Приложение N 1

Приложение N 1
к постановлению Губернатора
Астраханской области
от 27 декабря 2013 г. N 105

11. Организация документооборота

Организация документооборота в администрации осуществляется с помощью системы электронного документооборота.

11.1. Прием, обработка и регистрация поступающей корреспонденции.

Прием и обработка поступающей Губернатору и в Правительство служебной корреспонденции и корреспонденции, отнесенной к обращениям объединений граждан, в том числе юридических лиц, направленных в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - обращения объединений, Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ), осуществляется в отделе служебной корреспонденции.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовые отделения, курьерами, с использованием факсимильной, телеграфной связи и электронной почты.

Письма от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти принимаются в электронной форме в системе электронного документооборота.

При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и печать "Для пакетов".

При поступлении служебной корреспонденции, обращений объединений от курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись сотрудника, принявшего документ, либо выдается расписка в получении (приложение N 36).

При поступлении по электронной почте документ, обращение объединения не удаляется из электронной почты сотрудника, получившего документы, до окончания работы с ними и списания их "в дело". При этом объединению граждан, в том числе юридическому лицу (далее - объединение), по адресу электронной почты, указанному в обращении, направляется уведомление о том, что данное обращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации.

11.1.1. При поступлении корреспонденции, обращений объединений проверяется правильность их доставки: целостность конвертов и другой упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются. Подпись электронных документов, подписанных ЭП, идентифицируется сотрудником, принявшим документ.

11.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложения к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр акта отсылается отправителю.

11.1.3. Сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, обращений объединений, а также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.

11.1.4. Ошибочно доставленная корреспонденция, за исключением обращений объединений, работа с которыми осуществляется в соответствии с пунктом 11.6 настоящей Инструкции, возвращается адресату или пересылается по принадлежности с одним экземпляром акта, составленного в соответствии с подпунктом 11.1.2 настоящего пункта.

11.1.5. Корреспонденция, обращения объединений, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются ответственными дежурными и передаются в отдел служебной корреспонденции для регистрации. Документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.

Документы, в том числе обращения объединений, поступившие после 17.00 часов рабочего дня, передаются на регистрацию на следующий день. Документы, поступившие с отметками "срочно", "оперативно", а также телеграммы передаются на регистрацию незамедлительно.

11.2. Контроль поступающей корреспонденции на безопасность.

11.2.1. При вскрытии почтовых отправлений должны соблюдаться меры безопасности. Необходимо обращать внимание на следующие подозрительные детали:

- отсутствие адреса или фамилии отправителя или неразборчивое их написание;

- смещение центра тяжести письма к одной из его сторон;

- наличие самодельного конверта;

- чрезмерную массу письма для его размеров;

- следы проколов;

- адрес и название нанесены при помощи наклеенных букв из газет и журналов;

- есть ощущение, что в посылке или конверте что-то мягкое, похожее на глину или оконную замазку;

- посылка или письмо кривые или слишком тяжелые для своих размеров;

- посылка или письмо имеет грязные пятна или выглядит так, как будто из него что-то сочится;

- от письма или посылки исходит запах марципана или миндаля;

- на посылке или письме просматриваются очертания механизма, состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты.

11.2.2. Если в результате предварительного исследования установлено, что вложения почтовых отправлений содержат предметы или вещества, которые при вскрытии могут представлять опасность для жизни и здоровья людей, запрещается трогать подозрительную посылку или конверт. Если же данная корреспонденция взята в руки, необходимо осторожно отнести ее в угол, положить на пол. В обязательном порядке эвакуировать весь персонал из помещения и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 01 - МЧС, 02 - полиция, 112 - единый номер вызова экстренных оперативных служб.

11.2.3. При получении корреспонденции, в которой содержится угроза о взрыве, необходимо положить это письмо в пластиковый пакет, стараясь по возможности трогать его как можно меньше, и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 01 - МЧС, 02 - полиция, 112 - единый номер вызова экстренных оперативных служб.

11.3. Предварительное рассмотрение документов в отделе служебной корреспонденции.

Вся входящая корреспонденция предварительно сортируется для передачи:

- на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- в структурные подразделения администрации;

- в управление по работе с обращениями граждан администрации - обращения граждан, адресованные Губернатору, в Правительство (далее - управление по работе с обращениями, обращения граждан).

