Постановление Губернатора Астраханской области от 23 сентября 2003 г. N 453 "Об управлении делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области" (утратило силу)

Постановление Губернатора Астраханской области
от 23 сентября 2003 г. N 453
"Об управлении делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области"

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Астраханской области от 17 марта 2005 г. N 175 настоящее постановление признано утратившим силу

Во исполнение постановления Губернатора Астраханской области от 04.08.2003 N 359 "О формировании аппарата Губернатора Астраханской области" (в редакции постановления Губернатора области от 15.09.2003 N 429) постановляю:

1. Утвердить Положение и структуру управления делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области (прилагаются).

2. Считать утратившим силу постановление главы администрации области от 14.03.2001 N 128 "Об утверждении Положения, структуры и штатного расписания управления делопроизводства администрации области".

3. Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор области

А.П. Гужвин

Положение
об управлении делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области
(утв. постановлением Губернатора области от 23 сентября 2003 г. N 453)

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области (далее - управление) является структурным подразделением аппарата Губернатора Астраханской области (далее - аппарат).

Структура и штатная численность управления утверждаются постановлением Губернатора области.

1.2. Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами и иными нормативными актами Астраханской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и администрации области, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи управления

Основными задачами управления являются:

2.1. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в аппарате.

2.2. Обеспечение единого порядка подготовки документов в соответствии с ГСДОУ и ГОСТом 6-30.2003 на организационно-распорядительную документацию, организации работы с ними, функционирования информационно-поисковых систем.

2.3. Обеспечение качественного и своевременного выпуска правовых актов Губернатора и администрации области, своевременное доведение их до исполнителей.

2.4. Создание полнотекстовой базы правовых актов Губернатора и администрации области.

2.5. Обеспечение сохранности документов, их формирования в дела, передачи в Государственный архив Астраханской области.

2.6. Осуществление методического руководства по совершенствованию документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти, местного самоуправления области.

2.7. Обеспечение контроля за сроками исполнения документов в аппарате.

2.8. Организационно-техническое обеспечение заседаний администрации области, совещаний, проводимых Губернатором области.

3. Функции управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

3.1. Организация делопроизводства в аппарате, осуществление методического руководства по совершенствованию делопроизводства в органах государственной власти, органах местного самоуправления области.

3.2. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по вопросам совершенствования документационного обеспечения в аппарате, органах исполнительной власти, местного самоуправления.

3.3. Внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения деятельности аппарата на базе применения вычислительной и организационной техники.

3.4. Разработка сводной номенклатуры дел аппарата, формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов архива.

3.5. Осуществление своевременной регистрации документов, их экспедиционной обработки, доставки корреспонденции органам исполнительной власти области.

3.6. Редактирование проектов постановлений, распоряжений Губернатора и администрации области, других служебных документов.

3.7. Оперативное оформление и выпуск постановлений и распоряжений Губернатора и администрации области, доведение их до исполнителей.

3.8. Ведение полнотекстовой базы распорядительных документов Губернатора и администрации области.

3.9. Информационно-справочная работа по принятым распорядительным документам Губернатора и администрации области, входящей и исходящей корреспонденции.

3.10. Осуществление контроля:

- за правильностью оформления документов, представляемых на подпись Губернатору области;

- за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию области документов федеральных органов государственной власти, служебных писем;

- за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями аппарата дел, подлежащих передаче в архив.

3.11. Систематическое проведение анализа служебной переписки, принятых распорядительных документов Губернатора и администрации области, представление предложений по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Губернатора и администрации области.

3.12. Повышение квалификации работников управления, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата.

3.13. Разработка и изготовление бланков Губернатора, администрации области, аппарата.

3.14. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.15. Издательская деятельность - выпуск периодического издания "Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области", справочно-методических материалов, телефонных справочников.

3.16. Организационно-техническое обеспечение проведения заседаний администрации области, совещаний, проводимых Губернатором области.

3.17. При осуществлении своих функций управление:

- взаимодействует со структурными подразделениями аппарата, секретариатом Губернатора, секретариатами, приемными заместителей главы администрации области по вопросам организации и совершенствования делопроизводства, организационно-технического обеспечения совещаний, иных мероприятий, проводимых Губернатором, администрацией области;

- совместно с управлением делами Губернатора Астраханской области, управлением информационных ресурсов аппарата обеспечивает оснащение рабочих мест в управлении, секретариате Губернатора, секретариатах, приемных заместителей главы администрации области необходимой компьютерной и другой техникой;

- совместно с управлением государственной службы и кадров аппарата организует учебу государственных и муниципальных служащих по вопросам делопроизводства.

4. Права управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления области материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на управление; требовать своевременного представления всех необходимых материалов к заседаниям администрации области, совещаниям, встречам и другим мероприятиям, проводимым Губернатором и администрацией области.

4.2. Осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата.

4.3. Возвращать исполнителям в структурные подразделения аппарата, органы исполнительной власти и органы местного самоуправления для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил.

4.4. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления.

4.5. Пользоваться круглыми (негербовыми) печатями и штампами, негербовым бланком управления.

5. Организация деятельности управления

5.1. Управление делопроизводства возглавляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности Губернатором области.

Начальник управления без доверенности осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления.

Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по его представлению руководителем аппарата.

Заместитель начальника управления руководит порученными ему участками работы, выполняет другие функции по поручению начальника управления.

Начальники отделов, заведующие секторами, специалисты и другие работники управления назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем аппарата по представлению начальника управления.

5.2. Начальник управления:

- несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на управление, самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами;

- подготавливает предложения, подписывает и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью управления;

- вносит предложения о назначениях работников управления, утверждает положения об отделах, секторах и должностные инструкции работников управления;

- вносит предложения по улучшению условий труда работников управления, их поощрению и наложению на них дисциплинарных взысканий.

Структура
управления делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области
(утв. постановлением Губернатора области от 23 сентября 2003 г. N 453)

                                /--------------------------\

              /-----------------|        Начальник         |------------------\

              |                 |        управления        |                  |

              |                 \--------------------------/                  |

              |                                |         |                    |

/---------------------------\                  |         |        /----------------------\

|           Отдел           |                  |         |        |        Отдел         |

|     распорядительных      |                  |         |        |      служебной       |

|        документов         |                  |         |        |   корреспонденции    |

|          12 ед.           |                  |         |        |   (канцелярия)  7 ед.|

\---------------------------/                  |         |        \----------------------/

          /-----------\  /------------\        |         |    /--------------\

          |  Сектор   |  |   Сектор   |   /----------\   |    |    Сектор    |

          |редактиро- |  |автоматизи- |   |  Архив   |   \----|копировально- |

          |   вания   |  |  рованной  |   |  1 ед.   |        | множительных |

          |   3 ед.   |  |подготовки и|   |          |        | работ 5 ед.  |

          |           |  |   учета    |   \----------/        \--------------/

          |           |  | документов |

          \-----------/  |   8 ед.    |

                         \------------/