Приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 23 июля 2015 г. N 65 "О внесении изменений в приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 13 марта 2012 г. N 14 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия" (документ утратил силу)

Приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 23 июля 2015 г. N 65
"О внесении изменений в приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 13 марта 2012 г. N 14 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия"

В целях приведения приказа Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 13 марта 2012 г. N 14 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия" в соответствие с федеральным законодательством приказываю:

внести изменения в приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 13 марта 2012 г. N 14 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия", изложив Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия в новой редакции (прилагается).

Начальник Республиканской архивной службы Республики Мордовия

Н.В. Бычков

Приложение
к приказу Республиканской архивной
службы Республики Мордовия
от 23 июля 2015 г. N 65

Административный регламент
Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия

Раздел 1. Общие положения

Подраздел 1. Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции по организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия и определяет порядок и сроки исполнения Республиканской архивной службой Республики Мордовия государственной функции.

Подраздел 2. Предмет и объект исполнения государственной функции

2. Предметом исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия является соблюдение обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Мордовия и других архивных документов (далее - сфера архивного дела), установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами.

3. Объектом исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия являются документы Архивного фонда Республики Мордовия и другие архивные документы, хранящиеся в государственных архивах, музеях, библиотеках Республики Мордовия, органах государственной власти и иных государственных органах Республики Мордовия, государственных унитарных предприятиях, включая казенные предприятия, государственных учреждениях Республики Мордовия (далее - организации).

4. Должностные лица Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее - Архивная служба Республики Мордовия), уполномоченные на осуществление государственного контроля (надзора), имеют право:

получать доступ в пределах своей компетенции к базам данных автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и автоматизированному научно-справочному аппарату проверяемой организации с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите информации;

запрашивать и получать документы основного и вспомогательного учета архивных документов и иную необходимую для проведения мероприятия по контролю информацию;

назначать в отношении архивных документов экспертизу в случае, когда для разъяснения вопросов, возникающих в ходе исполнения государственной функции, необходимо экспертное заключение лица, обладающего специальными знаниями и навыками, в том числе для проведения экспертизы с применением технических средств, технико-технологической экспертизы;

проводить осмотр архивных документов и мест их хранения;

проводить проверку наличия установленных Правилами (инструкциями) учетных обозначений (архивных шифров) на архивных документах;

проводить выборочную проверку наличия и состояния архивных документов;

осуществлять иные, не противоречащие законодательству и соответствующие полномочиям Архивной службы Республики Мордовия, мероприятия.

5. Должностные лица Архивной службы Республики Мордовия, уполномоченные на осуществление государственного контроля (надзора), обязаны:

своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований;

соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы организации, проверка которой проводится;

проводить проверку на основании приказа начальника (заместителя начальника) Архивной службы Республики Мордовия о ее проведении;

проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа начальника, заместителя начальника Архивной службы Республики Мордовия и в случае, предусмотренном частью 5 статьи 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", копии документа о согласовании проведения проверки;

не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

ознакомить перед началом проведения выездной проверки руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя организации с положениями Административного регламента, в соответствии с которым проводится проверка, по их просьбе;

по требованию руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, подлежащей проверке, представлять информацию об Архивной службе Республики Мордовия, а также об экспертах, экспертных организациях, привлеченных к проведению проверки, в целях подтверждения своих полномочий;

знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя организации с результатами проверки;

учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для жизни, здоровья людей, для животных, растений, окружающей среды, объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, для возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов организаций;

доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании организациями в порядке, установленном федеральным законодательством;

соблюдать сроки проведения проверки, установленные приказом начальника (заместителя начальника) Архивной службы Республики Мордовия;

не требовать от организации документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия;

осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок организации, проводимых органами государственного контроля (надзора).

6. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель организации, в отношении которой проводятся мероприятия по контролю, имеют право:

непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

получать от должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), информацию, которая относится к предмету проверки;

знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия;

представлять в Архивную службу Республики Мордовия в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений;

обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), повлекшие за собой нарушение прав организации, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

привлекать Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей либо уполномоченного по защите прав предпринимателей в субъекте Российской Федерации к участию в проверке.

7. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель организации, в отношении которой проводятся мероприятия по контролю, обязаны:

обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей органа местного самоуправления;

предоставить должностным лицам Архивной службы Республики Мордовия, проводящим проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом проверки, а также обеспечить доступ проводящих проверку должностных лиц и участвующих в проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые органом местного самоуправления при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемому организацией оборудованию, к архивным документам.

