Постановление Администрации Атяшевского муниципального района от 21 сентября 2012 г. N 868 "Об утверждении Правил делопроизводства в Администрации Атяшевского муниципального района"

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" постановляю:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в Администрации Атяшевского муниципального района (далее - Правила).

2. Внести в пункт 46 Регламента Администрации Атяшевского муниципального района, утвержденный постановлением Главы Администрации Атяшевского района от 16 сентября 2004 г. N 77 следующие изменения слова "и разработанной на его основе Инструкцией по делопроизводству" заменить словами ", а также Правилами делопроизводства".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

Глава Администрации Атяшевского муниципального района

М.А. Сурков

Правила
делопроизводства в Администрации Атяшевского муниципального района
(утв. постановлением Администрации Атяшевского муниципального района
от 21 сентября 2012 г. N 868)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в Администрации Атяшевского муниципального района.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

II. Основные понятия

3. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации Атяшевского муниципального района;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации Атяшевского муниципального района;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"муниципальный орган" - Администрация Атяшевского муниципального района, органы Администрации Атяшевского муниципального района, зарегистрированные в качестве юридических лиц;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации Атяшевского муниципального района, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации Атяшевского муниципального района;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение, должностное лицо муниципального органа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Создание документов в муниципальном органе

4. Документы, создаваемые в муниципальном органе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

5. Бланки муниципальных органов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в муниципальном органе используются электронные шаблоны бланков документов.

6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

7. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов муниципального органа утверждаются руководителем муниципального органа.

8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности муниципального органа, являются:

1) наименование муниципального органа (наименование должности должностного лица местного самоуправления, уполномоченного на издание муниципальных правовых актов по вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом Атяшевского муниципального района);

2) должность лица - автора документа;

3) подпись должностного лица;

4) вид документа;

5) место составления (издания) документа;

6) справочные данные о муниципальном органе;

7) адресат;

8) дата документа;

9) регистрационный номер документа;

10) наименование либо аннотация документа;

11) текст документа;

12) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

13) отметка о наличии приложений;

14) гриф согласования;

15) гриф утверждения;

16) виза;

17) оттиск печати;

18) отметка о заверении копии;

19) отметка об исполнителе;

20) указания по исполнению документа;

21) отметка о контроле документа;

22) отметка об исполнении документа;

23) отметка о конфиденциальности;

24) отметка о поступлении документа.

9. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

10. Согласование документа в муниципальном органе оформляется визой уполномоченного должностного лица муниципального органа. Согласование документа, созданного в муниципальном органе, с органами местного самоуправления, органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в муниципальном органе

11. В документообороте муниципального органа выделяются следующие документопотоки:

1) поступающая документация (входящая);

2) отправляемая документация (исходящая);

3) внутренняя документация.

12. В муниципальном органе доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

13. Документы, поступающие в муниципальный орган, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

14. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

15. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

16. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов муниципального органа в соответствии с Регламентом Администрации Атяшевского муниципального района и административными регламентами.

17. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю муниципального органа или по решению руководителя муниципального органа иным должностным лицам муниципального органа. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

18. Подлинник документа направляется в структурное подразделение, должностному лицу муниципального органа, ответственному за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение (должностному лицу), являющемуся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

19. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) муниципального органа передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

20. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

21. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

22. Передача документов между структурными подразделениями муниципального органа осуществляется через службу делопроизводства.

23. В муниципальном органе службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю муниципального органа в установленном им порядке.

24. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота в муниципальном органе используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота муниципального органа могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд муниципального органа

25. Муниципальный орган:

1) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

2) разрабатывает и утверждает по согласованию с муниципальным архивом Администрации Атяшевского муниципального района перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

26. Формирование документального фонда муниципального органа осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив Администрации Атяшевского муниципального района.

27. Номенклатура дел муниципального органа:

1) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

2) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией Администрации Атяшевского муниципального района руководителем муниципального органа не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

28. Номенклатуры дел муниципального органа - источники формирования архивного фонда Республики Мордовия:

1) один раз в 5 лет согласовываются с экспертно-проверочной комиссией Республиканской Архивной службы Республики Мордовия;

2) в случае изменения функций и структуры Администрации Атяшевского муниципального района подлежат согласованию с экспертно-проверочной комиссией Республиканской Архивной службы Республики Мордовия.

29. Номенклатура дел муниципального органа составляется по установленной руководителем муниципального органа форме.

30. В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в муниципальном органе цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

31. В графу 2 "Заголовок дела (тома, частей)" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела или разновидности документов; название муниципального органа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела,

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

32. Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

33. В графе 4 "Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с муниципальным архивом Администрации Атяшевского муниципального района срок хранения.

34. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой муниципальный орган для продолжения и др.

35. Наименованиями разделов номенклатуры дел муниципального органа являются наименования структурных подразделений муниципального органа.

36. Если в течение года в муниципальном органе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

37. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

38. При формировании дел в структурных подразделениях муниципального органа необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

7) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

8) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

9) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

10) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т. д.

39. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

40. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

41. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

42. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

43. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

44. Муниципальные правовые акты группируются по формам.

45. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

46. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

47. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

48. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

1) создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

2) размещение дел;

3) проверка наличия и состояния документов и дел;

4) соблюдение порядка выдачи дел.

49. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т. п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

50. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

51. Дела документального фонда муниципального органа, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

52. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации муниципального органа или его структурного подразделения.

53. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

54. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

55. Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

56. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем муниципального органа, и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам, органам местного самоуправления, иным муниципальным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя муниципального органа или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

57. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

58. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя муниципального органа с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

59. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив муниципального органа не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив муниципального органа производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях муниципального органа. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив муниципального органа не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

60. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

Дела временного хранения подлежат уничтожению в установленном руководителем муниципального органа порядке.

VI. Особенности работы с электронными документами в муниципальном органе

61. В муниципальном органе создаются и используются:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

62. При передаче электронных документов в государственные органы, органы местного самоуправления, другие муниципальные органы и организации документы заверяются электронной подписью муниципального органа - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

63. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте муниципального органа могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в муниципальном органе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

64. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем муниципального органа в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем муниципального органа по согласованию с муниципальным архивом Администрации Атяшевского муниципального района.

65. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота муниципального органа. Система электронного документооборота муниципального органа должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

66. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

67. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

68. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя муниципального органа, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям муниципального органа, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

69. Документы, создаваемые в муниципальном органе и (или) поступившие в муниципальный орган на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

70. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота муниципального органа.

71. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

72. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в муниципальном органе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

73. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем муниципального органа.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в Администрации Атяшевского
муниципального района

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в муниципальном органе

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование либо аннотация документа

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности