Приложение 1. Положение об управлении проектами, реализуемыми органами исполнительной власти Республики Мордовия

Приложение 1
к постановлению Правительства
Республики Мордовия
от 14 сентября 2015 г. N 527

Положение
об управлении проектами, реализуемыми органами исполнительной власти Республики Мордовия

1. Общие положения

1. Настоящее Положение об управлении проектами (далее - Положение или Положение об УП) устанавливает порядок управления проектами, реализуемыми органами исполнительной власти Республики Мордовия, и определяет единый подход к управлению проектами за счет:

определения объектов управления;

определение лиц, ответственных за управление проектами, и их функций;

формализации и стандартизации общих процессов управления проектами.

2. Областью действия настоящего Положения являются процессы управления проектами органов исполнительной власти Республики Мордовия.

Настоящее Положение является обязательным для исполнения всеми участниками проектов органов исполнительной власти Республики Мордовия.

Организационно-распорядительные документы, регулирующие вопросы проектной деятельности органов исполнительной власти Республики Мордовия, не должны противоречить настоящему Положению.

3. Изменения в Положение вносятся в следующих случаях:

изменение структуры управления проектами органов исполнительной власти Республики Мордовия;

изменение функций, полномочий и ответственности участников проектов органов исполнительной власти Республики Мордовия;

изменение процессов управления проектами органов исполнительной власти Республики Мордовия.

Инициаторами внесения изменений в Положение могут являться участники проектов органов исполнительной власти Республики Мордовия.

4. В Положении применяются следующие понятия:

администратор проекта - технический специалист, оказывающий содействие Ответственному лицу и Руководителю проекта по вопросам работы в системе управления проектами (документарное, коммуникационное обеспечение и выполнение отдельных задач по проекту);

активность - деятельность, связанная с реализацией проекта, выполнением этапов, подэтапов, контрольных точек, установленных в проекте, и конкретных видов работ;

автоматизированная информационная система управления проектами (далее - АИС УП) - автоматизированная информационная система управления проектами, обеспечивающая возможность сбора информации в формализованном электронном виде, ее агрегирование и представление данных в различных разрезах для проведения дальнейшего анализа, которая функционирует в централизованном режиме с использованием клиент-серверной архитектуры и существующих каналов связи, обеспечивая взаимодействие пользователей согласно их функциональным ролям. Доступ к данным системы осуществляется с использованием стандартных сетевых каналов передачи данных;

группа проектов - совокупность проектов, объединенных по какому-либо признаку;

запрос на изменение в проекте - документ для корректировки реализации проекта, содержащий предложения по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (паспорта проекта, плана проекта по контрольным точкам, этапам/подэтапам, календарного плана реализации проекта);

инициатор проекта - орган исполнительной власти Республики Мордовия, который в установленном порядке вносит предложение о реализации проекта;

исполнитель - любое юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, места нахождения и места происхождения капитала, или любое физическое лицо, в том числе зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, осуществляющее действия по реализации контрольной точки, этапа/подэтапа в рамках государственных контрактов, договоров;

календарный план реализации проекта - план проекта, содержащий контрольные точки, этапы/подэтапы и детальный состав работ по проекту;

код - уникальный шестизначный номер контрольной точки, этапа/подэтапа, проекта, группы проектов, портфеля, формируемый в системе;

контрольная точка (далее - КТ) - контрольная позиция в реализации проекта, устанавливаемая с целью мониторинга хода реализации проекта и/или выявления отклонений в ходе реализации проекта, устанавливаемая руководителем проекта по мере необходимости;

команда проекта - группа лиц, состоящая из инициатора проекта, ответственного лица, администратора проекта и руководителя проекта;

куратор проекта - уполномоченное должностное лицо, координирующее работу по реализации проекта в соответствии с распределением обязанностей (в рамках установленной компетенции) органов исполнительной власти Республики Мордовия;

ответственное лицо - уполномоченное руководителем проекта лицо, отвечающее за исполнение определенного поручения, контрольной точки, этапа/подэтапа, работы, включение в систему управления проектами информации и документов о реализации проекта;

паспорт проекта - документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для открытия проекта, цели, результаты, значения целевых показателей, период реализации, бюджетные параметры, риски;

план проекта по контрольным точкам, этапам/подэтапам - план, фиксирующий сроки выполнения контрольных точек, этапов/подэтапов реализации проекта;

"портфель" проектов - совокупность проектов, объединенных вместе в целях наиболее эффективного осуществления управления;

проект - комплекс планируемых мероприятий, взаимоувязанных по задачам, срокам осуществления, исполнителям и ресурсам и обеспечивающих наиболее эффективное достижение целей и решение задач социально-экономического развития субъекта Российской Федерации;

проектная деятельность - деятельность по реализации проекта;

проектный комитет (далее - ПК) - коллегиальный орган, выполняющий функции управления портфелем проектов, формируемый высшим должностным лицом Республики Мордовия или высшим исполнительным органом государственной власти Республики Мордовия;

проектный офис (далее - ПО) - уполномоченный орган исполнительной власти Республики Мордовия, обеспечивающий сбор информации о ходе реализации проектов, формирование отчетности, а также развитие процессов и стандартов управления проектами Правительства Республики Мордовия и применение лучших практик управления проектами;

реализация проекта - последовательный набор управленческих стадий проекта, определяемых исходя из потребностей в управлении и контроле за принятием ключевых стратегических управленческих решений по проекту (решение об открытии проекта, решение о запуске проекта, разрешение приступить к выполнению работ, решение о завершении выполнения работ и закрытии проекта, решение о завершении постпроектного мониторинга);

результат проекта - объект, мероприятие, нормативный правовой акт, продукт и т. д.;