Раздел 2. Порядок исполнения государственной функции

Подраздел 1. Основные положения порядка исполнения государственной функции

8. Наименование государственной функции - контроль за соблюдением законодательства об архивном деле государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия, государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия (далее - государственная функция).

9. Результатом исполнения государственной функции являются

составление акта проверки,

выдача в установленном порядке предписания (в случае выявления нарушений законодательства и иных нормативных правовых актов в сфере архивного дела),

представление материалов в суд для рассмотрения дела об административном правонарушении.

10. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать 20 рабочих дней.

Подраздел 2. Наименование исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, исполняющего государственную функцию

11. Исполнение государственной функции осуществляет Архивная служба Республики Мордовия во взаимодействии в форме проведения проверок соблюдения нормативных правовых актов об архивном деле с ГКАУ "Центральный государственный архив Республики Мордовия".

Архивная служба Республики Мордовия может делегировать свои полномочия по исполнению государственной функции ГКАУ "Центральный государственный архив Республики Мордовия".

Подраздел 3. Правовые основания исполнения государственной функции

12. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993 г., N 237);

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях ("Собрание законодательства Российской Федерации" 2002 г., N 1 (ч. 1), ст. 1);

Федеральным законом от 26.12.2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008 г. N 52, ч. 1, ст. 6249);

Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 31, ч. 1, ст. 3448);

Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);

постановлением Правительства РФ от 30.06.2010 г. N 489 "Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010 г., N 28, ст. 3706);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., N 20);

Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия", 2005 г., N 11(63), ст. 373);

постановлением Правительства Республики Мордовия от 23.01.2012 N 11 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия"

постановлением Правительства Республики Мордовия от 03.10.2011 N 366 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия",

постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 ноября 2013 г. N 505 "Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия" ("Известия Мордовии", 22 ноября 2013 г., N 174-64).

Подраздел 4. Порядок информирования об исполнении государственной функции

13. Место нахождения Архивной службы Республики Мордовия: г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 4.

График работы Архивной службы Республики Мордовия: понедельник - пятница с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00. Суббота, воскресенье - выходные дни.

14. Справочные телефоны (8-834-2) 47-22-29 (приемная), (8-834-2) 47-22-51 (специалисты организационно-методического отдела Архивной службы Республики Мордовия). Факс: (8-834-2) 48-07-73.

15. Адрес страницы Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/powerbody/view/6.

Адрес электронной почты Архивной службы Республики Мордовия: arhrm@e-mordovia.ru.

16. Информация о порядке исполнения государственной функции, о ходе исполнения государственной функции может предоставляться: на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям по почте, по электронной почте, через региональную государственную информационную систему "Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

Прием звонков и личный прием лиц по вопросу информирования о порядке исполнения государственной функции, о ходе исполнения государственной функции осуществляются в соответствии с графиком работы Архивной службы Республики Мордовия.

17. При осуществлении информирования на личном приеме или по телефону должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия:

представляется, указав фамилию, имя, отчество, должность;

отвечает на заданные вопросы;

в случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 30 минут), может предложить обратиться письменно, либо назначить для получения информации другое удобное для обратившегося время;

в случае если обратившийся не удовлетворен предоставленной информацией, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

Продолжительность приема у должностного лица - не более 30 минут. Продолжительность информирования по телефону - не более 15 минут.

18. Письменный запрос на получение информации может быть:

направлен по почте;

передан по факсу;

направлен по электронной почте;

доставлен в Архивную службу Республики Мордовия нарочно.

19. При информировании по письменным запросам ответ направляется в адрес руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации в течение 10 рабочих дней с момента поступления письменного запроса.

20. Ответ на письменный запрос подписывается начальником Архивной службы Республики Мордовия с указанием наименования должности, фамилии, имени, отчества и контактных данных специалиста Архивной службы Республики Мордовия, подготовившего ответ на письменный запрос.

21. В случае, когда запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Архивной службы Республики Мордовия, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия информирует заявителя устно или письменно (соответственно форме обращения) о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы на поставленные вопросы.

22. Всю необходимую информацию о государственной функции организации могут получить из информационных материалов, размещенных на информационных стендах в помещении Архивной службы Республики Мордовия, на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/powerbody/view/6, а также в региональной государственной информационной системе "Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

На странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия и информационных стендах Архивной службы Республики Мордовия размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

текст Административного регламента с приложениями.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Подраздел 1. Общие положения

23. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

формирование ежегодного плана проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле (далее - проверки);

организация проведения плановой проверки;

организация проведения внеплановой проверки;

проведение документарной проверки и оформление ее результатов;

проведение выездной проверки и оформление ее результатов;

принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки.

