованием средств криптографической защиты каналам связи, в случае использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

13. Участник вправе:

в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Республики Мордовия и настоящего Положения получать от Оператора СЭД информацию об Участниках межведомственного электронного документооборота и направлять (получать) электронные документы (электронные образы документов) всем (от всех) Участникам по СЭД;

вносить предложения о необходимых улучшениях в части функционирования СЭД.

14. Участники обеспечивают достоверность и актуальность информации, содержащейся в СЭД, выполняют все организационные и технические мероприятия по доступу, уничтожению, модифицированию, блокированию, копированию, предоставлению, распространению информации, размещаемой в СЭД.

15. Участник не несет ответственности за аварии, сбои или перебои в обслуживании СЭД, связанные с нарушениями в работе оборудования, систем подачи электроэнергии и/или линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и/или обслуживаются сторонними лицами.

4. Обязанности пользователей СЭД

16. Пользователи обязаны:

соблюдать порядок работы в СЭД, установленный настоящим Положением и инструкцией по эксплуатации СЭД;

содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к СЭД, принимать организационные меры для предотвращения несанкционированного доступа к данным программно-техническим средствам и установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;

немедленно сообщать Оператору СЭД обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами криптографической защиты информации;

обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в СЭД, а в случае нарушения его конфиденциальности немедленно уведомлять Оператора СЭД;

при возникновении разногласий, споров, связанных с принятием или непринятием либо с исполнением или неисполнением электронного документа представлять Оператору СЭД всю необходимую информацию и документы.

17. Пользователи СЭД - владельцы ключей ЭП обязаны:

обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия в соответствии с действующим законодательством;

не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

незамедлительно уведомлять Оператора СЭД о нарушении конфиденциальности ключа ЭП в течение не более одного дня со дня получения информации о таком нарушении;

незамедлительно сообщать Оператору СЭД о прекращении полномочий должностного лица, владеющего ключом ЭП, и в день окончания полномочий сдать ключ ЭП Оператору СЭД;

в случае самостоятельного изготовления (замены) ключей ЭП незамедлительно передать Оператору СЭД квалифицированный сертификат.

5. Перечень электронных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Мордовия от 10 ноября 2014 г. N 546 в пункт 18 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

Пункт 18 настоящего Положения вступает в силу с 1 января 2015 г.

18. Перечень документов, создание, хранение, использование которых в СЭД осуществляется в форме электронных документов, приведен в приложении 1 к настоящему Положению. Перечень сформирован в соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Приказ).

Осуществление документооборота иным способом не допускается, за исключением случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

ГАРАНТ:

Пункт 19 настоящего Положения вступает в силу с 1 января 2015 г.

19. При необходимости использования информации электронного документа для внутреннего бумажного документооборота Участником допускается создание бумажных копий электронного документа. Порядок создания и заверения бумажных копий электронных документов определяется инструкциями по делопроизводству Участников.

20. Документы Участников, не вошедшие в перечень электронных документов, создаются в виде электронных образов документов в соответствии с порядком, определенным правовым актом Участника. Их передача между участниками СЭД, рассмотрение и обработка осуществляются аналогично электронным документам.

21. Электронные документы, отправляемые и поступающие по системе МЭДО от федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов, направляются Участникам в электронной форме с использованием СЭД.

22. При передаче электронных документов между Участниками, документы заверяются ЭП должностного лица, разработчика документа. Электронный документ, созданный в виде электронного образа документа, может быть заверен ЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в СЭД, или ЭП юридического лица - Участника.

Получение электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электронного образа документа, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

6. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности ЭП собственноручной подписи в СЭД

23. Формирование ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения СЭД.

24. Формирование ЭП может быть осуществлено только владельцем ключа ЭП, соответствующий квалифицированный сертификат которого действует на момент подписания электронного документа.

25. Подтверждение подлинности ЭП может быть осуществлено пользователем СЭД. Подтверждение подлинности ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения СЭД.

26. Участники используют, принимают и признают квалифицированные сертификаты.

27. Идентификационные данные, занесенные в поле "Субъект квалифицированного сертификата", однозначно идентифицируют владельца квалифицированного сертификата и соответствуют идентификационным данным владельца квалифицированного сертификата, зарегистрированным в Реестре выданных и аннулированных аккредитованным удостоверяющим центром квалифицированных сертификатов.

