Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 16 января 2013 г. N 2-р "Об утверждении Положения об Отделе документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций работников Отдела" (документ утратил силу)

Распоряжение Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р
"Об утверждении Положения об Отделе документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций работников Отдела"

В соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 8 июня 2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы":

1. Утвердить прилагаемые Положение об Отделе документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск и должностные инструкции:

Заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

Главного специалиста (редактора) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

Главного специалиста (стенографиста) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

Главного специалиста (по работе с входящей/исходящей корреспонденцией) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

Главного специалиста (секретаря) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

Ведущего специалиста (секретаря) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

Ведущего специалиста (по работе с входящей/исходящей корреспонденцией) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

2. Управлению муниципальной службы Администрации городского округа Саранск в трехдневный срок ознакомить с должностными инструкциями работников Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

Глава Администрации городского округа Саранск

П.Н. Тултаев

Положение
об Отделе документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

I. Общие положения

1.1. Отдел документооборота Администрации городского округа Саранск (далее именуется - отдел) входит в состав Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 г. N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, постановлением Администрации городского округа Саранск от 04.12.2012 г. N 3926 "Об утверждении Административного регламента Администрации городского округа Саранск предоставления муниципальной услуги: "Организация приема граждан, своевременного и полного рассмотрения их обращений", Положением о Канцелярии (Управлении), Положением об Отделе документооборота, иными нормативно-правовыми актами, относящимися к деятельности отдела.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "от 8 июня 2007 г."

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного ГОСТа следует читать как "ГОСТ Р 6.3-2003"

1.3. Положение об отделе, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются распоряжением Администрации городского округа Саранск.

II. Основные задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела являются:

обеспечение четкой организации делопроизводства, единого порядка документооборота Аппарата Администрации городского округа Саранск и его структурных подразделений, совершенствование форм и методов работы с документами, внедрение прогрессивных форм документационного обеспечения.

2.2. Обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

2.3. Осуществление контроля и координации деятельности подведомственных организаций.

2.4. Осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью муниципальных предприятий и учреждений городского округа Саранск в части документационного обеспечения.

2.5. Осуществляет в соответствии с установленными правилами первичную обработку документов, регистрацию входящей корреспонденции.

2.6. Организует своевременное рассмотрение и подготовку для руководства поступающих документов, осуществляет контроль за правильностью их оформления.

2.7. Контролирует оперативное прохождение, исполнение и оформление документов в установленные сроки.

2.8. Проводит систематический анализ документооборота и состояния исполнительной дисциплины ответственных работников аппарата.

2.9. Осуществляет контроль за выполнением распорядительных документов органов государственной власти, решений Совета депутатов городского округа Саранск, постановлений и распоряжений Главы Администрации городского округа Саранск по вопросам делопроизводства, организации рассмотрения обращений, приема граждан.

2.10. Организует прием и регистрацию в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело 8.9" поступающих обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

2.11. Обеспечивает учет и изучение содержания поступивших обращений, ведет контрольную и порядковую картотеку обращений граждан в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело 8.9".

2.12. Своевременно передает поступившие обращения, заявки физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на рассмотрение Главе Администрации городского округа Саранск, заместителям Главы Администрации городского округа Саранск и руководителям структурных подразделений.

2.13. Анализирует поступающие письма юридических лиц, обращения граждан, материалы приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности, выясняет причины, вызывающие жалобы и повторные обращения юридических лиц, граждан, информирует о результатах Заместителя Главы Администрации - Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск, Начальника канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

2.14. Контролирует своевременность и объективность рассмотрения обращения, заявки физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, обобщает и анализирует состояние этой работы в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск.

2.15. Обеспечивает своевременное уведомление граждан о результатах рассмотрения их обращений.

2.16. Обеспечивает контроль за организацией личного приема граждан Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и руководителями структурных.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. После слов "руководителями структурных" пропущено слово "подразделений"

2.17. Ежемесячно обобщает информацию (предоставленную КУ "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг") по итогам проведенных личных приемов граждан Главой Администрации городского округа Саранск, заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и руководителями структурных подразделений для предоставления Главе Администрации городского округа Саранск.

2.18. Организует ежедневный прием посетителей, проводит консультации по решению поставленных вопросов, входящих в компетенцию Канцелярии (Управления).

2.19. Контролирует соблюдение установленного порядка при оформлении ответов.

2.20. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов.