Блок-схема последовательности административных действий по исполнению государственной функции приведена в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

Подраздел 2. Формирование ежегодного плана проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле

24. Юридическим фактом, являющимся основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения проверок (далее - план проверок), является истечение 3-х лет со дня:

государственной регистрации организации;

окончания проведения последней плановой проверки организации.

25. Ежегодный план проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле (далее - план проверок) формируется должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, курирующим направление деятельности "Формирование Архивного фонда Республики Мордовия. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий" (далее - должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за составление плана проверок).

Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за составление плана проверок, до 25 августа года, предшествующего году проведения плановых проверок, составляет проект ежегодного плана проведения проверок по типовой форме, устанавливаемой Правительством Российской Федерации, и передает проект плана проведения проверок на рассмотрение начальнику Архивной службы Республики Мордовия. К проекту ежегодного плана проведения проверок прилагается проект сопроводительного письма о направлении проекта плана в орган прокуратуры.

26. Начальник Архивной службы Республики Мордовия принимает решение о согласовании проекта ежегодного плана проведения проверок в форме подписания проекта сопроводительного письма о направлении проекта плана проведения проверок в орган прокуратуры, и передает данные документы должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, для отправки в орган прокуратуры в срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок.

27. После внесения органом прокуратуры предложений о проведении совместных плановых проверок должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за подготовку плана, рассматривает данные предложения и вносит соответствующие изменения в проект ежегодного плана проведения проверок.

28. Не позднее 25 октября года, предшествующего году проведения плановых проверок, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за подготовку проекта плана, готовит проект приказа начальника Архивной службы Республики Мордовия об утверждении ежегодного плана проведения проверок, проект сопроводительного письма о направлении данного плана в орган прокуратуры и представляет на рассмотрение начальнику Архивной службы Республики Мордовия.

29. Начальник Архивной службы Республики Мордовия принимает решение об утверждении проекта указанного плана путем подписания приказа об утверждении ежегодного плана проведения проверок и проекта сопроводительного письма о направлении плана проверок в орган прокуратуры и передает приказ об утверждении ежегодного плана проведения проверок вместе с сопроводительным письмом о направлении данного документа в орган прокуратуры должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, для отправки в орган прокуратуры в срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок.

30. Утвержденный ежегодный план проверок направляется в орган прокуратуры заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.

31. Результатом исполнения административной процедуры является план проверок, размещенный на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://arhiv.e-mordovia.ru не позднее 31 декабря года, предшествующего году проведения плановых проверок.

Подраздел 3. Организация и проведение плановой проверки

32. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является приказ о проведении проверки, составленный в соответствии с утвержденным планом проверок, подписанный начальником Архивной службы Республики Мордовия или, в его отсутствие, заместителем начальника.

33. При наступлении срока не менее чем за 10 рабочих дней до даты начала плановой проверки, в соответствии с ежегодным планом проверок должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение плановой проверки, составляет проект приказа о проведении плановой проверки в 2-х экземплярах и передает его начальнику Архивной службы Республики Мордовия на подпись. Срок подготовки проекта приказа и его подписания - 2 дня.

34. После подписания начальником Архивной службы Республики Мордовия приказа о проведении проверки должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за делопроизводство, регистрирует приказ о проведении проверки и передает его должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение плановой проверки. Срок регистрации приказа - в день подписания.

35. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение плановой проверки, уведомляет организацию о проведении проверки не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.

36. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, осуществляет подготовку к проверке:

изучает нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность объекта проверки;

уточняет вопросы, подлежащие проверке;

изучает акты, предписания по результатам предыдущих проверок, уведомления о выполнении предписаний;

определяет объем выборки документов (информации), необходимых для проведения проверки.

Максимальный срок подготовки - 3 рабочих дня с даты подписания приказа о проведении проверки.

37. Плановая проверка проводится в форме документарной и (или) выездной проверки.

38. Результатом выполнения административной процедуры по организации проведения плановой проверки является издание приказа о проведении проверки и уведомление организации о проведении проверки.

Подраздел 4. Организация проведения внеплановой проверки

39. Юридическими фактами, являющимися основаниями для проведения внеплановой проверки является:

истечение срока исполнения организацией ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований;

приказ начальника Архивной службы Республики Мордовия, изданный в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям;

поступление в Архивную службу Республики Мордовия обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

возникновении угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

причинении вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, а также возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

нарушении прав потребителей (в случае обращения граждан, права которых нарушены).

40. Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Архивную службу Республики Мордовия, а также обращения и заявления, не содержащие сведений о таких фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки.

41. Внеплановая проверка проводится в форме документарной проверки и (или) выездной проверки в порядке, установленном пунктами 44 - 57, 58 - 67 Административного регламента, в срок не более 20 дней.

42. При наступлении обстоятельств, указанных в абзацах 5, 6 п. 39 Административного регламента начальник Архивной службы Республики Мордовия дает письменное поручение об организации внеплановой выездной проверки должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение внеплановой проверки.

Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение внеплановой проверки, в тот же день готовит проект приказа о проведении внеплановой выездной проверки и заявление в орган прокуратуры для согласования проведения внеплановой выездной проверки по типовой форме, устанавливаемой уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, и передает указанные документы начальнику Архивной службы Республики Мордовия на подпись.

43. В день подписания начальником Архивной службы Республики Мордовия приказа о проведении внеплановой выездной проверки и заявления, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, регистрирует заявление и представляет нарочно либо направляет заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в орган прокуратуры.

К заявлению прилагаются копия приказа начальника Архивной службы Республики Мордовия о проведении внеплановой выездной проверки и документы, которые содержат сведения, послужившие основанием ее проведения.

44. В случае получения из органа прокуратуры отказа в согласовании проведения внеплановой проверки внеплановая проверка не проводится.

45. В случае получения из органа прокуратуры решения о согласовании проведения внеплановой проверки должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение внеплановой проверки, уведомляет организацию о проведении внеплановой выездной проверки не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом, за исключением внеплановой выездной проверки, основания проведения которой указаны в пункте 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

В случае если в результате деятельности организации причинен или причиняется вред жизни, здоровью граждан, вред животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также возникли или могут возникнуть чрезвычайные ситуации природного и техногенного характера, предварительное уведомление о начале проведения внеплановой выездной проверки не требуется.

46. Результатом выполнения административной процедуры по организации проведения внеплановой проверки является приказ о проведении внеплановой проверки, уведомление организации о проведении проверки (при необходимости).

Подраздел 5. Проведение документарной проверки и оформление ее результатов

47. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала проведения документарной проверки, является получение должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, ответственным за проведение проверки, приказа о проведении документарной (плановой или внеплановой) проверки.

48. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, в первую очередь рассматривает документы организации, имеющиеся в распоряжении Архивной службы Республики Мордовия, в том числе акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленного контроля в отношении организации.

49. В случае если рассмотренные сведения позволяют оценить исполнение организацией обязательных требований, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, производит их оценку и готовит акт проверки по форме в 2-х экземплярах непосредственно после завершения проверки (приложение 2 к Административному регламенту).

50. В случае если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении Архивной службы Республики Мордовия, вызывает обоснованные сомнения, либо эти сведения не позволяют оценить исполнение организацией обязательных требований, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки:

готовит в адрес организации мотивированный запрос по форме в соответствии с приложением 3 к Административному регламенту с требованием предоставить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы, заверяя его подписью начальника Архивной службы Республики Мордовия.

51. Передает подготовленный запрос и заверенную копию приказа на проведение документарной проверки должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за делопроизводство, для отправки организации заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

52. В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса организация обязана направить в Архивную службу Республики Мордовия указанные в запросе документы в виде копий, заверенных печатью и соответственно подписью должностного лица организации либо в форме электронных документов в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

53. При поступлении ответа на запрос от организации должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, рассматривает достоверность представленных сведений и документов.

54. В случае если рассмотренные сведения позволяют оценить исполнение организацией обязательных требований, должностное лицо Архивной службы республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, производит их оценку и готовит акт проверки в 2-х экземплярах непосредственно после завершения проверки по форме в соответствии с приложением 2 к Административному регламенту.

55. В случае если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных организацией документах, либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Архивной службы Республики Мордовия документах, и (или) полученным в ходе осуществления контроля, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки:

оформляет за подписью начальника Архивной службы Республики Мордовия письменный запрос организации с требованием предоставить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме;

передает подготовленное письмо должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за делопроизводство, для отправки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

56. В случае отсутствия необходимых документов, предоставления неполного комплекта документов, выявления ошибок в ранее полученных документах организация вправе предоставить пояснения и документы, подтверждающие невозможность предоставления запрашиваемых документов, достоверность ранее полученных документов.

57. При поступлении пояснений организации в письменной форме должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, устанавливает соответствие и достаточность предоставленных пояснений для оценки фактов. В случае если рассмотренные сведения и документы позволяют оценить исполнение организацией обязательных требований, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, производит их оценку и готовит акт проверки в 2-х экземплярах по форме в соответствии с приложением 2 к Административному регламенту.

58. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, передает акт проверки должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за делопроизводство, для отправки организации заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

59. В случае если рассмотренные сведения не позволяют оценить соблюдение организацией обязательных требований, или в случае непоступления в течение 10 рабочих дней ответа на запрос, или пояснений в письменной форме от организации, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, готовит акт проверки непосредственно после завершения проверки, содержащий сведения о недостаточности информации для оценки фактов и принимает решение о проведении выездной проверки в соответствии с пунктами 58 - 67 Административного регламента.

60. Результатом исполнения административной процедуры по проведению документарной проверки является акт проверки.

Подраздел 6. Проведение выездной проверки и оформление ее результатов

61. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала проведения выездной проверки, является получение должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, ответственным за проведение проверки, приказа о проведении выездной проверки.

Приказ о проведении выездной проверки готовится должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, ответственным за проведение проверки, на основании утвержденного ежегодного плана проверок, согласованного с органами прокуратуры (при проведении плановой проверки) или на основании решения органа прокуратуры о согласовании проведения внеплановой проверки.

62. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, выезжает по месту нахождения организации и (или) по месту фактического осуществления его деятельности.

63. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, предъявляет служебное удостоверение и вручает под расписку представителю организации копию приказа о назначении выездной проверки, знакомит со своими полномочиями, а также с целями, задачами, основаниями проведения выездной проверки, видами и объемом мероприятий по контролю, составом экспертов, представителями экспертных организаций, привлекаемых к выездной проверке, со сроками и с условиями ее проведения.

64. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, осуществляет действия:

по рассмотрению документов организации для проверки исполнения требований законодательства об архивном деле;

по обследованию используемых организацией при осуществлении деятельности зданий, строений, сооружений, помещений.

Проверка проводится в срок не более 20 дней.

65. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, непосредственно после ее завершения оформляет акт проверки по форме в соответствии с приложением 2 к Административному регламенту в 2-х экземплярах, делает запись о проведенной проверке в журнале учета проверок организации. Запись содержит сведения о проведенной проверке, о наименовании контролирующего органа, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях. В журнале также указываются фамилии, имена, отчества и должности лиц, ответственных за проведение проверки, проводящих проверку, и их подписи.

При отсутствии у организации журнала учета проверок должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, делает соответствующую запись в акте проверки.

К акту проверки соблюдения законодательства об архивном деле государственными архивами прилагается справка проверки, отражающая работу по основным направлениям деятельности государственных архивов.

66. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, вручает акт проверки с копиями приложений представителю организации под расписку об ознакомлении, либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.

67. В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, а также в случае отказа организации дать расписку в ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, передает акт проверки должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, для направления заказным почтовым отправлением.

68. При поступлении уведомления о вручении должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за делопроизводство, передает его должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение проверки, для приобщения к экземпляру акта проверки.

69. Результатом исполнения административной процедуры по проведению выездной проверки является акт проверки.

Подраздел 7. Принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки

70. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административной процедуры, является выявление нарушений при проведении проверки.

71. В случае выявления нарушений подконтрольным субъектом обязательных требований законодательства лицо, ответственное за проведение проверки:

составляет и вручает лицу, допустившему нарушения, предписание об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения (приложение 4 к Административному регламенту);

составляет и вручает лицу, допустившему нарушения, протокол об административном правонарушении (приложение 5 к Административному регламенту);

контролирует выполнение предписания об устранении выявленных нарушений;

предоставляет материалы дела в суд для рассмотрения дела об административном правонарушении.

72. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административной процедуры, является выявление при проведении проверки нарушений обязательных требований законодательства.

73. Предписание об устранении выявленных нарушений оформляется должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, ответственным за проведение проверки, непосредственно после завершения проверки в 2-х экземплярах, один из которых с актом проверки вручается представителю организации под расписку.

74. По истечении срока устранения нарушений, указанного в предписании, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, готовит и проводит внеплановую проверку в порядке, установленном пунктами 36 - 43 Административного регламента.

75. Протокол об административном правонарушении должен быть составлен немедленно после выявления нарушений.

В случае если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела, либо сведений об организации, в отношении которой возбуждается дело об административном правонарушении, протокол об административном правонарушении составляется в течение двух суток с момента выявления административного правонарушения.

76. Протокол может быть составлен в отношении организации только в присутствии законного представителя организации, либо в его отсутствие, если он был извещен в установленном порядке.

77. В случае необходимости применяются фото- и киносъемка, видеозапись, иные установленные способы фиксации вещественных доказательств.

