Распоряжение Правительства Республики Мордовия от 8 декабря 2014 г. N 825-Р Об утверждении Типового регламента ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Правительства Республики Мордовия от 8 декабря 2014 г. N 825-Р

С изменениями и дополнениями от:

13 июня 2017 г.

1. В целях реализации постановления Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" утвердить прилагаемый типовой регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия (далее - Типовой регламент).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия в срок до 1 января 2015 г. на основе Типового регламента разработать и утвердить регламенты ведомственного и межведомственного электронного документооборота и Автоматизированного делопроизводства.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Заместителя Председателя Правительства - Министра экономики Республики Мордовия В.Н. Мазова.

Председатель Правительства Республики Мордовия

В. Сушков

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Республики Мордовия от 13 июня 2017 г. N 362-Р настоящий Регламент изложен в новой редакции

См. текст Регламента в предыдущей редакции

Типовой регламент
ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия
(утв. распоряжением Правительства Республики Мордовия от 8 декабря 2014 г. N 825-Р)

С изменениями и дополнениями от:

13 июня 2017 г.

Список сокращений

Регистрационная карточка документа	РК
Регистрационная карточка проекта документа	РКПД
Усиленная квалифицированная электронная подпись	ЭП
Межведомственная система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия	СЭД
Документационное обеспечение управления	ДОУ

1. Общие положения

Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства при организации делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия.

Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства предназначена для управления и обработки документов в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия. СЭД позволяет повысить эффективность деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия за счет:

оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;

усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;

повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;

увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.

При исполнении настоящего регламента исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия должен руководствоваться Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте".

2. Описание объекта автоматизации и иерархической структуры

2.1. Описание объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.

В соответствии с Положением об организационном отделе и инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.

Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:

регистрация документов;

внесение резолюции;

исполнение документа;

контроль прохождения и исполнения документов;

поиск документов и поручений;

отправка документов;

формирование отчетной информации.

2.2. Описание иерархической структуры

Исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия - функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.

Выделяются следующие уровни иерархии в структуре исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия (рис. 1):

руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

заместители руководителя;

отделы исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

Структура исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия

Рис. 1.

3. Объекты информационных процессов

3.1. Роли и права участников в документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия

Перечень участников исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.

Таблица 1. Перечень участников исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав.

N п/п	Участник процесса	Роль	Права участника процесса
1.	Руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия	руководитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; визирование проектов документов; утверждение документов
2.	Первый заместитель руководителя	руководитель, исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
3.	Заместитель руководителя	руководитель, исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
4.	Заместитель руководителя - начальник отдела	руководитель, исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
5.	Начальник организационного отдела	регистратор, контролер, исполнитель	создание поручений; регистрация документов; создание проектов документов, отчетов, справок; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений руководства; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив; определение срока хранения электронных документов; отбор электронных документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению для предоставления в экспертно-проверочную комиссию Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее ЭПК); направление утвержденных ЭПК актов о выделении к уничтожению документов Оператору СЭД
6.	Консультант организационного отдела	регистратор, исполнитель	регистрация документов; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив
7.	Начальник отдела	исполнитель	создание поручений; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
8.	Заместитель начальника отдела	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений;
9.	Консультант отдела	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений

3.2. Обязанности участников в документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия

Пользователи СЭД обязаны:

3.2.1. Отслеживать в СЭД поступление электронных документов не реже, чем каждые два часа.

3.2.2. Проверять достоверность ЭП во вложенных файлах карточки документа и поручениях к документу встроенными механизмами СЭД в соответствии с инструкцией по работе в СЭД. В случае если ЭП неверна, сообщить об этом пользователю, который создал документ или поручение.

3.2.3. При получении резолюции по документу ошибочно (выбран неверный пользователь, данному пользователю документ отправлять было не нужно и т. д.) сообщить об этом пользователю, который отправлял документ. Пользователь, который ошибочно отправил документ, должен ввести нужного пользователя.

3.2.4. Исполнять поручения по документам, исполнителями которых они являются. Ответственность за своевременное исполнение документов, поступивших исполнителю на исполнение через СЭД, лежит на исполнителе.

3.2.5. Оформлять проекты документов по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении документов на бумажном носителе и установленным настоящим регламентом.

3.2.6. Результатом исполнения поручения, которое пришло к исполнителю, должны являться либо утвержденный проект и впоследствии зарегистрированный документ, либо отчет о принятии к сведению, в работу и т. п.

3.2.7. Исполнитель обязан заполнять отчет об исполнении поручения, при этом в поле "Дата исполнения" должна проставляться дата фактического исполнения поручения - дата регистрации исходящего письма-ответа или дата принятия документа к сведению/для ознакомления. В поле "Текст отчета" Исполнитель записывает краткую информацию об исполнении поручения в понятной руководителю или специалисту исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, осуществляющего оперативный контроль за документами.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.2.9. Сотрудник исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, осуществляющий оперативный контроль за документами, обязан производить снятие с контроля документа в СЭД, путем проставления фактической даты исполнения поручения и заполнения основания для снятия с контроля.