2.21. Ведет протокол совещаний (планерок) Главы Администрации городского округа Саранск и готовит перечень поручений.

2.22. Осуществляет редактирование исходящих писем и других документов.

2.23. Организует подписную кампанию на периодические печатные издания для сотрудников Администрации городского округа Саранск.

2.24. Обеспечивает своевременное составление отчетности по установленной форме.

2.25. Участвует в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и актами прокурорского реагирования.

2.26. Систематизирует и ведет учет по хранению информации в соответствии с номенклатурой дел.

2.27. Вносит предложения по применению административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

2.28. Проводит проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации.

2.29. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

2.30. Осуществляет внесение Заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск, Начальнику канцелярии Администрации городского округа Саранск предложений по вопросам совершенствования работы отдела.

III. Руководство отделом документооборота

3.1. Отдел возглавляет Заведующий, который назначается Главой Администрации городского округа Саранск по представлению Начальника канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

3.2. На должность Заведующего отделом назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы не менее 3 лет или стаж работы по специальности не менее 4 лет.

3.3. В требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей, входят:

3.3.1. Знания Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных актов Российской Федерации, Конституции Республики Мордовия, законов Республики Мордовия, указов Главы Республики Мордовия, постановлений Правительства Республики Мордовия - в рамках компетенции органов местного самоуправления, нормативных правовых актов органов местного самоуправления, основ организации прохождения муниципальной службы, служебного распорядка органа местного самоуправления, порядка работы со служебной информацией и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), правил деловой этики и требований служебного поведения.

3.3.2. Навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организаций и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организация работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления. Эффективного планирования рабочего времени, владения компьютерной и другой оргтехникой, владение необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации и анализа информации, работы со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне). Адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач.

3.4. Распределяет обязанности между работниками отдела, руководит ими и контролирует их деятельность.

3.5. Контролирует исполнение работниками отдела требований трудового законодательства.

3.6. В пределах своей компетенции дает указания и поручения, обязательные для исполнения работниками Канцелярии (Управления).

3.7. Несет ответственность за выполнение отделом поставленных перед ней задач.

3.8. Исполняет другие полномочия, возложенные на него Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск, Начальником канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

3.9. Права и обязанности работников отдела определяются в соответствии с должностными инструкциями, утвержденными распоряжением Администрации городского округа Саранск.

IV. Заключительные положения

4.1. Отдел отчитывается по своей деятельности Заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск, Начальнику канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

4.2. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение, реорганизация или упразднение отдела производится в установленном порядке.

Должностная инструкция
Заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность Заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Заведующий отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее также - Заведующий отделом документооборота) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Заведующий отделом документооборота при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 г. N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, постановлением Администрации городского округа Саранск от 04.12.2012 г. N 3926 "Об утверждении Административного регламента Администрации городского округа Саранск предоставления муниципальной услуги: "Организация приема граждан, своевременного и полного рассмотрения их обращений", Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

3. Заведующий отделом документооборота отвечает:

- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников отдела;

- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.

В практической деятельности должен руководствоваться:

- Положением о Канцелярии;

- Положением об отделе документооборота;

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Работодателем Заведующего отделом документооборота является Глава Администрации городского округа Саранск.

Назначение Заведующего отделом документооборота и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

5. На должность Заведующего отделом документооборота назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы ведущей группы должностей не менее 3 лет или стаж работы по специальности не менее 4 лет;

навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, эффективного планирования рабочего времен, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации и анализа информации, работ со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами.

6. Заведующий отделом документооборота в своей деятельности подчиняется Главе Администрации городского округа Саранск, Заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск, Начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Начальник Канцелярии).

II. Задача, компетенция, права и обязанности заведующего отделом документооборота

7. Задачей деятельности Заведующего отделом документооборота является организация деятельности Канцелярии, обеспечивающей выполнение Канцелярией функций, предусмотренных в утвержденном в установленном порядке Положении о Канцелярии Администрации городского округа Саранск.

