Распоряжение Правительства Астраханской области от 11 февраля 2011 г. N 37-Пр "Об офисах управления проектами исполнительных органов государственной власти Астраханской области" (утратило силу)

Распоряжение Правительства Астраханской области
от 11 февраля 2011 г. N 37-Пр
"Об офисах управления проектами исполнительных органов
государственной власти Астраханской области"

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Астраханской области от 17 октября 2017 г. N 388-П настоящее постановление признано утратившим силу

В целях улучшения координации работы в области управления проектами, обеспечения организационной и информационной поддержки, а также оказания помощи исполнительным органам государственной власти Астраханской области в реализации конкретных проектов:

1. Утвердить прилагаемый стандарт об офисах управления проектами исполнительных органов государственной власти Астраханской области (далее - стандарт).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области при создании офисов управления проектами руководствоваться настоящим стандартом.

Губернатор Астраханской области

А.А. Жилкин

Стандарт
об офисах управления проектами исполнительных органов
государственной власти Астраханской области
(утв. распоряжением Правительства Астраханской области от 11 февраля 2011 г. N 37-Пр)

1. Общие положения

1.1. Офис управления проектами (проектный офис) является организационным образованием исполнительного органа государственной власти Астраханской области, предназначенным для выполнения возложенных на него задач и функций в области управления проектами.

1.2. Проектный офис исполнительного органа государственной власти Астраханской области (далее - проектный офис) создается и ликвидируется по решению соответствующего исполнительного органа государственной власти Астраханской области.

1.3. Проектный офис руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами Астраханской области, актами Губернатора и Правительства Астраханской области, планами социально-экономического развития Астраханской области, корпоративным стандартом управления проектами Астраханской области, установленными для исполнительных органов государственной власти Астраханской области правилами внутреннего трудового распорядка, а также настоящим стандартом.

1.4. Проектные офисы исполнительных органов государственной власти Астраханской области могут создаваться:

- в форме временной рабочей группы с временным возложением дополнительных обязанностей на специалистов исполнительных органов государственной власти Астраханской области с соответствующим изменением их должностного регламента и дополнительной оплатой труда с использованием установленных форм и размера материального стимулирования;

- в форме возложения на специалистов исполнительных органов государственной власти Астраханской области обязанностей администраторов проектов для выполнения отдельных функций проектного офиса с полным или частичным освобождением от выполнения ими своих обязанностей по занимаемой должности с соответствующим изменением их должностного регламента;

- в форме создания в структуре исполнительного органа государственной власти Астраханской области соответствующего подразделения с функциями проектного офиса управления проектами в результате проведения внутренней реорганизации;

- в форме создания государственного учреждения с соответствующими функциями управления проектами;

- в форме привлечения со стороны по договору специалистов на работу в исполнительный орган государственной власти Астраханской области;

- в форме передачи по договору соответствующих функций проектного менеджмента организациям, специализирующимся на оказании услуг по управлению проектами (аутсорсинг).

1.5. В зависимости от формы организационного построения проектный офис может быть юридическим лицом и обладать обособленным имуществом на праве оперативного управления, иметь свой расчетный и иные счета в учреждениях банков.

1.6. В целях координации работы всех исполнительных органов государственной власти Астраханской области и их проектных офисов в области управления проектами создается проектный офис Правительства Астраханской области.

Проектный офис Правительства Астраханской области и его руководитель подчиняется непосредственно вице-губернатору - председателю Правительства Астраханской области.

1.7. В исполнительных органах государственной власти Астраханской области проектные офисы создаются, если число одновременно реализуемых в данных органах проектов составляет не менее десяти. Если количество одновременно реализуемых проектов меньше десяти, в исполнительных органах государственной власти Астраханской области назначаются администраторы проектов, основными задачами которых являются выполнение отдельных функций проектного офиса: упорядочивание и развитие проектной деятельности; ведение реестра проектов; мониторинг и контроль за реализацией проектов; осуществление документооборота и составление отчетности по проектам.

1.8. Проектный офис включает в себя обученных сертифицированных проектному управлению специалистов с выделенными для работы помещениями, оснащенными необходимыми программными и техническими системами.

1.9. Проектный офис осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими исполнительными органами государственной власти Астраханской области, их проектными офисами и администраторами проектов, менеджерами и командами проектов, экспертной комиссией при Правительстве Астраханской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

1.10. Оценка деятельности проектного офиса и его сотрудников осуществляется на основе соответствующего регламента (стандарта), который утверждается Правительством Астраханской области.

1.11. Помещения проектных офисов предоставляются и используются менеджерам и специалистам проектных команд исполнительных органов государственной власти Астраханской области для работы по согласованному графику.