Обработка поступивших обращений объединений осуществляется в соответствии с пунктом 11.6 настоящего раздела.

Основанием для принятия решения о ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

11.4. Регистрация поступающей корреспонденции.

11.4.1. Поступившие и прошедшие предварительную сортировку документы, обращения объединений независимо от способа их доставки подлежат регистрации.

Документы, обращения объединений, направляемые на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, его заместителям и руководителю администрации регистрируются в отделе служебной корреспонденции, документы, поступившие на имя руководителей структурных подразделений администрации - в соответствующих структурных подразделениях. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение N 23).

11.4.2. Документы, обращения объединений на иностранных языках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Обращения объединений на языке Брайля, поступившие в администрацию, направляются для перевода в министерство культуры Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отдел служебной корреспонденции.

11.4.3. На документе, поступившем на бумажном носителе, в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. Обращения объединений, поступившие в форме электронного документа, переносятся на бумажный носитель с проставлением регистрационного штампа. На регистрационном штампе проставляется дата регистрации и входящий номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах года.

11.4.4. Регистрация осуществляется в системе электронного документооборота. При регистрации документа создается РКК, в которую вносятся следующие сведения:

- корреспондент (с указанием почтового адреса, адреса электронной почты и номера телефона (при наличии);

- автор;

- тематика;

- вид документа;

- номер документа;

- дата документа;

- краткое содержание;

- исполнитель;

- способ доставки;

- подразделение регистрации (соответствующий номер секретариата);

- количество листов основного документа и приложения.

При регистрации обращений объединений в РКК дополнительно вносятся:

- тип документа (заявление, жалоба, предложение);

- тематика обращения объединения из общероссийского классификатора.

При регистрации обращение объединения проверяется на повторность, при необходимости в поле "Примечание" указывается признак повторности. Повторным считается обращение объединения, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения объединения истек установленный законодательством срок рассмотрения или объединение не удовлетворено полученным ответом.

Корреспонденция, поступившая повторно (корреспонденция, адресованная Губернатору, в Правительство от одного и того же автора по одному и тому же вопросу) в период рассмотрения первоначально поступившей, регистрируется и приобщается к ранее поступившей.

С документов, обращений объединений, поступивших на бумажных носителях, изготавливаются их электронные образы. Электронный образ документа присоединяется к РКК с атрибутами документа.

Не создаются электронные образы: документов для служебного пользования, документов, сканирование которых технически невозможно, а также документов, в том числе обращений объединений, содержащих персональные данные.

11.4.5. Поступившие электронные документы, в том числе обращения объединений, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях.

11.4.6. После регистрации электронный образ документа или электронный документ, в том числе обращение объединения, включается в систему электронного документооборота и направляется по маршруту в соответствующий секретариат на рассмотрение.

11.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведение документов до исполнителей.

11.5.1. На поступивший в электронной форме документ в секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке "исполнение и контроль" вводятся контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановая дата исполнения) и направляется руководителю на согласование. Руководитель знакомится с содержанием электронной версии документа и проектом резолюции. При необходимости корректирует проект резолюции, и после ее утверждения электронная версия документа направляется по системе электронного документооборота исполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, дается указание по исполнению документа и определяется плановый срок исполнения.

11.5.2. В случае, если документ поступил к руководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции, и на него наложена резолюция, документ подлежит обязательной последующей регистрации, включению в систему электронного документооборота с внесением резолюции в РКК.

11.5.3. Подлинник документа согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции ответственному исполнителю с проставлением соответствующей отметки во вкладке "местонахождение" РКК. Соисполнители работают с электронной версией документа. Соисполнителям, не являющимся пользователями системы электронного документооборота, направляется копия документа на бумажном носителе.

11.5.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" и подлежащие контролю представляются в структурное подразделение администрации, исполнительного органа государственной власти, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением служебных документов, для проведения контроля.

11.5.5. Ответственным исполнителем считается исполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

11.5.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившим документом, контролирует качество и своевременность исполнения поручений и обеспечивает подготовку отчетных и при необходимости ответных документов.

11.5.7. Соисполнители при необходимости готовят информацию об исполнении документа ответственному исполнителю.

11.5.8. Ответственный исполнитель обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит проект ответа адресату, обобщенный отчетный документ или поручает сделать это одному из соисполнителей.

Обобщенный отчетный документ представляется на подпись соответствующему руководителю исполнителем документа по согласованию с соисполнителями (при необходимости).