8. Компетенция Заведующего отделом документооборота - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) Заведующего отделом документооборота:

1) готовит необходимые для достижения поставленных перед Канцелярией (Управлением) задач нормативные правовые акты органов местного самоуправления и иные письменные документы (материалы);

2) участвует в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;

3) выполняет возложенные на Канцелярию задачи по обеспечению строго соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и организации личного приема граждан у Главы Администрации, его заместителей и руководителей структурных подразделений;

4) представляет в установленном порядке интересы Администрации городского округа Саранск по решению вопросов городского значения при рассмотрении письменных и устных обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

5) обеспечивает учет и изучение содержания поступивших обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ведет контрольную и порядковую картотеку обращений граждан в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело 8.9";

6) обеспечивает контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обобщает и анализирует состояние этой работы в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

7) анализирует поступающие обращения граждан и юридических лиц, материалы приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности; выясняет причины, вызывающие жалобы и повторные обращения граждан; анализирует поступившие ответы исполнителей на обращения граждан и осуществляет снятие их с контроля; информирует о результатах анализа Начальника канцелярии, Заместителя Главы Администрации - Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск;

8) планирует и составляет отчеты о деятельности Канцелярии по работе с обращениями, заявками физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации; формирует отчетно-аналитические сводные данные, необходимые для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины;

9) принимает меры по совершенствованию форм и методов работы при рассмотрении обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, организации их приема; внедрению современных информационных технологий в деятельность Канцелярии;

10) обеспечивает контроль за организацией личного приема граждан Главой Администрации городского округа Саранск;

11) готовит по итогам личного приема Главы Администрации городского округа Саранск перечень поручений и осуществляет контроль за исполнением;

12) ежемесячно обобщает информацию (предоставленную КУ "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг") по итогам проведенных личных приемов граждан Главой Администрации городского округа Саранск, заместителями Главы Администрации городского округа Саранск и руководителями структурных подразделений для предоставления Главе Администрации городского округа Саранск;

13) обеспечивает организацию дополнительного контроля за своевременным выполнением данных заявителям в ответах обещаний структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск;

14) вносит в установленном порядке Начальнику канцелярии (Управления) предложения по вопросам деятельности Канцелярии;

15) контролирует оперативное прохождение, исполнение и оформление документов в установленные сроки;

16) подписывает в пределах своей компетенции служебную документацию отдела;

17) организует и контролирует соблюдение установленного порядка ведения делопроизводства в Канцелярии;

18) организует подготовку необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

19) несет ответственность за выполнение Канцелярией поставленных перед ней задач;

20) контролирует правильность оформления, хранения и своевременную передачу дел в архив Администрации городского округа Саранск;

21) осуществляет взаимодействие муниципальных предприятий и учреждений, а также иных организаций по содержанию в надлежащем состоянии жилищного фонда, элементов благоустройства на закрепленной территории, проведение непосредственной работы с населением данной территории по разрешению жалоб и предложений;

22) хранит государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашает служебную информацию (тайну), а также ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

23) заверяет и выдает копии нормативно-правовых актов, издаваемых в Администрации городского округа Саранск и других документов, связанных с деятельностью Администрации городского округа Саранск;

24) участвует в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и актами прокурорского реагирования;

25) проводит проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации;

26) принимает участие во внесении в установленном порядке предложений по вопросам назначения и освобождения работников отдела, их поощрения и применения к ним дисциплинарного взыскания;

27) принимает участие в распределении функциональных обязанностей и разработке должностных инструкций работников канцелярии, контроле за их деятельностью; принимает меры по повышению их квалификации и профессионального мастерства;

28) осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством.

9. Для осуществления своих полномочий Заведующий отделом документооборота обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) в пределах своих полномочий исполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

5) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

10. Для осуществления своих полномочий Заведующий отделом документооборота имеет право в установленном порядке:

1) участвовать в обсуждении руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся состояния работы с обращениями, заявками физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

3) вносить предложения руководству Администрации городского округа Саранск о применении административных мер во всех случаях нарушения сроков рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей;

4) проводить проверки хода рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц с выходом на место и доводить итоги проверок до руководства Администрации городского округа Саранск и руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;

5) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

6) посещать для исполнения своих полномочий граждан и юридических лиц независимо от форм собственности и организационно-правовых форм;

7) осуществлять подготовку предложений (проекты нормативных правовых актов, письменных документов и т. п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;

8) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

9) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.

11. В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы Администрации городского округа Саранск; Заместителя Главы Администрации городского округа Саранск - Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск, Начальника канцелярии Администрации городского округа Саранск.

12. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются Заведующим отделом документооборота при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

III. Ответственность заведующего отделом документооборота

13. Заведующий отделом документооборота несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т. п.) в содержании документа органа местного самоуправления;

2) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

3) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

4) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

5) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

14. Порядок и условия привлечения Заведующего отделом документооборота к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

15. Заведующий отделом документооборота не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

_________________________________

С настоящей должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.