1.12. Расходы на содержание проектных офисов, а также на обеспечение деятельности (включая оплату труда) администраторов проектов исполнительных органов государственной власти Астраханской области финансируются в пределах объема бюджетных ассигнований, предусмотренных на содержание соответствующих исполнительных органов государственной власти. В случае недостаточности бюджетных ассигнований на содержание исполнительного органа государственной власти Астраханской области расходы на содержание проектного офиса и обеспечение деятельности администратора проектов финансируются в рамках бюджетных ассигнований, предусмотренных на реализацию проектов.

2. Цели и задачи

2.1. Основной целью проектного офиса является обеспечение качества и достижение запланированных результатов реализуемых в исполнительных органах государственной власти Астраханской области проектов за счет создания оптимальных условий и принятия соответствующих организационных решений в области управления проектами.

2.2. Основной задачей проектного офиса является повышение эффективности реализации проектов за счет создания и использования единой методологии и технологии управления проектами исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

3. Функции

3.1. Поддержка и обновление корпоративных стандартов в области управления проектами, а также контроль за их исполнением.

3.2. Организация работы по формализации процессов управления проектами и поддержка в актуальном состоянии методологии в области управления проектами.

3.3. Управление отбором и инициацией проектов (сбор, обобщение и анализ заявок по проектам, организация экспертизы проектов, обобщение результатов экспертной оценки проектов, оказание помощи в подготовке документов по проектам для рассмотрения на экспертной комиссии при Правительстве Астраханской области, обеспечение порядка принятия решений по проектам).

3.4. Постановка проектов на контроль, обеспечение ведения единого реестра, банка данных и архива проектов, базы данных по показателям эффективности проектов для их оценки и планирования.

3.5. Стандартизация форм представляемой в проектный офис командами проектов информации и отчетности системы мониторинга и контроля, порядка её представления как по отдельному проекту, так и по общей картине проектов, ведущихся в исполнительных органах государственной власти Астраханской области.

3.6. Обеспечение организации мониторинга и контроля за процессами инициации, планирования, исполнения и завершения проектов в соответствии с установленной системой мониторинга и контроля проектов.

3.7. Контроль за распределением и использованием финансовых ресурсов в проектах, в том числе инициация и проведение плановых аудитов проектов и внеплановых аудитов отдельных кризисных проектов, выработка предложений по централизованному управлению совместно используемыми ресурсами.

3.8. Участие в управлении приоритетами при формировании портфелей и пакетов проектов (обеспечение согласованности проектов со стратегическими целями, выработка предложений по формированию сбалансированных портфелей проектов с учетом значимости и наличия ресурсов для выполнения проектов).

3.9. Осуществление взаимодействия с исполнительными органами государственной власти Астраханской области и их проектными офисами, кураторами проектов, менеджерами (руководителями) и командами проектов, организация и проведение совещаний по вопросам реализации проблемных проектов.

3.10. Обеспечение поддержки и оказание помощи в реализации проектов, реализуемых исполнительными органами государственной власти Астраханской области, в также сопровождение отдельных наиболее значимых проектов.

3.11. Комплексное информационно-аналитическое обеспечение исполнительных органов государственной власти Астраханской области в области управления проектами (ведение статистики по проектам, формирование аналитических отчетов и нормативных оценок для планирования проектов, прогнозирование результатов, выработка предложений по корректировке реализации проектов).

3.12. Подготовка по поручению руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области информации по проектам и условиям их реализации в соответствии с методикой и критериями оценки проектов, утверждаемых Правительством Астраханской области, для принятия решений по управлению портфелями и пакетами проектов.

3.13. Создание и развитие единой информационной среды в системе управления проектами исполнительных органов государственной власти Астраханской области, внедрение единой унифицированной информационной системы для календарного планирования проектов, мониторинга и контроля за реализацией проектов.

3.14. Поддержание в актуальном состоянии информации о ходе и результатах реализации проектов в целях формирования общей картины с использованием программной оболочки информационной системы управления проектами, установленной в исполнительных органах государственной власти Астраханской области.

3.15. Формирование корпоративного пула человеческих ресурсов (специалистов) с учетом их рейтинга компетентности и успешности в области управления проектами, которые могут быть привлечены к участию в проектах.

3.16. Информационная поддержка исполнительных органов государственной власти Астраханской области по вопросам распределения финансовых и кадровых ресурсов, а также наличия их резерва.

3.17. Формирование и структурирование банка данных знаний по проектной деятельности (сбор "извлеченных уроков" (lessons learned), сведений о проблемах и рисках проектов и другой полезной информации (о договорах, подрядчиках, поставщиках, их деловой репутации и т.п.).

3.18. Создание альбома типовых документов по управлению проектами, формирование типовых иерархических структур работ, реестра типичных проблем и рисков по проектам.

3.19. Оказание методической помощи исполнительным органам государственной власти Астраханской области в управлении проектами, проведение встреч по обмену положительным опытом, участие в разработке программ обучения по проектному менеджменту.

3.20. Предоставление помещений, оргтехники и другого оборудования проектного офиса менеджерам и специалистам проектных команд исполнительных органов государственной власти Астраханской области для работы по согласованному графику.