риск проекта - это вероятное событие, которое может оказать положительное или отрицательное влияние на стоимость, сроки исполнения и качество реализации проекта;

руководитель проекта (далее - РП) - это уполномоченное на реализацию проекта должностное лицо и/или орган исполнительной власти Республики Мордовия, осуществляющее оперативное и ежедневное руководство за ходом реализации проекта, организующее работу команды проекта;

стадия реализации проекта - предпроект, запуск, определение, выполнение, закрытие, постпроект;

система управления проектами - организационно-технологическая система, ориентированная на обеспечение эффективности проектной деятельности, которая в себя включает нормативные правовые акты, организационно-распорядительные документы, программное обеспечение;

управляющий комитет - группа лиц, осуществляющая контроль за ходом реализации проекта и принимающая решения по вопросам, не входящим в компетенцию руководителя проекта. Управляющий комитет состоит из функционального заказчика и куратора проекта;

участники проекта - группа лиц, состоящая из инициатора проекта, ответственного лица, администратора проекта, исполнителя, руководителя проекта, функционального заказчика и куратора проекта;

функциональный заказчик - орган исполнительной власти Республики Мордовия, в пределах компетенции которого реализуется проект (в зависимости от сферы деятельности: в области культуры, здравоохранения, социальной защиты, обслуживания населения и другое);

этап/подэтап проекта - взаимосвязанный комплекс работ по реализации проекта, ограниченный временным промежутком, в результате выполнения которого достигается промежуточный результат.

2. Объекты управления

5. Для целей настоящего Положения выделяются следующие объекты управления:

проект;

группа проектов;

"портфель" проектов.

6. Для повышения управляемости и прозрачности, а также в целях унификации подходов планирования и контроля каждый проект разделяется на ряд отдельных стадий, совместно составляющих управленческую структуру проекта (далее - реализация проекта).

Стадии реализации проекта указаны в приложении 1 к настоящему Положению.

7. Проекты могут быть разделены по типам в зависимости от предмета выполняемых работ, сферы реализации проекта и результатов реализации проекта.

Выделяются следующие основные типы проектов:

капитальное строительство - проекты строительства и реконструкции объектов;

разработка документов - проекты по разработке и утверждению нормативных правовых актов, концепций и других организационно-распорядительных документов;

закупка - проекты, связанные с осуществлением закупок;

мероприятия - проекты, связанные с организацией массовых и других мероприятий;

другие проекты - иные проекты, не относящиеся к вышеуказанным типам проектов.

В случае необходимости список типов проектов может быть дополнен.

8. Для каждого из типов проектов предусмотрен состав типовых этапов. При этом не исключается дополнение либо совмещение этапов, характерных для различных типов проектов, в одном проекте.

В состав типовых этапов проекта "капитальное строительство" входит: сбор исходно-разрешительной документации, оформление технического задания и проекта сметы, проектно-изыскательские работы, строительно-монтажные работы, пуско-наладочные работы и ввод объекта.

В состав типовых этапов проекта "разработка документов" входит: разработка и согласование проекта документа, юридическая оценка/экспертиза документа, утверждение документа.

В состав типовых этапов проекта "закупка" входит: разработка, согласование и утверждение закупки, организация и проведение закупки, заключение контракта, исполнение контракта и приемка его результатов.

В состав типовых этапов проекта "мероприятия" входит: разработка программы, плана мероприятия и проекта сметы, организация и подготовка мероприятия, проведение мероприятия, подведение итогов мероприятия.

9. Для планирования и контроля исполнения проектов используются контрольные точки.

Выделяют следующие виды контрольных точек:

контрольная точка стадии - обозначает границу реализации проекта (одинаковые для всех проектов);

контрольная точка этапа/подэтапа - обозначает границы этапов/подэтапов работ, может быть типовой в зависимости от типа проекта;

прочие контрольные точки - в случае необходимости могут быть установлены для фиксации ключевых событий проекта.

Контрольные точки этапа/подэтапа и прочие контрольные точки могут быть координационными. Координационная контрольная точка обозначает взаимосвязь между различными проектами.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

4. Структура проектного управления и порядок управления проектами

10. Структура проектного управления представлена несколькими уровнями контроля:

1-й уровень контроля (региональный уровень контроля) представлен должностными лицами, высшим органом исполнительной власти регионального уровня - Правительством Республики Мордовия, а также проектным комитетом, осуществляющим управление портфелями проектов и координацию работы по реализации портфелей проектов;

2-й уровень контроля (уровень контроля проектного офиса) представлен проектным офисом, осуществляющим регулярный контроль, мониторинг и анализ за ходом реализации проектов в АИС УП;

3-й уровень контроля (уровень оперативного контроля) представлен руководителем проекта, осуществляющим оперативный контроль за реализацией проектов.

Схема уровней контроля приведена в приложении 2 к настоящему Положению.

Функции участников проекта и команды проекта детально приведены в приложении 3 к настоящему Положению.

11. Выделяется три типа действий по управлению проектами:

характерные - это действия, осуществляемые в зависимости от стадии проекта;

регулярные - это действия, осуществляемые всегда с определенной регулярностью (подготовка и предоставление отчетов о завершении этапов реализации проекта по мере выполнения этапов/подэтапов, контрольных точек проекта; актуализация и оптимизация планов по реализации проекта с учетом фактической информации об исполнении и прогнозов, организация и проведение совещаний по реализации проекта и другие);

событийные - это действия, осуществляемые по мере наступления события (внесение изменений и/или дополнений в план реализации проекта в связи с возникновением потребности в проведении экспертизы и другие).

Характерные действия по управлению проектами в зависимости от стадии проекта представлены в приложении 4 к настоящему Положению.