"_____" _____________ 2013 г.

__________________________

Должностная инструкция
главного специалиста (редактора) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста (редактора) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Главный специалист (редактор) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее также - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 г. N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, постановлением Администрации городского округа Саранск от 04.12.2012 г. N 3926 "Об утверждении Административного регламента Администрации городского округа Саранск предоставления муниципальной услуги: "Организация приема граждан, своевременного и полного рассмотрения их обращений", а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

3. Работодателем главного специалиста является Глава Администрация городского округа Саранск.

Назначение главного специалиста и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность главного специалиста назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности.

5. Главный специалист в своей деятельности подчиняется Главе Администрации городского округа Саранск (далее - Глава Администрации), Заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), Начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Начальник Канцелярии).

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Задачей деятельности главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области работы с документами.

7. Компетенция главного специалиста - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) главного специалиста:

- редактирование и корректировка проектов нормативных правовых актов, подготовленных структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск для рассмотрения на сессии Совета депутатов городского округа Саранск;

- редактирование и корректировка проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации городского округа Саранск, распоряжений Заместителя Главы Администрации городского округа Саранск;

- редактирование и корректировка проектов писем, запросов, ответов на представления прокуратуры, запросы вышестоящих органов, а также иной исходящей корреспонденции, подготовленной за подписью Главы Администрации городского округа Саранск и его заместителей;

- консультирование муниципальных служащих по вопросам качественной подготовки служебной документации;

- проведение анализа качества документов, подготовленных структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск;

- иные, установленные Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск полномочия с соблюдением трудового законодательства, в пределах разрешаемых главным специалистом задач.

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую Должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится, а также иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск, если в их компетенцию входит издание правовых актов и дача указаний (поручений), обязательных для исполнения данным специалистом (далее также - иные должностные лица и специалисты);

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

9. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

- запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

- осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

- использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

- иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.

10. Вышеуказанные правовые акты и поручения исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления городского округа Саранск и настоящей Должностной инструкции.

III. Ответственность главного специалиста

11. Главный специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

- допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т. п.) в содержании документа органа местного самоуправления;

- уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

- бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей Должностной инструкции лиц;

- неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

12. Порядок и условия привлечения главного специалиста к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

13. Главный специалист не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

___________________________

С настоящей Должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.

"_____" _____________ 2013 г.

__________________________

(подпись)

Должностная инструкция
главного специалиста (стенографиста) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Главный специалист Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее также - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 г. N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

3. Работодателем главного специалиста является Глава Администрации городского округа Саранск.

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Основной задачей главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции организации работы по подготовке и проведению заседаний или совещаний, проводимых Главой Администрации городского округа Саранск, исполнение обязанностей главных специалистов на период отпуска в приемной Главы Администрации городского округа Саранск. В этих целях главный специалист:

- стенографирует оперативные совещания, проводимые Главой Администрации городского округа Саранск;

- стенографирует совещания с руководителями унитарных муниципальных предприятий, муниципальных учреждений и иных организаций;

- стенографирует муниципальные коллегии;

- готовит по итогам совещаний перечень поручений Главы Администрации городского округа Саранск;

- стенографирует и готовит по итогам перечень поручений приема по личным вопросам Главы Администрации городского округа Саранск;

- стенографирует сессии Совета депутатов городского округа Саранск;

- готовит протокол сессии Совета депутатов;

- представляет в установленном порядке интересы Администрации городского округа Саранск в области работы с обращениями, заявками физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

- участвует в подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации с помощью вычислительной техники;

- осуществляет прием корреспонденции и учет письменных обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, предназначенных для Главы Администрации;

- своевременно передает поступившие обращения, заявки физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на рассмотрение Главе Администрации;

- организует служебные разговоры Главы Администрации по телефону с руководителями и должностными лицами вышестоящих организаций, местных органов власти, предприятий и учреждений (соблюдая этику телефонного общения - краткость, вежливость, сдержанность);

- контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения нормативных правовых актов и других документов, представляемых на подпись Главе Администрации;

- ежедневно ведет перечень встреч и мероприятий в календаре Главы Администрации, вносит уточнения, изменения, сообщает посетителям время, отведенное для приема, осуществляет контроль за исполнением установленного регламента;

- по указанию Главы Администрации, начальника Канцелярии выполняет ксерокопирование документов;

