Постановление Губернатора Астраханской области от 9 декабря 2003 г. N 570 "Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области" (утратило силу)

Постановление Губернатора Астраханской области
от 9 декабря 2003 г. N 570
"Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области"

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Астраханской области от 4 мая 2005 г. N 309 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора и администрации Астраханской области, в соответствии с постановлением Губернатора Астраханской области от 16.09.2003 N 442 "О Регламенте администрации Астраханской области" и в связи с введением ГОСТа 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области (прилагается).

2. Рекомендовать органам исполнительной власти области разработать инструкции по делопроизводству в соответствии с ГОСТом 6.30-2003 и регламентами Губернатора Астраханской области и администрации Астраханской области.

3. Признать утратившим силу постановление главы администрации Астраханской области от 30.06.98 N 272 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству".

4. Постановление вступает в силу со дня подписания.

Губернатор области

А.П. Гужвин

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области
(утв. постановлением Губернатора Астраханской области от 9 декабря 2003 г. N 570)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) определяет единую систему делопроизводства и организации работы с документами в аппарате Губернатора Астраханской области (далее - аппарат) в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора области и администрации области.

Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68, ГОСТом 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Уставом Астраханской области, законами Астраханской области, с учетом опыта организации делопроизводства в аппарате.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в аппарате, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате осуществляются управлением делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области (далее - управление делопроизводства аппарата).

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора Астраханской области (далее - структурное подразделение) возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляет определенный руководителем работник.

1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных служащих аппарата (далее - работники аппарата).

Работники аппарата ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.6. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется только пресс-секретарем Губернатора области.

В иных случаях в связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) органам государственной власти и организациям допускается с разрешения руководителя аппарата и начальника управления делопроизводства аппарата.

1.7. При работе с документами в аппарате не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.8. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.

1.10. В случае утраты документов руководитель структурного подразделения, органа исполнительной власти Астраханской области, помощник заместителя главы администрации области, курирующего данное структурное подразделение или орган исполнительной власти, обязаны проинформировать начальника управления делопроизводства и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю аппарата.

1.11. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой аппарата, регламентами Губернатора Астраханской области и администрации Астраханской области, Инструкцией по делопроизводству в аппарате, положением о структурном подразделении и соответствующими должностными инструкциями.

1.12. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" установлен специальными инструкциями.

2. Документация в аппарате Губернатора Астраханской области

2.1. Деятельность Губернатора Астраханской области и администрации Астраханской области (далее - Губернатора, администрации) обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.

В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Губернатора). Администрация по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения администрации Астраханской области (далее - постановления и распоряжения администрации).

2.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора и администрации нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянные или многократные действия.

Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений, органов исполнительной власти Астраханской области (далее - органы исполнительной власти).

В форме распоряжений принимаются решения Губернатора и администрации по оперативным, организационным, кадровым вопросам и награждению.

2.3. Руководитель аппарата издает приказы по аппарату, в том числе о назначении на должность и освобождении от должности.

3. Общие требования к составлению и оформлению документов

3.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов.

Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТа 6.30-2003.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.

3.2. Обязательными реквизитами всех документов являются: наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа, номер, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.3. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (требования к бланкам, пункты 12.1 - 12.6) (приложения 1 - 11).

3.4. Вид документа.

Наименование должно быть на каждом виде документа, кроме письма. Оно обуславливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).

3.5. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к любому документу формата А4 () независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на формате А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах.

3.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну единую дату.

Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата подписания, если иное не указано в самом документе.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 5 января 2003 года следует оформлять 05.01.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 1 марта 2003 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).

3.7. Адресование документа.

3.7.1. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                Министерство юстиции

                                                Российской Федерации

                                                Управление систематизации

                                                законодательства

3.7.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:

                                              Департамент здравоохранения

                                              Астраханской области

                                              Начальнику департамента

                                              А.Е. Гаврилову

или

                                              Начальнику департамента

                                              здравоохранения

                                              Астраханской области

                                              А.Е. Гаврилову

3.7.3. Если документ отправляют в несколько органов государственной власти, местного самоуправления, однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного органа государственной власти, то их следует указать обобщенно, например:

                                                Руководителям органов

                                                местного самоуправления

                                                городов и районов области

3.7.4. В состав реквизита "адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам.

3.7.5. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                               Государственное учреждение

                                                           "Всероссийский

                                                 научно-исследовательский

                                                институт документоведения

                                                        и архивного дела"

                                                  ул. Профсоюзная, д. 12,

                                                           Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например:

Петрову И.А.

ул. С. Здоровцева, д. 10, кв. 15

г. Астрахань, 414040

3.8. Текст документа.

3.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и администрации, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.

3.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания.

3.8.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3, 5.4.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

3.8.4. Особенностью языка служебного документа является:

замена сложных предложений простыми;

использование прямого порядка слов в предложении;

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы, например: "утвердить", "назначить", "обязать", "рекомендовать", "отменить", "выделить" и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

3.8.5. В постановлениях Губернатора текст излагается от первого лица единственного числа (Постановляю).

В постановлениях администрации текст излагается от третьего лица единственного числа (администрация Астраханской области Постановляет).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановили", "решили", "приказываем").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности государственных органов власти, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация Астраханской области не возражает", "управление считает возможным").

3.9. Приложения к документам.

Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

     Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

     Приложения: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

                 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в

                 2 экз.

При наличии приложений в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер, например:

                                                     Приложение N 2

                                                     к постановлению

                                                     Губернатора

                                                     Астраханской области

                                                     от 05.06.2003 N 319

                                                     Приложение N 3

                                                     к постановлению

                                                     администрации

                                                     Астраханской области

                                                     от 10.11.2003 N 3/7

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

     Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

     Приложение: брошюра в 3 экз.

3.10. Согласование документа.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в аппарате, его структурных подразделениях, так и вне его.

Внутреннее согласование проекта распорядительного документа оформляется в виде визы.

3.10.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например:

     Начальник департамента

     культуры Астраханской

     области                         (личная подпись)      Н.С. Терещенко

     03.10.2003

3.10.2. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа распорядительного документа.

Служебные письма и другие отправляемые документы визируются на копиях, остающихся в аппарате, на лицевой стороне последнего листа.

3.10.3. Внешнее согласование.

Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами), полное наименование должности и название органа исполнительной власти, организации, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель главы

     администрации

     Астраханской области

     (личная подпись) И.В. Родненко

     02.06.2003

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания

     коллегии департамента

     культуры Астраханской

     области

     от 23.09.2003 N 7

или

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Государственной

     архивной службы России

     от 18.05.2003 N 02-4/59

3.10.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственной власти, организаций, то согласование может быть на отдельном листе согласования, на документе делается запись "Лист согласования прилагается".

3.11. Подписание документа.

Подпись - обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает Губернатор, в его отсутствие - первый заместитель главы администрации области или один из заместителей, исполняющий обязанности Губернатора.

3.11.1. Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы государственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие - первый заместитель главы администрации или один из заместителей, исполняющий обязанности Губернатора.

Заместители главы администрации подписывают документы, направляемые в министерства и ведомства, а также в подведомственные и другие организации в соответствии с их компетенцией.

3.11.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем (руководителем структурного подразделения), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

3.11.3. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

     Начальник департамента

     по физической культуре и спорту

     Астраханской  области           (личная подпись)        В.П. Макаров

или

     Начальник департамента          (личная подпись)        В.П. Макаров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами)

     Управляющий делами              (личная подпись)      В.Е. Турченков

     Главный бухгалтер               (личная подпись)      Г.В. Гордеева

3.11.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

     Губернатор                             Председатель Государственной

     Астраханской области                   Думы Астраханской области

     (личная подпись) А.П. Гужвин          (личная подпись) П.П. Анисимов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 Председатель комиссии               (личная подпись)       Н.П. Веселов

 Члены комиссии:                     (личная подпись)       С.М. Куликов

                                     (личная подпись)       К.Н. Артемьев

                                     (личная подпись)       С.Н. Матвеев

3.11.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.

3.12. Утверждение документа.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг государственных органов власти, организаций, должностных лиц.

3.12.1. Утверждение производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

3.12.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

3.12.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово Утверждаю, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утверждающего документ, дата утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова Утверждено и Утверждаю печатаются прописными буквами:

                                              Утверждаю

                                              Первый заместитель

                                              главы администрации

                                              Астраханской области

                                             (личная подпись) А.А. Жилкин

                                              18.03.2002

3.12.4. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова Утвержден (Утверждены, Утверждена, Утверждено), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                     Утвержден

                                                     постановлением

                                                     Губернатора

                                                     Астраханской области

                                                     от 31.01.2003 N 40

3.13. Резолюция.

3.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документе Губернатором, заместителями главы администрации, руководителями органов исполнительной власти и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                              Родненко И.В.

                         Прошу подготовить проект

                       постановления к 05.05.2003.

                       (личная подпись) А.П. Гужвин

                                        10.04.2003

3.13.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном месте между адресатом и текстом документа или на специальных карточках-поручениях.

Резолюция по выполнению указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации ставится только на специальных карточках-поручениях.

3.13.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указывается ответственный исполнитель. Если нет таких указаний, то должностное лицо, названное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа.

4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений
Губернатора Астраханской области

4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора производится структурными подразделениями, органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Регламентом Губернатора и требованиями настоящей Инструкции.