78. В случае если во время проведения осмотра проводилась фото- и киносъемка, видеозапись, иные установленные способы фиксации вещественных доказательств, об этом делается запись в протоколе. Полученные в результате материалы прилагаются к протоколу.

79. Протокол подписывается:

лицом, ответственным за составление протоколов об административных правонарушениях;

руководителем организации.

80. В случае отказа представителя организации от подписания протокола в нем делается соответствующая запись.

81. По окончании всех процессуальных действий протокол об административном правонарушении, с приложением всех материалов, имеющих отношение к делу, направляется должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение проверки.

82. Копия указанного протокола вручается в день составления под расписку представителю организации, в отношении которой возбуждено дело об административном правонарушении.

83. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за составление протоколов об административных правонарушениях, после подписания должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, ответственным за проведение проверки, передает протокол об административном правонарушении с приложением всех материалов, имеющих отношение к делу, в суд для рассмотрения дела об административном правонарушении.

84. Результатом выполнения административной процедуры является выдача предписания об устранении нарушений, протокола об административном правонарушении лицам, допустившим нарушения обязательных требований, представление материалов об административном правонарушении в суд.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Подраздел 1. Порядок и формы контроля за исполнением Административного регламента, в том числе осуществление текущего контроля, проведение плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции

85. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений осуществляют должностные лица Архивной службы Республики Мордовия, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.

86. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав организаций, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения организаций, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

87. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (в связи с обращением организации либо получением информации о нарушениях прав организации в процессе исполнения государственной функции).

88. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

89. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции начальник Архивной службы Республики Мордовия создает комиссию и утверждает ее состав приказом.

90. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Подраздел 2. Ответственность должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения государственной функции

91. Государственные служащие Архивной службы Республики Мордовия несут административную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, исполняющего государственную функцию, а также их должностных лиц, государственных служащих

Подраздел 1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

92. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы в досудебном порядке.

93. Предметом обжалования могут служить:

решение о проведении внеплановой проверки;

акт и (или) выданное предписание об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельные положения.

Подраздел 2. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

94. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в Архивную службу Республики Мордовия.

95. Жалобы могут направляться на имя начальника Архивной службы Республики Мордовия по почте или представляться лично в Архивную службу Республики Мордовия по адресу, указанному в п. 13 настоящего Административного регламента.

Факт поступления жалобы регистрируется в системе документооборота Архивной службы Республики Мордовия в день поступления.

96. В жалобе в обязательном порядке заявитель указывает наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество либо наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации жалобы), излагает суть жалобы, ставит личную подпись, печать (для юридических лиц) и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

97. Дополнительно могут быть указаны:

причины несогласия с обжалуемыми действиями (бездействием), решением;

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

98. В случае если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

99. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

100. В случае если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

101. В случае если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Архивную службу Республики Мордовия. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

102. По результатам рассмотрения жалобы начальник Архивной службы Республики Мордовия или уполномоченное в установленном порядке должностное лицо в соответствии с распределением обязанностей принимает решение об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении требований заявителя.

103. Письменная жалоба, поступившая в Архивную службу Республики Мордовия, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменной жалобы.

104. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется автору жалобы в течение 1 рабочего дня с момента его подготовки.

105. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Мордовия по адресу: 430000, г. Саранск, ул. Советская, 35.