- осуществляет прием и передачу телефонограмм за подписью Главы Администрации, записывает принятые сообщения и доводит их до сведения руководителя;

- обеспечивает рабочее место Главы Администрации необходимыми для работы канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

- организует прием посетителей, ведет учет принятых граждан;

- проводит работу по вводу необходимой информации в компьютер, печатает документы (по необходимости);

- осуществляет контроль за правильностью подготавливаемых ответов, представляемых на подпись Главе Администрации;

- своевременно и качественно выполняет поручения Главы Администрации;

- создает условия для совместной деятельности структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области работы с обращениями, заявками физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных должностных лиц, а также иных физических и юридических лиц по решению указанных вопросов;

- предоставляет информацию об исполнении срочных поручений, данных Главой Администрации;

- хранит государственную и иную охраняемую законом тайны, неразглашение служебной информации (тайны), а также ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведений, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан;

- соблюдает правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

- выполняет требования профессиональной этики;

- иные, установленные Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск с соблюдением законодательства о труде полномочия в пределах, разрешаемых главным специалистом.

7. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую Должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции нормативные правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится, а также иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск, если в их компетенцию входит издание нормативных правовых актов и дача указаний (поручений), обязательных для исполнения данным специалистом (далее также - иные должностные лица и специалисты);

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

- контролировать и требовать от специалистов структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц;

- через начальника Канцелярии возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

- использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, нормативные правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

9. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

10. Во время отсутствия главного специалиста (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное начальником Канцелярии. Данный специалист приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность главного специалиста

- допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т. п.) в содержании документа органа местного самоуправления;

"_____" _____________ 2013 г.

____________________________

(подпись)

Должностная инструкция
главного специалиста (по работе с входящей/исходящей корреспонденцией) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

I. Общие положения

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, законами Республики Мордовия, правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии Администрации городского округа Саранск, а также настоящей должностной инструкцией.

3. Работодателем главного специалиста является Глава Администрации городского округа Саранск.

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Основной задачей деятельности главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области работы с входящей и исходящей корреспонденцией по обращениям юридических, физических лиц и индивидуальных предпринимателей. В этих целях главный специалист:

1) представляет в установленном порядке интересы Администрации городского округа Саранск в области работы с входящей и исходящей корреспонденцией по обращениям юридических, физических лиц и индивидуальных предпринимателей;

2) участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации с помощью вычислительной техники;

3) осуществляет формирование и подготовку входящей и исходящей корреспонденции, Главе Администрации городского округа Саранск, Заместителям Главы Администрации городского округа Саранск, и руководителям структурных подразделений городского округа Саранск;

4) ведет своевременную доставку входящей и исходящей корреспонденции в приемные Главы Администрации, Заместителей Главы Администрации и руководителей структурных подразделений;

5) производит работу по вводу необходимой информации в компьютер и печатание документов (по необходимости);

6) обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;

7) своевременно и качественно выполняет поручения начальника Канцелярии и заместителя начальника Канцелярии;

8) посещает и протоколирует совещания, проводимые Главой Администрации городского округа Саранск;

9) подготавливает перечни поручений по итогам совещаний;

10) осуществляет регистрацию перечня поручений по итогам проведенных совещаний Главы Администрации городского округа Саранск;

11) осуществляет регистрацию служебных записок, входящей корреспонденции;

12) осуществляет прием и регистрацию фельдъегерской почты;

13) через начальника Канцелярии и заместителя начальника Канцелярии возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

14) соблюдает правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

15) выполняет требования профессиональной этики;

16) создает условия для совместной деятельности структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области организации работы с входящей и исходящей корреспонденцией для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных должностных лиц, а также иных физических и юридических лиц по решению указанных вопросов;

17) хранение государственной и иной охраняемой законом тайны, неразглашение служебной информации (тайны), а также ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведений, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан;

18) иные, установленные Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск с соблюдением законодательства о труде, полномочия в пределах разрешаемых главным специалистом задач.

7. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, Регламент Администрации городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции нормативные правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится, а также иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск, если в их компетенцию входит издание нормативных правовых актов и дача указаний (поручений), обязательных для исполнения данным специалистом;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

9. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, Регламенту Администрации городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

III. Ответственность главного специалиста

- допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т. п.) в содержании документа органами местного самоуправления;

- бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по нормативному правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

13. Главный специалист не несет ответственности за неисполнение нормативных правовых актов, которые не могут применяться в установленном законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.

