Глава 3. Регистрация запросов, внесение сведений о запросах в электронную базу данных (п.п. 60 - 61)

Глава 3. Регистрация запросов, внесение сведений о запросах в электронную базу данных

60. Все поступившие в Архив запросы фиксируются в реестре регистрации запросов юридических и физических лиц (далее Реестр регистрации).

В Реестре регистрации указывается дата обращения, регистрационный номер, персоналии заявителя, краткое содержание запроса, дата исполнения запроса, результат обращения, дата выдачи.

Регистрационный номер переносится в отметку о поступлении документа - на регистрационный штамп, который проставляется на всех поступающих запросах в правой нижней части первого листа документа и включает в себя:

наименование архива,

дату поступления документа,

регистрационный номер поступившего документа.

Регистрационный номер указывается в соответствующей графе Реестра регистрации запросов юридических и физических лиц.

Дата поступления запроса является началом отсчета срока исполнения поступившего документа.

61. После поступления, первичной обработки и регистрации в Реестре регистрации запросы регистрируются в электронной базе.

В электронную базу данных вносится следующая информация по соответствующим полям:

регистрационный номер;

дата поступления запроса;

дата исполнения запроса;

автор запроса (заявитель);

адрес заявителя;

кому направлен запрос;

содержание запроса;

рубрика запроса (вид исходящего документа);

примечания (отметка о выдаче, ответ положительного или отрицательного содержания).