28. В качестве средства ЭП, обеспечивающего реализацию функций создания и подтверждения подлинности ЭП, в электронном документе используется средство криптографической защиты информации "КриптоПро CSP", сертифицированное в системе сертификации РОСС RU.0001.030001.

Средство ЭП должно использоваться совместно со средствами вычислительной техники, с общесистемным программным обеспечением и его компонентами, а также иным программно-аппаратным и информационным обеспечением, полностью соответствующим и удовлетворяющим требованиям к рабочему месту пользователя, устанавливаемым Оператором СЭД.

29. Для определения действительности квалифицированного сертификата используется Реестр выданных и аннулированных аккредитованными удостоверяющими центрами квалифицированных сертификатов.

30. Носителем, предназначенным для записи квалифицированного сертификата, являются специализированные носители ограниченного доступа, соответствующие требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и Федеральной службы безопасности Российской Федерации, а также реализующие аппаратное шифрование согласно ГОСТ 28147-89.

31. Электронный документ, подписанный ЭП должностного лица -автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполнении следующих условий:

электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству Участников;

электронный документ соответствует требованиям к электронному документу, установленным разделом 7 настоящего Положения;

ЭП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи владельца ключа ЭП.

32. ЭП в электронном документе, содержащемся в СЭД, равнозначна собственноручной подписи владельца ключа ЭП при одновременном соблюдении следующих требований:

ключ ЭП и соответствующий квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным УЦ;

квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа;

подтвержден факт целостности и аутентичности подписанного электронного документа после его подписания.

33. Квалифицированный сертификат действует на определенный момент времени, если:

наступил момент времени начала действия квалифицированного сертификата;

квалифицированный сертификат не прекратил свое действие, не аннулирован и действие его не приостановлено.

7. Порядок работы с электронными документами (электронными образами документов)

34. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в СЭД создается, отправляется и хранится регистрационная карточка (далее - РК) документа или регистрационная карточка проекта документа (далее - РКПД), которая является неотъемлемой частью документа.

35. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет Участник в лице должностного лица - пользователя СЭД, внесшего (зарегистрировавшего) РК документа (РКПД) в СЭД.

36. В СЭД существуют следующие виды документопотоков:

поступающая документация, в том числе обращения граждан (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация Участника.

37. При создании (регистрации) электронного документа, электронного образа документа в обязательном порядке заполняются следующие регистрационные данные:

в РК документа для поступающей документации (входящей) согласно приложению 2;

в РК документа для отправляемой и внутренней документации (исходящей) согласно приложению 3;

в РКПД согласно приложению 4.

38. К РК документа (РКПД) в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.

Допустимый формат прикрепляемых файлов:

для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);

для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIFF).

Описание форматов для передачи электронных образов документов:

Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования - черно-белый, разрешение - 300 dpi;

Tagged Image File For mat (TIFF); электронный образ страницы документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300 dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета 1 бит.

Передача электронных документов в виде файлов других форматов должна согласовываться Участниками, между которыми она осуществляется.

39. Поручения (резолюции) по исполнению электронных документов вводятся в РК документа и заверяются ЭП должностного лица - автора поручения (резолюции). Поручение (резолюция), заверенная ЭП должностного лица - автора поручения (резолюции), является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к исполнению всеми участниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи. Ответственность за достоверность и полноту соответствующего поручения (резолюции) по электронному документу несет Участник в лице должностного лица - владельца ключа ЭП.

40. Отчеты об исполнении поручений (резолюций) по электронным документам вводятся в РК. Отчет об исполнении поручения (резолюции), должностного лица - автора отчета, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми участниками. Ответственность за достоверность и полноту соответствующего отчета об исполнении поручения (резолюции) несет Участник.

41. Визирование (подписание) проектов электронных документов осуществляется путем внесения информации о визировании (подписании) в РКПД, которая заверяется ЭП должностного лица, визирующего (подписывающего) проект электронного документа. Информация о визировании (подписании), заверенная ЭП должностного лица визирующего (подписывающего) документ, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми Участниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи. Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании (подписании) электронного документа несет Участник в лице должностного лица - владельца ключа ЭП.