"_____" _____________ 2013 г.

____________________________

(подпись)

Должностная инструкция
главного специалиста (секретаря) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 г. N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

3. Работодателем главного специалиста является Глава Администрации городского округа Саранск.

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Основной задачей главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции организации работы в приемной Главы Администрации, выполнение организационных и технических функций по обеспечению и информационно-справочному обслуживанию его работы, ведение делопроизводства.

В этих целях главный специалист:

- по указанию Главы Администрации, начальника Канцелярии выполняет ксерокопирование документов;

- организует прием посетителей, ведет учет принятых граждан;

- проводит работу по вводу необходимой информации в компьютер, печатает документы (по необходимости);

- своевременно и качественно выполняет поручения Главы Администрации;

- предоставляет информацию об исполнении срочных поручений, данных Главой Администрации;

- соблюдает правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

- выполняет требования профессиональной этики;

- иные, установленные Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск с соблюдением законодательства о труде полномочия в пределах разрешаемых главным специалистом.

7. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую Должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции нормативные правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится, а также иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск, если в их компетенцию входит издание нормативных правовых актов и дача указаний (поручений), обязательных для исполнения данным специалистом (далее также - иные должностные лица и специалисты);

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) в пределах своих полномочий выполняет иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

III. Ответственность главного специалиста

- допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т. п.) в содержании документа органа местного самоуправления;

- наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

С настоящей должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.

"_____" _____________ 2013 г.

____________________________

(подпись)

Должностная инструкция
ведущего специалиста (секретаря) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность ведущего специалиста Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Ведущий специалист Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее также - ведущий специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Ведущий специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 08.10.2007 г. N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30.10.2008 г. N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

3. Работодателем ведущего специалиста является Глава Администрации городского округа Саранск.

Назначение ведущего специалиста и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность ведущего специалиста назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности.

5. Ведущий специалист в своей деятельности подчиняется Главе Администрации городского округа Саранск (далее - Глава Администрации), Заместителю Главы Администрации городского округа - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), Начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Начальник Канцелярии).

II. Задача, компетенция, права и обязанности ведущего специалиста

6. Основной задачей ведущего специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции организации работы в приемной Заместителя Главы Администрации городского округа Саранск (далее - Заместитель Главы Администрации), выполнение организационных и технических функций по обеспечению и информационно-справочному обслуживанию его работы, ведение делопроизводства и документирования данного структурного подразделения.

В этих целях ведущий специалист:

- осуществляет прием, регистрацию и учет входящей корреспонденции, нормативно-правовых актов, предназначенных для Заместителя Главы Администрации;

- регистрирует исходящую корреспонденцию управлений, находящихся в подчинении Заместителя Главы Администрации;

- организует служебные разговоры Заместителя Главы Администрации по телефону с руководителями и должностными лицами вышестоящих организаций, местных органов власти, предприятий и учреждений (соблюдая этику телефонного общения - краткость, вежливость, сдержанность);

- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Заместителем Главы Администрации (оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания);

- контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения нормативных правовых документов, представляемых на подпись Заместителю Главы Администрации;

- осуществляет прием и передачу телефонограмм за подписью Заместителя Главы Администрации, записывает принятые сообщения и доводит до его сведения;

- осуществляет контроль за правильностью подготовленных ответов, представляемых на подпись Заместителя Главы Администрации;

- обеспечивает рабочее место Заместителя Главы Администрации необходимыми для работы канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

- своевременно отправляет входящую корреспонденцию исполнителям, согласно резолюциям (поручениям) Заместителя Главы Администрации;

- производит работу по вводу необходимой информации в компьютер и печатание документов (по необходимости);

- своевременно и качественно выполняет поручения Заместителя Главы Администрации;

- создает условия для совместной деятельности структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области организации работы в приемной Заместителя Главы Администрации, а также для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных должностных лиц, а также иных физических лиц и юридических лиц по решению указанных вопросов;

- выполняет поручения Начальника Канцелярии;

- хранит государственную и иную охраняемую законом тайны, не разглашает служебную информацию (тайны), а также ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

- соблюдает правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

- выполняет требования профессиональной этики;

- иные, установленные Главой Администрации городского округа Саранск, Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск с соблюдением законодательства о труде полномочия в пределах разрешаемых ведущим специалистом.

