Приложение 1. Обработка входящих документов, обращений граждан и подготовка исходящего документа

Приложение 1

                                Обработка

              входящих документов, обращений граждан

                  и подготовка исходящего документа

     /----------------------------------------------------------------\

     | Входящий документ от ведомств/организаций/граждан поступает в  |

     |                            ведомство                           |

     \----------------------------------------------------------------/

                                     \/

  Нет/----------------------------------------------------------------\

 /---|  Документ поступил на бумажном носителе/по электронной почте?  |

 |   \----------------------------------------------------------------/

 |                                Да \/

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   | Регистратор регистрирует входящий документ в системе "ДЕЛО" -  |

 |   |          создает РК, сканирует бумажный документ в РК          |--\

 |   \----------------------------------------------------------------/  |

 |                                                                       |

 |   /----------------------------------------------------------------\  |

 |   | Документ поступил по системе "ДЕЛО" через Систему электронного |  |

 \-->|                 взаимодействия (далее - СЭВ)?                  |  |

     \----------------------------------------------------------------/  |

                                     |                         \/ Нет    |

     /----------------------------\  |   /----------------------------\  |

     |Регистратор с помощью       |  |   |РК находит в папке          |  |

     |поиска "СЭВ" находит        |  |Да |"Поступившие" в кабинете    |  |

     |письма, поступившие по СЭВ  |  |   |руководителя/заместителя    |  |

     |и автоматически             |  |   |руководителя. Регистратор   |  |

     |зарегистрированные в        |<-/   |принимает к исполнению      |  |

     |"ДЕЛО".                     |      |данную РК. РК               |  |

     |Открывает необходимый       |      |автоматически перемещается  |  |

     |документ                    |      |в папку "На исполнении"     |  |

     \----------------------------/      \----------------------------/  |

                   \/                                  \/                |

     /----------------------------------------------------------------\  |

     |    Регистратор вводит проект резолюции. РК попадает в папку    |  |

     |     "На Рассмотрение", в кабинет руководителя/заместителя      |<-/

     |                          руководителя                          |

     \----------------------------------------------------------------/

                                     \/

     /----------------------------------------------------------------\

     |   Руководитель/заместитель руководителя открывает РК в папке   |

     |   "На рассмотрение" и редактирует, при необходимости, проект   |

     |              резолюции. Выполняет команду "Вернуть"            |

     \----------------------------------------------------------------/

                                     \/

     /----------------------------------------------------------------\

     |   Регистратор отслеживает изменения по данной РК в кабинете    |

     |       в папке "У руководства". Ставит РК на контроль при       |

     |  необходимости. Делает рассылку согласно отписанной резолюции  |

     \----------------------------------------------------------------/

                                      \/

     /----------------------------------------------------------------\

     |     Исполнитель в папке "Поступившие" принимает поручение к    |

     | исполнению. РК с поручением перемещается автоматически в папку |

     |    "На исполнении". Если исполнителем является заместитель     |

     |   руководителя или руководитель отдела, то при необходимости   |

     |                 вводит подчиненную резолюцию                   |

     \----------------------------------------------------------------/

                                      \/

           /----------------------------------------------------\ Нет

           |       Исполнитель ввел подчиненную резолюцию?      |-------\

           \----------------------------------------------------/       |

                                      \/ Да                             |

     /----------------------------------------------------------------\ |

 /---|   Автор подчиненной резолюции отслеживает исполнение своего    | |

 |   |поручения, вводит отчет об исполнении первоначального поручения | |

 |   \----------------------------------------------------------------/ |

 |                                                     /----------------/

/-\                                                   /-\

|1|                                                   |2|

\-/                                                   \-/

 |                                                     \/ Нет

 |   /----------------------------\      /----------------------------\

 |   |Исполнитель вводит отчет об |  Нет |      Поручение требует     |

 |   |   исполнении в резолюцию   |<-----| зарегистрированного ответа |

 \/<-|      (подчиненную) к       |      \----------------------------/

 |   |     первоначальной РК      |                    |

 |   \----------------------------/                    |

 |                                 Да /----------------/

 |                                    \/

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   |                          Исполнитель:                          |

 |   |1. Создает проект документа в связке с первоначальным           |

 |   |документом (далее - РКПД) или новую версию РКПД, в случае       |

 | />|возврата на доработку;                                          |

 | | |2. Добавляет файл;                                              |

 | | |3. Добавляет визирующих/подписывающих                           |

 | | |4. Отправляет на согласование                                   |

 | | \----------------------------------------------------------------/

 | |                                  \/

 | | /----------------------------------------------------------------\

 | | |                          Визирующий:                           |

 | | |1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке    |

 | | |"На подписи" открывает РКПД;                                    |

 | | |2. Просматривает файл;                                          |

 | | |3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)          |

 | | \----------------------------------------------------------------/

 | |                                  \/

 | |              Нет /------------------------------\

 | \------------------|  РКПД завизирован/подписан?  |

 |                    \------------------------------/

 |                                 Да \/

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   |                          Исполнитель:                          |

 |   |1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием   |

 |   |"Подписан";                                                     |

 |   |2. Направляет в системе "ДЕЛО" проект на регистрацию;           |

 |   |3. Вводит отчет об исполнении в резолюцию (подчиненную) к       |

 |   |первоначальной РК                                               |

 |   \----------------------------------------------------------------/

 |                                    \/

 |   /----------------------------------------------------------------\

 |   |                          Регистратор:                          |

 |   |1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты"; |

 |   |2. Открывает необходимую РКПД;                                  |

 |   |3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД    |

 |   |автоматически переносятся в РК);                                |

 |   |4. В адресатах указывает должностное лицо, которому             |

 |   |направляется документ                                           |

 |   \----------------------------------------------------------------/

 |                                    \/

 |              Да /-----------------------------------\ Нет

 |            /----|  РК необходимо отправить по СЭВ?  |-----\

 |            |    \-----------------------------------/     |

 |            \/                                             \/

 |   /----------------------------\       /---------------------------\

 |   |Регистратор в окне РК       |       |Регистратор делает отметку |

 |   |выбирает в меню "Действия"  |       |об отправке документа из   |

 |   |-> "Другие каналы отправки" |--> <--|окна "Адресаты"            |

 |   |-> "Отправить сообщение     |   |   |                           |

 |   |СЭВ". В открывшемся окне    |   |   |                           |

 |   |нажать кнопку "Закрыть"     |   |   |                           |

 |   \----------------------------/   |   \---------------------------/

 |                                    \/

 |                                /-------\

 \------------------------------->| Конец |

                                  \-------/