Приложение 1
к Административному регламенту

Блок-схема
последовательности действий при исполнении государственной функции

  /------------------------------------------------------------\

  |    Поступление обращений и заявлений о фактах нарушения    |

  |      организацией законодательства об архивном деле        |

  |              при осуществлении деятельности                |

  \------------------------------------------------------------/

                                 |

/------------------------------\ | /--------------------------------\

|  Ежегодный план проверок -   | | |Истечение срока исполнения ранее|

|         до 1 ноября          | | |     выданного предписания      |

\------------------------------/ | \--------------------------------/

                           |     |      |

 /----------------------------------------------------------\

 |Подготовка приказа о проведении проверки - за 10 дней до даты|

 |                            проверки                         |

 \-------------------------------------------------------------/

     /---------------------------------------------------\

     |  Подписание приказа о проведении проверки - 2 дня  |

     \----------------------------------------------------/

/------------------------------------------------------------------\

|            Уведомление организации  о проведении проверки -       |

|                  за 3 рабочих дня до даты проверки                |

\-------------------------------------------------------------------/

 /-----------------------------\     /---------------------------\

 |   Документарная проверка -   |     |     Выездная проверка -    |

 |           20 дней            | /--|           20 дней          |

 \------------------------------/ |   \----------------------------/

    /-----------------------\ да |                     |

 нет| Основания для выездной |----/                     |

 /--|         проверки       |                          |

 |  \------------------------/                          |

 \------------------------------------------------------/

 /----------------------------------------------------------------\

 |     Составление акта проверки - в день завершения проверки      |

 \-----------------------------------------------------------------/

 /----------------------------------------------------------------\

 |Запись в журнале учета о проведении проверки - в день завершения |

 |                             проверки                            |

 \-----------------------------------------------------------------/

                                  |

           нет    /----------------------------\                    да

        /---------|      Нарушения выявлены     |-------------------------------------\

        |         \-----------------------------/         |                           |

 /-------------------------\   /---------------------------------\   /----------------------------\

 |Исполнение государственной|   | Подготовка предписания - в день  |   |  Составление протокола об   |

 |     функции завершено    |   |       завершения проверки        |   | административном правонару- |

 \--------------------------/   \----------------------------------/   |шении - в течение 2-х суток  |

                                                   |                   |  с момента выявления адми-  |

                                       /--------------------\         |нистративного правонарушения |

                                       |Предписание исполнено|         \-----------------------------/

                                       \---------------------/                        |

                                                   |                   /----------------------------\

                                    /-------------------------\       |  Представление документов   |

                                    |Исполнение государственной|       |        в суд - 1 день       |

                                    |     функции завершено    |       \-----------------------------/

                                    \--------------------------/                      |

                                                                       /----------------------------\

                                                                       | Исполнение государственной  |

                                                                       |      функции завершено      |

                                                                       \-----------------------------/

Приложение 2
к Административному регламенту

Республиканская архивная служба Республики Мордовия

АКТ
проверки соблюдения законодательства
об архивном деле Республики Мордовия

     г. Саранск                                         __________201_ г.

     Наименование организации:___________________________________________

_________________________________________________________________________

     Дата образования:___________________________________________________

     Юридический адрес:__________________________________________________

     Руководитель________________________________________________________

Состояние документационного обеспечения деятельности

1	Кем и как осуществляется общий контроль за состоянием делопроизводства и работой архива организации, какими нормативными правовыми актами это закреплено
2	Организация службы делопроизводства
3	Наличие инструкции по делопроизводству
4	Соответствие оформления управленческой документации инструкции по делопроизводству, ГОСТу на организационно-распорядительную документацию, соблюдение правил оформления отдельных видов документов
5	Наличие нормативных правовых актов организации, регулирующих работу с бланками, печатями, штампами, вопросы их хранения
6	Организация документооборота
7	Организация контроля за исполнением документов
8	Организация работы экспертной комиссии (ЭК) организации
9	Наличие номенклатуры дел

Работа архива организации

10	Наличие Положения об архиве организации
11	По какой год упорядочены документы постоянного хранения и утверждены ли описи на них ЭПК Республиканской архивной службы
12	По какой год упорядочены документы постоянного хранения организации, правопреемником которой является данная организация, утверждены ли описи на них ЭПК Республиканской архивной службы, сданы ли дела в ЦГА Республики Мордовия
13	По какой год упорядочены документы по личному составу и согласованы ли описи на них ЭПК Республиканской архивной службы
14	Формирование и оформление дел
15	Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
16	Порядок передачи документов в архив организации. Размещение документов. Физическое состояние документов
17.	Условия хранения документов в архиве организации
18	Обеспечение сохранности документов. Периодичность проведения проверки наличия документов
19	Использование документов архива организации
20	Состояние учета документов архива организации
21	Передавались ли документы на постоянное хранение в ЦГА Республики Мордовия, за какой период; соблюдение требований правил работы архивов организаций при передаче документов, хранящихся в архиве организации, на государственное хранение
22	Меры по повышению квалификации работников делопроизводственной и архивной служб организации

     Выводы по результатам проверки: ____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Рекомендации Республиканской архивной службы Республики Мордовия:___

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Предписание составлено, вручено_____________________________________

_________________________________________________________________________

     Акт составил (и)

     Наименование должности лица,

     составившего акт проверки           подпись      расшифровка подписи

     С актом ознакомлены:

     Наименование должности

     руководителя организации            подпись      расшифровка подписи

     Ответственный за делопроизводство

     организации

     наименование должности              подпись      расшифровка подписи

     Ответственный за архив

     организации

     наименование должности              подпись      расшифровка подписи

Приложение N 3
к Административному регламенту

   (бланк письма Республиканской архивной службы Республики Мордовия)