3.2.10. Пользователи СЭД обязаны немедленно сообщать оператору СЭД об обнаружении неисправностей при работе в СЭД.

3.2.11. Пользователи СЭД могут переназначить поручение на исполнение другим пользователям, являющимися их подчиненными (руководители - начальникам отделов, начальники отделов - сотрудникам отделов).

3.3. Документооборот в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

В настоящее время в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия используется централизованная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации осуществляется в специальной службе (управлении делами, общем отделе, отделе ДОУ, службе ДОУ, канцелярии, секретариате) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки.

В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль всех поручений Руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия и заместителей руководителя осуществляет специальная служба (управление делами, общий отдел, отдел' ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат) или сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства.

В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

Таблица 2. Перечень групп документов исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

N п.п.	Процессы	Группы документов
1.	Регистрация документов Организационный отдел	*входящие (письма, переписка, приказы, распоряжения, постановления Правительства Республики Мордовия, законы Республики Мордовия, указы Главы Республики Мордовия, распоряжения Главы Республики Мордовия) *исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки) обращения граждан внутренние распорядительные документы

*Обмен входящими и исходящими документами осуществляется с:

Правительством Российской Федерации;

Администрацией Главы Республики Мордовия;

Правительством Республики Мордовия;

Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;

федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;

администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;

подведомственными учреждениями;

иными организациями и учреждениями.

4. Описание основных процессов подготовки, регистрации и обработки документов

Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.

Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с Инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

4.1. Процесс регистрации документов

Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:

регистрация входящего документа;

регистрация исходящего документа;

регистрация внутреннего документа;

регистрация обращений граждан.

4.1.1. Регистрация входящего документа

Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия с использованием СЭД.

Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в специальной службе (управлении делами, общем отделе, отделе ДОУ, службе ДОУ, канцелярии, секретариате) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства с использованием СЭД.

Регистрационный номер присваивается согласно инструкции по делопроизводству, принятой в ведомстве. -

4.1.2. Регистрация исходящего документа

Исходящие документы регистрируются в специальной службе (управлении делами, общем отделе, отделе ДОУ, службе ДОУ, канцелярии, секретариате) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства с использованием СЭД.

Регистрационный номер присваивается согласно инструкции по делопроизводству, принятой в ведомстве.

Файлы электронного документа подписываются ЭП должностного лица.

4.1.3. Регистрация обращения граждан

Обращения граждан регистрируются в специальной службе (управлении делами, общем отделе, отделе ДОУ, службе ДОУ, канцелярии, секретариате) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства с использованием СЭД.

Регистрационный номер присваивается согласно инструкции по делопроизводству принятой в ведомстве.

4.1.4. Регистрация внутреннего документа

Внутренние документы разбиты на несколько групп: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу:

- приказы о приеме, увольнении, переводе;

- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях.

Все приказы регистрируются в специальной службе (управлении делами, общем отделе, отделе ДОУ, службе ДОУ, канцелярии, секретариате) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства с использованием СЭД.

Регистрационный номер присваивается согласно инструкции по делопроизводству принятой в ведомстве.

4.1.5. Процесс подготовки электронного документа

Сотрудник, ответственный за подготовку документа, в файле форматов .doc, .docx электронного документа должен добавить текст "[список ЭП]" в том месте, где должна быть проставлена собственноручная подпись должностного лица.

После того, как файл будет подписан ЭП должностного лица, пользователь СЭД может сформировать файл электронного документа формата .pdf, в котором в месте проставления текста "[список ЭП]" визуализируется штамп ЭП. В штампе ЭП указана следующая информация:

- серийный номер сертификата ЭП;

- владелец сертификата ЭП;

- кем выдан сертификат ЭП;

- срок действия сертификата ЭП.

4.1.6. Порядок регистрации документов

4.1.6.1. Электронный документ в СЭД регистрируется один раз. При поступлении от организации, не подключенной к СЭД, - регистрируется как входящий документ (обращение). Созданный в органе власти, организации - регистрируется как исходящий документ (внутренний документ).

4.1.6.2. Входящие, исходящие документы регистрируются в СЭД в день поступления сотрудникам специальной службы (управления делами, общего отдела, отдела ДОУ, службы ДОУ, канцелярии, секретариата) или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства с использованием СЭД, в течение двух часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки регистрации начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня.

4.1.6.3. В случае если в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия поступил электронный документ, прошедший ранее регистрацию в СЭД, то такой документ проверяется на наличие всех листов в электронном документе, порядок листов, наличия приложений к ним, проверку подлинности ЭП средствами СЭД в соответствии с инструкцией по работе в СЭД, сканированный образ документа должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими, без искажений).

