Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Статья 16. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Астраханской области

Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Астраханской области, обязаны обеспечить их сохранность.

Особо ценные и уникальные архивные документы находятся на особом режиме хранения и использования. На эти документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями системы архивного отдела администрации Астраханской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия Астраханской области обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов и учреждений системы архивного отдела администрации Астраханской области; разрабатывают и утверждают по согласованию с архивными органами нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб, ведомственных архивов.

Органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, учреждения, организации, предприятия Астраханской области не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек до утверждения архивными органами или учреждениями описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Астраханской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами или учреждениями.

Статья 17. Постоянное хранение документов Архивного фонда Астраханской области

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Астраханской области осуществляют:

а) государственный архив Астраханской области и центр хранения современной документации Астраханской области - архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратуры Астраханской области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Астраханской области; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории области и отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

б) государственные музеи и библиотеки - архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в государственную собственность Астраханской области на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.

Статья 18. Временное хранение документов Архивного фонда Астраханской области

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Астраханской области осуществляют органы государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственные и (или) муниципальные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах, которые они обеспечивают помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности документов.

Порядок временного хранения документов государственной части Архивного фонда Астраханской области и передача указанных документов на постоянное хранение в архивные учреждения устанавливаются Государственной архивной службой России:

а) архивных документов органов государственной власти и прокуратуры республики, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения в течение 15 лет;

б) архивных документов органов государственной власти и прокуратуры Астраханской области, прокуратур районов и городов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения в течение 10 лет;

в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства в течение 5 лет;

г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг в течение 75 лет;

д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных с участием Астраханской области предприятий, организаций смешанных форм собственности Астраханской области, в установленном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности, в течение 10 лет;

е) научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;

ж) конструкторской документации в течение 10 лет;

з) проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;

и) телеметрической документации в течение 5 лет;

к) кинодокументов, фотодокументов, и видеограмм не более 3 лет со времени изготовления;

л) фотодокументов в течение 3 лет;

м) документов на машинных носителях в течение 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения указанных документов могут быть изменены архивными органами и учреждениями системы архивного отдела администрации Астраханской области.

При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Астраханской области и местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, а также в случае изменения форм собственности этих учреждений, организаций и предприятий образовавшиеся в их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении федеральной, государственной собственности Астраханской области и (или) муниципальной собственности на указанные документы. При отсутствии правопреемника документы передаются в соответствующие архивные учреждения системы архивного отдела администрации Астраханской области. В целях сохранности документов и для решения вопроса их дальнейшего хранения в состав комиссий образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений системы архивного отдела администрации Астраханской области.

Государственные архивные учреждения, музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Астраханской области. Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда Астраханской области на временное, в том числе депозитарное хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и государственными архивными учреждениями, музеями и библиотеками.

Статья 19. Комплектование архивов, музеев и библиотек

Архивные учреждения системы архивного отдела администрации Астраханской области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий Астраханской области или приобретенными указанными архивными учреждениями, а также архивными документами других юридических и физических лиц, полученными на законном основании.

По истечении предельных сроков временного хранения, документы государственной части Архивного фонда Астраханской области в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Астраханской области.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры Астраханской области, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.

Комплектование государственных музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Астраханской области запрещается.

В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда Астраханской области государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднических организаций обязаны, не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи, сообщить о ней архивным органам и учреждениям системы архивного отдела администрации Астраханской области с указанием точного времени и места продажи.

Статья 20. Государственный учет документов Архивного фонда Астраханской области

Документы Архивного фонда Астраханской области независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Документы государственной части Архивного фонда Астраханской области учитываются в архивных органах и учреждениях системы архивного отдела администрации области, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

Органы государственной власти прокуратуры Астраханской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полную достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Астраханской области в соответствующие архивные органы и учреждения системы архивного отдела администрации области.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Астраханской области представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и учреждений системы архивного отдела администрации Астраханской области.

При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Астраханской области собственники информируют архивные органы и учреждения системы архивного отдела администрации Астраханской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.

Статья 21. Использование архивных документов

Документы государственной части Архивного фонда Астраханской области и справочный аппарат к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных учреждениях Астраханской области осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Астраханской области, находящихся на постоянном хранении в государственных музеях и библиотеках, на временном хранении в органах государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных и (или) муниципальных учреждениях, организациях, предприятиях, определяется ими по согласованию с соответствующими органами и учреждениями системы архивного отдела администрации Астраханской области.

Использование документов государственной части Архивного фонда Астраханской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.

Архивные учреждения Астраханской области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования в соответствии с установленным порядком.

Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Астраханской области, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской федерации, проводится архивными учреждениями Астраханской области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда Астраханской области, а также документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Астраханской области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследникам.

Юридические и физические лица имеют право получать архивные справки, заверенные копии архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях, государственных музеях и библиотеках, архивах государственных и (или) муниципальных учреждений, организаций и предприятий, или делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.

Юридические и физические лица несут ответственность за использование и сохранность архивных документов в установленном порядке. Юридические и физические лица могут обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий в порядке подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением в судебном порядке в соответствии с законодательством.