42. При регистрации, переадресации, рассмотрении, согласовании и подписании (визировании) электронных документов во внутреннем документообороте Участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется. При этом идентификация пользователя происходит на основании логина и пароля, предоставляемого Оператором СЭД. Пароль является уникальным идентификатором (простой электронной подписью) пользователя и не подлежит разглашению.

Ответственность за достоверность и полноту данных по электронному документу несет Участник в лице должностного лица - пользователя, внесшего соответствующую информацию в РК документа (РКПД) в СЭД.

Порядок работы с электронными документами во внутреннем документообороте Участника определяется правовыми актами Участника.

8. Порядок и сроки хранения электронных документов

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

44. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел учитывается перечень электронных документов участника, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, и указывается, что дело ведется в электронном виде (с отметкой - ЭД).

45. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.

46. Включенные электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в СЭД в течение сроков, определенных соответствующей номенклатурой дел. После истечения срока хранения они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденного Участником.

47. Исполненные электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат хранению в СЭД до передачи в архив соответствующего Участника - владельца документов.

Для хранения электронных документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу применяется система "Архивное дело".

48. Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа несет Участник - владелец соответствующих электронных документов и Оператор СЭД в рамках его полномочий.

9. Порядок уничтожения электронных документов

49. Участники являются владельцами своих электронных документов и несут ответственность за их сохранность.

Ответственность за определение срока хранения электронного документа несет Участник - владелец электронных документов в лице сотрудника, проставившего отметку о включении электронного документа в дело.

50. Оператор СЭД осуществляет хранение электронных документов Участников и осуществляет мероприятия по уничтожению электронных документов.

51. Уничтожение электронных документов проводится Оператором СЭД при соблюдении следующих условий:

к уничтожению отбираются только электронные документы с истекшими сроками хранения;

допускается уничтожение только тех электронных документов, которым установлен срок хранения. Если электронным документам по каким-либо причинам не установлен срок хранения, то Оператор СЭД уведомляет Участника о необходимости установить срок хранения;

для Участников, включенных в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов:

отбор электронных документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее - ЭПК);

для Участников, не включенных в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов, отбор электронных документов за соответствующий период к уничтожению и составлению акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их экспертной комиссией Участника (далее - ЭК).

52. Акты о выделении к уничтожению документов направляются Оператору СЭД в течение 30 дней после утверждения.

53. Оператор СЭД на основании актов о выделении к уничтожению документов производит уничтожение всех экземпляров электронных документов, в том числе записанных на резервных копиях/носителях.

54. Право создания, редактирования и удаления РКПД предоставляется всем пользователям. Ответственность за уничтожение РКПД возлагается на пользователя - автора РКПД.

10. Требования к аппаратным и программным средствам

55. База данных СЭД и серверная часть программного обеспечения размещаются на ресурсах Информационно-вычислительного комплекса Технопарка Республики Мордовия.

56. Резервное копирование базы данных СЭД производится не реже чем 1 раз в сутки.

57. В целях защиты информации, размещенной в СЭД, от неправомерного доступа должно обеспечиваться протоколирование действий пользователей, позволяющее обеспечивать учет всех действий по созданию, размещению, изменению и удалению информации в СЭД.

58. Для участия в межведомственном электронном документообороте Оператор СЭД осуществляет подключение автоматизированных рабочих мест пользователей к СЭД с использованием СИМ ОГВ либо информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", с использованием защищенных каналов связи в соответствии с порядком, определенным Оператором СЭД.

59. Участники могут использовать при работе с СЭД мобильные устройства, соответствующие следующим требованиям:

возможность встраивания сертифицированных средств криптографической защиты информации, реализующих стандарт шифрования ГОСТ 28147-89;

возможность подключения к сетям связи общего пользования и СИМ ОГВ.