4.2. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора вносятся и готовятся соответствующими структурными подразделениями, органами исполнительной власти.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора во изменение или дополнение к ранее принятым готовятся и вносятся соответствующими структурными подразделениями, органами исполнительной власти, внесшими основной документ. Исключение составляет поручение Губернатора другому исполнителю.

4.3. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений Губернатора, их соответствие действующему законодательству, настоящей Инструкции несут руководители структурных подразделений, органов исполнительной власти, которые вносят эти документы, помощники заместителей главы администрации области, курирующих данные структурные подразделения, органы исполнительной власти.

4.4. Если при подготовке проекта правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу.

4.5. Внесение изменений и дополнений в нормативные акты облисполкома не допускается. В этом случае для решения вопросов разрабатываются соответствующие проекты постановлений и распоряжений Губернатора или администрации, а решения облисполкома признаются утратившими силу.

Изменения в постановление Губернатора вносятся постановлением Губернатора, а в распоряжение Губернатора - распоряжением или постановлением Губернатора.

4.6. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора должны проходить согласование с заинтересованными структурными подразделениями, органами исполнительной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями.

Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора оформляется визой, включающей личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии), и дату.

Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к ним визируются исполнителем - руководителем и юристом органа исполнительной власти, структурного подразделения, внесшего проект.

Визы руководителей проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части и в карточке согласования проекта постановления, распоряжения (приложение 16). Допускается полистное визирование проекта документа.

4.7. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора должны проходить правовую экспертизу в государственно-правовом управлении аппарата, визироваться начальником этого управления или его заместителем.

4.8. При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящий проект для внесения Губернатору, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются протокол проведенного обсуждения, перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями.

Отказ в согласовании по конкретным пунктам проекта не препятствует его дальнейшему рассмотрению.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его сути.

Приложения к постановлениям и распоряжениям обязательно визируются руководителем и юристом подразделения, готовившего проект документа, государственно-правовым управлением аппарата, руководителем аппарата, редактором управления делопроизводства аппарата.

4.9. После правовой экспертизы проект постановления, распоряжения вместе с дискетой передается исполнителем на редактирование в отдел распорядительных документов управления делопроизводства аппарата, визируется редактором.

Проект правового акта на бумажном носителе должен полностью соответствовать электронному варианту. Ответственность за соответствие бумажного носителя и электронного варианта возлагается на разработчика проекта.

После визы редактора проект сдается в соответствующую приемную, визируется заместителем главы администрации, координирующим деятельность структурного подразделения, органа исполнительной власти, внесшего проект документа.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора при наличии замечаний заместителя главы администрации, координирующего деятельность вышеназванных структурных подразделений, органов исполнительной власти, до их устранения не вносятся на подпись Губернатору.

Подготовленный (согласованный) документ передается работниками соответствующей приемной (секретариата) в секретариат Губернатора, визируется руководителем аппарата и передается на подпись Губернатору.

4.10. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора печатаются на бланках установленной формы. В проектах распорядительных документов употребляются полные официальные наименования органов исполнительной власти и иных организаций. Постановления и распоряжения Губернатора должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Текст может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", оно печатается прописными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернатора печатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласно требованиям, изложенным в п. 3.9 настоящей Инструкции. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов: "Губернатор Астраханской области", инициалов и фамилии Губернатора. Слова "Губернатор Астраханской области" печатаются в одну строку от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Губернатора печатаются от правой границы текстового поля.

4.11. Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителем аппарата должностным лицам, внесшим данные проекты.

4.12. К тексту проекта правового акта обязательно должна быть приложена пояснительная записка за подписью руководителя органа исполнительной власти, структурного подразделения, внесшего проект документа (приложение 17). К проекту обязательно прикладывается документ (служебная записка, письмо) с письменной резолюцией Губернатора, исполняющего обязанности Губернатора, содержащей поручение о подготовке проекта постановления или распоряжения. В случае подготовки проекта по поручению, данному на совещании, к проекту прикладывается протокол совещания или выписка из него с точной формулировкой поручения. Ссылка на устное поручение Губернатора производится в пояснительной записке с указанием даты, когда оно было дано.

К проектам правовых актов о выделении денежных средств прикладываются смета расходов и все документы, подтверждающие необходимость выделения средств, полное обоснование производимых затрат.

4.13. Постановления и распоряжения Губернатора подписываются Губернатором, а в его отсутствие - первым заместителем главы администрации или одним из заместителей, исполняющим обязанности Губернатора.

4.14. Доработка проектов постановлений, распоряжений, не подписанных Губернатором, возлагается на структурное подразделение, орган исполнительной власти, готовившие данный проект.

4.15. Подписанные Губернатором постановления и распоряжения передаются секретариатом Губернатора в управление делопроизводства аппарата для их оформления и выпуска.

Постановления и распоряжения датируются днем подписания их Губернатором. Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления делопроизводства аппарата отдельно с начала и до конца года. Постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые номера с буквой "р", например: N 532-р.

Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст) вносятся в электронную базу.

4.16. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки из них направляются управлением делопроизводства аппарата адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток.

Копии принятых постановлений и распоряжений Губернатора удостоверяются печатью управления делопроизводства аппарата.

4.17. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства аппарата для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив управления.

Правовые акты Губернатора области, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым рассылались ранее принятые документы.

Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора осуществляется по заявке структурного подразделения, органа исполнительной власти - исполнителя, либо по указанию руководителя аппарата, начальника управления делопроизводства аппарата, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию руководителя аппарата.

5. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений администрации Астраханской области

5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации Астраханской области производится структурными подразделениями, органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Регламентом администрации Астраханской области и требованиями настоящей Инструкции.

5.2. Проекты постановлений и распоряжений администрации вносятся членами администрации, руководителями органов исполнительной власти.

5.3. Проекты постановлений и распоряжений администрации вносятся на рассмотрение администрации при наличии следующих материалов: пояснительной записки, содержащей основание внесения проекта, необходимых расчетов, финансово-экономического обоснования, прогноза социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений, сведений о согласовании проекта.

Пояснительная записка, проект представленного правового акта подписываются (визируются) членом администрации, руководителем и юристом органа исполнительной власти, внесшего проект.

5.4. Проекты постановлений и распоряжений администрации, по которым требуется решение администрации, до их внесения в администрацию подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями; правовой экспертизе в государственно-правовом управлении аппарата.

5.5. Поступившие на согласование проекты правовых актов визируются руководителями указанных органов и организаций или уполномоченными ими заместителями (виза включает наименование должности, фамилию, инициалы, подпись, дату). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа и на карточке согласования (приложение 18).

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

5.6. Если подготавливаемый проект постановления, распоряжения администрации влечет за собой изменения или дополнения других актов администрации, эти изменения или дополнения включаются в проект отдельного акта.

Изменения и дополнения, вносимые в правовой акт администрации, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ. Изменения и дополнения в правовой акт вносятся органом, готовившим основной документ.

5.7. Проекты всех правовых актов после их согласования с заинтересованными органами и организациями представляются на правовую экспертизу в государственно-правовое управление аппарата, визируются начальником этого управления или его заместителем.

5.8. После правовой экспертизы проекты постановлений и распоряжений на бумажном носителе и в электронном виде представляются в управление делопроизводства аппарата на редактирование, визируются редактором.

Разработчик проекта несет ответственность за соответствие бумажной и электронной версий проекта документа.

5.9. После визы редактора проект сдается разработчиком в соответствующую приемную, визируется заместителем главы администрации, координирующим деятельность органа исполнительной власти, внесшего проект документа.

5.10. Проекты постановлений и распоряжений администрации, подготовленные с отступлением от установленных Регламентом и настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку.

5.11. Проекты постановлений и распоряжений администрации оформляются на гербовых бланках установленной формы. В проектах документов употребляются полные официальные наименования органов государственной власти и иных организаций. Заголовок, текст, подпись, приложения к постановлениям и распоряжениям администрации оформляются аналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряжений Губернатора (см. п. 4.10). Преамбула в проектах постановлений администрации завершается словами "администрация Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", последнее слово печатается прописными буквами.

5.12. Подготовленные документы для рассмотрения на заседании администрации передаются исполнителем в управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата для включения в повестку дня и формирования материалов заседания.

5.13. Поправки, внесенные непосредственно в ходе обсуждения проекта постановления и распоряжения администрации, обобщает и изучает разработчик, который подготовил данный проект для рассмотрения на заседании администрации.

Если срок доработки проекта постановления специально не оговаривается на заседании администрации, то он составляет 5 рабочих дней.

Доработанный проект постановления, распоряжения администрации визируется руководителем органа исполнительной власти, внесшего проект документа, и сдается руководителю аппарата для визирования и подписания Губернатором.

5.14. Постановления и распоряжения администрации могут приниматься без рассмотрения на заседании администрации (в рабочем порядке) в случаях, требующих безотлагательного решения администрации и не вызывающих при этом особой необходимости коллегиального обсуждения вопроса.

Подготовленные проекты документов для рассмотрения в рабочем порядке сдаются руководителю аппарата.

Согласование проекта правового акта с членами администрации осуществляет приемная руководителя аппарата.

5.15. Принятые в рабочем порядке правовые акты администрации после подписания Губернатором включаются в протокол очередного заседания администрации.

