Приложение. Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия

Приложение
к приказу Мининформсвязи
Республики Мордовия
от 29 декабря 2014 г. N 103

Регламент
ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия

Список сокращений

Регистрационная карточка документа РК

Регистрационная карточка проекта документа РКПД

Электронная подпись ЭП

Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства СЭД

1. Общие положения

Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства при организации делопроизводства в Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия (далее - Мининформсвязи Республики Мордовия).

Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства предназначена для управления и обработки документов в Мининформсвязи Республики Мордовия. СЭД позволяет повысить эффективность деятельности Мининформсвязи Республики Мордовия за счет:

оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;

усиления контроля за состоянием исполнения документов, поручений и состоянием работы с документами и проектами документов;

повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;

увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.

2. Описание объекта автоматизации и иерархической структуры

2.1. Описание объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.

В соответствии с положением об организационном отделе и инструкцией по делопроизводству Мининформсвязи Республики Мордовия данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.

Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:

регистрация документов;

внесение резолюции;

исполнение документа;

контроль прохождения и исполнения документов;

поиск документов и поручений;

отправка документов;

формирование отчетной информации.

2.2. Описание иерархической структуры

Мининформсвязи Республики Мордовия - функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.

Выделяются следующие уровни иерархии в структуре Мининформсвязи Республики Мордовия (рис. 1):

Министр;

заместители Министра;

отделы;

консультант-юрист.

Структура
Мининформсвязи Республики Мордовия

                        /-------------------------\

                        |Министр информатизации и |

                        |связи Республики Мордовия|

                        \-------------------------/

               /---------------------------------------------------\

 /---------------------------\  /--------------------------------\ |/------------------\

/|Первый заместитель Министра|  |Заместитель Министра - начальник| ||       Отдел      |

|\---------------------------/ /| отдела развития инфраструктуры | ||  бухгалтерского  |

|/---------------------------\ || информационно-коммуникационных | ||учета и отчетности|

||      Отдел развития       | ||       технологий и связи       | |\------------------/

|| информационных технологий | |\--------------------------------/ |

|| и информационных ресурсов | |/------------------------------\   |/------------------\

|\---------------------------/ ||Отдел развития инфраструктуры |   || Организационный  |

|/---------------------------\ ||информационно-коммуникационных|   ||       отдел      |

|| Отдел программ и проектов | ||      технологий и связи      |   |\------------------/

\| информационного общества и| |\------------------------------/   |

 | электронного правительства| |/------------------------------\   |/------------------\

 \---------------------------/ \|     Отдел информационной     |   \|Консультант-юрист |

                                |         безопасности         |    \------------------/

                                \------------------------------/

                                     Рис. 1

3. Объекты информационных процессов

3.1. Роли и права участников в документообороте Мининформсвязи Республики Мордовия

Таблица 1.

Перечень
сотрудников Мининформсвязи Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав

N п./п.	Участник процесса	Роль	Права участника процесса
1.	Министр	руководитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; визирование проектов документов; утверждение документов
2.	Первый заместитель Министра	руководитель, исполнитель	создание поручений; создание проектов документов; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
3	Заместитель Министра - начальник отдела	руководитель, исполнитель	создание поручений; создание проектов документов; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
4.	Начальник организационного отдела	контролер, исполнитель	создание поручений; создание проектов документов, отчетов, справок; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений руководства; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; сдача документов в архив
5.	Консультант организационного отдела	регистратор исполнитель	регистрация документов, создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив
6.	Начальник отдела	исполнитель	создание поручений; создание проектов документов; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
7.	Заместитель начальника отдела	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов
8.	Консультант отдела Консультант-юрист	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов

3.2. Документооборот в Мининформсвязи Республики Мордовия

В настоящее время в Мининформсвязи Республики Мордовия используется централизованная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации осуществляется организационным отделом, что позволяет отслеживать документы, начиная с момента регистрации и заканчивая отправкой.

В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль поручений осуществляют Министр, заместители Министра и начальник организационного отдела.

