Приложение

Приложение
к постановлению Губернатора
Астраханской области
от 1 ноября 2006 г. N 485

12. Порядок работы с обращениями граждан

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

12.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции.

12.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в отделе служебной корреспонденции (канцелярии) управления делопроизводства администрации и передаются в отдел по приему и обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан администрации (далее - отдел управления по работе с обращениями граждан, управление по работе с обращениями граждан).

12.1.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе управления по работе с обращениями граждан. Работники отдела уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, наличие личной подписи и даты. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

12.1.3. Все письма граждан, поступившие непосредственно Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства без регистрации, должны быть переданы соответствующими секретариатами в управление по работе с обращениями граждан.

12.1.4. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп управления по работе с обращениями граждан, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

12.1.5. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных "Учет обращений граждан" с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки. Регистрационно-контрольная карточка содержит:

- фамилию, имя, отчество (полностью) обратившихся граждан;

- домашний адрес с указанием номера телефона при его наличии;

- вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет);

- тип обращения (жалоба, заявление, предложение);

- индекс сопроводительного письма, если обращение переслано;

- краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение.

12.1.6. На обращение, поставленное на контроль в федеральных органах государственной власти, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой "Контроль".

12.1.7. При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

12.1.8. При оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Астраханской области, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия, имя, отчество заявителя с указанием его почтового адреса.

12.1.9. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан в случае, если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.

12.1.10. При регистрации коллективных обращений, в которых указано несколько авторов, в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две-три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.

12.2. Направление обращений на рассмотрение.

12.2.1. Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение начальнику управления по работе с обращениями граждан, в случае необходимости представляются Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации.

12.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

12.2.3. В случае доклада Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства проект резолюции должен быть подготовлен начальником управления по работе с обращениями граждан или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов.

12.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовки ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.

12.2.5. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление по работе с обращениями граждан, указывает при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

12.2.6. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

12.2.7. На обращения, направленные на рассмотрение в министерства, агентства, службы, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления или иные организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, управление по работе с обращениями граждан направляет заявителям уведомления о переадресации обращений. В случае пересылки обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Астраханской области уведомление направляется и депутату, и заявителю.

12.2.8. Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в базу данных "Учет обращений граждан".

12.2.9. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениями граждан.

12.2.10. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для отправки исполнителям.

12.2.11. На письмах с резолюцией: "Информировать администрацию Губернатора" ставится штамп: "Подлежит возврату".

12.2.12. Не возвращаются в отдел управления по работе с обращениями граждан письма с резолюциями: "Для сведения", "Направляется по принадлежности".

12.2.13. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

12.2.14. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.

12.2.15. Обращения, содержащие жалобы граждан в отношении должностных лиц, подлежат направлению в службу безопасности и информационной защиты Астраханской области в порядке информации.

12.3. Требования к оформлению ответов на обращения граждан.

12.3.1. Ответы по исполнению поручений из структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти области поступают в отдел управления по работе с обращениями граждан. В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.

12.3.2. Подготовленные исполнителями ответы на обращения с письмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами отделом управления передаются должностному лицу, давшему поручение.

12.3.3. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы. В ответе должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.

12.3.4. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

12.3.5. Снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, руководитель администрации, начальник управления по работе с обращениями граждан.

12.3.6. Ответы, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителю для доработки.

12.3.7. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель администрации.

12.3.8. Данные о списании документа в дело заносятся в базу данных "Учет обращений граждан" с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку "Дело", на которой пишутся номер письма, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия.

12.3.9. Обращения граждан хранятся в управлении по работе с обращениями граждан в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение экспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями граждан.

12.4. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан.

12.4.1. Прием граждан в администрации ведут Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства Астраханской области, заместители председателя Правительства Астраханской области согласно графику, ежеквартально утверждаемому Губернатором.

12.4.2. Проект графика приема составляется управлением по работе с обращениями граждан. Число приемов для каждого должностного лица устанавливается исходя из анализа количества обращений, поступающих по вопросам, относящимся к компетенции этого лица.

12.4.3. Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства ведут прием граждан один раз в квартал по средам с 14 до 17 часов. При необходимости может быть назначен дополнительный прием.

12.4.4. На каждый прием записывается не более 15 человек, но по согласованию с Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства количество принимаемых может быть увеличено.

12.4.5. Работники управления по работе с обращениями граждан разъясняют гражданам порядок приема Губернатором.

12.4.6. На приеме Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства присутствует начальник управления по работе с обращениями граждан либо его заместитель.

12.4.7. По итогам приема Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки с резолюциями через управление по работе с обращениями граждан передаются на рассмотрение исполнителям, в случае отсутствия собственноручной резолюции Губернатора начальник управления по работе с обращениями граждан имеет право давать поручения исполнителям от имени Губернатора.

12.4.8. Заместители председателя Правительства Астраханской области ведут прием с руководителями секретариатов.

12.4.9. За день до приема заместителей председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка управлением по работе с обращениями граждан передаются в соответствующие секретариаты.

12.4.10. После приема регистрационно-контрольные карточки передаются в отдел управления по работе с обращениями граждан для отправки на исполнение. Руководители секретариатов заместителей председателя Правительства совместно с работниками отдела управления по работе с обращениями граждан контролируют исполнение поручений с личного приема граждан.

12.4.11. График приема граждан Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства Астраханской области, заместителями председателя Правительства регулярно публикуется в СМИ и размещается на информационном стенде управления по работе с обращениями граждан.