Обобщенная справка на бумажном носителе или копия документа - ответа прикладывается к подлиннику входящего документа для списания в дело.

11.5.9. Документ считается исполненным в том случае, когда выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы, направлены ответы всем заинтересованным адресатам, представлен отчетный документ и результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение, а также если документ снят с контроля.

11.5.10. При работе с документами (поручениями), не требующими детальной проработки и подготовки отчетного документа, исполнитель указывает результат рассмотрения в краткой форме, например: "Принято к руководству", "Принято к сведению", "Дан устный ответ", "Включено в план работы", "Принял участие" и т.п., и при списании в дело прилагает к документу распечатку отчета "Состояние исполнения документа".

11.5.11. На исполненном документе, на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации) руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, его заместителями и руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации), проставляется отметка "В дело", дата и подпись. Сотрудником соответствующего секретариата к отметке "В дело" проставляется номер дела по номенклатуре и отметка о положительном, отрицательном или ином результате решения вопроса. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

11.5.12. Для списания в дело электронного документа его необходимо распечатать, поставить реквизиты, заверить копию электронного документа, приложить отчетные документы (или их заверенные копии) с отметкой о снятии с контроля, ответы адресатам (заявителям) и списать по правилам Инструкции, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

11.5.13. Сведения о завершении работы над документом фиксируются отделом служебной корреспонденции в РКК при условии корректного заполнения всеми исполнителями соответствующих отчетов в РКК во вкладке "Исполнение и контроль", проставления фактических дат исполнения с приложением электронных версий отчетных документов (справок, ответов, информаций). При несоблюдении этих условий документ возвращается в соответствующий секретариат.

Сведения об окончании работы над служебной корреспонденцией, не поставленной на контроль, вносятся секретариатом, завершающим работу над документом (приложение N 24).

11.6. Порядок рассмотрения обращений объединений.

Рассмотрение обращений объединений осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ и настоящей Инструкцией.

11.6.1. Все зарегистрированные обращения объединений передаются:

- на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти;

- органы местного самоуправления;

- иной орган государственной власти Астраханской области.

11.6.2. На поступившее в электронной форме обращение объединения в секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке "исполнение и контроль" вводятся контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановая дата исполнения) и направляется руководителю на согласование. Руководитель знакомится с содержанием электронной версии обращения объединения и проектом резолюции. При необходимости корректирует проект резолюции, и после ее утверждения электронная версия обращения объединения направляется по системе электронного документооборота исполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с обращением объединения, дается указание по исполнению документа.

11.6.3. В случае, если обращение объединения поступило к руководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции, и на него наложена резолюция, то оно подлежит обязательной последующей регистрации, включению в систему электронного документооборота с внесением резолюции в РКК.

11.6.4. Подлинник обращения объединения согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции в секретариат руководителя, назначенного контролером, с проставлением соответствующей отметки во вкладке "местонахождение" РКК. Исполнители работают с электронной версией документа. Исполнителям, не являющимся пользователями системы электронного документооборота, направляется копия обращения объединения на бумажном носителе.

11.6.5. Обращения объединений, не внесенные в систему электронного документооборота по причине наличия персональных данных или сканирование которых технически невозможно, направляются в секретариат руководителя в подлиннике.

11.6.6. Секретариат руководителя, назначенного контролером, организует работу с поступившим обращением объединения, контролирует качество и своевременность рассмотрения и подготовки информации, ответа по обращению объединения, а также обеспечивает подготовку отчетных документов.

Весь ход рассмотрения с записью поручений отражается в системе электронного документооборота.

11.6.7. В случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения (соисполнителей), ответственным исполнителем по обращению объединения считается соисполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

Ответственный исполнитель при поручении о подготовке ответа обобщает информацию от соисполнителей и готовит ответ. Подписанный руководителем ответ регистрирует в журнале и передает в отдел служебной корреспонденции для отправки заявителю.

При поручении о подготовке проекта ответа - готовит его на бланке установленной формы за подписью Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства, руководителя администрации и представляет его на подпись не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения объединения. Подписанный ответ передается в отдел служебной корреспонденции для регистрации и отправки заявителю.

11.6.8. В ответе руководителю, давшему поручение по обращению объединения, указывается форма информирования объединения о результатах рассмотрения его обращения с приложением копии ответа (при наличии).