5.16. После подписания Губернатором проектов постановлений и распоряжений администрации руководитель аппарата передает их в управление делопроизводства аппарата для регистрации и выпуска.

Постановления и распоряжения администрации датируются днем подписания (принятые в рабочем порядке) или днем заседания администрации (принятые на заседании администрации). Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления делопроизводства аппарата отдельно. Постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера.

Постановлениям (распоряжениям) администрации присваиваются номера, проставляемые через косую черту, например 1/25, где первая цифра означает номер протокола заседания администрации, а вторая - порядковый номер постановления (распоряжения) от начала года.

К регистрационным номерам распоряжений администрации добавляется буква "р", например: N 5/54-р.

Данные о документе (его номер, дата, наименование, текст) вносятся в электронную базу.

5.17. Изданные постановления и распоряжения (копии), выписки из них направляются управлением делопроизводства аппарата адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток.

Копии принятых постановлений и распоряжений администрации удостоверяются печатью управления делопроизводства аппарата.

5.18. Подлинники постановлений и распоряжений администрации остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства аппарата для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив управления.

6. Подготовка проектов законов Астраханской области и постановлений Государственной Думы Астраханской области

6.1. Разработка проектов законов Астраханской области, постановлений Государственной Думы Астраханской области, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную Думу Астраханской области.

6.1.1. Разработка проектов законов Астраханской области и постановлений Государственной Думы Астраханской области (далее - проект), вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором на рассмотрение Государственной Думы Астраханской области (далее - Государственной Думы области), осуществляется структурными подразделениями и органами исполнительной власти, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

6.1.2. Координацию работ, связанных с подготовкой проектов, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Государственную Думу области, осуществляет государственно-правовое управление аппарата.

6.1.3. Разработка и согласование проектов в структурных подразделениях, органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с порядком, утверждаемым Регламентом Губернатора и настоящей Инструкцией.

6.1.4. Разработчик проекта в соответствии со статьей 59 Регламента Государственной Думы Астраханской области представляет в государственно-правовое управление аппарата следующие документы:

- текст проекта;

- пояснительную записку к проекту с обоснованием необходимости его принятия, включающую характеристику проекта, его цели и основные положения, а также прогноз социально-экономических и иных последствий после вступления нормативного правового акта в силу;

- финансово-экономическое обоснование;

- перечень законов и иных нормативных правовых актов, которые необходимо отменить, изменить или дополнить в связи с принятием данного нормативного правового акта, а также предложения о разработке нормативных правовых актов, необходимых для реализации данного нормативного правового акта области;

- заключение экспертизы (в случаях, предусмотренных действующим законодательством).

Объем дополнительной информации, представляемой с проектом, необходимой для проведения правовой экспертизы, определяется государственно-правовым управлением аппарата.

6.1.5. Проект представляется в двух экземплярах с сопроводительным письмом в двух экземплярах, оформленным на гербовом бланке Губернатора области, с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрение Государственной Думы Астраханской области. Второй экземпляр письма визируется руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения, разработавшего проект.

При внесении проекта в Государственную Думу Астраханской области в сопроводительном письме указывается назначенный представитель по данному проекту.

К проекту прилагается карточка согласования установленного образца с визами заинтересованных лиц (приложение 19).

6.1.6. В органах исполнительной власти и структурных подразделениях аппарата проект находится на согласовании не более 10 дней.

6.1.7. Руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения аппарата, в его отсутствие - заместитель, а также юрист ставят визу на карточке согласования и на лицевой стороне последней страницы проекта.

Все замечания и предложения по проекту оформляются в письменном виде за подписью руководителя и прилагаются к проекту.

6.1.8. После согласования с курирующим заместителем главы администрации области и со всеми заинтересованными лицами проект поступает в государственно-правовое управление аппарата для проведения правовой экспертизы.

Правовая экспертиза проводится в течение 21 календарного дня.

Замечания, дополнения и поправки оформляются в письменном виде за подписью начальника государственно-правового управления аппарата, в его отсутствие - заместителя, после чего проект возвращается разработчику.

6.1.9. После проведения правовой экспертизы проект визируется работниками отдела государственно-правовой политики и взаимодействия с Государственной Думой Астраханской области государственно-правового управления аппарата, а затем начальником управления, в его отсутствие - заместителем.

6.1.10. Проект направляется государственно-правовым управлением аппарата полномочному представителю Губернатора области в Государственной Думе Астраханской области на визирование.

6.1.11. Подготовленный проект передается на рассмотрение Губернатору области для внесения его в порядке законодательной инициативы в Государственную Думу области.

6.1.12. После рассмотрения проекта Губернатором, подписания сопроводительного письма и регистрации письма в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата проект направляется государственно-правовым управлением аппарата в Государственную Думу области. Копии направленных документов остаются в государственно-правовом управлении аппарата.

6.2. Рассмотрение законопроектов, подготовленных Государственной Думой Астраханской области и направленных Губернатору на заключение.

6.2.1. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства аппарата регистрирует законопроект и в этот же день направляет его в государственно-правовое управление аппарата.

6.2.2. Государственно-правовое управление аппарата подготавливает проект поручения соответствующим структурным подразделениям, органам исполнительной власти о подготовке заключения на представленный законопроект, подписывает его у руководителя аппарата.

6.2.3. Законопроект с резолюцией руководителя аппарата направляется государственно-правовым управлением аппарата исполнителю.

6.2.4. В течение 14 дней со дня поступления законопроекта структурное подразделение, орган исполнительной власти подготавливает проект заключения за подписью Губернатора или исполняющего его обязанности первого заместителя, заместителя главы администрации и сдает его вместе с законопроектом в государственно-правовое управление аппарата.

6.2.5. Государственно-правовое управление аппарата после визирования проекта заключения начальником управления или его заместителем передает проект в секретариат Губернатора.

6.2.6. Подписанное Губернатором заключение на законопроект регистрируется в канцелярии и в этот же день направляется государственно-правовым управлением аппарата в Государственную Думу области. Копии заключений и законопроекты передаются канцелярией в государственно-правовое управление аппарата.

6.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области.

6.3.1. Принятые законы Астраханской области, направляемые Государственной Думой области на подпись Губернатору области, передаются в государственно-правовое управление аппарата.

6.3.2. Государственно-правовое управление аппарата направляет представленный закон Астраханской области полномочному представителю Губернатора области в Государственной Думе области.

6.3.3. Полномочный представитель Губернатора области в Государственной Думе области вносит предложения о подписании или отклонении закона Астраханской области.

6.3.4. После подписания Губернатором области закона Астраханской области полномочный представитель Губернатора области в Государственной Думе области передает его в государственно-правовое управление аппарата.

6.3.5. Подписанный Губернатором области закон Астраханской области возвращается государственно-правовым управлением аппарата в Государственную Думу области для регистрации и оформления.

6.3.6. Оформленный закон Астраханской области представляется в государственно-правовое управление аппарата в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в государственно-правовом управлении аппарата, второй экземпляр с сопроводительным письмом, подготовленным государственно-правовым управлением аппарата, направляется для опубликования в средствах массовой информации.

7. Подготовка и оформление договоров (соглашений)

7.1. Подготовку проектов договоров (соглашений) осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области в соответствии с порядком, установленным Регламентом администрации и требованиями настоящей Инструкции.

7.2. Проекты договоров (соглашений) должны сопровождаться пояснительной запиской с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий.

7.3. Проекты договоров (соглашений) должны пройти согласование во всех органах исполнительной власти, различных организациях, заинтересованных в решении поставленных задач, правовую экспертизу в государственно-правовом управлении аппарата. В органах исполнительной власти, организациях проекты согласовываются (рассматриваются) не более трех дней.

Согласование проектов оформляется визой, включающей наименование должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии) и дату.

Визы руководителей органов исполнительной власти проставляются на карточке согласования проекта договора (приложение 20) и на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта (экземпляр администрации).

7.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания по проекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту договора (соглашения) с обязательным проставлением визы и указанием даты.

7.5. Договоры (соглашения) оформляются на чистых белых листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) в нескольких экземплярах, по одному для каждой стороны. При оформлении используются реквизиты: вид документа, номер, дата, наименование, текст, подписи должностных лиц и гербовые печати каждой из сторон.

7.6. После подписания договора (соглашения) в секретариате Губернатора ему присваиваются номер и дата. В случае подписания договора (соглашения) только одной стороной орган исполнительной власти, готовивший проект, направляет документы на подписание другой стороне и отслеживает дальнейшую процедуру подписания вплоть до поступления подписанных договоров (соглашений) в секретариат Губернатора. Датой договора является дата совместного подписания или самая поздняя дата подписания одной из сторон. Номер договора проставляется через косую черту и состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших договор.

7.7. Подписанные договоры (соглашения) вносятся в реестры договоров (соглашений), которые ведутся по месту хранения.

7.8. Копии договоров (соглашений) передаются секретариатом Губернатора в управление делопроизводства аппарата для направления адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.

Адресатами обязательной рассылки являются: государственно-правовое управление аппарата, управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата, департамент по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций Астраханской области.

8. Подготовка и оформление служебных писем, телеграмм, протоколов

8.1. Служебные письма готовятся работниками структурных подразделений, органов исполнительной власти, оформляются на бланках.

Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовом бланке Губернатора Астраханской области (приложение 1).

Служебные письма за подписью первого заместителя главы администрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение 2). Служебные письма за подписью заместителей главы администрации оформляются на гербовом бланке администрации области (приложение 3).