В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота Мининформсвязи Республики Мордовия.

Таблица 2.

Перечень
групп документов Мининформсвязи Республики Мордовия

N п.п.	Процессы	Группы документов
	Регистрация документов Организационный отдел	<*> Входящие (письма, законы Республики Мордовия, указы Главы Республики Мордовия, распоряжения Главы Республики Мордовия, распоряжения Председателя Правительства Республики Мордовия, распоряжения Правительства Республики Мордовия, постановления Правительства Республики Мордовия) <*> Исходящие (письма, служебные записки) Обращения граждан Внутренние распорядительные документы

<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:

Администрацией Президента Российской Федерации;

Правительством Российской Федерации;

Администрацией Главы Республики Мордовия;

Государственным Собранием Республики Мордовия;

Правительством Республики Мордовия;

Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;

федеральными и республиканскими министерствами и ведомствами;

администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;

подведомственными учреждениями;

иными организациями и учреждениями.

4. Описание основных процессов подготовки, регистрации и обработки документов

Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.

Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Мининформсвязи Республики Мордовия.

4.1. Процесс регистрации документов

Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:

регистрация входящего документа;

регистрация исходящего документа;

регистрация внутреннего документа;

регистрация обращений граждан.

4.1.1. Регистрация входящего документа

Документы, поступившие в Мининформсвязи Республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение Министру с использованием СЭД.

Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в организационном отделе.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 66 от 15.10.2012).

4.1.2. Регистрация исходящего документа

Исходящие документы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. В случае направления исходящих документов в Администрацию Главы Республики Мордовия, Правительство Республики Мордовия, исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия регистрационный номер состоит из номера в течение года, литеры "РМ/6" и текущей даты (например: N 7-РМ/6 от 02.07.2013).

Во всех остальных случаях регистрационный номер исходящего документа состоит из номера отдела по номенклатуре и порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: N 3-35 от 03.03.2012).

Регистрационный номер служебной записки состоит из номера в течение года, литеры "с/з" и текущей даты (например: N 1с/з от 15.10.2013).

4.1.3. Регистрация обращения граждан

Обращения граждан регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "ло" и текущей даты (например: N 26/ло от 03.03.2012).

4.1.4. Регистрация внутреннего документа

Внутренние документы разбиты на несколько групп:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу:

- приказы о приеме, увольнении, переводе;

- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях, поручения планерки Мининформсвязи Республики Мордовия.

Все внутренние документы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД,

Регистрационный номер приказов по личному составу состоит из порядкового номера в течение года, литеры "к" и текущей даты (например: N 17-к от 12.12.2012).

Регистрационный номер приказов по основной деятельности и поручений планерки Мининформсвязи Республики Мордовия состоит из порядкового номера в течение года и текущей даты (например: N 22 от 12.12.2012).

4.2. Процесс обработки и исполнения документов

В Мининформсвязи республики Мордовия процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:

передача зарегистрированного документа;

контроль исполнения поручений;

исполнение поручения и документа;

снятие поручений с контроля.

4.2.1. Передача зарегистрированного документа

Документы, поступившие в Мининформсвязи республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются с проектом резолюции на рассмотрение Министру. Министр редактирует при необходимости резолюцию, возвращает в организационный отдел, где документы передаются на исполнение согласно отписанной резолюции. Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.

4.2.2. Контроль исполнения поручений

Входящие документы ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. Контроль исполнения поручений осуществляется Министром, заместителями Министра, начальником организационного отдела.

Продление сроков исполнения и снятие документа с контроля производится на основании служебной записки или в рабочем порядке по согласованию с автором поручения.

4.2.3. Исполнение документа

В соответствии с регламентом по обеспечению своевременного исполнения документов, поручений и снятия их с контроля в Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия при получении контрольного поручения готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляет начальник организационного отдела с использованием доступных инструментов контроля (определяет список документов с приближающимся или с истекшим сроком исполнения и уведомляет исполнителя и Министра в случае необходимости).

4.3. Процесс отправки документов

Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает организационный отдел.