Приложение 4. Правила ведения документации по учету, использованию и хранению баз данных областного государственного имущества

Приложение 4
к Положению об учете
государственного имущества
Астраханской области
и ведении реестра
государственного имущества
Астраханской области

Правила
ведения документации по учету, использованию и хранению баз данных областного государственного имущества

1. Общие положения

1.1. Настоящие правила устанавливают единый на территории Астраханской области порядок ведения документации по учету областного государственного имущества. Учет областного государственного имущества осуществляет комитет имущественных отношений администрации области (далее - Комитет).

1.2. К документации по учету областного государственного имущества относятся:

- журнал заявлений на получение свидетельств о внесении в реестр областного государственного имущества (далее - журнал учета заявлений);

- карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении в реестр областного государственного имущества (далее - карточка учета бланков);

- журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр областного государственного имущества (далее - журнал учета свидетельств);

- журнал учета информации об областном государственном имуществе, предоставляемой заинтересованным лицам (далее - журнал учета информации);

- дела документов по учету областного государственного имущества, имеющегося у юридических лиц (далее - дела документов).

1.3. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельств осуществляется на бумажных носителях, которые хранятся в закрытом шкафу.

1.4. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информации осуществляется на магнитных носителях.

При ведении журналов на магнитных носителях должны быть обеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней; страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с передачей их в государственный архив области.

2. Ведение журнала учета заявлений на получение свидетельства о внесении в реестр областного государственного имущества

2.1. Журнал заявлений предназначен для внесения записей о заявлениях, поступающих в Комитет (форма прилагается).

2.2. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений указывается в графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в порядке поступления заявлений.

2.3. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления) заявления в Комитет.

2.4. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации заявления отделом учета государственной собственности Комитета.

2.5. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, а также количество листов карты учета, включающей перечень объектов недвижимости и копий документов, являющихся неотъемлемым приложением заявления.

2.6. В графе "Заявитель" указывается полное наименование юридического лица. В этой графе указываются фамилия, имя, отчество и телефон лица, непосредственно представившего заявление, почтовый адрес заявителя.

2.7. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате рассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства о внесении в реестр областного государственного имущества, отказ в его выдаче или отказ с присвоением объекту учета временного реестрового номера и даты его присвоения).

2.8. В графе "Примечание" делаются отметки о направлении извещений о приостановлении учета областного государственного имущества, письменной информации об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при учете и т.д.

3. Учет, использование и хранение бланков свидетельств о внесении в реестр областного государственного имущества

3.1. Бланк свидетельства о внесении в реестр областного имущества, изготовленный по форме, установленной постановлением главы администрации области от 10.12.99 N 439а, имеет порядковый номер, государственную степень защиты, является полиграфической продукцией и подлежит учету в Комитете.

3.2. Учет поступивших бланков ведется на бумажных носителях в карточке учета поступивших бланков свидетельства о внесении в реестр областного государственного имущества (далее - карточка) по следующей форме:

ГАРАНТ:

См. форму "Карточки" в редакторе MS-WORD

Карточка
учета поступивших бланков свидетельств о внесении в реестр областного государственного имущества

N п/п	Дата поступления	Кол-во бланков	Номера бланков	Примечание
1	2	3	4	5

     Лицо, ответственное за ведение карточки:

     С " " 200__г. по " " 200__г.                                 подпись

                                                                   Ф.И.О.

3.3. Учет выданных бланков ведется на бумажном носителе в журнале учета выданных свидетельств о внесении в реестр областного государственного имущества (далее - журнал) по прилагаемой форме (листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны).

3.4. Порядковый номер записи в журнале учета свидетельств указывается в графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в порядке выдачи свидетельств.

3.5. В графе "Номер бланка" указывается номер бланка свидетельства.

3.6. В графе "Свидетельство" проставляются реестровый номер, присвоенный организации, имеющей в пользовании областное государственное имущество, и дата оформления свидетельства присвоения реестрового номера.

3.7. В графе "Наименование юридического лица - получателя свидетельства" указываются для юридического лица его полное наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество, реквизиты документа, удостоверяющего личность.

3.8. В графе "Заказное письмо" указываются дата и номер отправленного заказного письма с бланком свидетельства.

3.9. В графе "Уведомление в получении" проставляются дата и номер вернувшегося уведомления о получении адресатом заказного письма.

3.10. В графе "Реквизиты доверенности" указываются дата, номер выданной доверенности, лицо, на которое выписана доверенность для получения свидетельства.

3.11. Председатель Комитета приказом назначает лиц, ответственных за ведение карточки и журнала.

3.12. Бланки используются только по прямому назначению для выдачи юридическим и физическим лицам, имеющим в пользовании областное государственное имущество, свидетельств о внесении в реестр областного государственного имущества (далее - свидетельства).

Юридическому или физическому лицу выдается одно свидетельство на все имеющееся у него в пользовании областное государственное имущество.

3.13. Юридическому или физическому лицу, имеющему в пользовании областное государственное имущество, свидетельство направляется заказным письмом (с уведомлением) или вручается лично уполномоченному на получение свидетельства юридическим лицом (по доверенности). При этом Комитет обязан оставить у себя копию свидетельства с копией номера бланка.