7. Для осуществления своих полномочий ведущий специалист обязан в установленном порядке:

- соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится, а также иных должностных лиц и специалистов Администрации городского округа Саранск, если в их компетенцию входит издание правовых актов и дача указаний (поручений), обязательных для исполнения данным специалистом (далее также - иные должностные лица и специалисты);

- добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

- поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

- в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.

- уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

8. Для осуществления своих полномочий ведущий специалист имеет право в установленном порядке:

- посещать для исполнения своих полномочий граждан и юридических лиц независимо от форм собственности и организационно-правовых форм;

- осуществлять подготовку предложений (проекты нормативных правовых актов, письменных документов и т. п.) по вопросам, отнесенным к его компетенции;

- осуществлять подготовку предложений (проекты письменных документов) по вопросам, отнесенным к его компетенции;

9. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются ведущим специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

10. Во время отсутствия ведущего специалиста (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное начальником Канцелярии. Данный специалист приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность ведущего специалиста

11. Ведущий специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

- допущение ошибки (нарушения, несоответствия и т. п.) в содержании документа органа местного самоуправления;

12. Порядок и условия привлечения ведущего специалиста к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

13. Ведущий специалист не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленном законодательством случаях.

С настоящей Должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.

"_____" _____________ 2013 г.

____________________________

(подпись)

Должностная инструкция
ведущего специалиста Отдела документооборота (по работе с входящей/исходящей корреспонденцией) Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск
от 16 января 2013 г. N 2-р)

I. Общие положения

2. Ведущий специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, законами Республики Мордовия, правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии Администрации городского округа Саранск, а также настоящей должностной инструкцией.

3. Работодателем ведущего специалиста является Глава Администрации городского округа Саранск.

5. Ведущий специалист в своей деятельности подчиняется Главе Администрации городского округа Саранск (далее - Глава Администрации), Заместителю Главы Администрации - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Начальник Канцелярии).

II. Задача, компетенция, права и обязанности ведущего специалиста

6. Основной задачей деятельности ведущего специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области работы с входящей и исходящей корреспонденцией по обращениям юридических, физических лиц и индивидуальных предпринимателей. В этих целях ведущий специалист:

3) осуществляет формирование и подготовку входящей и исходящей корреспонденции, Главе Администрации городского округа Саранск, Заместителям Главы Администрации городского округа Саранск и руководителям структурных подразделений городского округа Саранск;

5) производит работу по вводу необходимой информации в компьютер и печатание документов (по необходимости);

6) обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;

7) своевременно и качественно выполняет поручения Начальника Канцелярии и заместителя начальника Канцелярии;

8) посещает и протоколирует совещания, проводимые Главой Администрации городского округа Саранск;

9) подготавливает Перечни поручений по итогам совещаний;

10) осуществляет регистрацию Перечня поручений по итогам проведенных совещаний Главы Администрации городского округа Саранск;

11) осуществляет регистрацию служебных записок, входящей корреспонденции;

12) осуществляет прием и регистрацию фельдъегерской почты;

13) через начальника Канцелярии и заместителя начальника Канцелярии возвращает исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

14) соблюдает правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

15) выполняет требования профессиональной этики;

17) осуществляет хранение государственной и иной охраняемой законом тайны, неразглашение служебной информации (тайны), а также ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведений, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан;

7. Для осуществления своих полномочий ведущий специалист обязан в установленном порядке:

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

8. Для осуществления своих полномочий ведущий специалист имеет право в установленном порядке:

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

9. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются ведущим специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, Регламенту Администрации городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

III. Ответственность ведущего специалиста

13. Ведущий специалист не несет ответственности за неисполнение нормативных правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлена и с установленными в ней требованиями согласна.

"_____" _____________ 2013 г.

____________________________

(подпись)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Отдел документооборота входит в состав Канцелярии городского округа Саранск. Отдел возглавляет заведующий, на должность которого назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж муниципальной службы не менее 3-х лет или стаж работы по специальности не менее 4 лет. Заведующий отвечает за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников отдела; за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях Канцелярии.

Определены полномочия заведующего отдела, права и обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Утверждены должности главного специалиста (редактора), главного специалиста (стенографиста), главного специалиста по работе с входящей/исходящей корреспонденцией, главного специалиста (секретаря), ведущего специалиста (секретаря), ведущего специалиста по работе с входящей/исходящей корреспонденцией. Определены их полномочия, права и обязанности, а также ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.