Служебные письма за подписью руководителя аппарата оформляются на гербовом должностном бланке (приложение 7), за подписью заместителей руководителя аппарата - на гербовом бланке аппарата (приложение 6).

Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках (негербовых) структурных подразделений (приложение 12).

8.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятся исполнителем в двух экземплярах, должны быть завизированы руководителем соответствующего структурного подразделения, органа исполнительной власти, курирующим заместителем главы администрации, руководителем аппарата. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма.

В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываются инициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения, органа исполнительной власти), например:

     Н.И. Кузнецов

     22-34-16

Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат Губернатора.

8.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр (копия) - в секретариат Губернатора.

8.4. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка - тчк

запятая - зпт

двоеточие - двтч

кавычки - квч

Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер),

- (минус), + (плюс), % (процент) и др.

Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия, имя, отчество получателя. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц, визируется руководителем структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти, в котором была составлена телеграмма, курирующим заместителем главы администрации.

Тексты телеграмм подписываются Губернатором или заместителями главы администрации, заверяются печатью отдела служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата и передаются в почтовое отделение. Второй экземпляр телеграммы остается в отделе.

8.5. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Решили.

В зависимости от поставленной задачи протокол может быть кратким и полным, с изложением текстов выступлений. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется положением об этих коллегиальных органах.

9. Организация документооборота

9.1. Корреспонденция, поступившая Губернатору, в администрацию, принимается и учитывается централизованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными и передается в канцелярию. При поступлении корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

9.1.1. При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее доставки, соответствие содержимого указанному на конверте, целостность конвертов и другой упаковки. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются в канцелярии управления делопроизводства аппарата.

9.1.2. При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа его отправителю документы возвращаются с соответствующим сопроводительным письмом.

9.1.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по почтовому штемпелю можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

9.1.4. При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в качестве оправдательных документов к расходам по оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

9.1.5. Все входящие документы сортируются:

- служебные документы - по секретариату Губернатора, секретариатам, приемным заместителей главы администрации, руководителя аппарата и структурным подразделениям;

- письма, заявления и жалобы граждан - для передачи их в управление по работе с обращениями граждан аппарата.

9.2. Порядок регистрации поступающих документов.

9.2.1. Поступившие в администрацию документы подлежат регистрации в день их поступления. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение 13).

9.2.2. На каждом поступившем документе проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, за исключением поздравительных писем и телеграмм, пригласительных билетов и других документов, необходимость регистрации которых определяется управлением делопроизводства аппарата. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Проставленная дата поступления документа не является ее регистрацией.

Поступившие в администрацию письма и телеграммы учреждений, организаций и предприятий (служебные документы) регистрируются централизованно в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата на ПЭВМ.

На регистрационном штампе служебного документа ставится порядковый входящий номер. Он состоит из индекса приемной и порядкового номера в пределах года.

9.2.3. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка (приложение 14), в которую вносятся сведения о корреспонденте, от которого поступил документ, его исходящий номер, дата, фамилия лица, подписавшего документ, количество листов документа и приложений к нему. В карточке фиксируется краткое содержание документа, указывается, кому документ адресован, дата передачи документа по назначению и другие необходимые данные.

9.2.4. После регистрации документы направляются в соответствующие секретариаты, приемные Губернатора и заместителей главы администрации с учетом распределения между ними обязанностей. Федеральные законы, постановления Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации направляются Губернатору, а в его отсутствие - заместителю, исполняющему обязанности Губернатора.

Документы, поступившие из Аппарата Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также с пометкой "срочно", передаются по назначению незамедлительно.

Ошибочно направленные в подразделения документы немедленно возвращаются в отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата.

9.2.5. Электронная регистрационная карточка на документ, созданная в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата, по каналам телекоммуникационной сети пересылается в соответствующий секретариат, приемную, структурное подразделение аппарата, орган исполнительной власти, в которые направляется данный документ. В секретариатах, приемных, структурных подразделениях полученный документ повторно не регистрируется, а в указанную карточку вносится дополнительная информация, отражающая ход работы с этим документом в подразделении. В органах исполнительной власти на полученной электронной регистрационной карточке дополнительно ставятся регистрационный номер и дата поступления этого документа.

9.2.6. Резолюции (поручения) руководителей, рассмотревших документы, оформляются на специальном бланке или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте.

Резолюции по выполнению нормативных актов федеральных органов государственной власти оформляются исключительно на бланках.

В резолюции дается указание по исполнению документа, определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, как правило, указывается срок исполнения.

9.2.7. Резолюция (поручение) руководителя вводится в электронную регистрационную карточку в соответствующем секретариате, приемной.

9.2.8. На документах, подлежащих исполнению, в соответствующих секретариатах ставится отметка о контроле по форме "К" или "контроль", которая помещается в левом поле первого листа документа.

9.2.9. Документы, рассмотренные Губернатором, заместителями главы администрации, в соответствии с их поручениями направляются исполнителям через отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата.

9.2.10. Внутренняя переписка между структурными подразделениями и передача документов внутри структурного подразделения осуществляются без учета в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата. Передача и регистрация документов осуществляются специалистами секретариатов, приемных и работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

9.2.11. Отдел служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата не регистрирует и возвращает в подразделения документы, подготовленные и оформленные ими с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований.

9.3. Порядок рассмотрения документов.

9.3.1. Корреспонденция, поступившая в аппарат, должна рассматриваться, как правило, в день ее доставки. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить из них документы наиболее срочного исполнения.

9.3.2. Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата, не должны пересылаться на исполнение в иные организации.

9.3.3. Если документ направляется на исполнение в иные организации, то об этом необходимо поставить в известность заявителя или орган исполнительной власти, организацию, откуда он поступил.

На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы соответствующими секретариатами, приемными заместителей главы администрации ставится штамп "подлежит возврату".

9.3.4. Запрещается направлять в организации, не являющиеся структурными подразделениями аппарата, органами исполнительной власти или органами федеральной власти, подлинники документов, поступивших из директивных органов.

9.3.5. В случае, если исполнителями документов являются несколько лиц, то ответственным считается работник, который указан первым в распорядительном документе или резолюции руководства.

9.3.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившими документами, обеспечивает подготовку (при необходимости) ответных документов, контролирует качество и своевременность исполнения поручений.

9.3.7. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме краткой справки результаты выполнения поручения, например: "Учтено при формировании бюджета", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)", "Принял участие" и т.д.

На исполненном документе, на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации), руководящим работником аппарата проставляется отметка "в дело", проставляются номер дела по номенклатуре, дата и подпись. Отметка "в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена и он помещается в соответствующее дело.

9.3.8. Если на входящий документ дается письменный ответ, то копия ответа является основанием для списания этого документа в дело. Копия документа - ответа вместе с входящим документом помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

9.3.9. Сведения о завершении работы над документом фиксируются в электронной контрольной карточке.

9.3.10. Отдел служебной корреспонденции (канцелярия) управления делопроизводства аппарата не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и направляет ее руководителю аппарата, заместителям главы администрации.

9.4. Отправка исходящих документов.

9.4.1. Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.

9.4.2. Регистрация осуществляется:

- исходящих инициативных документов Губернатора, заместителей главы администрации, руководителя аппарата - в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата;

- исходящих ответных документов Губернатора, заместителей главы администрации, руководителя аппарата - в соответствующих секретариатах, приемных;

- документов структурных подразделений - специалистами, отвечающими за делопроизводство подразделения.

9.4.3. Регистрация инициативных исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера, даты регистрации, краткого содержания документа, фамилии лица, подписавшего документ, и исполнителя, куда документ адресован, номера дела, в которое будет помещена его копия, и других необходимых данных.

Регистрация ведется с использованием ПЭВМ на электронных карточках (приложение 15).

9.4.4. Регистрационный номер инициативного исходящего документа состоит из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года.

9.4.5. Регистрационный номер исходящего ответного документа состоит из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и входящего номера документа - запроса.

9.4.6. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

9.4.7. Документы на отправку передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата в день их регистрации в соответствующем структурном подразделении.

9.4.8. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

9.4.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится в деле соответствующего секретариата, приемной, структурного подразделения.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать на рассылку необходимое количество его ксерокопий.

9.4.10. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами.

Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

9.4.11. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления.

9.4.12. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой.

Доставка корреспонденции органам исполнительной власти, как правило, осуществляется курьером, который вручает документы под расписку в журнале.

Допускается вызов в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата работников органов исполнительной власти для вручения срочной корреспонденции.

При отправке корреспонденции почтой составляется реестр по форме, утвержденной органами связи.

Исходящие документы, подписанные Губернатором, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, отправляются фельдсвязью. Необходимость использования фельдсвязи в других случаях определяется руководителем аппарата, начальником управления делопроизводства аппарата.

9.4.13. В отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата на основании реестров, разносной книги и показателей маркировальной машины осуществляется учет исходящих документов.

9.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

9.5.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри аппарата Губернатора, так и между организациями, имеющими соответствующие программные средства.

9.5.2. Сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документу на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

- документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel c использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;

- название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов в названии.

9.5.3. Прием и отправку служебных документов по каналам электронной почты в аппарате осуществляют структурные подразделения.