Если при проверке были обнаружены недостатки, то сотрудники специальной службы (управления делами, общего отдела, отдела ДОУ, службы ДОУ, канцелярии, секретариата) или сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства с использованием СЭД, немедленно сообщает об этом исполнителю письма. Исполнитель, обязан устранить недостатки и уведомить сотрудника специальной службы (управления делами, общего отдела, отдела ДОУ, службы ДОУ, канцелярии, секретариата) или сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства с использованием СЭД.

4.1.7. Общие положения при работе в СЭД с бумажными документами и бумажными копиями электронных документов

4.1.7.1. В случае если документ поступил в бумажном виде в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия, то такой документ подлежит переводу в электронный вид посредством сканирования.

4.1.7.2. Не подлежат сканированию сшитые приложения к документам (брошюры, книги и т. д.). В этом случае сканируется только титульная страница документа.

4.1.7.3. Не подлежит первичной регистрации и сканированию бумажный документ, который поступил, из органа власти, организации, которые подключены к СЭД. Такой документ возвращается в орган власти, организацию для регистрации в СЭД. Данное требование относится к документам, которые входят в Перечень документов Администрации Главы Республики Мордовия, Аппарата Правительства Республики Мордовия, исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в СЭД (утвержденный постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте").

4.1.7.4. Сканирование многостраничных документов производится в один файл. Прикрепление к карточке каждой отдельной страницы документа не допускается.

4.1.7.5. В случае если документ содержит приложения, последние сканируются как отдельные электронные документы.

4.1.7.6. После окончания сканирования специальная служба (управления делами, общего отдела, отдела ДОУ, службы ДОУ, канцелярии, секретариата) или сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства с использованием СЭД проверяет правильность прикрепления отсканированного образа к карточке документа (наличие всех листов, порядок листов, приложений, содержание документа должно соответствовать теме письма), устанавливает логический порядок отображения файлов (порядковый номер, основной документ или приложение), сканированный образ документа должен быть читаемым (буквы, рисунки должны быть четкими, без искажений).

4.1.7.7. После сканирования и создания электронных образов бумажных документов последние включаются в СЭД.

4.2. Процесс обработки и исполнения документов

В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции: передача зарегистрированного документа; контроль исполнения поручений; исполнение поручения и документа; снятие контрольных поручений с контроля.

4.2.1. Передача зарегистрированного документа

Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются с проектом резолюции на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Руководитель редактирует, при необходимости, проект резолюции, возвращает в специальную службу (управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат) или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства с использованием СЭД. Далее документы передаются на исполнение согласно отписанной резолюции. Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.

4.2.2. Контроль исполнения поручений

Входящие документы ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. Контроль исполнения поручений осуществляется специальной службой (управление делами, общим отделом, отделом ДОУ, службой ДОУ, канцелярией, секретариатом) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства с использованием СЭД.

Продление сроков исполнения и снятие документа с контроля производится на основании служебной записки или в рабочем порядке по согласованию с руководителем, выдавшим поручение.

4.2.3. Исполнение документа

При получении контрольного поручения готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются специальной службой (управление делами, общим отделом, отделом ДОУ, службой ДОУ, канцелярией, секретариатом) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.

Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения.

4.3. Процесс отправки документов

Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает специальная служба (управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат) или сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства.

Группа документов "Переписка с ИОГВ..." каждого ведомства не дублируется в бумажном виде. Исключением является, когда требуется предоставить бумажный оригинал, в данном случае в СЭД в РК проставляется пометка в поле "Примечание" "Предоставить оригинал".

Электронные документы, которые зарегистрированы в СЭД и направляются в организации, не подключенные к СЭД, доставляются адресатам электронной почтой, факсом, на бумажном носителе и т. д. специальной службой (управление делами, общим отделом, отделом ДОУ, службой ДОУ, канцелярией, секретариатом) или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства. Бумажный носитель подписывается собственноручной подписью руководителя.

5. Порядок удаления электронных документов в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

Порядок удаления электронных документов определен разделом 9 Положения о межведомственном электронном документообороте, утвержденного Постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. N 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте".

Подготовка акта о выделении к уничтожению электронных документов и направление его Оператору СЭД должны быть завершены не позднее 1 марта следующего за отчетным годом.

Приложение 1
к типовому регламенту
ведомственного и межведомственного
электронного документооборота
и автоматизированного делопроизводства
в исполнительном органе государственной
власти Республики Мордовия

Обработка входящих документов, обращений граждан и подготовка исходящего документа

Приложение 2
к типовому регламенту
ведомственного и межведомственного
электронного документооборота
и автоматизированного делопроизводства
в исполнительном органе государственной
власти Республики Мордовия

Подготовка внутренних и инициативных исходящих документов