                                 ЗАПРОС                                  

На  основании (указывается  основание  для  проведения проверки  и данные

приказа о проведении проверки)

в Вашей организации в период с ________ по _________ проводится  плановая

документарная проверка соблюдения требований ____________________________

_________________________________________________________________________

На основании  изложенного  в  рамках указанной  проверки   просим  Вас  к

"  "___________200___ года направить в наш адрес следующие документы:

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

Начальник

Республиканской архивной службы

Республики Мордовия               (подпись)         (расшифровка подписи)

Приложение 4
к Административному регламенту

           Республиканская архивная служба Республики Мордовия           

                          ПРЕДПИСАНИЕ N ______                           

   об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения   

      и (или) о проведении мероприятий по предотвращению причинения      

вреда жизни, здоровью людей, вреда животным, растениям, окружающей среде,

    безопасности государства, имуществу физических и юридических лиц,    

      государственному или муниципальному имуществу, предупреждению      

 возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера,

    а также других мероприятий, предусмотренных федеральными законами    

                           при ______________                            

___________________                                   ____________20__ г.

(место составления)

Выдано __________________________________________________________________

                (наименование подконтрольного субъекта)

в отношении _____________________________________________________________

                     (наименование государственной функции),

расположенного по адресу: _______________________________________________

_________________________________________________________________________

    (указать адрес (юридический, почтовый) подконтрольного субъекта)

По результатам проведенной проверки (акт N ___от ______20__ г.)  выявлены

нарушения:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

В целях устранения выявленных при проверке нарушений необходимо выполнить

(провести) следующие меры (мероприятия):

_________________________________________________________________________

  (меры по устранению нарушений нормативных правовых актов с указанием

_________________________________________________________________________

                          сроков их выполнения

_________________________________________________________________________

  мероприятия по предотвращению причинения вреда жизни, здоровью людей,

_________________________________________________________________________

 вреда животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства,

_________________________________________________________________________

     имуществу физических и юридических лиц, государственному или

_________________________________________________________________________

   муниципальному имуществу, предупреждению возникновения чрезвычайных

_________________________________________________________________________

ситуаций природного и техногенного характера, а также других мероприятий,

_________________________________________________________________________

                 предусмотренных федеральными законами)

     За  неисполнение  или  ненадлежащее  исполнение  в  срок  настоящего

предписания        подконтрольный    субъект    несет    административную

ответственность,  предусмотренную частью 1 статьи 19.5 Кодекса Российской

Федерации об административных правонарушениях.

     О выполнении настоящего предписания в срок до _____________ 20 __ г.

уведомить

_________________________________________________________________________

            (наименование, адрес контролирующего субъекта)

Наименование должности лица,

составившего предписание _________ _____________________

                         (подпись) (расшифровка подписи)

Экземпляр предписания получил

(заполняется   представителем   подконтрольного   субъекта   с  указанием

реквизитов документа о представительстве)

__________200 _ г.

___________ _________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение 5
к Административному регламенту

           Республиканская архивная служба Республики Мордовия           

                              ПРОТОКОЛ N__                               

                   об административном правонарушении                    

"_____"________20__г.                                     г._____________

         Заместитель начальника Республиканской архивной службы          

                           Республики Мордовия

       ____________________________________________________________

       (фамилия, инициалы должностного лица, составившего протокол)

составил настоящий протокол о том, что должностное лицо (гражданин)

Фамилия, имя, отчество___________________________________________________

Год, место рождения______________________________________________________

Место жительства и телефон_______________________________________________

Место работы и должность_________________________________________________

Место, время совершения и событие административного правонарушения_______

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________,

за которое статьей ___ Кодекса Российской Федерации  об  административных

правонарушениях установлена административная ответственность.

Свидетели, потерпевшие __________________________________________________

_________________________________________________________________________

            (фамилия, имя, отчество, место жительства)

_________________________________________________________________________

Гражданину ______________________________________________________________

               (фамилия, инициалы гражданина, должностного лица)

_________________________________________________________________________

разъяснены  его права и обязанности, предусмотренные статьей 25.1 Кодекса

Российской Федерации об административных правонарушениях.

                          Объяснения нарушителя

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Иные сведения, необходимые для разрешения дела:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

К протоколу прилагаются:_________________________________________________

                          (перечень прилагаемых к протоколу документов)

_________________________________________________________________________

Подписи:______________(нарушитель)_______________________________________

______________________(свидетели,_потерпевшие)___________________________

____(должность, подпись лица, составившего протокол)_____________________

Принятое по делу решение_________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Начальник

Республиканской архивной службы

Республики Мордовия                  (подпись)      (расшифровка подписи)