Служебные документы, принятые на имя Губернатора, заместителей главы администрации, руководителя аппарата, распечатываются на бумажный носитель и сдаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата для регистрации и дальнейшего прохождения.

После отправки документа электронной почтой исполнитель представляет оригинал документа с отметкой об отправке электронной почтой в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата для направления в соответствующий секретариат, приемную.

9.6. Прием и оперативная передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи.

9.6.1. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер аппарата Губернатора, установлен в секретариате Губернатора. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

9.6.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по телефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц;

- документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четким шрифтом, служебные письма должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы на имя Губернатора, заместителей главы администрации передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата. При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее при получении снимается ксерокопия, которая регистрируется и в последующем помещается в дело.

9.6.3. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководитель секретариата, советники, в приемных - помощники заместителей главы администрации.

10. Порядок работы с обращениями граждан

10.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции.

10.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата и в расконвертированном виде передаются в отдел по приему и обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан аппарата (далее - отдел управления по работе с обращениями граждан аппарата).

10.1.2. Граждане, пришедшие к Губернатору с письмами, сдают их лично в отдел управления по работе с обращениями граждан аппарата. Работники отдела проверяют наличие приложений, уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, адрес, ставят в известность граждан, что управление за приложенные к обращениям документы ответственности не несет. Как правило, на копиях обращений граждан подпись должностного лица, принявшего письмо, не ставится, а указываются дата приема, номер телефона для уточнения прохождения письма.

10.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственно Губернатору, заместителям главы администрации без регистрации, должны быть переданы в управление по работе с обращениями граждан аппарата.

10.1.4. Поступившие в управление по работе с обращениями граждан аппарата письма граждан регистрируются в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп аппарата Губернатора, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма.

10.1.5. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме ЭВМ с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки, содержащей фамилию и инициалы обратившихся, домашний адрес с указанием района, если письмо переслано, индекс сопроводительного письма, вид обращений (письмо, письмо с приема, личный прием), отметку о льготной категории, краткую информацию о поставленных в письме вопросах.

10.1.6. На обращение, поставленное на контроль в федеральных органах власти, выдается регистрационно-контрольная карточка с пометкой "контроль".

10.1.7. При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям.

10.1.8. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан аппарата, в случае если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае, как и при регистрации обращений депутатов, в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - депутата (руководителя) и гражданина, по поводу которого обращаются.

10.1.9. Анонимные письма, то есть письменные обращения гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося, рассмотрению не подлежат, а списываются в дело. Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам и органам исполнительной власти, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них.

10.2. Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан.

10.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение начальнику управления по работе с обращениями граждан аппарата, в случае необходимости докладываются Губернатору, заместителям главы администрации, руководителю аппарата.

10.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

10.2.3. В случае доклада Губернатору, заместителям главы администрации проект резолюции должен быть подготовлен либо начальником управления и его заместителем, либо приемными, секретариатами Губернатора, заместителей главы администрации.

10.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.

10.2.5. Обращения граждан должны направляться в соответствующие учреждения и организации не позднее чем в пятидневный срок со дня регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан аппарата.

10.2.6. Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в ПЭВМ.

10.2.7. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениями граждан аппарата.

10.2.8. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучения рассматриваются в срок 15 дней.

10.2.9. При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной на сегодняшний день работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срок рассмотрения может должностное лицо, которое его установило.

10.2.10. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата для отправки исполнителям.

10.2.11. На письмах с резолюцией "информировать аппарат Губернатора" ставится штамп "подлежит возврату".

10.2.12. Не возвращаются в отдел управления по работе с обращениями граждан аппарата письма с резолюциями: "для сведения", "направляется по принадлежности".

10.2.13. Ответы из организаций и структурных подразделений, органов исполнительной власти по исполнению поручений поступают в отдел управления по работе с обращениями граждан аппарата. В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.

10.2.14. Ответы на обращения с письмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами передаются должностному лицу, давшему поручение.

10.2.15. Исполненными считаются письма граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.

10.2.16. Снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, начальник управления по работе с обращениями граждан аппарата.

10.2.17. Данные о списании документа в дело заносятся в ПЭВМ с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, помещаются в папку "дело", на которой пишется номер письма, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия.

10.2.18. Обращения граждан хранятся в управлении по обращениям граждан аппарата в течение 5 лет, а затем подлежат уничтожению, о чем составляется соответствующий акт, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями граждан аппарата.

10.2.19. Контрольными функциями за исполнением обращений наделены секретариаты, приемные Губернатора, заместителей главы администрации и управление по работе с обращениями граждан аппарата.

10.2.20. Контроль осуществляется с помощью выходных форм, заложенных в компьютерной программе.

10.2.21. Один раз в месяц исполнителям направляются напоминания о необходимости ускорить подготовку ответов на те обращения, сроки рассмотрения которых истекли.

10.3. Организация личного приема.

Прием граждан ведут: Губернатор области, первый заместитель, заместители главы администрации, начальник и главные специалисты отдела по рассмотрению обращений граждан и взаимодействию с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления управления по работе с обращениями граждан аппарата.

Прием граждан Губернатором области

10.3.1. Губернатор ведет прием граждан один раз в месяц каждую первую среду с 14 до 17 часов по предварительной записи.

10.3.2. Запись на прием к Губернатору производится работниками управления по работе с обращениями граждан аппарата не менее чем за месяц до даты приема.

10.3.3. На каждый прием записываются не более 20 человек.

10.3.4. На обращение заводится регистрационно-контрольная карточка с кратким содержанием, которая передается начальником управления по работе с обращениями граждан аппарата специалистам службы на проработку, по итогам которой на имя Губернатора готовится информация по существу поставленных вопросов.

10.3.5. Граждане записываются на прием к Губернатору, как правило, в случае невозможности разрешения поставленных вопросов в пределах компетенции органов местного самоуправления, органов исполнительной власти, департаментов и ведомств, куда ранее обращались заявители, а также в ряде исключительных ситуаций (срочное оказание материальной помощи, оплата лечения и т.д.).

10.3.6. Повторная запись на прием к Губернатору по одному и тому же вопросу не рекомендуется.

10.3.7. В день приема запись не производится.

10.3.8. Решение о записи на прием принимает начальник управления по работе с обращениями граждан аппарата на основании письменного заявления, представленного в управление.

10.3.9. Работники управления обязаны разъяснять гражданам порядок приема, а в случае отказа в записи на прием проконсультировать по возможным вариантам разрешения вопросов, поставленных в обращениях граждан.

10.3.10. Во время приема Губернатора в целях оперативного решения вопросов, поставленных в обращениях граждан, руководителям органов исполнительной власти рекомендуется находиться на рабочих местах.

10.3.11. Гражданам, записавшимся на прием, выдается талон с указанием даты и времени приема. В случае переноса приема запись остается действительной до следующего приема.

10.3.12. Регистрационно-контрольные карточки с резолюциями по итогам приема передаются на рассмотрение исполнителям.

10.3.13. Исполнители обязаны в месячный срок, исключая обращения, где указаны другие сроки, представить информацию о выполнении поручения с приема Губернатора в управление по работе с обращениями граждан аппарата.

Прием граждан заместителями главы администрации области

10.3.14. Заместители главы администрации области ведут прием граждан по средам согласно графику, ежеквартально утверждаемому Губернатором.

10.3.15. Запись на прием осуществляется в отделе управления по работе с обращениями граждан аппарата за 10 дней до даты приема. Записавшимся гражданам выдается талон с указанием даты и времени приема. Записываются на каждый прием не более 20 человек.

10.3.16. Запись граждан на прием к заместителям главы администрации осуществляется исходя из распределения их обязанностей.

10.3.17. За день до приема регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка передаются помощникам заместителей главы администрации.

10.3.18. Заместители главы администрации ведут прием со своими помощниками.

10.3.19. Карточки после приема не позднее чем на следующий день передаются в управление по работе с обращениями граждан аппарата для отправки на исполнение. Помощники заместителей главы администрации совместно с работниками отдела управления по работе с обращениями граждан аппарата контролируют исполнение поручений, данных на личном приеме граждан.

10.3.20. График приема граждан заместителями главы администрации регулярно публикуется в средствах массовой информации.

10.3.21. Работники управления по работе с обращениями граждан аппарата ведут прием граждан ежедневно согласно еженедельному графику.

11. Организация контроля за исполнением служебных документов

11.1. Контроль за исполнением служебных документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного их выполнения.

11.2. Служебные документы, подлежащие обязательному контролю:

11.2.1. Федеральные законы, постановления Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации.

11.2.2. Правовые акты Губернатора, администрации.

11.2.3. Договоры, соглашения, подписанные Губернатором.

11.2.4. Письма и телеграммы федеральных органов государственной власти, в которых предусмотрено представление ответа.

11.2.5. Письма органов местного самоуправления, управлений, отделов и других организаций, содержащие просьбы по разным вопросам.

11.3. Контроль за сроками исполнения служебных документов осуществляют управление делопроизводства аппарата, секретариат Губернатора, секретариаты и приемные заместителей главы администрации, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата.

11.3.1. Управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата осуществляет контроль за исполнением документов, указанных в пунктах 11.2.1 - 11.2.3 настоящей Инструкции.

11.3.2. Контроль за исполнением документов, поручений по ним в аппарате ведется с использованием технологии системы автоматизированного делопроизводства.

11.4. Сроки рассмотрения служебных документов.