3.14. Текст свидетельства должен быть напечатан в компьютерном исполнении без подчисток, приписок и иных исправлений. В случае допущения указанных нарушений бланк должен быть уничтожен по акту с отметкой в графе 13 журнала учета выданных свидетельств о внесении в реестр областного государственного имущества.

3.15. Использование бланков отражается в отчете, который ежегодно до 15 января следующего за отчетным года направляется лицом, указанным в п. 1.4, на утверждение председателю Комитета.

Заказные письма с уведомлениями, доверенности на получение свидетельства, акты о проведенных проверках и уничтожении бланков, а также возвращенные с копиями оснований возврата свидетельства и их копии подшиваются в соответствующие дела постоянного срока хранения лицами, указанными в п. 1.4 настоящих правил.

3.16. Бланки и документы, указанные в п. 2.4 настоящих правил, хранятся в надежно запираемых шкафах.

3.17. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится не реже 1 раза в год комиссией, состав которой утверждается председателем Комитета. О проведенных проверках делаются отметки в журналах. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения председателя Комитета.

4. Ведение журнала учета информации об областном государственном имуществе, предоставляемой заинтересованным лицам

4.1. Журнал учета информации предназначен для учета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачи информации Комитетом (форма прилагается).

4.2. В графе "N п/п" - указывается порядковый номер поступившего запроса (заявления) о предоставлении информации.

4.3. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления запроса (заявления) в Комитет.

4.4. В графе "Входящий" проставляется дата и номер регистрации запроса (заявления) в Комитет.

4.5. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса.

4.6. В графе "Лицо, направившее запрос" указываются: для физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты; для юридического лица - его полное наименование, адрес, документы, подтверждающие регистрацию данного юридического лица.

4.7. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения, за которыми обратилось заинтересованное лицо, а также реестровые номера (в т.ч. временные) юридических лиц, в отношении имущества которых сделан запрос.

4.8. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящий номер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых.

4.9. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и подпись лица, непосредственно получившего выданный документ. В иных случаях указываются адрес лица, которому направлен документ, а также его фамилия и инициалы (для физических лиц) или наименование (для юридических лиц).

5. Ведение дел документов по учету областного имущества, имеющегося у юридических лиц

5.1. Дело (форма прилагается) открывается на каждое юридическое лицо, представившее заявление на получение свидетельства о внесении в реестр областного имущества. В дело помещаются все документы, поступающие для учета областного имущества, имеющегося в пользовании юридического или физического лица.

В дело также помещаются иные документы, предусмотренные Положением об учете государственного имущества Астраханской области и ведении реестра государственного имущества Астраханской области, утвержденного постановлением главы администрации области от 10.12.99 N 439а и пунктом 3 настоящих правил, копии писем о предоставлении информации об объектах учета, возвращенное с копией основания возврата свидетельство и другие документы, относящиеся к имеющемуся у юридического или физического лица (заявителя) областному имуществу.

5.2. Номер дела указывается на его титульном листе. На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес юридического или физического лица (заявителя).

5.3. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их поступления.

5.4. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которой для каждого документа указываются его порядковый номер в деле, количество листов.

5.5. При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе тома указывается порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в томе документам.

5.6. Дело закрывается в случае изменения формы собственности объекта учета или прекращения статуса юридического или физического лица либо его ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием реестровых номеров объектов учета, образованных с учетом прежнего объекта учета (его частей).

На титульных листах открытых или вновь открываемых дел в отношении объектов учета, образованных с учетом прежнего объекта учета (его частей), к номерам дел в скобках добавляются ссылки на временный реестровый номер ранее существовавшего объекта учета.

5.7. Закрытое дело сдается в государственный архив области.

ГАРАНТ:

См. форму "Журнала" в редакторе MS-WORD

Журнал
учета информации об областном имуществе, предоставляемой заинтересованным лицам

     начало                                               ___ ________ г.

     окончание                                            ___ ________ г.

     Лицо, ответственное за ведение журнала:

     с "__" ________ г. "__" ________ г.

     _____________________________ ФИО

                              Срок хранения:

                         постоянно ________ лист.

                                 На _____

                        ________

N п/п	Дата приема	Входящий		Запрос		Лицо, направившее запрос	Цель запроса	Краткое содержание запроса		Результат рассмотрения	Получатель
		Дата регистрации	Номер	Дата	Номер
								Сведения	Реестровый номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
	Итого:

ГАРАНТ:

См. форму "Журнала" в редакторе MS-WORD

Журнал
учета выданных бланков свидетельств о внесении в реестр областного имущества

     начало     ___ ________ г.

     окончание  ___ ________ г.

N п/п	Номер бланка	Свидетельство		Наименование юридического (физического) лица - получателя свидетельства	Заказное письмо		Уведомление в получении		Реквизиты доверенности	Примечания (отметки о проверках, уничтожении бланков и т.д.)
		реестровый N	дата присвоения реестр. N		Дата	N	(отметки о проверках, уничтожении бланков и т.д.)	N
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

     Лицо, ответственное за ведение журнала:

     С "__"_________ г. "__" _________ г. _______________________________

                                                       (ФИО)

                                                     На ___ лист

                                               Срок хранения: постоянно