11.6.9. Ответ на обращение объединения с приложением обращения объединения, материалами (в случае наличия) передаются должностному лицу, давшему поручение, для снятия с контроля.

11.6.10. Снять документы с контроля может руководитель, давший поручение по обращению объединения.

11.6.11. Обращения объединений считаются исполненными, если объективно, всесторонне рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

11.6.12. При принятии решения руководителем о необходимости переадресования обращения объединения в органы, указанные в абзацах третьем - пятом подпункта 11.6.1 настоящего пункта, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединения вопросов, в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ, секретариат возвращает подлинник обращения объединения в отдел служебной корреспонденции.

11.6.13. Передача обращений объединений на рассмотрение.

В случае, если обращение объединения содержит вопросы, которые в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Астраханской области не относятся к компетенции Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, обращение объединения направляется в течение семи дней со дня регистрации в отделе служебной корреспонденции в органы, указанные в абзацах третьем - пятом подпункта 11.6.1 настоящего пункта, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединения вопросов.

Отдел служебной корреспонденции отправляет подлинник обращения объединения в органы, указанные в третьем - пятом абзацах подпункта 11.6.1 настоящего пункта, с информационным письмом о переадресовании, подписанным начальником управления документационного обеспечения, в объединение. Копия обращения объединения остается в деле согласно номенклатуре дел.

В случае, если объединение ранее обращалось в исполнительные органы государственной власти и не удовлетворено принятым решением или обжалует действия этих органов, а также если вопрос находится в компетенции членов Правительства в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным Постановлением Губернатора Астраханской области от 15.06.2010 N 237, обращение передается на рассмотрение вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации, в секретариаты вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации.

11.7. Организация работы с исходящими документами.

11.7.1. Организация работы с исходящими документами включает: составление проекта документа, согласование, подписание, регистрацию, отправку.

11.7.2. Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и должностными лицами возлагается на исполнителя документа.

11.7.3. Регистрация осуществляется:

- исходящих документов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации - в отделе служебной корреспонденции;

- документов структурных подразделений администрации - специалистами, отвечающими за делопроизводство в указанных подразделениях.

11.7.4. Регистрация осуществляется в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся: адресат, краткое содержание документа, фамилия лица, подписавшего документ, и исполнителя, дата регистрации, регистрационный номер (устанавливается автоматически), номер дела, в которое будет помещена копия, и другие необходимые данные. Первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется к РКК для включения в базу данных системы электронного документооборота.

11.7.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. Регистрационный номер документа и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии.

11.7.6. При регистрации ответного документа РКК исходящего документа связывается с РКК входящего документа-запроса.

11.7.7. Переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации, включенными в систему электронного документооборота, осуществляется в электронной форме с использованием ЭП (согласно методическим разработкам по работе с электронными документами).

11.7.8. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

11.7.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится в деле согласно номенклатуре дел. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания передается на рассылку необходимое количество его копий.

11.7.10. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их рассылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (кроме государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

11.7.11. Отдел служебной корреспонденции осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

11.7.12. Отдел служебной корреспонденции производит сортировку документов по способу отправки адресату (фельдъегерской службой, через почтовое отделение простой или заказной корреспонденцией, электронной почтой).

11.7.13. Структурные подразделения администрации самостоятельно обрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную для отправки по почте (производят упаковку в конверты и адресование), и сдают на отправку в отдел служебной корреспонденции под роспись в учетном журнале.

11.7.14. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

11.7.15. Исходящие документы, подписанные Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные подразделения, отправляются фельдъегерской службой. Необходимость использования фельдъегерской службы в других случаях определяется руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации.

11.7.16. Передача корреспонденции на бумажных носителях исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям администрации производится через адресные ячейки, находящиеся в отделе служебной корреспонденции, под роспись в учетных журналах. Выемка производится ежедневно. О наличии срочных документов сообщается в соответствующий исполнительный орган государственной власти и структурное подразделение администрации.

11.7.17. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом служебной корреспонденции в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

11.7.18. Реестры на отправляемую корреспонденцию составляются с использованием системы электронного документооборота. Названия организаций, адреса берутся из справочников.

11.7.19. Работа со служебной корреспонденцией с помощью средств электронной почты осуществляется только с официального почтового ящика (адреса электронной почты) сотрудника администрации.