Все служебные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюции руководства. В тех случаях, когда срок исполнения не определен, документ должен быть исполнен в течение одного месяца со дня поступления его в аппарат. Поручения, содержащие в тексте или в резолюции руководства указание "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие указание "оперативно". Депутатский запрос рассматривается не более пятнадцати дней.

Сроки исполнения всех служебных документов исчисляются в календарных днях со дня поступления в аппарат Губернатора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех поручений, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

11.5. Организация контроля за исполнением федеральных законов и постановлений Федерального Собрания Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (далее - правовые акты Российской Федерации).

11.5.1. Учет контролируемых правовых актов Российской Федерации, а также хода и состояния исполнения возлагается на управление делопроизводства аппарата, помощников первого заместителя главы, заместителей главы администрации, в секретариате Губернатора - на советника.

11.5.2. Непосредственный контроль за исполнением правовых актов Российской Федерации (сбор информационных материалов, их анализ, доклад руководству) обеспечивает управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата.

11.5.3. Контроль исполнения правовых актов Российской Федерации и поручений, содержащихся в них, по существу вопроса обеспечивают заместители главы администрации, а также указанные в резолюции Губернатора руководители органов исполнительной власти, структурных подразделений.

11.5.4. Содержание резолюции Губернатора по исполнению правовых актов Российской Федерации заносится в электронную учетно-регистрационную карточку, которая направляется исполнителям и в управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата.

11.5.5. Правовые акты Российской Федерации отделом служебной корреспонденции (канцелярией) управления делопроизводства аппарата передаются исполнителю под роспись.

11.5.6. Исполненные правовые акты Российской Федерации направляются в управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата под роспись для проверки сроков и качества исполнения. В случае выявления факта ненадлежащего исполнения правового акта Российской Федерации управление извещает должностное лицо, ответственное за выполнение поручения, о выявленных недостатках с целью их устранения. В случае повторного выявления докладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - исполняющему обязанности Губернатора. Затем правовые акты передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства аппарата.

11.5.7. Все правовые акты Российской Федерации хранятся в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата и по истечении календарного года в переплетенном виде сдаются на хранение в архив управления делопроизводства аппарата.

11.5.8. Срок исполнения правовых актов Российской Федерации, если он не указан в них, - в течение одного месяца. В случае наличия поручения, непосредственно связанного с нормотворческой деятельностью, срок исполнения правовых актов Российской Федерации, содержащих подобные поручения, - в течение двух месяцев. Поручения Президента и Правительства Российской Федерации исполняются в указанные в них сроки. Если срок не указан в них, он составляет один месяц.

11.5.9. При необходимости (обязательно наличие объективных оснований) продления срока исполнения правовых актов Российской Федерации должностное лицо, которому поручено исполнение, до истечения срока представляет на имя Губернатора или одного из заместителей главы администрации, курирующего данный вопрос, докладную записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.

11.5.10. Если поручение Губернатора по исполнению правовых актов Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то его исполнение координирует должностное лицо, указанное в поручении первым.

11.5.11. Информация о выполнении поручений, указанных в правовых актах Российской Федерации, отправляется в центральные органы не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. В случае несвоевременного представления ответа в указанный срок управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата докладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - исполняющему обязанности Губернатора.

11.6. Организация контроля за исполнением правовых актов Губернатора и администрации.

Контроль за исполнением включает: постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку в ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование заместителя главы администрации, снятие с контроля.

11.6.1. Правовые акты Губернатора и администрации, не содержащие конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль по указанию Губернатора, заместителей главы администрации и начальника управления по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата.

11.6.2. Подлежат контролю правовые акты Губернатора, администрации, содержащие конкретные поручения и сроки исполнения (за исключением рекомендательных). Если срок исполнения не указан, поручение должно исполняться в течение месяца. В отдельных случаях сроки исполнения поручений могут быть продлены Губернатором на основании представленной информации с указанием объективных причин изменения срока.

11.6.3. Управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата осуществляет предупредительный контроль за сроками исполнения правовых актов Губернатора, администрации путем сбора устной, а в отдельных случаях письменной информации об исполнении. В случае выявления факта ненадлежащего исполнения правового акта Губернатора, администрации управление извещает должностное лицо, ответственное за выполнение поручения, либо заместителя главы администрации, курирующего соответствующий вопрос, о выявленных недостатках с целью их устранения. В случае повторного выявления докладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - исполняющему обязанности Губернатора.

11.6.4. Управление по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата ежемесячно по состоянию на 5 число после отчетного периода представляет Губернатору, а также руководителю аппарата, заместителям главы администрации обобщенные данные о ходе и результатах исполнения изданных правовых актов Губернатора, администрации.

11.6.5. Правовые акты Губернатора и администрации после их фактического исполнения в установленные сроки снимаются с контроля.

Снятие с контроля правовых актов Губернатора и администрации осуществляется Губернатором и руководителем аппарата по представлении соответствующих информаций и справок проверок заместителем главы администрации, руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти, на которого возложено исполнение документа.

12. Изготовление и использование бланков документов и печатей

12.1. В аппарате Губернатора устанавливаются следующие виды бланков:

- гербовые (приложения 1 - 11):

"Губернатор Астраханской области"

"Первый заместитель главы администрации Астраханской области"

"Администрация Астраханской области" (с реквизитами, без реквизитов)

"Постановление Губернатора Астраханской области"

"Распоряжение Губернатора Астраханской области"

"Постановление администрации Астраханской области"

"Распоряжение администрации Астраханской области"

"Аппарат Губернатора Астраханской области" (с реквизитами, без реквизитов)

"Руководитель аппарата Губернатора Астраханской области";

- негербовые бланки структурных подразделений аппарата Губернатора.

12.2. Бланки документов, применяемые в аппарате, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим лицам.

12.3. Гербовые бланки в аппарате Губернатора являются полиграфической продукцией, бланками строгой отчетности и подлежат учету в управлении делопроизводства аппарата.

12.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствии с ГОСТом 6.30-2003 по заказам управления делопроизводства аппарата.

12.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4 () на основе продольного и углового расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм):

левое - 20 (35)

правое - 10

верхнее - 20

нижнее - 20

12.6. Гербовые бланки в аппарате подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале) в управлении делопроизводства аппарата, секретариате Губернатора, секретариатах, приемных заместителей главы администрации.

12.7. Гербовые бланки хранят в сейфах.

12.8. Уничтожение испорченных, недействующих гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журнале.

12.9. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление делопроизводства аппарата. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, определяются приказом руководителя аппарата.

12.10. Бланки структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель подразделения имеет право подписи.

Допускается изготовление бланков структурных подразделений с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

12.11. Изготовление бланков структурных подразделений (приложение 12) осуществляется по согласованию с начальником управления делопроизводства аппарата.

12.12. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования.

12.13. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в аппарате используются гербовые и другие печати.

Гербовая печать "Губернатор Астраханской области" ставится на наиболее важных документах Губернатора, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение 21).

Гербовая печать "Администрация Астраханской области" ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы). Гербовой печатью администрации заверяются подписи Губернатора и заместителей главы администрации на документах администрации (приложение 22).

Гербовая печать "Аппарат Губернатора Астраханской области" ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельности аппарата, для удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение 23).

12.14. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

12.15. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора, администрации проставляется круглая (негербовая) печать "Управление делопроизводства аппарата Губернатора Астраханской области". На копиях постановлений, распоряжений Губернатора, администрации, выданных архивом управления делопроизводства аппарата, проставляется круглая (негербовая) печать архива управления делопроизводства аппарата.

На документах, справках по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать отдела кадров управления государственной службы и кадров аппарата.

При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать (негербовая) "Телеграмма".

12.16. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности и подписи лица, подписавшего документ.

12.17. Изготовление гербовых и других печатей, штампов производится управлением делами Губернатора на основании заказа после согласования образцов печатей с руководителем аппарата.

12.18. Изготовленные печати и штампы должны учитываться в специальном журнале в управлении делопроизводства аппарата, выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

12.19. Контроль за правильностью хранения и использования гербовых печатей осуществляет руководитель аппарата, негербовых печатей и штампов - начальник управления делопроизводства аппарата.

13. Техническое обеспечение работы с документами

13.1. Машинописные работы.

13.1.1. Печатание документов в аппарате производится управлением делопроизводства аппарата (сектор автоматизированной обработки и выпуска документов), в секретариате Губернатора, секретариатах, приемных заместителей главы администрации и в структурных подразделениях. Документы печатаются на ПЭВМ с использованием текстового редактора Microsoft Word версии 6.0 и выше.

13.1.2. В управлении делопроизводства аппарата печатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку не производится.

В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений, распоряжений Губернатора и администрации, документы к мероприятиям с участием Губернатора, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора и администрации.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником управления делопроизводства аппарата или его заместителем.

13.1.3. Все документы для печатания передаются заведующему сектором автоматизированной обработки и выпуска документов. Они должны быть написаны чернилами и тщательно отредактированы. Исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, географических названий, наименований организаций, предприятий, цифр, дат и т.д.

Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

13.1.4. Документы должны печататься с соблюдением ГОСТа 6.30-2003 на организационно-распорядительную документацию и требований настоящей Инструкции.