Приложение 1
к Положению о межведомственном
электронном документообороте

Перечень
документов Администрации Главы Республики Мордовия, Аппарата Правительства Республики Мордовия, исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов

N п/п	Вид документа	Сроки хранения документов	Примечания
1	2	3	4
Администрация Главы Республики Мордовия
1	Переписка с государственными органами Республики Мордовия по основным (профильным) направлениям деятельности	ст. 32 Приказа 5 л. ЭПК
2	Переписка с органами местного самоуправления в Республике Мордовия по основным (профильным) направлениям деятельности	ст. 32 Приказа 5 л. ЭПК
Аппарат Правительства Республики Мордовия, исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия
1	Переписка с государственными органами Республики Мордовия по основным (профильным) направлениям деятельности	ст. 32 Приказа 5 л. ЭПК
2	Переписка с органами местного самоуправления в Республике Мордовия по основным (профильным) направлениям деятельности	ст. 32 Приказа 5 л. ЭПК

Приложение 2
к Положению о межведомственном
электронном документообороте

Регистрационные данные
РК документа для поступающей документации (входящей)

N п/п	Наименование сведений о документе	Наименование поля РК	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1	2	3	4
1.	Адресант	корреспондент (гражданин)	наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	кому, адресаты	наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	подписал	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	-	выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа выбирается из справочника "Группы документов"
5.	Дата документа	дата	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	Исх. N	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата поступления документа	от	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	N	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	связки	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	содержание	краткое содержание документа (заголовок к тексту документа)
11.	Индекс дела	журнал передачи	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения переадресации документа	журнал передачи	на основании указаний по исполнению документа
13.	Количество листов основного документа и приложений	состав	количество листов основного документа и общее количество листов приложений после знака "+"
14.	Указания по исполнению документа	поручение	указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
15.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	поручение -исполнитель	наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя
16.	Гриф ограничения доступа к документу	доступ	в соответствии с отметкой о конфиденциальности

Приложение 3
к Положению о межведомственном
электронном документообороте

Регистрационные данные РК
документа для отправляемой и внутренней документации (исходящей)

N п/п	Наименование сведений о документе	Наименование поля РК	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1	2	3	4
1.	Адресат	адр.	наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
2.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	подп.	в соответствии с реквизитом "Подпись"
3.	Должность, фамилия, инициалы, рабочий телефон лица, подготовившего документ	исполн.	в соответствии с реквизитом "Исполнитель"
4.	Вид документа	-	выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	дата	в соответствии с датой регистрации документа
6.	Номер документа	исх. N	в соответствии с регистрационным номером, присвоенным документу
7.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	связки	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
8.	Наименование текста	содержание	краткое содержание документа (заголовок к тексту документа)
9.	Индекс дела	журнал передачи	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
10.	Сведения о переадресации документа	журнал передачи	на основании указаний по исполнению документа
11.	Количество листов основного документа и приложений	состав	количество листов основного документа и общее количество листов приложений после знака "+"
12.	Указания по исполнению документа	поручение	указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
13.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	поручение - исполнитель	наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя
14.	Гриф ограничения доступа к документу	доступ	в соответствии с отметкой о конфиденциальности

Приложение 4
к Положению о межведомственном
электронном документообороте

Регистрационные данные РКПД

N п/п	Наименование сведений о документе	Наименование поля РК	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1	2	3	4
1	Вид документа	-	выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа выбирается из справочника "Группы документов"
2	Номер документа	номер РКПД	формируется автоматически по шаблону, заданному для проектов выбранной группы документов
3	Дата документа	дата	дата создания проекта документа
4	Плановая дата	дата	плановая дата готовности проекта документа
5	Гриф ограничения доступа к документу	доступ	в соответствии с отметкой о конфиденциальности
6	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	исполнитель	должностные лица, являющиеся исполнителями данного проекта документа
7	Наименование текста	содержание	краткое содержание документа (заголовок к тексту документа)
8	Классификатор	рубрики	с помощью значений данного реквизита определяется принадлежность документа к той или иной тематической рубрике
9	Ссылка на номер и дату документа	связки	представляет собой список РК или РКПД, связанных с РКПД
10	Адресат	кому, адресаты	наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя проекта документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
11	Примечание	примечание	свободный текст примечания
12	Версия	версия	номер текущей версии проекта документа
13	Количество листов основного документа и приложений	состав	количество листов основного документа и общее количество листов приложений после знака "+"
14	Файлы	файлы	список файлов, прикрепленных к РКПД
15	Статус	статус	красным шрифтом указывается состояние проекта на текущий момент времени
16	Информация о ходе визирования/подписания	раздел "Управление проектом"	раздел, в котором указывается визирующий/подписывающий (ФИО), виза, дата, срок визирования