13.1.5. Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом размера 14 через одинарный интервал, таблицы - шрифтами 12, 13, 14 через одинарный интервал. Постановления и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения администрации, приказы руководителя аппарата печатаются шрифтом 14 через одинарный интервал. Приложения к постановлениям, распоряжениям, приказам могут быть напечатаны с использованием шрифтов 12, 13 через одинарный интервал.

13.1.6. Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами.

13.1.7. Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.

13.1.8. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование организации, структурного подразделения, указание должности с инициалами и фамилией лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации печатаются с новой строки от левой границы текстового поля. Те же требования должны соблюдаться при печатании документа частному лицу.

13.1.9. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются в левом нижнем углу последнего листа документа (размер шрифта 12), например:

     И.П. Кораблев

     22-38-14

Инициалы, фамилия исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона обязательно указываются только в исходящих документах (письмах, справках, докладных записках, заключениях). В сопроводительных письмах, письмах-ответах эти реквизиты, как правило, не указываются.

13.1.10. Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.

Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в подразделении, могут быть переписаны на дискету заказчика. На жестких дисках ПЭВМ сектора автоматизированной обработки и выпуска документов управления делопроизводства аппарата записанные тексты хранятся в течение двух месяцев.

Не подлежат распечатыванию документы и материалы с дискеты заказчика, выполненные в структурных подразделениях.

13.1.11. При распечатке документов и материалов слева в нижней части каждого листа указываются наименование файла данного документа (материала), дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ.

13.2. Копировально-множительные работы.

13.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительных работ управления делопроизводства аппарата.

13.2.2. На копирование сдаются только служебные документы с заказом на бланке установленной формы (приложение 24), заполненном заказчиком. Право подписи на заказе имеют руководители подразделений, в том числе их заместители, включая руководителей отделов в составе управления аппарата. Разрешение на исполнение заказа дает начальник управления делопроизводства аппарата или его заместитель.

Тиражирование гербовых бланков не разрешается.

Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора и администрации производится только по заказам, подписанным руководителем аппарата, начальником управления делопроизводства аппарата.

13.2.3. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры).

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

13.2.4. В секторе копировально-множительных работ ведется учет выполненных работ на основании заказов, которые хранятся в течение одного года.

14. Составление номенклатуры дел, формирование дел, последующее хранение и использование документов

14.1. Номенклатура дел в аппарате разрабатывается работниками секретариатов, приемных, структурных подразделений, управления делопроизводства.

14.2. Составление номенклатурных дел, отбор дел для хранения и уничтожения в аппарате осуществляются при участии постоянно действующей экспертной комиссии.

14.3. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности секретариатов, приемных и структурных подразделений.

Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. После перечня дел оставляется несколько свободных номеров для внесения в нее дополнений.

14.4. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов.

14.5. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделений и порядкового номера дел по номенклатуре.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока.

14.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

14.7. На основании номенклатуры дел приемных и структурных подразделений аппарата составляется сводная номенклатура, которая согласовывается управлением делопроизводства аппарата с управлением по делам архивов Астраханской области и утверждается руководителем аппарата не позднее 15 декабря текущего года.

14.8. Сводная номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с названиями секретариатов приемных и структурных подразделений аппарата. Каждому разделу сводной номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего подразделения.

14.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложения 25, 26). При оформлении дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;

- проверять соответствие документов заголовку дел по номенклатуре;

- группировать в деле документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.;

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

- располагать документы в делах в хронологическом порядке.

В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, то есть документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома).

14.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях 27 - 30.

14.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениями Губернатора и администрации составляются оглавления, в которых указываются номера решений, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов.

14.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

14.13. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

14.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой.

14.15. Работники аппарата обязаны обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся в деятельности аппарата документов. Выдача дел из архива управления делопроизводства аппарата запрещается.

14.16. В исключительных случаях по разрешению начальника управления делопроизводства аппарата дела выдаются ответственным работникам аппарата Губернатора для служебного пользования под расписку.

Отдельные документы из дел не выдаются.

В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Подлинные экземпляры постановлений и распоряжений Губернатора, администрации из дел не изымаются.

Контроль за возвращением документа в дело возлагается на специалиста архива управления делопроизводства аппарата.

14.17. По истечении одного года хранения дел в текущем делопроизводстве (кроме переходящих дел) документы вместе с регистрационными карточками к ним сдаются в архив управления делопроизводства аппарата.

Приложение 1

                                ГУБЕРНАТОР

                           АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул, 15, г. Астрахань, 414008. Тел: (8512) 22-95-14,

                   E-mail: gov@astrobl.ru

     от _______________ N ____________

     На N ___________ от _____________

                                    Примечание: герб Астраханской области

                                    в многоцветном варианте изображения

Приложение 2

                    АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                         ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ

      Советская ул, 15, г. Астрахань, 414008. Тел: (8512) 22-15-74,

                           факс: (8512) 24-62-34

     от _______________ N ____________

     На N ___________ от _____________

Приложение 3

         АДМИНИСТРАЦИЯ

          АСТРАХАНСКОЙ

             ОБЛАСТИ

Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 141008

  Тел. 22-85-19, факс (8512) 22-95-14

        E-mail: delo@astrobl.ru

     от ____________ N ________________________

     На N _______________ от __________________

Приложение 4

                    АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение 5

                 АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приложение 6

        АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

        АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 141008

    Тел. 22-47-45, факс 22-95-14

      от ____________ N ________________________

      На N _______________ от __________________

Приложение 7

            РУКОВОДИТЕЛЬ

        АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА

        АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 141008

     Тел. 22-47-45, факс 22-95-14

     от ____________ N ________________________

     На N _______________ от __________________

Приложение 8

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                     ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

     _____________________                              N _______________

Приложение 9

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

                     ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

     _____________________                              N _______________

Приложение 10

                    АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     _____________________                              N _______________

Приложение 11

                    АДМИНИСТРАЦИЯ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

     _____________________                              N _______________

Приложение 12

               АППАРАТ

       ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ

               ОБЛАСТИ

              УПРАВЛЕНИЕ

           ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Советская ул., д. 15, г. Астрахань, 414008

     тел. 22-93-04, факс 22-95-14

     _____________ N ________________________

     На N _____________ от __________________

Приложение 13

Перечень
корреспонденции, не подлежащей регистрации отделом служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства аппарата Губернатора области

1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний, заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.

3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.

4. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности.

5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.

Приложение 14

     Образец карточки учета входящих документов

                  /----------\                     /--------------------\

     Номер УК:    |          |  Дата поступления:  |                    |

                  \----------/                     \--------------------/

                  /----------\                     /--------------------\

     N документа: |          |  Дата документа:    |                    |

                  \----------/                     \--------------------/

                        /----------\

     Количество листов: |          |

                        \----------/

                        /--------------------\

     Корреспондент:     |                    |

                        \--------------------/

     Краткое содержание: ________________________________________________

_________________________________________________________________________

               /--------------------\

     Резолюция |                    |

               \--------------------/

                                       /--------------------\

     Отметка об исполнении документа:  |                    |

                                       \--------------------/

                      /------------\                     /--------------\

     Дата завершения: |            |      Номер дела:    |              |

                      \------------/                     \--------------/

                      /------------\

     Номер папки:     |            |

                      \------------/

Приложение 15

     Образец карточки учета исходящих документов

                                            /---------------------\

                            N документа:    |                     |

                                            \---------------------/

                                            /---------------------\

                            Дата документа: |                     |

                                            \---------------------/

                                            /---------------------\

                            Кол-во листов:  |                     |

                                            \---------------------/

                /-------------------------------------------------\

     Адресат:   |                                                 |

                \-------------------------------------------------/

                        /-----------------------------------------\

     Другие адресаты:   |                                         |

                        \-----------------------------------------/

     Краткое содержание: ________________________________________________

_________________________________________________________________________

             /-------------------\          /---------------------\

     Исп.:   |                   |    Д.:   |                     |

             \-------------------/          \---------------------/

                     Отметка об исполнении документа:

                   /--------------\               /---------------\

     Дата заверш.: |              |   Номер дела: |               |

                   \--------------/               \---------------/

                   /--------------\

     Номер папки:  |              |

                   \--------------/

Приложение 16

Карточка
к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Астраханской области

     ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Проект внесен: _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Основание подготовки документа: ____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Проект визируют: ___________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Проект согласован: _________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Заместитель главы администрации области

     Начальник государственно-правового управления

     Редактор управления делопроизводства

     Руководитель аппарата Губернатора области

     Постановление (распоряжение) разослать: ____________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Исполнитель:                        ________________________________

     Юрист структурного подразделения:   ________________________________

     Помощник заместителя главы

       администрации области

     1. "___" ______________ 200 __ г.   ________________________________

     2. "___" ______________ 200 __ г.   ________________________________

Приложение 17

Содержание
пояснительной записки к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Астраханской области, администрации Астраханской области

1. Содержание проблемы, предусматривающей состояние правоотношений в сфере предлагаемого регулирования.

2. Обоснование необходимости и целесообразности принятия данного проекта с учетом интересов населения области и законодательства Российской Федерации и Астраханской области, а также его целей, основных положений, прогноза социально-экономических и иных последствий его реализации.

3. Финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует выделения денежных средств из областного бюджета).

4. Перечень правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого проекта, в том числе и их отмены полностью или частично.

     Наименование

     должности

     руководителя                    (подпись)          Инициалы, фамилия

Приложение 18

КАРТОЧКА
к проекту постановления (распоряжения) администрации Астраханской области

     ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Проект внесен: _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Основание подготовки документа: ____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Проект визируют: ___________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Проект согласован: _________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Заместитель главы администрации области

     Начальник государственно-правового управления

     Редактор управления делопроизводства

     Руководитель аппарата Губернатора области

     Постановление (распоряжение) разослать: ____________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Исполнитель:                        ________________________________

     Юрист структурного подразделения:   ________________________________

     Помощник заместителя главы

       администрации области

     1. "___" ______________ 200 __ г.   ________________________________

     2. "___" ______________ 200 __ г.   ________________________________

оборотная сторона карточки к проекту постановления

(распоряжения) администрации Астраханской области

     Проект согласован:

     (при рассмотрении в рабочем порядке)

     Члены администрации Астраханской области:

     Первый заместитель главы администрации

     области

     Заместитель главы администрации области

     Заместитель главы администрации области

     Заместитель  главы администрации области -

     начальник департамента сельского хозяйства

     Заместитель главы  администрации области -

     начальник   департамента    экономического

     развития

     Заместитель  главы администрации области -

     начальник   департамента   промышленности,

     транспорта, связи, науки и технологий

     Заместитель главы администрации  области -

     председатель   комитета  по  делам  семьи,

     детства и молодежи

     Заместитель главы администрации  области -

     председатель комитета топливного комплекса

     и освоения недр

     Заместитель главы администрации  области -

     руководитель             представительства

     администрации  Астраханской   области  при

     Правительстве Российской Федерации

     Руководитель аппарата Губернатора области

     Начальник департамента финансов области

     Начальник  департамента  по  делам печати,

     телерадиовещания   и   средств    массовых

     коммуникаций области

     Начальник департамента труда и социального

     развития области

     Начальник   департамента   здравоохранения

     области

     Начальник департамента международной

     и внешнеэкономической деятельности области

     Начальник департамента по физической

     культуре и спорту области

     Начальник департамента культуры области

     Начальник департамента образования области

Приложение 19

КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту закона Астраханской области (постановления Государственной Думы Астраханской области)

     1. Наименование проекта: ___________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Основание подготовки проекта: ___________________________________

_________________________________________________________________________

     3. Разработчик проекта: ____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Юрист структурного подразделения

     аппарата Губернатора области,

     органа исполнительной власти области: ______________________________

_________________________________________________________________________

     4. Заинтересованные лица:

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

     Начальник государственно-правового

     управления аппарата Губернатора области

     Полномочный представитель Губернатора

     области в Государственной Думе

     Астраханской области

Приложение 20

КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ
К ПРОЕКТУ ДОГОВОРА (СОГЛАШЕНИЯ)

     ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     1. Проект внесен: __________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. Основание подготовки документа: _________________________________

     3. Проект визируют: ________________________________________________

_________________________________________________________________________

     4. Проект согласован: ______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Первый заместитель главы администрации

     Заместитель главы администрации

     Начальник государственно-правового управления

     Редактор управления делопроизводства

     Руководитель аппарата Губернатора области

     Договор (соглашение) разослать: ____________________________________

_________________________________________________________________________

     Исполнитель:                                   _____________________

     Помощник заместителя главы администрации

     "____" ___________ 200 __ г.                   _____________________

     "____" ___________ 200 __ г.                   _____________________

Приложение 21

Перечень
документов, на которых проставляется гербовая печать "Губернатор Астраханской области"

Договоры, соглашения, подписываемые Губернатором области от имени Астраханской области.

Постановления, распоряжения Губернатора области, отправляемые в федеральные органы власти.

Положения об органах исполнительной власти.

Доверенности на представление интересов Астраханской области и Губернатора Астраханской области по ведению дел в судах.

Почетные грамоты Губернатора Астраханской области.

Служебные удостоверения руководителей структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти.

Приложение 22

Перечень
документов, на которых проставляется гербовая печать "Администрация Астраханской области"

Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые от имени администрации области с другими государственными органами власти, организациями, в т.ч. федерального уровня.

Постановления, распоряжения администрации области (копии), отправляемые в федеральные органы власти.

Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам.

Доверенности на получение материально-технических ценностей, участие в судах от имени администрации области.

Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Справки членам администрации Астраханской области, руководителям органов исполнительной власти.

Командировочные удостоверения членам администрации Астраханской области.

Приложение 23

Перечень
документов, на которых проставляется гербовая печать "Аппарат Губернатора Астраханской области"

Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые аппаратом.

Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам.

Доверенности (на получение материально-технических ценностей и др.).

Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-экономических операций.

Служебные удостоверения работников аппарата.

Командировочные удостоверения работникам аппарата.

Приложение 24

Заказ
на копировально-множительные работы

Наименование документа

Кол-во стр.

Кол-во экз.

Отметка о
срочн.

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

     Заказчик __________________________  _________   ___________________

              (наимен. структ. подразд.)  (подпись)   (инициалы, фамилия)

     Дата заказа _________________________

     Дата изготовления ___________________

     Исполнитель _________________________

     Подпись в получении _________________

                                                 Разрешаю _______________

Приложение 25

     Наименование организации                      УТВЕРЖДЕНО

         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ             Наименование должности руководителя

     ________ N _____________         организации

     ________________________         Подпись                 Расшифровка

        (место составления)                                   подписи

     На _________ год                 Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

     Начальник управления                Подпись          Расшифровка

     делопроизводства аппарата                            подписи

     губернатора Астраханской

     области

     Дата

     Виза (лица, ответственного за архив)

     СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК организации                Протокол ЭПК архивного

     от _________ N _____________           учреждения

                                            от _________________

                                            N __________________

Формат А4 ()

     Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных ______________

году организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

     Начальник управления

     делопроизводства аппарата

     Губернатора Астраханской

     области                                Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

     Дата

     Итоговые сведения переданы в архив

     Наименование должности лица,

     передавшего сведения                   Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

Приложение 26

     Наименование организации

     Наименование структурного

     подразделения

         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

     ____________ N __________

     _________________________

     На _________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

     Наименование должностного

     руководителя структурного

     подразделения                          Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК

     от _________ N _____________

     Наименование должности

     лица, ответственного за архив          Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

     Дата

Формат А4 ()

ГАРАНТ:

См. форму "Внутренней описи" в редакторе MS-WORD

Приложение 27

Внутренняя опись
документов, проходящих по приемной первого заместителя главы администрации Астраханской области Жилкина А.А., за 2003 год

     Вопросы: экономика, финансы, кредит, рыбное хозяйство, архивная

              служба, дорожная служба и т.д.

     Индекс дела _____                                   Том _______

N п/п	Дата документа	Индекс документа	Заголовок документа (корреспондент, номер и дата, краткое содер- жание, ответ)	Номера листов еди- ниц хране- ния	Приме- чание
	1	2	3	4	5
			Например:
24	02.08.2002	03-6165	Министерство труда РФ N 27-ГМ от 24.07.2002 О концепции и прогнозе демографического раз- вития Российской Феде- рации до 2015 года

     Итого ___________________________________________________ документов

                            (цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _________________________________

                                                (цифрами и прописью)

     Наименование должности лица,

     составившего внутреннюю опись                        Расшифровка

     документов дела                        Подпись       подписи

     Дата

Формат А4 ()

ГАРАНТ:

См. форму "Образца обложки дела" в редакторе MS-WORD

Приложение 28

                                                           /------------\

                           ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА            |Ф. N        |

                                                           |____________|

                  Аппарат Губернатора Астраханской области |Оп. N       |

     ______________________________________________________|____________|

                         (наименование организации)        |Д. N        |

                                                           |____________|

                                                           \------------/

     Фонд N ___________       Секретариат Губернатора

     Дело N ___________       Астраханской области

     Индекс N _________       _____________________________________

                              (название структурного подразделения)

     _____________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________

                         (заголовок дела, том)

     _____________________________________________________________________

                             (крайние даты)

                                                      На _________ листах

                                                      Хранить ___________

     /------------\

     |Ф. N        |

     |____________|

     |Оп. N       |

     |____________|

     |Д. N        |

     |____________|

     \------------/

ГАРАНТ:

См. форму "Листа - заверителя дела" в редакторе MS-WORD

Приложение 29

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____________

     В деле подшито и пронумеровано _____________________________________

     листов,                             (цифрами и прописью)

     в том числе:

     литерные номера листов

     ____________________________________________________________________

     пропущенные номера листов __________________________________________

     + листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

     Архивариус аппарата                                    Подпись

     Губернатора Астраханской

     области

     Дата

Формат А4 ()

ГАРАНТ:

См. форму "Акта" в редакторе MS-WORD

Приложение 30

             Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

     Наименование организации                      УТВЕРЖДЕНО

               АКТ                    Наименование должности руководителя

     ________ N _____________         организации

     ________________________         Подпись                 Расшифровка

        (место составления)                                   подписи

     о выделении к уничтожению        Дата

     документов, не подлежащих

     хранению

     На основании _______________________________________________________

                     (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                   с указанием сроков их хранения)

     отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                     (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенк- латуре	Кол-во ед. хране- ния	Сроки хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

-----	----------	-------	------	-----------	-------	--------	----------

     Итого _____________________ единиц хранения за ________________ годы

           (цифрами и прописью)

     Наименование должности лица,

     проводившего экспертизу

     ценности документов                    Подпись   Расшифровка подписи

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК организации

     от ______________ N _____

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.